This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Use of Crown Car'.

7 March 2022 
Ministerial and Secretariat Services 
45 Pipitea St 
PO Box 805, Wel ington 6140, New Zealand 
Phone +64 4 495 7200 
John Trafalgar 
[FYI request #18508 email] 
Dear John Trafalgar 
Official Information Act request (OIA 2122-0570) 
I refer to your Official Information Act 1982  (OIA)  request  of  9 February  2022  to the 
Department of Internal Affairs (the Department) requesting the fol owing information: 
Please advise the kilometres driven in 2021 on each of the assigned vehicle provided to 
each Minister that is funded by the taxpayers, regardless of whether a chauffeur is 
allocated or not, and regardless of whether the Minister is inside or outside Cabinet. 
If possible, please break down the mileage by calendar month.  If not, an annual total for 
each Minister suffices. 
Response to your request 
We have interpreted your request as being for mileage of chauffeur-driven vehicles  and 
Ministerial self-drive vehicles in the Crown fleet managed by the Department, through the VIP 
Transport Service (VIP Transport), used by Ministers in 2021.  
I am refusing your request under section 18(g) of the Act, as the information requested is not 
held by the Department, and there are no grounds for believing it is being held by another 
agency. To provide the information to you would require the creation of information, which 
is not a requirement under the Act.   
While the Department does not record mileage for Crown fleet vehicles. However we regularly 
release surface travel expenses involving Ministers, their spouse or accompanying staff on our 
website. The data released cover costs for the use of chauffeur-driven vehicle and self-drive 
vehicles provided by VIP Transport, taxis, mileage claims for personal vehicles used to conduct 
official business, and payment of parking fees. 
In reporting surface travel expenses, the Department does not segregate expenses between 
Ministers, their spouse or accompanying staff. Neither does the Department separate out the 
information into individual categories of chauffeur-driven vehicles, self-drive vehicles, taxis, 
mileage claims and parking fees. 

The latest quarterly Ministers’ expenses released by the Department can be found at Ministers 
expense releases - You can also find previous Ministers’ surface travel expense 
releases in the link.   
Background information 
The Department’s VIP Transport manages the Crown fleet which operates 24 hours a day, 
seven days a week across New Zealand. The Crown fleet is comprised of chauffeur-driven 
vehicles, as well as self-drive cars for Ministers and former Prime Ministers as per entitlements 
under the  Ministers’  Travel Services within New Zealand Determination 2020 and the 
Members of Parliament (Former Prime Ministers’ Travel Services) Determination 2017. The 
service also organises taxis or other private providers, where Crown fleet vehicles are either 
not available or practical. 
Those entitled to use chauffeur-driven vehicles include Ministers, visiting dignitaries, Heads of 
State and Heads of Government; Governors-General, former Governors-General and former 
Prime Ministers; the Leader of the Opposition, the Speaker and Deputy Speaker of the House 
and senior members of the judiciary. 
Ministers are the largest group of entitled users. Clause 2.1 of the Ministers’ Travel Services 
within New Zealand Determination 2020 (Determination) provides that ‘A Minister may use a 
chauffeur-driven car arranged by VIP Transport at any time for any purpose, at the Minister’s 
discretion’. Ministers need to travel regularly to fulfil their obligations, and the confidential, 
chauffeur-driven service allows Ministers to use this time efficiently.  Clause 2.3 (1) of the 
Determination provides that a Minister is entitled to one self-drive car for use at the Minister’s 
The Determination can be found on the New Zealand Parliament’s website at Ministers' Travel 
Services within New Zealand Determination 2020 -  New Zealand Parliament 
We intend to publish this response to with your personal details removed. 
Publishing responses increases the availability of information to the public and is consistent 
with the purpose of the Act to enable effective participation in the making and administration 
of laws and policies, and to promote the accountability of Ministers and officials. 
If you have any concerns with the information in this response, you have a right to request an 
investigation and review by the Ombudsman under section 28(3) of the Act. Information on 
how to do this is available at or freephone 0800 802 602. 
Yours sincerely 
Briget Ridden 
Acting General Manager 
Ministerial and Secretariat Services