133 Molesworth Street 
PO Box 5013 
Wellington 6140 
New Zealand 
T+64 4 496 2000 
16 November 2021
Sebastian 
By email:  [FYI request #15656 email] 
Ref:   
H202106802  
Tēnā koe Sebastian  
Response to your request for official information 
Thank you for your request under the Official Information Act 1982 (the Act) on 3 June 2021 for 
information relating to the COVID-19 Vaccine Technical Advisory Group:  
1)
Copies of all minutes of COVID-19 Vaccine Technical Advisory Group meetings
2)
Copies of all minutes of CVIP Governance Group meetings
3)
Copies of all minutes of CVIP Steering Group meetings
Please refer to Appendix 1 of this letter for copies of the requested documents and decisions on 
release. 
I sincerely apologise for the delay in responding. 
I trust this fulfils your request and assists with your complaint with the Ombudsman (ref: 
561559).  
Please note that this response, with your personal details removed, may be published on the 
Ministry of Health website at: www.health.govt.nz/about-ministry/information-releases.  
Nāku noa, nā 
Jo Gibbs 
National Director 
COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme 

---

Appendix 1: List of documents for release 
 
# 
Date 
Document details 
Decision on release 
1 
2 February 
Minutes of COVID-19 Vaccine 
Released with some information 
2021-23 March  Technical Advisory Group 
withheld under the following 
2021  
meetings  
sections of the Act: 
•  Section 9(2)(k) to prevent the 
2 
12 February-26  Minutes of CVIP Governance 
March 2021 
Group meetings  
disclosure or use of official 
information for improper gain or 
3 
2 February- 30  Minutes of CVIP Steering Group 
advantage. 
March 2021 
meetings  
•  section 9(2)(b)(ii) where its 
release would likely 
unreasonably prejudice the 
commercial position of the 
person who supplied the 
information. 
•  section 9(2)(g)(i) to maintain the 
effective conduct of public affairs 
through the free and frank 
expression of opinions by or 
between or to Ministers and 
officers and employees of any 
public service agency. 
 
Page 2 of 2 
 
 

---

Doocument 1
 
MINUTES 
COVID-19 Vaccine Technical Advisory Group 
Date: 
Tuesday 02 February 2021 
Time: 
11:00 am – 12:00 pm 
s 9(2)(k)
Location: 
Chair: 
Dr Ian Town 
Dr David Murdoch, Prof Peter McIntyre, Dr Helen Petousis-Harris, Dr Nikki 
Members:  
Turner, Assoc Prof James Ussher, Dr Pippa Scott, Dr Tony Walls, Dr Sean 
Hanna, Dr Elizabeth Wilson 
ACT 1982
Ministry of Health Attendees: 
Dr Caroline McElnay, Sarah Mitchell, Dr Fiona Callaghan 
Guests: 
 
Apologies: 
Assoc Prof Sue Crengle, Dr John Taylor, Dr Nikki Moreland, Prof Ian Frazer, Dr 
Matire Harwood, Chrisel e Braganza, Daniel Bernal 
 
   
1.0 
 Welcome, introductions and previous minutes 
 
        
 
 
  
 
  
 
 
 
 
   
    
     
 
       
   
Dr Ian Town welcomed all Members and Attendees in his capacity as Chair of the COVID-19 
 
 
      
   
     
  
  
 
Vaccine Technical Advisory Group  
 
    
 
   
 
 
    
 
 
 
 
 
In particular, the new members of the group were thanked for joining at short notice, which was 
  
   
 
due to the bringing forward of potential availability of the Pfizer vaccine. Clinical expertise wil  be 
INFORMATION 
key to informing vaccine delivery. 
Minutes of the last meeting (27 January 2021) were accepted. Members were asked the send any 
RELEASED UNDER THE  
edits to COVID-19 Vaccine TAG Secretariat. 
Updated Terms of Reference (ToR) was included in the agenda circulated to Vaccine TAG 
members for review Some overlap with the scope of the IIAG has been pointed out. The DG 
receives advice from both groups. Nikki Turner commented that although there wil  be some 
overlap, updated ToR are clearer. This group is primarily focused on the Decision to Use 
Framework. 
OFFICIAL 
Medsafe are meeting today regarding the Pfizer vaccine and wil  report to the DG this afternoon. 
For the purposes of this group, wil  be especial y interested in any conditions set out by Medsafe. 
This group wil  help ensure the New Zealand community is fully and accurately informed about 
COVID-19 vaccines. 
2.0 
Role of the COVID-19 Immunisation Implementation Group (IIAG) 
Page 1 of 116

---

Doocument 1
The Terms of Reference and membership list of the IIAG were included in the supporting 
documents. Equity is a key focus of the IIAG. 
It was noted that Dr Nikki Turner and Dr Helen Petousis-Harris are members on both the IIAG and 
the COVID-19 Vaccine Technical Advisory Group. It was suggested that a standing item be added 
to the agenda for the COVID-19 Vaccine TAG to allow for a short report/comment on matters of 
common interest between the groups. The Chair agreed this should be done. 
3.0 
Terms of Reference 
The ToR for COVID-19 Vaccine TAG have been moved from previous STAG draft into the 
Ministry’s Science & Technical Advisory format.  
Members were asked the send any comments to COVID-19 Vaccine TAG Secretariat for the 
Chair to attend to. 
4.0 
Pfizer Vaccine Science Overview 
Dr Pippa Scott and Dr David Murdoch were thanked for their work in putting this document 
together, which is a longer science overview. This document wil  be dated and timestamped to 
reference the current state of knowledge about this vaccine. 
Dr Scott gave an overview of the key points in the document, and the chair asked the group for 
ACT 1982
comment or discussion, whether anything was worrisome or inconsistent with their current 
knowledge about the vaccine.  
Key points of discussion following update: 
•  the rate of anaphylaxis with the first dose of the vaccine is 11x higher than the usually 
quoted rate of anaphylaxis with vaccination, which wil  be a critical issue for public 
information 
•  the vaccine has not yet been tested significantly in children under 16. It would be useful to 
know what companies are planning in terms of immunogenicity studies in children. It was 
noted that a small number of children have been vaccinated in Phase 3 
•  Israel is vaccinating pregnant women, though data quality may be an issue 
•  implications of new, more transmissible variants on vaccine efficacy wil  be important to 
INFORMATION 
watch 
RELEASED UNDER THE  
•  a lack of data (due to limited numbers) in Phase 3 trials for Pacific Island participants, those 
over 75 and people with co-morbidities was noted. Pippa wil  add this to the document. 
However, at this stage the group did not express concern about recommending those 
groups receive the vaccine. Measuring immunogenicity in these groups post rollout wil  
provide some reassurance, and ethnic specific safety data wil  be reported 
•  all the trials have limited information on severe disease compared to mild disease, wil  be 
relying on post marketing for more insight here. Pfizer are informally looking at vaccine 
OFFICIAL 
impact on asymptomatic cases 
•  there wil  be intense scrutiny on post-marketing data 
•  papers on US vaccine safety showed rates of adverse reactions were quite similar in older 
and younger people, and the majority were occurring after 30 minutes (Rates of 
anaphylaxis are higher than we have seen with other vaccines) 
Page 2 of 116

---

Doocument 1
•  there was discussion about whether if anaphylaxis occurs, would there be indication to do 
skin testing or other further evaluation 
•  it was noted that primary care health workers are skilled in managing anaphylaxis, and we 
do not want to undermine this, rather support them. Current thinking is to recommend that 
everyone wait 30 minutes after vaccination, but those with a history of al ergies or asthma 
would be indicated to monitor closely and give additional information 
•  noted that asthma is a risk factor for death with anaphylaxis, and an important screening 
question.  If someone has an al ergy to a product in the vaccine, this might indicate 
consultation with an al ergy specialist 
•  those with presumptive anaphylaxis post-vaccine might be recommended not to receive 
further dose. Though if they stil  want the next dose, it would be good to have a pathway to 
facilitate this safely 
•  noted that many of the individual case reports of safety issues were minor reactions e.g. lip 
swel ing, minor wheeze 
•  noted that advice regarding screening questions and potential role of skin testing etc wil  
need to be fine tuned 
•  IAC are developing a consent form and 
ACT 1982
•  It was noted that there are subgroups that lack safety data, for example people aged over 
75 years, Maori and Pacific communities, and particular comorbidities.  
It was noted that Dr Scott is also working on an A3 document that wil  be used for sharing with 
colleagues across government agencies and can also be a foundation for communication teams. 
Importance of communicating what we do not know was highlighted. 
Any further comments on this Science Overview document welcomed via email immediately after 
the meeting. 
5.0 
Pfizer Vaccine Data Update 
This is a shortened version of the previously discussed documents, intended as a high-level 
summary for attaching to government papers which go to the DG and to the COVID-19 Minister. 
Key aspects include side effects and safety, which wil  be of concern for the public. 
INFORMATION 
There was a comment that the current version may be a little long.  
RELEASED UNDER THE  
Group was asked to check whether any of the content did not align with the longer document. 
6.0 
Questions on the Pfizer Vaccine 
•  The STAG Decision to Use Framework paper was attached for background information, 
most of the group would have had this information already 
•  Also attached was a memo to the Vaccine TAG outlining advice sought on the use of the 
OFFICIAL 
COVID-19 Pfizer vaccine, requesting advice on who the vaccine is or is not appropriate for. 
•  Medsafe wil  be deciding today regarding provisional approval of the Pfizer vaccine in New 
Zealand. Any conditions applied to this that relate to the eligibility of target populations and 
safety wil  be extracted and sent to the Vaccine TAG for their meeting on February (strictly 
confidential). 
Page 3 of 116

---

Doocument 1
•  The meeting scheduled for Thursday wil  discuss any comments or concerns with the 
provisional approval. 
•  Page 36 of the full pdf of supporting papers for this meeting (or page 2 of the Memo to the 
Vaccine Technical Advisory Group, requesting advice on the Pfizer COVID-19 vaccine) 
outlines the kinds of question the DG has asked the group to, many of these were covered 
in the discussion today. A written statement on Items 8 and 9 (page 36) wil  need to be 
provided by the chair, so there was a request for the group to consider these questions 
further before Thursday’s meeting. It was noted that Peter wil  work with Pippa on drafting 
responses to these questions. 
7.0 
Any Other Business 
No other business discussed. 
8.0 
Agenda Items for Next Meeting 
The meeting scheduled for Thursday will focus on the Decision to Use Framework, any relevant 
conditions attached to provisional approval of the Pfizer vaccine by Medsafe (if this is the 
decision), and confirming answers to the questions outlined in the memo to the Vaccine TAG (see 
item 6 of these minutes). 
ACT 1982
9.0 
New Action Items Raised During Meeting 
Action 
# 
Agenda item 
Actions 
Action Owner 
Role of the COVID- Standing agenda item to be added: 
01 
Chair 
19 IIAG 
Update from IIAG 
Pfizer Vaccine 
A3 overview to be sent to the group, 
02 
Dr Pippa Scott 
Science Overview 
including new members 
Group to consider questions under items 8 
Questions on the 
03 
and 9 (in the memo to the Vaccine TAG) 
All 
Pfizer Vaccine 
for further discussion on Thursday. 
INFORMATION 
Questions on the 
Prof McIntyre to work with Dr Scott on 
Prof Peter McIntyre 
RELEASED UNDER THE  
04 
Pfizer Vaccine 
drafting responses to these questions. 
Dr Pippa Scott 
 
Meeting closed at 12:00pm 
Next meeting Thursday 04 February 2021 – 8:30am to 9:30am 
 
OFFICIAL 
Page 4 of 116

---

Doocument 1
Open Actions: 
 
Action 
# 
Agenda item 
Actions 
Action Owner 
Updates 
Status 
Standing agenda item to be added: Update 
01 
Role of the COVID-19 IIAG 
Chair 
02/02 - Action raised 
Open 
from IIAG. 
Pfizer Vaccine Science 
A3 overview to be sent to the group, 
02 
Dr Pippa Scott 
02/02 - Action raised 
Open 
Overview 
including new members. 
ACT 1982
Group to consider questions under items 8 
Questions on the Pfizer 
03 
and 9 (in the memo to the Vaccine TAG) for 
All 
02/02 - Action raised 
Open 
Vaccine 
further discussion on Thursday. 
Questions on the Pfizer 
Prof McIntyre to work with Dr Scott on 
Prof Peter McIntyre 
04 
02/02 - Action raised 
Open 
Vaccine 
drafting responses to these questions. 
Dr Pippa Scott 
 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 5 of 116

---

Doocument 1
 
MINUTES: COVID-19 Vaccine Technical Advisory Group (CVTAG) 
Date: 
Thursday 04 February 2021 
Time: 
8:30am to 9:30am 
s 9(2)(k)
Location: 
Chair: 
Dr Ian Town 
Prof David Murdoch, Prof Peter McIntyre, Dr Nikki Turner, Dr Nikki Moreland, 
Members:  
Assoc Prof James Ussher, Dr Pippa Scott, Dr Tony Walls, Dr Sean Hanna, Dr 
Elizabeth Wilson 
ACT 1982
Ministry of Health Attendees: 
Dr Caroline McElnay, Daniel Bernal, Sarah Mitchel , Fiona Callaghan 
Guests: 
Amy Auld; Kris Golding 
Apologies: 
Assoc Prof Sue Crengle, Dr Matire Harwood, Chrisel e Braganza, Dr Helen 
Petousis-Harris, Dr John Taylor, Prof Ian Frazer 
 
 
   
1.0 
Welcome, introductions and previous minutes 
 
        
 
 
  
 
 
 
  
 
 
 
Dr Ian Town welcomed all Members, Attendees and Guests in his capacity as Chair of the COVID-
   
    
     
 
    
 
  
   
 19 Vaccine Technical Advisory Group (CVTAG). 
      
   
     
  
  
 
 Minutes of the last meeting (02 February 2021) were accepted. Members were asked to send any 
INFORMATION 
    
 
   
 
 
  
      
 
 
edits to CVTAG Secretariat. 
  
   
 
 
RELEASED UNDER THE  
 The primary purpose of the meeting was outlined: to make recommendations to the Director-General 
about the Decision to Use the Pfizer vaccine and conditions under which it should be used. 
 
It was noted that Medsafe’s provisional approval of the Pfizer vaccine included 57 conditions, mostly 
 related to manufacturing and batch quality assurance. 
 
2.0  
COVID-19 IIAG Update 
 
IIAG is meeting on 5 February, and an update wil  follow. They wil  be discussing the same questions 
OFFICIAL 
 
regarding immunisation targets 
3.0  
Pfizer Vaccine Science Overview 
   Dr Scott to add the additional safety information discussed in the meeting into the Science overview. 
4.0  
Decision to Use 
Page 6 of 116

---

Doocument 1
  The conditions from the provisional approval from Medsafe relevant to discussion for this group were 
outlined (copied below), and the group agreed the conditions were as expected (these are 
confidential). 
The sponsor (Pfizer) must: 
•  Provide updated stability data for ALC-0159. Due date: July 2021. Interim report: April 2021 
•  Provide any reports on the duration of efficacy and the requirement for booster doses within 
five working days of these being produced. 
•  Provide the six months analysis data from Study C4591001. Report due: April 2021. 
•  Provide any reports on efficacy including asymptomatic infection in the vaccinated group, 
vaccine failure, immunogenicity, efficacy in population subgroups and results from post-
marketing studies, within five working days of these being produced. 
•  Provide the final Clinical Study Reports for Study C4591001 and Study BNT162-01 within five 
working days of these being produced. 
•  Provide Periodic Safety Update Reports according to the same schedule as required by the 
EMA. 
•  Provide monthly safety reports, as well as all safety reviews they conduct or become aware of. 
ACT 1982
•  Perform the required pharmacovigilance activities and interventions detailed in the agreed 
RMP and any agreed updates to the RMP. An RMP should be submitted at the request of 
Medsafe or whenever the risk management system is modified, especially as the result of new 
information being received that may lead to a significant change to the benefit/risk profile or as 
the result of an important milestone being reached. 
  The decision to use document wil  be drafted following this meeting. 
5.0 
Patient information sheet and data sheet 
The chair asked if anyone had concerns to raise about either document. 
•  The data sheet notes that the frequency of anaphylaxis is not known, however we do have 
some information about this (e.g. originally thought to 11 x higher than background rate, and 
we know have some updated numbers) 
INFORMATION 
Action – to ask Medsafe to include more specific information here. Updated data from VAERS 
RELEASED UNDER THE  
indicates anaphylaxis rate is 5 per mil ion. This phase 4 safety data needs to be disseminated. 
•  There has also been a study on older patients up to 30 days after vaccination, the results 
were reassuring regarding giving the vaccine to older frail patients.  
•  It was noted that common reactions are very common, and this needs to be acknowledged. 
•  There was discussion around the recommended observation times fol owing vaccination. 
•  Noted that Vaccine safety datalink (VSD) data (which is the most reliable as it is active 
OFFICIAL 
surveil ance) is not reporting a major anaphylaxis signal associated with the vaccine. 
•  Question was therefore raised whether 30-minute wait times is unnecessarily conservative 
•  The general sense was that updated safety data is reassuring, but NZ wil  continue with a 
precautionary 30-minute observation time, at least initially. Can reflect after initial experience. 
•  There was discussion about whether al ergy screening checklists could be shortened in light 
of this updated safety data. IAC to continue to fine tune screening questions and raise 
Page 7 of 116

---

Doocument 1
questions with the group via email for feedback. It was seen as very important to keep history 
of asthma as a screening question, and possibly history of allergy to medications. 
•  The importance of ensuring people wait the ful  30 minutes was highlighted. 
•  It was noted that information materials wil  be going to Unions in the next day, so important to 
confirm wait times etc as soon as possible. 
 
5.0 
Questions on the Pfizer Vaccine 
It was noted that precautions need to be clear, but there are few contra-indications. 
  Draft responses to the questions were discussed. The D-G requires specific statements about what 
is being recommended, with explanatory notes to go in a footnote or appendix. 
  It was noted that al  advice is qualified by monitoring new data and therefore may change over time. 
  Responses to these questions are due mid-afternoon today. 
Key points for incorporation into responses: 
•  Taking immune checkpoint inhibitors was generally agreed to be contra-indication  
ACT 1982
•  Note to name the 4 checkpoint inhibitors approved in NZ 
•  Noted however that UpToDate do not consider these medications to be a contra-indication.  
•  Consultation with Edwin Reynolds was recommended. 
•  Confirmed at this stage the vaccine is to be given to people 16 years of age and older. 
Though noting if there was an outbreak in high schools, vaccination in this age group could 
be considered. Pregnancy was seen as a precaution but not necessarily a contra-indication.  
•  Noted that Israel is offering the vaccine to pregnant women.  
•  It was general y thought there is no reason the vaccine would cause a problem in pregnancy, 
but there is limited data. 
•  The issue of the risk of fever in pregnancy, particularly first and early second trimester, was 
raised. Further investigation of fever rates and thresholds may be warranted (if the vaccine is 
INFORMATION 
usually associated with only low-grade fever this would be less of a concern). 
•  The group thought the vaccine should be recommended for lactating women, though at this 
RELEASED UNDER THE  
stage it is unknown whether it would be excreted in breastmilk. 
•  VAERS study increases confidence re giving the vaccine to the elderly 
6.0 
COVID-19 Immunisation Target 
Ministers have requested advice regarding immunisation targets. This paper is due Friday 5 Feb. 
Key points from discussion: 
OFFICIAL 
•  Lack of information about duration of immunity and efficacy in reducing transmission makes it 
very difficult to recommend a specific numerical target. From first principles, you would expect 
some reduction in transmission, but it is unlikely to be equal to the effectiveness of the vaccine 
in reducing severe disease (as assumed by the modelling). AstraZeneca vaccine recently had 
some information about reduced transmission of approximately 70%, and would expect mRNA 
vaccine to be even better 
Page 8 of 116

---

link to page 11 Doocument 1
•  Noted that COVID-19 immunisation campaign could disrupt normal immunisation programme 
delivery, and there should be proactive surveil ance of usual vaccination practices to ensure 
that GP practices are coping with increased demand. Group was reassured that this issue is 
being worked on by the Ministry and they wil  receive a report back on this topic  
•  Need for improved vaccine registers was noted. This is actively being pursued by a team of IT 
specialists in the Vaccine Programme. 
•  Noted that the table in Appendix 1 from the model ers has a large number of caveats, and the 
estimates are likely to be over-optimistic – if this table is kept in the document, it should be 
strongly emphasized that these estimates are best case scenarios. Some recommended 
removing the table altogether and noted other modelling is available that is more nuanced. 
•  Risks of pushing the population/herd immunity concept – e.g. people may be more inclined to 
rely on others to take the vaccine 
•  Advice should focus more of the benefits of individual protection rather than trying to predict a 
percentage required to achieve herd immunity, which has many unknowns 
•  However, the concept of encouraging personal vaccination to protect one’s family should not 
be completely lost – there is likely to be some protection of others and protection of whanau is 
an important NZ concept 
ACT 1982
•  Noted that a time frame is needed for any suggested target – this wil  be 2021 calendar year 
in the first instance. 
•  Meeting any target wil  be dependent on timely arrival of vaccines into the country 
•  Recommend emphasising two sentences quoting Paul Fine et al (2011)1 at the start of the 
document: “Theory provides a useful background, but managers of vaccination programs face 
many nontheoretical problems in attempting to protect populations. Managers must be wary of 
target thresholds for vaccination, insofar as thresholds are based on assumptions that greatly 
simplify the complexity of actual populations. In most circumstances, the sensible public 
health practice is to aim for 100% coverage, with al  the doses recommended, recognizing that 
100% is never achievable, hoping to reach whatever is the ‘‘real’  herd immunity threshold in 
the population concerned.” 
•  When it comes time for general population rol out, equity for Māori and Pacific peoples wil  be 
INFORMATION 
a key focus 
•  The group recommended aiming to vaccinate all eligible New Zealanders 
RELEASED UNDER THE  
6.0 
Any Other Business 
No other business discussed. 
7.0 
Agenda Items for Next Meeting 
No agenda items for next meeting were discussed. 
OFFICIAL 
 
1 Paul Fine, Ken Eames, David L. Heymann, “Herd Immunity”: A Rough Guide, Clinical Infectious 
Diseases, Volume 52, Issue 7, 1 April 2011, Pages 911–916, https://doi.org/10.1093/cid/cir007 
Page 9 of 116

---

Doocument 1
8.0 
New Action Items Raised During Meeting 
Action 
# 
Agenda item 
Actions 
Action Owner 
Questions on the Pfizer 
04 
  Consultation with Edwin Reynolds re 
Dr Nikki Turner 
Vaccine 
immune checkpoint inhibitors 
Patient information sheet and    Ask Medsafe to include more 
05 
Chair 
data sheet 
specific information re anaphylaxis in 
data sheet 
 
Meeting closed at 9:25am 
Next meeting: To be confirmed 
ACT 1982
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 10 of 116

---

Doocument 1
 
Open Actions: 
 
Action 
# 
Agenda item 
Actions 
Action Owner 
Updates 
Status 
Questions on the Pfizer 
04 
  Consultation with Edwin Reynolds re 
Dr Nikki Turner 
04/02 - Action raised 
Open 
Vaccine 
immune checkpoint inhibitors 
Patient information sheet and 
05 
  Ask Medsafe to include more specific 
Chair 
04/02 - Action raised 
Open 
ACT 1982
data sheet 
information re anaphylaxis in data sheet 
 
 
Closed Actions: 
 
Action 
# 
Agenda item 
Actions 
Action Owner 
Updates 
Status 
Standing agenda item to be added: Update 
02/02 - Action raised 
01 
Role of the COVID-19 IIAG 
Chair 
Closed 
from IIAG. 
03/02 – Agenda updated 
Pfizer Vaccine Science 
A3 overview to be sent to the group, 
02/02 - Action raised 
02 
Dr Pippa Scott 
Closed 
INFORMATION 
Overview 
including new members. 
03/02 – Document distributed 
RELEASED UNDER THE  
Questions on the Pfizer 
Prof McIntyre to work with Dr Scott on 
Prof Peter McIntyre 
02/02 - Action raised 
03 
Closed 
Vaccine 
drafting responses to these questions. 
Dr Pippa Scott 
04/02 – Action closed 
 
OFFICIAL 
Page 11 of 116

---

Doocument 1
 
MINUTES: COVID-19 Vaccine Technical Advisory Group 
Date: 
Friday 19 February 2021 
Time: 
9:00am to 10:30am 
s 9(2)(k)
Location: 
Chair: 
Dr Ian Town 
Prof David Murdoch, Dr Elizabeth Wilson, Dr Helen Petousis-Harris, Assoc Prof 
Members:  
James Ussher, Dr John Taylor, Dr Nikki Moreland, Dr Nikki Turner, Prof Peter 
McIntyre, Dr Pippa Scott, Dr Sean Hanna, Assoc Prof Sue Crengle, Dr Tony 
Walls 
Daniel Bernal, Dr Juliet Rumbal -Smith, Sarah Mitchel , Fiona Cal aghan, 
Ministry of Health Attendees: 
Chriselle Braganza, Niki Stefanogiannis, Aoife Kenny, Kristen Davison, Andi 
ACT 1982
Shirtcliffe 
Guests: 
Fran Priddy, Tim Hanlon 
Apologies: 
Dr Caroline McElnay, Prof Ian Frazer, Dr Matire Harwood 
 
 
   
1.0 
Welcome and previous minutes 
 
        
 
 
  
 
  
 
 
 
 
 
Dr Ian Town welcomed all Members, Attendees and Guests in his capacity as Chair of the 
 
 
    
     
 
       
   
 
 COVID-19 Vaccine Technical Advisory Group (CV TAG). 
      
   
     
  
  
 
 Minutes of the last meeting (04 February 2021) were accepted subject to the fol owing correction 
 
 
    
 
   
 
 
      
 
 
being made to Item 5:  
  
   
 
 
INFORMATION 
s 9(2)(g)(i)
RELEASED UNDER THE  
 • Taking immune checkpoint inhibitors was identified as a precaution rather than a 
contraindication for receiving the Pfizer BioNTech vaccine. These patients should consult a 
  specialist. 
 
• The four immune checkpoint inhibitors approved in New Zealand should be specifically named 
OFFICIAL 
2.0  
Overview of Immunisation Rol  Out 
The Chair acknowledged the rushed nature of the Pfizer Decision to Use meeting and explained 
that notes from that meeting were included in the Cabinet paper, following which the decision to 
use was approved. There was a misunderstanding by the media team between the terminology 
“contraindication” and “should not use”, with the latter being incorrectly translated into the advice. 
The Ministry has since worked to ensure that the correct material is published in the future. 
Page 12 of 116

---

Doocument 1
With regards to immunisation targets, the language is shifting. The DG has now said that the 
target is “as many eligible New Zealanders as possible”. This includes border and health care 
workers in Tier 1. Tier 2 and 3 of the immunisation rollout have been reframed through a treaty 
and equity lens and a massive effort has gone into this space, with the IIAG also considering 
these issues. 
•  There was a comment that not having a numerical target may mean that if there are lower 
rates of uptake by Māori, this may be incorrectly attributed to vaccine hesitancy rather than 
systemic issues. The Chair noted that reporting frameworks wil  be in place and that 
tailored and bespoke initiatives wil  be carried out to encourage uptake by various 
communities in different regions. 
3.0  
Science Updates 
The purchase of four vaccines means that there is an opportunity for sequencing, contingent on 
global safety monitoring of the vaccines. There wil  need to be careful consideration around the 
messaging about vaccines so that people don’t feel like they are getting a second-rate vaccine.  
The science summaries on the four candidates have al  been updated and wil  be provided to the 
steering group on Tuesday. The summaries wil  continue to be updated and date stamped as 
needed. 
A recent conversation with Oxford University gave insight into their strong commitment to 
clarifying the dosing interval and making further improvements to the AstraZeneca vaccine. 
ACT 1982
 
It was noted that it would be useful for the summaries to contain: 
•  A comment on the number of people in each race/ethnic group as some of this data is 
available in the publications. 
•  A description about how disease severity is classified or an overarching comment to 
highlight the lack of uniform classification of severity. Some companies define severe 
disease as a respiratory rate over 30, but hospitalisation is probably the clearest indicator 
of severity. In addition, participants in vaccine trials are often young, and don’t tend to get 
severe disease very often, so event rates are low in absolute terms. 
•  A description of the nature of the antigen (e.g. whether it is pre-fusion). Any reactogenic 
events that impact the ability to attend work 
Members of the CV TAG were asked to send any edits to Dr Scott to finalise and be signed off by 
INFORMATION 
the Chair by Monday lunchtime These summaries wil  be made available to Ministers. 
It was suggested that a document summarising the caveats and limitations across al  vaccines 
RELEASED UNDER THE  
might be useful as a cover sheet for the science updates. The chair agreed this should be done. 
It was noted that a recent pre-print about the AstraZeneca vaccine showed that neutralisation was 
virtually absent against the South African variant. Concern was raised that the vaccine may not be 
able to prevent severe disease for B.1.351. It was also noted that there is almost no sequencing 
carried out in Brazil, with regards to the P.1 or P.2 variant particularly. 
OFFICIAL 
4.0  
Vaccines for Children 
Dr Scott provided an overview of the children and adolescent trials planned by various vaccine 
developers, including those that New Zealand has not purchased. The Ministry has approached 
the four vaccine developers to seek more information on any planned trials in children and is 
awaiting responses from AstraZeneca, Pfizer and Novavax. There is a high level of Ministerial 
interest in the age cut offs for COVID-19 vaccines. Currently it appears that data wil  emerge for 
12-16-year olds over time, but it is uncertain if there wil  be significant data for younger children. 
Key points from the discussion: 
Page 13 of 116

---

Doocument 1
•  There is no precedent to think that investigation in younger subjects wil  be an issue. For 
every recent inactivated vaccine, younger people have responded more robustly, but 
without additional safety concerns. 
•  However, the group expressed concern about the idea of vaccinating infants (Janssen 
has a trial, not yet in the public database, where they plan to vaccinate newborns and 
upwards). We are not in a position to be recommending COVID-19 vaccines for infants or 
very young children. 
•  As a group, we may need to make a statement regarding whether children need to be 
vaccinated ahead of any data being available, which wil  prevent discrimination against 
children and help answer questions families may raise about which children should and 
shouldn’t be vaccinated. 
•  It is unlikely that we might see different safety concerns in children down to age 12, we 
are likely to get more information from lower ages (e.g. down to age 6). It would be great 
to get data about primary age children, but it seems unlikely that most companies wil  
conduct trials in children under 12.  
5.0 
Pillar 7 Activities 
5.a - Adverse Event Committee 
•  Tim Hanlon gave an overview of Pil ar 7 activities. Given the volume of vaccines that wil  
be administered and the reactogenicity associated with these vaccines, the passive 
ACT 1982
reporting may become overwhelming.  
•  Part of the programme is to support the Centre for Adverse Reactions Monitoring (CARM) 
to make sure it is as ready as possible. The Ministry is working with Medsafe and CARM 
on various infrastructure improvements, including digitising workflow and putting the 
database into the cloud, which wil  have a lasting impact on the way CARM operates.  
•  The COVID Immunisation Register (CIR) that wil  be used for the vaccine rollout wil  
include adverse events during the 30-minute observation period fol owing immunisation. 
Adverse events after the observation period wil  be reported via an electronic form. Al  of 
this data wil  be pulled into a portal, which CARM wil  have access to.  
•  The reporting of raw data wil  be real time. However, the raw data requires proper 
interpretation. CARM wil  require advice around more serious events and a COVID-19 
Vaccine Independent Safety Monitoring Board (ISMB) has been established for this 
INFORMATION 
purpose. The Ministry is currently working on the TOR and membership to ensure minimal 
conflict of interest. The Chair of the CV TAG wil  sit on ISMB in an ex officio capacity. The 
RELEASED UNDER THE  
Chair of the COVID-19 Vaccine Independent Safety Monitoring Board is John Tate (Chief 
Medical officer at CCDHB). 
5.b - Research Projects 
Fran Priddy gave a brief overview of the observational cohort study proposed by VAANZ. The 
study would be funded by MBIE. The purpose of the study is to look at safety and immunogenicity 
of vaccines in New Zealanders. It would be useful to characterise safety early on and share this 
information publicly. There could be some differences in immune responses, which will be 
OFFICIAL 
interesting. The study wil  look at immune responses for about a year and wil  include 250 people 
per vaccine, with enrichment of Māori/Pacific populations. There wil  be biobanking of specimens, 
which will allow for additional studies. 
Key points of discussion: 
•  Māori and Pacific populations can be quite different. It wil  be important to separate those 
groups out further. 
Page 14 of 116

