This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Conflict of Interest Register (CNZ)'.

 
Arts Council and Committee Register of Interests 
 
This Register records Arts Council members’ interests and conflicts of interest. 
 
 
Arts Council and Committee members are required to identifydeclare 
Members are required to read, apply and stay familiar with 
and manage all interests, and potential and actual conflicts which arise 
the attached conflict of interest guidance. 
from them, on an ongoing basis (see right). 
❶  Identifying interests 
 
There will always be conflicts of interest for funding bodies, 
 
The term ‘interest’ has a very broad definition, from financial 
particularly in a small country like New Zealand and in a close-knit 
interests (like receiving direct financial benefits) right through 
sector like the arts sector. The bigger issues sit around the timely and 
to non-financial interests (like past or current business or 
transparent identification and declaration of interests, the potential 
personal relationships) 
conflicts which arise from those, and whether these are able to be 
appropriately managed once declared. 
↓ 
 
The existence of an interest is not, in itself, what causes conflicts. The 
❷  Declaring interests 
key is to identify any overlap between the ‘private’ interest and that of 
 
Members should declare all interests they have, at the earliest 
being a member. Also, appearances in this area can be equally as 
possible opportunity. A ‘golden rule’ is: 
important as reality. It is often the risk of negative public perception 
that requires management; some people refer to this as the ‘front 
 
If in any doubt, declare it 
page of the newspaper’ test. 
 
↓ 
Conflicts of interest are defined and discussed in much greater detail 
in the Code of Conduct section of the Governance Manual (Section 
❸  Managing interests, and any conflicts which arise from them, 
5.5), available in the Resource Centre section of Diligent Boards and 
once declared 
attached to this Register. 
 
 
Interests, and conflicts of interest, must be managed honestly, 
 
openly and transparently – this means taking a cautious 
 
approach which ensures Creative New Zealand continues to 
 
enjoy the trust and confidence of Parliament and the public. 
 
 
 
Arts Council and Committee Register of Interests as at December 2021  


 
List of Arts Council and Committee members’ interests 
 

Likelihood of interest 
Further description of interest 
coming into conflict with 
Name (office)/ Class 
Nature of interest 
(eg: monetary value of the interest (if quantifiable) or extent of the interest 
matters before the Arts 
of interest 
(if the monetary value cannot be quantified) – where these interests are 
(eg, entity, position held) 
Council or Creative New 
likely to conflict with matters before the Arts Council or Creative New 
Zealand) 
Zealand 
(eg:, low, medium, high) 
Caren Rangi (Chair, Arts Council) 
Financial interests 
Cook Islands Investment Corporation 
Director. Current term: 1 June 2016 – 31 May 2022 
Low 
Radio New Zealand, Board member 
Board member. Current term: 1 November 2019 to 30 April 2022 
Low 
Ei Mua Consulting Ltd  
Majority shareholder (99%) and sole director 
Low 
Pacific Inc. Ltd  
Director 
Low 
Museum of New Zealand Te Papa Tongarewa 
Board Member 1 January 2019 – 31 October 2021 
Medium 
P.A.C.I.F.I.C.A.  
Member. Organisation has been a past and potentially will be a future  Low 
applicant to, and recipient of, CNZ grants. 
Fale-malae Trust Project 
Trustee 
Low 
Miharo Murihiku 
In my personal business capacity, I am providing facilitation services 
Low 
to Miharo Murihiku (who are a recipient of CNZ grant funding) for 
one day 12 September 2020. 
Non-financial interests  Pacific Co-operation Broadcasting Ltd 
Director 
Low 
St Andrews Vaine Tini, Hastings  
Mother is a member. Group was a recipient of a Moana Arts Grant 
Low 
2012-2014. 
Cook Islands Arts Collective in New Zealand 
Support. The Collective could potentially be an applicant to CNZ for 
Low 
funding in the future 
Cook Islands Property Corporation (NZ) 
Director 
Low 
Other interests or 
– 
– 
– 
matters 
Michael Prentice (Deputy Chair, Arts Council; Chair, Audit & Risk Committee) 
Financial interests 
Giles-Pain and Prentice Partnership Ltd 
Director/Shareholder 
Low 
Giles-Pain Properties Ltd 
Director/Shareholder 
Low 
Arts Council and Committee Register of Interests as at December 2021  


