This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Meeting minutes OIA Act'.

 
MINUTES OF THE MEETING OF THE TRUST BOARD, 
OPEN AGENDA 
 
Meeting held at the Museum Auditorium and Horotiu Room (Level 1) 
Thursday, 25 February 2021 
(Huitanguru – Rāpare, 25 Pepuere 2021) 
9:00am-4:00pm 
 
Present: O Atimalala (Chair), J Judge, R Carlyon, R Tuwhangai, Prof. R Bedford, K Avery, P Hulse, M 
Mariassouce, M Binns and P M Lua.  
Apologies: B Palmer 
In attendance: as noted in the Minutes. 
Item 
 
MINUTES 
No. 
1. 
 
PUBLIC MEETING FOR DRAFT ANNUAL PLAN 2021/22 
The public session receiving comments on the Draft Annual Plan 2021/22 was convened 
in the Museum Auditorium, chaired by P Hulse, Planning Committee Chair and joined by 
O Atimalala, Trust Board Chair, and Director of Marketing and External Affairs.  Also in 
attendance: all Trust Board members (apologies from B Palmer), Director of Public 
Experience, Director of Collections and Research and Tumuaki Māori and Pacific 
Development. 
 
The Chair opened the session at 9:00am. Karakia said by Tumuaki Māori and Pacific 
Development. 
 
Grey Power North Shore – B Rayner 
The first submission received was from Grey Power North Shore, presented by B Rayner.  
B Rayner emphasised two elements of the Museum that remained important to the Grey 
Power community included: 1. Bringing the world to Aucklanders and 2. The War 
Memorial element.  He encouraged the Museum to carry leadership in the cultural sector 
and continue its leadership as an academic and research centre.  B Rayner also noted 
points in the public submission regarding the Museum’s permanent exhibitions and the 
importance of the heritage building.  He urged against over-sophistication of exhibitions 
and also discussed the importance of Auckland Museum outreach to smaller regional and 
community museums. 
 
O Atimalala asked what the Museum could do to make the digital environment more 
relevant to the Grey Power community.  B Rayner noted that it was important not to 
focus too much on the digital and to retain physical connection with objects in the 
collection.  
 
Auckland Museum Institute – Dr R Lins 
The President of the Auckland Museum Institute (AMI), Dr R Lins, presented its 
submission on the DAP 21/22.  Dr Lins began by recalling the historic partnership 
between the Museum and AMI, also noting AMI’s position as the local branch of the 
Royal Society.  Dr Lins expressed that the AMI was pleased with the positive intent of the 
DAP 21/22 and the determination of the Museum to progress through difficult times.  He 
acknowledged the nil levy increase and encouraged the Museum to be bold and not be 

Trust Board Meeting Minutes – 25 February 2021 


 
distracted from its core aims.    
 
The AMI was particularly interested in the focus on the research function of the Museum, 
and Dr Lins emphasised that the recent Endeavour Fund grant was a great result.  He 
noted the Museum’s tertiary engagement plan, including the Summer Scholars 
programme which was just concluding.  This was a great example of the Museum 
participating in the tertiary sector and Dr Lins was pleased that the AMI could make a 
contribution towards that programme.  He suggested that the Museum’s participation in 
the tertiary sector was a positive story that could be further emphasised in the DAP 
21/22.  
 
Dr Lins expressed that there had been a great start to the Museum Membership 
programme but emphasised the importance of sustaining the momentum and getting 
into a rhythm with AMI and the Museum.  It was discussed how the Museum’s legacy 
perception as a ‘temple on the hill’ could be considered pejorative but also as a positive 
in being an accessible centre for community engagement.  Dr Lins believed the public 
desired a Museum that was accessible, but also given legitimacy and support through 
sound research which was where AMI was able to assist in leadership.  
 
The Chair called for recess from 09:50 to 10:05am 
 
The Chair welcomed Phil Wilson, Director of Governance and CCO Partnerships and Ed 
Siddle, Principle Advisor, CCO Governance and External Partnerships, from Auckland 
Council.  P Wilson presented Auckland Council’s submission to the DAP 21/22 and noted 
that the Governing Body was meeting concurrently to receive the Museum’s Second 
Quarter report and the Auckland Council public submission document.  He acknowledged 
the difficulty of the timing but explained that while the Council’s submission had been a 
Chief Executive sign-off, it had been through the Mayor and other elected members.  He 
also acknowledged the recent NZ Herald article concerning staff costs at the Museum. 
 
P Wilson stated that Auckland Council views the critical importance of the Museum and 
felt positive about the recent capital developments and organisational work, including 
the work of the Trust Board.  The Council acknowledged the Trust Board responding to 
the current Covid 19 situation with a nil increase in the levy request for FY21/22.  He 
mentioned that the Mayor would have expressed the importance of the relationship with 
the Museum that deserved nurturing. 
 
