link to page 3 link to page 3 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 11 link to page 13 link to page 13 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 19 link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 22 link to page 23 link to page 23 link to page 23 link to page 23 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 25 link to page 25 link to page 25 link to page 25 link to page 25 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 27 link to page 28  
Child protection investigation policy 
and procedures 
 
Detailed table of contents 
This chapter contains these topics: 
Executive summary - policy and principles 
•  The Police commitment to victims 
•  Principles guiding Police practice 
•  Summary of child abuse policies guiding Police practice 
Overview 
•  Purpose 
•  Who do the investigation policy and procedures apply to? 
•  Background 
•  Related information 
Definitions and assessing seriousness of abuse 
•  Definitions 
•  Determining seriousness of physical abuse   
Key processes in child abuse investigations 
•  Case management links 
Initial actions and safety assessment 
•  Introduction 
•  Procedure when a report of concern is received 
•  Options for removing a child 
-  Powers of removal 
•  Managing children found in clandestine laboratories 
Consultation and initial joint investigation planning with Oranga Tamariki 
•  Consultation procedures 
•  Initial joint investigation plans 
-  Updating initial joint investigation plans 
•  CPP meeting to discuss cases 
•  Cases falling outside of the Child Protection Protocol Joint Operating Procedures 
Making referrals to ORANGA TAMARIKI 
•  Types of cases requiring referral to Oranga Tamariki 
-  Flowchart 
•  Referral process varies depending on case type 
•  Referral of historic cases to Oranga Tamariki 
Interviewing victims, witnesses and suspects 
•  Interviewing children in child abuse investigations 
•  Interviewing adult witnesses 
•  Interviewing suspects 
Medical forensic examinations 
•  Primary objective of the examination 
•  Timing of examinations 
•  Arranging the medical 
-  Specialist medical practitioners to conduct examinations 
-  Support during the examination 
•  Examination venues 
•  Examination procedures 
•  Photographing injuries 
Evidence gathering and assessment 
•  Police responsibility for criminal investigations 
•  Crime scene examination 
•  Consider all investigative opportunities 
•  Exhibits 
•  Dealing with suspects 
•  Ongoing evidence assessment 
As at 15/07/2020 
Page 1 of 39 

---

link to page 28 link to page 28 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 30 link to page 30 link to page 31 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 33 link to page 33 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 35 link to page 35 link to page 35 link to page 35 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 37 link to page 37 link to page 37 link to page 37 link to page 37 link to page 37 link to page 37 link to page 38 link to page 39 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
  -  Care and protection concerns arising during investigation 
•  Community disclosure of offender's information  
Hospital admissions for non-accidental injuries or neglect 
•  Introduction 
•  Medical case conferences 
-  DHB immediate management plan 
•  Multi agency safety plan 
-  Reviewing multi agency safety plans 
•  Medical information available to investigators 
•  Further information 
Charging offenders and considering bail 
•  Determining appropriate charges 
•  DNA sampling when intending to charge 
-  Relevant offences 
•  Determine if the offence falls within s29 Victims' Rights Act 
•  Bail for child abuse offending 
-  Victims views on bail 
Prosecution and other case resolutions 
•  Options for resolving child abuse investigations 
•  Deciding whether to prosecute 
-  Related information if case involves family violence 
•  Matters to consider during prosecutions 
•  Disclosure of video records and transcripts 
•  Preparing witness before court appearance 
•  Privacy of victims in court 
•  Support of witnesses in court 
•  Preparing victim impact statements 
Responsibilities for victims 
•  Victims may include parents and guardians 
•  Rights of victims 
•  Support after sexual violence 
Final actions and case closure 
•  Information to be provided to victim 
•  Oranga Tamariki notification 
•  Sex offender/suspect notification 
•  Return of exhibits 
•  Return and retention of video records 
-  Destruction of master copies, working copies and other of video records 
•  File completion 
Health and safety duties 
As at 15/07/2020 
Page 2 of 39 

---

link to page 9 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Executive summary – policy and principles  
 
The Police commitment to victims 
Police will assess all reports of child safety concerns received and:  
•  take immediate steps to secure the child’s safety and well being. This is the first and 
paramount consideration including identifying and seeking support from family 
members and others who can help 
•  intervene to ensure the child’s rights and interests are safeguarded 
•  investigate all reports of child abuse in a child centred timeframe, using a multi-
agency approach  
•  take effective action against offenders so they can be held accountable 
•  strive to better understand the needs of victims 
•  keep victims and/or their families fully informed during investigations with timely and 
accurate information as required by s12 of the Victims Rights Act 2002. 
 
Principles guiding Police practice 
These principles must be applied when responding to reports of child safety concerns.  
Description 
Principles 
Rights of the 
•  Every child has the right to a safe and nurturing environment. 
child 
•  Every child has the right to live in families free from violence. 
•  Every child has the right to protection from all forms of physical 
or mental violence, injury or abuse, neglect, or negligent 
treatment, maltreatment or exploitation, including sexual abuse, 
while in the care of parent(s), legal guardian(s) or any other 
person who has the care of the child (see Article 19(1) of the 
United Nations Convention on the Rights of the Child 1989) 
•  Every child has the right to protection from all forms of sexual 
exploitation and sexual abuse, in particular: 
-  the inducement or coercion of a child to engage in any 
unlawful sexual activity 
-  the exploitative use of children in prostitution or other 
unlawful sexual practices 
-  the exploitative use of children in pornographic performances 
and materials  
(see Article 34 of the United Nations Convention on the Rights 
of the Child 1989). 
Accountability 
•  Child abuse, in many of its forms, is a criminal act which will be 
thoroughly investigated and the offender(s) held to account, 
wherever possible. 
Working 
•  Police will adopt a proactive multi-agency approach to prevent 
collaboratively 
and reduce child abuse through well developed strategic 
partnerships, collaboration and cooperation between policing 
jurisdictions, government and non government agencies. 
•  Police will maintain integrated and coordinated information 
gathering and intelligence sharing methods locally, nationally 
and internationally. 
Service delivery 
•  Police will make use of new technology and other innovations 
allowing them to work faster and smarter in response to child 
abuse.  
 
Summary of child abuse policies guiding Police practice  
This table summarises specific Police policies relating to reports of child safety concerns 
and the investigation of child abuse.  
As at 15/07/2020 
Page 3 of 39 

---

link to page 10 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
  Practice 
Policies and/or responsibilities 
relating to… 
Victims 
•  All obligations under the Victims Rights Act 2002 must be met 
and all victim contact must be recorded. 
•  Victims must be given information about the progress of their 
investigation within 21 days. 
•  Victims must be kept updated and informed of the outcome of 
the investigation, including no further avenues of enquiry or the 
reason for charges not being laid. 
•  As soon as the offender is arrested and charged, Police must: 
-  determine whether it is a s29 offence, and if so 
-  inform the victim of their right to register on the Victim 
Notification System (if they wish to do so). 
•  Victims must be informed of the outcome of the case and the 
case closure.  Any property belonging to the victim must be 
returned promptly. 
Investigations 
•  All reports of child safety concerns must be thoroughly 
investigated in accordance with this chapter. 
•  All reports of child abuse made by children must be thoroughly 
investigated in accordance with this chapter, even if the child 
recants or parents or care givers are reluctant to continue. 
•  Police must take immediate steps to ensure the safety of any 
child who is the subject of a report of concern or is present in 
unsafe environments, including family violence. 
•  All reports of historic child abuse should be investigated in 
accordance with the Adult sexual assault investigation policy and 
procedures and may include early consultation with child 
protection investigators and Oranga Tamariki. 
•  All child abuse investigations must be managed in accordance 
with the case management business process. 
•  All referrals made under the Child Protection Protocol Joint 
Operating Procedures (CPP) must comply with the protocol. 
•  Oranga Tamariki inquiries do not negate the need for Police to 
conduct its own investigations into alleged child abuse. 
•  Interviews of a child must be conducted in accordance with the 
Specialist Child Witness Interview Guide, by a trained specialist 
child witness interviewer and comply with the Evidence 
Regulations 2007. 
Investigators 
•  Investigators on child protection teams should be exclusively 
focused on child abuse investigations. Where circumstances 
require it, investigators on Child Protection Teams must only 
work on non-child protection matters for the shortest duration 
possible. 
•  Investigators must consider the possibility of the suspect 
continuing to offend against any child during the course of the 
investigation and take appropriate action to mitigate the risk. 
•  Investigators of child abuse must be trained investigators (see 
‘Child protection tiered training and accreditation’ in the ‘Child 
protection – Specialist accreditation, case management and 
assurance’ chapter).   
•  Where investigators are uniform attachments  they may only be 
the O/C (file holder/lead investigator) for physical assault cases 
where the maximum penalty is no more than 5 years 
imprisonment. The investigation of such cases must be under 
the direction/supervision of a level 3 qualified investigator or a 
As at 15/07/2020 
Page 4 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
level 4 qualified supervisor.  They must not hold any sexual 
offending files.  
•  All child protection investigators must comply with the Wellcheck 
support policy. Child protection investigators may, from time to 
time, for personal or organisational reasons, need to be moved 
out of investigating child abuse and into more general areas of 
policing. 
File 
•  All reports of child safety concerns must be recorded in NIA with 
management 
a 6C incident code in addition to the appropriate offence code 
when an offence has clearly been identified. 
•  All information must be recorded in accordance with the National 
Recording Standards (NRS). 
•  All child abuse cases must be: 
-  managed using the NIA case management functionality 
-  categorised in NIA case management as “2 Critical.” 
•  All reports of concern must only be filed by a level 4 CP trained 
substantive Detective Senior Sergeant (or substantive Detective 
Sergeant in relieving capacity) who has also received operational 
sign off from the District Crime Manager. In most instances filing 
will be completed by the District Child Protection Co-ordinator 
following review by the CPT supervisor. 
Oversight and 
As per Quality Assurance and Improvement Framework (QAIF):  
Monitoring 
•  supervisors of child protection investigators must review one file 
from each child protection investigator every four months with 
the results reported back to the individuals and District CP 
Coordinator. 
•  District CP Coordinators and/or District Crime Managers must 
review cases from a list provided every four months by PNHQ 
with the results reported back to supervisors and the Manager 
Sexual Violence and Child Protection Team 
•  the Manager Sexual Violence and Child Protection Team must: 
-  review a sample of files from every district on a yearly basis 
with results reported to districts and the Police Executive 
-  ensure that districts comply with the audit and assurance 
framework and report to districts and the Police Executive on 
a quarterly basis. 
Training  
The Training Service Centre and the National Sexual Violence and 
Child Protection Team must provide the means for: 
•  all employees to understand child abuse and neglect 
•  investigators to gain the necessary skills and knowledge to 
conduct child protection investigations 
•  specialist child witness interviewers to gain the necessary skills 
and knowledge to conduct child interviews. 
Local Level 
•  Local Level Service Agreements must only address local service 
Service 
delivery matters particular to the districts or area that are not 
Agreements 
already covered by the CPP. 
 
 
As at 15/07/2020 
Page 5 of 39 

---

link to page 9 link to page 13 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Overview 
 
Purpose 
This Police Manual chapter details: 
•  policy and principles guiding Police response to child safety concerns: 
-  including child abuse, neglect, online offending against children, and abuse arising 
from children being present in unsafe environments 
-  excluding child safety concerns arising from missing persons, truants, or child and 
youth offenders. See the Missing persons and Youth justice chapters for procedures 
in these areas  
•  procedures for responding to and investigating reports to Police about child safety 
concerns. 
 
These policies and procedures are designed to ensure timely, coordinated and effective 
action in response to information about child safety concerns so that children are kept 
safe, offenders are held accountable wherever possible, and child victimisation is 
reduced. 
 
Related child protection policies and procedures  
These related child protection chapters detail further policies and procedures around 
specific aspects of Police child protection work: 
•  Child Protection Policy (overarching policy) - outlines the various policies that together 
comprise the Police ‘Child Protection Policy’ and provides an overview of our 
obligations under the Vulnerable Children Act 2014 
•  Child protection – Mass allegation investigation 
•  Child protection – Investigating online offences against children 
•  Child protection – Specialist accreditation, case management and assurance   
•  Child Protection Protocol: Joint operating Procedures (CPP) – between Police and 
Ministry of Vulnerable Children (Oranga Tamariki) 
•  Joint Standard Operating Procedures for Children and Young Persons in Clandestine 
Laboratories 
 
Who do the investigation policy and procedures apply to? 
These ‘Child protection investigation policy and procedures’ apply to all cases where the 
victim is under the age of 18 at the time of making the complaint.  
 
Follow the Adult sexual assault investigation policy and procedures in cases of sexual 
abuse where the victim is 18 years of age or older at the time of making the complaint. 
 
Exceptions 
Many cases have individual circumstances warranting different approaches to achieve 
the most favourable outcomes for victims. There may be situations where adult victims 
will be dealt with according to these procedures, depending on the nature and 
circumstances of the victim and the offending — e.g. an adult victim with intellectual 
disabilities being forensically interviewed as a child. 
 
Investigations into reports of historic child abuse, i.e. reports by an adult victim of 
child abuse that occurred against them when they were a child: 
•  should be conducted in accordance with Adult sexual assault investigation policy and 
procedures  
•  should include early consultation with specialist child protection investigators and 
Oranga Tamariki to consider other children who may be at risk, any relevant history 
and potential for other related offending by the offender 
As at 15/07/2020 
Page 6 of 39 

---

link to page 22 link to page 22 link to page 7 link to page 7 link to page 7 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
•  may still require referral to Oranga Tamariki (see Referral of historic cases to Oranga 
Tamariki for further information). 
 
Background 
Children are one of the most vulnerable members of the community. It is well recognised 
that child abuse has a devastating effect on the development and growth of a child.  
Children exposed to child abuse are more likely than other children to grow up to be 
victims of violence, to perpetrate violence or be involved in other criminal offending. 
 
Child abuse is a crime that often goes unreported with some child victims simply unable 
to make a complaint against the offender. Child abuse is commonly found within a family 
setting. Even if a child is capable of making a complaint, the pressures of the family 
dynamic will often prevent them from doing so in the first instance, or persisting with the 
complaint if one is made. 
 
Child safety is a critical issue and the investigation of child abuse is given a high priority 
by Police. Police has adopted a broad approach to child safety to ensure no child falls 
through the cracks and is committed to a prompt, effective and nationally consistent 
response to child safety, in conjunction with other agencies and community partners.  
The use of formal processes ensures all the elements of good child protection practice 
are applied. 
 
Initial information about child safety concerns may come from a range of sources and 
only rarely will the initial notification come directly from the child. Most often the report 
comes through Oranga Tamariki. 
 
When a report of concern is received, the safety and well being of the child is the first 
and paramount consideration. Police cannot achieve this on its’ own or in isolation from 
other partner agencies. An inter-agency approach is necessary to ensure the child’s 
protection, enhance the accountability of the offender, and to enhance the child’s partial 
or full reintegration into the family where appropriate. 
 
There are subtle differences between investigating reports of child safety concerns and 
other criminal enquiries. Most notable is the power imbalance between the child and the 
offender, and the subsequent impact and consequences of abuse on the victim. 
 
Family violence cases  
The effect of exposure to family violence on children has a significant and negative 
effect, whether they witness it, or are direct victims of it.1  
 
For CPP cases where the abuse has occurred within a family or whānau context2 it is 
important to refer cases to the appropriate family violence multi-agency forum3 for 
consideration. For Police, the CP Team must advise their District/Area Family Harm 
Coordinator or equivalent of any CPP cases considered to be family violence. Do this by 
entering a tasking to the District Family Harm Coordinator bringing the CPP file to their 
attention.   
 
When working with families who have experienced family violence, staff Oranga Tamariki 
should consider and assess the cumulative effect of psychological harm, including the 
current impact of past and/or present violence. (For more information on circumstances 
in which a child or young person is suffering, or is likely to suffer, serious harm see 
                                          
1 Joint Findings of Coroner C D na Nagara as to Comments and Recommendations – Flaxmere Suicides, 6 May 2016.  
2 The parties involved in the situation are family members.  Family members include people such as parents, children, 
extended family and whānau. They do not need to live at the same address. 
3 Currently this is the Family Violence Interagency Response System (FVIARS).  
As at 15/07/2020 
Page 7 of 39 

---

link to page 8 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
section 14AA of the Oranga Tamiriki Act 1989). This includes assessment of prior reports 
of concern which did not meet the threshold for further action to be taken. This is 
important as the physical and psychological consequences are highly individualised and 
can vary from intense and immediate, to cumulative and long lasting. Research 
demonstrates that children living with violence in their families are at increased risk of 
experiencing physical or sexual abuse.4 
 
Calls to Police to intervene in family violence represent a vital opportunity for police to 
consider and make appropriate referrals to ensure effective child protection. 
 
Impact on Maori 
Maori are significantly over represented as victims and perpetrators of child abuse and 
family violence. Given this over-representation, it is extremely important that Police 
focus resources and effort effectively for prevention and the investigation of cases. Maori 
service providers and whänau should be engaged wherever possible to provide additional 
support through Whangaia Nga Pa Harekeke. In addition, all districts have Iwi Liaison 
Officers who should be used when dealing with child safety concerns. Each District, and 
some Areas, also have Maori Advisory Boards who can assist with identifying service 
providers and engaging whänau for additional support. This will be easier if the iwi/hapu 
affiliations of children and their families are ascertained. 
 
Non-indigenous cultural considerations 
Nowadays, 1 in 5 New Zealand residents is born overseas. When immigrants settle in 
New Zealand they bring with them diverse cultural and religious backgrounds that can 
affect the way violence manifests and create barriers to seeking help. Those 
backgrounds can include direct and indirect exposure to the ideology and practice of 
Female Genital Mutilation (FGM) and under-age marriage.  
 
Related information 
This chapter should be read in conjunction with the Child Protection Protocol: Joint 
Operating Procedures (agreed between Police and Oranga Tamariki) and the Family 
harm policy and procedures. 
 
Other related information includes: 
•  Police safety orders 
•  Protection and property-related orders   
•  Adult sexual assault investigation policy and procedures  
•  Police response to bullying of children and young people 
•  Forced and under age marriage 
•  Multi-agency Statement on a Collaborative Response to Potential and Actual Forced 
Marriage 
•  United Nations Convention on the Rights of the Child (UNCROC) 
•  Objectionable publications (includes guidance on ‘Indecent communication with a 
young person’ 
•  Wellcheck Support Policy 
•  Prevention and Reduction of Family Violence - An Australasian Policing Strategy 
                                          
4 Farmer, E. & Pollack, S. (1998). Substitute Care for Sexually Abused and Abusing Children. Chichester: Wiley; Edleson, J. 
(1999). Children witnessing of adult domestic violence. Journal of Interpersonal Violence, 14(4)839-70; Cawson, P. (2002) 
Child Maltreatment in the Family: The Experience of a National Sample of Young People. In C. Humphreys, & N. Stanley (eds) 
(2006) Domestic Violence and Child Protection: Directions for Good Practice. Jessica Kingsley: London.  
As at 15/07/2020 
Page 8 of 39 

---

link to page 11 link to page 11 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 9 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Definitions and assessing seriousness of abuse  
 
Definitions 
This table outlines the meanings of terms used in this chapter. 
Term  
Meaning  
6C Incident code 
Any report of concern received by Police where a child is the 
victim. 
Acute child abuse  Child abuse occurring less than 7 days before it was reported. 
Adult 
A person aged 18 years or older. 
Case 
An investigation plan describes the investigation process. It 
investigation plan  translates the objectives from the Terms of Reference into a 
plan that sets out roles, responsibilities, timeframes, principal 
activities, critical decision points and objectives for any 
investigation.  
Child 
Unless specified, ‘child’ means any child or young person under 
 
the age of 18 years at the time of their referral but does not 
include any person who is or has been married (or in a civil 
union).     
Child abuse 
Child abuse is defined in the Oranga Tamariki Act 1989 as the 
harming (whether physically, emotionally, or sexually), ill-
treatment, abuse, neglect, or deprivation of any child or young 
person. 
 
If the victim is a child and one or more of the following exist, 
the report of concern should be treated as child abuse: 
•  physical, sexual, emotional or psychological abuse 
•  neglect 
•  presence in unsafe environments (e.g. locations for drug 
manufacturing or supply) 
•  cyber crime exploiting children 
•  child trafficking. 
Child centred 
Child centred timeframes are timeframes that are relevant to 
timeframes 
the child’s age and cognitive development. 
Child protection 
Trained investigators, often in remote or rural locations, 
portfolio holders 
responsible for investigating reports of concern about child 
safety. These investigators are not exclusively focussed on child 
protection and may be called upon to investigate other serious 
crime in the location. 
Child safety 
Child safety concerns include offences or suspected offences 
concerns 
relating to the physical, sexual, emotional abuse or neglect of a 
child. These categories overlap and a child in need of protection 
frequently suffers more than one type of abuse. 
CPP  
The CPP exists to ensure timely, coordinated and effective action 
(Child Protection 
by Oranga Tamariki and Police so that: 
Protocol Joint 
•  children are kept safe 
Operating 
•  offenders are held to account wherever possible  
Procedures) 
•  child victimisation is reduced. 
 
The CPP sets out the process for working collaboratively at the 
local level, and as a formally agreed national level document, it 
will be followed by all Oranga Tamariki and Police staff.   
CPP case 
An agreed case between Police and Oranga Tamariki of  child 
abuse being investigated in accordance with the CPP. 
As at 15/07/2020 
Page 9 of 39 

---

link to page 9 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
  CPP case list 
A complete list of all CPP cases that are open to either Oranga 
Tamariki, Police or both. This list is generated by Oranga 
Tamariki using the Te Pakoro Report 100 CPP Case List. This list 
is reviewed at least monthly during the CPP meetings.      
CPP contact 
The Oranga Tamariki staff member with responsibility for 
person (Oranga 
overseeing CPP cases in a site.  
Tamariki) 
CPT 
A Child Protection Team (CPT) is exclusively focussed on 
(Child Protection 
responding to reports of child safety concerns.  A CPT is made 
Team)  
up of trained investigators reporting to a supervisor. 
Oranga Tamariki 
Was Child, Youth and Family 
Oranga Tamariki 
These are the categories used by Oranga Tamariki. 
timeframes 
Category 
The child or young person is… 
Critical 
No safety or care identified; mokopuna is at risk 
24hrs 
of serious harm, and requires immediate 
 
involvement to establish safety.  
 
Very urgent  At risk of serious harm but has some protective 
48hrs 
factors present for the next 48 hours. However, 
as the present situation and/or need is likely to 
change, high priority follow up is required.  
 
Urgent 
At risk of harm or neglect and the 
7 days 
circumstances are likely to negatively impact on 
mokopuna. Options of safety and supports have 
been explored but remain unmet. Vulnerability 
and pattern exists which limits the protective 
factors. 
 
 
Emotional abuse 
Emotional abuse is the persistent emotional ill treatment of a 
child, which causes severe and persistent effects on the child’s 
emotional development. 
Harm 
Ill treatment or the impairment of health or development, 
including impairment suffered from seeing or hearing the ill 
treatment of another. 
Historic child 
Reports by an adult victim of child abuse that occurred against 
abuse 
them when they were a child and they are over 18 at time of 
reporting the abuse. (Adult Sexual Assault procedures apply) 
Initial joint 
An initial plan jointly created by Oranga Tamariki and Police to 
investigation plan  record agreed actions on the agreed template.  
(IJIP) 
 
Iwi, Pacific and 
Police employee, usually (but not always) a constable, with 
Ethnic Liaison 
indigenous and/or ethnic language and cultural skills, 
Officers 
responsible for managing relationships between Police and 
Maori, Pacific and Ethnic communities. 
As at 15/07/2020 
Page 10 of 39 

---

link to page 9 link to page 11 link to page 11 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
  Neglect 
Neglect within the CPP context is when a person intentionally ill-
treats or neglects a child or causes or permits the child to be ill-
treated in a manner likely to cause the child actual bodily harm, 
injury to health or any mental disorder or disability.  The ill-
treatment or neglect must be serious, and avoidable.  
 