 
Likelihood of interest 
Further description of interest 
coming into conflict with 
Name (office)/ Class 
Nature of interest 
(eg: monetary value of the interest (if quantifiable) or extent of the interest 
matters before the Arts 
of interest 
(if the monetary value cannot be quantified) – where these interests are 
(eg, entity, position held) 
Council or Creative New 
likely to conflict with matters before the Arts Council or Creative New 
Zealand) 
Zealand 
(eg:, low, medium, high) 
Christchurch City Council 
Registered contractor 
Low/Med 
GPP Investment Ltd  
Director/Shareholder 
Low 
GPP Investment Trust Ltd  
Beneficiary 
Low 
MK Life Trust  
Trustee, beneficiary 
Low 
Scarpuna Holdings Ltd 
Director/Shareholder 
Low 
Thinking Out Loud 
Consulting business 
Low 
Non-financial interests  Christchurch Arts Strategy working group (on 
Assisting with development of consultation process and messaging 
Low 
behalf of Christchurch City Council) 
Free Theatre, Christchurch 
Strategic Advisor. Free Theatre has received an Arts Continuity Grant.  Low/Med 
The Arts Centre Te Matatiki Toi Ora 
Facilitation of board strategic planning day 
Low 
Christchurch City Council 
Facilitation of development of Management Agreement for Parakiore  Low 
Performance Movement Centre 
Other interests or 
– 
– 
– 
matters 
Garth Gallaway (Member, Arts Council; Member, Audit & Risk Committee) 
Financial interests 
Arts Foundation 
Chair 
 
AAW Jones Charitable Trust 
Trustee 
 
Chapman Tripp  
Partner. Chapman Tripp is currently advising CNZ about the 
Low 
form/content of funding agreements (July 2021). 
Christ’s College Fundraising Campaign  
Chair  
 
Christchurch Art Gallery Foundation 
Trustee 
 
Māia Health Foundation 
Chair 
 
NZ Football Foundation 
Trustee 
 
Arts Council and Committee Register of Interests as at December 2021  


 
Likelihood of interest 
Further description of interest 
coming into conflict with 
Name (office)/ Class 
Nature of interest 
(eg: monetary value of the interest (if quantifiable) or extent of the interest 
matters before the Arts 
of interest 
(if the monetary value cannot be quantified) – where these interests are 
(eg, entity, position held) 
Council or Creative New 
likely to conflict with matters before the Arts Council or Creative New 
Zealand) 
Zealand 
(eg:, low, medium, high) 
W A Sutton Charitable Trust  
Chair 
 
Non-financial interests  NZ Football  
Honorary President 
 
Other interests or 
– 
– 
– 
matters 
Briar Grace-Smith (Member, Arts Council; Member, Komiti Māori) 
Financial interests 
Filmmaker 
Writer, Director, Consultant 
Low 
Arts Foundation 
Laureate 
Low 
Theatre 
Playwright, Dramaturge 
Med 
Miriama Grace-Smith (daughter), Designer 
Application for emergency relief grant 
Med 
Miriama Grace-Smith (daughter), Board Member,   
High 
Enjoy Public Art Gallery 
Non-financial interests  – 
– 
– 
Other interests or 
– 
– 
– 
matters 
Riria Hotere-Barnes (Member, Arts Council; Member, Komiti Māori) 
Financial Interests 
Nil 
Nil 
Nil 
Non-financial interests  Nil 
Nil 
Nil 
Other interests or 
Nil 
Nil 
Nil 
matters 
Robyn Hunt (Member, Arts Council) 
Financial interests 
Arts Access Aotearoa 
Occasionally paid, e.g. recruitment panel, some resource writing but 
Low 
most unpaid  
Non-financial interests  Arts Access Aotearoa 
Mentor and advisor voluntary unpaid 
Low 
Occasionally paid, e.g. recruitment panel, some resource writing but 
Arts Council and Committee Register of Interests as at December 2021  


 
Likelihood of interest 
Further description of interest 
coming into conflict with 
Name (office)/ Class 
Nature of interest 
(eg: monetary value of the interest (if quantifiable) or extent of the interest 
matters before the Arts 
of interest 
(if the monetary value cannot be quantified) – where these interests are 
(eg, entity, position held) 
Council or Creative New 
likely to conflict with matters before the Arts Council or Creative New 
Zealand) 
Zealand 
(eg:, low, medium, high) 
mostly unpaid 
Crip the Lit 
Co-founder. Voluntary activity, promoting books, newsletter, 
Low 
networking. Participating in the Verb Festival in 2020. Have been in 
discussions with the New Zealand Festival and Verb about 
accessibility (July 2021). 
NZSA 
Associate Member. Possibility I will advise president with advice on 
Low 
disability matters relating to the NZSA Voluntary 
New Zealand Festival 
Occasional voluntary assistance with accessibility advice 
Low 
DPA 
DPO – disabled people’s organization. Occasional volunteer 
Low 
Blind and Low Vision NZ 
Member. They provide some disability services I need such as Total 
Low 
Mobility 
Other interests or 
Arts Access Aotearoa 
Lunch meeting with Richard Benge, CEO (22.11.21) 
Low 
matters 
 
