This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Labour Inspector criteria for pursuing complaints and cases'.
GUIDANCE FOR ESCALATION OF MATTERS TO THE 
LABOUR INSPECTORATE 
NOVEMBER 2018 
IDENTIFICATION OF MATTER 
Identification  is  determining  whether  a  matter  is  appropriate  for  escalation  to  the  Labour 
Inspectorate.  There are only two mandatory criteria that need to be met for escalation: 
THE MATTER MUST BE WITHIN JURISDICTION OF THE LABOUR INSPECTORATE 
The matter: 

must be confined to minimum employment standards; and

there must be a clearly identifiable breach of minimum employment standards (i.e. one that
the  complainant  believes  has  occurred  or  is  occurring,  not  one  which  may  be  about  to
occur).
FURTHER CRITERIA FOR INDIVIDUAL ONE-OFF BREACHES 
under the 
If the matter presents as an individual one‐off low‐level breach (as opposed to a serious or systemic 
breach),  then  ensuring  the  employee  (i.e.  not  the  person  who  may  be  calling  on  behalf  of  the 
employee) has 

a correct understanding of the legislation pertaining to their issue;

taken reasonable steps to attempt to resolve the problem themselves; and

does not have any formal representation.
GUIDANCE 
Released 
The following tables outline examples of matters which may be referred to the Labour Inspectorate 
and those which should not be referred. 
TABLE 1 – MATTERS WHICH MAY BE ESCALATED TO THE LABOUR INSPECTORATE 
The following matters containing identifiable breaches of minimum employment standards may be 
referred to the Labour Inspectorate: 
Official Information Act 1982
Criteria 
Details 
Situations 
that 
are  Any  matter  (including  matters  of  exploitation  and  systemic  issues) 
confined 
to 
minimum  that  is  referred  to  the  Labour  Inspectorate  must  be  confined  to 
employment standards 
minimum  employment  standards  legislation.    Labour  Inspectors 
have  no  jurisdiction  to  investigate  or  enforce  contractual  issues 
(including disputes and personal grievances). 
GUIDANCE FOR ESCALATION OF MATTERS TO LABOUR INSPECTORATE [JULY 2018]  
PAGE 1 OF 8 

 
Situations  where  there  is  Calculated  abusive  conduct  that  marks  serious  departure  from 
serious 
exploitative  legislated standards in respect of vulnerable workers (even if only in 
conduct  
respect of individuals or small numbers).  Examples include: 
  An  employee  has  paid  an  employer  a  substantial  amount  of 
money to secure employment with that employer (a premium). 
  An  employer  is  regularly  paying  his  employees  at  a  rate  clearly 
under the minimum wage. 
  An employer is regularly making substantial deductions meaning 
his employees are in effect working for very little, or no pay. 
Mid‐to‐large 
systemic  Which in themselves do not have large consequences for individuals, 
breaches 
but when aggregated across a workplace have large consequences. 
Examples include: 
  Employees in an medium sized takeaway food franchise are not 
receiving time and a half for working public holidays (there are 
the  1982
20 or more employees affected); 
  Employees  in  a  nationwide  home  electronics  store  are  not 
receiving time and a half for working public holidays (the value 
Act 
of  arrears  for  these  unpaid  entitlements  would  likely  be 
$100,000 or more). 
under 
Individual one‐off low level  A breach of minimum employment standards which is an individual 
breaches 
issue  (i.e.  affects  three  or  less  employees)  and  is  limited  to  the 
particular individual circumstances.  There is an expectation that the 
complainant has: 
  a  correct  understanding  of  the  legislation  pertaining  to  their 
issue; 
  taken  reasonable  steps  to  attempt  to  resolve  the  problem 
themselves; and 
Information 
 
Released 
does not have any formal representation. 
Examples include: 
  An employee has not received holiday pay upon termination of 
employment; 
  An employee has had a deduction made from their pay without 
their written consent; 
Official  An employee has been paid a training wage despite being eligible 
for the adult minimum wage. 
 
