This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'The budgeted and actual costs for PPE, and PPE supply issues during 2020'.

Document One
Memorandum
PPE Update 

Date due to MO:  12 May 2020 
Action required by: 
N/A 
Security level: 
IN CONFIDENCE 
Health Report number:  HR20200735 
To: 
Hon Dr David Clark, Minister of Health. 
Contact for telephone discussion 
Name 
Position 
Telephone 
Shayne Hunter 
Deputy Director-General Data and Digital  section 9(2)(a) 
and COVID-19 Health Supply Chain Lead 
Action for Private Secretaries 
N/A 
Date dispatched to MO: 
under the Official Information Act
Released 







Document One
 
PPE UPDATE 
Purpose of report 
1. 
This report responds to your request for further information on the Ministry of Health/ 
Governments role supporting non-health and disability providers with Personal 
Protective Equipment (PPE). 
Background  
2. 
Your office requested information on:  
  entities/sectors the Government has been importing/procuring PPE for, outside 
public health and disability providers;  
  the terms and arrangements the Government has been doing this under;  
  the extent to which non-government entities/sectors can import/procure their own 
PPE – and whether this is likely to change over the coming weeks and months; 
  the role the Government has in importing/procuring PPE on behalf of 
entities/sectors outside public health and disability providers; and 
  if the Ministry intends to proceed with cost recovery in relation to PPE, then how 
will this decision be communicated. 
3. 
The Ministry of Health (MoH) manages the national health expenditure on PPE, with 
expenditure split across three streams: 
•  National Pandemic Reserve;  
•  Health sector;  
•  Non-Health sectors.  
4. 
The National Pandemic Reserve is maintained at a level that provides three months’ 
supply of stock - enough coverage to support emergency critical health needs in 
extraordinary circumstances. 
under the Official Information Act
5. 
To eliminate procurement competition for PPE between DHBs and shared service 
agencies throughout Alert Level 4 and Alert Level 3 (AL4 and AL3), the MoH established 
a group to oversee procurement of major PPE. The group includes regional 
procurement leads from individual DHBs, Health Partnerships and PHARMAC (national) 
and HealthSource (Northern Region). 
6. 
The group al ows for national and centralised coordination and distributed workload 
for sourcing and procuring significantly higher volumes of PPE than previous 
arrangements.  Establishing this group builds trust and ensures transparency within the 
Released 
sourcing and supply requirements of PPE. If demand for PPE drops and stabilises, we 
mutual y agree to use existing forward orders of PPE to replenish the national 
pandemic reserve. 
7. 
Provision of PPE to the health sector is currently managed at the front-end by the MoH, 
via an online ordering system, OneLink. DHBs assess their needs and load their orders, 
and orders for their publicly funded regional healthcare providers, into OneLink. The 
MoH reviews al  orders to build a comprehensive view of national demand, urgency 
 
Health Report: HR20200735 




Document One
 
and stock-on-hand. Once approved and distributed to DHBs, DHBs then distribute the 
PPE to their regional healthcare providers. 
8. 
Provision of PPE to the non-health sectors is done via the NXP procurement online 
ordering channel. 
9. 
Under AL3 and AL4, management controls for priority distribution of PPE include the 
following decision-making criteria: 
•  type of service that requires the PPE (criticality of the service) 
•  level of inventory: stock on hand, on order, and consumption rates (risk early 
identification of supply shortage) 
•  urgency of need across the country (balancing competing demand); 
10. 
Opportunities exist to reduce costs and increase security of PPE supply including, but 
not limited, to the exploration of domestic production opportunities and public/health 
workforce education campaigns designed to temper/control demand and cost. 
 
PPE Procurement and Distribution outside of Public Health and Disability 
Providers 
11. 
The MoH has not imported or procured any PPE specifical y for entities or sectors 
outside of public health and disability providers. 
12. 
Limited supply of PPE has been provided to areas outside of Public Health and 
disability providers, where a level of contact/exposure to COVID-19 has been 
anticipated in the course of services provided e.g Ministry of Social Development and 
Fire and Emergency New Zealand. Financial ability to recover costs over time has not 
been a factor in the decision making of PPE supply under AL4 or AL3. 
13. 
MoH has also provided PPE to a limited number of private businesses, through the 
non-health distribution channel, which are considered essential services providing 
emergency work under AL4 and 3, for example plumbers. There is no cost recovery for 
PPE distributed through this channel, however, the organisations that request PPE 
agree that these costs may be recovered by the MoH in future.  Non-government 
entities/sectors can import/procure their own PPE; however, they do require advice and 
under the Official Information Act
guidance on use, which is made available via the MoH communication channels.    
14. 
Commercial organisations such as NXP hold a range of PPE stock that they will make 
available to the market for purchase under Alert Level 2 (AL2). This wil  not require any 
involvement from the Ministry of Health. 
15. 
Information about where to source PPE wil  be made available on the MoH and COVID-
19 website as part of the update of moving to AL2. 
Released 
16. 
Under AL2 the MoH wil  work with the Ministries of Social Development, Foreign Affairs 
and Trade, and Business Innovation and Employment to support private business PPE 
needs through advice and guidance. 
 
 
 
 
 
Health Report: HR20200735 




Document One
 
Domestic Production Opportunities 
17. 
Concerns around constraints in the international supply market remain. These concerns 
include, but are not limited to, the quality of raw materials and finished products, the 
reliability of the international supply chain and inflation in cost of international y 
sourced masks. This presents an opportunity for a New Zealand-based manufacturer 
(or manufacturers) that can: 
•  ideally source all raw materials from within New Zealand; 
•  produce P2/N95 masks, made to AS/NZS1716 grade standards, and other PPE 
products; and 
•  have al  products fully certified, if required, by the relevant authorities as determined 
by the Ministry of Health. 
18. 
This will: 
•  reduce our reliance on the international supply chain al owing a seamless ramp up in 
production, as required; 
•  begin immediate production, with the ability to scale up to produce significant 
volumes of P2/N95 protective masks and other products; 
•  secure a competitive price in the current market; 
•  contribute to restoring New Zealand PPE reserves; 
•  create increased employment opportunities, and; 
•  build manufacturing capability within New Zealand. 
19. 
Health officials are in discussions with the Ministry of Business Innovation and 
Employment (MBIE) to boost the New Zealand production capacity, including the use 
of locally sourced materials to mitigate one of the current capacity constraints. 
 
 
 
 
under the Official Information Act
Dr Ashley Bloomfield 
Director-General of Health 
 

 
  Released 
 
Health Report: HR20200735 



Document Outline