 
Attending Arts for All network meeting (8.12.21) 
Low 
 
Te Papa Tongarewa 
Complimentary ticket to Jo Randerson’s Secret Art Powers Soundings  Low 
(5.12.21) 
 
Batts Theatre 
Complimentary ticket to Illegally Blind (8.12.21) 
Low 
Roger King (Member, Arts Council; Member, Audit & Risk Committee) 
Financial interests 
Cape Coast Arts & Heritage Trust 
Chair 
Low 
Jetta Trust  
Trustee 
Nil 
Non-financial interests  – 
– 
– 
Other interests or 
Auckland Arts Festival 
Former Director or Contractor 
Low 
matters 
Chamber Music New Zealand 
Former Chairman/or Trustee 
Low 
Creative Capital Arts Trust 
Former Director or Contractor 
Low 
Arts Council and Committee Register of Interests as at December 2021  


 
Likelihood of interest 
Further description of interest 
coming into conflict with 
Name (office)/ Class 
Nature of interest 
(eg: monetary value of the interest (if quantifiable) or extent of the interest 
matters before the Arts 
of interest 
(if the monetary value cannot be quantified) – where these interests are 
(eg, entity, position held) 
Council or Creative New 
likely to conflict with matters before the Arts Council or Creative New 
Zealand) 
Zealand 
(eg:, low, medium, high) 
Auckland Arts Festival Trust 
Former Chairman/or Trustee 
Low 
Black Grace Dance Company 
Former Chairman/or Trustee 
Low 
Creative Hawke’s Bay 
Former Chairman/or Trustee 
Low 
Dame Malvina Major Foundation 
Former Director or Contractor 
Low 
Lake Taupo Arts Festival 
Former Director or Contractor 
Low 
MAU Foundation 
Former Director or Contractor 
Low 
New Zealand Dance Company 
Former Director or Contractor 
Low 
New Zealand Festival 
Former Director or Contractor 
Low 
Objectspace 
Former Chairman/or Trustee 
Low 
Q Theatre 
Former Director or Contractor 
Low 
R+R Management 
Former Director or Contractor 
Low 
Taranaki Arts Festival Trust 
Former Chairman/or Trustee 
Low 
Tauranga Arts Festival 
Former Director or Contractor 
Low 
The Big Idea 
Former Chairman/or Trustee 
Low 
WOMAD New Zealand 
Former Director or Contractor 
Low 
WOMAD New Zealand 
Former Director or Contractor 
Low 
Kura Moeahu (Member, Arts Council; Member, Komiti Māori) 
Financial interests 
Pipitea Marae Trust 
Trustee 
Med 
Wellington Institute of Technology Ltd 
Trustee 
Low 
Whitireia Community Polytechnic Ltd 
Trustee 
Low 
Non-financial interests  Te Runanganui o Te Ati Awa 
Chairman 
Med 
Arts Council and Committee Register of Interests as at December 2021  


 
Likelihood of interest 
Further description of interest 
coming into conflict with 
Name (office)/ Class 
Nature of interest 
(eg: monetary value of the interest (if quantifiable) or extent of the interest 
matters before the Arts 
of interest 
(if the monetary value cannot be quantified) – where these interests are 
(eg, entity, position held) 
Council or Creative New 
likely to conflict with matters before the Arts Council or Creative New 
Zealand) 
Zealand 
(eg:, low, medium, high) 
Waiwhetu Marae Trust 
Chairman 
Med 
Waiwhetu Pa Reservation No. 4 
Chairman 
Low 
Atiawa Toa FM 
Chairman 
Low 
Harbor Island Kaitiaki Board 
Chairman 
Low 
Other interests or 
 
 
 
matters 
Janine Morrell-Gunn (Member, Arts Council) 
Financial interests 
Cholmondeley Children's Centre 
Chair 
 
 
Maia Health Foundation 
Trustee 
 
 
Uru Manuka Trust 
Deputy Chair 
 
 
WhitebaitMedia 
Director 
 
Non-financial interests   – 
– 
– 
Other interests or 
– 
– 
– 
matters 
John Ong (Member, Arts Council) 
Financial interests 
Ongy Limited 
Director, shareholder (100%) 
Low 
Bureau Workspaces Limited 
Shareholder (33%) 
Low 
Ng & Ong Limited 
Director, shareholder (45%) 
Low 
GoodyGood Limited 
Director, shareholder (40%) 
Low 
Non-financial interests  The Footnote Dance Trust Board 
Former board member and/or trustee 
Low 
Other interests or 
– 
– 
– 
matters 
Hilary Poole (Member, Arts Council) 
Arts Council and Committee Register of Interests as at December 2021  