For example:  
•  not providing adequate food, shelter or clothing 
•  not protecting a child from physical harm or danger 
•  not accessing appropriate medical treatment or care[1]  
•  allowing a child to be exposed to the illicit drug 
manufacturing process  
•  allowing a child to be exposed to an environment where 
volatile, toxic, or flammable chemicals have been used or 
stored. 
Physical abuse   
The actions of an offender that result in or could potentially 
result in physical harm or injury being inflicted on a child. This 
can also be known as a non-accidental injury (NAI). The test for 
seriousness is determined by considering the action, the injury 
and the circumstances (see Determining seriousness of physical 
abuse below). 
Psychological 
A person psychologically abuses a child if they: 
abuse 
•  cause or allow the child to see or hear the physical, sexual, or 
psychological abuse of a person with whom the child has a 
domestic relationship, or 
•  puts the child, or allows the child to be put, at real risk of 
seeing or hearing that abuse occurring.   
(s3 Domestic Violence Act 1995) 
 
Note: The person who suffers the abuse is not regarded (for the 
purposes of s3(3)) as having: 
•  caused or allowed the child to see or hear the abuse, or 
•  put the child, or allowed the child to be put, at risk of seeing 
or hearing the abuse. 
Sexual abuse 
Sexual abuse is an act involving circumstances of indecency 
with, or sexual violation of, a child, or using a child in the 
making of sexual imaging.   
Specialist child 
A recorded interview that can be used as part of an investigation 
witness interview  where a child has, or may have been, abused or witnessed a 
(SCWI) 
serious crime.  It may later be used as evidence in the Court. 
 
Victim 
A person against whom an offence is committed by another 
person. A victim may also include a parent or legal guardian of a 
child or young person. 
 
 
Determining seriousness of physical abuse   
There are three areas to consider in determining whether physical abuse meets the 
threshold for referral as a CPP case: 
1.  the action (of the abuse) 
2.  the injury inflicted (outcome or result)  
3.  the circumstances (factors in the case). 
 
Any single action and/or injury listed below will meet the threshold for referral as a CPP 
case.   
As at 15/07/2020 
Page 11 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Any of these actions (methodology, how it was done) 
•  blow or kick to head 
•  shaking of an infant 
•  strangulation 
•  use of an object as a weapon (e.g. broom, belt, bat etc) 
•  attempted drowning. 
 
OR 
 
Any of these injuries (outcome or result) 
•  a bone fracture 
•  burn 
•  concussion or loss of consciousness 
•  any injury that requires medical attention  
•  any bruising or abrasion when the: 
-  child is very young, e.g. infant not yet mobile and/or, 
-  the position and patterning make it unlikely to be caused by play or another child 
or accident. 
 
Circumstances or factors of the case 
Where the initial action or injury does not meet the threshold outlined above, the 
following circumstances or factors may warrant referral as a CPP case.   
Factor / background   Consider … 
The vulnerability of the 
especially: 
child 
•  children under 5 years 
•  age and vulnerability of pre-pubescent children 
•  disabilities in any age 
More than one offender  for example: 
•  both parents/caregivers 
•  multiple family members 
History of abuse 
•  other incidents of concern, escalation of abuse 
•  multiple previous similar events 
•  previous non-accidental death of a sibling or child in 
household 
•  abuse undertaken in public or in front of non-relatives. 
A high degree of 
•  a complete loss of control by the offender, such as a 
violence 
frenzied attack 
•  enhanced maliciousness or cruelty in the abuse  
•  the degree in relation to age and vulnerability of the 
victim  
The offender's history 
•  severe and frequent family violence 
and background 
•  serious or extended criminal history  
Location of the incident  for example:  
•  educational, care, or health facility 
Nature and level of 
•  notifier witnessed abuse 
concern from the 
•  notifier’s source 
notifier 
•  professional opinion indicates serious concern. 
As at 15/07/2020 
Page 12 of 39 

---

link to page 15 link to page 15 link to page 17 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 21 link to page 21 link to page 24 link to page 26 link to page 26 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Key processes in child abuse investigations  
Case management links  
This table aligns the case management process steps that apply to Police investigations 
generally and provides links to relevant information and requirements in these 
procedures, specific to child abuse investigations. 
 
Not all steps will apply in every case and the order may vary depending on the individual 
circumstances.  
Process 
Case management action 
Related procedures in this or in  
step  
other Police Manual chapters 
Step 1 
Record incident, event or 
 
 
occurrence  
 
Details are recorded into the Police 
computer system and a case 
created. 
 
All reports of child safety concerns 
must be recorded in NIA with the 6C 
incident code in addition to the 
appropriate offence code when an 
offence has clearly been identified. 
Step 2 
Initial attendance  
•  Initial actions and safety 
 
Police respond to the report, 
assessment  
 
enquiries commence, evidence is 
-  immediate actions (e.g. 
gathered or other action taken as 
removal) to ensure the child’s 
necessary. 
safety  
-  managing children found in 
clandestine laboratories (joint 
operating procedures with 
Oranga Tamariki) 
•  Consultation and initial joint 
investigation planning with 
Oranga Tamariki  
•  Making referrals to Oranga 
Tamariki 
After initial assessment, 
referring cases to Oranga 
Tamariki to agree future actions 
and priority. 
Step 3  
Gather and process forensics  
•  Medical forensic examinations 
 
Detailed scientific scene examination  •  Evidence gathering and 
 
is conducted. Forensic evidence is 
assessment 
gathered and analysed, and its 
 
relevance recorded and assessed. 
 
Step 4 
Assess and link case  
Consider the application of 
 
Initial assessment and review of all 
procedures in the Child protection - 
 
available information. Other related 
'Mass allegation investigation' and 
or relevant cases are identified.  
'Investigating online offences 
Cases are closed (filed, or 
against children' chapters. 
inactivated) or forwarded to 
appropriate work groups for further 
investigation. 
As at 15/07/2020 
Page 13 of 39 

---

link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 21 link to page 21 link to page 23 link to page 23 link to page 24 link to page 26 link to page 26 link to page 23 link to page 32 link to page 32 link to page 34 link to page 34 link to page 37 link to page 35 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
  Step 5  Prioritise case  
•  Consultation and joint 
 
Cases identified for further 
investigation planning with 
 
investigation are assigned a case 
Oranga Tamariki  
priority rating score based on crime 
•  Making referrals to Oranga 
type and the presence of factors 
Tamariki 
affecting the need for urgent 
After an initial assessment of the 
investigation.   
case,  cases are referred to 
 
Oranga Tamariki for consultation 
All child abuse cases are recorded as 
and to agree future actions and 
“2. Critical” under NIA Case 
priority. 
Management. 
Step 6  
Investigate case  
•  Interviewing victims and 
 
Initial investigation is conducted to 
witnesses  
 
bring the case to a point where a 
•  Medical forensic examinations 
suspect can be identified and all 
•  Evidence gathering and 
preliminary enquiries necessary 
assessment 
before interviews are complete. 
•  Consider appropriate strategies 
for mass allegations and online 
offending investigations 
•  Interviewing suspects 
Step 7  
Resolution decision/action 
•  Charging offenders and 
 
Deciding on formal or informal 
considering bail 
 
sanctions, prosecution or other 
•  Prosecution and other case 
action, confirming the 
resolutions  
appropriateness of charges and 
 
offender handling and custody suite 
actions. 
Step 8 
Prepare case  
•  Prosecution file and trial 
 
Court files are prepared, permission 
preparation  
 
to charge obtained from supervisor 
•  Criminal disclosure 
and actions such as disclosure 
completed. 
Step 9  
Court process  
•  Criminal procedure - Review 
 
Where a not guilty plea is entered, a 
stage (CMM process) 
 
case management memorandum 
and case review hearing occurs 
before trial (judge alone - categories 
2 & 3, or trial by jury - categories 3 
& 4). 
Step 10  
Case disposal and/or filing  
•  Final actions and case closure 
 
Occurs when a case will be subject 
•  ‘Prevention opportunities and 
 
to no further action because all 
responsibilities’ in the ‘Specialist 
reasonable lines of enquiry have 
accreditation, case management 
been exhausted without result or the 
and assurance’ chapter) 
matter has proceeded to a resolution   
in the court system or by alternative 
action. As per the tiered training 
model only Level 4 trained staff can 
file CP cases. 
All steps    
•  Responsibilities for victims 
Consider Police responsibilities 
for victims throughout the 
investigation. 
 
As at 15/07/2020 
Page 14 of 39 

---

link to page 10 link to page 16 link to page 17 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Initial actions and safety assessment  
 
Introduction 
Police receive reports of child safety concerns through a variety of reporting channels, 
such as telephone calls to Communications Centres, the watchhouse counter, or police 
become concerned when attending an incident. In every case, the priority is to ensure 
the child's immediate safety. You should also ensure that your local CPP contact is 
notified as soon as practicable. 
 
Procedure when a report of concern is received  
Follow these steps when initially responding to reports of child safety concerns.  
Step 
Action 
1 
Obtain brief details of what the reported concern is about to enable a risk 
assessment to be completed to determine the appropriate initial response. 
This should include: 
•  personal details of the informant, complainant and/or the child 
•  brief circumstances of concern/complaint 
•  brief details of timings and about the scene 
•  offender's details. 
 
Do not question the child in depth at this stage. 
 
•  If the child has disclosed sexual or physical assaults to an adult, take this 
person’s details and use what they say to form the basis of information for 
the notification. DO NOT ask the child again what has happened to them if 
a clear disclosure has already been made and an adult present can give 
you the information.  
•  If it is unclear what the child has said and: 
-  there are no urgent safety issues, DO NOT question the child any 
further. Take details from the informant and forward necessary 
correspondence for enquiries to be made 
-  it is absolutely necessary to speak to the child to ascertain their safety, 
ask open ended questions, e.g. "Tell me what happened?" "When did 
that happen?" DO NOT continue to question the child if it becomes clear 
while speaking to them that an offence has occurred. 
2 
Consider if there are immediate concerns for the child’s care or safety 
requiring immediate intervention. (Family violence information may be 
relevant to determining the risk). Determine the appropriate action to ensure 
immediate safety, e.g.: 
•  arrest if there is sufficient evidence of an offence and remove the offender 
from the home  
•  if there is insufficient evidence to arrest and charge the offender, consider 
issuing a Police safety order which would remove the person  
•  removal of the child (see Options for removing a child below) 
•  manage children found in clandestine laboratories. 
 
If the report is received at a watchhouse, immediately contact a supervisor or 
child protection investigator to determine what intervention is required.  
3 
Consider whether Iwi, Pacific or Ethnic Liaison Officers attendance could be 
beneficial. 
4 
Record details of the case in NIA. Regardless of any other offence/response 
code used, Code 6C must be entered in NIA to indicate that the attendance 
related to a report of concern about a child.  
As at 15/07/2020 
Page 15 of 39 

---

link to page 10 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
  5 
If the situation does not require immediate intervention: 
•  complete a CPP referral form (POL 350 in Police Forms> Child Protection) 
and email to [email address] and your local Police CPP contact for 
further investigation (use CPP email address). This referral should be 
completed by the attending officer before going off duty on the day of the 
report 
•  follow the Family harm policy and procedures if family violence was 
involved.   
6 
Take necessary initial actions relating to criminal investigations to: 
•  preserve crime scene and physical evidence where relevant 
•  secure witnesses  
•  locate and detain suspected offenders.    
7 
When circumstances permit, provide parents and caregivers with a copy of the 
pamphlet 'When Police visit about your child's safety'. This provides 
information about why Police are talking to them, what happens next, what 
will happen with a case and who they can contact for further information.   
 
Options for removing a child  
Remove a child when: 
•  it is not safe to leave them there or you believe, on reasonable grounds that if left, 
they will suffer, or are likely to suffer, ill treatment, neglect, deprivation, abuse or 
harm, and  
•  there is no other practical means of ensuring their safety. 
 
Powers of removal 
If you believe that removing the child is necessary, you may enter and search: 
Power  
Description  
Without a 
This is a Police power and can only be invoked when police believe 
warrant 
on reasonable grounds it is critically necessary to remove that 
 
child to prevent injury or death. 
(s42 Oranga 
 
Tamariki Act 1989  When exercising the power you must:  
(OTA)) 
•  produce evidence of identity, and 
•  disclose that your powers are being exercised under s(s42(2))  
and  
•  a written report must be made to Commissioner of Police within 
3 days of power being exercised (s42(3)). Complete 
notification "Child/Young Person Arrest/removal" in Microsoft 
Outlook to comply with this requirement. 
With a place of 
OT staff normally obtain place of safety warrants, although police 
safety warrant 
may assist with executing the warrant. (While police may apply 
 
for such a warrant it would be highly unusual to do so). 
(s39 OTA)  
 
On entry, police (or social worker) may remove the child if they 
still believe on reasonable grounds that the child has suffered, or 
is likely to suffer, ill-treatment, serious neglect, abuse, serious 
deprivation, or serious harm. 
With a warrant 
When the court is satisfied a child is in need of care and 
to remove 
protection, it may issue a warrant for the child’s removal from any 
 
place and for them to be put in Oranga Tamariki care. These 
(s40 OTA) 
warrants are sought by when there are ongoing care and 
protection concerns. 
 
As at 15/07/2020 
Page 16 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Managing children found in clandestine laboratories 
Where children or young persons are located by police in a clandestine laboratory during 
a planned termination phase of an operation or in the course of regular police duties, 
Oranga Tamariki must be notified under the Child Protection Protocol Joint Operating 
Procedures. 
 
Neglect as defined in the Protocol, includes situations where a child or young person is 
found to have been exposed to the illicit drug manufacturing process or an environment 
where volatile, toxic or flammable chemicals have been used or stored for the purpose of 
manufacturing illicit drugs. 
 
The Joint Standard Operating Procedures for Children and Young Persons in Clandestine 
Laboratories outlines full roles and responsibilities for Police and Oranga Tamariki staff. 
They also outline emergency powers for unplanned situations where children and young 
persons are located inside clandestine laboratories.   
As at 15/07/2020 
Page 17 of 39 

---

link to page 11 link to page 11 link to page 21 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Consultation and initial joint investigation planning with 
Oranga Tamariki 
 
Consultation procedures 
This table outlines the steps to be taken by the Police CPP contact person when receiving 
notice of a child abuse concern.    
Step 
Action (by Police CPP contact person unless otherwise stated) 
1 
Review the accuracy and quality of the information provided in the referral 
and any initial actions already undertaken (e.g. the child’s removal and/or the 
offender’s arrest). Arrange any further necessary inquiries.   
2 
Make an initial assessment of the seriousness of the case (see Determining 
seriousness of physical abuse). 
 
If the case falls within the guidelines of the CPP (physical, sexual, neglect)  
complete and email a CPP referral form (Police Forms>Child Protection) to the 
Oranga Tamariki National Call Centre ([email address]) and cc your local 
CPP EMAIL address. (See Making referrals to Oranga Tamariki for when and 
how to make referrals).   
 
If there is any doubt as to the degree of seriousness and whether the CPP 
applies, the case should be referred for further discussion with Oranga 
Tamariki. 
3 
The CPP contacts from Police and Oranga Tamariki at a local level consult 
about the CPP referral. This consultation may occur at the same time as the 
case was referred. This consultation should be clearly evidenced and recorded 
on the nationally agreed template in the respective case management 
systems.   
 
The consultation should: 
•  share information or intelligence about the particular case 
•  confirm if the referral meets the threshold of the CPP   
•  discuss any immediate action required to secure the immediate safety of 
the child 
•  consider whether a multi-agency approach is required.   
4 
The CPP contacts from Oranga Tamariki and Police discuss the case and agree 
on  an Initial Joint Investigation Plan (IJIP). The purpose of the IJIP is to 
ensure that we work together to secure the child’s  immediate safety and 
ensure any evidence is collected.  
 
Oranga Tamariki record the IJIP on the nationally agreed template and 
forward a copy to Police as soon as practicable. This should be done within 24 
hours.  In some circumstances it may be agreed between the consulting 
Oranga Tamariki and Police CPP contacts that Police record the IJIP.    
 
In all cases, necessary steps must be put in place immediately to secure the 
child's safety and any other children that may be at risk. 
As at 15/07/2020 
Page 18 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
  5 
After a case is confirmed as a CPP case 
•  update NIA and note it is a CPP case 
•  prioritise and assign the case to the most appropriate investigator, taking 
into account the recommended maximum case assignments for 
investigators. Cases awaiting assignment must be reviewed at least once a 
month and any identified concerns or risks while the case is waiting, 
appropriately managed. (See the Child Protection - Specialist accreditation, 
case management and assurance chapter for more information).  
6 
CPP case record: 
•  Oranga Tamariki create a CPP record in their electronic case management 
system (CYRAS).   
•  Police confirm that the case is recorded as a CPP case in their electronic 
case management system (NIA).     
7 
Following the agreement of an initial joint investigation plan (IJIP) the tasks 
outlined in the IJIP will be reviewed via the CPP meeting to ensure they have 
been completed as agreed. The CPP contacts must communicate any 
significant updates which occur in the intervening period.        
 
Note that only cases closed by both agencies can be removed from the CPP 
case list at a CPP meeting. 
8 
If the case is not confirmed as a CPP case: 
•  Police will record the case in NIA case management system and record the 
reason why the referral was not confirmed as a CPP case   
•  Police may continue an investigation role outside of the CPP process to 
determine if there is any on-going role in terms of prevention. 
 
Initial joint investigation plans 
Agreement on the Initial Joint Investigation Plan  
The CPP contacts from Oranga Tamariki and Police will discuss the case and agree on an 
Initial Joint Investigation Plan (IJIP). Its purpose is to ensure that we work together to 
secure the child’s immediate safety and ensure any evidence is collected.  
 
Oranga Tamariki will record the IJIP on the nationally agreed template and forward a 
copy to Police as soon as practicable. This should be done within 24 hours.  In some 
circumstances it may be agreed between the consulting Oranga Tamariki and Police CPP 
contacts that Police record the IJIP.    
 
The IJIP must consider the following: 
•  the immediate safety of the child involved and any other children who may be 
identified as being at risk 
•  referral to a medical practitioner and authority to do so 
•  the management of the initial interview with the child  
•  if a joint visit is required due to the risk of further offending, loss of evidence, the 
likelihood of the alleged offender being hostile, or any concerns for staff safety  
•  collection of any physical evidence such as photographs  
•  any further actions agreed for Police and/or Oranga Tamariki including consideration 
as to whether a multi-agency approach is required.   
 
The tasks outlined in the IJIP will be reviewed via the CPP meeting to ensure they have 
been completed as agreed. The CPP contacts must communicate any significant updates 
which occur in the intervening period.        
 
Updating initial joint investigation plans  
As at 15/07/2020 
Page 19 of 39 

---

link to page 21 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
The tasks outlined in the IJIP will be reviewed via the CPP meeting to ensure they have 
been completed as agreed. The CPP contacts must communicate any significant updates 
which occur in the intervening period.        
 
As the criminal investigation progresses for CPP cases, case updates and further tasks 
will be recorded in the respective case management systems and in the on-going case 
investigation plan. The case investigation plans must be updated as necessary to ensure 
that appropriate interventions are maintained. Ongoing consultation between Police and 
Oranga Tamariki is crucial for the effectiveness of the CPP and for the victim and their 
family to receive the best service from both agencies. 
 
CPP meeting to discuss cases  
CPP meetings will be held at least monthly or more frequently as required between the 
Oranga Tamariki and Police CPP contacts.   
 
Oranga Tamariki will make the CPP Case List (Te Pakoro Report 100) available to Police 
prior to the CPP meeting.  
 
In order to ensure that the CPP meetings are productive and focused, the following 
standing agenda items have been agreed:  
•  review the CPP Case List to ensure all cases are recorded  
•  confirm both agencies have a copy of the agreed IJIP and all of the agreed actions 
from the IJIPs have been completed 
•  case update on the progress of the Oranga Tamariki investigations  
•  case update on the progress of the Police investigations 
•  record any further tasks 
•  advise any case investigations which have been closed and the outcomes 
•  discussion of any concerns or issues.    
One set of agreed formal minutes, using the meeting minute template (word document), 
must be taken for each meeting held.  These minutes will be shared between the two 
parties, agreed and retained as per the CPP. 
 
Cases falling outside of the Child Protection Protocol Joint Operating 
Procedures 
Not all care and protection concerns require a response under the CPP. The CPP sets out 
the criteria for those that do. If the concerns do not meet the CPP threshold, this does 
not mean that the role of Police and Oranga Tamariki is at an end.  
 
Oranga Tamariki will complete an assessment of care and protection concerns.  Police 
will ensure that any family violence cases that do not fall within the CPP threshold are 
referred to the District/Area Family Harm Coordinator or equivalent for follow up.   
 
There will be some cases that are initially identified as CPP, but new information means 
the CPP threshold is no longer met, or the criminal investigation cannot be progressed. 
As above, this does not mean that that the role of Police and Oranga Tamariki is at an 
end, but that the CPP is no longer the correct process for investigation.   
 
See also Making referrals to Oranga Tamariki for further information about when and 
how referrals to Oranga Tamariki or other Police services should be made.  
As at 15/07/2020 
Page 20 of 39 

---

link to page 11 link to page 11 link to page 18 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Making referrals to Oranga Tamariki 
 
Types of cases requiring referral to Oranga Tamariki  
Police are informed of a variety of situations requiring notification to Oranga Tamariki 
that a child may be at risk. These cases fall into four general categories.  
Category  
Examples  
Child abuse  
•   physical abuse 
•  sexual abuse 
•  neglect 
•  sexual imaging of child 
Family violence  
•  where there is a direct offence against a child or young 
person 
•  neglect of child or young person (as per CPP definition of 
neglect), or 
•  anytime where after an investigation has taken place that 
factors indicate a concern for safety that warrants statutory 
intervention. 
 
(See “Child risk information and Reports of Concern” (ROC) to 
Oranga Tamariki in the Family harm policy and procedures). 
Environment / 
•  clan lab 
neglect 
•  unsafe home 
•  car crash 
•  abandonment 
•  cyber crime exploiting children 
Other criminal 
•  child identified as a suspect / offender 
activity 
 
Many of these concerns, other than those meeting the CPP, can be dealt with outside of 
the CPP processes (see Consultation and initial joint investigation planning with Oranga 
Tamariki in these procedures).   
 
Referral process varies depending on case type 
This table outlines how referrals to Oranga Tamariki should be made for different cases.   
Category of 
How should referrals to Oranga Tamariki be made? 
referral 
As at 15/07/2020 
Page 21 of 39 

---

link to page 10 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
  Child Protection 
CPP referrals from Police to Oranga Tamariki can be made in 
Protocol cases – 
four ways: 
criminal offence 
•  a phone call between local staff, followed by an electronic CPP 
against a child 
referral form (POL 350 in Police Forms>Child Protection) 
•  electronically using the CPP referral form  
•  electronically forwarding the CPP referral form between the 
Oranga Tamariki National Contact Centre and Police Comms 
Centre’ Crime Reporting Line 
•  via the OnDuty Family Harm mobility solution.  
 
The method adopted will depend on the initial point of contact 
and required urgency of response. E.g. if the situation does not 
require immediate intervention, email (using the CPP email 
address) a completed CPP referral form to your CPP contact for 
further investigation before going off duty on the day of the 
report. 
 
Note that if Oranga Tamariki were involved in immediate 
actions to ensure child safety, there is no requirement for the 
CPP contact person to forward the CPP referral to the Oranga 
Tamariki National Contact Centre.  
Family violence 
Where there is repeated exposure to family violence or concerns 
referrals  
exists which do not meet the CPP threshold, an OT Report of 
Concern (ROC) can be made. If concerns arises at a Family 
Harm event, this should be fully outlined in the investigation 
narrative and discussed at the multi-agency table. A ROC can be 
initiated off the table via the OT representative. 
 
Note: If there is evidence of serious child abuse, the CPP 
referral process, using the Pol 350, applies.   
Environment / 
The Oranga Tamariki National Call Centre (NCC) should be 
neglect referrals 
informed of situations where concerns held for the well being of 
 
the child due to their environment may require a Oranga 
Tamariki risk assessment. This can be by: 
•  phone call  to 0508 family 
•  email to NCC via email address [email address]  
Other criminal 
This is managed through Police Youth Services on completion of 
activity 
the investigation case file for an offender identified as a child. 
Minor or trivial 
Minor or trivial cases do not have to be referred to Oranga 
cases  
Tamariki.  
 
Referral of historic cases to Oranga Tamariki 
When a report of historic child abuse is received, a risk assessment must be completed 
to assess the risk the offender may currently pose to children. The assessment should 
consider (amongst other factors): 
•  currency and timeframes of offending 
•  the suspect's current access to children  
•  nature of offending, e.g. preferential or opportunist sexual offender 
•  multiple victims  
•  occupational, recreational or secondary connection to children, e.g. school teacher, 
volunteer groups, or sports coaches. 
 
Even though the victim is now an adult it may be appropriate to consult with Oranga 
Tamariki to resolve any current care and protection concerns of children at risk from the 
alleged offender. 
As at 15/07/2020 
Page 22 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Interviewing victims, witnesses and suspects 
 
Interviewing children in child abuse investigations  
All interviews of child abuse victims or of childwitnesses to serious crime must be 
conducted carried out according to the Specialist Child Witness Interview Guide by 
specially trained specialist child witness interviewers (SCWI).  
 
