This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Archivist's policy to combat fraud and corruption'.

Archives New Zealand, 10 Mulgrave Street, Wellington 
Phone +64 499 5595 
Mr John Creser  
[email address] 
Tēnā koe Mr Creser, 
Official Information Act Request ref: OIA2122-0100 
Thank you for your two emails of the 3rd and 4th of August 2021, in which you requested 
official information from Archives New Zealand. In your email of 4th August, which you 
labelled an Official Information Act request, you asked: 
I'd like to invite your office to clarify your position by advising the Justice Select Committee 
which one of the two decisions can be considered trusted government information. 

As this is not a request for information held by the Department of Internal Affairs, it cannot 
be responded to under the Official Information Act. We will respond to you separately 
concerning this request.  
In your email of the 3rd  of August, you requested: 
The Ministry of Justice has prepared guidelines to assist public and private sector 
organisations to develop and improve their fraud and corruption policy and procedures. 
Please advise me of the policy you adopt to ensure that fraudulent records are not kept and 
maintained by government departments. 

A key purpose of the Public Records Act 2005 is for government to be held accountable by 
“the creation and maintenance of full and accurate records of the affairs of central and local 
government” (section 3(c)(i)). Archives New Zealand expects that the records that are 
created and maintained by regulated parties are, therefore, accurate by default. 
There is no policy per se to ensure that “fraudulent” records are not created. I am therefore, 
refusing your request under section 18(e) of the Official Information Act as the document 
requested does not exist. 
Kia pono ai te rua Mahara – Enabling trusted government information  
Auckland Regional Office, 95 Richard Pearse Drive, Mangere, Auckland 
Christchurch Regional Office, 15 Harvard Avenue, Wigram, Christchurch 
Dunedin Regional Office, 556 George Street, Dunedin 

As has been noted in previous correspondence, the fact that the Court of Appeal created 
two judgements in your 2003 case is not in itself a recordkeeping issue. The records created 
are evidence of the process that occurred. As has also been noted, I do not have the power 
to request the Court change its decision or amend the public record. 
You have the right under section 28 of the OIA to seek an investigation and review by the 
Ombudsman of this decision. Information about how to make a complaint can be found at or freephone 0800 802 602. 
Yours sincerely, 
Stephen Clarke 
Chief Archivist Kaipupuri Mātua 
Page 2 of 2