In introducing the Council’s submission, P Wilson discussed the current community 
context which included a severely constrained financial environment.  He explained that 
Auckland Council had taken substantial amounts out of the budget and that was the 
wider context in which Council was responding to funding requests.  P Wilson further 
explained that the Museum levy request represented 2% of rate-payers overall rates, and 
the Museum’s +$30 million budget sat alongside other line items in the overall Council 
budget that were all being reduced.  P Wilson noted that this had been explained in the 
letter by Con Desley Simpson to the Museum. 
 
In relation to the DAP 21/22, P Wilson highlighted the Museum’s costs and revenue 
increases and suggested the key question from Council was about the future trajectory 
and longer term funding.   He explained that Council would like to see the levy funding 
versus other revenue sources move from 70% to a lower percentage.   It was discussed 

Trust Board Meeting Minutes – 25 February 2021 


 
that there was scrutiny over staff costs but P Wilson noted the key question was about 
the longer term picture for the Museum budget.  P Wilson encouraged the Trust Board to 
consider the current political and community situation in the DAP 21/22. 
 
The Trust Board members posed several questions to P Wilson and E Siddle, especially in 
relation to the relationship between the Trust Board and Auckland Council.  It was 
expressed that the relationship felt unbalanced.  Trust Board members questioned the 
Council’s comments and figures on staff cost increases in the submission.  J Judge 
highlighted that Museum staff costs had only increased in the current year to recover 
from the decline in the previous year due to Covid impacts. He emphasised that the five 
year trend on staff cost increase was much less than insinuated.  P Wilson acknowledged 
the comments and said they would be looked into for clarification. 
 
The Planning Committee Chair thanked the Auckland Council representatives and all 
attendees and closed the public session at 10:30am. 
 

 
WELCOME AND KARAKIA 
 
The Trust Board adjourned to the Horotiu meeting room for their normal meeting 
agenda.  The Trust Board Chair opened the meeting at 10:40am. 
 

 
OPENING 
 
 
3.1 
Apologies 
 
Apologies had been received from B Palmer. 
 
 
3.2 
Conflicts of Interest 
No conflicts of interest were declared. 
 
4. 
 
GOVERNANCE 
 
 
4.1 
Minutes of the Previous Meeting 
 
The Trust Board considered the Minutes of the previous Open Agenda Meeting held on 
 
10 December 2020. 
 
 
 
The Minutes of the Open Agenda were approved as a true and accurate record. 
 
 
 
J Judge / R Carlyon – All carried 
 
 
5.2 
Matters Arising 
There were no matters arising from the Open Agenda meeting of 10 December 2020. 
 
 

Trust Board Meeting Minutes – 25 February 2021 


 
5. 
 
RESOLUTIONS FOR APPROVAL 
 
 
5.1 
Endeavour Grant Financial Delegation 
The Trust Board received the paper and request for delegating financial authority to the 
Chief Executive for all contracts related to the the Te mana o Rangitāhua research 
programme under the MBIE Endeavour Fund grant. 
 
TBR04/21 RESOLUTION 
It was resolved that the Trust Board approve to delegate financial authority to the 
Chief Executive for negotiating and entering into all contracts and approve related 
invoices with subcontracting organisations for the Te mana o Rangitāhua
 programme 
within the defined total funding ($13,363,325 NZD) from the MBIE Endeavour Fund 
grant. 
 
J Judge / R Carlyon – All carried   
 
R Tuwhangai asked if reporting for the programme could be quarterly as opposed to six-
monthly.  The Director of Collections and Research explained that all of the programme 
partners were on a six-monthly reporting cycle in order to report to MBIE which was why 
it was suggested the Trust Board receive the six-monthly reports.  However, he indicated 
that less formal updates on programme progress and activities could be provided to the 
Trust Board more regularly. 
 
6. 
 
ITEMS TO RECEIVE 
 
 
6.1 
Legislative Compliance Report (1 Jul – 31 Dec 2020) 
 
The Trust Board received the Legislative Compliance report through the Audit and Risk 
 
Committee.  No comments. 
 
 
6.2 
Trust and Bequest Report (1 Jul – 31 Dec 2020) 
 
The Trust Board received the Trust and Bequest Report.  No comments. 
 
 
6.3 
Financial Reports (see also Chief Executive’s Report) 
 
 
6.4 
Health and Safety Reports (Dec 2020, Jan 2021) 
 
The Trust Board received the Health and Safety Reports. No comments. 
 
 
6.5 
Media Reports (Oct 20 – Jan 21) 
The Trust Board received the Media Reports. No comments. 
 
7. 
 
COMMITTEE REPORTS 
 
 
7.1 
Future Museum Capital Programme Committee (FMCC) 
 
The acting FMCC Chair, K Avery, reported that the Committee had met on 24 February 
 
and received final reports on the Phase 1 major capital works project.  She reported that 
 
the project had been successfully completed on-time and on-budget.  The acting Chair 
 
explained that the FMCC had discussed the Committee’s on-going existing following 
 
conclusion of the Phase 1 works. 
 