---

Doocument 1
•  BMI is an issue with Pacific populations, particularly with regards to responsiveness and 
injection. 
•  It would be useful to look at any concomitant delivery within the study. 
•  For measuring immunogenicity, it wil  be important to use assays that can be expressed in 
the WHO international units so that the data can be internationally comparable. 
•  It would be good to use the sera to test against variants of concern. 
•  As part of our Te Tiriti obligations, we need to have Māori involved in this process. Dr 
Priddy wil  work with Andi Shirtcliffe to ensure this. 
The Chair recommended that the study look at outcomes in Māori and Pacific, which is a 
fundamental Ministry expectation, followed by potential future work that can add to international 
literature. Overall, there was consensus that the CV TAG supports this programme.  
6.0 
Baseline Survey of Adverse Events 
This work is being undertaken to establish baseline rates of conditions that might be of special 
interest. The work is on target to achieve first deliverables to Medsafe and The Ministry by April. 
The list of special interests keeps growing and consequently has been narrowed down to a 
manageable list for now, which al ows for rapid testing of sensitivity and specificity of the codes. 
This work is being carried out in collaboration with the chief clinical coder at the Ministry, as well 
as epidemiologists. It was noted that the baseline rates for pregnancy have been established as 
ACT 1982
part of a previous maternal study. 
This work is being led by Dr Helen Petousis-Harris at the University of Auckland on contract to the 
Ministry.  
7.0 
Using Pfizer/BioNTech Vaccine as Post-exposure Prophylaxis in a COVID-19 Outbreak 
Aoife Kenny gave an overview of the memo and requested feedback from members of the CV 
TAG to advise the DG, so that a position statement could be prepared. 
Key points of discussion: 
•  It was noted that post-exposure prophylaxis is generally for long incubation diseases. 
However, there needs to be clear differentiation between ring vaccination and post-
exposure prophylaxis.  
•  There is a real risk that New Zealand could have cluster outbreaks and we should have a 
protocol for managing these outbreaks. 
INFORMATION 
The Chair suggested shortening the advice to not use Pfizer for post-exposure prophylaxis, to add 
RELEASED UNDER THE  
a commitment to develop a formal approach to cluster management, and to strengthen the 
section on ring vaccination with inclusion of a case study. 
8.0 
Any Other Business 
It would be good to have a landscape review of the all the studies underway on key questions 
(proposed by Dr Nikki Turner). 
OFFICIAL 
9.0 
Agenda Items for Next Meeting 
1.  Concomitant delivery of vaccines (Dr Nikki Turner) 
2.  Proactive position statement on vaccinating children (Prof. Peter McIntyre, Dr Tony Wal s, Dr 
Elizabeth Wilson) 
 
New Action Items Raised During Meeting 
Page 15 of 116

---

Doocument 1
Action 
# 
Agenda item 
Actions 
Action Owner 
Overview of 
Include information on respiratory 
06 
Immunisation 
vaccine side-reactions in the post-
STA Team 
rollout 
vaccination information sheet 
Provide a written summary of the 
Vaccines for 
07 
current state of trials planned in 
Dr Pippa Scott 
Children 
children 
Prof. Peter McIntyre 
Vaccines for 
Work towards a proactive position 
08 
Dr Tony Walls 
Children 
statement on vaccinating children 
Dr Elizabeth Wilson 
Using 
Pfizer/BioNTech 
Vaccine as Post-
Amend the memo to include 
09 
exposure 
suggestions by the Chair and 
Aoife Kenny 
Prophylaxis in a 
circulate to CV TAG 
COVID-19 
ACT 1982
Outbreak 
Pillar 7 Activities 
Circulate the TOR and membership 
10 
5.a - Adverse 
for the COVID-19 Independent Safety 
Tim Hanlon 
Event Committee 
Monitoring Board 
Baseline Survey of  Provide a brief written report on 
11 
Dr Helen Petousis-Harris 
Adverse Events 
progress of the work 
 
Meeting closed at 10:30am 
Next meeting: To be confirmed 
 
 
INFORMATION 
 
Open Actions: 
RELEASED UNDER THE  
 
Action 
# 
Agenda item 
Actions 
Action Owner 
Updates 
Status 
Consultation with Edwin 
Questions on the 
04/02 - Action 
04 
Reynolds re immune 
Dr Nikki Turner 
Open 
Pfizer Vaccine 
raised 
checkpoint inhibitors 
OFFICIAL 
Ask Medsafe to include 
Patient information 
more specific information 
04/02 - Action 
05 
Chair 
Open 
sheet and data sheet 
re anaphylaxis in data 
raised 
sheet 
Overview of 
19/02 - Action 
06 
Include information on 
STA Team MoH 
Open 
Immunisation rollout 
respiratory vaccine side-
raised 
Page 16 of 116

---

Doocument 1
reactions in the post-
vaccination information 
sheet 
Provide a written summary 
19/02 - Action 
07 
Vaccines for Children 
of the current state of trials 
Dr Pippa Scott 
Open 
raised 
planned in children 
Work towards a proactive 
Prof. Peter McIntyre  19/02 - Action 
08 
Vaccines for Children 
position statement on 
Dr Tony Walls 
Open 
raised 
vaccinating children 
Dr Elizabeth Wilson 
Using Pfizer/BioNTech  Amend the memo to 
Vaccine as Post-
include suggestions by the 
19/02 - Action 
09 
exposure Prophylaxis 
Aoife Kenny 
Open 
Chair and circulate to CV 
raised 
in a COVID-19 
TAG 
Outbreak 
Pillar 7 Activities 
Circulate the TOR and 
membership for the 
19/02 - Action 
10 
5.a - Adverse Event 
Tim Hanlon 
Open 
COVID-19 Independent 
raised 
Committee 
Safety Monitoring Board 
ACT 1982
Provide a brief written 
Baseline Survey of 
Dr Helen Petousis-
19/02 - Action 
11 
report on progress of the 
Open 
Adverse Events 
Harris 
raised 
work 
 
 
 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 17 of 116

---

Doocument 1
 
MINUTES: COVID-19 Vaccine Technical Advisory Group 
Date: 
Tuesday 02 March 2021 
Time: 
12:30pm to 2:00pm 
Location: 
s 9(2)(k)
Chair: 
Ian Town 
Members:  
David Murdoch, Elizabeth Wilson, Ian Frazer, James Ussher, John Taylor, Nikki 
Moreland, Nikki Turner, Peter McIntyre, Pippa Scott, Sean Hanna, Tony Walls 
Ministry of Health Attendees: 
Caroline McElnay, Juliet Rumbal -Smith, Fiona Callaghan, Chrisel e Braganza 
Guests: 
Kristen Davison 
ACT 1982
Apologies: 
Helen Petousis-Harris, Matire Harwood, Sue Crengle, Daniel Bernal, Aoife 
Kenny 
 
 
   
1.0 
Welcome and previous minutes 
 
        
 
     
  
  
 
 
 
 
Ian Town welcomed all Members, Attendees and Guests in his capacity as Chair of the COVID-19 
   
    
     
 
       
   
 
 Vaccine Technical Advisory Group (CV TAG). 
      
   
     
  
  
 
 Minutes of the last meeting (19 February 2021) were accepted. Members were asked to send any 
    
 
   
 
 
    
 
 
 
 
 
edits to CV TAG Secretariat. 
  
   
 
 
 The Chair signal ed that the Secretariat is trying to organise a regular schedule for the CV TAG 
meetings moving forward, which will most likely be an hour slot on Tuesdays. This wil  be a 
 placeholder slot and wil  be cancelled if there is no need for the CV TAG to meet that week. 
 
INFORMATION 
2.0  
Science Updates 
 
The Chair noted that the science summary documents are being updated periodically and were 
RELEASED UNDER THE  
 circulated for information. Members were asked to send any updates to Dr Scott to include into 
 
the next version. 
3.0  
Research in Children 
The Chair noted that the summary of trials in children is being updated as more information 
comes to light. Members were thanked for their feedback and input to the summary document. 
OFFICIAL 
4.0  
Vaccines in Pregnancy 
The Chair explained that the maternity team within the Ministry will be reporting to Minister Verrall, 
the Minister for maternity services, on this matter. The Ministry in conjunction with IMAC has 
prepared information for women who may need support in making a decision to receive a COVID-
19 vaccine. Discussion included: 
•  It was noted that the Australian Government has a good decision support checklist for 
pregnant women.  
Page 18 of 116

---

Doocument 1
•  IMAC has put together an advisory sheet that has recently been circulated to the College 
of obstetricians and midwives.  
•  It would be important to make sure that the language in this sheet matches that of the 
Ministry so that we have the clearest possible guidance. It wil  also be important to have 
the advice in line with RANZCOG recommendations. 
Members were asked to send any final comments to the TAG Secretariat by COB today. 
5.0 
Vaccine Sitrep 
A daily report is sent to the Ministers office that contains summary information on how many 
people are being vaccinated daily, any vaccination trends, and the number of vaccinators. 
•  The Chair noted that the daily vaccination report wil  be made available to the CV TAG 
members. The Ministry is aiming to have a live dashboard internally. 
6.0 
Vaccine Deployment in an Outbreak 
Kristen Davison provided an overview of the vaccine deployment paper. Comments and feedback 
from the last meeting were incorporated into the revised version and a request was made for 
further advice on the use of the Pfizer vaccine in an outbreak situation. The paper has shifted 
away from focus of using the vaccine as post-exposure prophylaxis and now focuses more on ring 
vaccination. The Chair noted that the discussion points from this meeting would be collated to 
inform recommendation to the DG. 
ACT 1982
•  Increasing amounts of data are showing that a single dose of the Pfizer vaccine provides 
some protection as early as 12 days post immunisation, it would be good to have some 
model ing around this. There are also data showing that the second dose doesn’t need to 
be given after 3 weeks and it may be better to delay the second dose further. Overall, the 
priority in a major outbreak would be to get the initial dose to as many people in the target 
population as possible rather than calling people back for their 2nd dose. 
•  There was discussion around potential merit from geographical prioritisation rather than 
risk-based sequencing, which wil  feed into decision making around processes for mass 
immunisation versus outbreak response. We will need a clear strategy with several 
deliveries where multiple constraints such as vaccine supply have to be considered to 
address this both national y and local y. 
•  Discussions have begun with Pfizer to request accelerated delivery to support early roll 
out. 
INFORMATION 
•  Australia is stil  at the beginning of their rollout focussing on healthcare and frontline 
RELEASED UNDER THE  
workers, and people aged 80+. There has been no suggestion of vaccines being held 
back for an outbreak. 
•  There is data starting to come out on vaccine efficacy against transmission, e.g. Moderna 
shows around 61% reduction in transmission. Data from Pfizer is expected shortly. 
•  There was discussion about a recent publication from Israel regarding asymptomatic 
transmission. It is important to note that the Israel experience is quite different to the 
OFFICIAL 
rollout in the UK.  
•  The overal  thinking of experts in the field is that the vaccine wil  reduce transmission 
significantly. This thinking is being incorporated into the communication campaign, which 
builds on promoting self-protection but also contributing towards preventing transmission 
in the community. 
•  The topic of geographic prioritisation has been discussed by Peter McIntyre with Fran 
Priddy (VAANZ) as an opportunity to undertake an informative study.  
Page 19 of 116

---

Doocument 1
7.0 
Vaccine Sequencing 
The Chair gave a brief overview on this topic. Cabinet discussed vaccine sequencing yesterday 
and are reviewing the work going into Tier 2. However, there are a number of conflicting priorities 
including geographic priorities and high-risk populations. The Chair wil  keep CV TAG informed on 
Cabinet’s thinking in this area. 
8.0 
30-Minute Observation Time Post Vaccine 
CV TAG members considered a request from the CV Immunisation Programme to review the 30-
minute observation period requirement post vaccination. Discussion at the meeting identified 
three options for consideration:  
a)  Continue to require a 30-minute observation period with an intention to review after 1 
month based on operational experience and data available at that time; or 
b)  Reduce the observation period to 20 minutes for people with no history of immediate 
allergic reaction or anaphylaxis, and utilise a 30 minute observation period for those at 
higher risk of this event (i.e. who have a history of hypersensitivity to vaccines or any 
injectable therapy, or of anaphylaxis due to any cause, including those who have a 
prescribed adrenalin autoinjector);* or 
c)  Reduce the observation period to 20 minutes as a standard practice, with vaccinators 
encouraged to be flexible around the need for a longer period in some circumstances 
(e.g. if the person lives in a rural/remote area). * 
ACT 1982
* Note that this advice would not apply to those who experienced anaphylaxis fol owing the first 
dose of the Pfizer vaccine - who should not be given a second dose - and those with known 
hypersensitivity to any of the vaccine excipients for whom the vaccine is contraindicated. 
Recommendation: CV TAG advised that option (c) should be implemented.  
9.0 
Concomitant Delivery of Vaccines 
Nikki Turner gave an overview of the situation around concomitant delivery of vaccines. There 
was a pragmatic call at the start that it would be sensible to separate different vaccines by two 
weeks because there is no data available on this matter. This recommendation was given 
because we do not want to mix up which vaccine causes the side effects profile. While there is 
also a theoretical possibility for vaccine blunting, this would be minimal given the high 
performance of the vaccines. However, this advice was applied very diligently by the sector, 
INFORMATION 
almost as a contraindication for other vaccines. Consequently, we need clearer advice and 
consensus on the following points: 
RELEASED UNDER THE  
•  If it is not practicable to keep a two-week gap between vaccines, then do not delay. 
•  If a live vaccine has been administered, wait a month before giving a COVID-19 vaccine 
but if not practicable, then do not delay. 
•  If a COVID-19 vaccine is administered first, then maintain a two-week gap before any 
other vaccines. 
Key discussion points: 
OFFICIAL 
•  There has not been much discussion in Australia about this as there is no data for these 
vaccines being given concomitantly.  
•  Some questions were raised about whether a COVID-19 vaccine could be administered 
after being infected with COVID-19, and the timing of dosage for effective protection. The 
Chair noted that these questions are being considered and wil  be discussed in future 
meetings. 
Page 20 of 116

---

Doocument 1
•  It was noted that flu vaccines are well tolerated and could easily be given concomitantly 
with the COVID-19 vaccine. 
•  There was a request to consider recommendations around prioritisation of the COVID 
vaccine over others. IMAC has said explicitly that the COVID-19 vaccine is a priority. 
•  It was suggested that this topic should be of high interest in the New Zealand research 
agenda. 
The Chair suggested going ahead with the recommendation proposed by Nikki Turner, noting that 
further discussion on this would happen in future meetings. As the decision has already been 
made not to give the vaccines at the same time, the advice could be amended to say that the time 
delay doesn’t have to be two weeks. 
s 9(2)(b)(ii)
10.0 
ACT 1982
11.0 
Next Steps/Decisions Pending 
None noted 
INFORMATION 
12.0 
Any Other Business 
RELEASED UNDER THE  
•  Research: A decision has been made on the cohort study proposed by VAANZ that this 
wil  go ahead. The Chair noted other important research ideas raised in this meeting 
about concomitant administration and this wil  be discussed in future meetings with 
VAANZ to consider as additional projects.  
•  VAANZ is still identifying laboratories to do assays. These wil  be performed in IANZ 
accredited labs, including ESR, which wil  be looking at virus neutralisation. VAANZ is 
also looking at T cel  assays. VAANZ has also connected with CEPI to coordinate assays. 
OFFICIAL 
It was suggested to use assays supported by CEPI, which wil  al ow for gathering and 
publishing data in WHO international units. 
•  Vaccine FAQs: It was noted that the Ministry is working on vaccine FAQs and may reach 
out to CV TAG members for guidance to answer some questions. 
13.0 
Agenda items for next meeting 
Baseline Survey of Adverse Events - Report by Helen Petousis-Harris 
Page 21 of 116

---

Doocument 1
 
New Action Items Raised During Meeting 
# 
Agenda item 
Action 
Action Owner 
Send information document 
12  Vaccines in Pregnancy 
Chair 
to Minister Verrall’s office 
Send report to CV TAG 
13  Vaccine Sitrep 
Chair 
members 
Check with Intel team 
14  Vaccine Sitrep 
whether there wil  be a 
STA Team 
publicly facing register 
Discuss this topic at the 
Concomitant Delivery of 
15 
COVID Expert Advisory 
Ian Frazer 
Vaccines 
meeting in Australia 
Talk to Fran Priddy 
Concomitant Delivery of 
16 
regarding research on this 
Chair 
Vaccines 
topic 
ACT 1982
30-Minute Observation Time 
Send revised documentation 
17 
Juliet Rumball-Smith 
Post Vaccine 
to CV TAG members 
 
Meeting closed at 1:40pm 
Next meeting: Tuesday 09 March – time to be confirmed 
 
 
Open Actions: 
 
# 
Agenda item 
Action 
Action Owner 
Updates 
Status 
19/02 - Action raised 
INFORMATION 
Work towards a proactive 
Peter McIntyre 
02/03 - Tony Wal s provided 
08  Vaccines for Children 
position statement on 
Tony Walls 
an overview of the 
Open 
RELEASED UNDER THE  
vaccinating children 
recommendations, final 
Elizabeth Wilson  document wil  be circulated 
for consideration. 
19/02 - Action raised 
Provide a brief written 
Baseline Survey of 
Helen Petousis-
11 
report on progress of the 
02/03 - Helen Petousis-Harris 
Open 
Adverse Events 
Harris 
work 
to provide a preliminary report 
OFFICIAL 
at the next CV TAG meeting. 
Send information document 
12  Vaccines in Pregnancy 
Chair 
02/03 - Action raised 
Open 
to Minister Verrall’s office 
Send report to CV TAG 
13  Vaccine Sitrep 
Chair 
02/03 - Action raised 
Open 
members 
Page 22 of 116

---

Doocument 1
Check with Intel team 
14  Vaccine Sitrep 
whether there wil  be a 
STA Team 
02/03 - Action raised 
Open 
publicly facing register 
Discuss this topic at the 
Concomitant Delivery 
15 
COVID Expert Advisory 
Ian Frazer 
02/03 - Action raised 
Open 
of Vaccines 
meeting in Australia 
Talk to Fran Priddy 
Concomitant Delivery 
16 
regarding research on this 
Chair 
02/03 - Action raised 
Open 
of Vaccines 
topic 
Send revised 
30-Minute Observation 
Juliet Rumball-
17 
documentation to CV TAG 
02/03 - Action raised 
Open 
Time Post Vaccine 
Smith 
members 
 
 
Closed Actions Since Last Meeting: 
 
# 
Agenda item 
Actions 
Action Owner 
Updates 
Status 
ACT 1982
04/02 - Action raised 
02/03 - Nikki Turner noted 
that Edwin is a key expert for 
Consultation with Edwin 
adult high-risk groups and 
Questions on the 
04 
Reynolds re immune 
Nikki Turner 
recommended that Edwin be 
Closed 
Pfizer Vaccine 
checkpoint inhibitors 
considered to join the CV 
TAG. The Chair accepted the 
recommendation. Nikki wil  
send the contact details to the 
Chair. 
04/02 - Action raised 
Ask Medsafe to include 
INFORMATION 
Patient information 
02/03 - STA Team to cross-
05 
more specific information re 
Chair 
Closed 
sheet and data sheet 
check that the Medsafe data 
anaphylaxis in data sheet 
sheet lines with material from 
RELEASED UNDER THE  
the Ministry and IMAC. 
Include information on 
19/02 - Action raised 
respiratory vaccine side-
Overview of 
02/03 - Handled directly by 
06 
reactions in the post-
STA Team 
Closed 
Immunisation rollout 
clinical leads in conjunction 
vaccination information 
with the immunisation rollout 
sheet 
team. 
OFFICIAL 
Provide a written summary 
19/02 - Action raised 
07  Vaccines for Children 
of the current state of trials 
Pippa Scott 
01/03 - Document included in  Closed 
planned in children 
the agenda for 02/03 meeting 
Page 23 of 116

---

Doocument 1
Using Pfizer/BioNTech 
19/02 - Action raised 
Vaccine as Post-
Amend the memo to include 
09  exposure Prophylaxis 
suggestions by the Chair 
Aoife Kenny 
01/03 - Updated memo 
Closed 
in a COVID-19 
and circulate to CV TAG 
included in the agenda for 
Outbreak 
02/03 meeting 
Pillar 7 Activities 
Circulate the TOR and 
membership for the COVID-
19/02 - Action raised 
10  5.a - Adverse Event 
Tim Hanlon 
Closed 
19 Independent Safety 
24/02 – Documents circulated 
Committee 
Monitoring Board 
 
 
ACT 1982
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 24 of 116

---

Doocument 1
 
MINUTES: COVID-19 Vaccine Technical Advisory Group 
Date: 
Tuesday 09 March 2021 
Time: 
11:00am to 12:00pm 
Location: 
s 9(2)(k)
Chair: 
Ian Town 
David Murdoch, Elizabeth Wilson, Helen Petousis-Harris, James Ussher, John 
Members:  
Taylor, Nikki Turner, Peter McIntyre, Pippa Scott, Sue Crengle, Tony Walls, 
Edwin Reynolds, Sean Hanna 
Ministry of Health Attendees: 
Caroline McElnay, Juliet Rumbal -Smith, Daniel Bernal, Fiona Cal aghan, 
Chriselle Braganza, Shayma Faircloth 
Guests: 
Diana Sarfati, Richard Sul ivan 
ACT 1982
Apologies: 
Andi Shirtcliffe, Ian Frazer, Matire Harwood, Nikki Moreland 
 
 
   
1.0 
Welcome and previous minutes 
 
        
 
 
  
 
  
 
 
 
 
 
Ian Town welcomed all Members, Attendees and Guests in his capacity as Chair of the COVID-19 
   
    
     
 
     
  
 
 
 
 Vaccine Technical Advisory Group (CV TAG). 
      
   
     
  
  
 
 Minutes of the last meeting (02 March 2021) were accepted subject to the following correction 
    
 
   
 
 
    
 
 
 
 
 
being made to Item 10: 
  
   
 
 
s 9(2)(g)(i)
s 9(2)(b)(ii)
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
 As things can come up for discussion urgently and unexpectedly, the CV TAG meeting wil  be a 
recurring slot in the calendar but wil  be cancel ed if no meeting is required.  
 
Dr Edwin Reynolds was co-opted into the CV TAG. Edwin has been working in vaccinology within 
IMAC for about 12 years, is a GP in Northland, and works for Auckland Regional Public Health in 
their COVID response space. 
OFFICIAL 
2.0  
Science Updates 
The Chair thanked Dr Scott for maintaining the science summary documents and requested that 
the Pfizer document to be updated regularly, particularly with details of any immunogenicity data 
after a first dose in humans. This wil  inform any future conversations regarding the degree of 
protection after a single dose, which may occur in terms of outbreak management. 
3.0  
Research in Children 
Page 25 of 116

---

Doocument 1
The Chair noted that the summary of trials in children wil  be updated as more information comes 
to light, especially with regards to any data on the Pfizer candidate. 
4.0  
Vaccine Guidance to Cancer Clinicians 
The Cancer Control Agency (CCA) is a standalone organisation that provides advice in relation to 
cancer, which is independent from the Ministry. However, the CCA wants to ensure that their 
COVID immunisation advice is in line with the Ministry. 
•  There has been a lot of work done in relation to immune checkpoint inhibitors (ICIs), both 
national y and international y. The CCA is in close contact with international colleagues 
and has access to data and information that is not yet published, which is very helpful as 
more evidence is emerging. 
•  The Chair apologised for the conflicting advice that was published by the Ministry’s media 
team, however, this was promptly corrected.  
•  Following Medsafe’s approval of the Pfizer vaccine, CV TAG advised on the decision to 
use the Pfizer vaccine. It was advised that patients receiving ICIs Pembrolizumab, 
Nivolumab, Ipilimumab or Atezolizumab should get advice from their specialist in relation 
to receiving the Pfizer vaccine. Today’s discussion is to determine whether this remains 
the best advice or whether there is any information to consider amending this advice. 
•  There is no data indicating that immune therapy or ICIs should be a contraindication. 
There is some data showing that inactivated vaccines are safe for cancer patients, 
ACT 1982
however, there very little data for the Pfizer vaccine. Considering the available data, the 
CCA’s view on this matter is that cancer patients should not risk being left out and instead 
should be supported to take the vaccine. Some subgroups, such as haematology and 
lung cancer patients, have been shown to be more vulnerable to COVID-19 and could be 
prioritised, however this is not a suggestion for now. 
•  In December 2017, Medsafe alerted IMAC about the possibility of an interaction between 
the flu vaccine and ICIs. However, this was never considered as a contraindication but 
was added as a precaution in the handbook because there was little data at the time. 
Nurses administering any subunit vaccine would generally be in contact with the 
oncologist to make sure it was okay. A systematic review of studies evaluating influenza 
vaccines and patients receiving ICIs has recently been published. The studies have 
mostly shown that the vaccines are safe. However, the review concluded that larger 
studies are required in order to define a consensus on the use of vaccines during 
INFORMATION 
immunotherapy. 
•  The CCA would like to see the cautionary advice relating to ICIs removed for both the flu 
RELEASED UNDER THE  
and COVID vaccines on the basis that this has been considered by clinicians around the 
country and they would like to give patients consistent advice. If not, there is a risk that 
clinicians might make different decisions. The CCA has also been discussing this matter 
with col eagues in the UK, Canada and Australia. Amending our advice would lead to 
consistency within the country and with the rest of world.  
•  Data from Israel and the UK are expected in a few weeks and there has been no 
indication to be concerned for patients receiving ICIs.  
OFFICIAL 
•  The Chair welcomed any questions or concerns from the CV TAG about removing the 
cautionary advice in relation to the Pfizer vaccine. There were no questions or objections 
on this matter and CV TAG members unanimously agreed with the proposed change to 
the advice. 
•  The Ministry wil  take steps to remove the cautionary advice from professional and public-
facing material. 
Page 26 of 116

---

Doocument 1
It was noted that it would also be logical to remove any cautionary advice on ICIs in relation to the 
flu vaccine, for consistency. This wil  be discussed with the Immunisation team within the Ministry. 
5.0 
Baseline Survey of Adverse Events 
Helen Petousis-Harris noted that the research into baseline rates of adverse events is going well. 
Helen will be providing an overview of this research to the Medsafe DSMB meeting. Australia 
(NCIRS) has established some of their vaccine baseline rates, however, this New Zealand study 
is more in-depth. 
Key points of discussion: 
•  Bell’s palsy did not seem to be reported in the data presented to ACIP but is being 
captured as one of the priorities. 
•  The research intends to look at all four tiers but initially had to establish priorities in order 
to collect data as soon as possible. Limited chart reviews are being carried out to estimate 
the predictive values of the ICD codes. It would be difficult to perform this on all the 
conditions, but if something comes up, they wil  be in a good position to undertake a rapid 
assessment. The tiers were determined through the Brighton Col aboration. 
•  It was noted that it is often difficult to tease out conditions from each other in Tier 1. The 
list of ICD codes was harmonised with those from Australia, with advice on neurology also 
sought for NZ context. Medsafe was also requested to provide raw data to give an idea of 
many codes are required for each Tier. 
ACT 1982
Helen wil  provide the summary of research periodically as a monthly report to the CV TAG. 
6.0 
Pfizer Dosing Interval 
The Manager of the STA Team noted that advice is being prepared with regards to evidence 
around delaying the second dose of Pfizer and whether there is any value for NZ in delaying the 
second dose. The STA team recognises that this would delay our rollout, so there is no obvious 
advantage for NZ to do this regardless of what the evidence says about the effectiveness after 
one dose. The STA team wil  prepare a short piece on this topic. The Chair noted that this wil  be 
useful, especially with regards to an outbreak situation. 
Key points of discussion: 
•  Single doses are relevant globally but not for NZ. Since we only have one vaccine to look 
at currently, there may be some research capacity in this space. As the Pfizer Phase 3 
INFORMATION 
trial and the rollout in Israel adhered to the protocol terms of dosing, further 
immunogenicity data for delayed doses would be useful.  
RELEASED UNDER THE  
•   The Chair noted that the timing currently states at least three weeks to account for any 
scheduling issues. 
The STA Team wil  present the advice being developed at a future meeting for any further 
discussions on this matter. 
7.0 
Vaccine Rollout 
OFFICIAL 
The PM has announced that NZ will follow Pfizer strategy for the foreseeable future and was 
questioned on what this would mean for the other vaccines. 
Key points of discussion: 
•  Pacific is concerned that approval of the Janssen/J&J vaccine may be less of a priority for 
New Zealand given the current Pfizer strategy. The Chair noted that discussions are 
ongoing between New Zealand and the Pacific being led by MFAT but wil  be escalated 
internally within the Ministry. 
Page 27 of 116

---

Doocument 1
•  s 9(2)(b)(ii)
 
 
 
•  The PM has announced that the rollout scheduling wil  be announced on Wednesday as 
the opposition has been cal ing for much more detail. The CVIP are working on this to 
provide clarity, however, the contracting process has not locked in the Pfizer delivery 
schedule, which is a constraint in terms of the wider rol out. Consequently, the scheduling 
still lists June/July for the wider rol out, but this could change depending on vaccine 
availability.  
•  There was discussion around a potential regional rol out, e.g. South Auckland. The Chair 
noted that the DHBs are leading the rol out and we will see significant and useful 
prioritisation amongst DHBs as they are very familiar with the demographics in their 
region. There are also scalability issues that may impact regions differential y. 
•  There was a question regarding whether health professional students would be prioritised 
similar to healthcare workers. Laboratory and research staff have been prioritised but if 
there is a particular sector interest, members are welcome to email the Chair to follow up 
on this. 
8.0 
Next Steps/Decisions Pending 
None noted 
ACT 1982
9.0 
Any Other Business 
•  Change in observation period post-vaccination: The Chair thanked everyone for the 
prompt work on this matter. This has been sent to the implementation team. The 
communication and documentation wil  be amended to reflect this change.  
•  IMAC needs a definitive answer for the change in advice regarding observation period 
and ICIs. This is needed rapidly to update the training documentation by early next week. 
The Chair noted that the changes to the ICI advice wil  be documented and signed-off 
today and tabled at the meeting this afternoon. 
•  Analysis by Office of the Auditor-General: The OAG has been given two weeks to do an 
analysis on the Vaccine Taskforce and the Immunisation Implementation Programme. 
The Chair requested that anyone contacted answer any questions openly. 
INFORMATION 
•  Logistics for Pfizer: Pfizer has early stability data in ordinary freezer conditions but has not 
shared this publicly or with Medsafe yet. It would be good to encourage Pfizer to present 
RELEASED UNDER THE  
this data to Medsafe as soon as possible. This would make a big difference towards 
making a recommendation or decision for vaccines in the Pacific. It was suggested that 
IIAG contact Medsafe directly and raise the flag about the logistical benefits. 
10.0 
Agenda items for next meeting 
None noted 
OFFICIAL 
Page 28 of 116