 
Likelihood of interest 
Further description of interest 
coming into conflict with 
Name (office)/ Class 
Nature of interest 
(eg: monetary value of the interest (if quantifiable) or extent of the interest 
matters before the Arts 
of interest 
(if the monetary value cannot be quantified) – where these interests are 
(eg, entity, position held) 
Council or Creative New 
likely to conflict with matters before the Arts Council or Creative New 
Zealand) 
Zealand 
(eg:, low, medium, high) 
Financial interests 
Poole Strategy Consulting 
Director 
Low 
Brougham Trust 
Trustee (family trust) 
Low 
Non-financial interests  Hockey New Zealand 
Director 
Low 
 
Play it Strange Charitable Trust 
Trustee 
Medium 
Other interests or 
Sport New Zealand/High Performance Sport NZ 
Past Director/Deputy Chair 
Low 
matters 
Auckland Regional Amenities Funding Board 
Past Director 
Low 
Diocesan School 
Past Chair 
Low 
Ane Tonga (Member, Arts Council) 
Financial interests 
Curator, Pacific Art, Auckland Art Gallery Toi o 
Salaried position. Council Controlled Organisation. 
Low/Medium 
Tāmaki 
Elam School of Fine Arts – University of Auckland    Contract occasionally as an external marker 
Low 
AUT – Auckland University of Technology 
Contract occasionally as an external marker 
Low 
Non-financial interests  Whitecliffe Advisory Group 
Member. Advise largely on course structure and marking. 
Low 
Nina Tonga (Sister), Curator, Contemporary Art, Te  Salaried position. Te Papa is a crown entity. 
Low 
Papa Tongarewa 
Contemporary HUM 
Deputy Chair. Voluntary position. Office holder of another person’s. 
Low 
Waiver requested until Feb 2022 to allow for Ane to organise 
succession and hand over.  
NB: Chair granted a waiver (via email on 16/11/21; per section 
5.5.5(e) of the Arts Council Governance Manual) to permit the 
member to continue on the board of Contemporary HUM until 
28 February 2022, on the condition that she is not involved with any 
application for CNZ funding while she remains on the Contemporary 
HUM board. 

Tautai Contemporary Pacific Arts Trust 
Supporter. Supporters pay an annual fee of $25 to receive updates 
Low 
Arts Council and Committee Register of Interests as at December 2021  


 
Likelihood of interest 
Further description of interest 
coming into conflict with 
Name (office)/ Class 
Nature of interest 
(eg: monetary value of the interest (if quantifiable) or extent of the interest 
matters before the Arts 
of interest 
(if the monetary value cannot be quantified) – where these interests are 
(eg, entity, position held) 
Council or Creative New 
likely to conflict with matters before the Arts Council or Creative New 
Zealand) 
Zealand 
(eg:, low, medium, high) 
and a printed quarterly newsletter. Tautai are Totara investment 
clients? 
Other interests or 
– 
– 
– 
matters 
Dean Whiting (Member, Arts Council; Member, Komiti Māori) 
Financial interests 
Te Whanau a Kaiaio – hāpu 
 
 
Heritage NZ – Director Māori Heritage 
Salaried position 
 
Non-financial interests  Funding applications from Hapu to CNZ 
 
 
Storybox Inc. 
Family member an intern at Storybox (some project CNZ funding) 
 
Other interests or 
Manatū Taonga Ministry for Culture & Heritage 
Participating in the panel contributing to the development of the 
 
matters 
Manatū Taonga Ministry for Culture & Heritage-led Mātauranga 
Māori Te Awe Kōtuku Initiative. 
Angela Abernethy (Independent Member, Audit & Risk Committee) 
Financial interests 
Satius Group 
Board Chair, financial employment 
Low 
Non-financial interests  – 
– 
– 
Other interests or 
– 
– 
– 
matters 
 
