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30 June 2021 
John Luke 
[FYI request #15747 email]  
Dear Mr Luke 
Thank you for your email of 11 June 2021, requesting the following information under the 
Official Information Act 1982 (the Act):  
“I  would  like  to  request  a  list  of  vacancy  (ministerial  appointment  only,  e.g.  board 
member, Lay member, Trustee etc) that the nomination period has been closed but 
still under consideration by the Ministry or relevant Minister. 
“In your list, can you please included the date that vacancy been advertised, what 
method you have used to publicly advertise the position and when the vacancy been 
closed as well. 
“Also, I would like to know if you have any future opening in 2021. e.g. the position 
that will call for nomination in the year of 2021. 
“Generally  speaking,  how  you  publicly  call  for  nomination  and  what  platform,  e.g 
trademe/seek etc you are using to ensure the public awareness of your state sector 
board vacancy.” 

In  response  to  your  request,  I  can  advise  that  there  are  four  appointed  positions  where 
nominations  have  been  sought  by  the  Minister  of  Transport  in  2021,  and  the  positions 
remain under consideration.  
Three positions were for representative roles on the Oil Pollution Advisory Committee. The 
Minister of Transport sought nominees for each of the three relevant agencies who have 
representation  on  the  Board  (Department  of  Conservation,  Ministry  for  the  Environment 
and Te Puni Kōkiri). Each of these positions were vacated following the resignation of the 
previous representative. The Minister sought nominations from each of these agencies on 
11 May 2021. 
The final position was for a mana whenua representative on the City Centre to Māngere 
Light  Rail  Project  Establishment  Unit  Board.  This  position  was  created  following  the 
Minister of Transport’s announcement about the next step for the City Centre to Māngere 
Light  Rail  Project  on  31  March  2021:
The nominations process for this role began in early May 2021. 
The advertisements for these roles were sent specifically to the agencies or organisations 
responsible for providing the nominations.  
The  Minister  of Transport,  along  with  any  other responsible  Minister  or Shareholders,  is 
responsible  for  determining  the  final  process  steps  for  filling  any  vacancies  or  openings 
within the transport board appointments portfolio. This includes the advertisement process.  

Outside of roles delegated to specific organisational representatives, there are currently no 
vacancies within the transport portfolio. Recent legislative changes have enabled the Waka 
Kotahi NZ Transport Agency Board to increase by one member, and both the Maritime New 
Zealand and Civil Aviation Authority Boards to increase by two members.  
The  Crown  and  Auckland  Council  (as  joint  Shareholders  of  City  Rail  Link  Limited)  have 
also  agreed  to  amend  the  constitution  of  City  Rail  Link  Limited  to  enable  that  Board  to 
increase  by  one  member.  For  each  of  those  positions,  the  Ministry  is  working  with  the 
Minister  of  Transport  (or  responsible  shareholders)  to  determine  whether  they  support 
these  positions  being  filled,  the  desired  competencies  of  the  individuals  to  fill  those 
positions, and the appropriate process for filling them.  
In general, for all appointments advertised publicly, the Ministry recommends the Minister 
(or  Shareholders)  agrees  to  advertise  the  position  through  the  Treasury  database 
(  Links  to  the  advertisement  are  then  published  on  the 
Ministry’s website, LinkedIn, relevant industry bodies (if required by legislation) and sent to 
public  sector  nominating  agencies.  The  five  public  sector  nominating  agencies  are  the 
Ministry for Women, Te Puni Kōkiri, Ministry for Pacific Peoples, Office for Disability Issues 
and the Office for Ethnic Communities. Their role is to assist with increasing diversity in the 
consideration of board appointments. 
This response completes your request for information. You have the right under section 
28(3) of the Act to make a complaint about the response to the Ombudsman, who can be 
contacted at: [email address]. 
Yours sincerely 
Robert Anderson 
Manager, Governance