---

Doocument 1
 
New Action Items Raised During Meeting 
# 
Agenda item 
Action 
Action Owner 
Contact Medsafe about 
18  Vaccine Rol out 
progress of Janssen 
STA Team 
approval 
Talk to the Immunisation 
Vaccine Guidance to Cancer 
team regarding removal of 
19 
Caroline McElnay 
Clinicians  
cautionary advice on ICIs for 
the flu vaccine 
Contact Medsafe about 
20  Any Other Business 
STA Team 
stability of Pfizer vaccine 
 
Meeting closed at 11.45am 
Next meeting: Tuesday 23 March – 11:00am to 12:00pm 
 
 
Open Actions: 
ACT 1982
 
# 
Agenda item 
Action 
Action Owner 
Updates 
19/02 - Action raised 
02/03 - Tony Wal s provided 
an overview of the 
Work towards a proactive 
Peter McIntyre 
recommendations, final 
08  Vaccines for Children 
position statement on 
Tony Walls 
document wil  be circulated for 
vaccinating children 
Elizabeth Wilson 
consideration. 
09/03 - Tony wil  circulate the 
documentation when ready. 
Contact Medsafe about 
INFORMATION 
18  Vaccine Rol out 
progress of Janssen 
STA Team 
09/03 - Action raised 
approval 
RELEASED UNDER THE  
Talk to the Immunisation 
Vaccine Guidance to 
team regarding removal of 
19 
Caroline McElnay 
09/03 - Action raised 
Cancer Clinicians  
cautionary advice on ICIs 
for the flu vaccine 
Contact Medsafe about 
20  Any Other Business 
STA Team 
09/03 - Action raised 
OFFICIAL 
stability of Pfizer vaccine 
 
 
 
 
 
 
 
Page 29 of 116

---

Doocument 1
Closed Actions Since Last Meeting: 
 
# 
Agenda item 
Actions 
Action Owner 
Updates 
04/02 - Action raised 
02/03 - Nikki Turner noted that 
Edwin is a key expert for adult 
Consultation with Edwin 
high-risk groups and 
Questions on the 
04 
Reynolds re immune 
Nikki Turner 
recommended that Edwin be 
Pfizer Vaccine 
checkpoint inhibitors 
considered to join the CV TAG. 
The Chair accepted the 
recommendation. Nikki wil  
send the contact details to the 
Chair. 
04/02 - Action raised 
Ask Medsafe to include 
Patient information 
02/03 - STA Team to cross-
05 
more specific information re 
Chair 
sheet and data sheet 
check that the Medsafe data 
anaphylaxis in data sheet 
sheet lines with material from 
the Ministry and IMAC. 
ACT 1982
Include information on 
19/02 - Action raised 
respiratory vaccine side-
Overview of 
02/03 - Handled directly by 
06 
reactions in the post-
STA Team 
Immunisation rollout 
clinical leads in conjunction 
vaccination information 
with the immunisation rollout 
sheet 
team. 
Provide a written summary 
19/02 - Action raised 
07  Vaccines for Children 
of the current state of trials 
Pippa Scott 
01/03 - Document included in 
planned in children 
the agenda for 02/03 meeting 
Using Pfizer/BioNTech 
19/02 - Action raised 
Vaccine as Post-
Amend the memo to include 
09  exposure Prophylaxis 
suggestions by the Chair 
Aoife Kenny 
01/03 - Updated memo 
INFORMATION 
in a COVID-19 
and circulate to CV TAG 
included in the agenda for 
Outbreak 
02/03 meeting 
RELEASED UNDER THE  
Pillar 7 Activities 
Circulate the TOR and 
membership for the COVID-
19/02 - Action raised 
10  5.a - Adverse Event 
Tim Hanlon 
19 Independent Safety 
24/02 – Documents circulated 
Committee 
Monitoring Board 
19/02 - Action raised 
OFFICIAL 
02/03 - Helen Petousis-Harris 
Baseline Survey of 
Provide a brief written report 
to provide a preliminary report 
11 
Helen Petousis-Harris 
Adverse Events 
on progress of the work 
at the next CV TAG meeting. 
08/03 – Included in the agenda 
for 09/03 meeting 
Send information document 
12  Vaccines in Pregnancy 
Chair 
02/03 - Action raised  
to Minister Verrall’s office 
Page 30 of 116

---

Doocument 1
03/03 – Action completed 
02/03 - Action raised 
Send report to CV TAG 
13  Vaccine Sitrep 
Chair 
members 
08/03 – Included in the agenda 
for 09/03 meeting 
Check with Intel team 
02/03 - Action raised 
14  Vaccine Sitrep 
whether there wil  be a 
STA Team 
publicly facing register 
03/03 – Action completed 
02/03 - Action raised 
Discuss this topic at the 
Concomitant Delivery 
09/03 - Ian Frazer was an 
15 
COVID Expert Advisory 
Ian Frazer 
of Vaccines 
apology for this meeting and 
meeting in Australia 
may provide an update at the 
next meeting. 
02/03 - Action raised 
09/03 - The initial research 
Talk to Fran Priddy 
proposed by VAANZ has been 
Concomitant Delivery 
16 
regarding research on this 
Chair 
approved in principle. The 
of Vaccines 
topic 
Chair will notify CV TAG on 
ACT 1982
whether there is any additional 
funding to research these 
topics. 
30-Minute Observation  Send revised documentation 
02/03 - Action raised 
17 
Juliet Rumball-Smith 
Time Post Vaccine 
to CV TAG members 
03/03 – Action completed 
 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 31 of 116

---

Doocument 1
 
MINUTES: COVID-19 Vaccine Technical Advisory Group 
Date: 
Tuesday 23 March 2021 
Time: 
11:00am to 12:00pm 
Location: 
s 9(2)(k)
Chair: 
Ian Town 
Members:  
David Murdoch, Elizabeth Wilson, Helen Petousis-Harris, James Ussher, Nikki 
Moreland, Pippa Scott, Sean Hanna, Sue Crengle, Tony Walls 
Ministry of Health Attendees: 
Andi Shirtcliffe, Caroline McElnay, Daniel Bernal, Juliet Rumball-Smith, Fiona 
Callaghan, Chrisel e Braganza, Shayma Faircloth 
Guests: 
Fran Priddy, James Harris, Mark Ayson 
ACT 1982
Apologies: 
Edwin Reynolds, Ian Frazer, John Taylor, Matire Harwood, Nikki Turner, Peter 
McIntyre 
 
 
   
1.0 
Welcome and previous minutes 
 
        
 
 
  
 
  
 
 
 
 
 
Ian Town welcomed all Members, Attendees and Guests in his capacity as Chair of the COVID-19 
 
  
 
  
 
   
   
 
 
 
  
 
 
 
 Vaccine Technical Advisory Group (CV TAG). 
      
   
     
  
  
 
 Minutes of the last meeting (09 March 2021) were accepted. 
    
 
   
 
 
    
 
 
 
 
 
  
   
 
 
 
Update on Open Actions 
 
•  Action 18 – Progress on Jansen approval: 
 
The rolling submission is progressing wel  and Medsafe were expecting the next set of data last 
INFORMATION 
 week. The current ETA for going to the MAAC (expert advisory group) is mid-April. It is worth noting 
 that US FDA and Health Canada have granted Emergency Use Authorisation whereas Medsafe is 
RELEASED UNDER THE  
assessing for a provisional approval (i.e. a formal approval). At this stage, no one has formally 
 approved Janssen yet. 
 
•  Action 20 - Stability of Pfizer Vaccine: 
Medsafe received the data from Pfizer on 8th March. They have assessed the data and have sent 
questions for clarification of some data points. It is possible that Pfizer sent data to the FDA before 
anyone else in the world because Pfizer is US based and they have an “us first” agreement. 
OFFICIAL 
2.0  
Science Updates 
The Chair asked for an update on the AstraZeneca document to reflect today’s announcement of the 
Phase 3 results from the US trial. The summary document wil  be submitted to the Minister’s office 
later this week. The latest results from the US trial are very encouraging, especially with regards to 
the recent media around AstraZeneca. 
Pippa Scott provided a brief description of the update documents and noted that there is little 
information available around transmissibility. With regards to single dose immunogenicity, there is 
Page 32 of 116

---

Doocument 1
not much data for the Pfizer vaccine. The Chair noted that everyone who is eligible should be offered 
two doses of the vaccine as per Medsafe’s approval. A recent editorial has been published in the 
BMJ, which covers the concerns around protection levels associated with a single dose. There may 
be specific situations international y that lead to delaying the second dose (e.g., supply issues) but 
this does not currently apply to NZ.  
Pippa will also work with Peter McIntyre to document any information from SAGE on these matters. 
3.0  
Research in Children & Pregnancy 
This document is being updated routinely. Of note is that Pfizer is currently actively enrolling 
pregnant women for a trial. 
Tony Walls provided an overview of the recommendations for vaccinating children. It was anticipated 
that the main areas of questioning would arise around children who are in high school and those with 
co-morbidities.  
•  High school age (year 9 and above) was chosen as a cut off because in an outbreak 
situation, the age criteria for vaccination could be extended to include children of high-school 
age at the discretion of the local public health authority. 
•  The UK have included children who have multiple disabilities because there have been 
some childhood deaths in this population. If individual clinicians feel strongly or are 
pressured by parents, decisions can be made around this, however, in the interest of 
avoiding complicated recommendations and given the current NZ context, there is no reason 
ACT 1982
to recommend vaccinating children with co-morbidities. 
•  The recommendations wil  be reviewed if the situation in NZ changes. 
Members were asked to review and send any comments to the Secretariat for the paper to be 
converted to a formal memo. 
4.0  
Revised VAANZ Cohort Study; Flu Co-administration 
Fran Priddy described the revised study, which now only includes the Pfizer vaccine for which about 
300 participants wil  be enrolled. Many doses of the Pfizer vaccine have been administered 
internationally and there is a lot of pharmacovigilance data available already. Consequently, the 
reactogenicity and long-term safety evaluation were removed from this study, it wil  now be a one-
year immunogenicity study. The number of centres has been reduced to two but Māori and Pasifika 
co-investigators and international collaborators wil  stil  be involved.  
INFORMATION 
Key points of discussion: 
•  Adverse events wil  stil  be monitored general y (CARM) but not as part of the project. 
RELEASED UNDER THE  
Everyone that gets the vaccine wil  be part of the pharmacovigilance system. 
•  Immunogenicity analyses wil  be sub-grouped by Māori, Pasifika, age, and co-morbidities 
(anticipated enrolment of 50 people per group). There is sufficient power to identify ethnic 
differences in immunogenicity (up to 50 international units for antibody responses). The 
study wil  enrol a minimum of 75 Māori participants. 
•  The cellular immunology assays (ELISpot and ICS) wil  be undertaken in NZ and additional 
OFFICIAL 
exploratory assays (antibody phage display and microarray) wil  be done internationally, in 
Australia and the US. The vaccinology aspect wil  look at how pre-existing factors (e.g., 
previous exposure to other respiratory viruses) predict the ability to have a strong immune 
response to the vaccine. The data from New Zealand wil  be compared with international 
data. 
•  There was discussion around reactogenicity being linked with immunogenicity and that it 
would be useful to have comparative data for communication purposes. There were mixed 
opinions about the benefit of collecting reactogenicity data. While this data might be useful 
Page 33 of 116

---

Doocument 1
for assessing acceptability, current data indicate that side effects are not a major concern 
with regards to vaccine hesitancy. Collection of this data can be included in the study but a 
clear directive and significantly more funding is required. It was noted that acceptability data 
wil  be collected 28 days post vaccination and questions about the impact of reactogenicity 
could be included in this questionnaire to address this matter. 
•  Due to the narrowing of the study to focus on the Pfizer vaccine, there is an opportunity to 
look at other research questions in this rol out (subject to funding). One of the questions that 
was raised during the previous CV TAG meeting was co-administration of the flu vaccine 
and its impact on immunogenicity. VAANZ has discussed this with Seqirus (flu vaccine 
provider) but there is a multi-arm large trial planned by the Oxford group in the UK, which 
wil  include participants under and over 65 years of age. They wil  be recruiting for the 
AstraZeneca and the Pfizer vaccines, and both Seqirus vaccines (adjuvanted and non-
adjuvanted) in about two weeks. If the cohort study in NZ were to go ahead, this would be to 
a similar timeframe and it may not be as relevant as this large trial.  
VAANZ have reached out to the Oxford group to understand whether there is a gap in the UK study 
for NZ to contribute. However, in light of the large nature and higher capacity of their study, 
members agreed that the flu co-administration study is not a current priority for NZ to pursue. 
5.0 
Health Advice on Symptoms 48 hours Post Vaccination – Discrepancy for Border Workers 
CV TAG were asked to comment on the paper requesting advice to inform implementation guidance 
on routine testing of vaccinated border workers. While the advice is currently relevant to border 
ACT 1982
workers in Tier 1, it needs to be pragmatic as it wil  also apply to the Tier 2 rollout, which wil  include 
healthcare and critical workers.  
CV TAG noted that: 
•  Anosmia and respiratory symptoms are unique to COVID-19 and have not been reported 
after any vaccinations. 
•  In general, the duration of post-vaccination side effects is usual y short and they decline in 
severity. COVID-19 infection is more likely if symptoms continue after 48 hours or if they 
worsen. 
•  The guidance should be contextual and based on the level of risk management, e.g., Tier 1 
workers are at high risk of infection whereas Tier 2 workers are at low risk of infection 
(outside of an outbreak). 
INFORMATION 
•  Vaccine efficacy rate is < 100%, so infection should always be considered as a possible 
cause of symptoms in people at high risk of exposure.  
RELEASED UNDER THE  
Juliette Rumball-Smith and James Harris wil  draft a proposed guidance document and email to CV 
TAG for review. The final advice wil  be distributed widely to GPs, Healthline, pharmacies, and other 
vaccinators. 
6.0 
Next Steps/Decisions Pending 
None noted 
OFFICIAL 
7.0 
Any Other Business 
Advice from CV TAG: Minuted recommendations from CV TAG meetings are turned into a memo, 
signed out, and submitted to the vaccine leadership group. 
8.0 
Agenda items for next meeting 
None noted 
Page 34 of 116

---

Doocument 1
 
New Action Items Raised During Meeting 
# 
Agenda item 
Action 
Action Owner 
Health Advice on 
Symptoms 48 
Draft a proposed guidance 
hours Post 
Juliet-Rumball Smith 
21 
document and email to CV 
Vaccination – 
TAG for review 
James Harris 
Discrepancy for 
Border Workers 
 
Meeting closed at 11:48am 
Next meeting: Tuesday 06 April – 11:00am to 12:00pm 
 
 
Open Actions: 
 
# 
Agenda item 
Action 
Action Owner 
Updates 
Talk to the Immunisation 
ACT 1982
Vaccine Guidance to 
team regarding removal of 
19 
Caroline McElnay 
09/03 - Action raised 
Cancer Clinicians  
cautionary advice on ICIs for 
the flu vaccine 
Health Advice on 
Symptoms 48 hours 
Draft a proposed guidance 
Juliet-Rumball Smith 
21  Post Vaccination – 
document and email to CV 
23/03 - Action raised 
Discrepancy for 
TAG for review 
James Harris 
Border Workers 
 
 
Closed Actions Since Last Meeting: 
 
INFORMATION 
# 
Agenda item 
Actions 
Action Owner 
Updates 
19/02 - Action raised 
RELEASED UNDER THE  
02/03 - Tony Wal s provided an 
overview of the 
Work towards a proactive 
Peter McIntyre 
recommendations, final 
08  Vaccines for Children 
position statement on 
Tony Walls 
document wil  be circulated for 
vaccinating children 
consideration. 
Elizabeth Wilson 
09/03 - Tony wil  circulate the 
OFFICIAL 
documentation when ready. 
23/03 - Document circulated. 
Contact Medsafe about 
09/03 - Action raised 
18  Vaccine Rol out 
progress of Janssen 
STA Team 
23/03 - Update added to these 
approval 
minutes 
Page 35 of 116

---

Doocument 1
09/03 - Action raised 
Contact Medsafe about 
20  Any Other Business 
STA Team 
stability of Pfizer vaccine 
23/03 - Update added to these 
minutes 
 
 
 
ACT 1982
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 36 of 116

---

Document 2
Minutes/ Actions
COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme Governance 
Group (IPGG) 
Date: 
Friday 12 February 2021 
Time: 
8:00am – 10:00am 
Location: 
Ministry of Health and Microsoft Teams video link 
Chair: 
Dame Dr Karen Poutasi 
Members: 
John Whaanga, Ngāhiwi Tomoana, Steve Maharey, Dr Fa’afetai Sopoaga, Chris 
Seed, Carolyn Tremain, Murray Jack, 
Attendees:  For items: Heather Peacock, Karl Ferguson, Paul Giles, Heather Peacock, Michael 
Dreyer, Simon Everit , Matt Jones, Geoff Gwyn, David Nalder, Andrew Bailey, 
ACT 1982
Wendy Il ingworth, Andrew Bailey, 
Dr Ian Town, Ben McBride (observer status), Mathew Parr, Colin Macdonald, 
Stephen Crombie 
Apologies:  Dr Ashley Bloomfield 
Secretariat  Kirsten Curry 
Support: 
Item 
Agenda Item 
1 
Introductions and open 
Introductions 
• Ngāhiwi opened with a karakia
• Update to the agenda – security item wil  be discussed at the same time as risk
INFORMATION 
• David Nalder, who has stepped into risk lead role, was introduced to the group
Minutes  RELEASED UNDER THE  
• Minutes accepted as read
Conflicts of interest 
• If there are new conflicts, Chair reminded group to raise any conflicts if identified
• No new conflicts identified
Announcement 
OFFICIAL 
• First batch of Pfizer will be arriving in New Zealand on Monday – discussion
considered the announcement of arrival and operational implications, including
security and the expectation of when we start vaccinating
• Programme requires clear communications around date and assessment of readiness
to give assurance
• Prime Minister announcement at 9:00 that wil  be ready to vaccinate MIQ on 20
February, messaging is that was planned for Q2 but has been brought forward
• Comms notice to be circulated to GG, and border CEs and DHBs for information. The
arrival date is not being confirmed in statement
Page 37 of 116

---

Document 2
2 
End-to-end walkthrough session update and readiness assessment 
Key notes and discussion 
• Walk through was part of the assurance process and put programme in a better position
to deliver
• Acknowledgement and thanks to Defence for supporting the exercise with their expertise,
and engagement and contribution from all agencies
• Process identified gaps, including three significant issues which have needed to be
resolved post the exercise
• Mathew Parr provided an overview of the roll out plan:
o Roll out starts in Auckland gradually rolling out across DHBs
o Day 14 moving to all DHBs
o First 9 days standing up locations in phased and controlled manner to successfully
manage the programme
• Following the announcement, will confirm the go live date for each DHB
• Programme is establishing dry run exercises on sites for preparation
• Discussion of sequencing associated border worker definition
o Clarification that cleaners are included
o Carolyn raised that definition sounds straight forward but reality that workforce is
dynamic, as evidenced with testing and establishing database. Significant
complexity in identifying and reaching and this shouldn’t be underestimated
o MBIE is putting in immense amount of work border worker information right with an
ACT 1982
augmented team
o Process wil  be ongoing and dynamic
o Sue raised that have learnt a lot from the border testing and need to get good
data. Group that we need to focus on are the ones that get tested. There is wider
longer tail that need to be captured. DHBs are aware and working closely on this
where they have the relationship
o Chair and Dr Bloomfield held session with DHB Chairs and CE to provide clear
messaging about importance of processes and policies that have put in place and
will have another session with DHBs that have MIFs to reinforce these messages
o Confirmation of the multiple request approach to get household contact data
o There is risk that the denominator can’t be identified, and how to manage that
which have been amplified many fold when household contacts are considered.
Message is that there is need to provide ability to get immunised.
• Strict adherence to sequencing is operationally challenging to match vaccine distribution
to sites, locations and minimising wastage. There needs to be some flexibility on this to
INFORMATION 
minimise wastage.
• Discussion on border worker testing management system – it has been in operation for a
period of time and there is ongoing work to collect more data into the system. There are
RELEASED UNDER THE  
gaps where people and organisation may not be loading data, therefore need to provide a
different path, e.g. dial in option to Homecare Medical. Wil  be an ongoing multi-pronged
effort to collect data
• Question as to whether people wil  be able to get invite for second jab electronically. At
this stage there is not a fully fledged booking system. The DG has requested the
technology team bring forward the build for the national booking system. The current
expectation is that DHBs wil  notify people of the second dose and DHBs are aware of the
expectation
OFFICIAL 
• Point raised that clarity of process, and agreement of roles and responsibilities including
DHBs and other agencies is important for success. DHBs vary in operations and
behaviour. The letter from Ministers clearly outlines expectations, supported by meeting
with Chairs and CEs with Governance Group chair and senior programme leadership
• Colin raised that clarity is essential, with a high level of command and control, balanced
with providing people on the ground the flexibility and freedom to solve problems. Equally
important are the channels to inform the centre of issues and advising those in DHBs of
subsequent solutions
Page 38 of 116

---

Document 2
•  Ngāhiwi queried whether there was a number used for household contacts. A planning 
assumption of three people in addition to the border worker was used, but is not a limit 
and is a planning assumption only. Providing clear comms about the definition is 
important to ensure that scope is wide enough  
•  Query as to what percentage of vaccine is used for household contacts. From a 
sequencing perspective, we wouldn’t want the programme to be held up because have 
not provided vaccine to enough household workers. Wil  roll out to subsequent tiers 
regardless of household contact uptake – it is about providing the opportunity.  
 
Comms update 
•  First phase completed which included direct engagement with employers and agencies as 
to what their employees need.  
•  Expect PM wil  make further announcement on Monday as to specifics of what has 
occurred and what to expect. Information wil  be sent to DHBs as well  
•  Focus for next week to provide operational detail about how this wil  work. Ministry wukk 
support employers, providing information and asking questions and supporting 
engagement.  
•  Question on the specific work with health workforce as uptake has historically been a 
problem which wil  impact on the undecided. DHB CE group focussed on workforce issues 
and have put the challenge to them. Group of workers in MIQ who need to be vaccinated, 
focus on this cohort first. Planning on liaising with unions underway. Specific reporting 
around health workforce uptake will be required 
ACT 1982
•  Public sentiment scanning shows the public are quite knowledgeable and aware of the 
complexities. Need to balance media and political focus on speed to rollout with public 
preference for getting it right.  
•  Challenge for comms is the speed that operational decisions are made, and producing the 
subsequent material  
•  There is a daily email to border CEs with most up to date talking points and collateral 
starting from Sunday and aim to provide everyday until group is completed. Wil  do similar 
for health workforce employers and then other high priority groups. Consideration into the 
best channels and approaches in which to target these groups  
•  Clarification about consent – consent is verbal and captured in CIR. Question raised as to 
whether this is in multiple languages – working closely with DHBs colleagues and 
providers that right work force is present. There is a consent video which is broken down 
in plain English about what is required as well. Action: Report back before the 20th Feb 
on how people engage with consent. 
•  Discussion about campaign – currently planning to launch with first vaccination. 
INFORMATION 
Messaging has shifted away from those that are hesitant and focus more on a strong 
message to be vaccinated: safe, effective, reliable and free. 
RELEASED UNDER THE  
 
Equity discussion 
•  John raised that current focus is on MIQ but need to consider equity. If the programme is 
to be successful in terms of its objectives around equity, there is a need to identify early 
and meet those responsibilities and accountability. Includes appropriate engagement iwi 
and Māori organisations, which was critical in uplifting rates for the flu vaccine. COVID 
vaccine could leave legacy and wil  impact on other health improvement opportunities 
OFFICIAL 
•  Ngāhiwi – Māori and Pacifica and ethnic providers were successful during lockdown 
providing wrap around services and should not be overlooked as can get into most difficult 
households and develop relationships with difficult communities 
•  Sequencing framework and aged residential care definition raised. Inclusion of Māori 
kaumatua and pacific elders not immediately represented – needs to be recognised as a 
critical influencer for wider whanau  
•  Query raised as to whether there were outstanding issues associated to logistics and 
distribution. Matt Jones spoke to the issues identified in simulation event which have 
raised issues with regulation and accountability of distribution which required further 
Page 39 of 116

---

Document 2
planning. A way forward has been developed, socialised with one DHB yesterday, 
working with four others today. Feel comfortable that this plan wil  work but future phases 
wil  need additional thinking 
•  Critical change is that we now know we can break down packs into 5 vial, 15 vial and full 
tray.  
•  Fonterra were at dry run exercise, and working with team presently. Wil  provide advice on 
future scaling plans.  
•  Stephen advised that process is fundamentally manual so cannot scale at present. Can 
manage a week or two at most with the current system. The current deadline for new 
system until end of March. Then there is risk that may not have full functionality. There 
may be some overlap between the manual and new process 
Reporting dashboards 
•  Paper has been subject to discussion overnight with Ministers offices 
•  The daily dashboard provides view of how many are being immunised daily, stock and 
inventory management, workforces (training), adverse reactions 
•  Working denominators into this (i.e. coverage) and splitting into cohorts to be developed. 
Requires confidence on the numbers that are being presented and some numbers are 
combining a couple of dif erent processes, of which some are manual (inventory), which is 
a risk  
•  Working through cadence and processes for daily reporting – information to Ministers, 
Governance and operational coordination and command, also DHBs and possibly 
employers about management 
ACT 1982
•  Working hard to manage expectations about what information can be provided upwards 
and outwards as there is a risk of providing incorrect information. There wil  be a risk when 
migrating systems and updating processes 
•  Plan to establishing reasonable size reporting function in operations structure to manage 
the function  
•  Working through what the media access to the reporting will be 
3 
Maximising uptake 
 
•  Crown Law and Attorney General are supporting the developing the advice 
•  Paper noted as read 
•  Update that further work requested from border agencies to support and associated 
health and safety advice  
•  Wil  be topic of discussion in briefing with Prime Minister 
4 
Communications and stakeholder engagement 
 
INFORMATION 
Discussion 
•  Covered in general discussion.  
RELEASED UNDER THE  
•  Comms to provide visibility over campaign early next week 
 
5 
Updated risk approach (including security and privacy 
 
Security and Privacy update – Geoff Gwyn 
•  Taken security and privacy papers as read. Outlines key mitigations to thematic risks.  
o  Certification and accreditation activities to be completed today.  
o  In progress of resolving existing privacy impact assessment and wil  continue to 
OFFICIAL 
update on fortnightly basis given pace of change.  
o  Issues with unencrypted emails and spreadsheets with critical information sharing 
moving to Microsoft Teams. 
o  DHBs wil  be required to perform risk assessment for each site and providing 
SOPs, working with DHB security managers  
o  Working closing items with Privacy Commission for awareness over PIAs 
o  Further work to integrate risk and mitigations into a wider risk assurance approach 
 
 
Page 40 of 116

---

Document 2
Programme risk assurance lead update – David Nalder 
•  Work has progressed to collate risks and define clear success criteria, moving from what 
could go wrong to reframe into what needs to occur to mitigate and support decision 
making and timing of decision making. Paper outlines principles and frame to the 
approach 
•  Commended the framework – Murray raised question as to how do you create ownership 
and accountability for risks across the system where you have multiple parties where you 
have limited control and have people who are responsible for risks and actions are also 
accountable for outcomes 
•  Discussion considered the tolerance element and how to provide GG the line of sight that 
the critical risks are covered and managed 
•  Recognition that 1a is effectively pilot and that full readiness will not be in place for next 
week but when reach scale want to know everything is in place  
•  Stephen Crombie raised that clarity around operating model leads into clarity around 
readiness, and associated clarity of roles. Programme is not in this phase yet, the 
framework wil  help with this complexity, complemented by readiness requirements 
•  Question raised as to where the decision for readiness for go live sit and what is the 
process to get to this point. An explicit decision about go-live readiness is required. 
•  Explicit decision can be made against risk appetite for each risk – frame about how can 
think about risk appetite and how to advise DG on these components. Request for clarity 
on how to manage risk discussion in a more programmatic way and how to present with 
the learnings from Phase 1 
 
ACT 1982
6 
Real time assurance lead update 
 
Stephen Crombie 
•  Clarity about the operating model is required. There is tension in the high complexity of 
scale and significant work that needs to occur 
 
Colin MacDonald 
•  Has been working with the Post Event team. Observation is that there is good work 
occurring but there was a lack of visibility of the work 
o  Is more confident that the likely volume of adverse events that the existing process 
wil  work adequately 
o  Confident that the steps to bolster CARM wil  be sufficient in the initial stage. Core 
activities that database is moved to cloud – advice that need to do full risk 
assessment before move to cloud but needs to progress quickly 
o  Second piece is workflow automation – assumptions have been adverse events 
INFORMATION 
have surfaced but need to manage the noise that might be created (consent, 
information) so that assessors only look at what they need to and improve 
confidence  
RELEASED UNDER THE  
o  MedSafe holds the contract with CARM, however Dr Tim Hanlon is the programme 
lead. This additional business ownership lens creates challenge as this is done on 
behalf of MedSafe which needs to be worked through 
o  There wil  be a group who need to consider adverse events to support Medsafe: 
this needs to be independent 
•  Comms has been Colin’s other focus for the week. They are playing catch-up, but have 
done well this week to transition from strategy to plan. Have asked them to clarify 
OFFICIAL 
operating model between AoG and wider system to provide clarity 
o  Seeking comms to provide a four week rolling communication plan including 
events and collateral as a control document so programme can see it occurring 
o  Group are playing catch-up on resourcing  
 
•  Question raised as to how equity is represented or covered in risk assurance activity – 
action to discuss with Mat on how to provide lens across the whole programme as an 
issue that keeps arising in Governance and Steering. Mat advised that conversation has 
begun with Chappie, which may provide this. 
 
Page 41 of 116

---

Document 2
 
Next meeting week of 22 February 
 
 
Meeting close 
•  John closed with a karakia 
ACT 1982
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 42 of 116

---

Document 2
ACTION TRACKER 
  NO. 
ACTION 
OWNER 
STATUS – DATE (Due or 
COMMENTS 
closed)  
210129 -01  Consider the sign off process for 
Mathew Parr 
In progress 
To be linked to sign out of the operational 
readiness  
guidelines and end to end process.  
 
210115 -02  Consider if this Governance Group 
MoH and 
In progress 
Stil  under consideration 
should have a continued role 
MFAT 
overseeing the Pacific Health Corridors 
support for Vaccine   
 
210115-03  Provide Governance Group an update 
Mathew Parr 
New decision structures to 
With the standing down of the Taskforce over the 
ACT 1982
on the new group established under Dr 
be provided for the next 
coming weeks we can provide an updated 
Ian Town  
meeting.  
overview of the key groups.  
 