The Specialist Child Witness Interview Guide details policy and guidelines relating to 
specialist child witness interviews: 
•  agreed jointly by Oranga Tamariki and Police 
•  for trained specialist child witness interviewers of Oranga Tamariki and the Police, 
and their supervisors and managers. 
 
The policy and guidelines detailed in the Guide ensure specialist child witness interviews 
are conducted and recorded in accordance with the Evidence Act 2006 and the Evidence 
Regulations 2007 and that best practice is maintained. 
 
Interviewing adult witnesses 
When interviewing adult witnesses in child abuse investigations, follow: 
•  Investigative interviewing witness guide, and  
•  additional procedures in Investigative interviewing - witnesses requiring special 
consideration (e.g. when the witness has suffered trauma, fears intimidation, or 
requires an interpreter).   
 
Interviewing suspects 
When interviewing suspects in child abuse investigations, follow the Investigative 
interviewing suspect guide including procedures for suspects requiring special 
consideration (e.g. because of age, disability, disorder or impairment, or where English is 
a second language). 
As at 15/07/2020 
Page 23 of 39 

---

link to page 18 link to page 18 link to page 25 link to page 25 link to page 25 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Medical forensic examinations 
 
Primary objective of the examination 
The child's well being and safety is paramount. Therefore, the primary objective of a 
medical forensic examination is the victim's physical, sexual and mental health, and 
safety. Of secondary importance is the opportunity to collect trace evidence. The medical 
forensic examination should be promoted to the victim and their family in this way. 
 
Timing of examinations 
The timing for a child's medical examination should be considered when the initial joint 
investigation plan is agreed between the Police and Oranga Tamariki contact persons. 
 
The urgency of a medical examination will depend on the circumstances in a particular 
case. Always consult with a specialist medical practitioner when making decisions about 
the timing and nature of examinations.  
Type of case  Timing 
Acute sexual 
A specialist medical practitioner must be contacted as soon as 
abuse cases 
possible. Capturing forensic evidence that may disappear, using a 
medical examination kit and/or toxicology kit, is particularly important 
in the first 7 days after sexual abuse. 
 
If three or four days have passed since the abuse, the examination 
may not be as urgent, but should still be considered, primarily for the 
victim's wellbeing and for trace evidence capture. This recommended 
course of action should be discussed with the victim, their family and 
the specialist medical practitioner.  
 
For further information see “Medical forensic examinations” in the 
Adult sexual assault investigation policy and procedures. 
Acute physical  These cases often come to Police attention due to medical intervention 
abuse 
already occurring at hospitals or doctors surgeries. In other cases, the 
examination should be arranged as soon as possible in consultation 
with the victim, their family and the specialist medical practitioner. 
 
Bruises and other injuries may take a number of days to best appear 
and a further assessment should be made at the follow-up medical 
appointment. Consult with the specialist medical practitioner as to 
when this should be arranged. 
Non acute /  
These are non-urgent cases where the medical response can be 
therapeutic 
arranged at a time convenient to the medical practitioner, the child 
and their family. In non acute sexual abuse cases there is little 
expectation of locating forensic evidence but the medical examination 
is necessary for the assurance of the victim and family (e.g. that there 
is no permanent injury, pregnancy, sexually transmitted infections).  
 
In older physical abuse cases a medical examination may be required 
to verify concerns of past injury that may be detected by examination 
or X-ray. 
 
Arranging the medical  
Where a medical examination of a child is considered necessary, refer the child to a 
specialist medical practitioner for that examination.  
 
As at 15/07/2020 
Page 24 of 39 

---

link to page 9 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
The medical practitioner must be consulted as to the time and type of examination 
required, based on the information received from the child/informant. Except for urgent 
medical or forensic reasons, arrange the examination at a time and place that is least 
stressful to the child. Also consider religious or cultural sensitivities when conducting the 
medical examination. 
 
The medical examination should be completed in a child centred timeframe and by an 
appropriate medical practitioner. This will avoid causing unnecessary trauma by having 
to re-examine a child previously examined by a practitioner without specialist knowledge 
and expertise. 
 
Specialist medical practitioners to conduct examinations  
In cases of serious child abuse, doctors who are DSAC (Doctors for Sexual Abuse Care 
Incorporated) trained are the preferred specialist.  
 
Whether the child victim is medically forensically examined by a specialist paediatric or a 
general medical examiner varies around New Zealand. When briefing the medical 
practitioner about the circumstances and timing of the medical examination, canvas with 
them the question of who is best to conduct the examination. The decision is made by 
the medical practitioner taking into account the child's age, their physical development 
and the nature of their injuries. 
 
Support during the examination 
A parent or legal guardian who is not the suspect or another competent adult with whom 
the child is familiar should accompany the child for the examination, unless that is not 
appropriate in the circumstances. 
 
Examination venues 
Medical examinations should be conducted at a Sexual Assault Assessment & Treatment 
Service's (SAATS's) recognised venue, e.g. paediatric clinics of District Health Boards or 
doctors' clinics. They must not take place at Police premises unless purpose built 
facilities exist which are forensically safe environments. 
 
Examination procedures 
The police role in a medical examination of child victims of serious physical and sexual 
abuse are essentially the same as for adult victims. Follow the procedures "Before 
conducting medical examinations" and "Examination procedures" in the ‘Medical forensic 
examinations’ section of the Adult sexual assault investigation policy and procedures 
when preparing for and conducting medical forensic examinations of child victims. 
 
Photographing injuries  
The recording of physical injuries is important to corroborate an account of abuse.  
 
Medical practitioners will identify during their examination any injuries that should be 
photographed and may decide to sensitively take these during the examination. Police 
can also take photographs of the victim's physical injuries with the victim's or parent/ 
guardian's full consent. An appropriately trained Police photographer should be used for 
this.  
 
Consult with the specialist medical practitioner as to when photographs should be taken. 
Bruises and other injuries may take a number of days to appear so consider the benefits 
of taking a series of photographs to record the changes.  
 
A support person should be present to support the victim while photographs are being 
taken and afterwards. 
As at 15/07/2020 
Page 25 of 39 

---

link to page 29 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Evidence gathering and assessment  
 
Police responsibility for criminal investigations 
NZ Police is the agency responsible for the investigation of any criminal offending. They 
have a statutory obligation to investigate any report they receive alleging that a child 
has been, or is likely to be, harmed (whether physically, emotionally, or sexually), ill-
treated, abused, neglected, or deprived (s17 OT Act 1989).   
 
While the investigation process for child abuse complaints has many similarities with 
other criminal enquiries there are subtle differences such as the power imbalance 
between the child and the offender as well as the subsequent impact and consequences 
of the abuse on the victim. 
 
Investigators need understanding and sensitivity in all interactions with the victim and 
their families. They also need an appreciation of offenders' motivation. For example, 
does a sexual offender appear opportunistic or preferential in nature? Is the event well 
planned, ill-conceived or stumbling? Is what appears to be a minor physical assault a 
pattern of increasing violence? 
 
As for any other criminal investigation, child abuse investigations must be undertaken in 
a way that evidence gathered is admissible in court proceedings. Correct procedures 
must be followed to ensure the strongest possible case can be put before the courts to 
hold an offender accountable. This will increase the likelihood of a successful prosecution 
and enhance outcomes for the victim, their family and the wider community. 
 
Crime scene examination 
Follow standard investigation procedures detailed in the Police Manual for: 
•  crime scene examination   
•  gathering and securing physical and forensic evidence.  
 
Consider all investigative opportunities  
Also consider other investigative opportunities, such as history of family violence, area 
canvas, location of further witnesses, propensity (similar fact) evidence, Intelligence 
office input (e.g. prison releases, known sex offenders, similar crime etc), media 
releases, contact with the Police Behavioural Science Unit and other potential case 
circumstances. 
 
See also: 
•  Hospital admissions for non- accidental injuries or neglect in this chapter 
•  the Child protection - 'Mass allegation investigation' and 'Investigating online offences 
against children' for information about managing: 
-  multiple allegations of serious child abuse committed by the same person or a 
connected group of people 
-  allegations associated with education settings  
-  online offences investigations involving children, including indecent communication 
with a young person under 16 
 
Exhibits 
Follow standard investigation procedures for: 
•  locating, recording and photographing exhibits in situ  
•  securing, labelling and packaging, handling and retention of exhibits  
•  analysis, assessment and court presentation  
•  final action, i.e. appropriate return, disposal or destruction.   
  
As at 15/07/2020 
Page 26 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
Always consider the potential sensitivity of exhibits for scientific assessment, especially 
those cases of a sexual nature. Sound handling processes must be adhered to, recorded 
and able to be outlined. 
 
Dealing with suspects 
Identifying and locating suspects 
In most cases the suspect for child abuse can readily be ascertained due to an 
established connection with the victim or their family/whänau. In other cases identifying 
and locating a suspect may take extensive and prolonged investigation.  
 
Capturing complete detail in appropriately taken victim complaints, witness statements, 
thorough scene examinations and other investigative endeavours better enables the 
identification and location of unknown suspects. 
   
Approaching suspects 
Staff are to fully assess all available information to determine the best approach that fits 
the situation and circumstances. When planning this initial approach to a suspect, 
consider: 
•  the time of day  
•  the location and situation (alone or in a family or work situation)  
•  investigator's style, manner and approach  
•  the possible perceptions of the suspect and what they may interpret is occurring  
•  follow-up options (e.g. medicals, photographs, further victim involvement etc).  
 
Interviewing suspects 
Follow the Investigative interviewing suspect guide when interviewing suspects in child 
abuse investigations.  
 
Medical examination of suspects 
Consider the need for the suspect to undergo a medical examination.    
 
Police Medical Officers (ideally a specialist practitioner who has not examined the victim) 
undertake a forensic medical examination of suspects at the request of the O/C case or 
O/C suspects. They should use: 
•  medical examination kits, and/or  
•  a toxicology kit if the suspect is a known or suspected drug user.  
 
When making arrangements for the examination, ask the Police Medical Officer to: 
•  take appropriate samples such as buccal, blood, saliva, head hair, pubic and body 
hair, foreign hairs, and fingernail scrapings  
•  note any injuries such as scratches or bruises and how this may have originated  
•  give their opinion of the suspect's mental condition so that police obtain a further 
psychiatric opinion where necessary  
•  record any comments or explanations made by the suspect about the cause of injuries 
or other relevant comments made.  
 
Consider photographing injuries or other aspects. 
 
DNA samples 
If DNA trace evidence is held as a result of forensic evidence and the suspect declines to 
provide a voluntary DNA sample, a suspect compulsion order should be sought through 
the Court. (See the DNA sampling Police Manual chapter). 
As at 15/07/2020 
Page 27 of 39 

---

link to page 19 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Ongoing evidence assessment 
Ongoing appraisal of available information and evidence should be undertaken as part of 
usual practice. There may also need to be a formal assessment which could include 
seeking the opinion of Legal Section or the Crown Solicitor when determining resolution 
options for the investigation.  
 
Care and protection concerns arising during investigation 
The O/C case must advise Oranga Tamariki immediately if any further care and 
protection concerns arise during the criminal investigation. It may be necessary to 
amend the Oranga Tamariki /Police initial joint investigation plan to ensure the safety of 
the victim, siblings or other children who may be at risk of continuing offending. 
 
Community disclosure of offender's information 
In some situations, a form of community disclosure may be required, e.g. where 
information is received that a person previously known to Police has commenced 
volunteer work with children.  
 
See ‘Community disclosure of offender information’ in the Police Manual for: 
•  the circumstances in which police may proactively release information about an 
offender's identity to individuals and/or communities other than in response to 
requests under the Official Information Act 1982 
•  what information can be released and how 
•  the necessary authorisation that must be obtained prior to release.  
As at 15/07/2020 
Page 28 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Hospital admissions for non-accidental injuries or 
neglect 
 
Introduction 
Non-accidental injuries (NAI’s) and serious neglect investigations are not only a criminal 
investigation but also a multi-agency child protection investigation.  
 
The admission of a child to hospital does not automatically ensure their safety. Police, 
Oranga Tamariki and health professionals must work closely together from the time the 
abuse/neglect is first recognised to ensure the victim's safety and achieve the best 
investigative outcome. 
 
Non-accidental injuries and serious neglect investigations can be difficult to conduct 
because: 
•  offenders who inflict serious injuries to young children do not want to be seen as child 
abusers and admissions are therefore difficult to obtain 
•  non-offending parties are often bound by feelings of loyalty to perpetrators of violence 
against children 
•  there is often no evidence of planning or preparation to be obtained. In the majority 
of cases, violent acts are spontaneous 
•  most offenders do not actually intend to inflict the levels of harm suffered 
•  medical evidence can be imprecise, with injuries being difficult to time or date 
•  pre-existing medical conditions may exist, or other causes for injury and explanations 
be given, e.g. resuscitation or shaking to revive or as a response to choking or 
apnoea 
•  accident - no intent to harm, e.g. accidental falls 
•  time frames may expand to include other suspects. 
 
Medical case conferences 
When a child presents at the hospital, an initial clinical assessment will be undertaken by 
a health practitioner. If the treating health practitioner becomes concerned about 
possible abuse they will undertake a primary assessment of risk. The practitioner will 
consult internally with the District Health Board (DHB) child protection team. 
 
DHB immediate management plan 
The District Health Board is responsible for ensuring the safety of the child from the time 
of admission until the notification to Oranga Tamariki has been accepted.  This should 
never be longer than 24 hours. 
 
The attending clinician, in consultation with others, will establish a plan to address the 
child's immediate safety needs while the child is in DHB care. 
 
Multi agency safety plan  
As with all child abuse investigations, an important step is the joint investigation plan.  
When children are in hospital as a result of non accidental injuries and serious neglect, 
the joint investigation plan should include the convening of a medical case conference 
between Police, Oranga Tamariki and the DHB. 
 
The conference should ideally be held within 24 hours of a notification being received by 
Oranga Tamariki.  During the conference a multi-agency safety plan (MASP) should be 
agreed detailing: 
•  names and contact details of those involved  
As at 15/07/2020 
Page 29 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
•  names and roles of those who will be responsible for the child's care during their time 
in hospital and how safety issues will be addressed including:  
-  supervision of contact with family during the hospital stay and after discharge 
-  place of safety warrant or other legal measures which may be required 
•  what and how support will be provided to the child and family 
•  how the health needs of the child will be addressed 
•  roles and responsibilities of the family and other agencies 
•  expected length of stay and planning for discharge 
•  health and rehabilitation needs after discharge 
•  management of risk to siblings and other children living in the home 
•  how monitoring and review will occur 
•  engagement with ACC and their involvement in rehabilitation planning. 
 
The parties will maintain at least weekly contact to update each other about the child's 
progress while they are in hospital. When necessary, the multi agency safety plan must 
be reviewed. 
 
Reviewing multi agency safety plans 
Each agency must advise the others as soon as possible of:  
•  key events including clinical deterioration of the child 
•  episodes of violence or inappropriate behaviour by family 
•  changes in custody arrangements 
•  arrest or prosecution of an alleged offender 
•  acceptance of a claim by ACC  
•  plans for discharge. 
 
A meeting to review the plan can be initiated by any of the key staff. If possible, any 
visit by police to key DHB staff should be pre-arranged to ensure appropriate staff are 
available. 
 
Before the child’s discharge from hospital a meeting must be convened by a Oranga 
Tamariki social worker to review and update the multi agency safety plan. The updated 
plan must include: 
•  timing of discharge 
•  support required and available on discharge 
•  health and rehabilitation needs following discharge. 
 
Medical information available to investigators  
During the investigation, health practitioners should be able to provide information 
and/or a report to Police/ Oranga Tamariki covering aspects of the 
assessment/treatment of the child including: 
•  the child’s current condition and initial prognosis 
•  current treatment 
•  current medical opinion as to how and when the injuries occurred  
•  what radiographic imaging has taken place and what further imaging is to be carried 
out, e.g. CT scans, MRI scans, skeletal X-rays, bone scan 
•  whether an ophthalmologist examined the child and if retinal images have been taken 
•  what diagnostic tests have been carried out to rule out other causes of the injuries 
and their results 
•  what further tests are planned 
•  what samples have been obtained from the child e.g. pre-transfusion blood, urine 
•  details of medical and other staff coming into contact with the child 
•  if the hospital clinical photography department has obtained photographs of any 
apparent external injuries to the child 
•  the child's previous hospital admissions and any known medical history 
As at 15/07/2020 
Page 30 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
•  who is the child’s GP 
•  carers' initial response to the child becoming ill, any first aid given and how the child 
was brought to hospital 
•  any explanations offered by carers to paramedics or medical staff. 
 
Further information 
See the aide-memoir / additional guidance on the initial response for child/infant 
homicides and non-accidental injuries on Crime Group’s intranet page. 
 
As at 15/07/2020 
Page 31 of 39 

---

link to page 34 link to page 32 link to page 33 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Charging offenders and considering bail  
 
Determining appropriate charges  
When laying charges in child abuse investigations consider the most appropriate charges 
based on the admissible evidence available. Charging must always reflect the:           
•  seriousness of the offence  
•  essential nature of the offending  
•  admissible evidence.  
 
It is important that you do not minimise child abuse and that charging is aimed at 
making the offender accountable for their actions. Contact your supervisor, a legal 
advisor, or Crown Solicitor in your district if you need advice in any case about charging 
decisions.   
 
For more information see: 
•  Prosecution and other case resolutions in this chapter 
•  the Child protection - 'Mass allegation investigation' and 'Investigating online offences 
against children' chapters  
•  Charging decisions.  
 
Child abuse investigations where the suspect/offender is a young person 
For cases where the suspect or offender is a young person refer to the Youth Justice 
chapter. 
 
DNA sampling when intending to charge 
When intending to charge a suspect aged more than 14 years with a relevant offence, 
Police can request a DNA sample and detain the person for the period necessary to take 
the sample. Intention to charge DNA samples can then be matched against the unsolved 
crime scene database before prosecution case resolution (conviction or acquittal). 
 
Follow the DNA sampling procedures when taking 'intention to charge' DNA samples. 
 
Relevant offences 
Relevant offences are listed in part 1, 2 and 3 of the schedule to the Criminal 
Investigations (Bodily Samples ) Act 1995.  They include all sexual offences, serious 
assault, cruelty to a child, assault with a weapon, male assault female, sexual grooming 
and offences punishable by a term of 7 years imprisonment or more.  Assault on a child 
is not a relevant offence. 
 
Determine if the offence falls within s29 Victims' Rights Act 
When laying charges, you must determine if the offence comes within section 29 of the 
Victims' Rights Act 2002 as soon as practicable after coming into contact with a victim.  
If it does, the victim must be informed (using the POL1065) of their right to be on the 
victim notification register and to be notified about the bail, release, escape and death of 
an offender and accused.   
 
The offence must be: 
•  one of sexual violation or other serious assault  
•  one that resulted in serious injury to a person, the death of a person or a person 
being incapable, or  
•  one of another kind that has led to the victim having ongoing fears on reasonable 
grounds:  
-  for their physical safety or security, or  
As at 15/07/2020 
Page 32 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
  -  for the physical safety or security of one or more members of their immediate 
family. 
 
Note that victims may also include a parent or legal guardian of a child or young person 
unless that parent or guardian is charged with the commission of, or convicted or found 
guilty of, or pleads guilty to, the offence concerned.  
 
Bail for child abuse offending   
The same bail considerations apply to persons charged in relation to child abuse 
offending as for any person charged with an offence.  Note however, that you must 
have the authority of a supervisor of or above the position level of Sergeant before 
releasing a person charged with an offence against a child or young person on Police 
bail. 
 
See Deciding whether to grant or oppose bail in the ‘Bail’ chapter when deciding whether 
to grant Police bail and/or to oppose bail when the person appears in court (e.g. when 
there are concerns that the person may commit further offending or fail to appear). Also 
consider whether any of the restrictive Bail Act provisions apply. In all cases, the 
paramount consideration is the safety and protection of the victim.  
 
When granting Police bail, conditions must be set to reflect the victim's safety needs and 
those of potential victims. If Police do not oppose bail, or it is clear the court is likely to 
grant bail, seek appropriate bail conditions (e.g. non association with the victim or other 
children) to help safeguard the victim. (See Bail conditions in the ‘Bail’ chapter for more 
information).  
 
Victims views on bail 
If the charges laid fall within section 29 of the Victims' Rights Act 2002, Police must 
make all reasonable efforts to ensure the victim's views on the offender’s release on bail 
are ascertained and provided to the court.  
 
 
As at 15/07/2020 
Page 33 of 39 

---

link to page 18 Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Prosecution and other case resolutions 
 
Options for resolving child abuse investigations  
After a full investigation of the case, several options are available for case resolution 
including (depending on the circumstances of the case): 
•  prosecution  
•  issue of a Police formal warning for a minor assault  
•  diversion for minor offending (see Adult diversion scheme policy) 
•  restorative justice 
•  filing of the case due to insufficient evidence 
•  no further action. 
 
Deciding whether to prosecute 
Prosecution action is an important element in holding offenders accountable for their 
actions. However, the Solicitor-General's Prosecution Guidelines require that 
prosecutions are only brought where there is a reasonable prospect of conviction (the 
'evidential test') and where a prosecution is in the public interest. Refer also to the 
Charging decisions chapter. 
 
Where there is sufficient evidence to establish a prima facie case, prosecution is the 
preferred resolution for child abuse investigations unless the degree of force used is so 
inconsequential that the intervention of the criminal law is not in the public interest. 
 
Where criminal investigations are being conducted alongside joint investigations under 
the Child Protection Protocol Joint Operating Procedures, it may be appropriate to consult 
with Oranga Tamariki before laying charges in minor cases. 
 
The decision to commence prosecution action is ultimately one for Police. Where there is 
sufficient evidence to commence prosecution, any decision not to do so must be made 
after consultation with a supervisor. 
 
Related information if case involves family violence 
Refer to Prosecuting family violence for more information about prosecuting family 
violence cases. 
 
Matters to consider during prosecutions 
Follow standard file preparation and prosecution procedures for:  
•  preparation of documents, depositions and testimony 
•  criminal disclosure – (see the Criminal disclosure chapter)  
•  preparation of appropriately handled, packaged and presented exhibits  
•  preparation, handling and presentation of video evidence and testimony. 
 
Disclosure of video records and transcripts 
It is the court's expectation that a child victim’s evidence will normally be given by way 
of video record, unless exceptional circumstances apply (see the Specialist Child Witness 
Interview Guide).  
 
Section 106 Evidence Act 2006 and regulation 30 Evidence Regulations 2007 require 
defence counsel to be given a copy of any video record being offered as an alternative 
way of giving evidence, before the hearing of the matter, unless a judge directs 
otherwise.  For more information on the disclosure of video recorded interviews see 
‘Disclosure of video interviews, transcripts and TASER data’ in the Criminal disclosure 
chapter.  
 
As at 15/07/2020 
Page 34 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
Preparing witness before court appearance 
The prospect of having to give evidence in court is a daunting prospect for most people, 
particularly children. The child should if possible, meet the prosecutor or Crown Solicitor 
before the trial, be shown the courtroom, and given appropriate resource material to 
assist with preparing for court. Resource material is available through the Court Victim 
Advisor at your local district court.  
 
See ‘Looking after witnesses’ in the Criminal procedure - Trial stage chapter for advice 
on briefing witnesses.  
 
Privacy of victims in court 
See the Criminal procedure - Administration stage chapter for information on: 
•  when names, evidence and submissions are automatically suppressed or may be 
suppressed on an application 
•  clearing courts.  
 
Support of witnesses in court 
Section 79 of the Evidence Act 2006 provides that a complainant or witness, while giving 
evidence in court, may have a person with or near them to give support. The support 
person’s name must be disclosed to all parties as soon as practicable. See the Criminal 
procedure - Trial stage chapter for information on supporting witnesses in court.   
 
Preparing victim impact statements 
See ‘Victim impact statements’ in the Victims (Police service to victims) chapter.   
As at 15/07/2020 
Page 35 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Responsibilities for victims 
 
Victims may include parents and guardians 
A victim is a child or young person: 
•  against whom an offence is committed by another person, or 
•  who through or by means of an offence committed by another person, suffers physical 
injury, or loss of, or damage to, property.  
 
Victims may also include a parent or legal guardian of a child or young person who falls 
within the above criteria unless that parent or guardian is charged with the commission 
of, or convicted, or found guilty of, or pleads guilty to, the offence concerned.  
(s4 Victims Rights Act 2002)  
 
Rights of victims 
See the Victims (Police service to victims) chapter for information about: 
•  responding to incidents involving victims 
•  treatment and rights of victims generally 
•  notification rights for victims of serious offences including the right to be registered in 
the victim notification system 
•  obtaining and submitting victim impact statements. 
 
