This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Confucius Institute in Auckland'.

Confucius Institute in Auckland 
Advisory Board Meeting Minutes 
Pembridge House 
Friday 17 May 2019, 14:30  

            Prof. Jenny Dixon (Chair), Prof. Helen Nicholson, Pat English, Danny Chan,       
Prof. Paul Clark, Prof. Zhimin Chen (Fudan), Prof. Wen Chen (Fudan), Prof. Zhongwei 
Wu (Fudan) 
   In attendance:    
Education Consul Mr Yanguang Li on behalf of Wansheng Liu, Nora Yao, Bing 
Zhou, Janine Chin, Anne du Plessis (minutes), Lin Li (Fudan), Chris Hamilton 
Peter Chin, Wansheng Liu 
     1.  Welcome  
•  Chairperson Prof. Jenny Dixon welcomed the Board members to the meeting held at Confucius 
Institute Office, Pembridge House.  
•  All attendees introduced themselves and Jenny welcomed Chris Hamilton, new staff member at 
Otago University 
  2.  Minutes from previous meeting, 7 September 2018 
Correction: No Corrections 
Approval of minutes: Moved Prof. Dixon, seconded Pat English. 
Matters Arising 
No matters arising. 
3.  Sub-Board Meeting on 15th April 2019 - presented by Prof. Jenny Dixon   
Prof. Dixon explained the purpose of the sub-board meeting with local members was to talk about 
local issues: 
•  Prof Dixon advised of increased interest in the CI from the media and several requests lodged 
under the “Official Information Act” for information. 
•  It was decided to update the CI website and provide more information about CI activities. 
•  Oceania CI Conference wil  be held at Victoria University early July.   
4.  Financial Report – presented by Janine Chin  
Period: 01/01/2018 – 31/12/2018  
  1357 Hanban Funds 
Confucius Institute Board Minutes 
Page 1 

  1358 UoA Funds 
  Additional Funding 
Period: 01/01/2019 – 31/03/2019  
  1357 Hanban Funds 
  1358 UoA Funds 
  Additional Funding 
Discussion raised: 
•  It was noted that CI should ideally receive funding from Hanban earlier.   
•  Fudan would like to convey this message to Hanban. 
•  Prof Bing Zhou commented that the 2019 budget was submitted in March and hopeful that CI 
will receive payment soon. 
•  CI occupancy cost was lower than usual in 2018 due to move to Pembridge House, no rental 
charged for the first few months of occupancy.  Cost wil  normalize in 2019. 
•  Still waiting for the final finance report on Pembridge House renovations. 
Acceptance of financial report: Moved Prof. Dixon. Seconded Danny Chan  
  5.  Confucius Institute Report – presented by Nora Yao 
Review of activities from September 2018 – April 2019 
•  More sponsorship/ partnerships have been established e.g. Lantern Festival and NZCTA.  New 
partners are joining CI regular programs eg school trip, competitions.  
•  Revenue has been increased through sponsorships, courses and sponsored events.  
•  Fewer students applied from China for the MLA program. Nora explained that we have 
extended MLA invitation to more universities to attract a bigger selection pool. While in 
China Nora visited other Universities to promote the program to students. 
•  Prof. Chen will explore ways to attract more students from Fudan University to apply for MLA 
•  Changed the “Principal delegation” to “Educators delegation” in order to open up the 
possibility for deputies and board members to participate in the program. 
•  Received permission from Hanban to establish another Confucius Classroom outside of 
Auckland, possibly the Waikato region 
•  Janine visited China to do pre-departure training with MLA’s 
•  Prof. Dixon noted that the training offered to local police is a good example of CI outreach to 
the wider community. 
Acceptance of report: moved Prof. Dixon. Seconded Pat English. 
Confucius Institute Board Minutes 
Page 2 

6.  Otago Office – presented by Chris Hamilton 
•  Aim: Developing Chinese language and cultural activities and events for staff and students 
o  Calligraphy and Taichi classes offered  
o  Connection with the local Chinese community to do performances on campus in order to 
engage with students and staff 
o  Supported the Chinese railways arts and culture performance who visited in February 2019. 
Publicity for this event was widely circulated in Dunedin, attendees thoroughly enjoyed it. 
•  Prof Dixon noted that a sum of $10 000 is allocated for Otago activities and, if need be, the amount 
could be increased. 
•  Mr Pat English suggested that a board meeting be held in Otago in conjunction with activities e.g., 
such as Dunedin Shanghai sister city links. 
•  North Asia CAPE and CI in discussions around supporting a China trip for NZ high school learners. 
•  MOU with CU was signed the year CI Otago branch was launched and has now lapsed. The lack of 
MLA presence in high schools was noted.  
Acceptance of report: moved Prof. Dixon. Seconded Mr. Pat English. 
  7.  Other Business  
•  Mr. Danny Chan reiterated his concern, as in the previous meeting, that the amount of work and 
projects the CI in Auckland is involved with is very significant. CI may not have enough resources to 
cope with the workload.  
•  Prof Dixon suggested that CI broaden its outreach to community groups, subject to resources.  
•  A meeting wil  be arranged between University of Auckland and Fudan delegation for the 
conference in June. 
  8.  Next board meeting 
•  Proposed Board meeting in October / November 2019 in Dunedin - date to be confirmed and 
documents will be circulated by email. 
The meeting concluded at 15:45pm. 
Minutes submitted by:  Anne du Plessis   
Approved by: 
Chair: Professor Jenny Dixon 
Confucius Institute Board Minutes 
Page 3 

Document Outline