This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'The budgeted and actual costs for PPE, and PPE supply issues during 2020'.

Document Five
Health Report
Response to the Auditor-General's recommendations on the procurement, 

distribution and management of PPE stocks 
Date due to MO:  15 July 2020 
Action required by: 
20 July 2020 
Security level: 
IN CONFIDENCE 
Health Report number:  HR20201184 
To: 
Hon Chris Hipkins, Minister of Health 
Contact for telephone discussion 
Name 
Position 
Telephone 
Sue Gordon 
Deputy Chief Executive, COVID-19 Health  section 9(2)(a) 
System Response 
Kelvin Watson 
Manager, COVID-19 Health and Disability  section 9(2)(a) 
Supply Chain  
under the Official Information Act
Action for Private Secretaries 
Return the signed report to the Ministry of Health. 
Date dispatched to MO: 
Released 


Document Five
 
Response to the Auditor-General's recommendations on 
the  procurement, distribution and management of PPE 
stocks 
Purpose of report 
This report provides information and talking points to enable you to provide an update to Cabinet 
on work to address recommendations made by the Auditor-General in the report titled Ministry of 
Act
Health: Management of personal protective equipment in response to COVID-19. 
 
Summary 
•  CAB-20-MIN-0330 requires you as Minister of Health to report to Cabinet by 20 July 2020 
with an update on the Ministry of Health’s (the Ministry) progress on addressing the 
Auditor-General's recommendations on the procurement, distribution and management of 
personal protective equipment (PPE) stocks.  
Information 
•  The Auditor-General released their report titled Ministry of Health: Management of personal 
protective equipment in response to COVID-19 on 17 June 2020. The report found that while 
the Ministry and district health boards (DHBs) had planned for a national health emergency, 
there were gaps in the planning about how PPE would be procured and distributed to 
mitigate risks of any shortages. In addition, reserve stock had not been well managed nor 
maintained, and guidelines for the use of PPE evolved during the pandemic causing some 
Official 
confusion among users. 
•  The report concludes that COVID-19 would have chal enged any public health and disability 
system, and that the Ministry moved quickly to establish a new centralised system for 
the 
procuring, prioritising, and distributing stock. 
•  The Ministry largely agree with the conclusions of the report and accepts all ten 
recommendations. In some cases, work ahead of the release of the report has addressed 
some recommendations. Overal , the recommendations provide useful guidance to the 
under 
Ministry as we look to strengthen the systems and processes that support the supply of PPE 
and improve our preparedness for any future events. 
 
 
  Released 
 
 
 
 
 
Health Report: 20201184 




Document Five
 
Recommendations 
The Ministry recommends that you: 
a) 
Note  the progress the Ministry have made on addressing the Auditor-
Yes/No 
General recommendations on the management of PPE in the early stages 
of COVID-19 
b) 
Agree to provide an update to Cabinet on the Ministry’s progress, on 20 
Yes/No 
July 2020 
 
Act
 
 
 
  Sue Gordon 
  Hon Chris Hipkins 
Deputy Chief Executive 
  Minister of Health 
COVID-19 Health System Response 
  Date: 
 
Information 
 
 

Official 
 
the 
 
 
 
under 
 
 
 
 
 
  Released 
 
 
 
 
Health Report: 20201184 




Document Five
 
Appendix 1: Talking points 
• 
Earlier in July, it was agreed that an update would be provided to Cabinet by 20 July 
2020 on the Ministry’s progress on addressing the Auditor-General's recommendations 
on the procurement, distribution and management of PPE stocks. 
• 
The Auditor-General released their report 17 June 2020. The report found that while the 
Ministry and DHBs had planned for a national health emergency, there were gaps in the 
planning about how PPE would be procured and distributed to mitigate the risks of any 
shortages. In addition, reserve stock had not been well managed nor maintained, and Act
guidelines for the use of PPE evolved during the pandemic causing some confusion 
among users. 
• 
The report concludes that COVID-19 would have chal enged any public health and 
disability system, and that the Ministry moved quickly to establish a new centralised 
system for procuring, prioritising, and distributing stock. 
• 
The Ministry largely agree with the conclusions of the report and has accepted al  ten 
recommendations. 
• 
While the Ministry is stil  working through al  the actions that wil  be undertaken to 
Information 
address the recommendations made in the report, several pieces of work are either 
already underway or wil  be started in the coming months in response to the report and 
the wider learnings from COVID-19. 
Progress against recommendations 
Official 
• 
The Ministry is completing an interim update to the National Reserve Supplies 
Management and Usage Policy (3rd edition) to clarify roles and responsibilities for the 
national reserve supply, eligibility for accessing the national reserve and prioritisation. A 
the 
full update wil  be completed once activities to address the recommendations made in 
the report are implemented. 
• 
In the 2020/21 year, the National Health Emergency Plan (NHEP) wil  be reviewed. The 
updated NHEP wil  reflect any changes to the national reserve supply model and 
include clear direction to the health and disability sector on the purpose and scope of 
under 
the national reserve supply, roles and responsibilities in readiness and response, and 
distribution at the time of an event. 
• 
The Ministry wil  review the processes and accountability documents referring to the 
national reserve supply, to ensure alignment and clarity on roles and responsibilities at 
all levels. The Ministry will also work with DHBs to re-establish a national y consistent 
process to review DHB health emergency plans to ensure alignment and that they meet 
legislative requirements and responsibilities. 
Released 
• 
The scope and makeup of the national reserve wil  be reviewed in response to the 
recommendations and the lessons learned from the response to COVID-19, and include 
consideration of: 
o  the range of PPE items required be held in the national reserve 
o  the types, specifications and sizing requirements for each identified item 
o  the volume required to meet forecast requirements. 
 