Support after sexual violence 
Up to $500 is available to help with emergency costs incurred immediately after a sexual 
violence crime, e.g. replacing clothing, emergency accommodation and repairing or 
replacing damaged property. Funding is also available for victims/survivors and an 
unpaid support person to attend the trial. Grants can be applied for where any child has 
been the subject of a sexual crime that occurred on or after 1st January 2010, whether 
or not the matter proceeds to a prosecution, so long as the matter has been reported to 
Police. These grants are not means tested. Further information is available from Victim 
Support or on their website: www.victimsupport.org.nz 
 
 
 
 
As at 15/07/2020 
Page 36 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Final actions and case closure  
 
Information to be provided to victim 
Following prosecution, ensure the victim is advised of the result as soon as possible. 
 
Also ensure that victims of serious offences (defined by s29 Victims' Rights Act 2002) 
have been advised of their rights (using POL 1065 in Police Forms) to be registered on 
the Victim Notification Register and to be advised of bail conditions, and release dates 
post conviction. See ‘Notification rights for victims of serious offences’ in the Victims 
(Police service to victims) chapter for more information.  
 
Oranga Tamariki notification 
If the investigation has been completed as a joint investigation under the CPP, Oranga 
Tamariki must be advised of the outcome of the prosecution in writing and it must be 
tabled at the monthly CPP meeting. 
 
Sex offender/suspect notification 
A "Sex Offender/Suspect Notification (*SOR)" (found in the e-mail 'Notifications' section 
of the Bulletin Board) must be completed and submitted to the Modus Operandi section 
at PNHQ for all investigations of sexual offences once suspects or offenders are 
identified.   
 
Return of exhibits 
After the prosecution, the O/C case must: 
•  retrieve the exhibits from the court as soon as practicable after any appeal period, 
and  
•  return property taken from victims as evidence, as soon as practicable after it is no 
longer required for that purpose.  
(s51 Victims Rights Act 2002) 
 
However, sensitivity in the return or disposal of exhibits can be very important to 
victims. Items of clothing may be damaged during trace evidence examination (e.g. for 
forensic analysis, segments might be cut from the crutch area of trousers) and this 
should be discussed with the victim or their parent or guardian before returning. Also 
consider having clothing or bedding cleaned or appropriately dealt with before returning. 
Where possible avoid returning items in labelled Police exhibit bags- there are boxes and 
bags available through the Police procurement system. 
 
Return and retention of video records 
Once the court process is concluded, defence counsel must return their copy of the video 
record to Police. The O/C case must ensure the lawyer’s copy is held by Police before the 
matter is filed. (See regulation 31(2) and (3) of the Evidence Regulations 2007) 
 
Destruction of master copies, working copies and other of video records 
Subpart 4 of the Evidence Regulations 2007 list obligations relating to the destruction of 
video records. Once master copies of video records are presented in court as an exhibit 
they must be retained by the court and then destroyed 10 years after the date on which 
the criminal proceeding is finally determined or discontinued.  
 
All other tapes should be destroyed 7 years after the date on which the master copy was 
made.  
As at 15/07/2020 
Page 37 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
File completion 
Once Police resolution action is concluded, the Police file must be completed and filed as 
soon as practicable. 
 
The O/C case must ensure all case management processes are correctly recorded and 
exhibits have been appropriately disposed of. 
 
Child protection files must only be filed by level 4 child protection trained supervisors 
who have authority from their District Crime Manager to do so. In most cases this 
designated person will be the District Child Protection Coordinator, who is deemed as 
having the required clear understanding of the nature and intricacies of this crime-type.    
 
As at 15/07/2020 
Page 38 of 39 

---

Child protection investigation policy and 
procedures,  
Continued... 
 
 
Health and safety duties 
Maximising safety and minimising risk 
Maximising safety and eliminating or minimising risk at work is the responsibility of all 
Police employees and persons engaged by Police to provide a service including 
contractors and their employees, trainees, interns and volunteers. It is delivered through 
meeting the obligations under the Health and Safety at Work Act 2015 and Police safety 
policies. 
 
A key enabler is the application of the TENR-Operational threat assessment in the 
workplace. 
 
The expectation of the Commissioner and the Act is that persons in the workplace will 
take reasonable care to ensure that their acts or omissions do not adversely affect the 
health and safety of other persons, comply as far as they are reasonably able to with any 
reasonable instruction that is given in order to comply with the Health and Safety at 
Work Act 2015 or regulations under that Act. They will co-operate with any reasonable 
policy or procedure relating to health or safety at the workplace that has been notified to 
them and take immediate action to stop any perceived or potential breach of the act or if 
impractical, immediately report the matter to a supervisor. 
 
Health and safety should be an everyday conversation. 
 
Relevant Police instructions include: 
•  Hazard management 
•  Health and safety 
•  Wellness and safety 
•  these ‘Child protection investigation policy and procedures’ in relation to the safe 
response to and investigation of reports to Police about child safety concerns.  
 
As at 15/07/2020 
Page 39 of 39 

---

link to page 41 link to page 41 link to page 41 link to page 42 link to page 42 link to page 43 link to page 44 link to page 45 link to page 46 link to page 48 link to page 48 link to page 48 link to page 49 link to page 50 link to page 50 link to page 50 link to page 51 link to page 51 link to page 51 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 53 link to page 53 link to page 55 link to page 55 link to page 55 link to page 56 link to page 56 link to page 56 link to page 57 link to page 57 link to page 57 link to page 58  
Child Protection Policy (overarching 
policy) 
 
Table of contents 
This chapter contains these topics:  
Summary 
  Background 
  Purpose of this Police Child Protection Policy 
  Who does this Child Protection Policy apply to? 
  Related child protection policies 
  Other related / relevant policies 
  Review requirements for this overarching Child Protection Policy 
Policy principles 
Definitions 
Identifying and responding to abuse and neglect 
  Responding to and investigating reports of child safety concerns 
  Assessment of child safety at family violence and other incidents 
  Future referral options - Children’s Teams, ‘The Hub’, and ViKI 
Safety checking of Police children’s workers 
  Who in Police are children’s workers? 
  Who is a core or non-core children’s worker? 
  What does a safety check involve? 
-  New children’s workers 
-  Existing children’s workers 
-  Renewal of safety worker checks 
-  Police vet 
-  Clean Slate Act 
  When do Police employees have to complete a safety check? 
  How is operational flexibility is maintained with different safety checks? 
  What is a workforce restriction and how does this impact on a core children’s worker? 
Other agency’ safety checking and policy requirements 
  Agencies contracted by Police 
  Police volunteers and observers 
Allegations or concerns about Police employees 
  High standards of behaviour are expected 
  Investigation of concerns about employees 
Information sharing and confidentiality 
  Information sharing 
  Confidentiality 
Appendix - Child protection investigation policy and procedures 
 
Page 1 of 59 

---

link to page 41 link to page 41 link to page 42 link to page 42 link to page 43 link to page 44 link to page 45 link to page 48 link to page 50 link to page 56 Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
 
Summary 
This section contains these topics: 
  Background 
  Purpose of this Police Child Protection Policy 
  Who does this Child Protection Policy apply to? 
  Related child protection policies 
  Other related / relevant policies 
  Review requirements for this overarching Child Protection Policy 
 
Background  
The New Zealand government recognises that there are important social and economic 
imperatives to improve the life outcomes of children and young people in New Zealand.  
Approximately 9,000 children a year are born at risk in New Zealand and we have the 
fifth worst child abuse and neglect rating of the 31 OECD countries.    
 
New Zealand Police (Police) will work collaboratively with other agencies to ensure the 
best outcomes for children and young people in New Zealand. 
 
The Children's Act 2014 (CA or the ‘Act’ and the associated agency Children’s Action Plan 
aims to improve the life outcomes of vulnerable children in our society. The Act tasks 
children’s agencies, of which Police is one, with being responsive to and accountable for 
Government priorities with respect to children. This includes protecting vulnerable 
children from abuse and neglect and identifying and helping vulnerable children before 
the greatest harm happens. 
 
The Act also places significant focus on the workforce that works with children. It aims to 
ensure that the children’s workforce is safe to work with children, is competent for the 
work they undertake, and is aware of how child abuse and neglect presents and what to 
do when they recognise it.  
 
New initiatives introduced include guidelines on safer recruitment, new safety checking 
requirements for people working with children, new core competencies for the children’s 
workforce and a requirement that all children’s agencies have a child protection policy.  
 
These obligations and the new government initiatives associated with them are focused 
on protecting vulnerable children, and in particular protecting them from neglect and 
abuse. These new obligations apply to Police.   
 
More information 
For more information about the Children’s Act, the Children’s Action Plan and other 
associated initiatives, click here.  
 
Purpose of this Police Child Protection Policy 
This Police Child Protection Policy outlines the various policies that together comprise the 
Police ‘Child Protection Policy’. It also provides an overview of the Police obligations 
under the Children's Act 2014 and outlines: 
  the key principles that must be applied when making and acting on decisions 
concerning child protection  
  how Police identify and respond to child abuse and neglect, whether in response to 
reports of concern to police or when police otherwise become aware of safety 
concerns in the course of their duties  
  the expectations of police working with children and how Police will respond to 
allegations or concerns about staff 
 
Page 2 of 59 

---

link to page 50 link to page 55 Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
  Police responsibilities in relation to the safety checking of its children’s workers, and 
those of the agencies and NGOs that it works with.   
 
Who does this Child Protection Policy apply to? 
The Police Child Protection Policy applies to any Police employee who comes into contact 
with children or young people as part of their Police role.   
 
Related child protection policies  
This Child Protection Policy is an overarching document and cannot be read in 
isolation from other related Police child protection policies and operating 
procedures, published for employees as chapters in the Police Manual.   
 
Child protection investigation policy and procedures 
This chapter details: 
  policy and principles guiding Police response to child safety concerns  
-  including child abuse, neglect, and abuse arising from children being present in 
unsafe environments 
-  excluding child safety concerns arising from missing persons, truants, or child and 
youth offenders. (See Missing persons and Youth justice chapters outlined below)   
  procedures for responding to and investigating reports to Police about child safety 
concerns, including: 
-  initial actions and safety assessments 
-  consultation and joint investigation planning with Ministry for Children (Oranga 
Tamariki) 
-  making referrals to Oranga Tamariki  
-  interviewing victims, witnesses and suspects 
-  medical forensic examinations 
-  evidence gathering and assessment 
-  hospital admissions for non-accidental injuries or neglect 
-  charging offenders and considering bail 
-  prosecution and other case resolutions 
-  responsibilities for victims 
-  final actions and case closure. 
   
The Police Child protection investigation policy and procedures also outlines 
requirements under the joint Child Protection Protocol agreed between Oranga Tamariki 
and Police which: 
  defines the roles of each organisation and sets out the process for working together 
when responding to situations of child abuse  
  ensures timely, coordinated and effective action by Oranga Tamariki and Police  
  sets out the process for working collaboratively at a local level, and as a formally 
agreed national level document, applies to all Oranga Tamariki and Police employees. 
 
Child protection – Investigating online offences against children 
This chapter outlines procedures for investigating and/ or responding to online offences 
against children including indecent communication with a young person under the age of 
16, online grooming, and complaints about sextortion and sexting.   
 
Child protection - Mass allegation investigation  
This chapter outlines procedures for: 
  mass allegation investigations relating to the serious abuse of four or more children 
by the same offender or connected group of offenders   
  managing allegations of abuse involving an adult working in or associated with an 
education setting  
 
 
Page 3 of 59 

---

link to page 42 link to page 55 link to page 55 Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
Child protection – Specialist accreditation, case management and assurance 
This chapter details: 
  the specialist child protection tiered training and accreditation process within Police     
  guidelines for case management and maximum case assignment to Child Protection 
Investigators of cases meeting the Child Protection Protocol: Joint Operating 
Procedures 
  requirements for compliance monitoring of child protection investigations using the 
Quality Assurance and Improvement Framework  
  matters to consider as part of the ongoing case process and case closure, that may 
lead to child protection-related prevention or education opportunities  
  the roles and responsibilities of employees involved in child protection work within 
Police.   
 
Joint Standard Operating Procedures for Children and Young Persons in 
Clandestine Laboratories  
These are the agreed operating procedures between Oranga Tamariki and Police: 
  relating to any child or young person at risk from exposure to the illicit drug 
manufacturing process or an environment where volatile, toxic, or flammable 
chemicals have been used or stored for the purpose of manufacturing illicit drugs 
  setting out safe work practices and investigation techniques for both agencies. 
 
Other related / relevant policies 
These other Police Manual chapters are also relevant to the Police child protection 
policies above:  
 
Family violence policy and procedures 
This chapter: 
  details policy and procedures for responding to and investigating family violence 
occurrences, including those where serious offending is present 
  details requirements for collecting and assessing child risk information for children 
present at or normally residing at the place where the incident occurred, and for 
making reports of concern to Oranga Tamariki or for evaluation through the Family 
Violence Interagency Referral (FVIARs) process.     
 
Missing persons 
This chapter details procedures for investigating reports of missing children, including 
those missing from Oranga Tamariki care. 
 
Youth justice  
This chapter outlines youth justice procedures including referrals to Oranga Tamariki for 
family group conferences which may be for the purpose of care and protection. It also 
includes guidance for responding to truancy, and other child welfare issues such as 
drunk or intoxicated children and young persons.  
 
Parental control (section 59 Crimes Act) 
This chapter provides guidance on the application of section 59 of the Crimes Act 1961 
which prescribes the circumstances in which a parent may be justified in using force 
against a child.  
   
Adult sexual assault investigation (ASAI) policy and procedures  
Applies to all cases where the victim of the alleged offending (male or female) is 18 
years of age or older at the time of making the complaint. 
 
Police volunteers  
Detailed requirements for the management of and vetting of persons acting as Police 
volunteers.  
 
Page 4 of 59 

---

Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
 
Police response to bullying of children and young people 
Outlines how Police respond to reports of bullying of children and young people. 
 
Review requirements for this overarching Child Protection Policy  
This overarching ‘Child Protection Policy’ must be reviewed every two years or earlier as 
required to ensure it is kept up to date with changes that may have been made to 
related policies and procedures.  
  
 
Page 5 of 59 

---

Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
 
Policy principles 
These principles must be applied when making and acting on decisions concerning child 
protection.   
Description  
Principle 
The rights, welfare and safety of children are our first and paramount 
consideration.  
Rights of the child  
Every child has the right to: 
  a safe and nurturing environment 
  live in families free from violence 
  protection from all forms of physical, sexual, emotional or 
psychological abuse and neglect while in the care of 
parent(s), legal guardian(s) or any other person who has 
their care. 
Prevention first 
  Police are focused on prevention first and are committed 
to identifying and helping vulnerable children before harm 
happens. 
  Police recognise the importance of early intervention and 
the principle of applying the least intrusive intervention 
necessary in a timely way to protect vulnerable children. 
Working collaboratively 
  Police are committed to working with partner agencies and 
organisations to prevent and reduce child abuse and 
neglect 
  We will share information with relevant partner agencies 
in a timely way and discuss concerns about an individual 
child. 
  We will support our partner agencies and community 
organisations to ensure child protection policies are 
consistent and of high quality and comply with relevant 
statutory responsibilities.  
Our employees 
  All operational employees are expected to consider as a 
matter of course the wellbeing of every child encountered 
in the course of their duties and act to protect children 
when they have concerns — this is not just the 
responsibility of our specialist employees.   
  We will ensure our operational employees know their 
statutory responsibilities to children regardless of the work 
they are deployed to do. 
  Police will provide appropriate support for, and supervision 
of, employees affected by child abuse or neglect.  
Our values 
  The Police values of professionalism, respect, integrity, 
commitment to Maori and the treaty, empathy, and 
valuing diversity will be applied to all our child protection 
work.   
 
 
Page 6 of 59 

---

link to page 42 link to page 42 Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
 
Definitions   
These definitions apply in this ‘Child Protection Policy’ and other related child protection 
policies.  
Term  
Meaning  
Child 
Any child or young person aged under 18 years, and who is not 
married or in a civil union.   
Child abuse  
Child abuse is defined in the Children, Young Persons and their 
Families Act 1989 as the harming (whether physically, emotionally, 
or sexually), ill-treatment, abuse, neglect, or deprivation of any 
child or young person. 
 
The following should be treated as child abuse: 
  physical, sexual, emotional or psychological abuse 
  neglect 
  presence in unsafe environments (e.g. locations for drug 
manufacturing or supply) 
  cyber crime exploiting children 
  child trafficking. 
Child protection   Activities carried out to ensure that children are safe in cases where 
there is suspected abuse or neglect or the risk of abuse or neglect. 
Child Protection  Joint operating procedures agreed between Police and Oranga 
Protocol (CPP) 
Tamariki to clearly define the roles of each organisation and set out 
the process for working together when responding to situations of 
child abuse. 
 
The requirements of this protocol are reflected in the ‘Child 
protection investigation policy and procedures’ Police Manual 
chapter.  
Neglect  
Neglect within the CPP context is when a person intentionally ill-
treats or neglects a child or causes or permits the child to be ill-
treated in a manner likely to cause the child actual bodily harm, 
injury to health or any mental disorder or disability.  The ill-
treatment or neglect must be serious, and avoidable.  
 
For example:  
  not providing adequate food, shelter or clothing  
  not protecting a child from physical harm or danger  
  not accessing appropriate medical treatment or care 
  allowing a child to be exposed to the illicit drug manufacturing 
process  
  allowing a child to be exposed to an environment where volatile, 
toxic, or flammable chemicals have been used or stored.  
Police volunteer   Police volunteers are unpaid members of the community who are 
recruited and trained for specific activities supporting the Police and 
community. Volunteers work under the direction of a constable or 
other Police employee at or from Police premises. 
Priority child 
Child risk information is collected on the Child Risk Factor (CRF) 
risk factors 
Form at all family violence incidents attended by police where 
children are present or normally reside. Of the 20 child risk factors 
on the CRF form, these three are identified as ‘priority risk factors’: 
  previous or current evidence of child abuse and / or neglect 
  basic needs of children not being appropriately addressed (e.g. 
lack of food, nappies, heating, cleanliness) 
  breach of protection order or family court order or PSO. 
 
Page 7 of 59 

---

Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
Physical abuse    The actions of an offender that result in or could potentially result in 
physical harm or injury being inflicted on a child. This can also be 
known as a non-accidental injury (NAI).  
 
See ‘Determining seriousness of physical abuse’ in the ‘Child 
protection investigation policy and procedures’ chapter for detailed 
guidance on how to determine whether physical abuse of a child is 
“serious” physical abuse.  
Sexual abuse 
An act involving circumstances of indecency with, or sexual violation 
of a child or using a child in the making of sexual imaging. 
Vulnerable 
Vulnerable children means children of the kind or kinds (that may 
children 
be or, as the case requires, have been and are currently) identified 
as vulnerable in the setting of Government priorities under section 7 
of the Children’s Act 2014. 
 
While this definition remains undetermined, an interim definition 
from the White Paper is: 
 “Children who are at significant risk of harm to their wellbeing now 
and into the future as a consequence of the environment in which 
they are being raised and, in some cases, due to their own complex 
needs. Environmental factors that influence child vulnerability 
include not having their basic emotional, physical, social, 
developmental and/or cultural needs met at home or in their wider 
community.” 
 
 
 
 
Page 8 of 59 

---

link to page 48 link to page 48 link to page 49 link to page 46 link to page 46 link to page 47 link to page 47 link to page 42 link to page 46 link to page 46 link to page 49 link to page 49 Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
 
Identifying and responding to abuse and neglect 
This section contains these topics: 
  Responding to and investigating reports of child safety concerns 
  Assessment of child safety at family violence and other incidents 
  Future referral options - Children’s Teams, ‘The Hub’, and ViKI 
 
Responding to and investigating reports of child safety concerns  
The ‘Child protection investigation policy and procedures’ Police Manual chapter details: 
  key definitions of child abuse, neglect, physical abuse, and sexual abuse 
  how to determine seriousness of physical abuse  
  procedures for responding to child abuse and neglect and investigating reports to 
Police of child safety concerns, or when police otherwise become aware of safety 
concerns in the course of their duties 
  referral procedures to Oranga Tamariki in the case of identified or suspected cases of 
serious child abuse for consultation and joint investigation planning as per the joint 
Child Protection Protocol.   
(See a more detailed summary of the Police ‘Child protection investigation policy and 
procedures’ in Related child protection policies). 
 
The Child Protection Protocol sets out the way that Oranga Tamariki and Police will work 
alongside each other in situations of serious child abuse. It is focused on clarifying the 
roles and responsibilities of each organisation, and the process to be followed, to ensure 
a prompt and effective response to cases of serious child abuse. 
 
Cases of serious child abuse are primarily dealt with by specialist staff within Police. 
However, all employees must be aware of child safety concerns and in every case act to 
ensure a child’s immediate safety.  
 
Assessment of child safety at family violence and other incidents 
Police must collect and assess child risk information at all family violence incidents 
attended when children are present or normally reside there. This child risk information 
is used to give an indication of the potential harm or lethality for children living where 
family violence is occurring.   
 
If a child is assessed as being at risk of immediate serious harm, or serious child abuse 
is identified or suspected, the Child Protection Protocol (CPP) applies and the procedures 
outlined in the Child protection investigation policy and procedures chapter for referrals 
to Oranga Tamariki, using the POL 350 must be followed. See ‘Making referrals to 
Oranga Tamariki’ in the chapter).     
 
If the Child Protection Protocol (CPP) does not apply but one or more of the priority child 
risk factors listed on the Child Risk Factor Form (POL 1313 – part of the family violence 
formset) is identified, a report of concern is made to Oranga Tamariki using a POL 351 
with a supervisor’s approval. In these situations, child risk information and other 
information related to the family violence incident should also be evaluated by Area 
Family Violence Coordinators for sharing with other agencies in the FVIARS process 
(Family Violence Inter - Agency Response). (See also Future referral options - Children’s 
Teams, ‘The Hub’, and ViKI below).   
 
A referral to Oranga Tamariki may also be made with a supervisor’s approval using a 
POL 351 in any situation (family violence–related or other) when there are no priority 
child risk factors present but the circumstances indicate potential risk to children.   
 
More information 
 
Page 9 of 59 

---

Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
For more detail about how to report child safety concerns when the Child Protection 
Protocol (CPP) does not apply, and with what urgency, see ‘Child risk information and 
Reports of Concern (ROC) to CYF’ in the ‘Family violence policy and procedures’.  
 
Future referral options - Children’s Teams, ‘The Hub’, and ViKI  
A number of initiatives targeting vulnerable children that do not currently meet the 
threshold for direct Police and Oranga Tamariki interventions or access to services are 
under development. These are outlined below.    
 
Children’s Teams 
In response to the identified risk issues that surround some children in New Zealand, the 
government has undertaken to roll out Children’s Teams throughout the country in order 
to target vulnerable children. 
 
Ten Children’s Teams will be operational throughout the country by June 2016.  These 
teams generally align with the District Health Board borders and not necessarily with 
Police District boundaries.   
Police District  
Children’s Teams (DHB area) 
Northland 
Whangarei 
Counties Manukau 
Clendon/Manurewa/Papakura 
Waikato 
Hamilton 
Bay of Plenty 
Rotorua, Eastern Bay of Plenty 
Eastern 
Tairawhiti 
Central 
Whanganui, Horowhenua 
Tasman 
Marlborough 
Canterbury 
Christchurch 
 
Following the roll-out of the initial Ten Children’s Teams, a further 2 teams per year until 
2020 are anticipated. Decisions on locations for new Children’s Teams are yet to be 
made. 
 
The ‘Hub’ 
‘The Hub’ is a contact centre being designed to support the Children’s Teams — it will 
also act as a triage point for referrals made to it in regard to vulnerable children. It is 
being created as a ‘proof of concept’ and will only support the Hamilton Children’s Team 
initially. Following a trial period and evaluation, a decision will be made whether it is 
expanded to support the other Children’s Teams. 
 
Vulnerable Kids Information System (ViKI) 
A separate IT system is being created to support ‘The Hub’ and the Children’s Teams.  
The system, called the Vulnerable Kids Information System (ViKI), will also be rolled out 
only to the Hamilton Children’s Team until it is proven.    
 
The Children’s Teams, HUB and ViKI are designed to operate for vulnerable children (as 
defined by the Act) below levels requiring statutory intervention by Police and CYF.  It is 
anticipated that when the intervention concepts have been proven, Police referral 
processes outlined in the ‘Child protection investigation policy and procedures’ and 
‘Family violence policy and procedures’ may be amended to distinguish between 
vulnerable children and those that require Oranga Tamariki to act. Until then, our current 
procedures will remain.  
 