 
 
GUIDANCE FOR ESCALATION OF MATTERS TO LABOUR INSPECTORATE [JULY 2018]  
PAGE 2 OF 8 

 
TABLE 2 – MATTERS NOT TO BE ESCALATED TO LABOUR INSPECTORATE 
The following matters, although they may contain minimum employment standards matters, are not 
to be referred
 to the Labour Inspectorate. 
Criteria 
Details 
The  same  matter  has  been  If  LSERT  has  already  dealt  with  the  matter  we  likely  would  have 
previously  dealt  with  by  suggested  that  the  parties  seek  mediation.    If  another  part  of  ES 
LSERT / The same matter is  branch  is  dealing  with  the  matter  or  the  matter  is  with  the  ER 
currently  being  dealt  with  Authority,  then  best  the  matter  continue  to  be  dealt  with  by  that 
by 
another 
part 
of  unit or the Authority as a whole matter. 
Employment  Services  e.g. 
mediation. 
There  are  no  details  of  the  The  Labour  Inspectorate  requires  details  (including  identification 
employer 
and contact details) of the employer in order to conduct any kind of 
the 
follow‐up. 
1982
If there are no details of the employer, then it is not a matter to be 
referred to the Labour Inspectorate.
 
Act 
The  matter  is  not  confined  Labour  Inspectors  have  no  jurisdiction  over  matters  beyond 
to  minimum  employment  minimum  employment  standards.    As  the  LSERT  is  effectively 
under 
standards 
triaging for Labour Inspectors, the jurisdiction of this team does not 
stretch beyond this either.   
Minimum employment standards issues are often intermingled with 
other employment relationship issues.  The most common examples 
here are  
  non‐payment  of  final  contractual  wages  and  holiday  pay  upon 
termination 
  the employee has already raised a personal grievance with their 
employer  for  unjustified  dismissal  and  subsequently  has  not 
Released 
Information 
received holiday pay. 
These  matters  are  best  dealt  with  as  one  issue  in  the  Employment 
Relations Authority, via mediation. 
If  the  matter  involves  contractual  issues  as  well  as  minimum 
employment  standards  (i.e.  it  is  not  confined  to  minimum 
employment standards), then it is not a matter to be referred to the 
Labour Inspectorate.
 
Official 
There  is  not  a  clearly  There  must  be  a  clearly  identifiable  actual  breach  of  any  minimum 
identifiable 
breach 
of  employment standards matter raised by employees.   
minimum 
employment  If  there  does  not  appear  to  be  a  breach  of  minimum  employment 
standards 
standards, or it is a potential breach which has not occurred yet (e.g. 
the final pay day when payment is due has not occurred), then it is 
not a matter to be referred to the Labour Inspectorate. 

GUIDANCE FOR ESCALATION OF MATTERS TO LABOUR INSPECTORATE [JULY 2018]  
PAGE 3 OF 8 

 
Any  “heads‐ups”  or  “tips”  received  from  members  of  the  public 
about workplace issues which may be occurring should be recorded 
in  CRM  by  CSA’s.    This  information  should  them  be  extracted  from 
CRM  to  supplement  any  reporting  the  Service  Centre  provides  to 
Employment Services Branch. 
The  employee  wishes  to  The  Labour  Inspectorate  is  unable  to  recover  wages  for  employees 
recover  wages  which  have  who have agreed to a rate higher than the minimum wage, including 
been  negotiated  above  the  those  who  only  want  to  recover  an  amount  up  to  the  minimum 
minimum wage 
wage.    Wages  agreed  above  the  minimum  are  essentially  a 
contractual  matter.    Non‐payment  of  contractual  wages  is  not  a 
breach of minimum employment standards. 
The  employee  wishes  to  Withholding  of  wages  is  not  a  deduction,  rather  it  is  a  breach  of 
recover  contractual  wages  contract  and  therefore  not  a  breach  of  minimum  employment 
which  have  been  withheld  standards. 
by the employer. 
the  1982
The 
matter 
involves  Labour  Inspectors  only  have  jurisdiction  to  enforce  minimum 
contractual 
entitlements  standards legislation. 
over 
and 
above 
the 
Act 
If  the  matter  involves  contractual  entitlements  over  and  above  the 
corresponding 
minimum  corresponding  minimum  standards,  then  it  is  not  a  matter  to  be 
standards 
referred to the Labour Inspectorate. 
under 
The  issue  is  a  dispute  Where  there  is  an  indication  that  the  matter,  despite  containing 
between  individuals  or  minimum  employment  standards  breaches,  is  beyond  that  of  an 
family members 
employment relationship and the issue is more to do with a familial 
or interpersonal relationship breakdown.  For example: 
  A family member or relative (including by affinity) working in the 
family  shop  who  believes,  because  of  the  long  hours  they 
perform,  that  they  are  not  receiving  their  minimum  payment 
entitlements; 
Released 
Information 
  An  employer  is  withholding  payment  of  final  holiday  pay  from 
the  employee  because  the  employee  owes  the  employer  a 
private debt outside of the employment relationship. 
If  the  matter  involves  a  dispute  between  individuals  beyond  the 
employment relationship, then it is not a matter to be referred to the 
Labour Inspectorate.
 
