This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Advice and/or guidance to agencies on naming conventions'.

13 July 2021 
Mr Terry Thomas 
[FYI request #15886 email] 
Dear Mr Thomas 
Official Information Request 
Our Ref:   OIA 2021-0078 
I refer to your official information request received on 23 June 2021 for: 
“al  guidance and advice provided by you to any agency, department, ministry or Crown entity, 
or other organisation/entity funded by government, and any advice to ministers, on naming 
conventions, particularly the adoption and use of Maori names for those entities and for staff 
titles and documents/reports created by those entities. 
Also any guidance and advice to the entities described above on the use of Aotearoa instead of, 

or as a supplement to, the use of New Zealand in documents and communications.  
Please also provide any guidance, direction or expectation provided to you by any minister on 

these subjects. 
This request includes formal guidance to/ from the commission as wel  as informal, such as that 

provided in emails or minuted/recorded/noted in meetings. 
Please limit this request to information created since the 2017 election.” 

Al  government departments including Te Kawa Mataaho Public Service Commission (the 
Commission) are covered by the Crown’s commitment to Maihi Karauna, the Crown’s Strategy for 
Māori Language Revitalisation 2019 – 2023, that among other things requires departments to develop 
and implement their own Māori language plans. 
After Parliament agreed in the Māori Language Act 1987 to recognise Māori as an official language of 
New Zealand, use of te reo Māori language has increasingly become more common in wider New 
Zealand society.  In line with this shift, most government agencies have taken steps to adopt te reo 
Māori, including acquiring Māori names to use at their discretion alongside their English name.   
Government  agency  use  of  other  Māori  terms,  such  as  referring  to  the  country  as  Aotearoa  or 
Aotearoa/New Zealand, has also been increasing in line with this broader use in society.  However, 
there is no specific government directive to use ‘Aotearoa’. 

Information being released. 
Please find enclosed and listed in the table below a letter that was emailed to Public Service chief 
executives  on behalf of the Public Service Commissioner  as part of the Public Service Act 
implementation, which included advice on the use of the te reo job title in signatures.   
Document Description 

10 September 2020 
Letter from the Public Service Commissioner  Released in Part 
to Chief Executive (includes attachment) 
We have decided to release the relevant parts of the document listed above, subject to information 
being withheld under section 9(2)(a) – to protect the privacy of natural persons, including deceased 
If you wish to discuss this decision with us, please feel free to contact 
[email address]. 
You  have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at  or 
freephone 0800 802 602. 
Please note that we intend to publish this letter (with your personal details removed) on the Te Kawa 
Mataaho Public Service Commission’s website. 
Yours sincerely 
Nicky Dirks 
Manager – Ministerial and Executive Services 
Te Kawa Mataaho Public Service Commission 

Document Outline