This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'ENGSCI 311 - In Person Test Communications'.
From: [Mailing list address redacted] On Behalf Of Peter Bier 
Sent: Thursday, 8 October 2020 11:55 PM 
To: engineering-academics Mailing List [Mailing list address redacted] 
Subject: [engineering-academics] New policy document on exams (and tests) under any level 
Importance: High 
Dear colleagues, 
I know this is a challenging time as we all endeavour to get our exams written. 
I’ve received several requests for clarity around what we should be doing with regards to exam 
preparation and what will happen if we change levels.  Tonight I received an updated policy 
document which makes clear what the university’s expectations are regarding both tests and exams, 
across any Covid 19 alert level.  Please see the attached document for details. 
There are several key points to note (some expected and some not) and some require action on a 
VERY tight time frame (my apologies). 
If you have any tests running before the 5th of November, the latest guidance indicates that these 
tests should be run online, unless an exemption is approved.  I know multiple courses have tests 
coming up, some planned for online and others for on campus.  If you are planning on an running an 
on campus test before 5th of November please get in touch ASAP so we can look at processing an 
exemption (I appreciate there may be very good reasons for running them on campus and that some 
tests have already gone to print). 
[out of scope material redacted] 
King regards, 
Peter Bier 
Associate Dean Teaching & Learning 
From: Richard Clarke 
Sent: Friday, 9 October 2020 9:50 a.m. 
To: Peter Bier 
Cc: foe-postgrad-dean; Kevin Jia 
Subject: FW: New policy document on exams (and tests) under any level  
Hi Peter, 
We were planning on running the MM3 test on campus, and I think Kevin may have already sent 
these off (the students have already been informed that it wil  be on-campus, and the test designed 
Regards, Richard 

From: Kevin Jia <[email address]> 
Sent: Friday, 9 October 2020, 10:31 am 
To: Richard Clarke; Peter Bier 
Cc: foe-postgrad-dean 
Subject: Re: New policy document on exams (and tests) under any level 
Hi Peter, 
Just to echo Richard's comments, our decision to run the test in-person was guided by 
University advice at the time. It is unreasonable to both students and staff to change it on 
them with 5 days to go. 
I note that I am running the test at 25% capacity, i.e. at Ministry of Education Level 2 and 3 
standards of approximately 1.5m distancing between all students. 
Kevin Jia  
Professional Teaching Fellow | Engineering Science 
The University of Auckland 
[email address] 
 Peter Bier <[email address]>  
Sent: Friday, 9 October 2020 11:10 AM 
To: Richard Clarke <[email address]>; Kevin Jia <[email address]> 
Cc: foe-postgrad-dean <[email address]> 
Subject: Re: New policy document on exams (and tests) under any level 
Thanks for getting in touch.  Please go ahead with your planned in campus test. 
Get Outlook for Android 


Document Outline