This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Policy or Procedure regarding Observations of Police'.
Management of observers
1982
Act 
Information 
Official 
the 
to 
pursuant 
Released 

link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 Table of Contents
Table of Contents
2
Executive summary
3
Overview
4
Introduction
4
Exemptions
4
General cautions
4
Who is an 'observer'?
4
Examples
4
Exemptions
5
Observers in Communications Centres
5
Wearing Police uniform and insignia
5
1982
Selection and approval
6
Selection process
6
Act 
Approval levels and special selection requirements
6
Conditions for approval
7
Revocation of approval for observer
7
Advising a Communications Centre
7
Instructions in respect of approved observers
7
Information 
Official 
the 
to 
pursuant 
Released 

link to page 2 Management of observers
Executive summary
The key, critical points for staff to note are:
Police must be mindful of the inherent risks of allowing observers in Police vehicles, and must obtain prior approval
before carrying non-Police persons in vehicles, maritime, or air units.
An observer is a person who meets the criteria, is formally authorised, and has signed and understands the Wellness
and Safety Checklist.
Observers include those completing SCOPE, media, volunteers, general observers, and off-duty Police observers.
A non-Police observer must not wear any uniform item or carry equipment that may portray them as being a
constable. This includes any 'Hi-Viz' clothing with the word 'Police'.
1982
Act 
Information 
Official 
the 
to 
pursuant 
Released 
3/8

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Management of observers
Overview
Introduction
This chapter details the responsibilities of Police employees in managing volunteers or observers in Police vehicles,
maritime and air units, and Communication Centres.
Exemptions
This chapter does not apply to the carriage of members of the public in non-operational situations when associated with a
community charity function. Such carriage is subject to the approval of a district or area commander. See 'Police vehicle
management' chapter.

General cautions
Police must always be mindful of the inherent risk in allowing observers in Police vehicles, and that prior approval must be
obtained before carrying non-Police persons in Police vehicles, maritime and air units.
1982
Observers must take a passive role wherever possible; however, on occasions they may be required to assist Police in their
duties.
Act 
Refer to the 'Assessing risk to passengers in Police vehicles' section in the 'Police vehicle management' chapter of the
Police Manual for further guidance.
Who is an 'observer'?
For the purposes of this chapter, an 'observer' is a person with a specific interest in policing who:
Information 
meets the criteria
is formally authorised as an observer
has signed a Wellness and Safety Induction Checklist and understands the risks involved in accompanying Police
accompanies on-duty Police in Police vehicles, maritime or air units 
Official as an observer.
Examples
the 
This table shows examples of observer categories.to 
pursuant 
Released 
4/8

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Management of observers
Observer
category

Description
Scope
Applicants to join Police who are required to undertake 40 hours accompanying and observing Police
activity and interaction with the public.
Media
Accredited journalists and film crew personnel accompanying Police for the purpose of filming or observing
Police activities in an operational setting.
General
Members of the public accompanying Police for the purpose of observing Police. For example:
observer
persons thinking about applying to join Police
students completing a study on Police
in exceptional circumstances, family members or friends.
Police
Off-duty Police employees accompanying specialist Police to obtain on-the-job experience.
observers
1982
Note: A Police observer is not subject to the security checking process but they must complete the Wellness
and Safety Induction Checklist and be authorised as noted.
Act 
Police observers must be aware of the 'Off-duty interventions' chapter and if issued with BAS/SRBA and
appointments must have these available whilst observing.
Police
Working on a specific activity supporting Police and community - may occasionally accompany Police.
volunteers
Community
Work alongside Police but under the control of their own organisation, e.g. Neighbourhood Support,
Information 
Group
Community Patrols, Victim Support, Maori Wardens, Blue Light, DARE, Search and Rescue, and occasionally
volunteers
as an observer.
Official 
Exemptions
the 
An employee from another agency engaged in a joint operation with Police is not an observer as defined in this chapter.
to 
Observers in Communications Centres
Only the security check and Wellness and Safety Induction Checklist (available through People Forms on the Police
Intranet) outlined in this chapter apply to observers in a Communications Centre. Authority for these observers is obtained
from the relevant centre manager.pursuant 
Wearing Police uniform and insignia
Civilian or non-Police observers must not wear or use any uniform or equipment issued to a Police employee that may
portray them as being a Police constable. This includes any reflective gear displaying the word "Police".
If an observer for safety reasons requires a 'Hi Viz' Safety Vest, (e.g. at a road crash) a plain vest must be supplied for their
Released 
use during the shift.
5/8

