This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Careers portal - IRD have deleted vital job application history without notification to the unemployed/registered users.'.

08 December 2020 
D Dahya 
[FYI request #14110 email] 
Dear D Dahya 
Thank  you  for  your  request  made  under  the  Official  Information  Act  1982  (the  OIA), 
received on 11 November 2020. You requested the following: 
1. What was wrong with the careers portal that warranted a redesign of it- it was
functioning well prior to the redesign and which retained the entire history?

2. Why  has  IRD  deleted  some  of  the  job  application  histories  from  the  careers
portal and not retained all of it after the redesign?

3. Why  has  IRD  deleted  some  of  the  job  application  histories  from  the  careers
portal without prior notification to the registered portal users?

4. Why  has  IRD  deleted  some  of  the  job  application  histories  from  the  careers
portal without giving the registered portal users the opportunity to save a copy?

5. Why  has  IRD  deleted  job  application  histories  of  registered  portal  users
knowing that this information is required by MSD registered job seekers as part of
their obligations to MSD- MSD being an organisation you engage in data matching

6. If  this  is  my  information  -  why  have  you  deleted  it  without  my  permission?
Perhaps this was a question for the Privacy Commission during Privacy week last

7. Are you able to determine registered portal users who are also MSD registered
job  seekers,  if  not,  then  shouldn't  you  preserve  the  entire  histories  of  all
registered portal users?

8. Who  did  you  consult  with  prior  to  redesigning  the  portal  ie  which  people,
groups, subject matter experts?

9. How  many  unemployed  people  were  consulted  prior  to  the  redesign  of  the
careers portal -as they are, obviously the portion of the population most likely to
use it?

10. If this is the first time this particular issue has been raised why  has it taken
an  MSD  registered  unemployed  person  to  do  so  -  despite  all  the  skilled  and
knowledgeable professionals in your organisation?

11. Of  the  applicants  that  were  hired  how  many  of  them  (&  what  percentage)
were  long  term  unemployed  at  the  time  of  application  for  year  ending  2019  &
2018? Could you provide individual statistics for each respective year.

12. Generally, does IRD hire applicants  currently in employment or  unemployed
at time of application?

13. Will  IRD/HR’s  tendency  to  hire  applicants  that  are  currently  in  employment,
allow  the  rich  to  get  richer  and  the  poor  to  stay  poor  and  will  it  not  cause  and
sustain long term unemployment?

14. Because,  an  MSD  registered  unemployed  person,  who  somehow  lacks  the
skills  to  be  employed(through  lack  of  a  reference,  or  extended  period  of
unemployment)  can’t  have  been  the  only  one  to  raise  this  issue  whereas,  the

Ref: 21OIA1312 

currently  employed  skilled  professionals,  most  likely  have,  and  so  I  ask  for 
confirmation of this (insight) - 'confirmation', being key word in this FYI request. 
Why haven’t IRD's knowledgeable and skilled professionals addressed this issue, 
acknowledged it, or even be aware of it? Refer Q8,9,10 & 11 also. 

15 Was IRD aware of the importance of the entire job application history to MSD 
registered job seekers? 

16. Was IRD aware of the requirement by MSD from MSD registered job seekers
to be able to provide historical job application history?

17. If IRD have deleted career portal histories, without notification, they need to
be  able  to  produce  a  copy  of  the  deleted  history  on  request  from  portal  users,
especially  from  those  that  are  MSD  registered  job  seekers,  for  any  potential
MSD/SSA appeals hearings that may require historic information. Can IRD restore
the  deleted  job  application  histories  from  their  careers  portals  and,  if  not,  why

18. Did a representative of IRD/HR attend last week’s Wellington Privacy seminar
during Privacy Week and, if not, why not? Refer Q6 above.

It may help if I explain the change that was made to Inland Revenue’s career portal and 
provide some background around how information submitted through the portal is used. 
The  career  portal  was  replaced  in  October  2019  as  part  of  Inland  Revenue’s  Business 
Transformation.  The  updated  careers  portal  has  been  implemented  as  one  of  Inland 
Revenue’s Software as a Service solutions. 
When  it  comes  to  the  retention  of  information  submitted  through  the  career  portal, 
Inland  Revenue  strives  to  meet  all  the  requirements  for  data  retention  under  both  the 
Public Record Act 2005 (the PRA) and the Privacy Act 1993 (the PA). Specifically, the PA 
prohibits  organisations  retaining  personal  information  beyond  the  purpose  for  which  it 
was  submitted.  Retaining  information  that  was  submitted  through  the  career  portal  for 
the  express  purpose  of  a  job  application  after  the  application  process  has  completed 
would be in breach of Inland Revenue’s requirements under the PA. 
While Inland Revenue is aware that job seekers need to provide historical job application 
information to the Ministry of Social Development (MSD), there is no formal information 
sharing  agreement  with  MSD,  or  any  other  agency,  regarding  job  applications. 
Therefore, information submitted through the career portal is not supplied to any other 
agency  by  Inland  Revenue.  Additionally,  Inland  Revenue  does  not  receive  information 
from other agencies regarding job applications. 
Inland Revenue continues to meet the organisations legal and professional requirements 
with regard to its hiring practices. 
Some of your questions require further explanation. I will answer each of these  in turn 
Questions 8 & 9 
As  with  all  system  redesigns,  Inland  Revenue’s  new  career  portal  was  designed  with 
input  from  internal  sources  with  relevant  expertise.  The  exact  details  of  the  staff 
consulted is withheld under section 9(2)(a) of the OIA, to protect the privacy of natural 
Questions 11 & 12 
This information is not collected by Inland Revenue during the application process. I am 
therefore refusing these  requests under section 18(g) of the OIA, as the information is 
not held by Inland Revenue. 
Ref: 21OIA1312 

Question 18 
Inland Revenue staff were in attendance at the Wellington Privacy  seminar held during 
Privacy Week 2020. 
Right of Review 
If you disagree with my decisions on your OIA request, you can ask an Inland Revenue 
review  officer  to  review  my  decisions.  To  ask  for  an  internal  review,  please  email  the 
Commissioner of Inland Revenue at: [email address]. 
Alternatively, under section 28(3) of the OIA, you have the right to ask the Ombudsman 
to investigate and review my decision. You can contact the office of the Ombudsman by 
email at: [email address]. 
Thank you for your request. 
Yours sincerely 
Simon Rice 
Kairīwhi Kaiārahi Hinonga - Tangata me te Wāhi Mahi 
Interim Enterprise Lead – People & Workplace 

Ref: 21OIA1312