 
 
 

Trust Board Meeting Minutes – 25 February 2021 


 
 
The FMCC recommended that the Committee be stood down, given the conclusion of the 
 
Stage 1 Capital Programme which was achieved successfully.  With Museum capital 
 
projects in the near future unlikely to be complex or high-cost, and all integrated in the 
 
Asset Management Plan (AMP), it is recommended that the Trust Board Audit and Risk 
 
Committee assume responsibility for oversight of capital projects subject to the normal 
 
delegation of financial authority. 
 
 
 
TBR05/21 RESOLUTION 
 
It was resolved that the Trust Board approve the Future Museum Capital Programme 
 
Committee be stood down and the Audit and Risk Committee assume responsibility for 
 
oversight of capital projects subject to the normal delegation of financial authority. 
 
 
 
K Avery / R Bedford – All carried 
 
 
7.2 
Executive and Governance Committee 
 
The Chair of the Executive and Governance Committee reported that the Committee had 
 
taken direction from the Trust Board and considered its role and responsibilities.  The 
 
Committee had discussed that the day-to-day relationship with the Chief Executive could 
 
be managed by the Trust Board Chair and Deputy Chair, including monitoring and 
 
updating of the Chief Executive Success Agreement. 
 
 
 
TBR05/21 RECOMMENDATION 
 
The Trust Board accepted the recommendation from the Executive and Governance 
 
Committee that the Committee be disestablished.  The Committee recommended that 
 
its three responsibilities under section 1.1 of its Charter be distributed as follows:   
 
•  The employment relationship with the Chief Executive will be managed directly 
 
between the Chief Executive and the Trust Board Chair and Deputy Chair.  This 
 
will include establishing annual success agreements for the Chief Executive 
 
which will be submitted to the Trust Board in August for noting (including the 
 
previous and upcoming financial years), and regular monitoring throughout the 
 
year.    
 
•  Matters related to the remunerations policies and practices for the Chief 
 
Executive, Taumata-ā-Iwi, Trust Board and senior executives will remain a 
 
responsibility of the Trust Board.   
 
•  All matters of governance will be referred directly to the Trust Board.   
 
The Committee recommends that the relevant Governance Policies be amended 
 
accordingly. 
 
 
 
R Carlyon / O Atimalala – All carried 
 
 
7.3 
Audit and Risk Committee 
The Audit and Risk Committee had met on 9 February 2021.  No report. 
 
8. 
 
PARTNER REPORTS 
 
 
8.1 
Taumata-ā-Iwi Report (verbal report) – M Mariassouce 
 
No report. 
 
 
8.2 
AMI Report – J McIntyre 
 
The Chair welcomed Dr R Lins the president of AMI and thanked him for the comments 

Trust Board Meeting Minutes – 25 February 2021 


 
 
during the public session and for the on-going support of the Museum.  R Lins 
 
acknowledged his predecessor J McIntyre noting that he had proved much continuity to 
 
the AMI.  R Lins reported that AMI was still looking to get into its stride especially in the 
 
relationship with Auckland Museum.  He believed there were opportunities for both 
 
groups to work better and smarter going forward.  
 
 
 
R Lins reported that AMI was happy with the Museum Membership programme and 
 
noted the numbers were strong.  He was conscious that momentum needed to be 
 
maintained to ensure longevity, but the early sings were positive.  R Lins acknowledged 
 
that the Museum support had been fantastic but there were still kinks to work our and 
 
he looked forward to continue building a rhythm with the Museum from the initial 
 
groundswell of support for the membership programme.   
 
 
8.3 
Pacific Advisory Group (PAG) – P M Lua 
 
P M Lua reported that the PAG had undertaken two tours of the new galleries and 
 
facilities.  He mentioned that there was particular interest in the environment displays, 
 
with a focus on the effects of climate change.  P M Lua recalled that he had recently 
 
visited New Plymouth and noted that the regional museum lacked linkage between the 
 
colonial history and Maori/iwi history, which was an emphasis in the shift in NZ history 
curriculum.  He believed that Auckland Museum was at the forefront of creating those 
linkages, and from the Moana Nui a Kiwa history to Maori history and then to the 
colonial period.  He believed the direction of travel was correct at Auckland Museum. 
 
P M Lua acknowledged the Trust Board discussion to focus on engagement with low 
decile schools.  He suggested this engagement could dovetail with the Pacific Language 
Week initiatives.  He praised the renewed emphasis on getting Maori and Pacific children 
into Auckland Museum.  
 
P M Lua mentioned that he had a potential conflict of interest with his recently 
engagement with the Ministry for Culture and Heritage. 
9. 
 
ANY OTHER BUSINESS 
 
No other business was raised. 
10. 
 
MEETING CLOSE 
 
The Chair thanked all attendees and closed the meeting at 3:50pm. 
 

Trust Board Meeting Minutes – 25 February 2021