This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Incident Management'.

National Headquarters 
Level 12 
80 The Terrace 
PO Box 2133 
New Zealand 
Phone +64 4 496 3600 
11 September 2020 
Alan Thompson 
By email: [FYI request #13440 email] 
Dear Alan 
Information Request – Incident Management 
I refer to your official information request dated 3 August 2020 asking for information regarding 
Fire and Emergency’s Incident Management Systems. Please see responses to your queries below.  
The use of a common Incident Management System (sometimes also referred to as an Incident 
Command System - ICS) is critical to effective coordination in any response - from a small event 
such as a vehicle accident managed by emergency services, to a complex emergency where the 
response spans multiple agencies and over considerable time.  
An incident management system enables the establishment of common structures, functions and 
terminology used by agencies in emergency response, yet within a framework that is flexible, 
modular and scalable so that it can be tailored to circumstances specific to any level or type of 
incident. In New Zealand, this system is called the Coordinated Incident Management System 
1. Confirm that Fire and Emergency’s move to Australasian Inter-Service Incident Management 
System is complete as per the recommendation of the Port Hills Operational Review (September 
2017) and set out in Fire and Emergency’s published Action Plan including the training of 
relevant Fire and Emergency personnel and other agencies. If this move is not complete in the 
three years since Port Hills, advise any outstanding tasks and the timeframe to complete the 

The establishment of Fire and Emergency New Zealand on 1 July 2017 was a significant step 
towards improved interoperability between urban and rural firefighters, bringing them together in 
one organisation under one piece of legislation. While work to gradually integrate their functions 
into one organisation will be ongoing, urban and rural firefighters now operate under the same 
interim command and control policy, and progress has also been made in working more closely 
together through joint planning and training.  
Fire and Emergency’s move to Australasian Inter-Service Incident Management System is not 
complete and has yet to be progressed other than a decision in principle to move to Australasian 
Inter-Service Incident Management System by December 2022. To complete the move, Fire and 

Emergency needs to develop a command and control manual that reflects the new organisation 
and develop training for our people in the new processes.  
2. Provide a copy of the relevant sections of the Fire and Emergency Command and Control 
Manual (or other instructions) as at 1 July 2020 that set out the instructions to its personnel in 
establishing incident ground management for “Fire and Emergency Only” incidents. 
Please find enclosed, copies of the Incident Management Command and Control Technical Manual  
and Interim Command and Control policy that Fire and Emergency personnel adhere to when 
attending incidents where Fire and Emergency is the only agency involved.  
3. Provide a copy of the relevant sections of the Fire and Emergency Command and Control 
Manual (or other instructions) as at 1 July 2020 that set out the instructions to personnel in 
establishing incident ground management for incidents where Fire and Emergency is the Lead 
Agency but where other agencies are also involved.
When involved with an incident that requires multi-agency emergency management levels, Fire and 
Emergency personnel work with other agencies under the CIMS structure and follow CIMS processes. As 
such, there is no specific Fire and Emergency documentation that exists. However, you can access the 
CIMS manual online by following the link below. 
Please note, the relevant sections relating to establishing incident ground management are:  
Section 2.3 - Lead agencies and support agencies 
Section 2.6 - Command, control and coordination 
Section 2.7 - Unified Control 
Section 4.4 - Control 
4. Provide a copy of the relevant sections of the Fire and Emergency Command and Control 
Manual (or other instructions) as at 1 July 2020 that set out the instructions to personnel for 
establishing incident ground management where Fire and Emergency is a supporting agency (ie 
where Fire and Emergency is not the Lead Agency). 
As stated above, when responding to incidents that require multi-agency emergency management 
levels, Fire and Emergency follows CIMS processes when responding to incidents where it is a 
supporting agency. In these situations, the Officer in Charge for Fire and Emergency will receive tasking 
from the Incident Controller and will then command Fire and Emergency resources via our Command 
and Control processes.  
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision.  
Information about how to make a complaint is available at or 
freephone 0800 802 602. 
Yours sincerely  
Raewyn Bleakley 
Deputy Chief Executive, Office of the Chief Executive