210129-01  For MoH to consider the ‘readiness’ 
Mathew Parr 
 
 
process that it wil  seek to put in place 
with leads to ensure accountability 
 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 43 of 116

---

Document 2
Minutes/ Actions              
 
COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme Governance 
Group (IPGG) 
Date: 
Friday 19 February 2021 
Time: 
8:00am – 9:00am 
Location: 
Ministry of Health and Microsoft Teams video link 
Chair: 
Dame Dr Karen Poutasi 
Members: 
Ngāhiwi Tomoana, Dr Fa’afetai Sopoaga, Chris Seed, Carolyn Tremain, Murray 
Jack, Dr Ashley Bloomfield, Steve Maharey 
Attendees:  For items: Jo Gibbs, Mathew Parr, Shayne Hunter, Cameron El iot, Dr Joe Bourne, 
Sue Gordon, Michael Dreyer, Paul Giles 
ACT 1982
 
Dr Ian Town, Ben McBride (observer status), Mathew Parr, Colin Macdonald, 
Stephen Crombie 
Apologies:  John Whaanga 
Secretariat  Kirsten Curry 
Support: 
Item 
Agenda Item 
1 
Introductions and open 
 
Introductions 
•  Ngāhiwi opened with a karakia 
•  Meeting called to provide brief update given first vaccinations to be delivered today, 
purpose of which for GG to receive update on state of readiness and consider residual 
INFORMATION 
risks 
•  Next meeting focussed on next steps  
  RELEASED UNDER THE  
2 
Discussion 
 
•  Programme provided advice to Director General, PM and Minster that prepared to deliver 
vaccine at a smaller scale at border, however, there remains a broader body of work to 
complete before widescale rollout  
•  Soft launch today as part of testing and formal launch tomorrow. Programme has done 
enough from safety and efficiency perspective to be ready 
OFFICIAL 
•  The primary risk is around the mass vaccination programme rather than the border 
•  Programme has done significant work in the last two weeks, with support from John 
Whaanga, Geraldine Clifford-Lidstone, Māori Ministers and Minster Sio to support Māori 
and Pacific engagement 
•  There is increasing sentiment towards adopting vaccination for our key communities 
•  Wednesday dry run event was a useful exercise, operating across four locations 
(Auckland, Wellington, Christchurch and Wellington ops centre) demonstrating further 
areas for improvement and raising the comfort of those who are responsible for 
Page 44 of 116

---

Document 2
coordinating and administering. This is something that wil  be replicated as new DHBs are 
brought online.  
•  66 actions were identified under four main themes – distribution and inventory, CIR, 
collateral and household contacts.  
•  Distribution and inventory continue to be area most concerned about. The manual 
process is sufficient at present, will focus on what is needed to achieve scale next week 
•  Carolyn raised concerns about reporting – and the support that stakeholders require to 
support the border rollout e.g monitoring compliance. Shayne advised that do not have 
functionality in systems to report against workplace on day 1 but wil  be added quickly, in 
the interim have a work around system in place. Consent is required for worker to share 
information with employer but can be reported at aggregate level. Messaging in weekly 
calls with PM, building system as we go and there wil  be improved reporting at later 
•  Activity over the next week will include 1-1 conversations with DHBs with ports as they 
come online to ensure ability to continue to safely scale while putting in systems. Teams 
need to grow as well to service the system.  
•  Post event assurance commit ee has been established with Dr John Tait as independent 
chair to work with CARM, MedSafe and technical advisors. The group, have signed ToR 
and ready to mobilise if there is a need to respond to significant clinical events. The Chair 
will have accountability to Ashley, Ministers, and Chair of the Programme Governance 
Group 
•  Michael Dreyer reiterated that the current systems and processes are interim and off the 
shelf inventory management system will be considered. There is confidence in the current 
system for Tier 1 
ACT 1982
•  The programme was requested to bring the mapping of technology, workforce, and supply 
in consideration of scaling scenarios to future Governance Groups.  
•  Advice to Ministers has been very deliberate that the ability to go live in this phase dif ers 
compared to wider scaling. Minister Hipkins has asked for a broader view of scaled rollout 
•  Cabinet has made a decision to purchase offer from Pfizer for additional 4m courses. 
s 9(2)(b)(ii)
 
   
•  Minister Henare and Minister Davis met with iwi and Māori providers. 
 
Update from Real Time Assurance Leads 
 
Stephen Crombie 
INFORMATION 
•  Observed dry run – found to be an excellent process, and approach. Commented on the 
culture that it built 
RELEASED UNDER THE  
•  Ability to respond to events wil  be critical and the associated support structure if there are 
issues 
 
Colin MacDonald 
•  Ensure that we can respond to emerging issues and the interface and feedback between 
the operations team and design team wil  be important moving forward 
 
Discussion 
OFFICIAL 
•  Question raised as to what GG can see over the next week. Action: Daily Ministers 
reporting to be circulated with GG 
•  Once move into volume have a formal format that has been agreed with Ministers – GG to 
be cc’d.  
 
Communications – Paul Giles 
•  Messaging today that not just someone getting vaccinated, but a significant milestone for 
NZ in our response to COVID 19. There is high level of interest from PM and Minister  
Page 45 of 116

---

Document 2
•  Comms is conscious that the site is at Jet Park, which comes with constraints. There will 
be a Ministry videographer present but not media. There wil  be a media event later in the 
day.  
•  Campaign is not being launched this week. There is not a huge rush to get out to market 
with material, focus on getting tag line right 
•  Governance Group provided congratulations, acknowledgement to the team and 
appreciation for reaching this moment 
 
Meeting close 
•  Ngāiwi closed with a karakia 
ACT 1982
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 46 of 116

---

Document 2
ACTION TRACKER 
  NO. 
ACTION 
OWNER 
STATUS – DATE (Due or 
COMMENTS 
closed)  
210129 -01  Consider the sign off process for 
Mathew Parr 
In progress 
To be linked to sign out of the operational 
readiness  
guidelines and end to end process.  
 
210115 -02  Consider if this Governance Group 
MoH and 
In progress 
Still under consideration 
should have a continued role 
MFAT 
overseeing the Pacific Health Corridors 
support for Vaccine   
 
210115-03  Provide Governance Group an update 
Mathew Parr 
New decision structures to 
With the standing down of the Taskforce over the 
ACT 1982
on the new group established under Dr 
be provided for the next 
coming weeks we can provide an updated 
Ian Town  
meeting.  
overview of the key groups.  
 
210129-01  For MoH to consider the ‘readiness’ 
Mathew Parr 
 
 
process that it wil  seek to put in place 
with leads to ensure accountability 
 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 47 of 116

---

Document 2
Minutes/ Actions              
 
COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme Governance 
Group (IPGG) 
Date: 
Friday 26 February 2021 
Time: 
8:00am – 10:00am 
Location: 
Ministry of Health and Microsoft Teams video link 
Chair: 
Dame Dr Karen Poutasi 
Members: 
Ngāhiwi Tomoana, Dr Fa’afetai Sopoaga, Chris Seed, Carolyn Tremain, Murray 
Jack, Dr Ashley Bloomfield, Steve Maharey, John Whaanga  
Attendees:  For items: Jo Gibbs, Mathew Parr, Andrew Bailey, Matt Jones, Shayne Hunter, Dr 
Joe Bourne, Michael Dreyer, Paul Giles, Heather Peacock, Karl Billington, David 
ACT 1982
Nalder 
 
Ben McBride (observer status), Jess Hewat (observer status), Stephen Crombie 
Apologies:   
Secretariat  Hannah Lobb 
Support: 
Item 
Agenda Item 
1 
Introductions and open 
 
Introductions 
•  John opened with a karakia. 
•  Minutes accepted from 12 February and 18 February. 
•  Agenda adapted to provide a stocktake at Item 2. 
INFORMATION 
•  The group decided that a polytechnic being a vaccination site is not a conflict. 
2 
Operations update – Joanne Gibbs 
RELEASED UNDER THE  
•  The programme is going well so far. In terms of learnings from the first week, there wil  be 
an independent review of the serious adverse event, and buffer supplies wil  be re-
evaluated to minimise wastage.  
•  The Daily Report is now automated and being distributed to DHB CEs, Ministers and 
Governance Groups. Access is restricted due to adverse events information.  
•  The run structure has more people coming on board today and the Operations Centre wil  
be in full run mode from Monday. 
•  Logistics and inventory management has been identified as an issue and Joanne is 
OFFICIAL 
working closely with the team and Fonterra. 
 
Stocktake of current issues – group discussion 
•  The discussion focussed on risks associated with scaling for Phase 2. The group noted 
limited lead in time to get the technology ready to support Phase 2. In particular, there will 
be limited time to integrate the dif erent systems and then test the whole operation.  
•  The Group agreed that the focus areas for moving towards Phase 2 should be landing 
event design in next few days and resourcing the run and design functions 
Page 48 of 116

---

Document 2
•  Ashley noted the importance of avoiding scaling up before the programme is ready and 
requested support from the Governance Group to manage this. 
•  Carolyn raised concern that privacy/security issues might be forgotten while moving so 
fast. 
 
Action 1: Mat Parr to report back on where the Public Sector can help with resourcing. 
 
Plan for the year – Mat Parr 
•  The A3 Plan presented to the group is based on Pfizer being the backbone of the 
campaign. It aligns with current best estimates of delivery schedule and indicates that the 
next phase wil  start before the previous phase is finished, to reduce drop-off.  
•  The next stage is to create a “Plan on a page” for the three main stakeholder groups: 
Community, Public Sector, and Businesses and Unions 
•  In terms of next steps for readiness, the only new issue is supply and demand 
management for the Pfizer vaccine. Storage at -20 could open up additional options, but 
this will still be challenging. The team is also keeping an eye on the Janssen vaccine and 
delivery schedules. 
•  Consensus from the group was that the event types are stil  too broad. The focus should 
be on four core event types for Phase 2:  
1.  GP hubs 
2.  Community sites 
3.  Workplaces 
4.  Mobile clinics 
ACT 1982
 
Action 2: Take refined events model to the Steering Group on Tuesday. 
 
Action 3: Shayne and Michael to report back on key details about event design that 
they need for IT delivery. 
 
Additional discussion 
•  There was a discussion about partnering with stakeholders and experts. Karen noted that 
this is already happening. DHBs have strongly welcomed Standards of Practice and are 
working with their communities on delivery. MOH’s job is to be really clear about what they 
need from partners.  
•  The group decided that the design of large events should be left until later. 
•  Discussion on smoothing growth in vaccination numbers so as not to lose the workforce. 
Mat Parr’s team is conscious of this. 
•  The need for internal comms for workers was raised, as they are ambassadors for the 
INFORMATION 
programme. Michael Dryer noted that the channel is public and border and contact tracing 
workforces are already on board, so just need to get the vaccinator workforce added.  
RELEASED UNDER THE  
•  Ashley asked about stock track and trace. Michael noted there are updates planned for 9 
March but there is a question about whether an additional system is needed on top of this.  
 
Action 4: Update will be presented to GG in next two weeks, including decisions on 
procurement. 
3. 
Comms and engagement - Paul 
•  Last week the team held national and regional Q&A sessions with vaccine experts and 
border workers. These have been successful and the public feels positively about last 
OFFICIAL 
week. Evidence shows that the most effective comms channel is person to person. 
•  Next week the team is continuing with individual stories in regional media, targeting 
misinformation, and repurposing resources for household contacts and healthcare 
workers. There wil  also be more person-to-person engagement through regional fono and 
a hui with Waikato Tainui. 
•  The public are interested in the roll-out plan and sequencing. 
•  Heather noted that AOG is trying to ensure agencies across government can be involved 
and reach into their core communities (e.g. seniors). AOG are also working on a Vaccine 
strapline and are holding a workshop with range of stakeholders. 
Page 49 of 116

---

Document 2
•  Carolyn thanked the team for the quality of comms, noting that the webinars over the 
weekend were really helpful and would be useful to continue. 
•  Paul noted that the comms team is well-resourced centrally to manage a large scale 
campaign. 
 
4. 
No further discussion – this was covered in Item 2. 
 
5. 
Embedding risks – David 
•  The risk management approach aims to capture risks alongside the critical pathway to 
ensure that the things we need to have in place have been thought about. 
•  There is a Confidence Plan for each of the 8 elements, and next David wil  work on plans 
for each activity with the project owners. The goal is to have specific controls in place for 
scalability and readiness. These plans will go into risk assessments for next “go lives”. 
 
Action 5: David to present risks and mitigations at every SG meeting and ensure they 
are linked to observations from Steven and Colin. 
 
6. 
Updated programme structure – Mat Parr and Joanne Gibbs 
•  The updated structure reflects the standing down of taskforce and TAG. It also includes 
Dr Ian Town’s COVID Vaccine Executive Advisory Group which is meeting regularly. 
•  Mat noted that there is need for a reset that covers event pil ars and timeframes so that 
everyone is set on the same pathway for Phase 2. 
•  Joanne noted that MOH is partnering with Defence on operations. There are some 
ACT 1982
capability concerns for logistics and inventory. 
 
Discussion 
•  Karen noted that there’s no more time to focus on policy now, we need to focus on the 
Phase 2 roll-out design. 
•  Carolyn suggested it would be useful to focus on what decisions to we need to make next 
week and a plan for if they don’t get made. 
•  There was discussion that the programme structure doesn’t reflect the relationship with Te 
Tiriti and Iwi. The group noted that a lot of work is already underway but this is not 
reflected in the programme structure document. 
•  Michael noted that regional stakeholder oversight is great but the important thing is to 
having the single controlling mind over event types. 
 
 
Meeting close 
•  John closed with a karakia 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 50 of 116

---

Document 2
ACTION TRACKER 
  NO. 
ACTION 
OWNER 
STATUS – DATE (Due or 
COMMENTS 
closed)  
210129 -01  Consider the sign off process for 
Mathew Parr 
In progress 
To be linked to sign out of the operational 
readiness  
guidelines and end to end process.  
 
210115 -02  Consider if this Governance Group 
MoH and 
In progress 
Stil  under consideration 
should have a continued role 
MFAT 
overseeing the Pacific Health Corridors 
support for Vaccine   
 
210115-03  Provide Governance Group an update 
Mathew Parr 
New decision structures to 
With the standing down of the Taskforce over the 
ACT 1982
on the new group established under Dr 
be provided for the next 
coming weeks we can provide an updated 
Ian Town  
meeting.  
overview of the key groups.  
 
210129-01  For MoH to consider the ‘readiness’ 
Mathew Parr 
In progress 
Linked to David’s work on confidence plans. 
process that it wil  seek to put in place 
with leads to ensure accountability 
210226-01  Report back on where the Public Sector  Mathew Parr 
In progress 
 
can help with resourcing. 
210226-02  Present refined events model A3 to SG  Mathew Parr 
Closed at Steering Group 2   
on Tuesday. 
March 
210226-03  Shayne and Michael to report back on 
Shayne and 
Closed at Steering Group 2  Event design has a lot of repetition which is a 
key details about event design that they  Michael Dryer  March 
positive in terms of IT delivery needs. 
need for IT delivery. 
210226-04  Return to GG in 2 weeks with update 
Michael Dryer  In progress 
Distribution item 
on additional infrastructure for track and 
INFORMATION 
trace, including decisions on 
procurement.  
RELEASED UNDER THE  
210226-05  Present risks and mitigations at every 
David Nalder 
Closed at Steering Group 2   
SG meeting and ensure they are linked 
March 
to observations from Steven and Colin 
at GG. 
 
OFFICIAL 
Page 51 of 116

---

Document 2
Minutes/ Actions              
 
COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme Governance 
Group (IPGG) 
Date: 
Friday 12 March 2021 
Time: 
8:00am – 10:00am 
Location: 
Ministry of Health and Microsoft Teams video link 
Chair: 
Dame Dr Karen Poutasi 
Members: 
Dr Ashley Bloomfield, John Whaanga, Murray Jack, Ngāhiwi Tomoana, Steve 
Maharey, Carolyn Tremain, Dr Fa’afetai Sopoaga 
Attendees:  For items: Heather Peacock, Karl Ferguson, Paul Giles, Shayne Hunter, Matt Jones, 
David Nalder, Andrew Bailey, Wendy Il ingworth, Jo Gibbs, Sue Gordon, Caroline 
McElnay 
 
ACT 1982
Ben McBride (observer status), Jess Hewat (observer status), Stephen Crombie, 
Mathew Parr, Colin Macdonald 
Apologies:  Dr Ian Town, Chris Seed 
Secretariat  Hannah Lobb 
Support: 
Item 
Agenda Item 
1 
Introductions and open 
 
Introductions 
•  John opened with a karakia. 
•  Minutes accepted from 26 February, but noted attendees required correction 
•  Actions from last week were covered off.  
INFORMATION 
•  No new conflicts raised. 
2 
Operations update – Joanne Gibbs 
RELEASED UNDER THE  
•  The programme is going well so far. The NZDF went live at 5 sites yesterday and the 
Auckland sites continue to build up capacity slowly. 
•  The main challenge is reconciliation of data against the groups being vaccinated. The 
team is working to get more clarity on the data. 
•  DHBs have received the roll-out model for this year for their populations. We expect to 
hear back from DHBs with delivery plans to April 2 on Monday, and to the end of April the 
following week.  
  OFFICIAL 
Group discussion 
•  Colin asked about how we would know if we started to lose the confidence of the sector. 
Jo explained that we are engaging with the sector at multiple different levels and she is 
confident we wil  have a good grasp of this. 
•  There was a question about available vaccinators. Jo said we are at expected levels 
currently and there is ongoing work to expand the workforce using dif erent roles. 
•  Colin asked about data on border workforce and agreed to take this offline.  
3. 
Phase 2 scale-up scope and plan 
Page 52 of 116

---

 
Document 2
Resourcing: 
•  There has been a reset around design and run responsibilities. 
•  Colin asked about SROs and Sue and Jo confirmed the lines of responsibility are 
clearer now, with Sue responsible for design and build and Jo responsible for run. 
Colin raised the issue of having a clear transition plan when design hands over to run. 
 
Model for the year: 
•  There is stil  uncertainty around the Pfizer delivery schedules after April but the plan is 
to deliver 250,000 doses per week by July. 
•  There was a discussion around the number of vaccines in cold storage. Ministers are 
thinking about the narrative around this. Mat Parr noted that our current trajectory and 
modelled throughput is designed to consume around ~97% of available supply until 
June when large volumes are expected to arrive. 
 
Group discussion: 
•  Sue and Jo were asked whether there is anything that wil  help make the programme 
successfully scale up and deliver to this model. Their view was that time and building 
public confidence wil  be the critical factors.  
 
Action 1: Bring a 1 pager on the sequencing framework to the Governance Group 
 
Technology update 
•  Starting to get more resources on board in the operations space, which is freeing up 
ACT 1982
people to work on design 
•  In terms of next steps: 
o  need to figure out what is needed in terms of technology for the event types 
o  need to figure out how to optimise at the front end e.g. educating the workforce 
on how to use the systems 
o  get an integrated view of how all the systems wil  work together 
o  figure out roles for MOH v DHBs 
•  In terms of risk management, the Plan B at present is DHBs using their own local 
booking systems 
 
Group discussion 
•  Murray asked where the critical point is for technology. There was a discussion about 
some of the critical factors and timing, and an action was taken for the programme to 
return to Governance Group with more detail on the critical path and when the 
technology wil  become a barrier to scaling. 
INFORMATION 
•  Carolyn noted that seeing as there is limited time, we need to figure out what are the 
most important questions and what the public service can help with in terms of 
supporting via resource, networks, and expertise.  
RELEASED UNDER THE  
 
Action 2: Return to GG with an answer to where the critical point is in terms of 
technology. 
 
Logistics and inventory 
•  In the process of building a more flexible model to deal with walk-ups. 
•  From next week there wil  be a trial of a locally embedded inventory manager in 
OFFICIAL 
Auckland. 
 
Workforce 
•  Ongoing work recognises that there a range of roles needed for the workforce and 
there is thinking about how to use a wider workforce and create a legacy 
 
 
Action 4: Update the definition of equity in the workforce plan 
4. 
Advice on single doses of the Pfizer vaccine 
Page 53 of 116

---

•  CV-TAG considered the science on whether single doses, or a ‘first doses first’ 
Document 2
strategy would be an option. Dr Ian Town updated the group that their considered 
advice is that there is no need to delay a second dose in NZ while we are not in an 
emergency setting. It was noted that 3-5 weeks is a reasonable period between 
doses, however people going overseas on compassionate or other urgent grounds 
may only be able to have one dose before they go and we may need to be pragmatic 
in some situations.  
 
5. 
Comms and engagement 
•  Paul Giles provided an update on the communications and engagement process.  
•  Shifting to show people what getting the vaccine wil  look like for them and providing 
information on the sequencing framework. 
•  Comms needs to be more segmented than in has been e.g. thinking about vaccine 
hesitancy and TV channels for particular ethnic groups as well as mainstream channels. 
•  The DPMC campaign is starting via a “soft launch” this weekend on radio and in press. 
There is ongoing thinking about how to engage Ministers in the campaign. 
•  The DG made the point that his perspective is that the sooner the public campaign kicks 
off the better, as this would provide the wrap around support for local activities and 
counter any misinformation and disinformation that was raised by the Governance Group.  
 
6. 
Risk summary 
•  Roles and responsibilities between the ‘design and build’ and ‘run’ parts of the 
programme, between the Ministry and DHBs, and across the wider health system are stil  
unclear and this is the major risk the programme currently carries.  
ACT 1982
•  Colin and Stephen noted that the programme wil  need to provide a clear link between risk 
and readiness reporting in order to give more confidence.  
 
7. 
Meeting close 
•  Ashley congratulated the team on the work to date. 
•  Ngāhiwi closed with a karakia 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 54 of 116

---

Document 2
ACTION TRACKER 
  NO. 
ACTION 
OWNER 
STATUS – DATE (Due or 
COMMENTS 
closed)  
210115 -02  Consider if this Governance Group 
MoH and 
In progress  
Stil  under consideration 
should have a continued role 
MFAT 
overseeing the Pacific Health Corridors 
support for Vaccine   
 
210129-01  For MoH to consider the ‘readiness’ 
Mathew Parr 
In progress 
Linked to David’s work on confidence plans – for 
process that it wil  seek to put in place 
decision by Steering Group 30 March linked to 
with leads to ensure accountability 
the ‘critical path’.  
 
ACT 1982
210312-01  Bring a 1 pager on the sequencing 
Mathew Parr 
Closed 
In Governance Group pack 26 March 
framework to the GG 
210312-02  Return to GG with an answer to where 
Shayne Hunter  Closed 
Update in Governance Group pack 26 March 
the critical point is in terms of 
Michael Dreyer 
technology. 
 
210312-04  Update the definition of equity in the 
Fiona Michel 
Closed 
Updated 
workforce plan 
 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 55 of 116

---

Document 2
Minutes/Actions              
 
COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme Governance 
Group (IPGG) 
Date: 
Friday 26 March 2021 
Time: 
8:00am – 10:00am 
Location: 
Ministry of Health and Microsoft Teams video link 
Chair: 
Dame Karen Poutasi 
Members: 
Dr Ashley Bloomfield (until 9.30 am),  Murray Jack, Hon Steve Maharey, 
Dr Fa’afetai Sopoaga (until 9.30 am),  Ngāhiwi Tomoana,  Carolyn Tremain,  
John Whaanga 
Attendees:  Joe Bourne,  Ian Costello,  Jo Gibbs,  Sue Gordon,  Shayne Hunter,  Matt Jones, 
Fiona Michel,  David Nalder,  Mat Parr,  Dr Ian Town,  John Walsh 
 
ACT 1982
Independent Programme Assurance:  Stephen Crombie,  Colin MacDonald 
Apologies:   
Secretariat  Carol Hinton   
Support: 
Item 
Agenda Item 
1 
Introductions and opening 
 
•  Ngāhiwi opened with a karakia. 
•  Minutes of Meeting held 12 March 2021 were accepted. 
•  There were no actions to consider from the previous meeting.  
•  No new conflicts of interest, or conflicts in relation to the meeting’s agenda, were 
raised. 
INFORMATION 
2 
Programme status and risk summary  (David Nalder and Mat Parr) 
Paper considered – COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme – 23 March 2021 
RELEASED UNDER THE  
 
a)  Context of paper’s development 
•  David Nalder noted that the paper had been developed prior to the announcement re 
changes to Pfizer’s vaccine storage conditions. (See section 4a.) 
 
b)   Key programme issues 
•  Noted that the first six (of total 14) issues in this report were the key issues for the 
OFFICIAL 
programme. 
•  Dame Karen asked for an overview of the key mitigations put in place during the week to 
address these. 
•  Responding to this, Dr Bloomfield advised of three key pieces of work under way: 
 
a)  Critical path:  We are now in initial ‘scale up’ to get from 2,000 vaccinations per day to 
10,000 per day to coincide with volume arrival of vaccine into New Zealand.  This 
delivery is stil  within the current operating model.  However, to support increased 
volume and pace, the programme is currently merging its ‘Design’ and ‘Run’ teams. 
Page 56 of 116

---

b)  Workforce:  There is a strong focus on training and deployment of vaccinators, wh
Document 2ich 
he advised was the subject of a separate agenda item. (See section 4b.) 
c)  Communicating a shared responsibility:  Dr Bloomfield noted that to date, protection of 
the country has been through decisions of Government.  However, once the 
vaccination roll-out is well under way, future protection wil  sit more at an individual 
level and it will be appropriate to shift our communications messaging accordingly. 
 
•  Building on the critical path commentary, Dame Karen agreed that everything must align 
to support the operational drive, with the Operations team eventually leading.  However, 
while the ‘highway was running fast’, she noted that some risk writing appears to be about 
a week behind.  She sought assurance that the programme’s risk awareness is actually 
keeping pace with the reality.  
 
Group discussion: 
 
•  Murray Jack agreed it was important to align the risk analysis to the critical path.  He felt 
that in most cases the currently identified ‘risks’ were more ‘issues’ but he noted a need 
for greater clarity about who is responsible for mitigating the risks and whether the issue is 
such that it needs to be resolved by reference to the critical path.  Murray noted that 
languishing issues would threaten the ability to deliver to the critical path.  Several 
members signalled their agreement to this. 
•  Colin MacDonald advised that he and Stephen Crombie had just done a ‘deep dive’ on 
programme planning tools and were generally pleased with these.  However, there is 
capacity within the planning process to more clearly articulate when and how risks wil  be 
mitigated.  Accountabilities must also be clarified. 
ACT 1982
•  Colin and Steve indicated they had asked the programme team for some ‘greenfields’ 
thinking on what an optimum delivery-led structure would look like.  This approach wil  
provide a good opportunity to clarify accountabilities.   
•  Both Dame Karen and Steve Maharey endorsed the approach of Colin and Stephen to 
have accountabilities clarified.  
 
Action 1:  Ensure programme planning documents include named individuals who are 
accountable for core deliverables. 
 
3 
Operations update – Joanne Gibbs     plan to end April for DHBs 
Paper considered – Daily COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme Report for 
24 March 2021 
 
a)  Daily reporting 
INFORMATION 
Jo Gibbs indicated that momentum is building, and provided a verbal update on some key 
statistics.   
•  The rolling 7-day average from 19 March sit ing at just over 17,000 doses. A ‘locked in’ 
RELEASED UNDER THE  
delivery schedule to 31 March sees a further 36,000 doses.  
•  The last DHB to go live is Wairarapa on 7 April.  MoH did site visit to confirm readiness. 
•  All DHBs live from 7 April. 
•  Border worker testing is sitting at 104% meaning numbers wil  be revisited.  One third 
have had their second doses 
 
b)  DHB plans to end April 
OFFICIAL 
•  In response to a question from Murray Jack, Jo advised that MoH has all DHB plans to 
end April.   MoH has strong confidence in some but others wil  need support, including 
DHBs with no borders/border workers.  MoH meets the Senior Responsible Officers 
(SROs) at DHBs 2-3 times a week, has a workshop scheduled for 29 March, and a CEO 
meeting on 30 March. 
•  DHBs share plans.  John Whaanga has been instrumental in sharing plans from Tumu 
Whakarae members. 
 
4. 
Critical Path to operate at scale 
Page 57 of 116

---

Paper considered – Critical path summary  
Document 2
 
a)  Overview   (Matt Jones, Joe Bourne) 
•  Four core groups of work are in place to reach the 1 July objective of 50,000 doses per 
day. 
•  Planning includes all streams moving together into the one team. 
•  Engagement is critical – 40% of the population more regularly engage with the health 
system and wil  need less intervention to get vaccinated.  
•  Open access population – we need planning so that we can subdivide and get our 
messaging to the right groups.  Noted smaller population groups can be harder to reach. 
•  National booking system wil  be live in advance to support this. 
•  Storage adequacy is important.  We have a push on planning capacity so we don’t exceed 
either storage or delivery needs. 
•  Dr Bloomfield clarified that the general population (high risk) roll-out wil  start with those 
aged over 65 or over 75 with pre-existing conditions, before moving to general population 
(low risk) of those 16+. On average those aged over 65 have 6-8 GP visits a year.  
Delivery model may use different channels eg GP for over 65 age group but major sports 
functions for younger age groups. 
•  Joe Bourne noted it was important we use channels such as iwi and hapu to connect with 
groups who may not use GP services as frequently. 
 
Group discussion 
•  Murray Jack indicated he could see the programme coming together but he was keen to 
see more integration and a steady pathway to support the scale activities.  He cautioned 
ACT 1982
that the lower volume six-week period to end May could create risks for scale roll-out date. 
•  Carolyn Tremain agreed, noting the importance of smoothing and asked if the constraints 
were due to resourcing or vaccine availability?  She noted the likely risks to public 
perception if vaccine is stored in volume rather than being deployed.   
•  Sue Gordon confirmed that we have supply constraints.  Responding to a question from 
Dame Karen, she said that we are actively engaging with Pfizer to secure additional 
supplies but have been unable to increase delivery in the current quarter. 
•  Sue also noted that the sequenced cohort delivery model meant that delivery settings 
differed from the large-scale settings (East Tamaki) through to GPs and residential care 
settings.  There is no ‘one size fits all’ model.  
•  Steve Maharey commented that access to Māori communities would need to go wider 
than iwi and hapu, noting that in his experience over 70% of Māori were not accessible 
through these routes. 
 
b)  Distribution and Inventory update  (Ian Costello) 
INFORMATION 
Ian Costello advised that the objective is to have a flexible supply model so that vaccine 
supply is never a reason why a vaccination cannot be administered in any circumstance, 
RELEASED UNDER THE  
planned or unplanned. 
•  DHBs have existing -20° storage capability which is aligned with Pfizer vaccine storage 
requirements (see below). 
•  MoH is working with DHBs to co-design a flexible ‘hub and spoke’ distribution model. 
Model has been piloted in Auckland.  MoH expects to formalise this by early April 2021. 
•  Will next move to establishing a second warehousing facility in Canterbury.  This will 
require an RFP to contract. 
•  Contracts wil  also be required for storage and transport in areas where no local hub can 
OFFICIAL 
be established. 
 
 
Group discussion 
•  Murray Jack indicated his support for this concept but asked for key risks to be clarified. 
•  Carolyn Tremain similarly supported the model but noted the dif ering skil sets required in 
a DHB hub compared to a DHB pharmacy.  Carolyn and Sue Gordon both noted the 
current pressures on the health sector workforce. 
Page 58 of 116

---

•  Ian agreed that a key risk was ensuring correct expertise at DHB hubs.  This would be 
Document 2
met through a combination of reframing current resources and adding new resources. 
 
c)  Pfizer vaccine storage decision   (Not on agenda) 
•  Dr Bloomfield advised that he had received advice from Medsafe the day prior (25 March) 
that Pfizer has announced changes to storage conditions for its COVID-19 vaccine 
(Comirnaty). 
•  New advice is that unopened vials may be stored and transported at -25°C to -15°C for a 
total of 2 weeks on one occasion only and can then be returned to -90°C to -60°C.  Other 
storage information is unchanged.  
•  Members noted with interest the ability to return the vaccine to the -90°C to -60°C  range 
after being held in the -25°C to -15°C range. 
•  Dame Karen asked that DHBs be advised of the Medsafe decision promptly. 
 