Official 
The 
issue 
involves  Examples here include 
minimum 
employment    The employee has not received holiday pay upon termination.  
standards,  but  there  is  a 
The reason the employer has not paid is because the employer 
contractual 
matter 
or 
believes the employee needs to reimburse the company money 
dispute  as  to  why  the 
as a result of an employment issue 
minimum 
employment 
standards 
have 
been    The  employee  has  not  received  holiday  pay  upon  termination.  
breached 
The reason the employer has not paid is because there is dispute 
GUIDANCE FOR ESCALATION OF MATTERS TO LABOUR INSPECTORATE [JULY 2018]  
PAGE 4 OF 8 

 
as to how much notice was required to be given 
  The  employee  has  not  received  holiday  pay  upon  termination.  
The  reason  the  employer  has  not  paid  is  because  the  cheque 
presented to the employee bounced. 
If the issue involves minimum employment standards, but there is a 
contractual  matter  or  dispute  as  to  why  the  minimum  employment 
standards  have  been  breached,  then  this  is  not  a  matter  to  be 
referred to the Labour Inspectorate. 

The  employee  has  formal  Formal representation is a professional person or organisation which 
representation 
represents  an  employee  in  matters  concerning  their  employment 
and employer.  Formal representation includes  
  being a member of a union 
  having immediate access to a lawyer or employment advocate.   
Free legal advice provided by Citizens Advice Bureaux or Community 
the  1982
Law  Centres,  or  family/friend  representation  does  not  constitute 
formal representation.   
If the employee has formal representation, then they have the means 
Act 
to pursue the matter themselves via mediation / ER Authority, and it 
is not a matter to be referred to the Labour Inspectorate. 

under 
The  employee  is  employed  Labour  Inspectors  do  not  have  jurisdiction  over  collective 
on a collective employment  employment agreements.  Additionally, if an employee is covered by 
agreement 
a collective agreement, they will have formal representation (i.e. the 
union party to the collective).  The employee should be encouraged 
to raise the matter with their union. 
The 
employee 
wants  The regional Labour Inspectorate may provide confidentiality under 
his/her 
name 
withheld  limited  circumstances.    However,  the  matters  LSERT  deal  with  are 
from their employer 
typically individual one‐off breaches, and in order to liaise with the 
Information 
employer  and  raise  a  breach  then  LSERT  need  to  disclose  who  the 
Released 
complainant is.  See also Anonymity below. 
 
 
 
Official 
GUIDANCE FOR ESCALATION OF MATTERS TO LABOUR INSPECTORATE [JULY 2018]  
PAGE 5 OF 8 

 
ESCALATION OF MATTER 
The matter is escalated to the Labour Inspectorate using TIKA (web version).  Guidance for TIKA and 
business processes can be found here: [insert link] 
 
INFORMATION REQUIRED 
Once the matter has been identified as suitable for escalation to the Labour Inspectorate, the matter 
then  needs  to  be  escalated  to  the  Labour  Inspectorate  using  TIKA.    The  Labour  Standards  Early 
Resolution  Team  (LSERT)  receives  all  matters  in  the  first  instance.    Complaints  taken  should  be 
submitted immediately upon taking the complaint. 
 
NOTE TAKING SHOULD BE THOROUGH  
Generally, enough information should be collected and recorded to enable the reader to understand 
the  situation  which  will  potentially  be  followed  up  on  by  the  Labour  Inspectorate,  as  well  as  an 
the  1982
understanding  of  the  employee’s/complainant’s  knowledge  of  their  entitlements.    As  a  minimum, 
there  should  be  a  brief  but  concise  description  of  the  situation  to  enable  the  LSERT  to  quickly 
ascertain  that  the  issue  is  within  jurisdiction  of  the  Labour  Inspectorate  and  specifically  what  the 
likely breaches are. 
Act 
 
under 
RELEVANT QUESTIONS SHOULD BE ASKED AND DOCUMENTED 
The following are types of questions that could be asked and issues that should be recorded: 
  Which legislation is potentially in breach and why 
  Whether there is a written employment agreement in place, and what sort 
  Whether  the  complainant  has  discussed  the  issue  with  their  employer/employee/other 
party about the situation 
  The reason why the employer has taken the stance / action they have 
 
