This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Independent oversight committee - southern response'.

 
Reference: 20210363 
 
 
 
23 September 2021 
 
 
Paul Harrison 
[FYI request #16266 email] 
 
 
Dear Paul 
 
Thank you for your Of icial Information Act request, received on 2 August 2021. You 
requested: 
 
“I request any and all transcripts of the discussions of the Independent oversight 
committee - southern response, chaired by David Ayres. Including discussions 
held at the committee meeting on July 9th 2021. 
I request this as a AMI/SR policy holder who is entitled to a payout in the "cash 
out" proactive package.”  
 
I extended the time limit for responding to your request by 20 working days in order to 
undertake consultation.   
 
Information Not Available 
The Southern Response – Independent Oversight Committee does not take transcripts 
of its meetings.  The record of their meetings are minutes.  Rather than refusing your 
request under section 18(e) of the Official Information Act: 
 
that the document alleged to contain the information requested does not exist or, 
despite reasonable efforts to locate it, cannot be found: 
 
I have released the meeting minutes. 
 
Information being released 
Please find enclosed the following documents: 
 
Item  Date 
Document Description 
Decision 
1.    21/02/2021 
Minutes of the Meeting of the Independent Oversight  Release in part 
Committee (IOC), 5 February 2021 
2.    12/03/2021 
Independent Oversight Committee – Meeting Minutes  Release in part 
3.    16/04/2021 
Independent Oversight Committee – Meeting Minutes  Release in part 
4.    14/05/2021 
Independent Oversight Committee – Meeting Minutes  Release in part 
5.    11/06/2021 
Independent Oversight Committee – Meeting Minutes  Release in part 
6.    9/07/2021 
Independent Oversight Committee – Meeting Minutes  Release in part 
1 The Terrace 
PO Box 3724  
Wellington 6140 
New Zealand  
tel.  +64-4-472-2733 
 
https://treasury.govt.nz 

The Minutes from the meeting of 16 April 2021 are incorrectly dated “12 March 2021”. I 
am however, confident that these are the correct minutes for that meeting. I have 
decided to release the documents listed above, subject to information being withheld 
under one or more of the following sections of the Official Information Act, as 
applicable: 
 
• 
personal contact details of officials, under section 9(2)(a) – to protect the privacy 
of natural persons, including that of deceased natural persons, 
• 
confidential information, under section 9(2)(ba)(i) – to protect information which is 
subject to an obligation of confidence or which any person has been or could be 
compelled to provide under the authority of any enactment, where the making 
available of the information would be likely to prejudice the supply of similar 
information, or information from the same source, and it is in the public interest 
that such information should continue to be supplied, 
• 
legally privileged information, under section 9(2)(h) – to maintain legal 
professional privilege, 
• 
certain sensitive advice, under section 9(2)(g)(i) – to maintain the effective 
conduct of public affairs through the free and frank expression of opinions. 
• 
certain information, under section 9(2)(j) – to enable a Minister of the Crown or 
any department or organisation holding the information to carry on, without 
prejudice or disadvantage, negotiations (including commercial and industrial 
negotiations). 
 
In making my decision, I have considered the public interest considerations in section 
9(1) of the Official Information Act.  
 
Please note that this letter (with your personal details removed) and enclosed 
documents may be published on the Treasury website. 
 
This reply addresses the information you requested.  
 
You have the right to ask the Ombudsman to investigate and review my decision.  
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
 
Shelley Hollingsworth 
Manager, Commercial Performance 
 


Document Outline