Action 2:  Ensure DHBs are promptly advised of the Medsafe decisions re Pfizer 
Comirnaty vaccine storage.  (Joe Bourne) 
Action 3:  Medsafe decision to be factored into critical path decisions. (Mat Parr) 
 
d)   Workforce strategy update 
 
•  Fiona Michel advised that she is establishing a new team to focus on ensuring the 
national workforce delivers sufficient appropriately trained people to support and enable 
the 1 July vaccination objective.   This means a strong focus on volume hire, training, and 
deployment.  
ACT 1982
•  Active engagement with DHBs to understand how many trained people DHBs have 
available to use in vaccination events.  While we know training requirements for a specific 
event, and know how many people are trained, the understandings re availability of a 
trained person to perform vaccination are not always consistent where those people are 
doing other work within a DHB.  Fiona is working to align supply with need. 
•  The surge database is currently quite ‘blunt’ and we are working to see how we can help 
DHBs to make better use of it e.g. by doing some ‘screening’ on people so that DHBs can 
obtain a filtered list of people who may more closely meet their requirements. 
•  Important to attract new people into the workforce and we are working with relevant 
responsible authorities to do this e.g. student populations.  The Programme is establishing 
a new group to work on a non-regulated vaccinator training programme. This includes 
representation from the Immunisation Advisory Centre (IMAC) and the CareerForce ITO. 
•  We are mindful of ensuring appropriate representation of and for people from dif ering 
ethnicities.  This area needs considerable strengthening. 
•  Fiona noted that as expected, there has been some reticence from regulated parts of the 
INFORMATION 
workforce.  She noted it is critical the final product must be safe for everyone. 
 
RELEASED UNDER THE  
Group discussion 
•  Dame Karen clarified that the non-regulated workforce comprised individuals who were 
not required to be registered. 
•  Dr Fa’afetai Sopoaga agreed with the broad focus being applied to understanding the 
wider workforce requirements and reinforced the need to ensure that equity is front of 
mind in service design and delivery.  
•  Dr Bloomfield noted that for every vaccinator we needed 3-4 other people as well.  This is 
an area where the student workforce could play a big role. 
OFFICIAL 
•  Carolyn Tremain asked the extent to which we could ‘call up’ people in the public sector 
who have previously held roles in the healthcare sector e.g. retired nurses. 
 
Page 59 of 116

---

5. 
Technology  (Shayne Hunter) 
Document 2
•  Want to integrate the COVID-19 immunisation register and other technology more deeply 
into patient management systems.  
•  Demonstrations of the booking system have gone well.  To support mass vaccination, we 
are cutting back on the requirements/process around matching to NHI; a detailed NHI 
match wil  be able to be done onsite in 20 seconds.  The key focus is to get the person to 
site, rather than hinder them at the booking stage. 
•  System co-design with is underway in Christchurch. Local trials with a small number of 
providers will be under way by end April 2021.  We aim to give them a package that they 
can load directly into their own systems.  
•  Dame Karen noted positively the progress made since the last meeting. 
6. 
Communications and engagement  (John Walsh) 
•  John Walsh introduced himself, advising that he has held two roles at MPI (Director 
Readiness and Response, Director Communications and Engagement) and had led the 
United Against COVID-19 campaign communications from March – June 2020.   
•  He has now been asked by the Chief Executive of DPMC (Brook Barrington) and the 
Director-General of Health to manage a joined-up COVID-19 vaccination function.  He has 
identified ten key focus areas for this work, including partner engagement, operational 
communications, and strategic communications.  Important to engage more effectively 
with DHBs. The wider communications function is significantly under-resourced. 
•  A national campaign to start garnering widespread support for immunisation through 
“strength in numbers” and similar messaging wil  start around 20 April 2021. 
•  Carolyn Tremain and Steve Maharey agreed on the significant importance of the 
ACT 1982
communications and engagement function and endorsed the approach outlined by John. 
 
7.  
Real Time Assurance Leads Update  (Colin MacDonald and Stephen Crombie) 
•  Colin MacDonald and Stephen Crombie noted that solid progress had been made at the 
programme level since the last meeting. 
•  Colin noted that they had worked with Shayne Hunter to simplify the programme model 
and remove friction from the overall process. 
•  Roles and responsibilities between the ‘design and build’ , ‘transition’ and ‘run’ parts of the 
programme are now linked, with a consequent reduction in the risks as raised at the last 
meeting. 
•  Presentation of core project documents is also considerably improved and integration 
around the critical path can now been seen. 
•  Colin noted that he considered the workforce area stil  posed considerable challenges and 
he would be turning his attention to that next. 
 
INFORMATION 
Group discussion 
RELEASED UNDER THE  
•  Murray Jack agreed he was more comfortable seeing this integration on the critical path 
but noted that the programme is complex and the supply chain runs across multiple 
organisations.  The risks are still high and thus ongoing vigilance is important. In 
particular, he could not ascertain accountabilities and would like to see these clarified. 
•  Steve Maharey reminded that with the complexity of the project, a culture of trust was 
needed.  Mistakes wil  happen and reporting should reflect the issue and the mitigation. 
•  Stephen asked if all present were clear on what the mission is for this programme of work 
and received at least two variations on this - hit ing the implementation target date;  
OFFICIAL 
educating New Zealanders of the benefits of ‘strength in numbers’. 
•  Colin noted both were inextricably linked but agreed on the need to clarify the mission and 
purpose, linked to an open and ‘high trust’ environment. 
 
8 
Other 
•  Dame Karen thanked Dr Ian Town for the Science and Clinical overview paper. 
 
Page 60 of 116

---

9. 
Meeting close 
Document 2
 
•  Dame Karen noted the strong programme focus on ‘achieving volume’ was well aligned 
with the focus at a Ministerial level.  She noted that in a volume/pace environment 
mistakes wil  happen.  However, there was a preference (by both Programme Governance 
and at Ministerial level) to explain why mistakes happened in a ‘mass roll-out’ 
environment, and to learn from these, rather than to try to ensure a perfect pathway 
before even starting. The strong Ministerial focus is on moving quickly through to 
population-wide roll-out. 
•  Ngāhiwi closed with a karakia. 
 
ACT 1982
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 61 of 116

---

Document 2
ACTION TRACKER     
  NO. 
ACTION 
OWNER 
STATUS – DATE (Due or 
COMMENTS 
closed)  
210115 -02  Consider if this Governance Group 
MoH and 
In progress 
Stil  under consideration 
should have a continued role 
MFAT 
overseeing the Pacific Health Corridors 
support for Vaccine   
 
210129-01  For MoH to consider the ‘readiness’ 
Mathew Parr 
In progress 
 
process that it wil  seek to put in place 
7 April update – to be linked to the new status 
with leads to ensure accountability 
reporting but stil  TBC and closed out actual 
readiness and planning 
ACT 1982
 
210326-01  Ensure programme planning 
Mathew Parr 
In progress 
New structure and accountability plus ‘straw 
documents have named individuals 
person’ programme plan wil  ensure this is 
who are accountable for key 
completed by the next meeting 
deliverables 
210326-02  Ensure DHBs are promptly advised of 
Joe Bourne 
Complete 
Raised 26 March 2021 
the Medsafe decisions re Pfizer 
Comirnaty vaccine storage 
210326-03  Medsafe decision to be factored into 
Mat Parr 
Complete 
Raised 26 March 2021 
critical path decisions 
 
 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 62 of 116

---

Document 3
Minutes/Actions 
Date: 
Tuesday 2 February 2021 
Time: 
4.30 – 6pm 
Chair: 
Dr Ashley Bloomfield 
Members: 
Sue Gordon, Shayne Hunter, Chris Fleming, Dr Dale Bramley, Michael 
Dreyer, Dr Ian Town, John Whaanga, Maree Roberts, Deborah Woodley, 
Dr Caroline McElnay 
Attendees: 
Colin MacDonald, Stephen Crombie, Simon Everitt, Casey Pickett, Paul 
Giles, Karl Fergusson, Mat Parr 
Apologies: 
Wendy Il ingworth 
Secretariat 
Lil ias Henderson 
ACT 1982
Support: 
Item 
Agenda Item 
1 
Introduction and minutes 
• Today’s meeting is a full agenda and we are going to focus our time on implementation
readiness
• Minutes from the previous meeting are accepted
2 
Report back from PM & Ministers meeting (29 Jan) and look forward to next PM & 
Ministers meeting (5 Feb) 
Mat Parr (Programme Director) talked through the plan for the meeting with the PM 
• The agenda wil  focus on giving an update into the key workstreams. This was sent over
from the PM’s office and we wil  respond to all subject areas
INFORMATION 
• Anticipating that we wil  start a rhythm of weekly reporting for the Prime Minister
Mat Parr (Programme Director) gave an update about the Cabinet Paper
RELEASED UNDER THE  
• The Cabinet paper was well received. A small change has been made to ensure the
following Ministers are jointly involved with the power to act: Prime Minister, Minister of
Finance, Minister of Foreign Affairs, Minister of Health, Minister for COVID-19 Response,
and Associate Minister of Health (Dr Verrall)
Group discussion 
• The paper wil  be proactively released. It is well written and wil  support our transparent
OFFICIAL 
approach to share information
• The DG briefed his public sector colleagues earlier today and shared the Cabinet paper
with them. They were very supportive and eager to get involved where possible,
especially NZDF
Action for Karl Fergusson and Maree to follow up with the Minister’s office about when we 
can expect the Cabinet Paper to be made public. 
3 
Verbal update on policy advice to Ministers 
1 
Page 63 of 116

---

Document 3
 
Maree Roberts (DDG, System, Strategy & Policy) gave a verbal update about advice that the 
policy team is drafting in response to Ministerial requests 
•  The policy team wil  provide a regular update about advice that is being submitted so that 
Steering Group has visibility 
•  Elimination strategy – working out what happens strategically once the vaccine is in use 
and how this affects the strategy. This wil  look at the impact for border set ings, our 
relationship with the international community and other aspects 
•  Sequencing framework – transitioning from the strategy to supporting the CVIP to 
implement it in practise 
•  Vaccine uptake – considering the options and levers we have to encourage vaccine 
uptake, and what we can do if people refuse 
•  Vaccination targets – the PM requested advice about what possible target rates of 
immunisation could be for the programme 
•  Privacy considerations – considers how we share information in a way that is sensitive to 
privacy needs 
•  Vaccination certification – what is international best practise and how are other countries 
approaching this 
•  Restricting personal access to vaccines – to ensure that people cannot import the 
vaccine as individuals 
•  COVAX implications – what are our plans for the COVAX facility 
4 
DHB response summary & DHB engagement next steps 
ACT 1982
Simon Everitt (Lead, Service Design) presented an update on planning with DHBs 
•  We are continuing to work closely with DHBs to confirm their model of delivery for Phase 
1A – border workers and household contacts 
•  DHB responses have been received (excluding one) and they have been compiled in a 
spreadsheet and have been attributed a RAG model. Tomorrow we wil  hold an 
assessment session on all 20 DHBs to determine their readiness 
•  There are stil  gaps in information and we wil  go back to DHBs on a 1:1 basis to help 
them with their plans 
•  Comms wil  be shared with DHBs following the approval announcement and DHBs wil  
receive a run sheet for how things wil  work over the coming days 
•  A simulation activity takes place next Tuesday 9 February with Fonterra, NZDF staff and 
DHBs 
•  We are commencing tri-weekly stand-ups with DHB vaccine leads who are responsible 
for the delivery plans so they have an opportunity to ask questions, and we can share 
INFORMATION 
information 
Mat Parr (Programme Director) gave an update on the rollout plan over the coming weeks 
RELEASED UNDER THE  
•  Purchase order for the Pfizer vaccine was placed last Friday 
•  Vaccine wil  be shipped to Auckland in the first instance, then sequentially to other DHBs 
around New Zealand in the following order: Wellington, Hamilton, Waikato, Rotorua. 
These cities wil  prioritise Tier 1A, then we can turn to the next cohort 
•  Timing of rollout wil  be informed by delivery schedules, as well as our ability to plan and 
deliver sufficiently for each vaccination site 
Group discussion 
OFFICIAL 
•  We can’t give specific details into the date of vaccination because we are yet to receive 
the flight information 
•  Sequencing of rollout means that Auckland may have finished vaccinating Tier 1B by the 
time other DHBs receive the vaccine for Tier 1A. This means Auckland could be 
vaccinating household contacts while other DHBs are just starting 
•  Close contacts definition has been finalised. There are some data privacy issues around 
requesting information from employees. We are attempting to request the household 
2 
 
Page 64 of 116

---

Document 3
 
contact information in advance of the employee coming in for their vaccine and work is 
actively being done in this space 
•  It wil  be important for the programme to reach out to individual DHBs 
•  Need to ensure all DHBs have a consistent definition of ‘health workforce’ – there have 
been inconsistencies in interpretation so far 
•  Border workforce includes everyone working at the border, as well as health staff who 
are in these locations, such as for testing purposes 
•  We are not yet in a position to communicate with individuals who are getting vaccinated, 
meaning our previous focus of “why you should be vaccinated” wil  swiftly become “here 
is your appointment” 
•  Occupational health providers are being engaged to deliver to large frontline workforces, 
such as Police and Fire & Emergency. More information wil  be presented to SG on this 
option 
•  Important to acknowledge the role that primary care plays. Regular catchups for the 
whole sector should start and provide everyone an opportunity to come along and listen 
•  May be an option to second someone to support with DHB comms from organisations in 
the sector. We have a number of groups asking for briefings and it is difficult to reach 
everyone all the time 
•  Reiterate that GMs Planning & Funding should be updating their own teams within their 
DHBs and not rely on the Ministry to deliver separate briefings 
•  Vaccinator training wil  commence next Tuesday with IMAC, with training on the vaccine 
and also how to use the CIR 
ACT 1982
•  Relationship with NZDF is still developing but they are eager to help where possible, 
especially with vaccinating their own workforce 
5 
Status report & readiness assessment 
Mat Parr (Programme Director) provided an update on key items in the status report 
•  Distribution and inventory 
o  A cold chain simulation and QA session with Fonterra is taking place soon 
o  This risk area has been identified as red for some time 
o  A distinction has been made between sites and locations. Number of sites is 
smaller than locations because it encompasses a larger area 
o  NZDF Director of supply chain has been seconded into our team full time 
•  Post event monitoring 
o  We need to swiftly ensure that everything is fit for purpose and ready for the 
readiness date 
o  Shayne Hunter and Chris James had a useful session to determine what 
INFORMATION 
Medsafe needs so a rapid plan can be developed 
o  CARM is based in Otago and a team of people wil  travel down. This is to ensure 
RELEASED UNDER THE  
we strengthen the current system as much as possible to upscale CARM 
o  Eventually we wil  receive the Dutch monitoring system. There are some 
procurement matters that need to be worked through 
o  Colin noted that it wil  be difficult to scale up the current system and a 
conversation needs to happen offline about our ability to do this 
o  There is increasing Ministerial interest in the technology components of the 
programme and we need to present a clear narrative for this 
Group discussion 
OFFICIAL 
•  Al  status reports need to be completed before presenting to Steering Group 
•  Lots of collateral is being produced to support providers with the rollout. We need a clear 
sign out process for this to ensure it is consistent 
•  Reporting templates wil  be developed next week, and people wil  receive different 
information depending on who they are. Recipients wil  include PM, Ashely, Sue, and 
other SROs 
•  The provider has not been finalised for inventory management. Ashley would like more 
information about this 
3 
 
Page 65 of 116

---

Document 3
 
•  A common issue raised by Māori providers and iwi is that the Ministry is not being 
proactive enough about how we have accounted for equity. This is an area that needs 
further work as Māori and iwi are involved throughout many layers of the Programme 
across governance and leadership. We want to front foot this narrative and tell a positive 
story 
Action for Caroline and Deborah to discuss the effect on other vaccines and whether advice 
should be given about interference with another scheduled immunisation. 
Action for Mat to update Ashley about inventory providers 
Action for John to meet with Karl and Ana about equity communications. 
6 
Security and privacy assessment 
Geoff Gwyn (Lead, Security and Privacy) presented an update 
•  Purpose is to ensure we have a coordinated view of security and privacy across physical 
security, cyber security, and privacy 
•  Last week a GCSB and SIS briefing took place to complete a readiness assessment and 
we have dedicated resources into privacy 
•  This assessment wil  build on the previous report completed in December last year, and 
wil  be presented to Steering Group next week 
Group discussion 
•  Engagement is being had with the right people and groups 
ACT 1982
•  Data sharing is a significant policy issue and we need to be careful how we collect this 
from people. Individuals are very concerned about their personal security 
7 
Iwi data col ection decision – ITEM DEFERRED 
8 
Communications strategy refresh 
Paul Giles (GM, Communications and Engagement) gave an update about the vaccine 
approval announcements tomorrow 
•  We will be reiterating the safety message throughout all announcements tomorrow 
•  Research indicates around 20% of border workers are stil  uncertain about receiving the 
vaccine. We want to start speaking to the cohort who wil  receive it first and reassure 
them 
•  Tomorrow’s announcement wil  be the beginning of considerable public and media 
interest in the vaccine 
o  2pm: PM stand up and PR released – focused on approval and next steps 
INFORMATION 
o  2.45pm: DG and Chris James wil  do a stand up at Ministry – focused on 
approvals process and safety 
RELEASED UNDER THE  
o  Thursday morning: DG wil  do a media round  
•  A document with key messages wil  also be released to be used in communications 
material 
•  We are anticipating long form interviews to take place over the weekend and addressing 
issues such as vaccine hesitancy 
•  Potential for a media briefing to take place on Friday 
•  Campaign is stil  on track to commence on 15 February 
•  Communications with the workforce wil  kick off urgently 
OFFICIAL 
Karl Fergusson (COVID-19 Vaccine Comms Lead) provided an update about the updated 
Communications & Engagement Strategy  
•  PM and Joint Ministers saw this strategy last week and seemed broadly happy. We are 
expecting some feedback from the PM 
•  The four underlying pil ars for communications are: safe, timely, free and essential to 
protect NZ 
4 
 
Page 66 of 116

---

Document 3
 
•  We are using our engagement with stakeholders to inform campaign planning which is 
well underway. Need to ensure people are at a position of informed consent. Our 
ultimate goal is ensuring that people have confidence in the vaccine that leads to high 
levels of uptake 
Group discussion 
•  It wil  be important to have an accessible point for the public to track our progress. This 
wil  need a website landing page so people can get a status report of numbers 
vaccinated etc 
•  Most people wil  get their information from the COVID-19 Unite channels, and the 
Ministry wil  provide advice for the workforce on the MoH website 
•  Everyone wil  want to know what this means for them. Having a clear place for the public 
to go and get their information is key 
•  All of Government meeting wil  work through the use of Unite channels and information 
that is put on the MoH website 
•  The principles of the strategy make sense if we weren’t operating in a constrained 
environment, but we need to be conscious that people wil  hold off from making their 
decision until we have more supply 
•  There has been no public comment about arrival timelines for the vaccines, and the 
border workforce aren’t yet aware of how quickly this could take place 
•  The Programme has been working through border workforce requirements and 
definitions 
•  Comms are needed for the DG to share with his colleagues following the announcement 
ACT 1982
on Tuesday. Could be an email or fact sheet to public sector employees that includes the 
key messages 
•  Note that the Prime Minister’s office wil  publish the Cabinet Paper next week 
•  Colin noted that more information is needed about the detailed comms plan 
Action for Paul to draft an email that Ashley can send to his colleagues with key documents 
for reference. 
9 
Any other business 
Mat Parr (Programme Director) gave a general update 
•  There is a lot that needs to be achieved within tight timeframes.  
•  Where possible, we are coordinating engagement to avoid individual briefings 
•  It is likely that each week we wil  need to make a judgement about the relative capacity of 
the system. This is something that we can assess closer to the rollout date to ensure we 
are well placed to deliver successfully. Ashley signalled he is contactable should there be 
INFORMATION 
any reservations at any stage 
RELEASED UNDER THE  
An additional paper to be presented by Casey Pickett wil  be delayed until next week. 
 
  Action tracker 2 February 2021 
Item 
Action 
Who 
Due date  Status 
Tuesday 2 February 
2 
Maree and Karl to follow up with the 
Maree & Karl 
9/2 
Completed 
OFFICIAL 
Ministers office about when we can expect 
the Cabinet paper to be made public 
3 
Caroline and Deborah to discuss the ef ect 
Caroline & Deborah 
9/2 
 
on other vaccines and whether advice 
should be given about interference with 
another scheduled immunisation 
5 
 
Page 67 of 116

---

Document 3
  4 
Mat to update Ashley about inventory 
Mat 
3/2 
In 
providers 
progress 
5 
John to meet with Karl and Ana about the 
John, Karl & Ana 
9/2 
Completed 
equity comms piece 
8 
Paul to draft an email that Ashley can send  Paul Giles 
3/2 
Completed 
to his colleagues with key documents for 
reference 
Tuesday 26 January  
5/6 
Implications of COVID and Flu vaccine 
Deborah/Mat/Maree 
Watching   
campaigns converging 
brief 
7 
Identify target surveil ance methodologies to  Ian 
 
 
report reactions for New Zealand cohorts 
8 
Outline how risk approach is made more 
Stephen/Colin/Mat 
1/2/21 
Resource 
active 
to be 
identified 
 
ACT 1982
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
6 
 
Page 68 of 116

---

Document 3
 
Minutes/Actions             
 
Date: 
Tuesday 9 February 2021 
Time: 
4.30 – 6pm 
Chair: 
Dr Ashley Bloomfield 
Members: 
Sue Gordon, Shayne Hunter, Dr Dale Bramley, Michael Dreyer, Dr Ian 
Town, John Whaanga, Maree Roberts, Deborah Woodley, Dr Caroline 
McElnay 
Attendees: 
Colin MacDonald, Stephen Crombie, Simon Everitt, Casey Pickett, Paul 
Giles, Karl Fergusson, Mat Parr, Al ison Bennett, Matt Jones, Wendy 
Illingworth, Tanya Maloney 
Apologies: 
Chris Fleming 
ACT 1982
Secretariat 
Lillias Henderson 
Support: 
 
Item 
Agenda Item 
1 
Introduction and minutes 
•  The meeting started late due to a meeting with Ministers 
•  An updated agenda and additional papers were circulated shortly ahead of the meeting 
Approved the minutes from last week’s meeting. 
2 
Report back from PM & Ministers meeting 5 Feb 
Ashely Bloomfield shared an update from the meeting with Ministers last Friday 
•  The meeting went well, and we have another one scheduled for this coming Friday. This 
is reflective of the regular reporting cadence we are in 
INFORMATION 
•  A separate meeting took place with Minister Hipkins this afternoon where he was alerted 
to the distribution issues for the Pfizer vaccine. He would like to know whether we have 
RELEASED UNDER THE  
the consumables in the country to deliver this 
3 
DHB Chair’s Letter and DHB Engagement Next Steps 
4 
Status report, readiness assessment, and update from ‘dry run’ simulation with DHBs 
and other agencies 
Note: Items 3 and 4 were discussed together 
Simulation event 
OFFICIAL 
Mat Parr (Programme Director) gave an update about DHB engagement and the simulation 
event 
•  A letter was sent to DHB CEs last week with information about the programme, and 
providing feedback on the DHB plans that had been submitted 
•  A letter wil  be sent this week to DHB Board Chairs from Ministers Hipkins and Lit le to 
set out high level expectations 
1 
 
Page 69 of 116

---

Document 3
 
•  Tuesday’s simulation event was an end to end walkthrough of the plan for vaccination. It 
was a productive session that involved several stakeholders which included DHBs, 
sector partners (IMAC), AoG, I AG, primary care 
Group discussion – simulation session areas of concern 
•  Generally, the session reinforced that there are several gaps and we have lots of work to 
do in order to be ready on time 
•  1. Distribution – needs more focus, specifically whether DHBs would be required to split 
the trays and whether it could take place outside of a pharmacy. Further sessions wil  be 
held on this in the coming weeks 
o  Preference from DHBs is this takes place from HCL 
o  The cold chain capacity needs to be managed very tightly, particularly given the 
regulatory compliance needs 
o  Discussed further at Item 5 
•  2. Booking and registration system – we need a mechanism for measuring demand and 
managing the queue of people who are eligible in Phase 1. There is not a national 
solution in place currently, so we are working with DHBs on an individual basis to 
understand what each DHB has in place and how they wil  use this 
o  Developing a nationwide booking system in the short time available is not 
advisable and instead we are looking to pursue localised solutions 
o  Northern region DHBs are using a system which is the most advanced.  
o  If we had more time, we would develop a Salesforce solution which is the 
platform that the NIR and CIR are using 
ACT 1982
o  This is a piece of technology as part of a wider package and it would be useful to 
know how it compares in relation to other elements 
•  3. Balancing strategic and operational elements is challenging, particularly when it 
comes to managing the sequencing framework without avoiding wastage 
o  Need to take a pragmatic approach to this and we can’t just give the vaccine to 
anyone. Should have a list of people who fit within the categories who can be 
contacted at short notice and make sure they receive a vaccine, or take people 
from the hospital in a van etc 
o  Possibility to book appointments until 3pm each day and have a 2-hour window 
for using up the rest of stock 
o  This will be a focus in the media, so we need to have a strong narrative 
o  Our SOP should include guidance on wastage and the trade-offs of this from a 
central perspective – it should not be a localised decision 
•  Equity was discussed, especially in relation to the ethnicity of the border workforce. We 
have shared information with the Minister’s office about the ethnicity breakdown. Equity 
INFORMATION 
has also been reinforced in conversations with DHBs and we have been asking what 
their plans are for ensuring this remains a focus 
RELEASED UNDER THE  
Action for Ashley to have a conversation with Shayne about a national booking system. 
Action for Michael and Shayne to report back on the critical path and identify the trade-offs 
for each piece of technology. This wil  be presented to the technology governance group, 
and then back to Steering Group 
Other discussion items 
Tanya Maloney (Workforce Lead) presented an update on the workforce 
OFFICIAL 
•  Training wil  go live on Wednesday 10th for the IMAC online system. This wil  include any 
updates from the walkthrough session today and is for existing vaccinators 
•  We are expecting 100 people to complete the training by next week, and by week 4 we 
wil  have needed to train 500 people to meet demand.  
•  A definitive list of vaccinators from DHBs still hasn’t been secured 
•  We are working with IMAC to ensure they are upholding their Treaty obligations. We are 
aiming to achieve the right balance of the workforce, as well as ensuring cultural 
2 
 
Page 70 of 116

---

Document 3
 
responsibility is a key focus of the programme. We wil  explore ways to include iwi and 
help them navigate the system 
Group discussion – general  
•  We have finalised a push model for the inventory system so we can calculate demand 
backwards. The inventory can be accessed at any stage to see how much is in any 
location, including transfers between DHBs which wil  be managed on an exceptions 
handling process. Reconciliation wil  be carried out using CIR data at the end of each 
day 
•  More information is needed on the critical path and how a booking system fits within the 
overall package of technology solutions eg. Inventory, track and trace, CIR. All these 
components require an MVP before we can deliver training so this needs to be kept in 
mind 
•  Advice wil  be sent to Ministers this week on possible levers to ensure the border and 
MIQ workforces receive a vaccine. MoH received advice from the Solicitor General on 
this which has informed what was put up to Ministers 
•  Post event monitoring is top of mind as it continues to be a risk. We are working to 
ensure readiness for Phase 1, which wil  scale up for Phases 2 and 3. The interim 
solution is to boost CARM’s capability so they can accommodate the anticipated 
increase (expected to be double the current capacity) and there is strong process 
management to support this 
Assurance update from Colin Macdonald 
ACT 1982
•  It has been dif icult to get a clear picture of the plan for Phase 1 and it seems that some 
discussions haven’t yet taken place 
•  There is a lack of clarity in the anticipated numbers of people who wil  have adverse 
reactions and this ambiguity means it is dif icult for CARM to understand what they are 
getting into 
•  Currently lacking a plan for scaling up to Phase 2 and 3 
•  Side effects are not unexpected, but the best way to work around this is to manage 
public expectations and signal that people could expect a sore arm, for example, to avoid 
the influx of reports 
Action to include an update about post event monitoring on next week’s Steering Group 
agenda. 
5 
s 9(2)(c)
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
3 
 
Page 71 of 116

---

Document 3
 
s 9(2)(c)
6 
s 9(2)(c)
ACT 1982
7 
COVID-19 vaccinator workforce – inclusion of non-regulated workforces as 
vaccinators 
Casey Pickett (Manager, System Strategy & Policy) presented a paper on non-regulated 
vaccinators 
•  Including non-regulated workforces as vaccinators can present some ACC issues as 
coverage is limited to medical interventions which are delivered by registered healthcare 
INFORMATION 
professionals 
•  Issue has been presented to Steering Group to get confirmation this is an area we are 
wil ing to explore before exploring regulatory amendments 
RELEASED UNDER THE  
•  We are being mindful that we don’t want to undermine access or limit ACC coverage if 
people experience an adverse reaction 
 
Group discussion 
•  If we exclude non-registered workers, this is contributing to a legacy issue. One of the 
purposes of the programme was to address legacy issues and provide opportunities for 
OFFICIAL 
people, particularly in Māori communities, to contribute to vaccine delivery for their 
communities 
•  We need to involve non-registered workforces in the vaccination ef ort because they wil  
be able to support us to navigate the system and increase access, as well as determine 
the regulatory change that needs to take place 
•  People are ready and willing, and we should involve them. This wil  only strengthen our 
response 
4 
 
Page 72 of 116

---

Document 3
 
Agreed to explore regulatory change to include non-regulated vaccinators in the workforce. 
8 
Preliminary security and privacy assessment 
Geoff Gwynn (Security Lead) shared the preliminary PIA 
•  Would be interested in any feedback from Steering Group about the paper 
•  Main areas of concern are site security, and information breaches 
•  Today’s walkthrough suggested DHBs are currently thinking about vaccination sites like 
the pop-up testing facilities when they have vastly different risk profiles. Controlling 
access is a key consideration and much more difficult for vaccination and we wil  work 
with DHB security managers to undertake risk assessments for security aspects 
•  Guidance around expectations wil  be included in the SOPs shared with DHBs 
•  PIAs need to remain current and be updated on a regular basis, particularly mitigations 
that are being followed up and actions 
Group discussion 
•  We need to be explicit around our expectations when it comes to security 
•  Privacy and information risks may arise when we are seeking to engage with 
communities 
•  Technology should be used in a way that minimises risk 
•  The intelligence community has agreed to proactively monitor in this space on our behalf 
9 
Iwi data col ection – verbal update 
ACT 1982
Michael Dreyer (GM, National Digital Services) presented a verbal update on iwi data 
collection 
•  Work has been done with John’s team in the Māori Health Directorate on this issue and 
develop a strategic vision 
•  Collecting information at the vaccination point is not a desirable outcome 
•  An approach is being drafted and wil  come back to the Steering Group for approval 
Group discussion 
•  A number of things are coming together in this space across broader technology 
workstreams. We should leverage this work and be upfront with our delivery partners 
about the challenges of this work 
•  Need to maintain alignment with Statistics and Al  of Government 
•  We are falling behind on proactively telling the equity narrative. Communities are 
concerned we are following past practise and we are underselling the work we have 
done in this space 
INFORMATION 
10 
Any other business 
RELEASED UNDER THE  
General discussion 
•  Documents appended at Item 10 have been noted, including: 
o  11. Real time assurance action tracker 
o  12. Interim advice on maximising uptake of vaccines by border workforces 
o  13. Definitions of Tier 1 and Tier 2 in the Sequencing Framework 
•  There are a number of people writing to the programme with offers of help and want to 
be included. We wil  continue to receive letters and should be prepared to give answers 
OFFICIAL 
to these 
•  Narrative is shifting and this wil  be delivered by the PM, Minister Hipkins and Ashley as 
the main channels for sharing information 
Governance Group – Friday 12 February 
•  Members wil  want to know about the narrative and our comms plans. Paul and Karl to 
present on our comms plans with a more detailed view, rather than just a strategy eg. 5-
page plan on how we intend to vaccinate all of New Zealand in 2021. A plan is going to 
Ministers offices to get feedback ahead of the PM meeting on Friday 
5 
 
Page 73 of 116

---

Document 3
 
•  Agenda wil  include: 
o  Readiness discussion 
o  Comms and engagement 
o  Risks and mitigations of key issues 
Action to inform Karen we would like her to at end the Prime Minister’s meeting also. 
 
