This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'COGS funding committees- OIA ACT'.

7 September 2020 
45 Pipitea Street, Wellington 6011 
Phone +64 4 495 7200 
John Luke  
[email address] 
Dear John 
OIA request 20/21 0096 Request for information on Community Organisation Grants Scheme 
(COGS) Local Distribution Committees (LDC)  

Thank you for your Official Information Act (Act) request received by the Department of Internal 
Affairs (Department) on 10 August 2020.      
You requested –  
•  All the name of current member of these 37 local distribution committees and their term 
of appointment. If possible, their bio as well. 
•  Their job description and pay rate. What is your selection process of finding these 
member from the public and how can public apply for these positions. When you plan to 
call for nomination in the future. 

The names of all current LDC members can be found on the Community Matters website here: In the ‘Ask us’ search field you will need to enter ‘LDC 
committee members’ and then select the first option that comes up titled ‘Who are the 
committee members of the regional COGS Local Distribution Committees?’. The portion of your 
request relating to the names of all LDC members is therefore refused pursuant to section 18(d) 
of the Act; that the information requested is or will soon be publicly available. 
There are no job descriptions or pay rates for LDC members. This is because these are roles 
where members of the community volunteer, and anything that is paid for is to cover expenses, 
as opposed to a job for which they are remunerated.  Expenses may include travel, telephone 
and childcare or dependent-care expenses a member incurs while doing LDC work, including 
attending meetings. The portion of your request relating to job descriptions and pay rates is 
therefore refused pursuant to section 18(e) of the Act; that the document alleged to contain the 
information requested does not exist or, despite reasonable efforts to locate it, cannot be 
The role, however, does involve consulting with the community to determine local priorities, 
assessing funding applications, attending regular meetings, contributing to group decision-
making on funding applications, and communicating with the National COGS committee. In case 
it is of use to you, please find a list of responsibilities for COGS LDC members attached alongside 
this letter marked ‘Appendix A’. 

Members of the public can apply to become a COGS LDC member using the COGS LDC 
nomination form. Please note, this form is only available on the Community Matters website at 
the time nominations can be made. A copy of the form used for the last election round in 2019 
is attached alongside this letter for your reference. 
All nominations must be supported by an eligible community organisation. Eligible community 
organisations are automatically registered to nominate and vote in LDC elections. If an 
organisation did not request funding from the most recent COGS funding round, the 
organisation can still take part in the election process if it has been in existence for six months 
or more, and if it operates and provides services within the COGS LDC area.  
The highest polling nominees will then be elected to the LDC. If there is a tied vote, the outcome 
will be decided using standard methods such as tossing a coin or drawing straws. The decision 
will be made in the presence of the two scrutineers. Where the number of nominees received is 
less than or equal to the number of seats on the ward or LDC, no election will take place. All the 
nominees will be confirmed LDC members and any vacancies will be filled by co-option. 
LDC members represent the community for a three-year term and may serve a maximum of two 
full terms. At this stage, the next election round is expected to be in October 2022. More 
information will be available on the Community Matters website closer to the time. 
Lastly, as there are approximately 330 members, the Department considers collating all the 
biographies to be substantial, and is therefore refusing this portion of your request pursuant to 
section 18(f) of the Act; that the information requested cannot be made available without 
substantial collation or research. 
If there are specific members whose biographies you are interested in, you may submit a 
request for this information directly through to [email address]. Please 
note that not all members will have biographies, as those who were elected by co-option are 
not required to submit one. 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at or 
freephone 0800 802 602.  
Yours sincerely 
Tiffany Scott 
Manager Branch Development and Support 
Service Delivery and Operations 
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