This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Meeting minutes OIA Act'.

 
MINUTES OF THE MEETING OF THE TRUST BOARD, 
OPEN AGENDA 
 
held at Level 2, Apārangi Office (Mercury Building) and Museum Building 
33 Broadway Avenue, Newmarket 
Hui Tanguru – Rāpare, 27 Pēpuere 2020 
(Thursday, 27 February 2020) 
04:30-05:00pm 
 
Present: O Atimalala (Chair), K Avery, Dr S Sandley, J Brosnahan, Prof. R Bedford, J Judge, R Carlyon, M 
Binns and B Palmer 
Apologies: S Kailahi, P Clark and M Mariassouce 
In attendance: Chief Executive, Governance and Compliance Manager, Chair Auckland Museum Institute 
and Chair Pacific Advisory Group 
 
Item 
 
MINUTES 
No. 
1. 
 
WELCOME 
The Chair welcomed J McIntyre and P M Lua to the Trust Board open agenda meeting 
and opened the meeting at 4:32pm. 
 
Apologies were received from P Clark, S Kailahi (being represented by P M Lua) and M 
Mariassouce. 
 
2. 
 
STANDING ITEMS 
 
 
2.1 
Minutes of the Previous Meeting 
 
The Trust Board received the Minutes of the previous Open Agenda Meeting held on 12 
 
December 2019.  No comments or questions. 
 
Minutes were accepted as a true and accurate record of the Open Agenda meeting on 12 
December 2019. 
 
K Avery / S Sandley, carried unanimously 
 
3. 
 
GOVERNANCE 
 
 
3.1 
Register of Interest 
 
The Chair requested that members provide updates to the list of register to the 
 
Governance and Compliance Manager. 
 
 
3.2 
Board Appointments 
 
The Chair confirmed that B Palmer had been appointed by the Auckland Museum 
 
Institute as a full member of the Trust Board.  The appointment was for the term ending 

Trust Board Open Agenda Meeting Minutes – 27 February 2020 


 
30 September 2020. 
 
The Chair also confirmed the following election of officers as a result of the loss of Board 
member Tarun Kanji: 
Trust Board Deputy Chair – J Judge 
Audit and Risk Committee Chair – M Binns, Deputy Chair – B Palmer 
Investment Committee Chair – R Carlyon 
 
4. 
 
MATTERS FOR DISCUSSION 
 
 
4.1 
Taumata-ā-Iwi Report 
 
Apologies had been given by M Mariassouce so there was no update from Taumata-ā-
 
Iwi. 
 
 
4.2 
Auckland Museum Institute (AMI) Report 
 
 
 
J McIntyre presented the AMI Report to the Trust Board.  He first acknowledged the 
 
passing of AMI-appointed Trust Board member T Kanji.  He then welcomed B Palmer as 
 
new member and congratulated the new Deputy Chair of the Trust Board. 
 
   
 
AMI passed its thanks to the Museum and the Trust Board for the Museum Medals 
 
Evening that had been a great success.  Over 100 AMI members attended the evening 
 
and it was noted that members always enjoy this event and acknowledgement of the 
 
winners for their achievements.  In the AMI report, it was reported that development of 
 
the membership programme was still at play.  It was also reported that cessation of the 
 
Auckland Museum Foundation was still being completed. 
 
 
 
The Chair asked if there was any further update on the situation with cessation of the 
 
Auckland Museum Foundation.  The Chief Executive noted that technical and legal issues 
 
were still being finalised. 
 
 
 
No further questions or comments.  AMI Report was taken as read. 
 
 
4.3 
Pacific Advisory Group (PAG) Report 
The Chair welcomed P M Lua who was standing-in for PAG Chair S Kailahi and who would 
be assuming the PAG Chair role in June 2020.  P M Lua thanked the Trust Board and 
introduced himself.  He noted the importance of Auckland as the largest Polynesian city 
in the world and the pressing issues of climate change that could threaten the safety of 
taonga in the Pacific islands.  As a result, Auckland Museum was an important safe place 
for the care of Pasifika taonga. 
 
5. 
 
ITEMS TO NOTE 
 
 
5.1 
Finance and Visitation Reports 
 
The Trust Board considered the Finance and Visitation Reports provided by the Museum.  
 
Members discussed why Cultural Performance figures were down.  The Chief Executive 
 
noted that this was related to the overall lower visitation numbers.  

Trust Board Open Agenda Meeting Minutes – 27 February 2020 


 
 
B Palmer requested clarification of the line item entitled ‘Capital Project Scoping’ on p. 
 
26 of the Finance report.  The Chief Executive took an action to clarify directly. 
 
 
5.2 
Health and Safety Reports 
The Trust Board considered the Health and Safety Reports provided by the Museum.   
 
It was requested that the Museum look into the possibility of circulating interim Health 
and Safety Reports between Trust Board meetings.  It was suggested that these reports 
could be sent to Trust Board members on a bimonthly basis, with a brief cover paper to 
highlight any significant issues. 
 
New Action 
The Trust Board requests the Museum look into the possibility of circulating Health and 
Safety reports on a bimonthly basis, including out of session, with a brief cover note to 
any highlight significant issues. 
 
AMI representative J McIntyre asked if the Museum was preparing for the impacts of the 
Coronavirus outbreak.  The Chair reported that the Museum was making a number of 
preparations, including emergency response preparation and crisis training. Museum 
staff are engaged with Auckland Council officials on possible responses and monitoring 
Ministry of Health guidance daily.   The Museum Executive Team was undertaking risk 
analysis across all departments and preparing a business continuity plan, taking into 
account the possible effects of the epidemic.  The Chair explained that Museum was 
expecting the crisis to escalate, was prepared and would respond accordingly to current 
information as events unfold. 
 
The PAG Chair representative noted how important it was for New Zealand to protect the 
rest of the Pacific from Coronavirus given Auckland’s position as the doorway to most 
Pacific island countries. 
 
6. 
 
ANY OTHER BUSINESS 
No other business was raised 
7. 
 
OPEN AGENDA MEETING CLOSE 
The Chair thanked all members and the Museum staff for the energy and mahi.  Open 
agenda was closed at 4:50pm. 
 
 

Trust Board Open Agenda Meeting Minutes – 27 February 2020