  Action tracker 9 February 2021 
Item 
Action 
Who 
Due date  Status 
Tuesday 9 February 
3/4 
Ashley to have a conversation with Shayne  DG and Shayne 
15/2 
 
about a national booking system. 
3/4 
Michael and Shayne to report back on the 
Michael Dreyer 
15/2 
In 
critical path and identify the trade-offs for 
progress 
each piece of technology for the booking 
system. This wil  be presented to the 
technology governance group, and then 
back to Steering Group 
3/4 
Include an update about post event 
Mat Parr 
15/2 
Complete 
monitoring on next week’s Steering Group 
ACT 1982
agenda. 
10 
Inform Karen we would like her to attend the  Mat Parr 
11/2 
Complete 
Prime Minister’s meeting also. 
 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
6 
 
Page 74 of 116

---

Document 3
Agenda                     
 
COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme Steering Group 
Date: 
Tuesday, 16 February 2021 
Time: 
4.30 – 6.45pm 
Location: 
1N.3 
Chair: 
Dr Ashley Bloomfield 
Members: 
Maree Roberts, Sue Gordon, John Whaanga, Shayne Hunter, Deborah Woodley, Dr 
Dale Bramley, Chris Fleming, Wendy Il ingworth; Michael Dreyer; Grant Pollard;  
Optional: Dr Caroline McElnay; Dr Ian Town  
Attendees:  Casey Picket , Mat Parr, Colin MacDonald, Stephen Crombie, Matt Jones, Petrus 
van der Westhuizen, Luke Fieldes, Jo Gibbs, Dr Tim Hanlon, Ana Bidois, Rachel 
Haggerty, Karl Ferguson, Chris James 
ACT 1982
Apologies:   
Secretariat  TBC 
Support: 
  # 
Agenda Item 
1. 
Introduction and minutes 
 
•  The Chair acknowledged the support of the DHBs including Rachel, Dale Chris, and Jo 
presence at Steering Group. 
•  The importance of this meeting was highlighted with the arrival of the vaccine. The PM, 
Minister and Cabinet relayed their high degree of confidence in the programme.  
•  Te Tiriti and sequencing items were added as late agenda items 
INFORMATION 
 
2. 
Status report and readiness assessment 
RELEASED UNDER THE  
 
Mat Parr outlines the readiness assessment building from the dry run, governance group and 
meetings with the PM.  
 
These meetings identified  key action items that needed to happen before a state of readiness 
could be made.  
 
Distribution plan: 
OFFICIAL 
•  1 to 1 with DHBs and Medsafe to test processes is achieveable and allowable within the 
rules. Stress testing again with DHBs at their sites to test point to point delivery. 
 
Group discussion  
•  Medsafe to complete an audit on the pack size from ful  trays to smal er box sizes. 
•  Stress testing before going live with a DHB there wil  be a dry run and stress test. 
•  s 9(2)(b)(ii)
 and have receied all the conditional 
documents from Pfizer before the vaccine is to be released.  
•  s 9(2)(b)(ii)
 
. 
Page 75 of 116

---

•  No further issues for the first 2 weeks, but scaling this wil  present further issues. 
Document 3
 
Booking and registration  
•  The programme has agreed with DHBs to manage demand upfront by working with 
agencies to identify and book people in. 
•  Employers have been asked to update the Border testing register.  
•  The interim measure is to make the lists, contact the persons in the list and updating the 
lists as the vaccination programme continues in the initial phases over a 3 day rolling cycle 
•  If persons were not in the system, it was a judgement call on whether to vaccinate or turn 
them away.   
 
Consent discussion  
Ashley questioned whether booking and registration included consent and the meaning 
chosen 
•  The consent process was outlined as a verbal process; which was recorded in the CIR. A 
paper back up was available in the event of technology failure. 
•  People are invited to be vaccinate and wil  provide verbal consent on the day.  
•  A key concern was for permission to enable employers to know whether staff were 
vaccinated was a key concern. This was agreed to be operationalised in the CIR. 
•  A formal consent protocol was raised for all providers; It was noted that protocols would 
give providers assurance, however there were inconsistencies on vaccination protocols 
around the country 
•  The DG requested a writ en consent process instead of a verbal process was raised. He 
cited as a new vaccine a form should be signed citing uncertainty around verbal consent 
ACT 1982
process in a database and issues in aged cases of EPOA.  
•  Advice that the verbal consent process exists in Australia, and the creation of medical 
document through writ en consent and the lead time to create the necessary translations 
was noted. 
 
Policy and how to balance waste and sequencing. 
•  The paper drafted has been socialised with DHB and provider teams to be updated by the 
end of the week. 
•  It was agreed that Jo Gibbs as National Director would sign off on the operational 
guidelines  
 
Dry run – vaccinating vaccinators beforehand  
•  Northern Region requested a day to practice using the actual vaccine to ensure safety and 
that all people have confidence in process.  
•  NR would run a vaccine session a day prior without media for vaccinators and other key 
INFORMATION 
people as a risk mitigation. 
 
RELEASED UNDER THE  
Group discussion 
•  Paul (comms) outlined only the Ministry of Health communications team would be 
pressent.  
•  Dale (NR) outlined the benefits of testing the process in a ‘live’ environment and feedback 
that vaccinators wanted to be seen to be leading as well as needing protection. 
•  Dale also notes the kick off in Jet Park is a Maori Provider to have a formal opening to the 
programme from a Tikanga perspective.  
•  Sue noted the assurance provided by the dry run, full E2E run with DHBs tomorrow and 
OFFICIAL 
the live practice run on Friday which provided assurance to the Minister. Al  events will 
have MoH media presence.  
•  Joe need to be clear that the people on the ground are not overwhelmed and are providing 
honest feedback  
•  The Steering group agreed as long as it was planned to not impact the vaccinator 
workforce  
 
Agreement: NR and other DHBs should have the option to have a live practice sessions (wet 
run) a day before vaccinating the sequenced population  
 
Page 76 of 116

---

High level review of the pil ars 
Document 3
Ashley requested the group review the pil ars at a high level to check their readiness. 
 
1.  Purchasing and approval: Ready as vaccine has arrived 
2.  Sequencing: Ready as cohorts are known 
3.  Inventory and distribution: Ready as dry run was completed  
4.  Workforce: 65 vaccinators and understanding the barriers, and confident wil  have enough 
workforce for the next 2 weeks. 
a.  Barrier of the individuals required to provide a work email address prevented 
people from accessing the service. 
b.  Working with IMAC to check lists for errors and expedite the process 
5.  Provider management (funding):  
a.  A draft letter going out to DHBs on payment and process which outlines how the 
broader system will work and provides assurance that funding is available.  
b.  Bulk funding for February and March is expected to communicated tomorrow.  
c.  Working group is being established for the wider GP and other providers. Chris 
Fleming asks whether theres consistent funding for like services (confirmed).  
6.  Registration: CIR system went live today. Data from MBIe going into the CIR and data can 
be extracted tomorrow.  
7.  Post event to be picked up in seprate agenda item. 
 
Discussion: readiness 
Joe provided an update on the readiness documents – these provide a high level overview of 
DHB reainess and assurance of readiness at each site  
 
ACT 1982
DHB readiness group discussion 
•  Further conversations with remaining DHBs wil  be conducted through account managers. 
•  These DHBs are smaller and capability to deliver must be kept in mind  
•  A written letter of readiness to each of the DHBs should be explored 
Action for Jo to examine CE’s letter of readiness  
 
Overall readiness group discussion 
•  Ashley outlined a slow and steady approach (crawl, walk, run) was required and would 
raise the need to stop if required/advised by the programme. 
•  Colin reiterated the need for the programme and its team to raise concerns of programme 
failure 
•  Border agencies as a critical stakeholder wil  need to be empowered through ongoing 
discussions to overcome any concerns 
3. 
Day 1 reporting dashboards update 
 
INFORMATION 
Mat, Luke and Petrus Mat tables the paper, outlining the challenges in the report and in 
Appendix A  
RELEASED UNDER THE  
The possible reports include 
a)  Daily reporting for upwards management (ministers, DG, DDGs) 
b)  Downwards reporting for DHBs and operational ministry staf  
 
•  Reporting options/features wil  be initially focused on critical information and expand over 
time. It was cautioned that too many initial requests and requirements would cause 
operational impacts  
•  Later in the process, there will be daily reporting similar to a sitrep report used in testing 
OFFICIAL 
this wil  produced later in the day on the vaccination this wil  sent to a smaller group 
content of the report wil  be developed.  
 
Group discussion  
•  Key controls on sourcing this information wil  be through the CIR as a single source of 
truth. This builds on learnings from the COVID-19 testing experience  
o  Critical stakeholders wil  be kept informed and provided channels. 
o  A data controller position will also be created to manage this. 
 
Page 77 of 116

---

•  Possible problems were indicated as  
Document 3
o  (1) denominators of the cohorts to understand what proportion has been 
vaccinated and who to fol ow up with.  
o  (2) the repeat vaccine given, how many have complete the cycles  
o  (3) ensuring Maori and pasifika specific profiles are setup to ensure equity is met.  
•  Rachel supported the need for a data controller for requests. Access to CIR downloads to 
stay ontop of population analysis to stay ontop of equity, reach, performance, etc. AND 
access to this information not be delayed  
 
4. 
Māori and Pacific support service recommendations 
 
Ana Bidois outlined the tabled paper noting service for Maori to be actively protected under 
the Treaty and Pacific more widely.  
 
The paper proposed readying the sector through a proposal for 4 interventions 
1)  Vaccine navigators -using an existing workforce or using a combination of new staff 
2)  Vaccine coordinatiors – connected up with DHBs 
3)  Vitual support – telehealth 
4)  Local champions – influencers on social media, media, etc – to ensure a legacy of 
leadership. 
 
•  If needed there wil  further uplift to further coordination with TPK, pacific peoples, MSD 
and DPMC 
•  Mat advises the programme budget can be meet these through its integrated funding 
ACT 1982
approach for vaccine delivery.  
•  Jon notes the programme lacks an obvious equity and treaty strategy to this programme. 
o  This was evident through daily requests from the Minister office on its equity 
approach to Maori.  
o  The Maori immunisation strategy was successful last year through the work with 
Maori providers and local community partners, and agreed with supporting these 
dedicated resources. 
o  Suggested continuing this partnership in the programme and cited there is a 
contracting team and preferred partnering group that is available.  
 
Group discussion  
•  National Chair and CE meeting featured strong views on programme’s equity approach in 
relation to ARC sequencing and lowering the age of maori and Pasifika groups.  
•  Dale outlined NR’s approach through forming relationships through iwi partnership boards, 
sub commitees and delivering the response as locally as possible. Money is seeded to 
local providers. 
INFORMATION 
•  Ashley agreed the Ministry could not mediate from the centre and DHBs mediate with their 
local providers. The narrative for equity was being done but the story not commnunicated 
RELEASED UNDER THE  
well. Ashley requests the meeting with Henare is circulated to help frame the programme’s 
equity approach.  
•  Mat asks whether the Ministry provides the lists of Maori and Iwi providers to DHBs and 
whether local contracting for DHB. 
•  DG notes preferences for local contracting. Dale agrees but notes some DHBs won’t have 
the strengths of partnerships. Chris requests a strong expectation is given to DHBs and an 
obligation to engage on the other parts required including CPR training.  
OFFICIAL 
•  Jon notes that Ministers wil  be interested in what resources are allocated and how its 
being spent.  
 
5. 
Update on national booking and appointment solutions 
 
Michael Dreyer outlined the booking system timeline from Saturday to the next month to 
support the DHBs.  
 
Initial solution 
Page 78 of 116

---

•  The CIR does a lot of the work but each DHB wil  use its own booking service (outpatient
Document 3
 
or other interim solution). Canterbury and Wellington to be met to review Northern Region 
solution or progress their own.  
•  The process has been mapped including household contacts.  
•  The key part of this is once the BW and address is obtained a webportal is sent. A back up 
phone contact line.  
 
National booking and scheduling system 
•  s 9(2)(b)(ii)
 wil  be expanded to allow delivery expansion.  
•  Expected to be delivered and to be used in Sprint 1 and 2 (back end of April).  
•  There are three components needed for the national system  
o  booking and scheduling service,  
o  extend the consumer channel behind the covid-tracer app and  
o  the digital identity.  
•  There is no digital identity for health going live in March – but there is a risk given its initial 
stand up. There is a change management piece noting the requirements may change. 
•  Once created the tool wil  be shared with DHBs, iwi providers and other providers to allow 
them to do their own bookings.  
 
Group discussion: Risks and concerns  
•  Stephen observes difficulties with the actors involved (provider, persons, ministers). There 
is no time for adaption and how it wil  operate wil  need to be settled soon. There is low 
tolerance as requires design upfront.  
•  Colin asks whether there is a comprehensive assurance around this.  
ACT 1982
•  Mat outlines the programme is limited in shifting resources to run and pivot back to design 
as this a week 10 concern. The discussion should focus on whether the business process 
has been met and assurance met.  
•  Shayne asks whether there are resrouces to move the project in parallel of sustaining the 
CIR and other projects. If not, there is a possibility of programme stoppage.  
 
Action for Jo, Sue and Shayne there is a proposal on the future structure on design, build and 
run and what they looks like.  
 
6. 
Communications and engagement update 
 
Paul and Sarah outlinethe messaging is now to be vaccinated rather than be informed to be 
vaccinated to remove areas of doubt. 
•  Strategy is to appeal to the 70% group of the population who are likely to be vaccinated.  
•  This critical mass wil  be an influencer for those percent who are hesitant. 
INFORMATION 
•  Notes the Ministry comms team and DHB comms team are duplicating effort. 
 
RELEASED UNDER THE  
•  The campaign is not strong call to action due to the stage of campaign.  
•  It wil  provide reassurance that people wil  be vaccinated, where information can be 
obtained if they are seeking it and the opportunity to reinforce the good practices of 
scanning, sanitisting hands etc.   
•  Radio, digital and press (not using tv yet). Using static images and going into phases of 
well known new Zealanders and stronger calls to action. 
 
Action for comms team to provide Ian a copy of the collateral for future discussions 
OFFICIAL 
 
7. 
National Director Operations, run structure initial thoughts – not discussed  
8. 
CARM uplift and adverse event subcommittee 
 
Tim Hanlon outlines two key points 
  1)  CARM readiness update: Highlight enduring risks in short term and the mitigations 
2)  Expert advice on adverse events: establishing an independent body 
Page 79 of 116

---

(1) Focuses discussion on readiness of CARM 
Document 3
•  Long term plan is to change the system due to the identified capacity concern 
•  Work programme to digitisation of workflow into the cloud, other BCP and expanding 
the medical assessor (currently 1). 
•  The long term risk mitigation is to streamline the workflow – the risk is that it won’t be 
achieved within the 2-3 window. 
•  The short term mitigations is adding the medical assessors and the website which is 
not fully complaint into the MoH infrastructure. 
 
Group discussion 
•  The same platform or parts of it wil  be used across CARM and Data and Digital. There 
is a team in place to manage the project and there are sufficient resource across 
CARM and Data and Digital  
•  In the first 28 days; expected adverse events are expected to be low.  
 
(2) Independent group  
•  Group to provide advice to pause, stop or continue in the event of adverse effects.  
•  Terms of Reference has been drafted and the membership and the Chair to be identified. 
•  This group wil  meet as a panel when required and advised by CARM. It must be 
independent ot meet the requirement of the regulator’ 
•  John tate CMO Capital and Coast – as the chair – established by Thursday once due 
diligence of documents and process is completed. 
•  On Thursday a walk through the process and the immediate response should an adverse 
reaction occur. 
ACT 1982
 
Group discussion  
•  Medsafe is comfortable with this approach as it provides expert advice andthe nature of 
the chair and memberships pending conflict of interest register made.  
•  Ian notes his position wil  be a non voting member to provide a link to the Ministry.  
•  Wendy outlines the key to outline who and how decision were made given the 
membership is being formed at piece.  
•  Sue agrees this and suggests this is advised to the wider ecosystem given the existing 
other governance type groups.  
•  Mat suggests Jo is signor of the TOR, which is then sent to the DG as chair of the steering 
group.  Jon asks that the competencies of the group is clear in the TOR and the respective 
skil s and experience.  
 
 
9. 
Sequencing to honour Te Tiriti and promote equity [NEW ITEM] 
INFORMATION 
 
Casey outlines the covering memo is a draft advice for comment and review.  
RELEASED UNDER THE  
•  Due to the pace of the programme the advice may need to be readily available. 
•  The paper outlined the implication of lowering the age for Maori and Pasifika.  
•  It also outlined there was not enough vaccines to cover tier 3 and the approach where 
people are at increased risk of virus and transmission is outlined in the paper. 
•  There are two proposed approaches, (1) use prescriptive nation wide approach based on 
criteira to manage the vaccine or (2) use a regional approach but to have a strong focus 
on the particular area.  
  OFFICIAL 
Group discussion  
•  The challenge raised at the DHB chairs and CEs meeting was on the ARC residents vs 
kuia and kaumatua related to scarcity and inadequate supply of vaccine.  
•  Initially ARC was in tier 3; however Cabinet agreed to the approach that ARC residents 
would be vaccinated at the same time as the ARC workforce  
•  There was agreement that the horse had bolted with the public announcements 
•  Jon suggests an overall discussion on equity on tier 1, tier 2, tier 3, etc is needed. if we 
can’t shift tier 3 to tier 2, can we move a subset. If theres a more comprehensive message 
Page 80 of 116

---

of equity. Looking at tier 3 there is no equity approach as tier 3 is all new Zealanders 
Document 3
rather than no preference ot Maori and Pasifika.  
•  Sue requests the policy team recasts this paper/position is made before checking with Ana 
and Jon before tomorrow’s discussion with the DG.  
 
 
 
10.  Tier 3 sequencing framework initial proposals for phasing  - not discussed 
 
 
11.  Any other business 
 
•  PM briefing at 3:30pm Thursday – for an hour the meeting is being brought forward. 
Thinking about the agenda and what is discussed. 
 
•  Proposed agenda to PMO 
o  Focus on readiness (Equity narrative to be included this discussion item) 
o  Communications   
o  Porftolio update generally 
o  Purchase of additional Pfizer doses 
o  Access to the pacific  (Monday a cabinet paper wil  be tabled for discussion)  
 
•  Pacific discussion notes that discussions with Pacific partners wil  need to be undertaken 
to facilitate this access being developed.  
ACT 1982
 
•  Jo suggests coming to the next meeting with a draft structure on the operational run team.  
 
 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 81 of 116

---

Document 3
Agenda                     
 
COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme Steering Group 
Date: 
Tuesday, 23 February 2021 
Time: 
4.30 – 5:30pm 
Location: 
1N.3 
Chair: 
Dr Ashley Bloomfield 
Members: 
Sue Gordon, John Whaanga, Shayne Hunter, Deborah Woodley, Dr Dale Bramley, 
Chris Fleming, Michael Dreyer, Jo Gibbs, Dr Ian Town  
Attendees:  Mat Parr, Stephen Crombie, Matt Jones, Karl Ferguson, Paul Giles, Simon Tucker 
(Item 6), David Cheetham (Item 6), Joe Bourne, Al ison Bennett 
Apologies:  Maree Roberts, Wendy Il ingworth, Grant Pollard, Colin MacDonald, David Nalder, 
ACT 1982
Simon Everit , Dr Caroline McElnay 
Secretariat  Lisa Hunkin 
Support: 
 
# 
Agenda Item 
1. 
Introduction and minutes 
The minutes from the previous meeting on 16 February 2021 were approved. 
 
Run 
2 
Initial reflections on the first weekend and issues raised 
INFORMATION 
Group discussion: 
•  More sites are being brought online and this is going well. The programme needs to 
RELEASED UNDER THE  
be ready to manage the operations while also designing the next phase. 
•  The IT system can meet the programme’s needs, but the operational side of the 
technology teams is coming under pressure. The biggest challenge is to book and 
contact people. 
•  Rolling out the vaccine programme needs an emergency response. The Northern 
Region pulled the DHB CEs into one place to make timely decisions. 
OFFICIAL 
3 
Readiness assessment for DHBs going live this week 
Jo Gibbs presented the Readiness Assessment Summary for DHBs. The Northern region is 
currently ‘Ready’ but all other regions need further support to go live this week. 
Group discussion: 
•  Al  DHB CE conference tonight 
•  SROs to ensure that the implementation process goes well 
Page 82 of 116

---

Document 3
•  There is a need to reinforce the single points of contact – right now there are multiple 
layers of contact within the DHBs 
4 
‘Run’ structure 
Jo Gibbs tabled the proposed draft run structure and operating model to support the go-live of 
Phase 1 (Tier 1 and 2). 
Jo noted that the draft structure is likely to change in future. There are still many aspects to 
discuss, including a national booking system and large-scale call centre. 
This structure will start next week. This wil  enable the Design and Build team to focus on the 
design of the next phase. The ‘Design and Build’ and ‘Run’ phases will run in parallel so that 
learnings from the ‘Run’ team feed into the programme. 
Group discussion: 
•  The core roles in the structure have an emphasis on sector engagement and co-
design. DHBs have the most expertise for designing the workforce.  
•  The same people who designed the programme were also running it over the 
weekend. It is important to separate teams into ‘Run’ and ‘Design and Build’ and be 
clear on who is doing what. 
•  There are some practicalities for exemption for recruitment that need to be worked 
through, as the Operations Centre will need people for more than six months. The 
programme should appoint people for the duration of the programme and make it 
ACT 1982
more attractive for senior appointments. 
•  Many of the processes are repeatable between both the run and design phases. 
However, the difference is in the scaling up. 
•  The programme needs to think about vaccination event types and what that means for 
the service design work as the programme progresses. 
•  Some roles shouldn’t be separated. For example, the clinical and Pacific teams should 
be a resource for both run and design. This wil  also help to avoid silos. 
•  It would be good to include expertise from Defence in the operational structure. A 
conversation about an ongoing relationship in this way has not happened yet. 
•  The Operations Centre wil  move to a seven-day structure. An on-call arrangement will 
be introduced as the current way of working is not sustainable for members of the 
team. The same wil  be implemented for the Technology team.  
INFORMATION 
•  Consideration needs to be given to the product to marketing campaign management. 
Someone should own the end-to-end campaign and ramping up as we go through.  
RELEASED UNDER THE  
•  Managing the booking system and the event types are two different roles and require 
different skillsets. Defence could help in the organisation of the booking system.  
•  There is also a role for upscaling and offering a product to market. There is some 
nuance in the dif erent event types (e.g., large-scale versus community). This could be 
a function of the operational side of it that is picked up somewhere in the structure. 
This is also why comms is part of the strategic team (via a dotted line). 
•  Engagement is dif erent by person and event type (e.g., workplace vs rural). Therefore 
OFFICIAL 
comms is part of the strategic team (dotted line). 
•  There needs to be more thinking about client-centred integration points around events.  
•  Does the programme have the right balance between strategic and operational? There 
is a risk across both areas. Resources are stretched because the specialist contract 
workforce in Wellington is almost depleted. As such, deciding to do one project will 
mean that another will not get done. 
Page 83 of 116

---

Document 3
5 
Communications and engagement update – four-week plan 
Karl and Paul provided an update on the comms and engagement plan. They noted that it 
was a great team effort on Saturday. There wil  be rolling announcements over the next 
couple of weeks as the vaccination programme ramps up. 
The Comms team is working closely with DHBs and MBIE staff for smaller events that appeal 
to local media. Seeing the faces from the media getting vaccinated is popular with the public.  
Currently, the Comms focus is on border workers, and will roll into household contacts shortly. 
The teams are starting to develop resources for household contacts, which wil  be adapted 
from the resources for border workers. The same approach wil  be used for ARC. 
The campaign is currently on hold due to the current COVID-19 outbreak. This is to avoid 
over-saturating the advertising market with vaccine content.  
Group discussion: 
•  There are conversations with Māori MPs about how to integrate them with the Comms 
plan, specifically with Māori. The Comms team is meeting with their Press Secretaries 
to share info and facilitate the MPs’ involvement. 
•  Need to be thoughtful and consistent about the term ‘vulnerable people’.  
•  John Whaanga met with the Māori Caucus to agree a joined-up plan. The Māori 
Caucus are looking for opportunities for MPs and Ministers to be involved and support 
the campaign. 
•  Matt met with Pacific Caucus. The Pacific Caucus are also keen to help the campaign. 
ACT 1982
How do we support them into that and keep everyone on the same message? 
•  The speed that operational decisions need to be turned into communications products 
is challenging. There are national resources but DHBs wil  adapt it based on their local 
population’s needs. 
 
Design and build 
6 
Fonterra introduction and update on distribution  
Simon Tucker and David Cheetham from Fonterra joined the hui. Mat Parr introduced them 
and explained that the programme had contacted Fonterra for support in distribution and 
inventory management. Simon and David were attending the meeting for a quick check in 
with the programme. 
Simon noted that the Fonterra CE appreciated the opportunity to contribute to this national 
INFORMATION 
priority. Fonterra is open to further suggestions of how they can support the programme.  
RELEASED UNDER THE  
David and Simon discussed their involvement in the programme so far: 
•  David is a leading supply chain expert.  
•  Fonterra works with many other private sector companies and wil  bring other 
opportunities into the programme as they identify them. 
•  Fonterra was involved in the simulation event and online dry run last week. They are 
reviewing the col ateral from early stages of the rol out.  
OFFICIAL 
•  Fundamental planning principles can be applied to this programme – supply/demand, 
number of vaccinators, vials, etc. 
•  Consider a detailed planning roadmap including inventory and replenishment. 
•  Should be considered how demand offsets the dif erent risks. There are dif erent 
techniques to model this. 
Dr Bloomfield thanked Fonterra for being involved and reiterated how the programme valued 
their support and advice. 
Page 84 of 116

---

Document 3
 
Additional item not on agenda: Update on additional Pfizer doses 
Alison provided an update on the negotiation with Pfizer to secure more doses of the vaccine. 
This negotiation would bring New Zealand to a total of 8.5 mil ion doses. 
Alison noted that: 
•  Ministers support the purchase of additional doses.  
s 9(2)(b)(ii)
Group discussion: 
•  The programme was expecting more vaccine in Q2. There was discussion on whether 
this is likely to be shifted forward. There is stil  uncertainty around delivery schedule 
and stil  things could go wrong. The programme should attempt to smooth the delivery 
schedule of the vaccine as much as possible. 
•  The programme should seek a strong delivery plan from Pfizer that meets the 
programme’s needs.  
ACT 1982
•  The additional doses may mean that programme needs to revisit the infrastructure for 
distribution and think about a range of delivery models.  
•  Call tonight with DHB CEs to update them. The planning is based on Pfizer. However, 
no announcement is made until it is signed.  
•  The negotiation for additional Pfizer doses remains confidential until the contract has 
been secured. 
7 
High level plan for the year 
Mat Parr introduced the high-level vaccine rollout plan for the year. 
This plan is based on our understanding of how much supply we wil  have. This is stil  in draft 
because the population sequencing has not been decided. 
Phase 1 will vaccinate 445,000 people. This is a targeted group and we know that we have 
INFORMATION 
supply and can deliver between fifty and sixty-thousand vaccinations per week. 
After that, in Phases 2 and 3 the programme wil  ramp up to have vaccinated 3.6 mil ion 
RELEASED UNDER THE  
people by the end of 2021. Phase 2 and 3 wil  require a focus on service design – more 
community-based outreach, DHBs, primary care. 
Group discussion about the high-level plan: 
•  The rollout plan is lumpy because of estimates of delivery phasing. Ideally, the ramp 
up would be smooth and then reach a flat line. The phases should overlap – this is 
better as it smooths the ramp. Finding a targeted group is harder and pausing to find 
this group before moving onto the next phase does not make sense. 
OFFICIAL 
•  There is a risk in sharing this rollout plan more widely, as there are variables that are 
critical to this model that could change.  
•  The language was changed from vaccinators to vaccination team. Vaccination team 
includes unregulated workforce. 
•  Dr Bloomfield noted that there was a Cabinet paper with an updated sequencing 
approach. In this paper, Phase 1 included a wider range of residential settings (eg 
Page 85 of 116

---

Document 3
ARC, corrections, youth justice, disability) and included workforce and residents. 
Māori and Pacific who are not necessarily in care but are high risk.  
•  In Phase 2, there is an explicit need to vaccinate Māori and Pacific at younger age 
because of their higher risk. 
•  John will help to ensure that equity is the driver for each part of the programme. For 
example, the data needed and the composition of the teams. 
•  Increasingly, the programme has been able to show more transparently how equity is 
influencing decisions. 
Group discussion about progress toward scaling up in May: 
•  There were many short-term manual processes that are now in the process of being 
automated. 
•  There are a range of decisions needed in late May. The first ones relate to: 
o  Distribution and inventory 
o  Logistics (Pfizer) 
o  Limited delivery settings (rollout vs storage) 
•  Additionally, the operational centre needs to be up and running for the programme to 
ramp up. 
Group discussion about event types: 
ACT 1982
•  Need to decide which event types to focus on. It wil  be challenging to cater for all 
scenarios. 
•  An earlier decision on event types will help IT systems to be set up well.  
•  Process for landing those decisions – the go ahead to limit the number of models – 
our community pop up looks like a small medium. When is large – later date. Mobile 
options. GP clinics in phase 2, pharmacies phase 3.  
•  There wil  be a different approach for dif erent DHBs and regions. 
•  There is an opportunity to learn from NHS and Israel and videoconferences have been 
set up with them. 
•  It is not feasible to send vaccines out to 800 pharmacies. 
•  There is an opportunity to align this with the flu vaccine. Carpark type events worked 
quite well for the flu.  INFORMATION 
Action: Mat Parr – Draft of the key event types to focus on, by Friday. 
Action: Dale – Share the paper that went to DHB CE’s and modelled the community 
RELEASED UNDER THE  
approach (big, medium, pop-ups).  
Action: Deborah – Draft the system solution to the two-week gap between the Covid and flu 
vaccines. 
8 
Status report 
Mat Parr noted one critical point: how we resource appropriately across the run and design 
OFFICIAL 
sides of the programme. The programme has hit the start line, but the focus now shifts to 
scaling up vaccinations.  
9 
Risk refresh update 
Mat Parr introduced the risk refresh update. He noted that it was important to consolidate risk 
with other views. 
Group discussion: 
Page 86 of 116

---

Document 3
•  For the selected delivery models (event types), need to identify readiness and success 
criteria for each of them.  
•  There is a risk that the Covid vaccination rollout wil  have an impact on other areas 
that require the same workforce. 
10  Occupational health service delivery for New Zealand Police and Fire & Emergency 
New Zealand 
Noted and signed by the DG. 
11  Science update 
The Science update was noted: 
a.  Science updates on the four current NZ vaccine candidates 
b.  Initial scan of clinical vaccine trials that are enrolling people under the age of 16 
years 
12  Any other business 
The assurance tracker was noted. 
A decision is expected back from Cabinet on Monday about sequencing. 
 
