This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Confucius Institute in Auckland'.

Confucius Institute in Auckland 
Advisory Board Meeting Minutes 
(Zoom Meeting with Otago and Fudan) 
28 April 2021, 14:00  
    Prof. Jenny Dixon (Chair), Prof. Tony Ballantyne, Prof. Paul Clark, 
Danny Chan, Pat English, Prof. Zhimin Chen, Prof. Zhongwei Wu, 
Prof Lian Lu 
   In attendance: 
Nora Yao, Bing Zhou, Janine Chin, Lin Li, Chriss Hamilton 
Peter Chin 
1. Welcome
• Chairperson Prof. Dixon welcomed the Board members to the meeting.
• Prof. Dixon introduced CI’s new Board member - Prof. Tony Ballantyne, Deputy Vice-
Chancel or (External Engagement) from the University of Otago. Prof. Bal antyne has
replaced Prof. Helen Nicholson on the Board.
• Prof. Dixon also thanked the Otago staff for their warm hospitality as well as their
organisation of the previous board meeting in December.
2. Minutes from previous meeting, 1st Dec 2020
Corrections: No Corrections
Approval of minutes: Approved
Matters Arising: none
3. Otago Report – presented by Prof. Tony Bal antyne
 Prof. Bal antyne noted it was a disruptive year in 2020 due to the Covid-19 pandemic
which had a significant impact on Otago’s CI programme. The main difficulties for Otago
were how to coordinate both the programme and maintain student engagement during
this challenging period.
 Otago relaunched the programme at the beginning of the year. Currently the workshops
and events are going very wel .
 Otago is looking forward to transitioning back to normal day to day operations so they
can run face to face workshops with students on a regular ongoing basis.
Confucius Institute Board Minutes 
Page 1 

  4.  Financial Reports – presented by Janine Chin 

Period: 01/01/2020 – 31/12/ 2020 
  1357  Confucius Institute Projects 
  There is a big disparity between 2020 and 2019 due to the impact of Covid-19. 
Revenue, project related expenses all decreased significantly due to the cancellation 
of many activities.   
Confucius Institute Operation: 
  There was a small variation for people costs between the periods as staff numbers 
were maintained. 
  Occupancy costs reduced significantly given occupancy of the first level of the 
  HSK exam fees: The expenses were higher relative to revenue received. This was due 
to the hire of casual exam supervisors and awaiting payout of registration fees from 
Eventbrite for the last quarter (Oct 2020- Dec 2020). Tax information was required 
which has now been sorted.  
  US$180K funding was received at the end of 2020 to support the local teacher 
assistant (LTA) programme 2021, in the absence of MLAs.  
  Funding was received from NA CAPE during the 2020 financial year. $10k for the 
development of the Chinese resources’ website and $20k for the Chinese culture 
camp for secondary school students in December 2020.  
  $20k of establishment funds wil  be carried over from 2020 through to the 2021 year 
for the new Confucius Classroom (Fairfield College and Hillcrest High School) as 
schools unable to purchase equipment during the Covid-19 lockdown period. 
Period:  01/01/2021 - 31/03/2021 
    First quarter period of 2021 similar to last year’s period as overall situation is 
unchanged – impact of Covid-19 and no MLAs.  
Acceptance of financial report: Approved and accepted. 
5.  Confucius Institute Report - presented by Nora Yao 
Review of activities from Dec 2020 – Mar 2021 
Highlighted programmes
  Local Teacher Assistant (LTA) Programme introduced to support Chinese in Schools in 
the absence of MLAs. 22 schools will receive a LTA grant for this year. The majority of 
schools have been able to recruit their own Chinese-language assistants. CI will run a 
Confucius Institute Board Minutes 
Page 2 

LTA workshop in July. CI wil  review the LTA programme at the end of the year to 
assess the effectiveness and outcome of the programme. 
  More than 100 participants registered for the HSK exam in April. CI was awarded the 
“Excellent Examination Centre” in Oceania for 2020 for outstanding preparation and 
arrangement of the exams. 
  CI has communicated with relevant parties regarding an extension for the 2020 
scholarship students to ensure these students can enter China to study as soon as the 
borders are open again. The selection process for 2021 scholarship students has 
Acceptance of CI report: Approved and accepted. 
6.  Fudan Updates - presented by Prof. Zhimin Chen & Prof. Lian Lu 
1)  CI Headquarters transition  
Prof. Chen reported that the transition is stil  in progress. The Centre for Language 
Education and Cooperation (CLEC) has now taken on many of the responsibilities of the 
previous CI Headquarters (Hanban). CLEC is now in charge of the financial administration 
of the Chinese teachers, MLA volunteers, scholarship programme and China tour 
programmes etc. 
2)  Budget 
Fudan has now taken over the financial responsibilities for the normal operation of its 7 
CIs. Funding is limited so Fudan is unable to meet al  the requests from the CIs. There may 
be a smal  budget reduction due to fewer activities being held because of the effects of 
the Covid-19 pandemic. 
3)  MLA Programme 2022 
Prof. Lu stated, at this stage, given the pandemic situation is ongoing, there is much less 
interest from students to travel overseas and Fudan has concerns sending MLAs abroad. 
If the situation improves later this year, Fudan wil  consider starting the recruiting 
procedure and may be able to place MLAs out for early 2022. 
Prof. Dixon noted that the NZ government has only al owed very limited numbers of 
international students, mainly postgraduate students, to return to NZ to continue their 
studies. It is likely that this situation will continue into the first semester next year. 
7. CI Working Plan 2021 (draft) – presented by Nora Yao 
•  Draft introduced as interim plan and re-focus of programmes due to the current 
pandemic situation. 
•  CI will sponsor the New Zealand China Trade Association’s (NZCTA) Business Awards later 
this year. 
Confucius Institute Board Minutes 
Page 3 

• Otago University has connected with their local City Council and Chamber of Commerce
to look at ways to support businesses and to connect with the wider community. More
info wil  be provided to CI Auckland to update the work plans.
8. Other Business
Prof. Dixon is stepping down as DVCSE at the University of Auckland and is in the process 
of taking up her new role as Provost of Universitas 21 (U21). Prof. Dixon will chair the next 
meeting of the Board. 
9. Next Meeting
• Proposed Board meeting in September – date to be confirmed.
The meeting concluded at 15:00. 
Minutes submitted by:  Nina Zhang 
Approved by: 
Chair: Professor Jenny Dixon 
Confucius Institute Board Minutes 
Page 4 

Document Outline