14 December 2020 
 
 
Rawiri Piahana 
 
By email: [FYI request #14158 email] 
 
 
Dear Rawiri 
 
Official information request for Total Student printing income for print 
contracts 
 
I refer to your requests for information under the Official Information Act 1982 (the Act) 
dated 18 November 2020.  
 
Each of your requests, and the University’s response, is set out below. 
 
“This request covers income from student printing, I understand there is a cost 
difference between what it costs to print (contracts involved in printing) and 
what students are charged. 
 
For 2019 can you tell me what the total difference was, and what this difference 
was spent on, other than if it was spent on the general university funds. is it used 
to cover a service/wages specifically?” 
 
The difference was $115,777. This difference funds the costs of delivering and supporting 
the student print service. This includes staff to respond to student print queries and 
issues, administrators to manage the print systems environment, the cost of running the 
printing infrastructure and the cost of backup and disaster recovery services to ensure 
service continuity. 
 
“Also what does the university do with unclaimed printing funds, what is the 
policy or process for money remaining associated with students who are no 
longer enrolled?” 
 
Unclaimed student printing funds are used to support the ongoing delivery of the student 
printing service. 
 
Students who are no longer enrolled are able to obtain a refund. The process for when 
students request a refund is as follows: 
 
1.  Students contact Digital Solutions to request a refund and complete the required 
form. 

---

2.  Digital Solutions signs the form authorising a refund and forwards this to Finance 
for payment. 
3.  Finance arranges payment to the student. 
 
If you wish to discuss this decision with us, please feel free to contact me at 
[VUW request email]. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Te Herenga Waka—Victoria University of Wellington 

---