5 November 2021 
 
 
 
 
    
 
       OIA Reference: OIA2021101101 
 
Max Shierlaw  
 
Email: [FYI request #17123 email] 
 
Tēnā koe Max  
 
Official Information Act 1982 (OIA) – Response – OIA2021101101 
 
Thank you for your official information request received on Monday 11 October 2021.  
You requested the following information: 
 
I understand there was a meeting held of the Hutt Valley DHB Board members at the conclusion of 
the 2DHB meeting on 6 October 2021. 
 
Could you please send me the full Zoom record of that meeting? 
 
Our response to your request is outlined below. 
 
Response 
Your request is refused under:  
  section 9(2)(g)(i) of the Act, on the grounds that the withholding of the information is necessary to 
maintain the effective conduct of public affairs through the free and frank expression of opinions by 
or between or to Ministers of the Crown or members of an organisation or officers and employees 
of any public service agency or organisation in the course of their duty.1 
  section 9(2)(ba) of the Act, on the grounds that withholding the information is necessary to protect 
information which is subject to an obligation of confidence.  The information shared among Board 
members (outside their meetings as defined by our operative legislation) is confidential, and subject 
to section 9(2)(ba) of the OIA.  The information shared by Board members is also confidential under 
section 57 of the Crown Entities Act.   
 
Regarding the countervailing public interest grounds in favour of releasing the information (the general 
interest in transparency and accountability) the public interest in the effective conduct of DHB affairs 
outweighs the transparency and accountability benefits of the information being released. 
If you have any queries, or if you wish to discuss any aspect of your request with us – including this decision 
– please feel free to contact 2DHB by return email or by emailing us at [email address]. If 
any additional factors come to light which are relevant to your request, please do not hesitate to contact us 
so that these can be taken into account. 
                                                           
1 It is noted that the ‘meeting’ to which your request relates was not a ‘meeting’ (as defined in the New Zealand Public Health and Disability Act 
2000) so therefore section 9(2)(g)(i) of the OIA can apply (in contrast with clause 32, Schedule 3 NZPHDA). The definition of ‘meeting’ under Schedule 
3 NZPHDA in relation to a board, “means any annual, biennial, triennial, ordinary, special, or emergency meeting of the board at which resolutions or 
decisions of the board are made”.  
Hutt Valley DHB | 04 566 6999 | Hutt Valley DHB, Private Bag 31907, Lower Hutt 5010 

---

 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. Information 
about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or free phone 0800 802 602. 
 
Nāku ite noa, nā 
 
 
 
 
Fionnagh Dougan 
Āpiha Whakahaere Mātāmua | Chief Executive  
Ūpoko ki te uru Hauora | Capital & Coast and Hutt Valley District Health Boards 
  
  
Hutt Valley DHB | 04 566 6999 | Hutt Valley DHB, Private Bag 31907, Lower Hutt 5010 

---