This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Covid tracking apps/software'.

11 August 2020 
45 Pipitea Street, Thorndon, Wellington 6011 
Steven Carrington 
PO Box 805, Wellington 6140 
Email: fyi-request-13332-
Phone +64 4 495 7200 
[email address] 
Fax +64 4 382 3589 
Email [email address] 
Dear Steven, 
Your Official Information Act request OIA 2021-0043  
I write regarding your Official Information Act (Act) request, which was received by the 
Department of Internal Affairs (the Department) on 16 July 2020. 
You have requested:  
1.  Has your organisation been using any sort of app or software to track staff and visitors to 
your offices during covid-19? 
2.  If yes, could you briefly outline the nature of the app/software and who the 
developers/suppliers are? 
3.  Could you please report on the compliance rate of both staff and visitor use of the 
app/software? A simple percentage or similar is all I’m after. 
1.  Has your organisation been using any sort of app or software to track staff and visitors 
to your offices during covid-19? 
Yes, the Department is using the following to support Covid-19 contact tracing efforts: 
•  MS Outlook calendar function 
•  Access Control Systems 
•  Ministry of Health supplied QR code posters and the COVID tracer app 
•  Digital visitor kiosk. 
2.  If yes, could you briefly outline the nature of the app/software and who the 
developers/suppliers are? 
MS Outlook calendar function 
is available on all devices to staff. The Department asked staff to keep a record of who and 
where they meet visitors through their MS Outlook Calendar function as part of Site Safety 
Page 1 of 2 

Plans (one Site Safety Plan for every Department leased or owned site). The supplier is 
Access Control Systems  
Access Control Systems record staff, contactors and visitors accessing our larger sites. The 
Department records and identifies staff entry and movement using Access Control tools 
(swipe cards for door entry and to access lifts).  The suppliers are Gallagher and Paradox. 
COVID Tracer app 
The COVID Tracer app captures a unique QR code for the site when it is scanned. The 
Department displayed Ministry of Health supplied QR Code posters at entry and exit points for 
each of our property sites. This was supported by internal communications to all staff with 
guidance on accessing and using the COVID Tracer app to scan QR codes to record movement. 
The supplier of this app is the Ministry of Health. 
Digital visitor kiosk  
The Digital visitor kiosk software requires visitors to list their name, who they are visiting, 
their organisation and contact phone number. All visitors to a Department of Internal Affairs 
site are required to log in at either a digital kiosk (Carlaw Park, Pipitea St, Waterloo Quay and 
Harvard Ave) or if a digital kiosk is not available, enter information into a Visitor’s Register log 
book at our other sites. The suppliers are Gallagher and LocatingUs. 
3.  Could you please report on the compliance rate of both staff and visitor use of the 
app/software? A simple percentage or similar is all I’m after. 
We do not have any information on compliance rates. However, the Department does have 
policies in place requiring all staff and visitors to use the Digital Visitor Kiosk and Access 
Control Systems. 
If you would like to discuss these parts of your request further, or if you have any feedback or 
questions about the Department’s response, we invite you to contact us directly at 
[email address].  
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision.   
Information about how to make a complaint is available at  
or Freephone 0800 802 602.   
Yours sincerely 
Adrian Jarvis 
General Manager 
Information and Safety 
Page 2 of 2