Arts Council and Committee Register of Interests as at December 2021  


 
Conflict of Interest guidance: Section 5.5, Governance Manual 
5.1.1  Introduction 
This section sets out Creative New Zealand’s conflicts of interest policy. The policy includes, and adds to, 
the statutory requirements of Arts Council members and committee members (herein ‘members’) which 
are set out in the Crown Entities Act and apply to all Crown entities. It also draws on guidance from the 
Office of the Auditor-General and the State Services Commission.  
There will always be conflicts of interest for funding bodies, particularly in a small country like New 
Zealand and in a close-knit sector like the arts sector. The bigger issues sit around the timely and 
transparent identification and declaration of interests, and the potential conflicts of interest which arise 
from those, and whether these are able to be appropriately managed once declared. Effective conflict of 
interest management is crucial to maintaining public and parliamentary confidence in the organisation. 
The existence of interests is not, in itself, what causes conflicts. The key is to identify any overlap 
between the interests. Also, appearances in this area can be equally as important as reality. It is often 
this risk of negative public perception that requires management; some people refer to this as the ‘front 
page of the newspaper’ test. 
Conflicts of interest arise when the interest a member has in a particular matter gives rise to the 
possibility, in the mind of a reasonable observer, that a member’s objectivity and independence may be 
affected. A perceived conflict of interest arises when there is the appearance of a conflict even if there is 
not any actual conflict. However, even perceptions of conflict need to be carefully managed. 
The details set out in this policy should be regarded as minimum standards, not boundaries to be 
pushed or tested. The breadth and depth of the relationship in question will be important, which means 
looking at each situation to determine whether there is a clear and rational link between the association 
causing the conflict and its capacity to influence decision-making. Members are required to comply with 
the policy and to take individual responsibility for recognising, identifying and declaring all interests and 
any potential conflicts of interest which arise from them. The Chair of the Council or the relevant 
committee is responsible for determining how a conflict of interest is to be managed, or the Deputy 
Chair or other designated member if the conflict is the Chair’s.  
Creative New Zealand management can provide members with advice on interests and conflicts. The 
Chair’s judgement will also be valuable, particularly where there is a perception of a conflict of interest, 
rather than an actual conflict that falls within the definitions in this guidance. 
The conflicts of interest process has three steps: 
 
1. Identifying interests 
  2. Declaring 
→  3. Managing interests, and any conflicts 
The term ‘interest’ has a 
interests 
which arise from them, once declared 
very broad definition, 
Members should 
Interests, and conflicts of interest, must 
from financial interests 
declare all interests 
be managed honestly, openly and 
(like direct financial 
they have, at the 
transparently. This means taking a 
benefits) right through 
earliest possible 
cautious approach which ensures 
to non-financial 
opportunity. A 
Creative New Zealand continues to enjoy 
interests (like past or 
‘golden rule’ is if in 
the trust and confidence of Parliament 
current business or 
any doubt, declare it. 
and the public. 
personal relationships). 
 
 
 
Arts Council and Committee Register of Interests as at October 2020  
10 

 
5.1.2  Step 1: Identifying interests 
 

Key point: The term ‘interest’ has a very broad definition, from financial interests (like direct financial 
benefits) right through to non-financial interests (like past or current business or personal 
relationships). 
On an ongoing basis, members must consider what their interests are in matters relating to Creative 
New Zealand. 
The term ‘matter’ is quite broadly defined, and means: 
(a)   Creative New Zealand’s performance of its functions or exercise of its powers; or 
(b)   an arrangement, agreement, or contract made or entered into, or proposed to be entered into, by 
Creative New Zealand. 
What is an interest? 
Broadly speaking, interests can be financial or non-financial in nature. 
Financial interests 
The following list provides examples of where there is likely to be a financial interest (also known as a 
‘pecuniary interest’). If there is any doubt, the presumption should be that the member has an interest.1 
•  Direct financial benefit – Subject to the statutory exceptions (see later in this section), any direct 
financial benefit accruing to the member out of a Creative New Zealand matter is an interest that 
must be disclosed and managed. Members must not seek to provide paid services to Creative New 
Zealand other than through their role as member. They must not be involved in developing, 
supporting or advising on any matter considered by Creative New Zealand for which they have 
received, are receiving or will be likely to receive a direct financial benefit. 
•  Indirect financial interest – A member may have an indirect financial interest where they are the 
spouse, civil union partner, de facto partner, child (which is taken to also include a stepchild or 
acknowledged foster or whaangai children) or parent of a person who may derive a financial benefit 
from the matter. 
•  Financial interest in other persons – A financial interest in another person (including natural 
persons or legal persons such as a corporation sole, a body corporate or an unincorporated body) to 
whom the matter relates is classed as an interest, because of the perception of influence. This might 
include an employment relationship or engagement in a professional capacity with a party dealing 
with Creative New Zealand or with someone else who may be materially affected by a decision. 
•  Office holder of another person – Being a partner, director, officer, board member or trustee of a 
person who may have a financial interest in a person to whom the matter relates, will also count as 
an interest (eg, being a director of a company whose subsidiary is applying for funding from Creative 
New Zealand). 
Non-financial interests 
Interests are not limited to financial matters. A member may have a non-financial interest if they are 
otherwise directly or indirectly interested in the matter. This could include a personal, non-pecuniary 
interest in a matter before Creative New Zealand. Examples include: 
 
1   State Services Commission, Board Appointment and Induction Guidelines (revised October 2015). 
Arts Council and Committee Register of Interests as at October 2020  
11 