 
 
Page 10 of 59 

---

link to page 50 link to page 50 link to page 51 link to page 51 link to page 51 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 53 link to page 53 link to page 50 link to page 50 link to page 50 link to page 51 link to page 51 Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
 
Safety checking of Police children’s workers 
This section contains these topics: 
  Who in Police are children’s workers? 
  Who is a core or non-core children’s worker? 
  What does a safety check involve? 
-  New children’s workers 
-  Existing children’s workers 
-  Renewal of safety worker checks 
-  Police vet 
-  Clean Slate Act 
  When do Police employees have to complete a safety check? 
  How is operational flexibility is maintained with different safety checks? 
  What is a workforce restriction and how does this impact on a core children’s worker? 
 
Part 3 of the Children’s Act requires people employed or engaged in work that involves 
regular or overnight contact with children (children’s workers) to be safety checked. 
Many Police employees (constabulary and non-constabulary) are children's workers.  
Safety checking commenced for new core workers alongside other state sector 
employees from 1 July 2015 and will commence for new non-core workers from 1 July 
2016. Existing core workers must be safety checked by 1 July 2018 and existing non-
core workers must be safety checked by 1 July 2019.     
 
The type of safety check required depends on whether the person is a core or non-core 
children’s worker, and if it is their first check under the VCA or a renewal.  
 
Who in Police are children’s workers? 
Police are children’s workers if their work may or does involve contact with a child or 
children, without the child’s parent or guardian being present.  
That contact is any of the following kinds: 
… and that contact is: 
  physical contact 
  overnight, or 
  oral communication, whether by person or 
  at least once each week, or 
telephone 
  on at least four days each month. 
  communication through any electronic 
medium, including by way of writing or 
visual images 
 
Police who are children’s workers, require a safety check. 
 
Who is a core or non-core children’s worker?  
If as a children’s worker, a Police employee is present with a child or children without a 
parent or guardian present: 
They are a ‘core’ children’s worker if 
They are a ‘non-core’ children’s 
they: 
worker if they: 
  are the only person present, or  
  are not the only person present, or  
  are the children’s worker who has 
  are not the children’s worker who has 
primary responsibility for, or authority 
primary responsibility for, or authority 
over the child or children. 
over the child or children. 
 
 
A core children’s worker safety check is 
A non-core children’s worker safety check 
required.   
is required.   
 
 
Examples of roles who are core children’s  An example of a role that is a non-core 
workers are Custody Officers, Youth Aid 
children’s worker is a Prosecutor. 
constables, SOCO, and Detectives.   
 
Page 11 of 59 

---

link to page 51 link to page 51 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 52 Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
 
See the Are you a Children’s Worker flowchart on the Police Intranet as a summary of 
the above.  
 
The core children’s worker definition will be applied widely within Police so all operational 
Police employees who may be called upon in emergency situations are appropriately 
safety checked to avoid breaching the requirements of the Act. Therefore operational 
supervisory roles not usually having regular contact with children – such as a 
Neighbourhood Policing Team Coordinator or an Area Manager: Response – will be 
designated as core children’s workers. Non-operational positions designated as children's 
workers will be identified in relevant position descriptions and appropriate checks 
undertaken. 
 
What does a safety check involve?  
There are four components to a safety check under the Act. These safety checks apply to 
all children’s workers. Employers must use all the information gathered in a safety 
check to assess any risk that may be posed to the safety of children if the person is 
appointed or engaged as a children’s worker. 
 
The components to be completed depend on whether the person is a new children's 
worker or an existing children's worker as at 1 July 2015, and then for renewals once the 
first safety check is done under the Act.  
 
New children’s workers 
These are the safety check components for new children’s workers. 
 
Safety check 
Details 
component 
1 
Interview 
Questions asked of an applicant during an interview to 
assess any risks that may be posed to the safety of 
children 
2 
Referee check 
At least one referee contacted and asked about an 
applicant to assess any risks that may be posed to the 
safety of children 
3 
ID verification 
An original primary document (e.g. passport or a full 
birth certificate) plus a secondary document (e.g. a 
driver’s licence), one which has a photo, verified in 
person by a Police employee and recorded to confirm 
identity 
4 
Police vet - Non-core 
A standard Police vet (subject to the clean slate 
scheme) 
Police vet - Core 
A standard Police vet (subject to the clean slate scheme 
 
but including disclosure of any convictions for CA 
specified offences (Schedule 2 of the CA)  
 
Existing children’s workers  
These are the components of the first safety check of a person who was an existing 
children’s worker on 1 July 2015. 
 
Safety check  
Details 
component 
1 
ID verification 
An original primary document (e.g. passport or a full 
birth certificate) plus a secondary document (e.g. a 
driver’s licence), one which has a photo, verified in 
person by a Police employee and recorded to confirm 
identity 
2 
Police vet - Non-core 
A standard Police vet (subject to the clean slate 
 
Page 12 of 59 

---

link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 51 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 52 link to page 51 link to page 51 link to page 52 link to page 50 Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
scheme) 
Police vet - Core 
A standard Police vet (subject to the clean slate scheme 
but including disclosure of any convictions for CA 
specified offences (Schedule 2 of the CA) 
 
Renewal of safety worker checks 
Safety checks must be renewed every 3 years. These are the components of safety 
checks done for renewal.   
 
Safety check  
Details 
component 
1 
ID verification 
Only required if the person has changed their name 
since their last safety check (identity check details as 
for existing workers above). 
2 
Police vet - Non-core 
A standard Police vet (subject to the clean slate 
scheme) 
Police vet - Core 
A standard Police vet (subject to the clean slate scheme 
but including disclosure of any convictions for CA 
specified offences (Schedule 2 of the CA) 
 
Police vet 
A standard Police vet comprises conviction history (which will highlight, if any, CA 
specified offence convictions) and may include other information considered relevant 
relating to convictions, active charges and warrants to arrest, charge history (where 
charges may have been withdrawn, discharged, dismissed, the individual acquitted, or 
otherwise disposed of), any interaction with Police in any context (including family 
violence) whether or not charges result, and any information received or obtained by 
Police for any purpose. Internal Police employee records may also be checked for 
relevant information. 
 
Clean Slate Act 
The Criminal Records (Clean Slate) Act 2004 will be applied to a Police vet, subject to 
section 31(3) of the Children’s Act 2014 which requires any conviction for an offence 
specified in the VCA to be disclosed for core children’s worker roles. This means that for 
any employee or applicant who is an eligible individual under the clean slate scheme and 
is: 
  a recruit, rejoin or a new employee (whether as a children’s worker or not), then any 
conviction history will be revealed (because a Police applicant for employment is an 
exception to clean slate scheme - see s19(3)(d)(iii) Criminal Records (Clean Slate) Act 
2004); or 
  an existing Police employee, then only convictions for CA specified offences will be 
revealed. 
 
When do Police employees have to complete a safety check?  
This table focuses on the implementation of safety checks in Police. The components to 
be completed depend on why and when the safety check is undertaken (see What does a 
safety check involve?). Once an initial safety check is completed, the Act requires safety 
checks to be renewed every three years. 
When a safety check is 
Components of a safety check 
required 
Interview 
Referee 
ID 
Police vet  
(After 1 July 2015) 
check  
confirmed  Non-
Core 
core  
A recruit or rejoin 
o 
o 
o 
 
o 
Employee new to Police 
o 
o 
o 
 
o 
appointed to a core worker 
position 
 
Page 13 of 59 

---

link to page 50 link to page 50 link to page 50 link to page 50 link to page 50 link to page 50 link to page 50 link to page 50 Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
Employee new to Police 
o 
o 
o 
o 
 
appointed to a non-core 
worker position  
From 1 July 2016 
An existing Police employee 
 
 
o 
 
o 
in a core worker position  
By 30 June 2018 
An existing Police employee 
 
 
o 
o 
 
in a non-core worker 
position  
By 30 June 2019 
Ongoing three-yearly check 
 
 
 
o 
 
for Police employee in a 
non-core worker position  
3 years from last check 
Ongoing three-yearly check 
 
 
 
 
o 
for Police employee in a 
core worker position   
3 years from last check 
An existing Police employee  
o 
o 
o 
o 
 
who is not a children’s 
worker as at 30 June 2015, 
who is subsequently 
appointed to non-core 
worker position  
An existing Police employee  
o 
o 
o 
 
o 
who is not a children’s 
worker as at 30 June 2015 
who is subsequently 
appointed to core worker 
position  
An existing Police employee 
o 
o 
o 
 
o 
in a non-core worker 
position  as at 30 June 
2015, subsequently 
appointed to core worker 
position 
 
How is operational flexibility is maintained with different safety checks?  
The Act imposes a penalty if someone is performing in a children’s worker’ role without 
the appropriate safety check. The penalty doesn’t apply if they are working in an 
emergency situation; however this applies only for a maximum of five days and only in 
an emergency.  After that an appropriate safety check is required.  
 
As the core functions of Police include maintaining public safety and emergency 
management, the Commissioner must be able to quickly deploy operational staff in the 
event of emergencies, such as flooding or earthquakes. Therefore the definition of core 
children’s worker will be applied widely to all operational Police employees who may be 
called upon in emergency situations that may involve them being on their own with 
children.  
 
What is a workforce restriction and how does this impact on a core 
children’s worker?  
From 1 July 2015 the Act introduces a restriction on people with certain criminal 
convictions from working as a core children’s worker. The restrictions apply to 
 
Page 14 of 59 

---

Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
convictions involving children and/or violent behaviour, including child abuse and sexual 
offending. People with convictions for a CA specified offence (Schedule 2 of the Act) will 
need to seek an exemption from the workforce restriction if they wish to work as a core 
children’s worker.  
 
The core worker exemption process is administered by the Ministry of Social 
Development. Details of the exemptions process can be found on the children's action 
plan website.  
 
 
Page 15 of 59 

---

link to page 55 link to page 55 link to page 55 link to page 46 link to page 50 link to page 50 Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
 
Other agency’ safety checking and policy requirements  
This section contains these topics: 
  Agencies contracted by Police 
  Police volunteers and observers 
 
Agencies contracted by Police  
Where Police enter into any agreement, contract or funding arrangement with an agency 
providing children’s services, there must be a clause included in the agreement or 
contract requiring the agency to have a child protection policy and to complete children’s 
worker safety checks as required by the Act.  
 
Before referring any child to an agency for support or an intervention, and regardless of 
who is funding the agency, Police must be satisfied that the agency has a child 
protection policy and that the agency carries out worker safety checks of its children’s 
workers as required by the Act.  
 
Children’s services  
Children's services are services provided to one or more children, and/or services 
provided to adults that live with children and which will impact on the well being of one 
or more children (s15). 
 
Police volunteers and observers 
Police volunteers must have a core or non-core children’s safety worker check as part of 
their vetting if their work is likely to involve contact with children which if they were a 
Police employee would require them to be safety checked.  (See Safety checking of 
Police children’s workers). 
 
Observers who accompany Police during their duties in Police vehicles must be under 
Police supervision at all times. As they do not undergo a full security checking process or 
a children's worker safety check, they must not be left alone with children.   
 
 
Page 16 of 59 

---

link to page 56 link to page 56 Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
 
Allegations or concerns about Police employees 
This section contains these topics: 
  High standards of behaviour are expected 
  Investigation of concerns about employees 
 
High standards of behaviour are expected 
All Police employees have an obligation to: 
  act professionally, ethically and with integrity, and adhere to the standards of 
behaviour set out in the Police Code of Conduct  
  challenge inappropriate behaviour at the time, if appropriate to do so  
  report instances of what they believe on reasonable grounds to be inappropriate 
behaviour. 
 
It is particularly important when we work with children that we engage with them 
appropriately and act as good role models.   
 
Investigation of concerns about employees 
All allegations or concerns about the conduct of employees in relation to a child 
protection matter or the way an employee has engaged with children must be: 
  investigated and responded to in a timely way in accordance with the Disciplinary 
process 
  the safety of children and appropriateness of the employee continuing in that role 
must be considered. 
 
Where allegations of child abuse or neglect have been made involving employees: 
  the allegations must be investigated in accordance with the Child protection 
investigation policy and procedures chapter and a report of concern made to the 
Ministry for Children, Oranga Tamariki — these are automatically cases falling under 
the Child Protection Protocol with Ministry for Children, Oranga Tamariki, and 
  action must be taken to ensure that the children involved are safe.  
 
There may be an obligation to report the matter to the Independent Police Conduct 
Authority in accordance with the Police investigations of complaints and notifiable 
incidents policy. 
 
 
Page 17 of 59 

---

link to page 57 link to page 57 Child Protection Policy (overarching 
policy); continued… 
 
 
Information sharing and confidentiality 
This section contains these topics: 
  Information sharing 
  Confidentiality 
 
Information sharing 
Police will share relevant information about identified or suspected child abuse or neglect 
in a timely way with partner agencies, Children’s Teams and local providers of services 
for children in accordance with: 
  the Privacy Act 1993 (and particularly in accordance with Information Privacy Principle 
11(e)(i)) 
  the Official Information Act 1982, and/ or  
  any Memorandum of Understanding between agencies; Information Sharing 
Agreement; or Approved Information Sharing Agreement (AISA).  
 
In addition Police will provide, on a consent basis, core worker Police vets to the 
Children’s Act Exemptions Panel (administered by the Ministry of Social Development) 
for exemption applicants.    
 
Confidentiality 
Police have access to confidential, sensitive and personal information. All employees 
must comply with the standards outlined in the Code of Conduct and other policies for 
the appropriate access to and use of confidential information.   
 
Employees who are not sure if disclosure of child risk information is appropriate in a 
particular situation should consult their manager who will if necessary seek further 
advice.   
 
 
Page 18 of 59 

---

link to page 60 link to page 60 link to page 63 link to page 63 link to page 63 link to page 41 link to page 65 link to page 66 link to page 46 link to page 68 link to page 70 link to page 70 link to page 72 link to page 72 link to page 72 link to page 73 link to page 73 link to page 74 link to page 75 link to page 75 link to page 76 link to page 76 link to page 77 link to page 77 link to page 78 link to page 78 link to page 78 link to page 78 link to page 80 link to page 81 link to page 81 link to page 81 link to page 81 link to page 82 link to page 82 link to page 82 link to page 83 link to page 83 link to page 83 link to page 83 link to page 83 link to page 84 link to page 85 link to page 85 link to page 85 link to page 85 link to page 86  
Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures 
 
 
Table of contents (Appendix) 
This chapter contains these topics: 
Executive summary - policy and principles 
  The Police commitment to victims 
  Principles guiding Police practice 
  Summary of child abuse policies guiding Police practice 
Overview 
  Purpose 
  Who do the investigation policy and procedures apply to? 
  Background 
  Related information 
Definitions and assessing seriousness of abuse 
  Definitions 
  Determining seriousness of physical abuse   
Policy and principles 
Key processes in child abuse investigations 
  Case management links 
Initial actions and safety assessment 
  Introduction 
  Procedure when a report of concern is received 
  Options for removing a child 
-  Powers of removal 
  Managing children found in clandestine laboratories 
Consultation and initial joint investigation planning with Oranga Tamariki 
  Consultation procedures 
  Initial joint investigation plans 
-  Updating initial joint investigation plans 
  CPP meeting to discuss cases 
  Cases falling outside of the Child Protection Protocol Joint Operating Procedures 
Making referrals to ORANGA TAMARIKI 
  Types of cases requiring referral to Oranga Tamariki 
-  Flowchart 
  Referral process varies depending on case type 
  Referral of historic cases to Oranga Tamariki 
Interviewing victims, witnesses and suspects 
  Interviewing children in child abuse investigations 
  Interviewing adult witnesses 
  Interviewing suspects 
Medical forensic examinations 
  Primary objective of the examination 
  Timing of examinations 
  Arranging the medical 
-  Specialist medical practitioners to conduct examinations 
-  Support during the examination 
  Examination venues 
  Examination procedures 
  Photographing injuries 
Evidence gathering and assessment 
  Police responsibility for criminal investigations 
  Crime scene examination 
  Consider all investigative opportunities 
  Exhibits 
 
Page 1 of 59 

---

link to page 86 link to page 87 link to page 87 link to page 87 link to page 88 link to page 88 link to page 88 link to page 88 link to page 88 link to page 89 link to page 89 link to page 90 link to page 91 link to page 91 link to page 91 link to page 91 link to page 91 link to page 92 link to page 92 link to page 93 link to page 93 link to page 93 link to page 93 link to page 93 link to page 93 link to page 94 link to page 94 link to page 94 link to page 94 link to page 95 link to page 95 link to page 95 link to page 95 link to page 96 link to page 96 link to page 96 link to page 96 link to page 96 link to page 96 link to page 96 link to page 97 link to page 98 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
  Dealing with suspects 
  Ongoing evidence assessment 
-  Care and protection concerns arising during investigation 
  Community disclosure of offender's information  
Hospital admissions for non-accidental injuries or neglect 
  Introduction 
  Medical case conferences 
-  DHB immediate management plan 
  Multi agency safety plan 
-  Reviewing multi agency safety plans 
  Medical information available to investigators 
  Further information 
Charging offenders and considering bail 
  Determining appropriate charges 
  DNA sampling when intending to charge 
-  Relevant offences 
  Determine if the offence falls within s29 Victims' Rights Act 
  Bail for child abuse offending 
-  Victims views on bail 
Prosecution and other case resolutions 
  Options for resolving child abuse investigations 
  Deciding whether to prosecute 
-  Related information if case involves family violence 
  Matters to consider during prosecutions 
  Disclosure of video records and transcripts 
  Preparing witness before court appearance 
  Privacy of victims in court 
  Support of witnesses in court 
  Preparing victim impact statements 
Responsibilities for victims 
  Victims may include parents and guardians 
  Rights of victims 
  Support after sexual violence 
Final actions and case closure 
  Information to be provided to victim 
  Oranga Tamariki notification 
  Sex offender/suspect notification 
  Return of exhibits 
  Return and retention of video records 
-  Destruction of master copies, working copies and other of video records 
  File completion 
Health and safety duties 
 
Page 2 of 59 

---

link to page 66 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Executive summary – policy and principles  
This section contains these topics: 
  The Police commitment to victims 
  Principles guiding Police practice 
  Summary of child abuse policies guiding Police practice 
 
The Police commitment to victims 
Police will assess all reports of child safety concerns received and:  
  take immediate steps to secure the child’s safety and well being. This is the first and 
paramount consideration including identifying and seeking support from family 
members and others who can help 
  intervene to ensure the child’s rights and interests are safeguarded 
  investigate all reports of child abuse in a child centred timeframe, using a multi-
agency approach  
  take effective action against offenders so they can be held accountable 
  strive to better understand the needs of victims 
  keep victims and/or their families fully informed during investigations with timely and 
accurate information as required by s12 of the Victims Rights Act 2002. 
 
Principles guiding Police practice 
These principles must be applied when responding to reports of child safety concerns.  
Description 
Principles 
Rights of the 
  Every child has the right to a safe and nurturing environment. 
child 
  Every child has the right to live in families free from violence. 
  Every child has the right to protection from all forms of physical 
or mental violence, injury or abuse, neglect, or negligent 
treatment, maltreatment or exploitation, including sexual abuse, 
while in the care of parent(s), legal guardian(s) or any other 
person who has the care of the child (see Article 19(1) of the 
United Nations Convention on the Rights of the Child 1989) 
  Every child has the right to protection from all forms of sexual 
exploitation and sexual abuse, in particular: 
-  the inducement or coercion of a child to engage in any 
unlawful sexual activity 
-  the exploitative use of children in prostitution or other 
unlawful sexual practices 
-  the exploitative use of children in pornographic performances 
and materials  
(see Article 34 of the United Nations Convention on the Rights 
of the Child 1989). 
Accountability 
  Child abuse, in many of its forms, is a criminal act which will be 
thoroughly investigated and the offender(s) held to account, 
wherever possible. 
Working 
  Police will adopt a proactive multi-agency approach to prevent 
collaboratively 
and reduce child abuse through well developed strategic 
partnerships, collaboration and cooperation between policing 
jurisdictions, government and non government agencies. 
  Police will maintain integrated and coordinated information 
gathering and intelligence sharing methods locally, nationally 
and internationally. 
Service delivery 
  Police will make use of new technology and other innovations 
allowing them to work faster and smarter in response to child 
abuse.  
 
Page 3 of 59 

---

link to page 67 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Summary of child abuse policies guiding Police practice  
This table summarises specific Police policies relating to reports of child safety concerns 
and the investigation of child abuse.  
Practice 
Policies and/or responsibilities 
relating to… 
Victims 
  All obligations under the Victims Rights Act 2002 must be met 
and all victim contact must be recorded. 
  Victims must be given information about the progress of their 
investigation within 21 days. 
  Victims must be kept updated and informed of the outcome of 
the investigation, including no further avenues of enquiry or the 
reason for charges not being laid. 
  As soon as the offender is arrested and charged, Police must: 
-  determine whether it is a s29 offence, and if so 
-  inform the victim of their right to register on the Victim 
Notification System (if they wish to do so). 
  Victims must be informed of the outcome of the case and the 
case closure.  Any property belonging to the victim must be 
returned promptly. 
Investigations 
  All reports of child safety concerns must be thoroughly 
investigated in accordance with this chapter. 
  All reports of child abuse made by children must be thoroughly 
investigated in accordance with this chapter, even if the child 
recants or parents or care givers are reluctant to continue. 
  Police must take immediate steps to ensure the safety of any 
child who is the subject of a report of concern or is present in 
unsafe environments, including family violence. 
  All reports of historic child abuse should be investigated in 
accordance with the Adult sexual assault investigation policy and 
procedures and may include early consultation with child 
protection investigators and Oranga Tamariki. 
  All child abuse investigations must be managed in accordance 
with the case management business process. 
  All referrals made under the Child Protection Protocol Joint 
Operating Procedures (CPP) must comply with the protocol. 
  Oranga Tamariki inquiries do not negate the need for Police to 
conduct its own investigations into alleged child abuse. 
  Interviews of a child must be conducted in accordance with the 
Specialist Child Witness Interview Guide, by a trained specialist 
child witness interviewer and comply with the Evidence 
Regulations 2007. 
Investigators 
  Investigators on child protection teams should be exclusively 
focused on child abuse investigations. Where circumstances 
require it, investigators on Child Protection Teams must only 
work on non-child protection matters for the shortest duration 
possible. 
  Investigators must consider the possibility of the suspect 
continuing to offend against any child during the course of the 
investigation and take appropriate action to mitigate the risk. 
  Investigators of child abuse must be trained investigators (see 
‘Child protection tiered training and accreditation’ in the ‘Child 
protection – Specialist accreditation, case management and 
assurance’ chapter).   
  Where investigators are uniform attachments  they may only be 
 
Page 4 of 59 

---

Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
the O/C (file holder/lead investigator) for physical assault cases 
where the maximum penalty is no more than 5 years 
imprisonment. The investigation of such cases must be under 
the direction/supervision of a level 3 qualified investigator or a 
level 4 qualified supervisor.  They must not hold any sexual 
offending files.  
  All child protection investigators must comply with the Wellcheck 
support policy. Child protection investigators may, from time to 
time, for personal or organisational reasons, need to be moved 
out of investigating child abuse and into more general areas of 
policing. 
File 
  All reports of child safety concerns must be recorded in NIA with 
management 
a 6C incident code in addition to the appropriate offence code 
when an offence has clearly been identified. 
  All information must be recorded in accordance with the National 
Recording Standards (NRS). 
  All child abuse cases must be: 
-  managed using the NIA case management functionality 
-  categorised in NIA case management as “2 Critical.” 
  All reports of concern must only be filed by a level 4 CP trained 
substantive Detective Senior Sergeant (or substantive Detective 
Sergeant in relieving capacity) who has also received operational 
sign off from the District Crime Manager. In most instances filing 
will be completed by the District Child Protection Co-ordinator 
following review by the CPT supervisor. 
Oversight and 
As per Quality Assurance and Improvement Framework (QAIF):  
Monitoring 
  supervisors of child protection investigators must review one file 
from each child protection investigator every four months with 
the results reported back to the individuals and District CP 
Coordinator. 
  District CP Coordinators and/or District Crime Managers must 
review cases from a list provided every four months by PNHQ 
with the results reported back to supervisors and the Manager 
Sexual Violence and Child Protection Team 
  the Manager Sexual Violence and Child Protection Team must: 
-  review a sample of files from every district on a yearly basis 
with results reported to districts and the Police Executive 
-  ensure that districts comply with the audit and assurance 
framework and report to districts and the Police Executive on 
a quarterly basis. 
Training  
The Training Service Centre and the National Sexual Violence and 
Child Protection Team must provide the means for: 
  all employees to understand child abuse and neglect 
  investigators to gain the necessary skills and knowledge to 
conduct child protection investigations 
  specialist child witness interviewers to gain the necessary skills 
and knowledge to conduct child interviews. 
Local Level 
  Local Level Service Agreements must only address local service 
Service 
delivery matters particular to the districts or area that are not 
Agreements 
already covered by the CPP. 
 
