This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Incident Management'.

POLICY – INTERIM 
Command and control 
M1 POP 
Note 
This Day One policy was reviewed and approved as part of the implementation of the Fire and 
Emergency New Zealand Act 2017. The policy wil  be further reviewed and updated by 1 July 2020. 
Introduction 
When to use 
Al  operational personnel must follow this policy when responding to fires and 
designated emergencies across boundaries. 
Key personnel 
This document uses generic roles, which map to the following ranks or titles. 
and roles 
There’s no implied hierarchy within the rows of this table. 
Generic role 
Title/group 
Senior Officer 
 DCE Service Delivery
 Members of the National Commander’s Group
 Region Manager
Urban rank 
Rural title 
 Area Commander
 Principal Rural Fire Officer
 Assistant Area Commander
 Deputy Principal Rural Fire
Officer
Officer 
 Chief Fire Officer
 Voluntary Rural Fire Force
 Deputy Chief Fire Officer
Control er
 Senior Station Officer
 Voluntary Rural Fire Force
Deputy Control er
 Station Officer
 Rural Fire Officer
Non-Officer 
 Senior Firefighter
 Crew Leader
 Qualified Firefighter
 Rural Firefighter
 Firefighter
Officer-qualified 
A Senior Firefighter who is Officer-qualified is considered to have the equivalent rank 
of a Station Officer when riding in charge of an appliance. 
A Crew Leader who is trained as a Rural Fire Officer and riding in charge of an 
under the Official Information Act 1982
appliance is considered to be a Rural Fire Officer. 
They wil  be clearly identified by helmet markings. 
Released 
Fire and Emergency New Zealand Response Capability 
Page 1 of 6 
M1 POP Command and control policy July 2019 

 
INTERIM POLICY – Command and control 
Boundaries 
Urban 
Urban boundaries are the same as defined under the repealed Fire Service Act 1975: 
boundaries 
  gazetted Fire Districts  
  Section 38 agreements. 
But excluding Defence Areas as defined under section 2 of the Defence Act 1990. 
Rural 
These are the: 
boundaries 
  Enlarged Rural Fire Districts gazetted under the repealed Forest and Rural 
Fires Act 1977 
  boundaries of territorial authorities that were Rural Fire Authorities under the 
repealed Forest and Rural Fires Act 1977. 
But excluding Defence Areas as defined under section 2 of the Defence Act 1990, 
and certain areas of Maori land under DOC agreements. 
Boundary maps  
Urban and rural boundaries are defined by the maps that can be found in SMART 
Maps or the Portal list of Urban and rural boundaries. 
Boundaries can also be clarified by contacting Firecom. 
Working together 
Consult, 
At al  times personnel responding at incidents must: 
cooperate, 
  consult, cooperate and coordinate to ensure incidents are managed safely, 
coordinate 
effectively and efficiently 
  respect the qualifications, skil s and experience of others. 
Disagreements 
Should a disagreement arise over incident control, the on-call duty Senior Officer 
(rural or urban) may be contacted. 
Considerations when handing over control 
Decision to 
The person in control of the incident must hand over control to an arriving officer if the 
hand over 
person in control: 
control 
  has any concerns about the safety of personnel or the public, or 
under the Official Information Act 1982
  has any concerns that the size and complexity of the incident may be beyond 
their qualifications, skil s and experience, and 
  the arriving officer has more appropriate qualifications, skil s and experience.  
 
 
Released 
Fire and Emergency New Zealand Response Capability 
Page 2 of 6 
M1 POP Command and control policy July 2019 

 
INTERIM POLICY – Command and control 
Considerations before taking control 
Initial 
A more senior arriving officer must have an initial conversation with the person in 
conversation 
control about the incident to get full situational awareness, including a SHURTS or 
SMEACC briefing. 
A thorough size-up and dynamic risk assessment of the incident should be 
conducted. 
If the arriving officer considers the risks are not being managed in the most effective 
way, the arriving officer must take control. 
Monitor and 
When an incident is progressing safely and satisfactorily, the more senior officer may 
mentor 
allow the officer to remain in control when: 
  the incident is being managed in a safe and effective manner, and 
  the strategy and tactics deployed are adequate and appropriate, and 
  there’s the required level of resourcing on the incident ground for the 
complexity and expected duration of the incident, and 
  there’s an appropriate incident ground structure in place.  
If the more senior officer remains at the incident, they should monitor, support and 
assist the officer who is in control. 
The more senior officer is stil  accountable when they remain on the incident ground. 
They have a responsibility to work with the officer in control to eliminate or minimise 
any safety concerns and operational issues they identify.  
Decision to take 
The more senior officer may take control if: 
control 
  the incident is escalating, or 
  there are span of control issues, and  
  they can provide more structure to manage the incident. 
The more senior officer must take control if: 
  time critical decisions need to be made, or 
  there’s a significant safety risk that they consider unacceptable (and 
imminent), and the danger is so serious that failure to act immediately is likely 
to cause serious injury or death, or 
  requested by the person in control of the incident, or 
  incident conditions are deteriorating and there is an increased risk where 
there’s a need to escalate the management of the incident.  
under the Official Information Act 1982
Actions to take control 
Steps 
The more senior officer must complete the following steps when taking control of an 
incident:  
1.  Advise the person in control that they are taking control. 
2.  Transmit an incident ground SitRep to advise the change in control. 
3.  Get a thorough handover from the person in control.  
Released  4.  Transmit a K45 message to Firecom. 
Fire and Emergency New Zealand Response Capability 
Page 3 of 6 
M1 POP Command and control policy July 2019 

 
INTERIM POLICY – Command and control 
Incidents within rural boundaries 
When an incident is within a rural boundary, the following operational personnel can take control of the incident: 
Type of incident 
Who takes initial control? 
Who takes control once officer(s) arrive? 
Vegetation fire 
The most senior person 
If the person in control is a… 
and an… 
then the arriving officer… 
on the first arriving fire 
appliance. 
Non-Officer 
Officer arrives 
must take control. (Regardless of risk-status, or in or out-of-district status.) 
Urban Officer 
Rural Officer arrives 
may take control or direct another person to take control. 
Rural Officer 
Urban Senior Officer 
may take control or direct another person to take control. 
arrives 
Note: The Principal Rural Fire Officer should be consulted. 
Urban Senior Officer 
Rural Senior Officer arrives  may take control or direct another person to take control, or may choose to 
leave the Urban Senior Officer in control while they command rural 
resources. 
 
