South Canterbury District Health Board. 
SCDHB Radiology Department 
 
 
RADIOLOGY DEPARTMENT 
☢ 
 
POLICY MANUAL 
Policy: 
Prepared / Reviewed  by:  Authorised by: 
Distribution: 
 
Radiology 
Date for next Review: October 2022 
PRIORITY 
Brenda Braddick 
Nathan Taylor 
Policy Manual 
 
 
 
RADIOLOGY 
 
 
 
REPORTING 
Designation:  
Designation: 
Policy No:       
Version:  
CLASSIFICATION
Clinical Leader 
Radiology Manager 
 
Date: 
October 2020 
Date: 
October 2020 
P9
17 
  
Date Original Document: 
Review Dates:      
October 1997 
 
 
Objective: 
To ensure all patient medical imaging requests are appropriately classified for radiologist reporting.   
 
Staff Responsibilities: 
As below. 
 
Alert: 
The Radiologist will phone the referrer when ‘limb and life threatening’ images are seen.   
 
Process for Achieving Outcome: 
 
ED or Inpatients referred to Radiology 
 
1.  Patients will be prioritised as: 
DHB Regional Comrad 
Pacific Radiology Comrad 
Radiologist  Examples 
report 
Urgency 
Icon / Colour 
Urgency 
Icon / Colour 
required… 
URGENT  
CRITICAL 
ASAP/≤ 60 
▪  Life or limb threatening  
 
 
 
minutes 
▪  Major trauma 
▪  Dense CVA with 
thrombolysis planned 
▪  Suspected AAA rupture etc 
REPORT 
WAITING 
≤ 60 
▪ GP patient ? fracture 
REQUIRED 
 
 
minutes 
▪ ICU/CCU and ED patients 
▪ Afterhours CT that are not 
red 
▪ After hours ward 
▪ Cauda equina 
▪ Osteomyelitis 
FLOW 
PRIORITY 
≤ 1 Working  ▪ Inpatient – during work 
 
 
Day 
hours 
▪ MDM patient appointments 
▪ Report required for (non 
ortho) clinics 
NORMAL 
NORMAL 
≤ 3 Calendar  ▪ Orthopaedic clinic patients 
 
 
Days 
INTERNAL 
 
 
No Report 
▪ Orthopaedic theatre 
 
required 
▪ Imported cases 
 
 
2.  Any ED referred ultrasound will have its interim, sonographer’s report, scanned into COMRAD, 
which can be viewed by clinicians on 
 WebCOMRAD accessed via Health Connect South. 
See over page for: Patients referred directly to Radiology with concerning or incidental findings  
File location: 
JDrive:\\Radiology\Quality\DeptGuidelines\DeptPolicies
Priority radiology reporting classification P9 
Issue Date: 
October 2020 Radiology Manager 
Page 1 of 3 
 

---

South Canterbury District Health Board. 
SCDHB Radiology Department 
 
Patients referred direct to Radiology with concerning or incidental findings  
3.  If the MIT observes concerning images, the patient will be asked to return to the waiting room. 
4.  The MIT should discuss the images with the on-site Radiologist (if one is present).  The outcome 
may result in the MIT going to step 7.   
If no on-site Radiologist, go to step 7.  
5.  The MIT will: 
a.  place a YELLOW priority urgency on the patient’s COMRAD visit,  
b.  clip the referral form to the yellow cardboard “Star” in the MIT Viewing Room to ensure 
all staff are aware the patient is waiting, and 
c.  enter the patient on the reporting log. 
6.  If there is no radiologist report within 30 minutes, the MIT will consult the radiologist reporting 
Timaru imaging, either on-site or by phone. 
7.  Once the radiologist has reviewed the medical imaging, the outcome being: 
a.  The patient is advised they can leave and their referrer will receive a report. 
b.  The MIT contacts the ED Triage Nurse to advise the details and directs the patient to ED 
 
 
 
 
 
File location: 
JDrive:\\Radiology\Quality\DeptGuidelines\DeptPolicies
Priority radiology reporting classification P9 
Issue Date: 
October 2020 Radiology Manager 
Page 2 of 3 
 

---

South Canterbury District Health Board. 
SCDHB Radiology Department 
 
AMENDMENTS PAGE 
STAFF: Use this page to keep yourself familiar with the changes that have been made in this area. 
Date 
Doc ID 
Section 
Details of change 
Prepared 
Approved 
/version
number 
 
by…. 
by… 
Jul 17 
P9/12 
 
Reviewed with formatting changes. 
BB 
NT 
 
May18  P9/13 
 
Urgency “Internal” added 
BB 
NT 
Sep18 
P9/14 
 
Changes to the prioritisation for radiologist reporting 
NT/BB 
NT 
Sep19 
P9/15 
 
MRI modality added, new step 6 for on-site radiologist 
NT/BB/LF 
NT 
option. 
July 20  P9 / 16 
 
After hours ward patients at least yellow cross. During 
BB 
NT 
work hours ward patients = FLOW. 
Oct 20 
P9/17 
 
Inclusion of Pacific Radiology matching priorities and 
BB 
NT 
MRT role changed to MIT 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
File location: 
JDrive:\\Radiology\Quality\DeptGuidelines\DeptPolicies
Priority radiology reporting classification P9 
Issue Date: 
October 2020 Radiology Manager 
Page 3 of 3 
 

---