 
 
Page 5 of 59 

---

link to page 63 link to page 63 link to page 41 link to page 65 link to page 66 link to page 70 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Overview 
This section contains these topics: 
  Purpose 
  Who do the investigation policy and procedures apply to? 
  Background 
  Related information 
 
Purpose 
This Police Manual chapter details: 
  policy and principles guiding Police response to child safety concerns: 
-  including child abuse, neglect, online offending against children, and abuse arising 
from children being present in unsafe environments 
-  excluding child safety concerns arising from missing persons, truants, or child and 
youth offenders. See the Missing persons and Youth justice chapters for procedures 
in these areas  
  procedures for responding to and investigating reports to Police about child safety 
concerns. 
 
These policies and procedures are designed to ensure timely, coordinated and effective 
action in response to information about child safety concerns so that children are kept 
safe, offenders are held accountable wherever possible, and child victimisation is 
reduced. 
 
Related child protection policies and procedures  
These related child protection chapters detail further policies and procedures around 
specific aspects of Police child protection work: 
  Child Protection Policy (overarching policy) - outlines the various policies that together 
comprise the Police ‘Child Protection Policy’ and provides an overview of our 
obligations under the Vulnerable Children Act 2014 
  Child protection – Mass allegation investigation 
  Child protection – Investigating online offences against children 
  Child protection – Specialist accreditation, case management and assurance   
  Child Protection Protocol: Joint operating Procedures (CPP) – between Police and 
Ministry of Vulnerable Children (Oranga Tamariki) 
 
Who do the investigation policy and procedures apply to? 
These ‘Child protection investigation policy and procedures’ apply to all cases where the 
victim is under the age of 18 at the time of making the complaint.  
 
Follow the Adult sexual assault investigation policy and procedures in cases of sexual 
abuse where the victim is 18 years of age or older at the time of making the complaint. 
 
Exceptions 
Many cases have individual circumstances warranting different approaches to achieve 
the most favourable outcomes for victims. There may be situations where adult victims 
will be dealt with according to these procedures, depending on the nature and 
circumstances of the victim and the offending — e.g. an adult victim with intellectual 
disabilities being forensically interviewed as a child. 
 
Investigations into reports of historic child abuse, i.e. reports by an adult victim of 
child abuse that occurred against them when they were a child: 
  should be conducted in accordance with Adult sexual assault investigation policy and 
procedures  
 
Page 6 of 59 

---

link to page 80 link to page 80 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
  should include early consultation with specialist child protection investigators and 
Oranga Tamariki to consider other children who may be at risk, any relevant history 
and potential for other related offending by the offender 
  may still require referral to Oranga Tamariki (see Referral of historic cases to Oranga 
Tamariki for further information). 
 
Background 
Children are one of the most vulnerable members of the community. It is well recognised 
that child abuse has a devastating effect on the development and growth of a child.  
Children exposed to child abuse are more likely than other children to grow up to be 
victims of violence, to perpetrate violence or be involved in other criminal offending. 
 
Child abuse is a crime that often goes unreported with some child victims simply unable 
to make a complaint against the offender. Child abuse is commonly found within a family 
setting. Even if a child is capable of making a complaint, the pressures of the family 
dynamic will often prevent them from doing so in the first instance, or persisting with the 
complaint if one is made. 
 
Child safety is a critical issue and the investigation of child abuse is given a high priority 
by Police. Police has adopted a broad approach to child safety to ensure no child falls 
through the cracks and is committed to a prompt, effective and nationally consistent 
response to child safety, in conjunction with other agencies and community partners.  
The use of formal processes ensures all the elements of good child protection practice 
are applied. 
 
Initial information about child safety concerns may come from a range of sources and 
only rarely will the initial notification come directly from the child. Most often the report 
comes through Oranga Tamariki. 
 
When a report of concern is received, the safety and well being of the child is the first 
and paramount consideration. Police cannot achieve this on its’ own or in isolation from 
other partner agencies. An inter-agency approach is necessary to ensure the child’s 
protection, enhance the accountability of the offender, and to enhance the child’s partial 
or full reintegration into the family where appropriate. 
 
There are subtle differences between investigating reports of child safety concerns and 
other criminal enquiries. Most notable is the power imbalance between the child and the 
offender, and the subsequent impact and consequences of abuse on the victim. 
 
Family violence cases  
The effect of exposure to family violence on children has a significant and negative 
effect, whether they witness it, or are direct victims of it.1  
 
For CPP cases where the abuse has occurred within a family or whānau context2 it is 
important to refer cases to the appropriate family violence multi-agency forum3 for 
consideration. For Police, the CP Team must advise their District/Area Family Violence 
Coordinator or equivalent of any CPP cases considered to be family violence. Do this by 
entering a tasking to the District Family Violence Coordinator bringing the CPP file to 
their attention.   
 
                                           
1 Joint Findings of Coroner C D na Nagara as to Comments and Recommendations – Flaxmere Suicides, 6 May 2016.  
2 The parties involved in the situation are family members.  Family members include people such as parents, children, 
extended family and whānau. They do not need to live at the same address. 
3 Currently this is the Family Violence Interagency Response System (FVIARS).  
 
Page 7 of 59 

---

Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
When working with families who have experienced family violence, staff Oranga Tamariki 
should consider and assess the cumulative effect of psychological harm, including the 
current impact of past and/or present violence. This includes assessment of prior reports 
of concern which did not meet the threshold for further action to be taken. This is 
important as the physical and psychological consequences are highly individualised and 
can vary from intense and immediate, to cumulative and long lasting. Research 
demonstrates that children living with violence in their families are at increased risk of 
experiencing physical or sexual abuse.4 
 
Calls to Police to intervene in family violence represent a vital opportunity for police to 
consider and make appropriate referrals to ensure effective child protection. 
 
Impact on Maori 
Maori are significantly over represented as victims and perpetrators of child abuse and 
family violence. Given this over-representation, it is extremely important that Police 
focus resources and effort effectively for prevention and the investigation of cases. Maori 
service providers and whänau should be engaged wherever possible to provide additional 
support. In addition, all districts have Iwi Liaison Officers who should be used when 
dealing with child safety concerns. Each District, and some Areas, also have Maori 
Advisory Boards who can assist with identifying service providers and engaging whänau 
for additional support. This will be easier if the iwi/hapu affiliations of children and their 
families are ascertained. 
 
Non-indigenous cultural considerations 
Nowadays, 1 in 5 New Zealand residents is born overseas. When immigrants settle in 
New Zealand they bring with them diverse cultural and religious backgrounds that can 
affect the way violence manifests and create barriers to seeking help. Those 
backgrounds can include direct and indirect exposure to the ideology and practice of 
Female Genital Mutilation (FGM) and under-age marriage.  
 
Related information 
This chapter should be read in conjunction with the Child Protection Protocol: Joint 
Operating Procedures (agreed between Police and Oranga Tamariki) and the Family 
violence policy and procedures. 
 
Other related information includes: 
  Police safety orders 
  Protection and property-related orders   
  Adult sexual assault investigation policy and procedures  
  Police response to bullying of children and young people 
  Forced and under age marriage 
  Multi-agency Statement on a Collaborative Response to Potential and Actual Forced 
Marriage 
  United Nations Convention on the Rights of the Child (UNCROC) 
  Objectionable publications (includes guidance on ‘Indecent communication with a 
young person’ 
  Wellcheck Support Policy 
  Prevention and Reduction of Family Violence - An Australasian Policing Strategy 
                                           
4 Farmer, E. & Pollack, S. (1998). Substitute Care for Sexually Abused and Abusing Children. Chichester: Wiley; 
Edleson, J. (1999). Children witnessing of adult domestic violence. Journal of Interpersonal Violence, 14(4)839-70; 
Cawson, P. (2002) Child Maltreatment in the Family: The Experience of a National Sample of Young People. In C. Humphreys, 
& N. Stanley (eds) (2006) Domestic Violence and Child Protection: Directions for Good Practice. Jessica Kingsley: 
London.  
 
Page 8 of 59 

---

link to page 46 link to page 68 link to page 47 link to page 47 link to page 67 link to page 68 link to page 46 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Definitions and assessing seriousness of abuse  
This section contains these topics: 
  Definitions 
  Determining seriousness of physical abuse  
 
Definitions 
This table outlines the meanings of terms used in this chapter. 
Term  
Meaning  
6C Incident code 
Any report of concern received by Police where a child is the 
victim. 
Acute child abuse  Child abuse occurring less than 7 days before it was reported. 
Adult 
A person aged 18 years or older. 
Case 
An investigation plan describes the investigation process. It 
investigation plan  translates the objectives from the Terms of Reference into a 
plan that sets out roles, responsibilities, timeframes, principal 
activities, critical decision points and objectives for any 
investigation.  
Child 
Unless specified, ‘child’ means any child or young person under 
 
the age of 18 years at the time of their referral but does not 
include any person who is or has been married (or in a civil 
union).     
Child abuse 
Child abuse is defined in the Children, Young Persons and their 
Families Act 1989 as the harming (whether physically, 
emotionally, or sexually), ill-treatment, abuse, neglect, or 
deprivation of any child or young person. 
 
If the victim is a child and one or more of the following exist, 
the report of concern should be treated as child abuse: 
  physical, sexual, emotional or psychological abuse 
  neglect 
  presence in unsafe environments (e.g. locations for drug 
manufacturing or supply) 
  cyber crime exploiting children 
  child trafficking. 
Child centred 
Child centred timeframes are timeframes that are relevant to 
timeframes 
the child’s age and cognitive development. 
Child protection 
Trained investigators, often in remote or rural locations, 
portfolio holders 
responsible for investigating reports of concern about child 
safety. These investigators are not exclusively focussed on child 
protection and may be called upon to investigate other serious 
crime in the location. 
Child safety 
Child safety concerns include offences or suspected offences 
concerns 
relating to the physical, sexual, emotional abuse or neglect of a 
child. These categories overlap and a child in need of protection 
frequently suffers more than one type of abuse. 
 
Page 9 of 59 

---

link to page 46 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
CPP  
The CPP exists to ensure timely, coordinated and effective action 
(Child Protection 
by Child, Youth and Family and Police so that: 
Protocol Joint 
  children are kept safe 
Operating 
  offenders are held to account wherever possible  
Procedures) 
  child victimisation is reduced. 
 
The CPP sets out the process for working collaboratively at the 
local level, and as a formally agreed national level document, it 
will be followed by all Child, Youth and Family and Police staff.   
CPP case 
An agreed case between Police and Oranga Tamariki of  child 
abuse being investigated in accordance with the CPP. 
CPP case list 
A complete list of all CPP cases that are open to either Child, 
Youth and Family, Police or both. This list is generated by Child, 
Youth and Family using the Te Pakoro Report 100 CPP Case List. 
This list is reviewed at least monthly during the CPP meetings.      
CPP contact 
The Child, Youth and Family staff member with responsibility for 
person (Oranga 
overseeing CPP cases in a site.  
Tamariki) 
CPT 
A Child Protection Team (CPT) is exclusively focussed on 
(Child Protection 
responding to reports of child safety concerns.  A CPT is made 
Team)  
up of trained investigators reporting to a supervisor. 
Oranga Tamariki 
Child, Youth and Family 
Child, Youth and 
These are the categories used by Oranga Tamariki. 
Family 
Category 
The child or young person is… 
timeframes 
Critical 
No safety or care identified; mokopuna is at risk 
24hrs 
of serious harm, and requires immediate 
 
involvement to establish safety.  
 
Very urgent  At risk of serious harm but has some protective 
48hrs 
factors present for the next 48 hours. However, 
as the present situation and/or need is likely to 
change, high priority follow up is required.  
 
Urgent 
At risk of harm or neglect and the 
7 days 
circumstances are likely to negatively impact on 
mokopuna. Options of safety and supports have 
been explored but remain unmet. Vulnerability 
and pattern exists which limits the protective 
factors. 
 
 
Emotional abuse 
Emotional abuse is the persistent emotional ill treatment of a 
child, which causes severe and persistent effects on the child’s 
emotional development. 
Harm 
Ill treatment or the impairment of health or development, 
including impairment suffered from seeing or hearing the ill 
treatment of another. 
Historic child 
Reports by an adult victim of child abuse that occurred against 
abuse 
them when they were a child and they are over 18 at time of 
reporting the abuse. (Adult Sexual Assault procedures apply) 
Initial joint 
An  initial  plan  jointly  created  by  Child,  Youth  and  Family  and 
investigation plan  Police to record agreed actions on the agreed template.  
(IJIP) 
 
 
Page 10 of 59 

---

link to page 68 link to page 68 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
Iwi, Pacific and 
Police employee, usually (but not always) a constable, with 
Ethnic Liaison 
indigenous and/or ethnic language and cultural skills, 
Officers 
responsible for managing relationships between Police and 
Maori, Pacific and Ethnic communities. 
Neglect 
Neglect within the CPP context is when a person intentionally ill-
treats or neglects a child or causes or permits the child to be ill-
treated in a manner likely to cause the child actual bodily harm, 
injury to health or any mental disorder or disability.  The ill-
treatment or neglect must be serious, and avoidable.  
 
For example:  
  not providing adequate food, shelter or clothing 
  not protecting a child from physical harm or danger 
  not accessing appropriate medical treatment or care[1]  
  allowing a child to be exposed to the illicit drug 
manufacturing process  
  allowing a child to be exposed to an environment where 
volatile, toxic, or flammable chemicals have been used or 
stored. 
Physical abuse   
The actions of an offender that result in or could potentially 
result in physical harm or injury being inflicted on a child. This 
can also be known as a non-accidental injury (NAI). The test for 
seriousness is determined by considering the action, the injury 
and the circumstances (see Determining seriousness of physical 
abuse below). 
Psychological 
A person psychologically abuses a child if they: 
abuse 
  cause or allow the child to see or hear the physical, sexual, or 
psychological abuse of a person with whom the child has a 
domestic relationship, or 
  puts the child, or allows the child to be put, at real risk of 
seeing or hearing that abuse occurring.   
(s3 Domestic Violence Act 1995) 
 
Note: The person who suffers the abuse is not regarded (for the 
purposes of s3(3)) as having: 
  caused or allowed the child to see or hear the abuse, or 
  put the child, or allowed the child to be put, at risk of seeing 
or hearing the abuse. 
Sexual abuse 
Sexual abuse is an act involving circumstances of indecency 
with, or sexual violation of, a child, or using a child in the 
making of sexual imaging.   
Specialist child 
A recorded interview that can be used as part of an investigation 
witness interview  where a child has, or may have been, abused or witnessed a 
(SCWI) 
serious crime.  It may later be used as evidence in the Court. 
 
Victim 
A person against whom an offence is committed by another 
person. A victim may also include a parent or legal guardian of a 
child or young person. 
 
 
Determining seriousness of physical abuse   
There are three areas to consider in determining whether physical abuse meets the 
threshold for referral as a CPP case: 
1.  the action (of the abuse) 
2.  the injury inflicted (outcome or result)  
 
Page 11 of 59 

---

Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
3.  the circumstances (factors in the case). 
 
Any single action and/or injury listed below will meet the threshold for referral as a CPP 
case.   
 
Any of these actions (methodology, how it was done) 
  blow or kick to head 
  shaking of an infant 
  strangulation 
  use of an object as a weapon (e.g. broom, belt, bat etc) 
  attempted drowning. 
 
OR 
 
Any of these injuries (outcome or result) 
  a bone fracture 
  burn 
  concussion or loss of consciousness 
  any injury that requires medical attention  
  any bruising or abrasion when the: 
-  child is very young, e.g. infant not yet mobile and/or, 
-  the position and patterning make it unlikely to be caused by play or another child 
or accident. 
 
Circumstances or factors of the case 
Where the initial action or injury does not meet the threshold outlined above, the 
following circumstances or factors may warrant referral as a CPP case.   
Factor / background  
Consider … 
The vulnerability of the 
especially: 
child 
  children under 5 years 
  age and vulnerability of pre-pubescent children 
  disabilities in any age 
More than one offender 
for example: 
  both parents/caregivers 
  multiple family members 
History of abuse 
  other incidents of concern, escalation of abuse 
  multiple previous similar events 
  previous  non-accidental  death  of  a  sibling  or  child  in 
household 
  abuse undertaken in public or in front of non-relatives. 
A high degree of 
  a complete loss of control by the offender, such as a 
violence 
frenzied attack 
  enhanced maliciousness or cruelty in the abuse  
  the degree in relation to age and vulnerability of the 
victim  
The offender's history 
  severe and frequent family violence 
and background 
  serious or extended criminal history  
Location of the incident 
for example:  
  educational, care, or health facility 
Nature and level of 
  notifier witnessed abuse 
concern from the 
  notifier’s source 
notifier 
  professional opinion indicates serious concern. 
 
Page 12 of 59 

---

link to page 72 link to page 72 link to page 74 link to page 74 link to page 75 link to page 75 link to page 75 link to page 78 link to page 78 link to page 82 link to page 85 link to page 85 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Key processes in child abuse investigations  
Case management links  
This table aligns the case management process steps that apply to Police investigations 
generally and provides links to relevant information and requirements in these 
procedures, specific to child abuse investigations. 
 
Not all steps will apply in every case and the order may vary depending on the individual 
circumstances.  
Process 
Case management action 
Related procedures in this or in  
step  
other Police Manual chapters 
Step 1 
Record incident, event or 
 
 
occurrence  
 
Details are recorded into the Police 
computer system and a case 
created. 
 
All reports of child safety concerns 
must be recorded in NIA with the 6C 
incident code in addition to the 
appropriate offence code when an 
offence has clearly been identified. 
Step 2 
Initial attendance  
  Initial actions and safety 
 
Police respond to the report, 
assessment  
 
enquiries commence, evidence is 
-  immediate actions (e.g. 
gathered or other action taken as 
removal) to ensure the child’s 
necessary. 
safety  
-  managing children found in 
clandestine laboratories (joint 
operating procedures with 
Oranga Tamariki) 
  Consultation and initial joint 
investigation planning with 
Oranga Tamariki  
  Making referrals to Oranga 
Tamariki 
After initial assessment, 
referring cases to Oranga 
Tamariki to agree future actions 
and priority. 
Step 3  
Gather and process forensics  
  Medical forensic examinations 
 
Detailed scientific scene examination    Evidence gathering and 
 
is conducted. Forensic evidence is 
assessment 
gathered and analysed, and its 
 
relevance recorded and assessed. 
 
Step 4 
Assess and link case  
Consider the application of 
 
Initial assessment and review of all 
procedures in the Child protection - 
 
available information. Other related 
'Mass allegation investigation' and 
or relevant cases are identified.  
'Investigating online offences 
Cases are closed (filed, or 
against children' chapters. 
inactivated) or forwarded to 
appropriate work groups for further 
investigation. 
 
Page 13 of 59 

---

link to page 75 link to page 75 link to page 75 link to page 78 link to page 78 link to page 81 link to page 81 link to page 82 link to page 85 link to page 85 link to page 91 link to page 91 link to page 93 link to page 93 link to page 96 link to page 94 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
Step 5 
Prioritise case  
  Consultation and joint 
 
Cases identified for further 
investigation planning with 
 
investigation are assigned a case 
Oranga Tamariki  
priority rating score based on crime 
  Making referrals to Oranga 
type and the presence of factors 
Tamariki 
affecting the need for urgent 
After an initial assessment of the 
investigation.   
case, cases are referred to 
 
Oranga Tamariki for consultation 
All child abuse cases are recorded as 
and to agree future actions and 
“2. Critical” under NIA Case 
priority. 
Management. 
Step 6  
Investigate case  
  Interviewing victims and 
 
Initial investigation is conducted to 
witnesses  
 
bring the case to a point where a 
  Medical forensic examinations 
suspect can be identified and all 
  Evidence gathering and 
preliminary enquiries necessary 
assessment 
before interviews are complete. 
  Consider appropriate strategies 
for mass allegations and online 
offending investigations 
  Interviewing suspects 
Step 7  
Resolution decision/action 
  Charging offenders and 
 
Deciding on formal or informal 
considering bail 
 
sanctions, prosecution or other 
  Prosecution and other case 
action, confirming the 
resolutions  
appropriateness of charges and 
 
offender handling and custody suite 
actions. 
Step 8 
Prepare case  
  Prosecution file and trial 
 
Court files are prepared, permission 
preparation  
 
to charge obtained from supervisor 
  Criminal disclosure 
and actions such as disclosure 
completed. 
Step 9  
Court process  
  Criminal procedure - Review 
 
Where a not guilty plea is entered, a 
stage (CMM process) 
 
case management memorandum 
and case review hearing occurs 
before trial (judge alone - categories 
2 & 3, or trial by jury - categories 3 
& 4). 
Step 10  
Case disposal and/or filing  
  Final actions and case closure 
 
Occurs when a case will be subject 
  ‘Prevention opportunities and 
 
to no further action because all 
responsibilities’ in the ‘Specialist 
reasonable lines of enquiry have 
accreditation, case management 
been exhausted without result or the 
and assurance’ chapter) 
matter has proceeded to a resolution   
in the court system or by alternative 
action. As per the tiered training 
model only Level 4 trained staff can 
file CP cases. 
All steps    
  Responsibilities for victims 
Consider Police responsibilities 
for victims throughout the 
investigation. 
 
 
Page 14 of 59 

---

link to page 72 link to page 72 link to page 73 link to page 73 link to page 74 link to page 67 link to page 73 link to page 74 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Initial actions and safety assessment  
This section contains these topics: 
  Introduction 
  Procedure when a report of concern is received 
  Options for removing a child 
-  Powers of removal 
  Managing children found in clandestine laboratories 
 
Introduction 
Police receive reports of child safety concerns through a variety of reporting channels, 
such as telephone calls to Communications Centres, the watchhouse counter, or police 
become concerned when attending an incident. In every case, the priority is to ensure 
the child's immediate safety. You should also ensure that your local CPP contact is 
notified as soon as practicable. 
 
Procedure when a report of concern is received  
Follow these steps when initially responding to reports of child safety concerns.  
Step 
Action 
1 
Obtain brief details of what the reported concern is about to enable a risk 
assessment to be completed to determine the appropriate initial response. 
This should include: 
  personal details of the informant, complainant and/or the child 
  brief circumstances of concern/complaint 
  brief details of timings and about the scene 
  offender's details. 
 
Do not question the child in depth at this stage. 
 
  If the child has disclosed sexual or physical assaults to an adult, take this 
person’s details and use what they say to form the basis of information for 
the notification. DO NOT ask the child again what has happened to them if 
a clear disclosure has already been made and an adult present can give 
you the information.  
  If it is unclear what the child has said and: 
-  there are no urgent safety issues, DO NOT question the child any 
further. Take details from the informant and forward necessary 
correspondence for enquiries to be made 
-  it is absolutely necessary to speak to the child to ascertain their safety, 
ask open ended questions, e.g. "Tell me what happened?" "When did 
that happen?" DO NOT continue to question the child if it becomes clear 
while speaking to them that an offence has occurred. 
2 
Consider if there are immediate concerns for the child’s care or safety 
requiring immediate intervention. (Family violence information may be 
relevant to determining the risk). Determine the appropriate action to ensure 
immediate safety, e.g.: 
  arrest if there is sufficient evidence of an offence and remove the offender 
from the home  
  if there is insufficient evidence to arrest and charge the offender, consider 
issuing a Police safety order which would remove the person  
  removal of the child (see Options for removing a child below) 
  manage children found in clandestine laboratories. 
 
If the report is received at a watchhouse, immediately contact a supervisor or 
 
Page 15 of 59 

---

link to page 67 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
child protection investigator to determine what intervention is required.  
3 
Consider whether Iwi, Pacific or Ethnic Liaison Officers attendance could be 
beneficial. 
4 
Record details of the case in NIA. Regardless of any other offence/response 
code used, Code 6C must be entered in NIA to indicate that the attendance 
related to a report of concern about a child.  
5 
If the situation does not require immediate intervention: 
  complete a CPP referral form (POL 350 in Police Forms> Child Protection) 
and email to [email address] and your local Police CPP contact for 
further investigation (use CPP email address). This referral should be 
completed by the attending officer before going off duty on the day of the 
report 
  follow the Family violence policy and procedures if family violence was 
involved.   
6 
Take necessary initial actions relating to criminal investigations to: 
  preserve crime scene and physical evidence where relevant 
  secure witnesses  
  locate and detain suspected offenders.    
7 
When circumstances permit, provide parents and caregivers with a copy of the 
pamphlet 'When Police visit about your child's safety'. This provides 
information about why Police are talking to them, what happens next, what 
will happen with a case and who they can contact for further information.   
 
