This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Statistics NZ information on interactions with Customs and NZSIS re: data issues'.

27 May 2022 
Andrew Ecclestone 
Deputy Chair  
New Zealand Council for Civil Liberties 
[FYI request #19254 email] 
Tēnā koe Andrew, 
Official Information Act (OIA) request: Statistics NZ information on interactions with 
Customs and NZSIS re: data issues 
Thank you for your email of 2 May 2022 requesting the following information under the 
Official Information Act 1982 (the Act): 
On 12 April 2022, the department refused the Council’s request of 8 February 2022 
(correspondence for which can be found here:
Please provide the Council with the following information: 
1.      A list of all email communications to and from any Statistics New Zealand 

employee, secondee or contractor and any Customs New Zealand employee, 
secondee or contractor for the period 1 May 2018 – 30 April 2022. This list should 
include the sent or received date, the email account it was sent from or received by, 
the subject line and the filenames of any documents attached to the email. Under 
section 16 of the OIA, our preferred means of receiving this information is in tabular 
form in spreadsheet or CSV format. 
2.      The contents of all emails identified by Statistics NZ in the list generated when 

responding to item 1 above that relate to the following topics: 
a.      Data sharing 
b.      Data ethics 
c.      Data security 
d.      Transparency 
e.      Data governance 
f.      Data management 
g.      The writing or circulation of advice, a paper, memo or guidance on 

‘security vs transparency’ 
3.      The attachments to any of the emails meeting the criteria identified in items 1 
and 2 above. 
4.      Al  email communications received by any Statistics NZ employee, secondee or 

contractor from an employee, secondee or contractor of the NZ Security Intelligence 
[Statistics New Zealand request email] 
toll-free 0508 525 525 
HP House 
8 Gilmer Terrace 
PO Box 2922 
Wellington 6140 

Service in the period 1 April 2019 to 30 April 2022 relating to any of the terms 
identified in item 2 above. 
5.      Al  notes or other written material held by Statistics NZ of meetings any of its 

employees, secondees or contractors have had with any employees, secondees or 
contractors of the NZ Security Intelligence Service for the period 1 April 2019 to 30 
April 2022 relating to any of the terms identified in item 2 above.Al  records of how the 
department searched for the information requested by the Council on 8 February 
2022. This includes search terms used when querying information and records 
management systems including the department’s email system, the names of the 
systems searched, the email accounts searched, the officials from whom information 
was sought, and the information the department provided to Customs New Zealand 
as part of its efforts to locate the information requested by the Council. 
Due to the substantial amount of work that would be required to research and collate the 
information you have requested, we are refusing your request under section 18(f) of the OIA. 
We consulted with you as required by section 18B of the OIA.  Stats NZ sent two emails, one 
on 6 May 2022 and the second on 24 May 2022, regarding refinement of the scope of the 
OIA request but received no further refinement from you. 
As per Stats NZ's email to you on 6 May 2022, a search of emails between Stats NZ and 
Customs NZ for the period 1 May 2018 – 30 April 2022 returned over 60,000 emails. The 
search tool Stats NZ uses does not provide the filenames of any documents attached to the 
emails. In order for Stats NZ to provide you with the information requested in Item 1, a Stats 
NZ staff member wil  need to sight al  the information that wil  be collated for producing the 
spreadsheet, then go into each individual identified email, which has an attachment/s to 
collate that information then add it to the spreadsheet. This wil  have to be done twice; once 
for email communication between Stats NZ and Customs NZ, and then a second time for 
email communication between Stats NZ and NZSIS. 
Furthermore, each email produced for Item 2 wil  need to be sighted; this is necessary to 
determine the scope of the request. Stats NZ carried out a sample exercise using the topics, 
as search terms, and emails were randomly sampled from the list and were found to have 
content that was not relevant to the scope of the request. 
Currently, four Stats NZ staff have been diverted from their original work to be involved in the 
research and collation required to determine the preliminary scope of this request. We do not 
consider charging you for this request to be a helpful solution because this work could not be 
done or backfilled by temporary staff; it can only be carried out by staff involved with the 
process who would be suitably familiar with the information you have requested.  
Stats NZ’s ability to continue standard operations would hence be impaired, and we consider 
this to be an inefficient use of resources. We also do not believe an extension to the 
timeframe for this request would reduce the impact on our staff, who would need to perform 
the extensive research and collation. 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at or 
freephone 0800 802 602. 
[Statistics New Zealand request email] 
toll-free 0508 525 525 
HP House 
8 Gilmer Terrace 
PO Box 2922 
Wellington 6140 

Please note that it is our policy to proactively release our responses to official information 
requests where possible. This letter, with your personal details removed, wil  be published on 
the Stats NZ website. Publishing responses creates greater openness and transparency of 
government decision-making and helps better inform public understanding of the reasons for 
Ngā mihi nui 
Kate Satterthwaite 
Senior Manager, Executive and Government Relations 
Office of the Chief Executive 
Stats NZ 
[Statistics New Zealand request email] 
toll-free 0508 525 525 
HP House 
8 Gilmer Terrace 
PO Box 2922 
Wellington 6140