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 6 Management of observers
Selection and approval
Selection process
Any Police employee can receive a request from a person who wishes to be considered as an observer. This table details
the selection process.
Stage Description
1
The applicant must:
present photo identification and, where appropriate, other formal credentials (i.e. media or student ID)
be briefed on what an observer accompanying Police can likely expect to encounter during a 'ride-along'
allow a basic background check through NIA (not required for Police employees).
2
The employee recommends to an approver, whether the applicant should be accepted as an observer.
3
The approver decides whether or not to accept the applicant as an observer. If the applicant is not accepted, the
1982
approver notifies the applicant of the decision and, if requested, the reasons (unless there are valid grounds to
withhold that information).
Act 
4
The approver determines and issues any conditions which could include time frames, type of observation role etc.
5
If the applicant is accepted and prior to commencing observing, the approver must:
again explain what an observer accompanying Police can likely expect to encounter during a 'ride-along'
obtain the applicants acknowledgement (in writing on a Wellness and Safety Induction Checklist) of the
Information 
provisions relating to safety, conduct, confidentiality and disclaimer
advise the applicant of the next steps (e.g. Police liaison or Police coordinator) such advice should include the
need to wear appropriate clothing
advise the applicant of the conditions of the approval and that the approval may be suspended or withdrawn
Official 
by Police at any time without the reason being advised
advise the applicant that the approval is subject to operational commitments which could change at any time
the 
refer the now approved observer to the relevant Police employee for allocation and management
to 
advise the employee responsible for taking the observer of the approval and any conditions.
Approval levels and special selection requirements
This table details the approval levels for the different types of observers.
pursuant 
Released 
6/8

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 6 Management of observers
Observer
category

Approval by
Scope -
Scope liaison officer.
Realistic work
preview

Media
Where media ask to accompany Police to observe, report or film any activity, the request must be
discussed with the Police Media Centre, Public Affairs, PNHQ, for advice and liaison with districts.
Observer -
The Area Commander or delegated approver in the area in which the observer will primarily be based will
vehicle or beat consider requests and subsequent approvals.
Observer -
The respective officer in charge of the specialist operations support units will consider all requests and
Maritime
subsequently make a recommendation.
Observers may only be approved by the Inspector OC Marine Rescue Centre (Auckland Maritime) or
1982
District Operations Manager (Wellington Maritime).
Act 
Observer - Air
Observers may only be approved by the Inspector Metro Operations Support, Auckland District.
Support
Conditions for approval
Observers may be authorised if:
Information 
any public display and/or carriage of an observer does not interfere with normal authorised journeys and
operational policing will always take priority
there is minimal impact on staff and rosters, and the minimum coverage is maintained in the districts
training and preparation time for the display is on-duty time and mu
Official st be included in the roster.
Revocation of approval for observer
the 
This table details the process to suspend or revoke an observer approval.
to 
1 If any employee has any concerns about an observer, they must return the observer to the pickup point. Reasons could
include inappropriate behaviour, interference with Police duties, failure to follow instructions or conditions, physical or
mental well-being concerns etc.pursuant 
2 The employee must advise their supervisor in writing of the decision and the reason(s) why observer was returned.
3 The supervisor must provide the report to the approver together with any comments on the decision and any
recommendation.
Released 
Advising a Communications Centre
When initially carrying an observer in an operational situation, the Communications Dispatcher must be advised that the
unit has an observer (and the type of observer) in the vehicle. This ensures the Communications Centre can properly
assess any risks before deploying the unit.
Instructions in respect of approved observers
These instructions apply:
SCOPE instructions
Police maritime and air support unit instructions
Media related observer instructions
7/8

Management of observers
Local orders and policy.
Reminder: No observer may be carried without prior approval and a Wellness and Safety Induction Checklist completed
(this must be forwarded to the District HR Manager for filing).
Note: If a an observer is carried on a number of occasions in the same operational setting, a single Wellness and Safety
Induction Checklist is sufficient, i.e. off-duty constable accompanying a specialist unit as part of a familiarisation process.
Version number:
4
Owner:
NM: Response &
Operations
Publication date:
11/11/2016
1982
Last modified:
07/05/2020
Act 
Review date:
11/11/2018
Printed on : 13/08/2020 
Printed from : http://tenone.police.govt.nz/pi/management-observers
Information 
Official 
the 
to 
pursuant 
Released 
8/8

Document Outline