This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Business Improvment District FInancial information'.
Summary of complaint
Date Received
When the business association member purchased his property, two adjacent units were combined into 
one, and the occupying business was operating in both units. As the business association member 
One Warkworth
Council staff explained to the ratepayer that the BID targetted rate applied to each ratable property.
August 2020
technically owns two units, he is required to individual pay rates for each unit even though there is only 
one lease. The member insisted that there is justification for only one BID targetted rate to be charged. 
Council staff advised the business association board of the requirements under their constitution that proxy voting was not 
The complaint made allegations of certain individuals who are not members engaging in “proxy” voting 
Hunters Corner
permitted and that improvements should be made to their member registration processes to clarify who is the designated  November 2019
during the Hunters Corner 2018 AGM, which these complainants believe should invalidate the election 
business representative/voter. 
Council staff investigated the situation and found that there was a lack of clear documentation and reporting and  reported 
the issues to the local board. Alongside this, they recommended that an audit be completed on the 2018 financial year and 
Complaints received about the committee that was serving on the Avondale BA board at the time ‐ belief 
until resolved, that the targetted rate be withheld from being paid to the business association. In 2019, at the AGM, a new 
May 2019
that the town center was being underserved and alleged that there was misappropriation of funds. 
committee were nominated and voted in. The new committee has been working closely with Council to resolve the issues 
and improve their internal processes. Council staff reported to the local board in December 2019 confirming progress made 
and the BID targetted rate was reinstated and withheld funds are in the process of being paid over. 
Members notified council that they were being denied access of being able to take part in the AGM election. Council staff 
Old Papatoetoe
Communication issue ‐ AGM Election Process
facilitated a number of discussions and provided membership templates and processes, working closely with the BID 
March 2019
manager to ensure all BID members had the opportunity to take part in the AGM.
A member notified Auckland Council that they have been expelled. The Business Association's constitution sets out the 
Old Papatoetoe
Expulsion of members from the society 
process for managing members, including expulsion and reinstatement of members. Council has no authority over the 
February 2018
constitition rules of an incorporated society. 
A member notified Auckland Council that they were not receiving information regarding the BID programme acitivities and 
events and were not invited to be involved. Council notified the BID manager and reminded them of the requirements 
Old Papatoetoe
BID Programme Information
February 2018
under the BID policy which states that all BID members are required to have accesss to the BID programme deliveries and 
that BID members cannot be excluded to take part in BID activities, i.e. promotions and events.