ACT 1982
   
 
 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 87 of 116

---

Action tracker 23 February 2021 
Document 3
Item 
Action 
Who 
Due date  Status 
Tuesday 23 February 
7 
Mat Parr – Draft of the key event types to  Mat Parr 
26 Feb 
 
focus on. 
7 
Draft the system solution to the two-
Deborah Woodley 
5 Mar 
 
week gap between the Covid and flu 
vaccines. 
7 
Share the paper that went to DHB CE’s 
Dale Bramley 
2 Mar 
 
and modelled the community approach 
(big, medium, pop-ups).  
 
ACT 1982
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 88 of 116

---

Document 3
Minutes                     
 
COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme Steering Group 
Date: 
Tuesday, 2 March 2021 
Time: 
4.30 – 6:20pm 
Location: 
1N.3 
Chair: 
Dr Ashley Bloomfield 
Members: 
Sue Gordon, John Whaanga, Shayne Hunter, Deborah Woodley, Dr Dale Bramley, 
Michael Dreyer, Jo Gibbs, Dr Ian Town  
Attendees:  Mat Parr, Matt Jones (item 3),Simon Everitt (item 3), Ana Bidois (item 4), Rae Finch 
(item 4), David Nalder (item 5), Karl Ferguson (Item 7), Laura O’Sullivan (item 9) 
Apologies:  Chris Fleming 
ACT 1982
Secretariat  Hannah Lobb 
Support: 
 
# 
Agenda Item 
1. 
Introduction and minutes 
The minutes from the previous meeting on 23 February 2021 were approved. 
•  Ashley asked for clarification of whether the comms campaign is ready to go. Karl 
confirmed it is nearly ready but is on hold from PMO. 
Action 1: Ashley requested Ministry of Health input into when the campaign goes live. 
 
Run 
INFORMATION 
2 
Standing item on run programme  
RELEASED UNDER THE  
Jo provided an update on the roll-out and an overview of the plan for next week.  
•  From next week, active sites and a rolling allocation plan wil  be added to the Sit Rep.  
o  Sue noted that Ministers are going to keep working for a forward estimate of 
vaccinations in the Sit Rep. Jo is working on this.  
•  Next week wil  be a big week in Auckland, with a mass vaccination centre starting from 
Monday. Important to note that it wil  start slowly and build up during the week. 
OFFICIAL 
•  The Run structure is taking shape and by Thursday the Operation Centre will be more 
organised and have better work stations. 
•  A paper on the Logistics strategy is being prepared for Steering Group and 
Governance Group next week. 
 
Discussion on allowance for walk ins: 
Page 89 of 116

---

Document 3
•  Dale noted that there is a need to have a set allocation of doses available for walk-ins. 
e.g. 10% in addition to booked vaccinations. However, this wil  mean people get 
turned away and vaccination numbers wil  drop to about half next week. 
•  The Group agreed that 10% is reasonable, and the bigger issue is making sure border 
workers and their household contacts are booked in. 
 
Action 2: A clear description of the process, roles and responsibilities for getting 
border workers and household contacts booked for vaccinations. 
Action 3: Create a plan to improve use and data quality of border testing register. 
Discussion on vaccinating frontline health workers: 
•  There was discussion that if not enough border workers and household contacts are 
booked in for vaccinations, then numbers wil  start dropping. The group agreed that to 
counter this, vaccinations should start being given to frontline health workers. This 
aligns with Cabinet agreeing up to Tier 2a of the Sequencing Framework. 
 
Design and build 
3 
Event design 
Matt Jones tabled the A3 on event design and provided an update on the team’s work. Matt 
noted the work is going well and the team is now focussing on the number of sites in each 
ACT 1982
event type as a barrier, rather than the number of different event types.  
The next phase of this work wil  be talking to DHBs and creating straw man maps of the types 
of sites they want to stand up and when. Then the team wil  need to create site readiness 
checklists for each event, including tech and logistics requirements and physical site 
requirements (traffic management, cold storage).  
Group discussion: 
•  Ashley asked whether this wil  work from a tech perspective. Shayne and Michael said 
it looked good because there is a lot of repeatable characteristics across event types. 
•  Ashey asked whether the design approach wil  include Maori and Pacific providers. 
Simon said this happens via DHBs, but he wil  request they are explicitly included from 
the start. 
Action 4: Simon will test approach for aged care (large providers) with the Design 
Authority. 
INFORMATION 
Action 5: Simon to request that Maori and Pacific providers are included in design from 
the start (via DHBs). 
RELEASED UNDER THE  
 
Interaction between Covid and flu campaigns 
Deborah explained that this is a work in progress. There wil  be an overlap between the two 
programmes that needs to be managed. 
Group discussion: 
OFFICIAL 
•  Mat highlighted that a major issue wil  be workforce capacity and the timing needs 
some extra thinking. 
•  Ashley noted there wil  need to be comms around this e.g. defer your flu vaccine until 
two weeks after your second covid vaccine 
Action 6: Return to Steering Group with further work on timing and comms for 
interaction betweem covid and flu campaigns 
4 
Equity update 
Page 90 of 116

---

Document 3
Ana noted that the Covid Chairs Board were updated on the equity work programme this 
morning and introduced Rae who wil  lead on the disability strategy. 
Rae noted that he is establishing a disability subgroup of IIAG and the first meeting wil  be on 
Friday. 
Group discussion: 
•  John raised the issue that the equity strategy hasn’t been communicated publically 
and asked whether Maori are part of the regular DHB working groups. Ana wil  follw up 
on this. 
•  John also raised the need to connect with other agencies on this work. Sue noted that 
Tamati made this message clear at the Covid Chairs Board this morning. 
•  Jo noted that the strategy presents a relatively narrow view of equity and that it wil  be 
important for other groups to be brought in too e.g. mental health. 
•  Ashley congratulated the team on this work and noted that Cabinet were very 
supportive of the equity focus. 
Action 7: Ana to follow up with DHB working groups re: Maori GM attendance. 
 
Action 8: A clear narrative of the equity focus by next week, reinforcing the messaging 
that everyone needs to get vaccinated for the programme to succeed. 
5 
Confidence plans 
David tabled the confidence plans and Mat explained that this framework wil  be used for 
ACT 1982
readiness decisions and design work going forward. 
David explained the next steps and noted that next week he wil  bring a 1-2 page detailed risk 
summary of the programme to steering group. 
Group discussion: 
•  Ashley said the plans look good and we need people to be able to raise things when 
they are going off-track 
•  Sue asked about presenting risk tolerances e.g. reaching 80% of a target population. 
David explained that the success framework from the policy team should help answer 
some of these questions. 
•  John asked whether there is confidence in IMAC to deliver Maori and Pacific training 
and noted that success measures wil  require evaluating customer experiences. 
6 
Vaccines safety and immunogenicity study memo 
INFORMATION 
Ashley agreed to the recommendations, providing that the right people are involved from the 
Ministry of Health and the right governance and oversight structures are in place. Ian noted 
RELEASED UNDER THE  
this wil  be managed through the co-design process.  
Additional discussion: 
•  John asked what is happening with messaging for under 16s. Ian noted there is no 
data at the moment and the next group wil  be 12-16 year olds. It is unlikely under 12s 
wil  be vaccinated anytime soon but comms wil  be important. 
•  Karl added that questions about under 16s are not appearing much in the media at the 
moment but the comms team is monitoring this. 
OFFICIAL 
7 
Communications and engagement update 
Karl provided an update on comms and engagement: 
•  the team is holding daily conversations with DHB communication leads to ensure 
needs are being met 
•  next focus is on household contacts and health workforce; collateral wil  be adapted 
to suit these groups 
•  working with Ministers offices and teams across MOH on the “Sequencing Story”, 
noting that this wil  also help strengthen the equity narrative 
Page 91 of 116

---

Document 3
•  continuing to support Ministers to tell the “roll-out story” 
•  the Pfizer announcement wil  potentially be pushed out until after Thursday as 
negotiations are ongoing 
 
8 
Business engagement memo 
 
The memo was noted and recommendations approved.  
 
Discussion: 
•  Sue noted that there was great feedback from Ministers and attendees on this 
engagement 
•  Businesses had a desire to continue to learn from others and this should be included 
in the next engagement if possible. 
 
Action 9: Minister Henare should be looped into future engagements. 
9 
Workforce mobilisation and non-regulated workforce 
Laura introduced the paper, noting that using the non-regulated workforce is a possibility but 
there are risks to be managed e.g. types of workers to include. The team offered to do further 
work and come back with a list of decisions that the Steering Group needs to make. 
 
The group supported advancing work on the non-regulated workforce, noting that other work 
ACT 1982
is underway to assist with total workforce numbers. There wil  need to be further engagement 
with DHBs about workforce management and prioritisation as we deal with outbreaks/general 
response. 
 
Discussion: 
•  Sue raised the issue of moving the same people around the health sector, suggesting 
that we need to find new people to bring in as well as think about shifting capabilities 
within the health sector e.g. using kai awhina for testing to free up nurses 
•  Dale expressed support for finding new members to add to the workforce, especially 
focussing on new workers that are representative of populations. 
•  John suggested that we need to think about the longer term development of the health 
workforce and where we can contribute to building capability. 
10  Status report 
INFORMATION 
Noted. 
RELEASED UNDER THE  
11  Any other business 
•  Dale asked whether the CVTAG can consider reducing the observation period of 30 
minutes. Ian said the group is working on an answer. 
•  Dale asked whether there should be definitions of the sequencing scenarios, a 
process for who makes these decisions, and a contingency plan for operating in other 
scenarios. 
o  Sue said yes to all these suggestions. 
OFFICIAL 
Action 10: Mat to connect with Dale about getting a joint team to work on contingency 
planning. 
 
 
 
 
 
Page 92 of 116

---

Action tracker 2 March 2021 
Document 3
Item 
Action 
Who 
Due date  Status 
Tuesday 23 February 
7 
Mat Parr – Draft of the key event types 
Mat Parr 
26 Feb 
Complete 
to focus on. 
7 
Draft the system solution to the two-
Deborah Woodley 
5 Mar 
Closed with 
week gap between the Covid and flu 
new action 
vaccines. 
- 2 March 
7 
Share the paper that went to DHB CE’s  Dale Bramley 
2 Mar 
Complete 
and modelled the community approach 
(big, medium, pop-ups).  
Tuesday 2 March 
2 
A clear description of the process, roles  Michael Dryer 
4 Mar 
Plan in 
and responsibilities for getting border 
progress 
workers and household contacts 
booked for vaccinations for Ashley to 
pass on to Border CEs. 
2 
A plan to improve use and data quality 
Michael Dryer 
4 Mar 
Work 
of border worker testing register. 
ongoing. 
Policy work 
progressing 
ACT 1982
to make it 
compulsory. 
3 
Return to Steering Group with further 
Mat Parr 
9 March   
work on timing and comms for the 
interaction between covid and flu 
campaigns. 
4 
Clear narrative of the equity focus by 
Ana Bidois 
9 March  Expected 
next week, reinforcing the messaging 
next SG. 
that everyone needs to get vaccinated 
for the programme to succeed. 
11 
Mat to connect with Dale about getting a  Matt Parr / Dale 
9 March   
joint team to work on contingency 
Bramley 
planning. 
INFORMATION 
 
 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 93 of 116

---

Document 3
Minutes                     
 
COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme Steering Group 
Date: 
Tuesday, 9 March 2021 
Time: 
4.30 – 6:30pm 
Location: 
1N.3 
Chair: 
Dr Ashley Bloomfield 
Members: 
Sue Gordon, John Whaanga, Shayne Hunter, Deborah Woodley, Dr Dale Bramley, 
Michael Dreyer, Jo Gibbs, Dr Ian Town  
Attendees:  Mat Parr, Matt Jones, Andrew Bailey, David Nalder, Paul Giles, Michael Dreyer, 
Al ison Bennett 
Apologies:  Chris Fleming 
ACT 1982
Secretariat  Hannah Lobb 
Support: 
 
# 
Agenda Item 
1. 
Introduction and minutes 
The minutes from the previous meeting on 2 March 2021 were approved. 
 
Run 
2 
Standing item on run programme  
Jo provided an update on the roll-out and an overview of the plan for next week.  
INFORMATION 
•  The plan from the Northern Region is looking good and the team is working with other 
RELEASED UNDER THE  
regions to get plans for the next 30 days. Mat Parr is working on a DHB-level model 
for the next 30 days, 90 days and the rest of the year. 
•  There were some issues with black dots on a vial which provided a good opportunity 
to test the quality review panel processes. 
•  There are ongoing issues with using stock before it expires in the Northern region. 
This is being worked through with the logistics team over the next few days. 
 
Discussion on numbers of household contacts: 
OFFICIAL 
•  There was a discussion about the accuracy of capturing details of household contacts. 
Ashley explained that Ministers have an expectation that this information was loaded 
before the programme started. 
•  Rachel suggested that a conversation with DHBs wil  be important to understand 
where the issues are and what processes might help. Rachel took this as an action. 
•  Dale explained that 50% of people who have come through the vaccination centres 
are un-coded and asked whether the system is ready for scaling-up in two weeks. 
Page 94 of 116

---

Document 3
Dale requested a formal response from MOH on these issues and how they are being 
mitigated. 
•  Ashley noted that the team needs to focus on the design of the next phases, but there 
also needs to be some resolution for capturing whanau. 
 
Action 1: Mat Par to provide an update to Ministers on household contacts process 
 
Action 2: Rachel to talk to DHBs to understand where the issues are and what 
processes might help 
 
Action 3: MoH to provide a formal response to DHBs about coding issues and what the 
plan is going forward. 
 
 
Design and build 
3 
Update from CVTAG 
Ian provided an update on the CVTAG. 
•  A process is in place to escalate issues and there is potential for the group to have a 
weekly meeting going forward. 
•  There has been a careful process of working with the Cancer Control Agency and it 
ACT 1982
has been decided that there should be no restrictions for people receiving cancer 
treatments. 
•  s 9(2)(g)(i)
 
  
•  15 individuals have had a reaction to the first dose and the group is working on advice 
for their second dose. 
•  The group is looking at pacing of second dose e.g. longer than 6 weeks. 
•  Ian provided advice to MFAT on diplomats receiving the vaccine before they go 
overseas. The risk assessment is now MFAT’s responsibility. 
4 
Delivery status and risks 
Mat opened the item explaining that the regular reporting on risk is being embedded into the 
programme and guiding discussions. The main risks for this week will be covered in items 5 
and 6. 
INFORMATION 
Group discussion: 
•  There was some discussion about having strategies but not knowing what is 
RELEASED UNDER THE  
happening on the ground.  
•  Sue raised the concern on workforce that it is easier for DHBs to move people around 
than find new people. Rachel suggested DHBs need to be included in the design 
process to ensure that the strategies wil  work for them. 
5 
Scale-up 
David tabled the confidence plans and Mat explained that this framework wil  be used for 
OFFICIAL 
readiness decisions and design work going forward. 
•  There is a new success framework which presents the mission statement for the 
programme and highlights the key trade-offs. 
•  A refined version of the plan with tangible actions wil  be presented next Tuesday. 
•  Sue noted the importance of having feedback loops between the design and run sides 
of the programme. 
Page 95 of 116

---

Document 3
6 
Programme reset 
Jo introduced this item, noting that a clear plan wil  be presented to Steering Group next week 
with an outline of expenditure to date and what is needed across design and run. 
•  There are 146 FTE in the programme at the moment (including 67 tech FTE) and it is 
expected that an additional 55-65 FTE are required to build towards Phase 2. 
•  Most of the senior tier has been recruited so the team is now looking for Tier 4 FTEs 
Discussion on resourcing: 
•  Sue noted that a lot of new people are coming on board and the SROs wil  be in 
charge of looking after the culture and ensuring things stay connected. 
•  Ashley noted that the health sector has already been drawn on heavily so we wil  need 
to look across the public sector and ask PSC fairly urgently. 
•  Sue noted that the programme stil  makes use of resources across the Ministry, so the 
funding arrangements wil  have to be worked through carefully. 
•  Colin raised concern over the 4 SRO model, noting that one meeting per week won’t 
be enough and it wil  have to be at least 3x weekly. Ashley agreed that this needs to 
be thought about. 
•  There was discussion about needing an integrator role between design and run as the 
same people can’t be responsible for both sides. It is not clear who sits in this role so 
further thinking is necessary. 
•  Maree raised the issue of it not being clear when the programme moves away from 
the policy phase and into delivery. This transition wil  need to be clear. 
ACT 1982
Action 4: Identify the people that are needed from across the public sector as soon as 
possible. Ashley can help with requests if needed. 
Action 5: Ashley to consider SRO model. 
7 
Booking system 
Michael introduced the item, noting that the booking system is one of the “big rocks” needed 
for Phase two. 
•  One of the major questions with the booking system is the model for getting 
consumers booked in. The tech team needs to work with the design team on this to 
ensure the model is equitable. 
•  The team is aiming to build a basic system to begin with and then continue to make 
improvements. 
 
Discussion: 
INFORMATION 
•  Dale asked whether the current systems can cope until this system is set up. Michael 
said the answer is yes but it wil  get more difficult as vaccination numbers increase 
RELEASED UNDER THE  
and the transition to the new system wil  have to be managed well. Mat added that in 
Phase 1 we step through groups that are more easily identifiable so that we can cope 
without the booking system. 
 
8 
Update on Pfizer 
 
Al ison introduced this item noting that the memo was intended to outline the commitment to 
purchase the additional Pfizer doses and outline the risks for consumables and storage. 
OFFICIAL 
•  There is a pressure point in August for consumables but the team has had verbal 
confirmation for additional consumables. 
•  The next steps are to continue working with Pfizer on delivery schedules, monitoring 
consumables and storage (which may change with service design choices) and 
managing the portfolio to ensure that we have back-ups available. 
 
Action 6: Add information about consumables into the Year Plan model. 
Page 96 of 116

---

Document 3
9 
Communications 
Paul provided an update on the communications approach. 
•  There was a media walkthrough of the vaccination centre in East Tamaki on Tuesday. 
It went well and there was lots of interest from the media. 
•  The team is focussing on media at the moment but is thinking about how to broaden 
the approach to capture people who might be more hesitant of the vaccine. 
•  Continuing work with Ministers Offices on the release of the sequencing framework on 
Wednesday. 
•  Thinking about how to bring all the comms work from MOH and others together. There 
is nothing to tie the work back to at the moment, as the DPMC programme hasn’t 
started yet. 
10  Status report 
Noted. 
11  Any other business 
•  No other business. 
 
 
 
ACT 1982
 
 
Action tracker 2 March 2021 
Item 
Action 
Who 
Due date  Status 
Tuesday 2 March 
2 
A clear description of the process, roles  Michael Dryer 
4 Mar 
Plan in 
and responsibilities for getting border 
progress 
workers and household contacts 
booked for vaccinations for Ashley to 
pass on to Border CEs. 
2 
A plan to improve use and data quality 
Michael Dryer 
4 Mar 
Work 
of border worker testing register. 
ongoing. 
INFORMATION 
Policy work 
progressing 
RELEASED UNDER THE   to make it 
compulsory. 
3 
Return to Steering Group with further 
Mat Parr 
9 March  Expected 
work on timing and comms for the 
16 March. 
interaction between covid and flu 
campaigns. 
4 
Clear narrative of the equity focus by 
Ana Bidois 
9 March  Expected 
OFFICIAL 
next week, reinforcing the messaging 
16 March. 
that everyone needs to get vaccinated 
for the programme to succeed. 
11 
Mat to connect with Dale about getting a  Matt Parr / Dale 
9 March   
joint team to work on contingency 
Bramley 
planning. 
Tuesday 8 March 
Page 97 of 116

---

2 
Provide an update to Ministers on 
Mat Parr 
16 
 
Document 3
household contacts process 
March 
2 
Rachel to talk to DHBs to understand 
Rachel? 
16 
 
where the issues are and what 
March 
processes might help 
2 
MoH to provide a formal response to 
Mat Parr 
16 
 
DHBs about coding issues and what the 
March 
plan is going forward. 
6 
Identify the people that are needed from  Mat Parr 
16 
 
across the public sector as soon as 
March 
possible. Ashley can help with requests 
if needed. 
6 
Consider four SROs model. 
Ashley Bloomfield 
16 
 
March 
8 
Add information about consumables into  Allison & Mat 
16 
 
the Year Plan model. 
March 
 
 
ACT 1982
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 98 of 116

---

Document 3
Minutes                     
 
COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme Steering Group 
Date: 
Tuesday, 16 March 2021 
Time: 
4.30 – 6:30pm 
Location: 
1N.3 
Chair: 
Dr Ashley Bloomfield 
Members: 
Sue Gordon, John Whaanga, Shayne Hunter, Deborah Woodley, Dr Dale Bramley, 
Jo Gibbs, Dr Ian Town, Chris Fleming 
Attendees:  Mat Parr, Matt Jones, Andrew Bailey, David Nalder, Paul Giles, Casey Pickett, Colin 
MacDonald 
Apologies:  Michael Dreyer 
ACT 1982
Secretariat  Hannah Lobb 
Support: 
 
# 
Agenda Item 
1. 
Introduction and minutes 
The minutes from the previous meeting on 9 March 2021 were approved, noting that Item 6 
didn’t capture the action about formalising the relationship between the programme and 
DHBs. 
 
Ashley went through the action tracker from last meeting. 
 
Run 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
2 
Managing the relationship between the programme and DHBs 
 
This item was moved to the front of the meeting to address Chris’ concern about the 
programme structure not acknowledging the DHB structure and resources that are a key part 
of the programme. 
•  Dale explained that the structure needs to include DHBs in thinking inside MOH and 
in real time, otherwise gaps wil  start to emerge between delivery and expectations. 
E.g. the DHB current numbers and MOH calculated volumes are quite different. 
OFFICIAL 
•  There is a lot of different avenues for engagement with DHBs and it isn’t clear what 
happens where 
 
Ashley noted that we need a controlling mind on this work for household contacts and Jo 
Gibbs took responsibility for this. 
 
Action 1: Bring a plan for engaging with DHBs to next steering group 
 
Page 99 of 116

---

Document 3
2 
Standing item on run programme  
Jo provided an update on the roll-out and an overview of information received from DHBs this 
week. 
•  Jo noted that DHBs are stil  revising their plans, which at this point are behind the 
MOH model but are projected to catch-up by the end of April. 
•  There wil  be a second version of DHB plans next week, which wil  provide detail out to 
the end of April. 
•  Ashley asked what would help DHBs to scale up in the next few weeks and what the 
constraints are. Jo explained that some DHBs are stil  getting their programme 
structure up and running and until last week, DHBs didn’t have a clear idea of what 
MoH was requesting of them. The local booking systems, vaccinator workforce and 
finding new premises are also barriers.  
•  Jo noted that they are thinking about creating a Taskforce that can go out and help 
DHBs. 
•  Rachel noted that the speed of communication needs to be improved so that decisions 
can be made more quickly and DHBs have access to the latest information and 
requests. 
3 
Update on written consent 
Item removed from the agenda. 
ACT 1982
 
Design and build 
4 
Update from CVTAG 
Ian provided an update on the CVTAG. 
•  Jo is the main recipient of CVTAG advice 
•  The 20 minute stand-down period is being implemented and cancer drugs have been 
removed from precautionary list 
•  Advice was provided to Ashley about managing the approach to vaccines in an 
outbreak 
•  The research question and budget process for the vaccines study is underway with 
MBIE 
•  Advice was prepared on high risk criteria for COVID-19 vaccines based on flu criteria  
 
INFORMATION 
Shayne asked how the 20 minute stand-down period wil  be implemented. Ian explained that 
it wil  be reviewed over time and could become shorter at some point but wil  likely stay at 20 
RELEASED UNDER THE  
minutes while the vaccine is stil  new.  
5 
Delivery status and risks 
David opened the item explaining that there are three new risks and the reporting is aligned to 
pil ar structures so accountabilities are clear. There is additional reporting on how the risks 
are changing over time.  
From next Tuesday, the risk report wil  be combined with the Real Time Assurance report to 
OFFICIAL 
create a programme risk report. 
Discussion: 
•  It was noted that risk 11 on sector engagement sounds like a pain point. This is also 
covered in risk 1. 
•  There was a question about including a post-event risk on scaling CARM reporting. 
Mat explained that this isn’t currently a risk as the data system is planned to go live on 
29 March which is ahead of schedule and additional assessors have come on board. 
There may stil  be risk to this down the line when vaccination capacity increases.  
Page 100 of 116

---

Document 3
•  Colin noted that the risk register reinforces importance of getting accountability and 
resourcing decisions taken soon, and highlighted the risks on the report that required 
a decision or support from the Steering Group  
•  Rachel raised the issue of information sharing with DHBs. Paul and Helen agreed to 
take this offline. 
6 
Comms and engagement 
Paul gave an update on comms and engagement. 
•  Proactive media has been the most visible and useful stream so far. This week the 
team is progressing with more media around delivering second doses of the vaccine 
and pursuing options for alternative media outlets (Māori, Asian channels). 
•  The team is working closely with Counties Manukau DHB on having a presence at the 
Pasifika festival to give people an opportunity to ask questions in person. 
•  John Walsh is joining the DPMC vaccine campaign team. The campaign began with a 
“soft launch” on the weekend and plans are underway for a sustainable campaign that 
can last the 8-12 months of roll-out. 
•  There has been a reasonably high volume of misinformation and the team is currently 
preparing a plan to manage this.  
 
Action 2: Plan for managing misinformation at next steering group. 
Action 3: Paul to organise for John Walsh to give Ashley a briefing on the DPMC 
ACT 1982
campaign. 
7 
Phase 2 planning 
Matt Jones introduced this item, explaining that the piece of work has been pulled together 
quickly and the next step of working with DHBs will be really important. 
•  The focus is to optimise for volume – peak of 12,000 before June then need to hold 
that for a month, then increase to 40-50,000 in July. Design and run need to be 
focussed on the big step change and feedback loops need to be strengthened.  
•  As a next step, the model wil  be overlaid with the operational plan and event types. 
Next week there wil  be a zoomed out version of the model to June. 
•  Four basic service delivery models have been worked through with DHB partners but 
more work is needed. 
•  There are key things that need to be available across all sites e.g. funding 
arrangements and how they wil  interact with existing systems. 
INFORMATION 
o  Darren and Tom Love are working on funding and there is a DHB/MOH 
working group tomorrow on funding. 
RELEASED UNDER THE  
 
Group discussion: 
•  Sue raised the importance of working towards a minimum viable product for scaling 
that that this wil  require a lot of collaboration with DHB SROs in terms of what they 
absolutely need.  
•  Mat raised the importance of sorting providers in the next month (Māori, Pacific, Aged 
Residential Care) 
OFFICIAL 
•  Rachel noted that DHBs are already engaging with providers so the team needs to 
make sure that everything is linked together.  
•  John asked for assurance that DHBs are involving iwi and Māori in thinking and 
planning. 
•  Ashley confirmed that the programme is not elaborating on everything before starting 
and there wil  be phasing and adapting as things progress. 
 
Page 101 of 116

---

Document 3
The Steering Group to an in-principle decision to optimise for volume and agreed to the four 
event types. More detail is required next week for formal sign-off and then plans wil  go to the 
GG next Friday. 
 
Action 4: Provide GG next week with certainty about ability to scale and timeframes for 
critical milestones. 
Action 5: In the first column in the service delivery models document, include another 
definition of Iwi that applies to urban populations alongside Whānau/Hapu/Iwi. 
 
8 
Polynesia cabinet paper 
 
No discussion. 
9 
Sequencing framework 
Casey introduced this item, noting two papers for discussion: 
1.  Criteria for underlying health conditions to receive the COVID-19 vaccine 
o  This paper was considered by CVTAG and sits with Ashley for decision. 
o  Ashley requested a paragraph on ethnicity overlay is added to the paper 
including the additional risk measures to manage this. 
o  Jo questioned the operationalisation of this advice and raised the importance 
of informing Ministers that we are unlikely to be able to report on this.  
2.  Sequencing framework for remaining groups (national interest and compassion 
ACT 1982
categories) 
o  Seeking feedback on how the analysis and advice is being pitched.  
o  Ashley noted he was real y impressed with this work. He suggested there 
should be a difference between athletes representing the country and those 
who are not. It also needs to clarify what the requirements are for tangi. 
o  Sue noted that an implementation programme needs to be ready to go.  
 
Action 6: Casey to include a paragraph on ethnicity in the underlying health conditions 
paper, including the approach to equity and risk measures. 
 
Action 7: Jo to inform Ministers that we are unlikely to be able to report on the 
vaccination rates for people with underlying health conditions. 
10  Programme structure and resourcing 
INFORMATION 
Covered in other agenda items. 
RELEASED UNDER THE  
11  Any other business 
•  No other business. 
  Item  Action 
Who 
Due date  Status 
Tuesday 2 March 
OFFICIAL 
4 
Clear narrative of the equity focus by 
Ana Bidois 
9 March 
Paper 23 
next week, reinforcing the messaging 
March. 
that everyone needs to get vaccinated 
for the programme to succeed. 
11 
Mat to connect with Dale about getting a  Matt Parr / Dale  9 March 
Workshop 
joint team to work on contingency 
Bramley 
with Andrew 
planning. 
Old 
completed; 
Page 102 of 116

---

paper due
Document 3  30 
March 
Tuesday 8 March 
2 
MoH to provide a formal response to 
Mat Parr 
16 March 
Expected w/c 
DHBs about coding issues and what the 
22 March 
plan is going forward. 
Tuesday 16 March 
1 
Discuss plan for engaging with DHBs to  Jo Gibbs, Dale 
23 March 
Update 23 
next steering group 
Bramley, Chris 
March 
Fleming 
2 
Bring a plan for managing 
Geoff Gwyn 
23 March 
Update 23 
misinformation to next steering group 
March 
3 
Organise for John Walsh to give Ashley  Paul Giles 
23 March 
Complete 
a briefing on the DPMC campaign. 
4 
Provide Governance Group next week 
Mat Parr 
23 March 
In progress 
with certainty about ability to scale and 
timeframes for critical milestones.  
5 
In the first column in the service delivery  Matt Jones 
23 March 
In progress 
models document, include another 
definition of Iwi that applies to urban 
populations alongside 
ACT 1982
Whānau/Hapu/Iwi. 
6 
Include a paragraph on ethnicity in the 
Casey Picket  
23 March 
Complete 
underlying health conditions paper, 
including the approach to equity and 
risk measures. 
7 
Inform Ministers that we are unlikely to 
Jo Gibbs 
23 March 
Complete 
be able to report on the vaccination 
rates for people with underlying health 
conditions. 
 
