This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Terms of Reference - Review of Responsibility , Off Shore Islands'.

28 April 2022 
Alan Thompson 
[FYI request #18979 email] 
Tēnā koe Alan 
Thank  you for  your  email  of  27  March  2022  requesting the following  information  under  the 
Official Information Act 1982 (the Act):  
“The Governance and Administration committee advised in their report to the House 
on  the  Petition  of  Alan  Thompson  for  a  formal  independent  Whakaari/White  Island 
response inquiry that you have initiated a review in late 2020 of the MOU with Bay of 
Plenty  Regional  Emergency  Management.  This  MOU  was  for  civil  defence  and 
emergency  management  responsibilities  to  be  undertaken  on  your  behalf  for 
Whakaari. The Labour members of the G&A committee have stated that this review 
addresses  the  matter  of  independently  reviewing  the  response  by  the  emergency 
services to the eruption as I set out in my petition.  

Under the provisions of the Official Information Act I request: 
1. A copy of the Terms of Reference for this review (eg the Purpose, Objectives, Scope 
and Deliverables, etc).  

2. The timetable for this review including the date it will be completed and presented 
to you.” 

Unfortunately, the Governance and Administration Committee noted in its final report that the 
review of the MoU between me and Emergency Management Bay of Plenty addressed your 
request for a review, when in fact it did not. The review involved a review of the MoU itself, not 
the response at the time of the eruption and was not supported by a Terms of Reference or a 
formal  timetable.  Therefore,  your  request  is  refused  under  section  18(e)  of  the  Act,  as  the 
information does not exist. 
To  provide  you  with  some  context  and  the  decisions  made  in  relation  to  the  MoU,  I  have 
attached some documents that have previously been released. They include correspondence 
with the Governance and Administration Committee, and a briefing setting out the decision to 
terminate  the  MoU  with  Emergency  Management  Bay  of  Plenty  as  a  consequence  of  the 
review. Some information in this document has been withheld under section 9(2)(a) of the Act, 
to protect the privacy of natural persons. 

You have the right, under section 28(3) of the Act, to seek an investigation and review of this 
decision by the Office of the Ombudsman. The postal address of the Office of the Ombudsman 
is  PO  Box  10152,  Wellington.  Alternatively,  you  can  phone  0800  802  602  or  email 
[email address]. 
Thank you again for writing. 
Naku noa, 
Hon Nanaia Mahuta 
Minister of Local Government