 
•  Family members – any family connection could give rise to an interest where there is a reasonable 
apprehension of bias. For example, a member could have a close relative who is personally 
interested other than by way of a financial interest. 
•  Friendship – members may have an interest in matters affecting the interests of close friends. Close 
and reasonably long-standing relationships with demonstrable intimacy are likely to create strong 
perceptions of interest. 
•  Acquaintance – general acquaintances are not likely to give rise to an interest. However overlapping 
directorships or similar interests could mean a member is interested, especially where relationships 
are long-term or close collegiality has developed. 
•  Office holder of another person – where a member has an interest as an office holder of another 
person, in a manner described above, but receives no financial compensation for holding this office, 
the interest is considered no less diminished and should be declared. 
•  Advocate or adviser  where a member has acted as an advocate, adviser or material witness in a 
matter, or a member’s business partner has done so, and the matter is being considered by Creative 
New Zealand or relates to a matter it is considering, the member is likely to be seen as having an 
interest. 
•  Prior business relationships or connections – where a member has had a close association with a 
business for a significant period before becoming a member, there may well be a strong perception 
of an interest for at least six months after ending all associations. There is no time period that 
establishes remoteness, but ending a long-standing business relationship is unlikely to immediately 
make that interest so remote as to be irrelevant. Relationships ended more than six months prior 
are discussed below. 
•  Patronship – On occasion, members may be patrons of arts organisations, reflecting a long-standing 
association taken up prior to the member joining Council. In such cases, there is unlikely to be a 
direct financial interest as no office on the governing body of the organisation is held and it’s 
unlikely that the member is compensated for being a patron. However, these positions should be 
treated as non-financial interests and thus declared and managed accordingly.  
When patronships are up for renewal, members should discuss the interest with the Chair prior to 
accepting reappointment as a patron. This ensures that the full nature of the ongoing patronship is 
taken into account (eg, nature of the role, expectations on patrons, etc). A record of the discussion 
will be attached to the Register of Interests. 
Members would generally be advised to decline new patronships offered by organisations with a 
relationship with Creative New Zealand while they are members of the Arts Council, due to the 
likelihood of this creating a new interest. 
•  Pre-judgement – pre-judgement of issues would exclude a member from participation in a matter 
before Creative New Zealand. Having a definite point of view about a question of law or legislative 
interpretation of a policy is not sufficient to give rise to an interest. However, a publicly stated 
opinion on those facts could raise issues of apparent pre-judgement or bias. 
A member won’t be interested in a matter: 
•  because he or she receives an indemnity, insurance cover, remuneration, or other benefits 
authorised under the Crown Entities Act or another Act 
•  if his or her interest is so remote or insignificant (see below) that it cannot reasonably be regarded 
as likely to influence him or her in carrying out his or her responsibilities under the Crown Entities 
Act or another Act 
•  only because he or she has past or current involvement in the relevant sector, industry, or practice. 
Arts Council and Committee Register of Interests as at October 2020  
12 

 
A member may not be interested, yet be perceived to be interested, in a matter: 
•  due to a prior association that, if still existed, would constitute an interest but has ended more than 
six months ago but within the previous three years. Members are advised to declare these 
perceived interests as other interests or matters
Remoteness and significance are questions of degree. Remoteness is about how closely or specifically 
two interests concern each other. Significance is about the magnitude of the potential effect of one 
interest on the other. 
The Institute of Directors suggests that one way to identify whether an interest may exist is to ask 
whether a “reasonably informed objective observer would infer from the circumstances that the 
member’s judgement is likely to be influenced to the detriment of the organisation’s best interests”.
 
If members are unsure whether they have an interest, they should discuss this as soon as practicable 
with the Chair of the Council or the relevant committee Chair. The Chair may seek advice from the Chief 
Executive or management in the course of considering the member’s potential interest. 
Please note: Although management and the Council have undertaken to give clear guidance, ultimate 
responsibility lies with individual Council Members to identify, declare, and manage their own 
interests. 

5.1.3  Step 2: Declaring interests 
 
Key point: Members should declare all interests they have, at the earliest possible opportunity. A 
‘golden rule’ is if in any doubt, declare it. 
On appointment, members are required to sign a Creative New Zealand Declaration of Interest Form
Declared interests are then recorded in the Interests Register, which is included with the Arts Council’s 
and committees’ meeting papers and is available at any time. 
Declaring interests is an ONGOING OBLIGATION and should be done as soon as an interest has been 
identified – in other words, members shouldn’t wait until the next Council or committee meeting in 
order to declare interests that arise between meetings. 
Declarations are made to the Council/committee secretary (ie, the Chief Executive’s Executive Assistant) 
and to the Council Chair or committee Chair (or the Deputy Chair or other designated member if the 
Chair is unavailable or has an interest in the matter), who then ensure these are recorded in the 
Interests Register. 
In declaring an interest, members must provide the following information (as required by section 65 of 
the Crown Entities Act): 
(a)  the nature of the interest and the monetary value of the interest (if the monetary value can be 
quantified) 
(b)  the nature and extent of the interest (if the monetary value cannot be quantified). 
The Office of the Auditor-General advises that all interests (particularly financial, such as ownership of 
shares or a business, etc) should be registered, even if a member thinks the interest is not relevant to 
their role as a member. This is confirmed by Audit New Zealand who regularly states in its Creative New 
Zealand management reports, ‘We recommend that all Board members’ pecuniary interests – including 
those not directly relevant to Creative New Zealand
 be declared and recorded’ (emphasis added). 
Arts Council and Committee Register of Interests as at October 2020  
13 

