This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Copy of Data Sharing MOU’s'.

 
31 July 2020 
 
Shane Gibson 
[FYI request #13253 email] 
 
 
Dear Shane, 
 
Official Information Act request 
 
Thank you for your email of 7 July 2020 requesting, under the Official Information Act 
1982 (the Act), the following information: 
▪  Please provide details of the procurement process followed to engage X4 
Consulting to Compile Data Inventories as mentioned in this article: 
https://medium.com/@opendatacharter/compiling-data-inventories-
ac1fd1baa456 

▪  Please provide the value of the contract that was signed as part of this 
procurement process. 
▪  Please provide the total value paid to X4 Consulting by Statistics NZ in the 
2017/2018, 2018/2019 and 2019/2020 financial years, for all services (including 
any services outside the Compile Data Inventories work). 

The  procurement  process  followed  to  engage  X4  Consulting  was  an  open  tender 
process,  posted  on  the Government  Electronic  Tender  System  (GETS) in  September 
2017. The tender can be found here: 
https://www.gets.govt.nz/SNZ/ExternalTenderDetails.htm?id=18990315 
The tender received 17 responses from vendors, three of which were selected to work 
with  Stats  NZ  and  participating  agencies  over  the  next  two  to  three  years.  The  three 
vendors selected were X4 Consulting, Davanti Consulting, and Information Leadership. 
Please  note,  the  tender  posted  on  GETS  incorrectly  lists  Michael  Upton  in  place  of 
Davanti Consulting. 
The contract was not awarded for a specified amount, as the utilization of each chosen 
vendor was subject to the uptake of the opportunity by government agencies. A ceiling 
of  $200,000  per  year  (for  all  data  inventory  activity  activity)  was  budgeted  in  the 
2017/18 and 2018/19 year. In 2019/20, the budget increased to $210,000. 
All payments made to X4 Consulting were related to the Open Data programme; under 
which  the  Data  Inventory  project  falls.  The  total value  paid to  X4  Consulting  by  Stats 
NZ in the specified financial years was $317,187.50. Here is the breakdown: 
 
Financial year 
Amount paid 
2017/2018 
$67,330.00 
2018/2019 
$168,138.75 
2019/2020 
$81,718.75 


 
 
Your email of 7 July 2020 also requested, under the Official Information Act 1982 (the 
Act), the following information: 
▪  Please provide copies of all Memorandum Of Understanding (MOU’s) signed in 
the last five years related to the sharing of data to organisations outside your 
organisation. 

The Act requires that we advise you of our decision  on your request no later than 20 
working days after the day we received your request. However, under section 15A(1) 
of the Act, Stats NZ may extend that time limit. 
In  this  instance,  an  extension  is  necessary  because  the  request  involves  the 
compilation of a large quantity of information, and Stats NZ can’t complete this within 
the  original  time  limit  without  this  unreasonably  interfering  with  the  operations  of  the 
agency. 
We  are  therefore  extending  the  time  limit  to  18  August 2020.  However,  we  will 
endeavour to respond to your request before this date, if possible.  
You have the right, by way of complaint to the Office of the Ombudsman under section 
28(3) of the Act, to seek an investigation and review of this response to your request. 
Stats  NZ  intends  to  publish  its  response  to  your  request  made  under  the  Act  on  the 
Stats NZ website. This letter, with your personal details removed, will be published  in 
its entirety. Consistent with the Act, publishing responses increases the availability of 
information to the public and helps promote balanced public debate. 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Daria Kwon 
Senior Manager – Data Leadership and Capability 
Stats NZ