This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'National Land Transport Programme (NLTP) required to give effect to GPS per LTMA 2003 #2'.

2021-24 NLTP MODERATION PROCESS 
ACT 1982
PURPOSE 
Provide an overview of, and outline key milestones for, the moderation and optimisation of the National Land Transport Programme for Approved 
Organisations (AOs) and Waka Kotahi. 
BACKGROUND 
INFORMATION 
Waka Kotahi NZ Transport Agency is responsible under the Land Transport Management Act 2003 for setting dates for developing the National Land 
Transport Programme (NLTP) every  three years. Under the Act, the NLTP can be adopted any time until 31 August 2021. 
Investment Advisors at Waka Kotahi col aborate with Approved Organisations (AOs), and Waka Kotahi  as applicant, to support them in developing their 
continuous programmes, Low Cost Low Risk improvement (LCLR) programme and any other improvement activities, programmes or packages that are 
seeking inclusion for the 2021-24 NLTP. It’s important for Investment Advisors and applicants to keep in touch with each other throughout the 
development of the NLTP and adopt a no-surprises approach. 
THE MODERATION PROCESS 
During the NLTP moderation process activities will go through the following stages. 
Prioritisation 
Investment prioritisation is the basis for including an activity or combination of activities in the NLTP. The Waka Kotahi Board sets the investment 
threshold based on the funds available for the activity class and the value and priority order of al  proposed activities. Depending on the amount of 
funding available for an activity class, activities with a priority order above an investment threshold in that activity class are included in the NLTP. 
RELEASED UNDER THE OFFICIAL 


 
The priority order for activities is reconsidered when a request for funding approval is made. The review confirms information about costs and benefits 
1982
as wel  as the other factors that impact on  investment prioritisation. 
Continuous programmes are effectively funded first, as funding decisions for continuous programmes are made for  the three years of the NLTP at the 
time the NLTP is adopted. This provides the sector and Waka Kotahi investment partners with certainty of funding continuity fo
ACT r the NLTP period.  Waka 
Kotahi expects to provide funding to al  continuous programmes, and, on this basis, Waka Kotahi expects to assign priority orders to continuous 
programmes. 
Assessment 
The assessment of investment proposals and the resulting priority order wil  assist Waka Kotahi in determining the merits of investing to different levels 
in the various programmes and activities submitted. 
Moderation 
INFORMATION 
Moderation is an internal Waka Kotahi business process that ensures a consistent approach is used to assess al  funding requests. Typical y, moderation 
takes place in stages, focusing initial y on the strategic drivers and qualitative assessment of high-level business case material. This ensures the most 
appropriate activities are progressed to subsequent stages with confidence. Moderation also includes agreeing conditions of funding, for example 
resolving outstanding issues from previous audits, which wil  be recommended to the board when they consider each approval. 
Optimisation 
OFFICIAL 
In developing the NLTP, Waka Kotahi is required to optimise (that is, make the best or most effective use of) investment allocations across all activity 
classes to give effect to the GPS priorities and outcomes sought. While indicative al ocations for continuous programmes are made ahead of the final 
NLTP, they are only confirmed as approved when the NLTP is published. 
THE 
 
PROGRAMMES AND ACTIVITIES 
UNDER 
Continuous programmes 
A continuous programme is a group of activities, relating to existing assets and services, delivered on an ongoing basis from one NLTP to the next to 
maintain an adequate customer level of service. Activities include road maintenance, public transport and road safety partnership. 
RELEASED 