Any other 
The most senior person 
If the person in control is a… 
and an… 
then the arriving officer… 
incident type 
on the first arriving fire 
appliance. 
Non-Officer 
Officer arrives 
must take control. (Regardless of risk-status, or in or out-of-district status.) 
Rural Officer 
Urban Officer arrives 
may take control, or may choose to leave the Rural Officer in control while 
they command urban resources. 
Urban Officer 
Urban Officer from the 
may take control if they are of higher rank.  
same fire district arrives 
Urban Officer from a 
should have the ‘initial conversation’ with the officer in control and make a 
different fire district arrives 
joint decision about who should take control. If a joint decision cannot be 
reached, the first arriving officer remains in control and the on-cal  duty 
Urban Senior Officer may be contacted if required. 
under the Official Information Act 1982
Rural Senior Officer 
Urban Senior Officer 
may take control, or may choose to leave the Rural Senior Officer in 
arrives 
control while they command urban resources. 
 
 
 
Fire and Emergency New Zealand Response Capability 
Page 4 of 6 
M1 POP Command and control policy July 2019 
Released 

 
INTERIM POLICY – Command and control 
Incidents within urban boundaries 
When an incident is within an urban boundary, the following operational personnel can take control of the incident: 
Type of incident 
Who takes initial control? 
Who takes control once officer(s) arrive? 
Vegetation fire 
The most senior person 
If the person in control is a… 
and an… 
then the arriving officer… 
on the first arriving fire 
appliance. 
Non-Officer 
Officer arrives 
must take control. (Regardless of risk-status, or in or out-of-district status.) 
Rural Officer 
Urban Officer arrives 
should have the ‘initial conversation’ with the officer in control and may 
take control. The Rural Officer has command of rural resources.  
Urban Officer 
Rural Officer arrives 
should have the ‘initial conversation’ with the officer in control, but may 
only take control if the in-district officer asks them to. 
Urban Officer 
Rural Senior Officer arrives  may take control of a vegetation fire that requires specialist rural resources 
and tactics. Note: The Urban Senior Officer should be consulted. 
Rural Senior Officer 
Urban Senior Officer 
may take control or direct another person to take control. The Rural Senior 
arrives 
Officer has command of rural resources.  
 
Any other 
The most senior person 
If the person in control is a… 
and an… 
then the arriving officer… 
incident type 
on the first arriving fire 
appliance. 
Non-Officer 
Officer arrives 
must take control. (Regardless of risk-status, or in or out-of-district status.) 
in-district Officer 
out-of-district Officer 
should have the ‘initial conversation’ with the officer in control, but may 
arrives 
only take control after following the steps in the ‘Decision to take control’ 
section.  
out-of-district Officer 
in-district Officer arrives 
should have the ‘initial conversation’ with the officer in control, and may 
take control if required. 
Urban Officer 
Urban Senior Officer 
may take control or direct another person to take control. 
arrives 
under the Official Information Act 1982
 
Fire and Emergency New Zealand Response Capability 
Page 5 of 6 
M1 POP Command and control policy July 2019 
Released 

INTERIM POLICY – Command and control 
 
Definitions 
Definitions 
The following terms are used in this policy: 
Term 
Definition 
Dynamic Risk 
A process used by operational personnel to manage risk on the 
Assessment 
incident ground in rapidly changing situations. 
Firecom 
The radio cal  sign for the Fire Communications centre.  
K codes 
How operational personnel transmit messages to ensure radio 
congestion is kept to a minimum. K45 stands for command 
responsibility change (state name). 
More senior officer 
The officer who is more qualified, skil ed and experienced. 
Person in control 
The Incident Control er (IC) under the New Zealand Coordinated 
Incident Management System (CIMS). 
Rural Fire Officer 
An appointed rural incident control er. They may be a volunteer, a 
contractor or an employee of another agency e.g. DOC. 
SHURTS 
Stands for Size up | Hazards | Using | Requirements | Tactics | 
Structure. 
SitRep 
Stands for Situation Report.  
A report that may be transmitted on incident ground radios or to 
Communications Centres.  
SMART Maps 
A suite of dynamic and interactive maps designed to help users 
quickly access spatial (location-based) data. It is integrated with the 
Station Management System (SMS). 
SMEACC 
Stands for Situation | Mission | Execution | Administration | 
Command | Communications. 
It’s an acronym for a standard sequence when directing actions.  
 
Document information 
Owner 
National Manager Response Capability 
Last reviewed 
1 July 2019 
under the Official Information Act 1982
Review period 
Every second year 
Record of amendments 
Date 
Brief description of amendment 
1 July 2017  This interim policy has been reviewed and approved to provide clarity as to who has command and 
control of an incident from Day One of Fire and Emergency New Zealand. 
Released 
The policy wil  be further reviewed and updated by 1 July 2020. 
1 July 2019  Updated ‘Senior Officer’ list to reflect Service Delivery Leadership Team role changes. 
Content owner updated. 
 
Fire and Emergency New Zealand Response Capability 
Page 6 of 6  
M1 POP Command and control policy July 2019