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 103 of 116

---

Document 3
Minutes                     
 
COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme Steering Group 
Date: 
Tuesday, 23 March 2021 
Time: 
4.45 pm – 6:45 pm 
Location: 
1N.3 
Chair: 
Dr Ashley Bloomfield; Sue Gordon (from 5.55 pm) 
Members: 
Sue Gordon, Maree Roberts, Dr Dale Bramley, Stephen Crombie, Chris Fleming, 
Shayne Hunter, Jo Gibbs, Dr Ian Town, Dr Caroline McElnay; Deborah Woodley 
Attendees:  Joe Bourne, Matt Jones, Astrid Koornneef, Colin MacDonald, Mat Parr, John Walsh, 
David Nalder 
Apologies:  John Whaanga 
ACT 1982
Secretariat  Carol Hinton 
Support: 
 
# 
Agenda Item 
1. 
Introduction and minutes 
The Director-General apologised for the delayed start to this meeting (originally scheduled for 
4.30 pm start), caused by the attendance by several members of the Steering Group at a 
meeting immediately prior with Minister Henare. 
 
Dr Bloomfield advised that he would need to leave the meeting to meet a commitment at 
6 pm. He outlined the four priority areas he wished to cover before leaving: 
INFORMATION 
•  Update on DHB roll-out (agenda item 5) 
•  Critical path – and assurances re achievement of this  (agenda item 8) 
RELEASED UNDER THE  
•  Vaccinator workforce – expansion and deployment  (agenda item 13) 
•  Communications  (agenda item 10) 
 
These items are numbered 2-5 below in the order of consideration. 
 
Dr Bloomfield confirmed that Sue Gordon would act as Chair following his departure. 
 
Minutes of the previous meeting on 16 March 2021, and the action tracker, were not 
OFFICIAL 
considered at this meeting. 
 
Action 1:  At the next meeting on 30 March 2021, move for agreement to the minutes of 
meeting held 16 March 2021. 
 
 
Page 104 of 116

---

Document 3
 
Run 
2. 
Standard item - Update on DHB rollout 
2.1  DHB rollout planning (Jo Gibbs) 
 
 
•  Last week (ending 21 March), DHBs provided their rollout plans to the end of March, 
 
and this week are submit ing plans to the end of April in line with the modelling to ramp 
 
up locations and move through the sequencing framework. 
 
•  Roll-out in East Tamaki and Waipareira is expected to be in place by 3 April, following 
 
resolution of legal and landlord issues. 
 
•  Overall national delivery by DHBs is close to the target, however, solid performance by 
 
some larger groups (e.g. NZ Defence Force and Auckland DHB) is a key factor in this 
 
overall picture.  MOH is providing tailored support to DHBs that require assistance with 
 
roll-out to ensure this is a focus from executive leadership downwards. 
 
•  We are aware of strong interest including by Minister re DHB performance at detailed 
 
level.   
 
Action 2: Jo Gibbs to phone CEOs of DHBs that have not provided plans, or are not 
 
meeting their roll-out plan targets if required.   
 
 
2.2  Booking system / coding issues   (Astrid Koornneef) 
Paper considered: Identification and booking of border worker household contacts 
 
Online booking system: 
ACT 1982
•  MOH is working with the NRHCC to address some elements of the Auckland system 
that have hindered about 5,000 people from booking their vaccination online. 
•  Work continues on ensuring that the national booking system and other supporting 
technology is ready for Phase 2 rollout. 
•  A Pulse survey is being used to help to identify the barriers for people not turning up 
for their vaccination bookings. 
 
Border worker household denominator: 
•  The denominator for border workers and families is still not defined even though we 
know details for over 90% of the workforce.  This is needed to clarify the likely number 
of household contacts qualifying for early vaccination.  The D-G emphasised the 
importance of the right people getting the vaccine at roll-out and noted a concern that 
this could create a lack of confidence in the project. 
•  Use of organisations such as the Employers and Manufacturers’ Association and the 
INFORMATION 
MBIE cal  centre to assist with outbound calling to employers was discussed.  The 
D-G confirmed his willingness to call wider colleagues on this. 
 
RELEASED UNDER THE  
Action 3:  The D-G requested a group be established which is dedicated to identifying 
the denominator numbers.  
3. 
Critical Path    (Matt Jones, Mat Parr) 
Objective: deliver about 50,000 doses per day across New Zealand from 1 July. 
Paper considered: Critical path summary.   
 
OFFICIAL 
Matt Jones and Mat Parr explained the critical path.  Four blocks of work are needed to 
achieve this. 
•  Engagement campaign 
•  Establishment of system-wide delivery capacity 
•  Operating model in place 
•  Logistics and distribution 
Page 105 of 116

---

Document 3
The targeted access approach wil  change as we move to open access. The move to 10,000 
per day is quite quick but progression after that is slower. 
•  We know that 40% of the population wil  need little intervention to get their vaccine. 
However, a disproportionate effort is required for the rest (this also reinforces 
importance of getting the denominator right – see No.2 above). 
 
Questions and suggestions about the critical path were raised for discussion: 
•  The importance of being able to give the Government absolute confidence in rollout 
was acknowledged. 
•  Dr Bloomfield noted the critical path showed the pathway to full scale, but not the 
pathway to move to ~10,000 vaccinations per day. 
•  Clarification is required on the links between real activities and the sprints – these 
need to feed into the critical path (Colin MacDonald).  Suggested that ideally there will 
be a single critical path which is clearly annotated. 
•  Noted that because of the new and uncertain nature of this, many DHBs were seeking 
permission for actions that were actually within their jurisdiction.  It was important that 
the centre not be too prescriptive. It was noted that decisions about the types of 
events and the location of sites were for the DHB, with strong support from MOH re 
delivery of vaccines and the supporting national capability that needed to be in place 
to enable certain types of events.  
 
Action 4: Update the critical path for the Governance Group session on Friday 26 
ACT 1982
March, particularly to show the volume change over time and the number of sites of 
which type would need to be in place over time ahead of 1 July.   
 
Vaccinator Workforce 
The demand for vaccinators continues to grow as roll-out progresses.  Feedback from DHBs 
is that they often experience difficulties identifying resources through the surge database.  
Several initiatives are under way to increase the size of the vaccinator workforce and help 
DHBs to do conversions, including: 
•  Reviewing how the workforce surge database can be better utilised to ‘screen’ those 
on the database and enable DHBs to more readily locate suitable candidates.  
Aligning skillsets by DHB region is also being explored. 
•  Investigating further opportunities to deploy new worker/vaccinator solutions. The 
Ministry is actively working with other organisations where staff are already able to 
INFORMATION 
vaccinate (such as ambulance services) and to also consider non-registered and non-
regulated workforces (such as NZDF, which has 100 people able to vaccinate 
RELEASED UNDER THE  
although only 25 are registered). 
•  Ensuring some 2,500 GPs have access to vaccinator training. 
Dr Bloomfield noted his keen interest in having vaccination of NZDF personnel completed 
as this potentially frees a significant number of vaccinators for wider deployment.  He 
would like signed, writ en agreements in place to cover this. 
Action 5: Fiona Michel to provide an update on expected agreements in place with 
NZDF. 
OFFICIAL 
5. 
Comms and engagement  (John Walsh) 
John Walsh, seconded to the DPMC vaccine campaign team from his role at MPI as Director 
Readiness and Response, gave an update on comms and engagement for the wider project.  
Development of a clear overarching plan is a priority to ensure messaging can be separated 
and targeted to the right audiences. 
There wil  be a dual messaging focus on: 
Page 106 of 116

---

Document 3
•  Informing and engaging with New Zealanders on the benefits of vaccination – i.e. a 
‘call for action’ to encourage uptake. 
•  Operational communications to assist stakeholders e.g. DHBs with supply and 
service design. 
A stronger focus is needed on engagement with Māori – at a project level this requires 
additional resource. 
Production of processes, technology, and collateral to support wider rollout will also receive a 
stronger focus and requires a dif erent skil set. 
 
Design and build 
6. 
Funding (Joe Bourne/Simon Everitt) 
•  Advised that a ‘skeleton’ costing model for a minimum viable product (for DHB SROs) 
would be available shortly.  This wil  be brought to the next meeting of the Steering 
Group for consideration. This is based on ‘bottom up’ funding due to the more 
expensive nature of the Pfizer vaccine. 
•  Initial costings were done on ‘fee for service’ but this only works if established sites 
used, as there are 
•  Dr Bloomfield expressed concerns over the timeframe taken to finalise the model.  He 
noted the need to give the Governance Group confidence in the proposed rollout. 
Action 6:  Simon Everitt to work to finalise the model and develop approach for 
ACT 1982
delivery at next meeting. 
7. 
Exemptions process 
On 22 March 2021, Cabinet approved the criteria for individuals and groups who wil  be able 
to apply for early COVID-19 vaccinations.  These are: 
•  on compassionate grounds; 
•  for reasons of national significance; 
•  consideration of the level of risk that travellers wil  be exposed to COVID-19 in the 
destination country. 
A short update on planning for implementation was provided, noting this wil  open from 31 
March and the existing interregional travel exemptions team and mechanisms wil  support 
this, but wil  require additional resourcing.  
INFORMATION 
8. 
Delivery status and risks 
Paper considered:  COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme – status report including Risk 
RELEASED UNDER THE  
and Issue summary – 23 March 2021 
Discussion: 
•  Everyone must be on the same page regarding delivery so that all programme work 
supports the critical path.  
•  Sue Gordon noted that the Steering Group must be able to assure re delivery to the 
critical path.  She asked project managers if they were all clear on the products that 
will support delivery against the timeframes. She noted this was critical so that the 
OFFICIAL 
Governance Group had confidence and would in turn assure Ministers and the Prime 
Minister. 
•  Joe Bourne strongly emphasised the importance of a single, agreed critical path.  It 
was important that we were not swayed to make alternative decisions e.g. about 
sequencing, even if the proposed new group was small.  Small groups required 
disproportionate effort to bring in. This was endorsed by Sue Gordon, who also noted 
the challenge of balancing the sometimes dif ering interests of five Ministers. 
Page 107 of 116

---

Document 3
•  Sue and Colin noted the potential role of the Governance Group in helping to address 
these balancing challenges should they arise. 
•  Stephen Crombie noted that there appeared to be a lot of risks and a low probability of 
delivery and this has been the situation for some time.  There needs to be a simple 
and clear plan showing how ‘what wil  be delivered’ meets the roll-out schedule, along 
with mitigation actions for those risks to give the plan meaning. 
•  Sue Gordon asked David Nalder (?) to pull out the actions in the paper that address 
the risks in the critical path and make that clear. 
 
Action 7:  Mat Parr to follow-up with pil ar leads and delivery leads to ensure absolute 
clarity of the products that will be delivered to support timeframes in the critical path. 
Action 8: David Nalder to highlight actions in the paper that address the risks in the 
critical path. 
9. 
Logistics – Distribution and inventory management   (Ian Costel o) 
 
Paper considered - Approval in principle: For Distribution and Inventory Management of Vaccine   
 
The Ministry is working with DHBs to develop a flexible ‘hub and spoke’ distribution model.  
The objective is to be able to respond quickly to variations in demand for the vaccine, service 
all vaccination site models and maximise vaccine availability to support widespread uptake. 
The model wil  involve establishing local hubs within DHBs which wil  manage flow and 
provide ‘live’ reporting.  Contracts wil  be required for storage and transport in areas where no 
ACT 1982
local hub can be established.  More detail on how this would work in practice wil  be available 
in about a fortnight when Medsafe has made its decision on vaccine storage at -20C and we 
have a better understanding of DHB capacity. 
10.  Any other business 
•  No Ministers’ meeting this week. 
•  Items to be carried to the next meeting: 
o  Plan for managing misinformation  
o  Update on written consent 
 
  Item 
Action 
Who 
Due date  Status 
Tuesday 2 March 
INFORMATION 
4 
Clear narrative of the equity focus by 
Ana Bidois 
9 March 
Complete 
next week, reinforcing the messaging 
RELEASED UNDER THE  
that everyone needs to get vaccinated 
for the programme to succeed. 
11 
Mat to connect with Dale about getting a  Matt Parr / Dale  9 March 
Workshop 
joint team to work on contingency 
Bramley 
with 
planning. 
Andrew Old 
completed; 
paper due 
OFFICIAL 
30 March 
Tuesday 8 March 
2 
MoH to provide a formal response to 
Mat Parr 
16 March 
Expected 
DHBs about coding issues and what the 
w/c 22 
plan is going forward. 
March 
Tuesday 16 March 
Page 108 of 116

---

1 
Discuss plan for engaging with DHBs to  Jo Gibbs, Dale 
23 March 
Update 23 
Document 3
next steering group 
Bramley, Chris 
March 
Fleming 
2 
Bring a plan for managing 
Geoff Gwyn 
23 March 
Deferred - 
misinformation to next steering group 
Update 30 
March 
4 
Provide Governance Group next week 
Mat Parr 
23 March 
Complete 
with certainty about ability to scale and 
timeframes for critical milestones.  
5 
In the first column in the service delivery  Matt Jones 
23 March 
Complete 
models document, include another 
definition of Iwi that applies to urban 
populations alongside 
Whānau/Hapu/Iwi. 
Tuesday 23 March 
1 
At SG on 30 March 2021, move for 
Chair 
30 March 
In progress 
agreement to the minutes of meeting 
held 16 March 2021. 
2 
CEs of DHBs that have not provided 
Jo Gibbs 
30 March 
Complete 
plans, or are not meeting their roll-out 
plan targets to be contacted if required.   
3 
A group to be established which is 
Mat Parr 
6 April 
In progress 
ACT 1982
dedicated to identifying the denominator 
numbers. 
4 
Update the critical path for the 
Matt Jones 
26 March 
Complete 
Governance Group session on Friday 
Shayne Hunter 
26 March, particularly to show the 
volume change over time and the 
number of sites of which type would 
need to be in place over time ahead of 1 
July.   
5 
Secure writ en agreements with NZDF 
Fiona Michel 
6 April 
In progress 
on the use of their workforce following 
completion of their programme 
6 
Finalise the model and develop 
Simon Everit  
30 March 
In progress 
approach for delivery at next meeting. 
INFORMATION 
7 
Pil ar leads and delivery leads to ensure  Matt Jones 
30 March 
In progress 
absolute clarity of the products that wil  
RELEASED UNDER THE  
Mat Parr 
be delivered to support timeframes in 
the critical path. 
8 
Risk paper to identify risks and actions 
David Nalder 
30 March 
In progress 
that address the risks in the critical path 
 
 
 
OFFICIAL 
Page 109 of 116

---

Document 3
Minutes                
 
COVID-19 Vaccine and Immunisation Programme Steering Group 
Date: 
Tuesday, 30 March 2021  
Time: 
4.30 pm – 6:30 pm 
Location: 
1N.3 
Chair: 
Dr Ashley Bloomfield; 
Members: 
Sue Gordon, Dr Dale Bramley, Stephen Crombie, Chris Fleming, Shayne Hunter, Jo 
Gibbs, Dr Ian Town, Dr Caroline McElnay; Deborah Woodley 
Attendees:  Astrid Koornneef, Matt Jones, Colin MacDonald, Stephen Crombie, Mat Parr, John 
Walsh, David Nalder, Fiona Michel, Wendy Il ingworth, Rachel Haggerty 
Apologies:  Joe Bourne, Maree Roberts 
ACT 1982
Secretariat  Isabel Cockburn 
Support: 
 
# 
Agenda Item 
1. 
Introduction and minutes 
 
The minutes from the previous meeting on 23rd March 2021and meeting on 16th March were 
approved. 
 
Ashley went through the action tracker from last meeting. 
 
INFORMATION 
Action 1: Talk to CEs about Easter plans at 6:30pm meeting 
2. 
Programme status and risk report (Mat Parr, David Nalder) 
RELEASED UNDER THE  
 
 
 
2.1  At governance group there was a discussion around the differences between design and 
 
build and build elements of the programme, a desire was articulated to bring the two together 
 
and consolidate a programme plan across the board. Creating a PMO team perspective with 
 
unified view linked to milestones. Going forward steering group can get status reports linked 
 
into those milestones. Aim is to get a fully consolidated reporting plan with a DHB view as part 
 
of forward planning to see if, as a system, targets are being hit. DG asked about what a single 
OFFICIAL 
 
programme combining design and run, looks like in terms of organisational structure and 
 
accountabilities?  
 
 
Jo Gibbs thinks we need to be clear that DHBs have the depth of plans they need across 
 
design and run. Sue Gordon would want policy capability included in discussion as there is 
 
still a significant body of policy work required. Rachel Haggerty highlighted the short 
 
timeframe for DHBs to create plans. 
 
 
Page 110 of 116

---

Document 3
 
Action 2: Have a strawman plan created by 7th April, in time for governance group on 
 
Friday 9th April 
 
 
 
2.2    David covered how risk update has evolved to top risks and a broader view of inherent risks: 
•  He supported the need for alignment across programme, risk reporting will overlay 
milestone integrated plan and help monitor risks and support mitigations. 
•  He has updated the way top risks are expressed to reflect how things have changed 
over the past week and is working on providing clarity and programme symbiosis 
around top risks. Updates highlight broader risks that overlay across the programme, 
which tie into most of the papers presented today.  
•  The sector are engaging on risks through pil ar and engagement leads which feed 
back to David  
•  Ashley brought up inherent risk of aggregate risk of the media and how critical the 
media wil  be in maintaining confidence, or not.   
There was a discussion on clinical issues and quality assurance issues given the number of 
Service delivery models and gave the example of if sites could go live without appropriate 
quality assurance.  
•  There is piece of work being done in service design on site readiness. Currently 
working through issues around pop ups and mobile sites requiring a review at every 
new site. Juliet has picked up on practises from the UK.  
•  There is a readiness assessment in the handbook but proper clinical governance 
should be implemented both locally and nationally.  
ACT 1982
•  Caroline McElnay reported that Juliet is drafting a paper on quality safety, DHBs 
should have a technical advisory group set up but this shouldn’t be assumed and 
should be made a requirement. 
Action 3: Follow up next week on ensuring project local clinical governance 
arrangements in place, and feedback on Juliet’s work. 
•  Lack of an accountability framework is a known gap in the programme 
•  What is the accountability framework across the range of providers as we scale up, 
this needs to be mapped into the critical path. 
 
Run 
3. 
Standing item on science and technical advice through CV-TAG (Dr Ian Town)  
INFORMATION 
3.1   
 
Quite a lot of what Jo Gibbs has asked for been signed out and moved to implementation. Still 
 
working on the 2/4 week stand down after flu/MMR vaccination, there has been a media 
RELEASED UNDER THE  
 
enquiry, Ian to discuss further with Caroline. 
 
•  Need clarity from an operational POV, this becomes a challenge w EVA 
 
•  Immunisation comms went out today which highlighted that COVID is the priority, 
 
need to make sure that is mirrored by the COVID programme. 
 
•  Ashley would like a fortnightly update on website, publishing science publicly. This will 
 
 
need to interface with comms.  
•  MOH will invite DHBs to work in partnership on population immunity but Ashley 
OFFICIAL 
assured this is not about a percentage number and we cannot have pockets of 
unvaccinated people. 
 
Changes to cold chain vaccine requirements 
•  MOH has adopted advice that the vaccine can spend 5 to 20 days at -20 and may be 
refrozen. Work is needs to be done on logistics as wastage is a consideration. Jo will 
get a timeframe but it won’t be in ops guide this week. 
 
Page 111 of 116

---

Document 3
Action 4: CV-TAG to provide advice on use of vaccine in any scenario whether it is 
alongside the use of flu, MMR, prophylactic etc. Population immunity is joined up work, 
wholly dependent on successful vaccination programme. 
 
Action 5: Proposal to put out science publicly, this needs to be signed out through 
comms and public health. Putting out raw info could be counterproductive.  
4. 
Standing item on run and early vaccine access application and approval process (Jo 
Gibbs and Astrid Koornneef) 
  •  Jo Gibbs has had positive conversations with RAMS and SROs on how work 
effectively on the codesign process and bring DHBs in earlier to integrate but clear 
accountability wil  be necessary. She expects to land this work in the next few days.  
•  There is concern about DHBs not delivering on numbers in plans, with Easter 
weekend vaccinations falling well short of the model.  
 
The issues have been identified as;  
•  Workforce issues around vaccinator availability, raw numbers look good but many are 
not FTE, i.e. they may have limited availability   
•  Jo is having conversations with vitality and MedPro about which vaccinators they can 
release back to DHBs in the next few weeks.  
•  Non-vaccinator workforce, particularly admin as they are currently running manual 
ACT 1982
booking systems. Jo has contacted Healthline and Andrew Slater about providing 
resourcing.  
•  DHBS are struggling to book numbers to escalate. Some DHBs have been asking for 
specific help, members of the team doing site visits in Wanganui and Canterbury.  
 
Astrid gave more specific details on numbers 
   •  Model numbers set at 39k, DHB plans make provision for 31k. This is part of an 
ongoing conversation about how we support them to get numbers up.  
•  Next plans coming in after Easter, Jo and Astrid wil  be meeting with SROs, leads and 
CEs to get deeper understanding of plans.  
•  Inventory orders show a 30% shortfall on DHB plans and 40% shortfall on model, it is 
not possible to close that gap but they are working to narrow it. 
•  Risk is going further down into programme i.e. winter flu, staffing, critical capacity in 
INFORMATION 
ED. CVIP needs to be priority.  
•  Rachel Haggerty brought up national vs local deliverables. Nationwide system 
RELEASED UNDER THE  
availability and decision-making needs to line up with DHBs. Jo Gibbs stated that 
rebasing wil  be a difficult conversation; how can we know potential plans will be 
delivered.  
 
Paper considered: Early Vaccine Access Application and Approval Process 
 
 
•  We need a mechanism in place for EVA as soon as possible.  
OFFICIAL 
•  It was anticipated that regional transport exemption system would support this, but it is 
insufficient.  
•  Interim process will be manual email case-by-case and wil  be in place for about a 
week.  Working securing on surge capacity from the Ministry of Justice. 
•  Criteria for compassionate EVA is tight, sports exemptions will be easier to manage.  
•  Expecting surge, need to ensure everyone in MOH knows where to steer. There is 
only a week turnaround due to vaccine schedule. 
 
Page 112 of 116

---

Document 3
5. 
Update on privacy and assurance in light of Canterbury DHB privacy incident (Matt 
Lord, Michael Dreyer, Geoff Gwyn) 
Paper considered: IT Security Incident – CDHB – 26 March 2021 
•  Canterbury is looking at new options to get by that are not paper-based.  
•  The Ministry team have gone to DHBs to find out if they are using implicated system, 
all booking systems used by DHBs will have to be security checked.  
•  MIQ system being checked again.  
•  Team has prepared advisory notice and is sending out further guidance.  
•  National system wil  be checked before release.  
•  There is no evidence of malicious infiltration, however investigations wil  take place, an 
official letter has been sent to vendor.  
Action 6: Set expectations on who DHBs should be using for booking systems 
 
Design and build 
6. 
Operational contingency planning in the event of an outbreak (Mat Parr, Andrew Old) 
 
Paper considered: Contingency planning in an outbreak scenario   
There was a workshop session in Auckland that pulled together discussion paper seeking 
ACT 1982
steer. 
•  Time period consideration: this planning is only relevant up until June/July before 
general population is vaccinated. 
•  If there is an outbreak, workforce will pulled into contact tracing, and it is likely an out-
of-region workforce will need to be utilised which is a planning consideration. MOH 
must be cognisant of planning load on DHBs.  
•  Andrew brought up the considerations around physical sites which would need to 
established similar to testing infrastructure, that can stand up quickly.  
•  Quite a dynamic issue that we will have revisit regularly. Regular planning can also 
inform scenario 2 and 3. 
•  Ring vaccination may be stil  required, on a small scale. Need agility in outbreak 
scenario. Discussion was had around whether planning be focused on ring vaccination 
as more likely scenario, stil  likely to need surge workforce. Look at sites and 
infrastructure set up now, bring in capability for response. 
INFORMATION 
Action 7: Focus planning on most likely scenario i.e. ring vaccinating  
RELEASED UNDER THE  
7. 
 Comms and engagement update (John Walsh) 
Paper considered: Communications and engagement support for COVID-19 vaccine rollout 
John gave a brief update on staffing, they are onboarding in excess of 20 new staff into the 
team to produce necessary collateral and support the national campaign.   
•  Additional resources wil  also support sector comms and engagement, particularly to 
clarify timings of vaccine rollout and where responsibilities lie within the sector.  
OFFICIAL 
National campaign is advancing well. Planning to launch week beginning 19th April and it will 
be a significant presence in the market. 
8. 
Disability Communications Campaign Funding   (Ray Finch) 
 
Paper considered: Disability Communications Campaign Funding   
 
Page 113 of 116

---

Document 3
•  There is a need for a codesign process with the comms team for targeted audience, 
this wil  align and land well with programme equity approach.  
•  John Walsh has engaged with the paper and is supportive, has resources standing by 
to support. 
•  Ashley wants clarity on shared governance with DPOs to ensure accountability and 
alignment with broader comms. 
•  Ray assured that disability comms will include learning disabilities and mental health. 
 
Action 8: Funding agreed in principle, Ray to work with John Walsh and DHBs/ DPOs 
on co-governance and utilisation.  
9. 
Workforce resourcing update (Fiona Michel, Jo Gibbs) 
 
Paper considered: Workforce strategy and plan.   
 
Fiona gave an update on key issues and gave a summary of forecasting: 
•  Design and build team have been working on forecasting how many people are 
theoretically required, now work must be done on how that matches to available 
workforce. 
•  Piece of work ongoing around codifying population of workforce and progress through 
training, surge database etc and where they are. 
•  Aim to have weekly/ regular report from DHBs on workforce. DHBs have done 
ACT 1982
elements of this planning already, plan is to pull that work first, reconciliate it and work 
on a template and reporting process based on existing plans.  
•  Confidence workforce is progressing well, there is data and engagement, and is on 
the path to routine reporting.  
•  She highlighted process map for database but needs technical resources to build it. 
•  Planning done on how to secure contingent workers, have had discussions with 
providers, i.e MedPro and SROs about building a bank of vaccinators 
•  There are concerns across the sector about workforce poaching, wil  have to work on 
getting an exemption process for procurement. Ashley assured that this process can 
be expedited.  
Next step is to get monthly plans and contracts in place, continuing to build workforce 
team and working on the non-regulated training programme.  
•  She gave assurance that have enough people in NZ to complete vaccination 
INFORMATION 
programme we just need to corral and organise them.  
•  Caroline brought up that there are a number authorisation issues to work through but 
RELEASED UNDER THE  
they not insurmountable. 
•  A lot of good traction this week from Ras. 
Action 9: Fiona to work on getting contracts in place and give information to DG by 
end of the week 
10  Approach to managing misinformation   (Mat Parr) 
OFFICIAL 
 
Paper considered: Resilience to Mis/disinformation.  
 
Work is underway from all-of-government, the normal MOH approach to misinformation is 
relatively passive: 
  •  Discussion focused on question of if MOH should take a more proactive approach, it 
was decided this issue needs more consideration and work as it would set a 
precedent, not just in MOH but across all government departments.  
Page 114 of 116

---

Document 3
•  Will use international learnings from immunisation misinformation. 
 
Action: Look at international policy on vaccine misinformation and have discussion 
with comms and other government agencies. 
11.  Any other business 
•  Funding to be discussed offline  
 
  Item 
Action 
Who 
Due date 
Status 
Tuesday 23 March 
1 
At SG on 30 March 2021, move for 
Chair 
30 March 
Complete 
agreement to the minutes of meeting held 
16 March 2021. 
2 
CEs of DHBs that have not provided plans, 
Jo Gibbs 
30 March 
Complete 
or are not meeting their roll-out plan targets 
to be contacted if required.   
3 
A group to be established which is 
Mat Parr 
6 April 
Complete 
dedicated to identifying the denominator 
numbers. 
4 
Update the critical path for the Governance 
Matt Jones 
26 March 
Complete 
ACT 1982
Group session on Friday 26 March, 
Shayne Hunter 
particularly to show the volume change over 
time and the number of sites of which type 
would need to be in place over time ahead 
of 1 July.   
5 
Secure written agreements with NZDF on 
Fiona Michel 
6 April 
Complete 
the use of their workforce following 
completion of their programme 
6 
Finalise the model and develop approach 
Simon Everitt 
30 March 
Complete 
for delivery at next meeting. 
7 
Pil ar leads and delivery leads to ensure 
Matt Jones 
30 March 
 Complete 
absolute clarity of the products that wil  be 
Mat Parr 
delivered to support timeframes in the 
critical path. 
INFORMATION 
8 
Risk paper to identify risks and actions that 
David Nalder 
30 March 
Complete 
address the risks in the critical path 
RELEASED UNDER THE  
Tuesday 30 March 
1 
Talk to CEs about Easter plans at 6:30pm 
Chair and Sue 
30 March  
Complete 
meeting 
Gordon 
2 
Have a strawman plan for integrated 
Mat Par 
7 April  
In progress 
programme created by 7th April, in time for 
governance group on Friday 9th April 
3 
Follow up on ensuring local clinical 
 Ian Town  
  
In progress 
OFFICIAL 
governance arrangements are in place, and 
feedback on Juliet’s work. 
8 April  
4 
CV-TAG to provide advice on use of vaccine   Ian Town  
6 April  
In progress 
in any scenario whether it is alongside the 
use of flu, MMR, prophylactic etc.  
5 
Proposal to put out science publicly, this 
Ian Town  
6 April 
In progress 
needs to be signed out through comms and 
public health.  
Page 115 of 116

---

6 
Set expectations on who DHBs should be 
Geoff Gwyn, Matt  6 April  
In progres
Document 3 s 
using for booking systems 
Lord, Michael 
Dreyer 
7 
Focus contingency planning on most likely 
Mat Parr, Andrew  6 April 
In progress 
scenario i.e. ring vaccinating 
Old 
8 
Funding agreed in principle, Ray wil  work 
Ray Finch 
6 April  
In progress 
with John Walsh and DHBs/ DPOs on co-
governance and utilisation.   
9 
Fiona to work on getting contracts in place 
Fiona Michel 
1 April 
In progress 
and give information to DG by end of the 
week 
10 
 Look at international policy on vaccine 
Mat Parr 
6 April  
In progress 
misinformation and have discussion with 
comms and other government agencies. 
 
 
 
 
ACT 1982
INFORMATION 
RELEASED UNDER THE  
OFFICIAL 
Page 116 of 116

---

Document Outline

• COVID-19 Vaccine TAG.pdf
  • COVID-19 Vaccine TAG Minutes 02 February 2021_FINAL.pdf
  • COVID-19 Vaccine TAG Minutes 04 February 2021_FINAL.pdf
  • COVID-19 Vaccine TAG Minutes 19 February 2021_FINAL.pdf
  • COVID-19 Vaccine TAG Minutes 02 March 2021_FINAL.pdf
  • COVID-19 Vaccine TAG Minutes 09 March 2021_FINAL.pdf
  • COVID-19 Vaccine TAG Minutes 23 March 2021_FINAL.pdf
• H202106802 Binder.pdf
  • Governance Group Minutes.pdf
    • 1. FINAL Minutes - Governance Group 26 Mar 2020 - as approved by GG 9 April.pdf
    • Governance Group Minutes.pdf
      • 1. 2021 02 12 GG Minutes Draft.pdf
      • 1. 2021 02 19 GG Minutes Draft.pdf
      • 1. 2021 02 26 GG Minutes Draft.pdf
      • 1.  FINAL MINUTES - 12 March GG - as approved by GG 26 Mar.pdf
  • Steering Group Minutes.pdf
    • 2 feb.pdf
    • 9 feb.pdf
    • 16 feb.pdf
    • 23 feb.pdf
    • 2 march.pdf
    • 9 march.pdf
    • 16 March.pdf
    • 23 march.pdf
    • 30 march.pdf

---