 
Continuous programmes may not always require stand-alone business cases. The key factor in assessing the supporting information for a continuous 
1982
programme is checking that Business Case Approach (BCA) principles have been appropriately applied. Supporting information could include an activity 
management plan (AMP) or public transport equivalent. The programme should also be balanced against the plans and programmes of other AOs 
working within the same networks and systems, for example, passenger transport services (usual y delivered by a regional council) alongside road 
ACT 
network management (delivered by an AO or Waka Kotahi for state highways). 
Low cost low risk programme 
LCLR is a programme of improvement activities that has a three-year funding al ocation across the NLTP period. Waka Kotahi expects AMPs, or the 
equivalent for public transport activities, to provide the overal  business case for an applicant’s LCLR programmes. This includes setting out its approach 
to addressing gaps in the existing customer level of service and optimising the programme. LCLR activities may also arise from other programme 
business cases, such as the Safe Network Programme. 
A LCLR activity for the 2021-24 National Land Transport Programme has been defined as: 
INFORMATION 
‘Any activity within an identified activity class that has a total implementation cost within the $2 million Low Cost Low Risk threshold’ 
Improvement activities 
Improvements are activities that increase levels of service to address an identified or significant gap in customer levels of service (CLoS) or improve the 
efficiency of the land transport system in delivering existing CLoS. Improvement activities can be either an individual improvement project, or a package 
or programme of improvement activities. 
OFFICIAL 
For more information on what is a programme or package of activities read this Programmes and Packages Technical Paper. 
 
THE 
FUNDING  ALLOCATION BIDS AND DEADLINES  
Prioritisation of programmes and activities is subject to the Waka Kotahi Board making a final decision when it adopts the NLTP. Activities are assessed 
UNDER 
for inclusion in the NLTP through a series of bid stages. Initial, firm and final bid stages have fixed deadlines to ensure that applicants get a reasonable 
amount of certainty, or signals, about: 
•  the quality of their supporting information  
•  how Waka Kotahi wil  subsequently determine the funding al ocation in the NLTP. 
RELEASED 


 
This staged assessment and prioritisation process enables applicants to plan with greater certainty, respond to assessment feedback and adjust their 
1982
evidence and/or planned programmes before the NLTP is adopted by the Waka Kotahi Board. While it is uncommon to have any material changes 
between the initial and final al ocations, there is room for review and adjustment between these deadlines. Al  bids should provide evidence-based 
proposals that demonstrate the BCA principles. 
ACT 
 
What 
Timeline 
Description 
Self Assessment - initial 
21 Sept 2020 
Applicants should complete a self assessment of their continuous programme bids against the 
bids 
appropriate investment quality assurance questions. 
Initial bids – Continuous 
21 Sept 2020 
Critical in providing Waka Kotahi and regional transport committees (RTCs) a first look at funding 
Programmes 
proposals. Initial bids are expected to be a robust, realistic signal of the investment proposal. 
Initial submissions – new 
21 September  By the end of October 2020, we will require applicants submit their improvement activities which 
improvement activities 
until the 30 
includes their Low Cost Low Risk programme and new activities being included the NLTP. 
October 
For each new improvement activity an Investment Prioritisation Method (IPM) profile should be 
INFORMATION 
provided.  
For Low Cost Low Risk activities, the IPM profile is set at a programme level.  During this step, 
applicants will confirm their improvement activity submissions. 
For continuous programmes an IPM profile is not required to be provided as a default profile is used 
for these programmes. 
Note: It is more advantageous to submit your  activities and programmes early to facilitate 
OFFICIAL 
discussions with your investment advisors, however, the hard date for submission of these activities 
and programmes is 30 October. 
Feedback preliminary 
9 Nov 2020 
Feedback from  assessors to applicants on the outcome of the preliminary prioritisation and 
THE 
prioritisation and 
moderation workshop in relation to their initial continuous programme bids. 
moderation 
- Continuous Programmes 
Self Assessment – final 
Mid Dec 2020  Approved Organisations and Waka Kotahi should complete a self assessment of their continuous 
bids 
programme bids against the appropriate investment quality assurance questions. 
Final bids – Continuous 
11 Dec 2020 
Determine
UNDER  d through negotiations between Waka Kotahi and the applicants following submission of 
Programmes 
 
initial bids. 
 
 
 
 
 
For continuous programmes, funding is effective immediately at the start of the NLTP period, so al  
 
information required for Waka Kotahi assessment needs to be provided with final bids. There should 
 
be no outstanding issues. Final bids should have: 
RELEASED 


 
-  More detail than the initial bid and be supported by more robustly developed evidence. 
1982
-  Local governance support for inclusion in the NLTP. 
-  Applied the BCA in developing information and supporting evidence. 
-  Self-evaluated that evidence using assessment of the business case models. 
 
