This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Citizenship delays'.

 
 
 
22 December 2021 
45 Pipitea Street, Wellington 6011 
Phone +64 4 495 7200 
dia.govt.nz  
Shivani 
fyi-request-17749-
[email address] 
 
 
Tēnā koe Shivani 
OIA request 21/22 0439 - Request for information relating to citizenship processing 
timeframes 

Thank you for your Official Information Act (Act) request received by the Department of Internal 
Affairs (Department) on 29 November 2021.      
You requested –  
1.  Why it is taking so long to process the citizenship applications as I have seen people who 
applied in 2020 are still waiting for their outcome? 
2.  How many paper and online applications you received this year in first quarter( 1jan -31st 
March) second Quarter (1st April-30june) and third quarter (1july-30thSeptember) in 
Auckland office? 

3.  How many paper and online applications have been processed in the above three 
quarters? 
4.  Which month’s paper and online applications are being processed at present? 
In response to your request I can provide you with the following information. 
Question one 
I can confirm that there are several factors that have contributed to the current processing 
timeframes for citizenship applications. 
The Department has been following the Ministry of Health COVID-19 guidelines; including 
physical distancing in the office which has limited the number of staff members who could 
physically be present in our workplace. There was limited citizenship processing during 
lockdown, as unlike birth or death registrations, it was not deemed an essential service and 
therefore it was not possible for full productivity to be maintained. This is because some key 
systems were not able to be accessed offsite due to privacy and security reasons, meaning that 
working from home was not a feasible option for many of our staff. 
I can also advise that the Department is currently in the process of transitioning citizenship 
processing from a paper-based application system, supported by aging technology, to a modern 
customer-centred case management system supporting a fully online application process. 
Page 1 of 3 
 

With the introduction of this new system, there has been a reduction of output in the period of 
the new system being introduced and the old one being phased out. Productivity has been 
further impacted by the training requirements of staff on the new system, staff becoming 
proficient in the new system and the need for staff to work across both systems (online and 
offline). 
The new system is being designed iteratively with new features and functionality being 
developed progressively. New features that have been and will be released, will automate more 
aspects of the process and subsequently provide faster processing times. 
Question two 
Please see the table below for the number of paper applications received by the Auckland 
office. 
Quarter 
Number of applications received 
1 January – 31 March 2021 
1555 
1 April – 30 June 2021 
1712 
1 July – 30 September 2021  1357 
The portion of question two relating to the number of online applications received by the 
Auckland office must be refused pursuant to section 18(e) of the Act; that the document alleged 
to contain the information requested does not exist. This is because online applications come 
through a central online system and is then allocated to case officers throughout the country in 
order of received date, opposed to being submitted directly to a specific office. 
Question three 
Please see the table below for the number of paper and online applications processed across all 
offices. 
Quarter 
Paper-based applications 
Online applications 
processed 
processed 
1 January – 31 March 2021 
2375 
1812 
1 April – 30 June 2021 
1633 
2667 
1 July – 30 September 2021 
922 
2674 
Please note: processed applications are the applications that have received a decision from the Minister or 
delegated decision-maker. 
Question four 
I can confirm that as at 17 December 2021, the citizenship trained staff are processing paper 
and online applications that were received in February 2021. 
It may also be helpful for me to explain that the Department has begun publishing citizenship 
processing timeframes, including the current month being processed, on its website. You can 
find this information here; https://www.govt.nz/browse/passports-citizenship-and-identity/nz-
citizenship/how-to-apply-for-nz-citizenship/application-timeframes/ 

Page 2 of 3 
 

The information is updated weekly should you wish to check current processing timeframes in 
future. 
Further comments 
I would like to assure you that the Department has initiatives underway in attempts to reduce 
the citizenship application backlog. This includes more training, investing in technology, and 
establishing a temporary workforce dedicated to working through these applications. 
Although, we are unable to predict a specific date when the processing timeframes will reach 
the standard two to five months again, the Department is confident that the initiatives 
mentioned above mean we will have the skills and processes in place to ensure we can slow the 
backlog and begin to reduce it by mid-2022. 
As this information may be of interest to other members of the public, the Department has 
decided to proactively release a copy of this response on the DIA website. All requestor data, 
including your name and contact details, will be removed prior to release. The released 
response will be made available here: https://www.dia.govt.nz/Official-Information-Act-
Requests-2. 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
freephone 0800 802 602.  
Ngā mihi 
 
 
Julia Taylor 
Manager Operational Policy and Official Correspondence  
Service Delivery and Operations 
Page 3 of 3