 
As mentioned, if members are unsure whether they have an interest, they should discuss this as soon as 
possible with the Council Chair or relevant committee Chair. 
A general notice of an interest in a matter, or in a matter that may in future relate to the organisation, 
becomes a standing disclosure of that interest. A standing disclosure ceases to have effect if the nature 
of the interest materially alters or the extent of the interest materially increases. 
Time is allocated at the beginning of each Council and committee meeting for members to comment on 
the Interests Register, note any new interests, and draw fellow members’ attention to any specific 
conflicts of interest they may have with matters on the agenda. The Chair will also specifically ask 
members if they have any conflicts related to meeting agenda items, and allow a short time for 
reflection on this. 
In addition, during Council or committee deliberations, if a situation arises that may involve a member in 
an actual, potential or perceived position of conflict of interest (ie, the conflict has materialised), the 
member must immediately declare this. Any interest that becomes apparent, and has not been declared 
in the Interests Register, should be identified to the Chair and the minute-taker (usually the Chief 
Executive’s Executive Assistant) as soon as practicable. 
5.1.4  Step 3: Managing interests 
 
Key point: Interests, and conflicts of interest, must be managed honestly, openly and transparently. 
This means taking a cautious approach which ensures Creative New Zealand continues to enjoy the 
trust and confidence of Parliament and the public. 
All conflicts of interest (potential, actual or perceived) will be recorded in the minutes, along with the 
decision the Council or committee makes around how the conflict will be managed. These decisions will 
also be added to the Interests Register, creating a record which will help guide future 
Council/committee decision-making on managing conflicts. 
In all circumstances where a member is interested in a matter (ie, a conflict has arisen), the member: 
(a)  must not vote or take part in any discussion or decision of the Council or any committee relating 
to the matter, or otherwise participate in any activity of Creative New Zealand that relates to the 
matter 
(b)  must not sign any document relating to the entry into a transaction or the initiation of the matter 
(c)  is to be disregarded for the purpose of forming a quorum for that part of a meeting of the Council 
or committee during which a discussion or decision relating to the matter occurs or is made. 
The Chair may, by prior written notice to the Council or committee, permit a member to do anything set 
out under point (a) above, if the Chair is satisfied that it is in the public interest to do so. The permission 
may state conditions that the member must comply with. 
Creative New Zealand must disclose an interest to which a permission relates in its Annual Report, 
together with a statement of who gave the permission and any conditions or amendments to, or 
revocation of, the permission. 
The Council must notify the responsible Minister of a failure to comply with conflict of interest 
declaration or management requirements, and of the acts affected, as soon as practicable after 
becoming aware of the failure. 
In addition to actively managing existing interests, members should endeavour, where possible, to 
minimise the creation of more interests while they are on the Council. For instance, members would 
Arts Council and Committee Register of Interests as at October 2020  
14 