ACT 
Feedback preliminary 
March 2021 
Feedback from  assessors to applicants on the outcome of the preliminary prioritisation and 
prioritisation and 
moderation workshop in relation to improvement activity submission. 
moderation 
- improvement activities 
Feedback final 
March 2021 
Feedback from  assessors to applicants on the outcome of the final prioritisation and moderation 
prioritisation and 
workshop in relation to their final submissions. 
moderation 
- Continuous programme 
Indicative al ocations for 
22 April 2021 
Waka Kotahi Board agrees the indicative al ocations for the continuous and Low Cost Low Risk 
INFORMATION 
continuous programmes 
programmes. 
 
 
Final submissions – 
21 May 2021 
Low Cost Low Risk improvement activities 
improvements activities 
Funding is allocated to an AO or Waka Kotahi at the start of the NLTP period. AOs or Waka Kotahi 
wil  need to have completed their three-year detailed Low Cost Low Risk programme in  order to 
draw down their al ocated funding. 
Improvement Activities 
OFFICIAL 
Funding is only prioritised against new activities at the start of the NLTP period. AOs or Waka Kotahi 
should discuss next steps with their investment advisor. 
Note: Some business cases may have progressed sufficiently to be recommended for funding 
THE 
approval when the Board adopts the NLTP. Where possible Waka Kotahi should align funding 
approval with NLTP adoption to provide greater certainty that the NLTP represents the three-year 
investment programme of Waka Kotahi. 
Feedback final 
June 2021 
Feedback from  assessors to applicants on the outcome of the final prioritisation and moderation 
prioritisation and 
 
workshop in relation to their final bids. 
UNDER 
moderation 
 
- improvement activities 
Interim funding 
24 June 2021 
Put in place interim funding arrangement from 1 July until 31 August 2021 for: 
arrangement from 1 July 
•  Continuous programmes 
until 31 August 2021 
•  New activities (incl. low cost low risk) 
RELEASED 


 
•  Committed activities. 
1982
Regional Land Transport 
End of June 
Receive the final RLTPs from Regional Councils which have been endorsed by Regional Transport 
Plans (RLTP) 
2021 
Committees. 
Approved NLTP 
31 Aug 2021 
Waka Kotahi Board approves the National Land Transport Plan. 
ACT 
Notify of date to publish 
September 
To appoint dates for when an approved regional land transport plans must be sent to Waka Kotahi 
final RLTPs 
2021 
(and other authorities) and be made publicly  available. 
Finalise the NLTP 
September 
Finalising messaging and facilitating the launch of the NLTP and communications. Allocation of 
2021 
funding within TIO against each AO and Waka Kotahi. Update status of new improvement activities. 
 
MODERATION AND OPTIMISATION 
In developing the NLTP, Waka Kotahi is required to optimise (that is, make the best or most effective use of) investment allocations across all activity 
classes to give effect to the GPS priorities and outcomes sought. 
INFORMATION 
Moderation is an internal Waka Kotahi business process that ensures a consistent approach is used to assess al  funding requests. Typically, moderation 
takes place in stages, focusing initial y on the strategic drivers and qualitative assessment of high-level business case material. This ensures the most 
appropriate activities are progressed to subsequent stages with confidence. 
External observers from groups such as the Transport Special Interest Group, which is drawn from regional councils, are permitted to attend each of the 
workshops. 
OFFICIAL 
Moderation Timeline 
THE 
Stage 
Timeline 
Description 
Setting the 
6 October  Setting the scene is about obtaining a view of the upcoming NLTP from a strategic lens and provides an initial view of 
scene 
the pressures within the system. 
The workshop analyses AO and Waka Kotahi bids and submissions to provide a view across the activity classes on the 
committed and available funding. 
UNDER 
Continuous 

Preliminary prioritisation and moderation is to chal enge the continuous programme bids including a focus on the 
programmes  November  quality of the supporting information. An initial moderation of the continuous programmes is undertaken. 
- preliminary  2020 
prioritisation 
and 
moderation 
RELEASED 


