Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Passport policy'.

 
 
 
1 October 2021 
45 Pipitea Street, Wellington 6011 
Phone +64 4 495 7200 
dia.govt.nz  
John Burns-Smith 
fyi-request-16317-
[email address] 
 
 
Tēnā koe John 
OIA request 21/22 0203 Request for information relating to the presentation of Te Reo Māori 
and English on the cover of New Zealand travel documents. 
Thank you for your Official Information Act (Act) request received by the Department of Internal 
Affairs (Department) on 4 September 2021.      
You requested, in relation to Part B of your previous OIA request 2122 0103- 
•  Part of my request was refused with the reason of s18(e). As you note in the response 
letter the DIA has interpreted my request "to be in relation to the 2020 passports 
redesign and our current suite of travel documents" and as a result "no discussion or 
policy documents relating to Te Reo Māori and English in various iterations from the 
2020 passports redesign" exists. 
I would, therefore, like to reframe that part of the request (Part B) to be interpreted in 
relation to the 2009 decisions you highlight in your letter dated 3 September 2021. Please 
refer to the original clarification under 'Part B' in my request when responding to the 
reframed part of the request.   
I note Part B of your previous OIA 2122 0113 sought the following information–  
•  Please supply policy or discussion or advice documents that the DIA generated or receive 
when considering the presentation of Māori and English in various iterations of the 
covers of passports and Emergency travel documents?  
When considering Māori/English presentation, what advice did the Department receive 
as to the presentation in terms of type size and position of 'Aotearoa'? It appears not to 
be on equal footing with 'New Zealand' which appears larger on passports but the 
reverse is true on Emergency travel documents where 'Aotearoa' and 'New Zealand' are 
equal.   
 
 
 
 
 
 
As Part A of your previous OIA request sought information relating to the redesign of the 
passport in 2021, we interpreted Part B of your request to follow on from this and relate to the 
same redesign and current suite of travel documents.  
We advised in our response letter of 3 September 2021 that decisions about the size of the text 
in the various iterations of travel documents were made in 2009 and that there was no change 
to the type size in the latest 2020 redesign. We also advised that some changes were made to 
the positioning of text as a result of the 2020 redesign, and that this was from a 
design/aesthetic perspective.   
Because there were no discussion or policy documents relating to Te Reo Māori and English in 
various iterations from the 2020 passports redesign, we therefore refused Part B of your 
request under section 18(e) of the Act; that the document alleged to contain the information 
requested does not exist. 
In response to your current request, please find attached all documentation the Department has 
located that falls within scope.  
You will note that the majority of the information contained within the documents has been 
marked as out of scope. This is because the information does not relate to the information you 
are seeking. In addition, some of this information falling out of scope of your request relates to 
security features which we would not be able to release into the public domain even if it were 
to be requested. 
I also note an external email address has been withheld from a portion of the documentation 
falling within scope of your request under section 9(2)(a) of the Act; withholding of the 
information is necessary to protect the privacy of natural persons, including that of deceased 
natural persons. 
As this information may be of interest to other members of the public, the Department has 
decided to proactively release a copy of this response on the DIA website. All requestor data, 
including your name and contact details, will be removed prior to release. The released 
response will be made available here: https://www.dia.govt.nz/Official-Information-Act-
Requests-2.  
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
freephone 0800 802 602.  
Ngā mihi 
 
 
Julia Taylor 
Manager Operational Policy and Official Correspondence  
Service Delivery and Operations 
 
 
Page 2 of 2