link to page 10 link to page 10  
generally be advised to decline new patronships offered by organisations with a relationship with 
Creative New Zealand while they are members of the Arts Council, due to the likelihood of this creating 
a new interest. 
5.1.5  Creative New Zealand policies relating to funding and grant processes 
The following provisions provide specific guidance on conflicts of interest as they relate to the 
intersection of members with the funding and granting processes run by Creative New Zealand. 
This guidance is ‘over and above’ the general conflicts of interest framework set out above, and helps 
Creative New Zealand maintain the highest standards of probity around its funding and granting 
processes. 
This guidance applies to funding which is directly under Creative New Zealand control, or over which 
Creative New Zealand has a significant degree of influence (eg, devolved decision-making processes, like 
the Creative Communities Scheme, are not captured). 
(a)  No funding under any scheme, programme or funding source of Creative New Zealand will be 
provided in circumstances in which a member either has received or will receive a direct financial 
benefit from the funding (see the description of direct financial benefit under section 0). Any such 
application would be ineligible for funding. 
(b)  Where a member becomes aware that any funding under any scheme, programme or funding 
source of Creative New Zealand is being considered, and the member either has received or may 
receive a direct financial benefit from that funding, the member must declare his or her interest, 
whether or not they are involved in the decision-making or in a particular meeting, and clause (a) of 
this policy will apply. Such declarations of interest will be formally minuted. 
(c)  Staff members are responsible for checking on any potential conflicts of interest and formally 
advising the relevant decision-maker. Where a member becomes aware that any funding under any 
scheme, programme or funding source is being considered, and the member has any other class of 
financial interest or a non-financial interest (see section 0) in the recipient of that funding, the 
member must declare his or her interest. The Chair will determine whether the relationship would 
result in the member benefitting from the application, in which case clause (a) of this policy would 
apply. Where the member will not benefit from the application, the member must nonetheless 
absent themselves from the decision-making process when the application is being assessed or 
voted upon. Such declarations of interest and exit from meetings and so forth will be formally 
minuted. 
Members should notify any other particular relationships not covered in these policies that may 
compromise their integrity, or perceptions of same. 
(d)  The clauses above do not preclude other kinds of involvement (beyond simple attendance or 
participation) by a member in a funded project, however any such involvement must be 
undertaken with care. For example, a member may participate in a festival or event that has 
received Creative New Zealand support, however should waive fees or payment for their 
professional time, such as speaker fees (payment of travel and accommodation expenses by the 
festival/event organiser, or reimbursement to the member for same, would be acceptable). 
Members should seek advice prior to agreeing to any involvement in a funded project from the 
Chief Executive and/or the Chair. 
(e)  Members may not hold office on the governing body or be an employee of any organisation which 
receives regular or major funding from Creative New Zealand. In exceptional cases, the Chair may 
waive this provision, noting any conditions which attach to the wavier (eg, the length of the 
waiver). In such cases, the member concerned must absent themselves from the meeting when 
such relevant applications are being assessed or voted upon. Such declarations of interest and exit 
and entry from meetings will be formally minuted. 
Arts Council and Committee Register of Interests as at October 2020  
15 

 
(f)  Any member considering (or being considered) to hold office on the governing body or staff of an 
organisation which receives regular or major funding from Creative New Zealand should 
immediately declare this to the Chair. The member may be asked to stand-down from their duties 
for a period until the matter is resolved. At this point, the member’s immediate and/or future role 
on the Arts Council will be considered. 
(g)  A stand-down period of six months will apply to members personally applying for funding from 
Creative New Zealand, after leaving the Council. The stand-down period will apply from the date of 
the member’s last meeting or the date their term expires, whichever is later. 
(h)  Members may not provide references or letters of support for specific funding applications being 
made to Creative New Zealand. In some cases, members (in their private or other business 
capacity) may have provided general letters of support to applicants for use in applying for other 
funding sources. These letters should not be used by applicants when applying for Creative New 
Zealand funding. 
(i)  All materials supplied through Creative New Zealand will be treated as confidential. Where material 
is available to the public under the Official Information Act or the Privacy Act, this will be released 
only through Creative New Zealand’s Privacy Officer or the Chief Executive in consultation with the 
Chair, where appropriate. 
5.2  Misconduct 
Failure to comply with the provisions in this section may constitute ‘misconduct’. The Chair will deal 
with suspected instances of misconduct by any member on a case-by-case basis, giving proper 
consideration to the matter and in accordance with the principles of natural justice. The Deputy Chair or 
other designated member will deal with suspected instances of misconduct by the Chair, giving proper 
consideration to the matter and in accordance with the principles of natural justice. 
Members have a duty to report suspected instances of misconduct to the Chair in the first instance (or 
to the Deputy Chair or other designated member if the incident of misconduct relates to the Chair). Any 
information regarding the identity of any person who, in good faith, reports suspected misconduct will 
be kept strictly confidential. 
The Minister will be notified of any instances of misconduct that are upheld, and any subsequent actions 
taken by the Arts Council. 
5.3  Role of the State Services Commissioner 
Under the State Sector Act 1988, the State Services Commissioner has a mandate to, among other 
things: 
•  provide advice and guidance on matters related to the integrity and conduct of employees in the 
public service and Crown entities, including making inspections and conducting investigations 
•  set minimum standards of integrity and conduct, and issue a code of conduct that applies to the 
public service and Crown entities. 
The State Services Commission has issued a Code (Code of Conduct for the State Services) under this Act, 
which applies to Crown entity employees. It does not apply to members of Crown entity boards such as 
the Arts Council. 
 
Arts Council and Committee Register of Interests as at October 2020  
16 

 
FURTHER INFORMATION 
Office of the Auditor-General (2007). Good Practice Guide: Managing conflicts of interest: Guidance 
for public entities: http://www.oag.govt.nz/2007/conflicts-public-entities 
State Services Commission (2014). Board Appointment and Induction Guidelines (revised October 
2015): http://www.ssc.govt.nz/board-appointment-guidelines 
State Services Commission (2007). Code of Conduct for State Services: 
http://www.ssc.govt.nz/code 
 
Arts Council and Committee Register of Interests as at October 2020  
17