 
Resetting the  16 
Resetting the scene is about updating our view of the NLTP from a strategic lens. 
1982
scene 
November  The workshop analyses AO and Waka Kotahi bids and submissions to provide a view across the activity classes on the 
2020 
committed and available funding. 
Improvement  16 
Preliminary prioritisation and moderation involves chal enging Low Cost Low Risk programmes and new improvement 
activities - 
February 
activities. An initial moderation of these activities is undertaken. 
ACT 
preliminary 
2021 
prioritisation 
and 
moderation 
Continuous 
25 
Final prioritisation and moderation is a further chal enge of continuous programme bids, while looking to resolve 
programmes  February 
outstanding issues and confirm the programme. 
- final 
2021 
During the session there is also a focus on the results from a review of finalised programmes and includes comparisons 
prioritisation 
(benchmarking) between similar proposed programmes and their pairs. 
and 
INFORMATION 
moderation 
Resetting the  4 March 
Resetting the scene is about updating our view of the NLTP from a strategic lens. 
scene 
2021 
The workshop analyses AO and Waka Kotahi bids and submissions to provide a view across the activity classes on the 
committed and available funding. 
Improvement  10 June 
Final prioritisation and moderation is a further chal enge Low Cost Low Risk programmes and new improvement 
activities - 
2021 
activities, while looking to resolve outstanding issues and confirm programmes and submissions. 
final 
The session includes a final moderation of activities or programmes which involves ensuring critical parts of 
OFFICIAL 
prioritisation 
dependent projects are above the cut-off and confirming prioritisation ratings for activities. 
and 
Suggested al ocations across activity classes and scenario planning is also undertaken. 
moderation 
THE 
Resetting the  17 June 
Resetting the scene is about updating our view of the NLTP from a strategic lens. 
scene 
2021 
The workshop analyses AO and Waka Kotahi bids and submissions to provide a view across the activity classes on the 
committed and available funding. 
 
After each moderation session (workshop) feedback is prov
UNDER ided within Waka Kotahi and to AOs ensuring they can firm up their investment bids. For 
example, the focus of the Investment Advisor when progressing from initial to final bids for a road maintenance programme is to improve the quality of 
the AMP as a business case. 
Moderation and optimisation (for each activity class and the NLTP as a whole) involves several related tasks: 
RELEASED 


 
•  An investment assessment working group reviews and agrees the assessment profiles and prioritises activities nationally, considering the priority 
1982
ranking provided by the Waka Kotahi Investment Advisors, as wel  as accounting for regional and Crown funding. 
•  In prioritising activities, the working group will identify any emerging trends to ensure a balanced, optimal mix of activities. They consider local, 
regional and national outcomes, as wel  as programmes across activity classes and any resulting impacts; for example, how public transport 
ACT 
interventions affect transport network performance and planned roading requirements. 
•  The working group develops recommendations for inclusion and/or funding al ocations for the Waka Kotahi Board’s final approval. 
Moderation also includes agreeing conditions of funding, for example resolving outstanding issues from previous audits, which wil  be recommended to 
the board when they consider each approval. 
 
WAKA KOTAHI DECISIONS 
INFORMATION 
Waka Kotahi needs to weigh up and prioritise competing programmes of activities because the funding pool is limited. All the work leading up to and at 
moderation informs these decisions. Waka Kotahi provides advice on the NLTP allocation in three stages: 
•  Indicative allocations: AOs and Waka Kotahi as applicant are advised an indicative continuous programme al ocation prior to the adoption of the 
NLTP to help them finalise their long-term plans. Waka Kotahi will endeavour to provide this advice by the end of April 2021. 
•  Approved al ocation: AOs and Waka Kotahi as applicant receive confirmation and advice of the approved al ocation when the NLTP is published. 
OFFICIAL 
•  Communicate activities that were not included in the NLTP or those activities that were included but at a different priority order. 
THE 
UNDER 
RELEASED 

Document Outline