This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Confucius Institute in Auckland'.
Confucius Institute in Auckland 
Advisory Board Meeting Minutes 
Vice-Chancellor’s Committee Room, 
Clocktower, University of Otago, Dunedin 
(Zoom Meeting with Fudan) 
1 December 2020, 14:00 
Prof. Jenny Dixon (Chair), Prof. Helen Nicholson, Prof. Paul Clark, 
Danny Chan, Peter Chin, Prof. Zhimin Chen, Prof. Zhongwei Wu, Prof Lian Lu 
   In attendance: 
Nora Yao, Bing Zhou, Janine Chin, Lin Li, Chriss Hamilton 
Pat English 
  1.  Welcome  
•  Chairperson Prof. Dixon welcomed the Board members to the meeting and 
thanked Otago for organizing proceedings in Dunedin.  
  2.  Farewell to Prof. Helen Nicholson 
•  Professor Helen Nicholson was thanked and farewel ed by the members 
acknowledging her support and efforts during her tenure. 
3.  Minutes from previous meeting, 10th September 2020 
Corrections: No Corrections 
Approval of minutes: Moved Prof. Dixon, seconded unanimously. 
Matters Arising 
4.  Financial Reports – presented by Janine Chin 
         Period: 01/01/2020 – 31/10/ 2020 
1357: CI projects funded by Hanban/China 
•  Impact of Covid-19 has resulted in ongoing drop in revenue from cancel ed 
Chinese courses and exams. Other activities have not been able to be completed 
as scheduled. 
•  Some outlay on casual staff due to no MLAs.   
1358: UoA contributions to CI 
•  Continued savings on people costs due to the vacant office coordinator’s position 
being casual. 
•  Operating expenses decreased slightly due to limited office-based activities. 
•  Occupancy decreased as CI now only pay for upper floor versus the whole building 

•  Monies not used due to programme cancellations will be carried into next year’s 
•  Website maintenance expense due to final web development payment as wel  as 
increase in monthly fee due to increased storage requirements. 
•  Funds received from CAPE to support development of Chinese resources website 
for teachers, primary to secondary. 
Acceptance of financial report: Approved. 
  5.  Confucius Institute Report - presented by Nora Yao 
Review of activities from September – November 2020. Key points: 
Staffing: Office coordinator’s position remains casual.   
Chinese in Schools: 
•  Reduced school activities due to Covid-19 and no MLAs. 
•  Focus on Confucius Classrooms to review and support ongoing programmes. 
•  Expressions of interest called for Chinese Classrooms – similar to Confucius 
Classrooms but for 3 year term and able to be extended. 
•  China Cultural Camp from 6-11 December for Y11-13 secondary students to 
replace annual trip to China. Camp in partnership with CAPE. 
•  Global CI conference may be postponed to June 2021 but wil  depend on 
situation of Covid-19. Virtual regional options being investigated. 
•  Call for 2021 MLA Expressions of Interest but wil  depend on travel regulations 
from NZ and China. 
Acceptance of CI report: Approved. 
6.  Otago Office Report - presented by Prof. Helen Nicholson and Chriss Hamilton 
•  A number of local and outreach programmes cancelled due to Covid-19. 
•  Drumming workshop scheduled to happen. 
•  Workshops are dependent on resources being available. 
•  Budget updates to be made and resubmitted for funding. 
7.  Draft Strategic Plan 2021-2030  
•  Prof. Dixon noted that with, the ongoing pandemic, it is difficult to finalise a 
new plan at this time. An interim short-term plan may be looked at to cover the 
pandemic period. 
8.  Draft 2021 budget application – presented by Nora Yao 
•  Budgets are to be more conservatively based versus the norm, given likely 
ongoing disruptions with Covid-19. 
•  Unused 2020 funds should also be carried over into 2021. 

9.  Fudan update – presented by Prof. Chen 
•  Managing and working with CIs directly will allow greater synergies and 
increased university collaborations. 
•  Online learning is happening including workshops with different universities. 
 Agreement Letter – noted that the Agreement letter to transfer from Hanban to the 
Centre/Foundation was in progress. 
  10. Next MEETING 
Proposed meeting for March/April 2021.  Date to be confirmed. 
The meeting concluded at 15:30. 
Minutes submitted by: Chriss Hamilton 
Approved by: 
Chair: Professor Jenny Dixon 

Document Outline