Information 
Whether there are others in the workplace who have similar issues 
Released 
  How long the employee has been employed with the employer 
  When their employment terminated 
  Whether the employee is a member of a union 
  What appears to be the cause of these issues (e.g. ignorance of the employer, wilful non‐
compliance, etc.) 
Official 
  How many employees are affected 
  What type of employee is affected 
  How large the workplace is 
  Which industry sector the employment is in 
  (If  employee  (or  employee  whom  the  enquirer  is  ringing  on  behalf  of)  appears  to  be  a 
migrant worker)  
GUIDANCE FOR ESCALATION OF MATTERS TO LABOUR INSPECTORATE [JULY 2018]  
PAGE 6 OF 8 

 
o  When they arrived in New Zealand 
o  Nationality of employee/s 
o  Whether employee can converse in English or whether Language Line is needed 
  Any other “flags”, such as prominence in the media. 
The queue that the call presented in should also be noted. 
 
THE COMPLAINANT’S EXPECTATIONS MUST BE MANAGED 
It is important for the complainant to be aware that their complaint will be sent to a team within the 
Labour  Inspectorate  for  assessment,  but  that  their  issue  may  not  be  investigated  by  a  Labour 
Inspector.  Upon receipt of information from an employee a LSO will perform an initial assessment in 
order to decide what action to take with a matter.  The following examples can be used to set the 
complainant’s expectations: 
“Your  matter  can  be  passed  to  the  Labour  Standards  Early  Resolution  Team  for  assessment.  
the 
They will assess whether this is a matter for full investigation or whether it can be dealt with 
1982
by providing the employer with guidance on how to resolve it directly with you.”  
Then optional or as further explanation: 
“If the matter is not investigated or the LSERT is unable to resolve the matter you remain able 
Act 
to take action yourself through mediation or the Employment Relations Authority.” 
 
under 
FULL CONTACT DETAILS MUST BE OBTAINED 
As  a  minimum,  the  contact  telephone  number  of  each  party  to  the  matter  should  be  collected.  
CSA’s  should  endeavour  to  collect  full  contact  details,  including  physical  addresses  and  as  many 
phone numbers and email addresses as possible.   
 
DETAILS OF THE PLACE OF WORK MUST BE OBTAINED 
It is also important to note that a matter may not be referred if there are no details of the employer 
Information 
or  the  workplace.    In  the  case  of  any  matter  which  is  being  reported  by  someone  not  directly 
Released 
connected  with  the  organisation  (e.g.  a  concerned  member  of  the  public  reporting  a  suspected 
sweatshop or other serious exploitative practices), an address of the location of the place of work at 
least must be obtained. 
 
ANONYMITY 
Official 
 
DEFINITIONS 
Term 
Definition 
Notes 
Anonymity 
The enquirer does not reveal  As soon as an enquirer reveals their identity, 
any information that 
there can be no anonymous complaint. 
identifies them. 
GUIDANCE FOR ESCALATION OF MATTERS TO LABOUR INSPECTORATE [JULY 2018]  
PAGE 7 OF 8 

 
Confidentiality  The enquirer reveals their 
The Labour Inspectorate can never completely 
identity but requests that 
guarantee confidentiality.  Additionally, for 
their information be 
individual low level breaches, the Labour 
withheld by the Labour 
Standards Early Resolution Team is normally 
Inspectorate from other 
unable to attempt to resolve a matter without 
parties where able. 
revealing the complainant’s details to the 
employer.  These expectations should be outlined 
to the enquirer. 
 
PROCESS 
Subject  to  any  listed  exceptions  (such  as  criteria  in  the  Migrant  Exploitation  business  process),  an 
anonymous complaint can only be taken if

  anonymity is specifically requested by the enquirer; and 
  an attempt has been made to obtain the enquirer’s details; and  the  1982
  the enquirer is still unwilling to provide their contact details; and 
  the enquirer has details of the employer or place of work. 
If any of the above criteria are not satisfied, then an anonymous complaint cannot be taken. 
Act 
Note that confidentiality and anonymity should never be offered to enquirers.  The issue should be 
raised  or  prompted  by  the  enquirer.    Collection  of  full  details  of  enquirers  should  always  be 
under 
attempted. 
Per  above  definitions,  in  the  event  that  a  person  has  provided  their  details,  they  are  no  longer 
anonymous.  This means that the Anonymity tick box on TIKA should not be ticked
 
Released 
Information 
Official 
GUIDANCE FOR ESCALATION OF MATTERS TO LABOUR INSPECTORATE [JULY 2018]  
PAGE 8 OF 8