Options for removing a child  
Remove a child when: 
  it is not safe to leave them there or you believe, on reasonable grounds that if left, 
they will suffer, or are likely to suffer, ill treatment, neglect, deprivation, abuse or 
harm, and  
  there is no other practical means of ensuring their safety. 
 
Powers of removal 
If you believe that removing the child is necessary, you may enter and search: 
Power  
Description  
Without a 
This is a Police power and can only be invoked when police believe 
warrant 
on reasonable grounds it is critically necessary to remove that 
 
child to prevent injury or death. 
(s42 Children, 
 
Young Persons 
When exercising the power you must:  
and their Families    produce evidence of identity, and 
Act 1998 (CYPFA))    disclose that your powers are being exercised under s(s42(2))  
and  
  a written report must be made to Commissioner of Police within 
3 days of power being exercised (s42(3)). Complete 
notification "Child/Young Person Arrest/removal" in Microsoft 
Outlook to comply with this requirement. 
With a place of 
staff normally obtain place of safety warrants, although police 
safety warrant 
may assist with executing the warrant. (While police may apply 
 
for such a warrant it would be highly unusual to do so). 
(s39 CYPFA)  
 
On entry, police (or social worker) may remove the child if they 
still believe on reasonable grounds that the child has suffered, or 
is likely to suffer, ill-treatment, serious neglect, abuse, serious 
deprivation, or serious harm. 
With a warrant 
When the court is satisfied a child is in need of care and 
 
Page 16 of 59 

---

Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
to remove 
protection, it may issue a warrant for the child’s removal from any 
 
place and for them to be put in Oranga Tamariki care. These 
(s40 CYPFA) 
warrants are sought by when there are ongoing care and 
protection concerns. 
 
Managing children found in clandestine laboratories 
Where children or young persons are located by police in a clandestine laboratory during 
a planned termination phase of an operation or in the course of regular police duties, 
Oranga Tamariki must be notified under the Child Protection Protocol Joint Operating 
Procedures. 
 
Neglect as defined in the Protocol, includes situations where a child or young person is 
found to have been exposed to the illicit drug manufacturing process or an environment 
where volatile, toxic or flammable chemicals have been used or stored for the purpose of 
manufacturing illicit drugs. 
 
The Joint Standard Operating Procedures for Children and Young Persons in Clandestine 
Laboratories outlines full roles and responsibilities for Police and Oranga Tamariki staff. 
They also outline emergency powers for unplanned situations where children and young 
persons are located inside clandestine laboratories.   
 
Page 17 of 59 

---

link to page 75 link to page 76 link to page 76 link to page 77 link to page 77 link to page 68 link to page 68 link to page 78 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Consultation and initial joint investigation planning with 
Oranga Tamariki 
This section contains these topics: 
  Consultation procedures 
  Initial joint investigation plans 
-  Updating initial joint investigation plans 
  CPP meeting to discuss cases 
  Cases falling outside of the Child Protection Protocol 
 
Consultation procedures 
This table outlines the steps to be taken by the Police CPP contact person when receiving 
notice of a child abuse concern.    
Step 
Action (by Police CPP contact person unless otherwise stated) 
1 
Review the accuracy and quality of the information provided in the referral 
and any initial actions already undertaken (e.g. the child’s removal and/or the 
offender’s arrest). Arrange any further necessary inquiries.   
2 
Make an initial assessment of the seriousness of the case (see Determining 
seriousness of physical abuse). 
 
If the case falls within the guidelines of the CPP (physical, sexual, neglect)  
complete and email a CPP referral form (Police Forms>Child Protection) to the 
Oranga Tamariki National Call Centre ([email address]) and cc your 
local CPP EMAIL address. (See Making referrals to Oranga Tamariki for when 
and how to make referrals).   
 
If there is any doubt as to the degree of seriousness and whether the CPP 
applies, the case should be referred for further discussion with Oranga 
Tamariki. 
3 
The CPP contacts from Police and Oranga Tamariki at a local level consult 
about the CPP referral. This consultation may occur at the same time as the 
case was referred. This consultation should be clearly evidenced and recorded 
on the nationally agreed template in the respective case management 
systems.   
 
The consultation should: 
  share information or intelligence about the particular case 
  confirm if the referral meets the threshold of the CPP   
  discuss any immediate action required to secure the immediate safety of 
the child 
  consider whether a multi-agency approach is required.   
4 
The CPP contacts from Oranga Tamariki and Police discuss the case and agree 
on  an  Initial  Joint  Investigation  Plan  (IJIP).  The  purpose  of  the  IJIP  is  to 
ensure  that  we  work  together  to  secure  the  child’s  immediate  safety  and 
ensure any evidence is collected.  
 
Oranga Tamariki record the IJIP on the nationally agreed template and 
forward a copy to Police as soon as practicable. This should be done within 24 
hours.  In some circumstances it may be agreed between the consulting 
Oranga Tamariki and Police CPP contacts that Police record the IJIP.    
 
In all cases, necessary steps must be put in place immediately to secure the 
child's safety and any other children that may be at risk. 
 
Page 18 of 59 

---

Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
5 
After a case is confirmed as a CPP case 
  update NIA and note it is a CPP case 
  prioritise and assign the case to the most appropriate investigator, taking 
into account the recommended maximum case assignments for 
investigators. Cases awaiting assignment must be reviewed at least once a 
month and any identified concerns or risks while the case is waiting, 
appropriately managed. (See the Child Protection - Specialist accreditation, 
case management and assurance chapter for more information).  
6 
CPP case record: 
  Oranga Tamariki create a CPP record in their electronic case management 
system (CYRAS).   
  Police confirm that the case is recorded as a CPP case in their electronic 
case management system (NIA).     
7 
Following the agreement of an initial joint investigation plan (IJIP) the tasks 
outlined in the IJIP will be reviewed via the CPP meeting to ensure they have 
been completed as agreed. The CPP contacts must communicate any 
significant updates which occur in the intervening period.        
 
Note that only cases closed by both agencies can be removed from the CPP 
case list at a CPP meeting. 
8 
If the case is not confirmed as a CPP case: 
  Police will record the case in NIA case management system and record the 
reason why the referral was not confirmed as a CPP case   
  Police may continue an investigation role outside of the CPP process to 
determine if there is any on-going role in terms of prevention. 
 
Initial joint investigation plans 
Agreement on the Initial Joint Investigation Plan  
The CPP contacts from Oranga Tamariki and Police will discuss the case and agree on an 
Initial Joint Investigation Plan (IJIP). Its purpose is to ensure that we work together to 
secure the child’s immediate safety and ensure any evidence is collected.  
 
Oranga Tamariki will record the IJIP on the nationally agreed template and forward a 
copy to Police as soon as practicable. This should be done within 24 hours.  In some 
circumstances it may be agreed between the consulting Oranga Tamariki and Police CPP 
contacts that Police record the IJIP.    
 
The IJIP must consider the following: 
  the immediate safety of the child involved and any other children who may be 
identified as being at risk 
  referral to a medical practitioner and authority to do so 
  the management of the initial interview with the child  
  if a joint visit is required due to the risk of further offending, loss of evidence, the 
likelihood of the alleged offender being hostile, or any concerns for staff safety  
  collection of any physical evidence such as photographs  
  any further actions agreed for Police and/or Oranga Tamariki including consideration 
as to whether a multi-agency approach is required.   
 
The tasks outlined in the IJIP will be reviewed via the CPP meeting to ensure they have 
been completed as agreed. The CPP contacts must communicate any significant updates 
which occur in the intervening period.        
 
Updating initial joint investigation plans  
 
Page 19 of 59 

---

link to page 78 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
The tasks outlined in the IJIP will be reviewed via the CPP meeting to ensure they have 
been completed as agreed. The CPP contacts must communicate any significant updates 
which occur in the intervening period.        
 
As the criminal investigation progresses for CPP cases, case updates and further tasks 
will be recorded in the respective case management systems and in the on-going case 
investigation plan. The case investigation plans must be updated as necessary to ensure 
that appropriate interventions are maintained. Ongoing consultation between Police and 
Oranga Tamariki is crucial for the effectiveness of the CPP and for the victim and their 
family to receive the best service from both agencies. 
 
CPP meeting to discuss cases  
CPP meetings will be held at least monthly or more frequently as required between the 
Oranga Tamariki and Police CPP contacts.   
 
Oranga Tamariki will make the CPP Case List (Te Pakoro Report 100) available to Police 
prior to the CPP meeting.  
 
In order to ensure that the CPP meetings are productive and focused, the following 
standing agenda items have been agreed:  
  review the CPP Case List to ensure all cases are recorded  
  confirm both agencies have a copy of the agreed IJIP and all of the agreed actions 
from the IJIPs have been completed 
  case update on the progress of the Oranga Tamariki investigations  
  case update on the progress of the Police investigations 
  record any further tasks 
  advise any case investigations which have been closed and the outcomes 
  discussion of any concerns or issues.    
One set of agreed formal minutes, using the meeting minute template, must be taken 
for each meeting held.  These minutes will be shared between the two parties, agreed 
and retained as per the CPP. 
 
Cases falling outside of the Child Protection Protocol Joint Operating 
Procedures 
Not all care and protection concerns require a response under the CPP. The CPP sets out 
the criteria for those that do. If the concerns do not meet the CPP threshold, this does 
not mean that the role of Police and Oranga Tamariki is at an end.  
 
Oranga Tamariki will complete an assessment of care and protection concerns.  Police 
will ensure that any family violence cases that do not fall within the CPP threshold are 
referred to the District/Area Family Violence Coordinator or equivalent for follow up.   
 
There will be some cases that are initially identified as CPP, but new information means 
the CPP threshold is no longer met, or the criminal investigation cannot be progressed. 
As above, this does not mean that that the role of Police and Oranga Tamariki is at an 
end, but that the CPP is no longer the correct process for investigation.   
 
See also Making referrals to Oranga Tamariki for further information about when and 
how referrals to Oranga Tamariki or other Police services should be made.  
 
Page 20 of 59 

---

link to page 78 link to page 78 link to page 80 link to page 46 link to page 46 link to page 75 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Making referrals to Oranga Tamariki 
This section contains these topics: 
  Types of cases requiring referral to Oranga Tamariki 
  Referral process varies depending on case type 
  Referral of historic cases to Oranga Tamariki 
 
Types of cases requiring referral to Oranga Tamariki  
Police are informed of a variety of situations requiring notification to Oranga Tamariki 
that a child may be at risk. These cases fall into four general categories.  
Category  
Examples  
Child abuse  
   physical abuse 
  sexual abuse 
  neglect 
  sexual imaging of child 
Family violence  
  where there is a direct offence against a child or young 
person 
  neglect of child or young person (as per CPP definition of 
neglect), or 
  anytime where after an investigation has taken place that 
factors indicate a concern for safety that warrants statutory 
intervention. 
 
(See “Child risk information and Reports of Concern” (ROC) to 
Oranga Tamariki in the Family violence policy and procedures). 
Environment / 
  clan lab 
neglect 
  unsafe home 
  car crash 
  abandonment 
  cyber crime exploiting children 
Other criminal 
  child identified as a suspect / offender 
activity 
 
Many of these concerns, other than those meeting the CPP, can be dealt with outside of 
the CPP processes (see Consultation and initial joint investigation planning with Oranga 
Tamariki in these procedures).   
 
Referral process varies depending on case type 
This table outlines how referrals to Oranga Tamariki should be made for different cases.   
Category of 
How should referrals to Oranga Tamariki be made? 
referral 
 
Page 21 of 59 

---

link to page 67 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
Child Protection 
CPP referrals from Police to Oranga Tamariki can be made in 
Protocol cases – 
three ways: 
criminal offence 
  a phone call between local staff, followed by an electronic CPP 
against a child 
referral form (POL 350 in Police Forms>Child Protection) 
  electronically using the CPP referral form  
  electronically forwarding the CPP referral form between the 
Oranga Tamariki National Contact Centre and Police Comms 
Centre’ Crime Reporting Line.  
 
The method adopted will depend on the initial point of contact 
and required urgency of response. E.g. if the situation does not 
require immediate intervention, email (using the CPP email 
address) a completed CPP referral form to your CPP contact for 
further investigation before going off duty on the day of the 
report. 
 
Note that if Oranga Tamariki were involved in immediate 
actions to ensure child safety, there is no requirement for the 
CPP contact person to forward the CPP referral to the Oranga 
Tamariki National Contact Centre.  
Family violence 
A Family Violence Child Risk Factors (CRF) form (POL 1313) 
referrals  
must be completed at all family violence incidents attended, for 
all children under 18 years present (including unborn children) 
and for any others who normally reside with the parties where 
the family violence occurred. 
 
If any of the three priority factors identified on the POL 1313 are 
present, children must be referred to the Oranga Tamariki 
National Contact Centre as soon as possible using the Family 
Violence Oranga Tamariki Report of Concern (ROC) – POL 
351. Referral of other family violence cases to the Oranga 
Tamariki National Contact Centre is determined on a case by 
case basis in consultation with the FV coordinator and/or 
supervisor. Any family violence case where children were 
present that is not reported to the National Contact Centre must 
be reported to the closest local Oranga Tamariki site by the 
Family Violence Coordinator.  
 
For more information about the referral process in family 
violence cases, see ‘Child risk information and Reports of 
Concern (ROC) to Oranga Tamariki’ in the “Family violence 
policy and procedures”. 
 
Note: If there is evidence of serious child abuse, the CPP 
referral process, using the Pol 350, applies.   
Environment / 
The Oranga Tamariki National Call Centre (NCC) should be 
neglect referrals 
informed of situations where concerns held for the well being of 
 
the child due to their environment may require a Oranga 
Tamariki risk assessment. This can be by: 
  phone call  to 0508 family 
  email to NCC via email address [email address]  
Other criminal 
This is managed through Police Youth Services on completion of 
activity 
the investigation case file for an offender identified as a child. 
Minor or trivial 
Minor or trivial cases do not have to be referred to Oranga 
cases  
Tamariki.  
 
Page 22 of 59 

---

Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Referral of historic cases to Oranga Tamariki 
When a report of historic child abuse is received, a risk assessment must be completed 
to assess the risk the offender may currently pose to children. The assessment should 
consider (amongst other factors): 
  currency and timeframes of offending 
  the suspect's current access to children  
  nature of offending, e.g. preferential or opportunist sexual offender 
  multiple victims  
  occupational, recreational or secondary connection to children, e.g. school teacher, 
volunteer groups, or sports coaches. 
 
Even though the victim is now an adult it may be appropriate to consult with Oranga 
Tamariki to resolve any current care and protection concerns of children at risk from the 
alleged offender. 
 
 
Page 23 of 59 

---

link to page 81 link to page 81 link to page 81 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Interviewing victims, witnesses and suspects 
This section contains these topics: 
  Interviewing children in child abuse investigations 
  Interviewing adult witnesses 
  Interviewing suspects 
 
Interviewing children in child abuse investigations  
All interviews of child abuse victims or of childwitnesses to serious crime must be 
conducted carried out according to the Specialist Child Witness Interview Guide by 
specially trained specialist child witness interviewers (SCWI).  
 
The Specialist Child Witness Interview Guide details policy and guidelines relating to 
specialist child witness interviews: 
  agreed jointly by Oranga Tamariki and Police 
  for trained specialist child witness interviewers of Oranga Tamariki and the Police, 
and their supervisors and managers. 
 
The policy and guidelines detailed in the Guide ensure specialist child witness interviews 
are conducted and recorded in accordance with the Evidence Act 2006 and the Evidence 
Regulations 2007 and that best practice is maintained. 
 
Interviewing adult witnesses 
When interviewing adult witnesses in child abuse investigations, follow: 
  Investigative interviewing witness guide, and  
  additional procedures in Investigative interviewing - witnesses requiring special 
consideration (e.g. when the witness has suffered trauma, fears intimidation, or 
requires an interpreter).   
 
 
Interviewing suspects 
When interviewing suspects in child abuse investigations, follow the Investigative 
interviewing suspect guide including procedures for suspects requiring special 
consideration (e.g. because of age, disability, disorder or impairment, or where English is 
a second language). 
 
Page 24 of 59 

---

link to page 82 link to page 82 link to page 83 link to page 83 link to page 83 link to page 83 link to page 83 link to page 84 link to page 75 link to page 75 link to page 83 link to page 83 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Medical forensic examinations 
This section contains these topics: 
  Primary objective of the examination 
  Timing of examinations 
  Arranging the medical 
-  Specialist medical practitioners to conduct examinations 
-  Support during the examination 
  Examination venues 
  Examination procedures 
  Photographing injuries 
 
Primary objective of the examination 
The child's well being and safety is paramount. Therefore, the primary objective of a 
medical forensic examination is the victim's physical, sexual and mental health, and 
safety. Of secondary importance is the opportunity to collect trace evidence. The medical 
forensic examination should be promoted to the victim and their family in this way. 
 
Timing of examinations 
The timing for a child's medical examination should be considered when the initial joint 
investigation plan is agreed between the Police and Oranga Tamariki contact persons. 
 
The urgency of a medical examination will depend on the circumstances in a particular 
case. Always consult with a specialist medical practitioner when making decisions about 
the timing and nature of examinations.  
Type of case  Timing 
Acute sexual 
A specialist medical practitioner must be contacted as soon as 
abuse cases 
possible. Capturing forensic evidence that may disappear, using a 
medical examination kit and/or toxicology kit, is particularly important 
in the first 7 days after sexual abuse. 
 
If three or four days have passed since the abuse, the examination 
may not be as urgent, but should still be considered, primarily for the 
victim's wellbeing and for trace evidence capture. This recommended 
course of action should be discussed with the victim, their family and 
the specialist medical practitioner.  
 
For further information see “Medical forensic examinations” in the 
Adult sexual assault investigation policy and procedures. 
Acute physical  These cases often come to Police attention due to medical intervention 
abuse 
already occurring at hospitals or doctors surgeries. In other cases, the 
examination should be arranged as soon as possible in consultation 
with the victim, their family and the specialist medical practitioner. 
 
Bruises and other injuries may take a number of days to best appear 
and a further assessment should be made at the follow-up medical 
appointment. Consult with the specialist medical practitioner as to 
when this should be arranged. 
 
Page 25 of 59 

---

link to page 83 link to page 66 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
Non acute /  
These are non-urgent cases where the medical response can be 
therapeutic 
arranged at a time convenient to the medical practitioner, the child 
and their family. In non acute sexual abuse cases there is little 
expectation of locating forensic evidence but the medical examination 
is necessary for the assurance of the victim and family (e.g. that there 
is no permanent injury, pregnancy, sexually transmitted infections).  
 
In older physical abuse cases a medical examination may be required 
to verify concerns of past injury that may be detected by examination 
or X-ray. 
 
Arranging the medical  
Where a medical examination of a child is considered necessary, refer the child to a 
specialist medical practitioner for that examination.  
 
The medical practitioner must be consulted as to the time and type of examination 
required, based on the information received from the child/informant. Except for urgent 
medical or forensic reasons, arrange the examination at a time and place that is least 
stressful to the child. Also consider religious or cultural sensitivities when conducting the 
medical examination. 
 
The medical examination should be completed in a child centred timeframe and by an 
appropriate medical practitioner. This will avoid causing unnecessary trauma by having 
to re-examine a child previously examined by a practitioner without specialist knowledge 
and expertise. 
 
Specialist medical practitioners to conduct examinations  
In cases of serious child abuse, doctors who are DSAC (Doctors for Sexual Abuse Care 
Incorporated) trained are the preferred specialist.  
 
Whether the child victim is medically forensically examined by a specialist paediatric or a 
general medical examiner varies around New Zealand. When briefing the medical 
practitioner about the circumstances and timing of the medical examination, canvas with 
them the question of who is best to conduct the examination. The decision is made by 
the medical practitioner taking into account the child's age, their physical development 
and the nature of their injuries. 
 
Support during the examination 
A parent or legal guardian who is not the suspect or another competent adult with whom 
the child is familiar should accompany the child for the examination, unless that is not 
appropriate in the circumstances. 
 
Examination venues 
Medical examinations should be conducted at a Sexual Assault Assessment & Treatment 
Service's (SAATS's) recognised venue, e.g. paediatric clinics of District Health Boards or 
doctors' clinics. They must not take place at Police premises unless purpose built 
facilities exist which are forensically safe environments. 
 
Examination procedures 
The police role in a medical examination of child victims of serious physical and sexual 
abuse are essentially the same as for adult victims. Follow the procedures "Before 
conducting medical examinations" and "Examination procedures" in the ‘Medical forensic 
examinations’ section of the Adult sexual assault investigation policy and procedures 
when preparing for and conducting medical forensic examinations of child victims. 
 
 
Page 26 of 59 

---

Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
Photographing injuries  
The recording of physical injuries is important to corroborate an account of abuse.  
 
Medical practitioners will identify during their examination any injuries that should be 
photographed and may decide to sensitively take these during the examination. Police 
can also take photographs of the victim's physical injuries with the victim's or parent/ 
guardian's full consent. An appropriately trained Police photographer should be used for 
this.  
 
Consult with the specialist medical practitioner as to when photographs should be taken. 
Bruises and other injuries may take a number of days to appear so consider the benefits 
of taking a series of photographs to record the changes.  
 
A support person should be present to support the victim while photographs are being 
taken and afterwards. 
 
 
 
 
Page 27 of 59 

---

link to page 85 link to page 85 link to page 85 link to page 86 link to page 86 link to page 87 link to page 87 link to page 87 link to page 88 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Evidence gathering and assessment  
This section contains these topics: 
  Police responsibility for criminal investigations 
  Crime scene examination 
  Consider all investigative opportunities 
  Exhibits 
  Dealing with suspects 
  Ongoing evidence assessment 
-  Care and protection concerns arising during investigation 
  Community disclosure of offender's information  
 
Police responsibility for criminal investigations 
NZ Police is the agency responsible for the investigation of any criminal offending. They 
have a statutory obligation to investigate any report they receive alleging that a child 
has been, or is likely to be, harmed (whether physically, emotionally, or sexually), ill-
treated, abused, neglected, or deprived (s17 CYPF Act 1989).   
 
While the investigation process for child abuse complaints has many similarities with 
other criminal enquiries there are subtle differences such as the power imbalance 
between the child and the offender as well as the subsequent impact and consequences 
of the abuse on the victim. 
 
Investigators need understanding and sensitivity in all interactions with the victim and 
their families. They also need an appreciation of offenders' motivation. For example, 
does a sexual offender appear opportunistic or preferential in nature? Is the event well 
planned, ill-conceived or stumbling? Is what appears to be a minor physical assault a 
pattern of increasing violence? 
 
As for any other criminal investigation, child abuse investigations must be undertaken in 
a way that evidence gathered is admissible in court proceedings. Correct procedures 
must be followed to ensure the strongest possible case can be put before the courts to 
hold an offender accountable. This will increase the likelihood of a successful prosecution 
and enhance outcomes for the victim, their family and the wider community. 
 
Crime scene examination 
Follow standard investigation procedures detailed in the Police Manual for: 
  crime scene examination   
  gathering and securing physical and forensic evidence.  
 
Consider all investigative opportunities  
Also consider other investigative opportunities, such as history of family violence, area 
canvas, location of further witnesses, propensity (similar fact) evidence, Intelligence 
office input (e.g. prison releases, known sex offenders, similar crime etc), media 
releases, contact with the Police Criminal Profiling Unit and other potential case 
circumstances. 
 
See also: 
  Hospital admissions for non- accidental injuries or neglect in this chapter 
  the Child protection - 'Mass allegation investigation' and 'Investigating online offences 
against children' for information about managing: 
-  multiple allegations of serious child abuse committed by the same person or a 
connected group of people 
-  allegations associated with education settings  
 
Page 28 of 59 

---

Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
-  online offences investigations involving children, including indecent communication 
with a young person under 16 
 
Exhibits 
Follow standard investigation procedures for: 
  locating, recording and photographing exhibits in situ  
  securing, labelling and packaging, handling and retention of exhibits  
  analysis, assessment and court presentation  
  final action, i.e. appropriate return, disposal or destruction.   
  
Always consider the potential sensitivity of exhibits for scientific assessment, especially 
those cases of a sexual nature. Sound handling processes must be adhered to, recorded 
and able to be outlined. 
 