Health Report: 20201184 




Document Five
 
• 
section 9(2)(f)(iv)
 
 
 
 
 
• 
The Ministry is working with the Health Quality and Safety Commission and health 
sector to establish a national clinical network.  The network wil  consider the various 
COVID-19 reviews and reports in order to provide sector direction related to Infection 
Prevention and Control (IPC) and PPE. An initial meeting wil  be confirmed by end of 
July to commence this process. 
• 
More broadly, the Ministry is establishing a governance framework with clear roles and 
responsibilities to determine and agree on the criteria for the management and 
purchasing of PPE in the current environment, which it would also seek to retain in a 
post-COVID environment. This wil  include: 
o  a national procurement coordination function performed by an external body, with 
oversight, strategic direction, monitoring and funding continuing to be provided 
from the Ministry 
o  working with stakeholders to strengthen the short-, medium- and long-term 
procurement strategies and plan for the active and reactive management of critical 
medical supplies (including PPE) 
o  working with DHBs and procurement category leads to implement a reporting 
structure that wil  provide clarity on inventory forecasting and support better quality 
sourcing. 
Timeline for addressing the recommendations 
• 
It is anticipated that many of these actions wil  be completed by the end of July 2020, 
positioning the Ministry well to continue responding to COVID-19. This will include 
under the Official Information Act
establishing the governance framework and completing an interim update to the 
National Reserve Supplies Management and Usage Policy. Other actions, such as 
changes to the national reserve inventory management model for PPE (and other 
supplies, if appropriate), may require structural shifts that wil  require longer to develop 
and implement. 
• 
In any event, the Ministry anticipates al  changes in response to the report to be 
implemented by the end of the 2020/21 year.    
 
 
Released 
 
Health Report: 20201184 




Document Five
 
Appendix  2: Activities underway against 
the recommendations they address 
Activity 
Recommendations 
The Ministry is completing an interim update to the National Reserve 

Supplies Management and Usage Policy (3rd edition) to clarify roles 
and responsibilities for the national reserve supply, eligibility for 
accessing the national reserve and prioritisation. A full update wil  be 
completed once activities to address the recommendations made in 
the report are implemented. 
In the 2020/21 year, the National Health Emergency Plan (NHEP) wil  

be reviewed. The updated NHEP wil  reflect any changes to the 
national reserve supply model and include clear direction to the 
health and disability sector on the purpose and scope of the national 
reserve supply, roles and responsibilities in readiness and response, 
and distribution at the time of an event. 
The Ministry wil  review the processes and accountability documents 
1, 2 
referring to the national reserve supply, to ensure alignment and 
clarity on roles and responsibilities at all levels. The Ministry will also 
work with DHBs to re-establish a national y consistent process to 
review DHB health emergency plans to ensure alignment and that 
they meet legislative requirements and responsibilities. 
The scope and makeup of the national reserve wil  be reviewed in 
3b, 6 
response to the recommendations and the lessons learned from the 
response to COVID-19, and include consideration of: 
• 
the range of PPE items required be held in the national 
under the Official Information Act
reserve 
• 
the types, specifications and sizing requirements for each 
identified item 
• 
the volume required to meet forecast requirements. 
section 9(2)(f)(iv)
 
2, 5, 7, 8 and 9 
   
Released 
       
 
 
Health Report: 20201184 




Document Five
 
section 9(2)(f)(iv)
 
4, 7, 10 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
   ormation Act
The Ministry of Health is working with the Health Quality and Safety 
3a 
Commission and health sector to establish a national clinical 
network. The network wil  consider the various COVID-19 reviews 
and reports in order to provide sector direction related to IPC and 
PPE. An initial meeting wil  be confirmed by end of July to commence 
this process. 
 
 
under the Official I
Released 
 
Health Report: 20201184 



Document Outline