OIA REQUEST 
 
Received: 
 
24 March 2022 
Due:   
 
26 April 2022 
Response Date: 
30 March 2022 
Subject: 
 
Patient Record Access 
 
 
 
 
In response to your request under the Official Information Act, please find our response below: 
 
 
Request 
Some patients have been advised that their records have been accessed without obvious 
cause. 
 
1. 
How many complaints have been made for this? 
From 2017 (when we commenced recording requests) to March 2022 we have recorded 
12 requests for audits about access. 
 
2. 
How many patients is it thought to cover? 
The requests were from individuals and therefore 12 patients involved. 
 
3. 
What position do these staff hold? 
Doctors, Nurses, Al ied Health and Admin staff. 
 
4. 
How often is access audited? 
Audits are conducted when a patient advises that they believe their records have been 
accessed by someone without a work-related need and no patient consent, or if a staff 
member believes that another staff member has accessed a record without a work-
related need to know or patient consent. 
 
Bay of Plenty DHB supports the open disclosure of information to assist the public 
understanding of how we are delivering publicly funded healthcare.  This includes the 
proactive publication of anonymised Of icial Information Act responses on our website.  Please 
note this response may be published on our website.  Official Information Act | Bay of Plenty 
District Health Board | Hauora a Toi | BOPDHB 
 
You have the right to request the Ombudsman investigate and review our  response.  
www.ombudsman.parliament.nz or 0800 802 602. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
DEBBIE BROWN 
Senior Advisor Governance and Quality 
 

---