Dealing with suspects 
Identifying and locating suspects 
In most cases the suspect for child abuse can readily be ascertained due to an 
established connection with the victim or their family/whänau. In other cases identifying 
and locating a suspect may take extensive and prolonged investigation.  
 
Capturing complete detail in appropriately taken victim complaints, witness statements, 
thorough scene examinations and other investigative endeavours better enables the 
identification and location of unknown suspects. 
   
Approaching suspects 
Staff are to fully assess all available information to determine the best approach that fits 
the situation and circumstances. When planning this initial approach to a suspect, 
consider: 
  the time of day  
  the location and situation (alone or in a family or work situation)  
  investigator's style, manner and approach  
  the possible perceptions of the suspect and what they may interpret is occurring  
  follow-up options (e.g. medicals, photographs, further victim involvement etc).  
 
Interviewing suspects 
Follow the Investigative interviewing suspect guide when interviewing suspects in child 
abuse investigations.  
 
Medical examination of suspects 
Consider the need for the suspect to undergo a medical examination.    
 
Police Medical Officers (ideally a specialist practitioner who has not examined the victim) 
undertake a forensic medical examination of suspects at the request of the O/C case or 
O/C suspects. They should use: 
  medical examination kits, and/or  
  a toxicology kit if the suspect is a known or suspected drug user.  
 
When making arrangements for the examination, ask the Police Medical Officer to: 
  take appropriate samples such as buccal, blood, saliva, head hair, pubic and body 
hair, foreign hairs, and fingernail scrapings  
  note any injuries such as scratches or bruises and how this may have originated  
  give their opinion of the suspect's mental condition so that police obtain a further 
psychiatric opinion where necessary  
  record any comments or explanations made by the suspect about the cause of injuries 
or other relevant comments made.  
 
Page 29 of 59 

---

link to page 76 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Consider photographing injuries or other aspects. 
 
DNA samples 
If DNA trace evidence is held as a result of forensic evidence and the suspect declines to 
provide a voluntary DNA sample, a suspect compulsion order should be sought through 
the Court. (See the DNA sampling Police Manual chapter). 
 
Ongoing evidence assessment 
Ongoing appraisal of available information and evidence should be undertaken as part of 
usual practice. There may also need to be a formal assessment which could include 
seeking the opinion of Legal Section or the Crown Solicitor when determining resolution 
options for the investigation.  
 
Care and protection concerns arising during investigation 
The O/C case must advise Oranga Tamariki immediately if any further care and 
protection concerns arise during the criminal investigation. It may be necessary to 
amend the Oranga Tamariki /Police initial joint investigation plan to ensure the safety of 
the victim, siblings or other children who may be at risk of continuing offending. 
 
Community disclosure of offender's information 
In some situations, a form of community disclosure may be required, e.g. where 
information is received that a person previously known to Police has commenced 
volunteer work with children.  
 
See ‘Community disclosure of offender information’ in the Police Manual for: 
  the circumstances in which police may proactively release information about an 
offender's identity to individuals and/or communities other than in response to 
requests under the Official Information Act 1982 
  what information can be released and how 
  the necessary authorisation that must be obtained prior to release.  
 
Page 30 of 59 

---

link to page 88 link to page 88 link to page 88 link to page 88 link to page 89 link to page 89 link to page 90 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Hospital admissions for non-accidental injuries or 
neglect 
This section contains these topics: 
  Introduction 
  Medical case conferences 
-  DHB immediate management plan 
  Multi agency safety plan 
-  Reviewing multi agency safety plans 
  Medical information available to investigators 
  Further information 
 
Introduction 
Non-accidental injuries (NAI’s) and serious neglect investigations are not only a criminal 
investigation but also a multi-agency child protection investigation.  
 
The admission of a child to hospital does not automatically ensure their safety. Police, 
Oranga Tamariki and health professionals must work closely together from the time the 
abuse/neglect is first recognised to ensure the victim's safety and achieve the best 
investigative outcome. 
 
Non-accidental injuries and serious neglect investigations can be difficult to conduct 
because: 
  offenders who inflict serious injuries to young children do not want to be seen as child 
abusers and admissions are therefore difficult to obtain 
  non-offending parties are often bound by feelings of loyalty to perpetrators of violence 
against children 
  there is often no evidence of planning or preparation to be obtained. In the majority 
of cases, violent acts are spontaneous 
  most offenders do not actually intend to inflict the levels of harm suffered 
  medical evidence can be imprecise, with injuries being difficult to time or date 
  pre-existing medical conditions may exist, or other causes for injury and explanations 
be given, e.g. resuscitation or shaking to revive or as a response to choking or 
apnoea 
  accident - no intent to harm, e.g. accidental falls 
  time frames may expand to include other suspects. 
 
Medical case conferences 
When a child presents at the hospital, an initial clinical assessment will be undertaken by 
a health practitioner. If the treating health practitioner becomes concerned about 
possible abuse they will undertake a primary assessment of risk. The practitioner will 
consult internally with the District Health Board (DHB) child protection team. 
 
DHB immediate management plan 
The District Health Board is responsible for ensuring the safety of the child from the time 
of admission until the notification to Oranga Tamariki has been accepted.  This should 
never be longer than 24 hours. 
 
The attending clinician, in consultation with others, will establish a plan to address the 
child's immediate safety needs while the child is in DHB care. 
 
Multi agency safety plan  
As with all child abuse investigations, an important step is the joint investigation plan.  
When children are in hospital as a result of non accidental injuries and serious neglect, 
 
Page 31 of 59 

---

Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
the joint investigation plan should include the convening of a medical case conference 
between Police, Oranga Tamariki and the DHB. 
 
The conference should ideally be held within 24 hours of a notification being received by 
Oranga Tamariki.  During the conference a multi-agency safety plan (MASP) should be 
agreed detailing: 
  names and contact details of those involved  
  names and roles of those who will be responsible for the child's care during their time 
in hospital and how safety issues will be addressed including:  
-  supervision of contact with family during the hospital stay and after discharge 
-  place of safety warrant or other legal measures which may be required 
  what and how support will be provided to the child and family 
  how the health needs of the child will be addressed 
  roles and responsibilities of the family and other agencies 
  expected length of stay and planning for discharge 
  health and rehabilitation needs after discharge 
  management of risk to siblings and other children living in the home 
  how monitoring and review will occur 
  engagement with ACC and their involvement in rehabilitation planning. 
 
The parties will maintain at least weekly contact to update each other about the child's 
progress while they are in hospital. When necessary, the multi agency safety plan must 
be reviewed. 
 
Reviewing multi agency safety plans 
Each agency must advise the others as soon as possible of:  
  key events including clinical deterioration of the child 
  episodes of violence or inappropriate behaviour by family 
  changes in custody arrangements 
  arrest or prosecution of an alleged offender 
  acceptance of a claim by ACC  
  plans for discharge. 
 
A meeting to review the plan can be initiated by any of the key staff. If possible, any 
visit by police to key DHB staff should be pre-arranged to ensure appropriate staff are 
available. 
 
Before the child’s discharge from hospital a meeting must be convened by a Oranga 
Tamariki social worker to review and update the multi agency safety plan. The updated 
plan must include: 
  timing of discharge 
  support required and available on discharge 
  health and rehabilitation needs following discharge. 
 
Medical information available to investigators  
During the investigation, health practitioners should be able to provide information 
and/or a report to Police/ Oranga Tamariki covering aspects of the 
assessment/treatment of the child including: 
  the child’s current condition and initial prognosis 
  current treatment 
  current medical opinion as to how and when the injuries occurred  
  what radiographic imaging has taken place and what further imaging is to be carried 
out, e.g. CT scans, MRI scans, skeletal X-rays, bone scan 
  whether an ophthalmologist examined the child and if retinal images have been taken 
 
Page 32 of 59 

---

Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
  what diagnostic tests have been carried out to rule out other causes of the injuries 
and their results 
  what further tests are planned 
  what samples have been obtained from the child e.g. pre-transfusion blood, urine 
  details of medical and other staff coming into contact with the child 
  if the hospital clinical photography department has obtained photographs of any 
apparent external injuries to the child 
  the child's previous hospital admissions and any known medical history 
  who is the child’s GP 
  carers' initial response to the child becoming ill, any first aid given and how the child 
was brought to hospital 
  any explanations offered by carers to paramedics or medical staff. 
 
Further information 
See the aide-memoir / additional guidance on the initial response for child/infant 
homicides and non-accidental injuries on Crime Group’s intranet page. 
 
 
Page 33 of 59 

---

link to page 91 link to page 91 link to page 91 link to page 91 link to page 92 link to page 92 link to page 93 link to page 91 link to page 92 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Charging offenders and considering bail  
This section contains these topics: 
  Determining appropriate charges 
  DNA sampling when intending to charge 
-  Relevant offences 
  Determine if the offence falls within s29 Victims' Rights Act 
  Bail for child abuse offending 
-  Victims views on bail 
 
Determining appropriate charges  
When laying charges in child abuse investigations consider the most appropriate charges 
based on the admissible evidence available. Charging must always reflect the:           
  seriousness of the offence  
  essential nature of the offending  
  admissible evidence.  
 
It is important that you do not minimise child abuse and that charging is aimed at 
making the offender accountable for their actions. Contact your supervisor, a legal 
advisor, or Crown Solicitor in your district if you need advice in any case about charging 
decisions.   
 
For more information see: 
  Prosecution and other case resolutions in this chapter 
  the Child protection - 'Mass allegation investigation' and 'Investigating online offences 
against children' chapters  
  Charging decisions. 
 
DNA sampling when intending to charge 
When intending to charge a suspect aged more than 14 years with a relevant offence, 
Police can request a DNA sample and detain the person for the period necessary to take 
the sample. Intention to charge DNA samples can then be matched against the unsolved 
crime scene database before prosecution case resolution (conviction or acquittal). 
 
Follow the DNA sampling procedures when taking 'intention to charge' DNA samples. 
 
Relevant offences 
Relevant offences are listed in part 1, 2 and 3 of the schedule to the Criminal 
Investigations (Bodily Samples ) Act 1995.  They include all sexual offences, serious 
assault, cruelty to a child, assault with a weapon, male assault female, sexual grooming 
and offences punishable by a term of 7 years imprisonment or more.  Assault on a child 
is not a relevant offence. 
 
Determine if the offence falls within s29 Victims' Rights Act 
When laying charges, you must determine if the offence comes within section 29 of the 
Victims' Rights Act 2002 as soon as practicable after coming into contact with a victim.  
If it does, the victim must be informed (using the POL1065) of their right to be on the 
victim notification register and to be notified about the bail, release, escape and death of 
an offender and accused.   
 
The offence must be: 
  one of sexual violation or other serious assault  
  one that resulted in serious injury to a person, the death of a person or a person 
being incapable, or  
 
Page 34 of 59 

---

Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
  one of another kind that has led to the victim having ongoing fears on reasonable 
grounds:  
-  for their physical safety or security, or  
-  for the physical safety or security of one or more members of their immediate 
family. 
 
Note that victims may also include a parent or legal guardian of a child or young person 
unless that parent or guardian is charged with the commission of, or convicted or found 
guilty of, or pleads guilty to, the offence concerned.  
 
Bail for child abuse offending   
The same bail considerations apply to persons charged in relation to child abuse 
offending as for any person charged with an offence.  Note however, that you must 
have the authority of a supervisor of or above the position level of Sergeant before 
releasing a person charged with an offence against a child or young person on Police 
bail. 
 
See Deciding whether to grant or oppose bail in the ‘Bail’ chapter when deciding whether 
to grant Police bail and/or to oppose bail when the person appears in court (e.g. when 
there are concerns that the person may commit further offending or fail to appear). Also 
consider whether any of the restrictive Bail Act provisions apply. In all cases, the 
paramount consideration is the safety and protection of the victim.  
 
When granting Police bail, conditions must be set to reflect the victim's safety needs and 
those of potential victims. If Police do not oppose bail, or it is clear the court is likely to 
grant bail, seek appropriate bail conditions (e.g. non association with the victim or other 
children) to help safeguard the victim. (See Bail conditions in the ‘Bail’ chapter for more 
information).  
 
Victims views on bail 
If the charges laid fall within section 29 of the Victims' Rights Act 2002, Police must 
make all reasonable efforts to ensure the victim's views on the offender’s release on bail 
are ascertained and provided to the court.  
 
 
 
Page 35 of 59 

---

link to page 93 link to page 93 link to page 93 link to page 93 link to page 93 link to page 94 link to page 94 link to page 94 link to page 94 link to page 75 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Prosecution and other case resolutions 
This section contains these topics: 
  Options for resolving child abuse investigations 
  Deciding whether to prosecute 
-  Related information if case involves family violence 
  Matters to consider during prosecutions 
  Disclosure of video records and transcripts 
  Preparing witness before court appearance 
  Privacy of victims in court 
  Support of witnesses in court 
  Preparing victim impact statements 
 
Options for resolving child abuse investigations  
After a full investigation of the case, several options are available for case resolution 
including (depending on the circumstances of the case): 
  prosecution  
  issue of a formal Police pre-charge warning for a minor assault  
  diversion for minor offending (see Adult diversion scheme policy) 
  restorative justice 
  filing of the case due to insufficient evidence 
  no further action. 
 
Deciding whether to prosecute 
Prosecution action is an important element in holding offenders accountable for their 
actions. However, the Solicitor-General's Prosecution Guidelines require that 
prosecutions are only brought where there is a reasonable prospect of conviction (the 
'evidential test') and where a prosecution is in the public interest. Refer also to the 
Charging decisions chapter. 
 
Where there is sufficient evidence to establish a prima facie case, prosecution is the 
preferred resolution for child abuse investigations unless the degree of force used is so 
inconsequential that the intervention of the criminal law is not in the public interest. 
 
Where criminal investigations are being conducted alongside joint investigations under 
the Child Protection Protocol Joint Operating Procedures, it may be appropriate to consult 
with Oranga Tamariki before laying charges in minor cases. 
 
The decision to commence prosecution action is ultimately one for Police. Where there is 
sufficient evidence to commence prosecution, any decision not to do so must be made 
after consultation with a supervisor. 
 
Related information if case involves family violence 
Refer to Prosecuting family violence for more information about prosecuting family 
violence cases. 
 
Matters to consider during prosecutions 
Follow standard file preparation and prosecution procedures for:  
  preparation of documents, depositions and testimony 
  criminal disclosure – (see the Criminal disclosure chapter)  
  preparation of appropriately handled, packaged and presented exhibits  
  preparation, handling and presentation of video evidence and testimony. 
 
Disclosure of video records and transcripts 
 
Page 36 of 59 

---

Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
It is the court's expectation that a child victim’s evidence will normally be given by way 
of video record, unless exceptional circumstances apply (see the Specialist Child Witness 
Interview Guide).  
 
Section 106 Evidence Act 2006 and regulation 30 Evidence Regulations 2007 require 
defence counsel to be given a copy of any video record being offered as an alternative 
way of giving evidence, before the hearing of the matter, unless a judge directs 
otherwise.  For more information on the disclosure of video recorded interviews see 
‘Disclosure of video interviews, transcripts and TASER data’ in the Criminal disclosure 
chapter.  
 
Preparing witness before court appearance 
The prospect of having to give evidence in court is a daunting prospect for most people, 
particularly children. The child should if possible, meet the prosecutor or Crown Solicitor 
before the trial, be shown the courtroom, and given appropriate resource material to 
assist with preparing for court. Resource material is available through the Court Victim 
Advisor at your local district court.  
 
See ‘Looking after witnesses’ in the Criminal procedure - Trial stage chapter for advice 
on briefing witnesses.  
 
Privacy of victims in court 
See the Criminal procedure - Administration stage chapter for information on: 
  when names, evidence and submissions are automatically suppressed or may be 
suppressed on an application 
  clearing courts.  
 
Support of witnesses in court 
Section 79 of the Evidence Act 2006 provides that a complainant or witness, while giving 
evidence in court, may have a person with or near them to give support. The support 
person’s name must be disclosed to all parties as soon as practicable. See the Criminal 
procedure - Trial stage chapter for information on supporting witnesses in court.   
 
Preparing victim impact statements 
See ‘Victim impact statements’ in the Victims (Police service to victims) chapter.   
 
Page 37 of 59 

---

link to page 95 link to page 95 link to page 95 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Responsibilities for victims 
This section contains these topics: 
  Victims may include parents and guardians 
  Rights of victims 
  Support after sexual violence 
 
Victims may include parents and guardians 
A victim is a child or young person: 
  against whom an offence is committed by another person, or 
  who through or by means of an offence committed by another person, suffers physical 
injury, or loss of, or damage to, property.  
 
Victims may also include a parent or legal guardian of a child or young person who falls 
within the above criteria unless that parent or guardian is charged with the commission 
of, or convicted, or found guilty of, or pleads guilty to, the offence concerned.  
(s4 Victims Rights Act 2002)  
 
Rights of victims 
See the Victims (Police service to victims) chapter for information about: 
  responding to incidents involving victims 
  treatment and rights of victims generally 
  notification rights for victims of serious offences including the right to be registered in 
the victim notification system 
  obtaining and submitting victim impact statements. 
 
Support after sexual violence 
Up to $500 is available to help with emergency costs incurred immediately after a sexual 
violence crime, e.g. replacing clothing, emergency accommodation and repairing or 
replacing damaged property. Funding is also available for victims/survivors and an 
unpaid support person to attend the trial. Grants can be applied for where any child has 
been the subject of a sexual crime that occurred on or after 1st January 2010, whether 
or not the matter proceeds to a prosecution, so long as the matter has been reported to 
Police. These grants are not means tested. Further information is available from Victim 
Support or on their website: www.victimsupport.org.nz 
 
 
 
 
 
Page 38 of 59 

---

link to page 96 link to page 96 link to page 96 link to page 96 link to page 96 link to page 96 link to page 97 Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Final actions and case closure  
This section contains these topics: 
  Information to be provided to victim 
  Oranga Tamariki notification 
  Sex offender/suspect notification 
  Return of exhibits 
  Return and retention of video records 
-  Destruction of master copies, working copies and other of video records 
  File completion 
 
Information to be provided to victim 
Following prosecution, ensure the victim is advised of the result as soon as possible. 
 
Also ensure that victims of serious offences (defined by s29 Victims' Rights Act 2002) 
have been advised of their rights (using POL 1065 in Police Forms) to be registered on 
the Victim Notification Register and to be advised of bail conditions, and release dates 
post conviction. See ‘Notification rights for victims of serious offences’ in the Victims 
(Police service to victims) chapter for more information.  
 
Oranga Tamariki notification 
If the investigation has been completed as a joint investigation under the CPP, Oranga 
Tamariki must be advised of the outcome of the prosecution in writing and it must be 
tabled at the monthly CPP meeting. 
 
Sex offender/suspect notification 
A "Sex Offender/Suspect Notification (*SOR)" (found in the e-mail 'Notifications' section 
of the Bulletin Board) must be completed and submitted to the Modus Operandi section 
at PNHQ for all investigations of sexual offences once suspects or offenders are 
identified.   
 
Return of exhibits 
After the prosecution, the O/C case must: 
  retrieve the exhibits from the court as soon as practicable after any appeal period, 
and  
  return property taken from victims as evidence, as soon as practicable after it is no 
longer required for that purpose.  
(s51 Victims Rights Act 2002) 
 
However, sensitivity in the return or disposal of exhibits can be very important to 
victims. Items of clothing may be damaged during trace evidence examination (e.g. for 
forensic analysis, segments might be cut from the crutch area of trousers) and this 
should be discussed with the victim or their parent or guardian before returning. Also 
consider having clothing or bedding cleaned or appropriately dealt with before returning. 
Where possible avoid returning items in labelled Police exhibit bags- there are boxes and 
bags available through the Police procurement system. 
 
Return and retention of video records 
Once the court process is concluded, defence counsel must return their copy of the video 
record to Police. The O/C case must ensure the lawyer’s copy is held by Police before the 
matter is filed. (See regulation 31(2) and (3) of the Evidence Regulations 2007) 
 
Destruction of master copies, working copies and other of video records 
 
Page 39 of 59 

---

Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
Subpart 4 of the Evidence Regulations 2007 list obligations relating to the destruction of 
video records. Once master copies of video records are presented in court as an exhibit 
they must be retained by the court and then destroyed 10 years after the date on which 
the criminal proceeding is finally determined or discontinued.  
 
All other tapes should be destroyed 7 years after the date on which the master copy was 
made.  
 
File completion 
Once Police resolution action is concluded, the Police file must be completed and filed as 
soon as practicable. 
 
The O/C case must ensure all case management processes are correctly recorded and 
exhibits have been appropriately disposed of. 
 
Child protection files must only be filed by level 4 child protection trained supervisors 
who have authority from their District Crime Manager to do so. In most cases this 
designated person will be the District Child Protection Coordinator, who is deemed as 
having the required clear understanding of the nature and intricacies of this crime-type.    
 
 
Page 40 of 59 

---

Appendix: Child protection 
investigation policy and procedures; 
continued… 
 
 
Health and safety duties 
Maximising safety and minimising risk 
Maximising safety and eliminating or minimising risk at work is the responsibility of all 
Police employees and persons engaged by Police to provide a service including 
contractors and their employees, trainees, interns and volunteers. It is delivered through 
meeting the obligations under the Health and Safety at Work Act 2015 and Police safety 
policies. 
 
A key enabler is the application of the TENR-Operational threat assessment in the 
workplace. 
 
The expectation of the Commissioner and the Act is that persons in the workplace will 
take reasonable care to ensure that their acts or omissions do not adversely affect the 
health and safety of other persons, comply as far as they are reasonably able to with any 
reasonable instruction that is given in order to comply with the Health and Safety at 
Work Act 2015 or regulations under that Act. They will co-operate with any reasonable 
policy or procedure relating to health or safety at the workplace that has been notified to 
them and take immediate action to stop any perceived or potential breach of the act or if 
impractical, immediately report the matter to a supervisor. 
 
Health and safety should be an everyday conversation. 
 
Relevant Police instructions include: 
  Hazard management 
  Health and safety 
  Wellness and safety 
  these ‘Child protection investigation policy and procedures’ in relation to the safe 
response to and investigation of reports to Police about child safety concerns.  
 
 
 
Page 41 of 59 

---

Child Protection Protocol: 
Joint Operating Procedures 
 
Between New Zealand Police and Child, Youth and Family 
September 2016
 
 

---

Table of Contents 
 
CHILD PROTECTION PROTOCOL: JOINT OPERATING PROCEDURES  
 
1. 
PURPOSE  
2. 
PRINCIPLES  
3. 
RESPONSIBILITIES  
4. 
WHEN TO USE THE CHILD PROTECTION PROTOCOL 
5. 
THE PROCESS  
6. 
FURTHER INVESTIGATION CONSIDERATIONS  
7. 
INFORMATION SHARING 
8. 
CONFLICT RESOLUTION  
9. 
TRAINING AND PROFESSIONAL DEVELOPMENT  
10. 
QUALITY ASSURANCE  
11. 
REVIEW  
12. 
SIGNATORIES  
13. 
GLOSSARY OF TERMS  
14. 
LIST OF ACRONYMS  
 
 
 
APPENDIX 1 – CPP MEETING MINUTES TEMPLATE  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
The 2016 review completed by: 
National Coordinator Child Protection 
National Sexual Violence & Child Protection Team, NZ Police 
Senior Advisor 
Care and Protection Support, Child, Youth and Family   
 
The cover features artwork by children and young people in care from the Hastings Site with the help of Tony 
Harrington, Artist. 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 2 
 

---

1.  Purpose 
It  is  the  role  of  New  Zealand  Police  (Police)  to  investigate  criminal  offending,  hold 
offenders  to  account,  and  prevent  future  offending.  It  is  the  role  of  Child,  Youth  and 
Family to investigate care and protection concerns and take action to keep children safe.   
 
In  cases  of  offending  against  children  that  may  constitute  a  criminal  offence,  we  will 
work in partnership in order to achieve the best outcomes for children and their whānau. 
This document is designed to address the areas of work where Police and Child, Youth 
and Family will jointly consider a report of concern that meets the definitions as set out 
in  this  document  (section  4).  The  Child  Protection  Protocol:  Joint  Standard  Operating 
Procedures (CPP) is the process that we follow to accomplish this.   
 
The  CPP  exists  to  ensure  timely,  coordinated  and  effective  action  by  Child,  Youth  and 
Family and Police so that: 
  children are kept safe 
  offenders are held to account wherever possible  
  child victimisation is reduced. 
 
The  CPP  sets  out  the  process  for  working  collaboratively  at  the  local  level,  and  as  a 
formally agreed national level document, it will be followed by all Child, Youth and Family 
and Police staff.   
 
Police and Child, Youth and Family have their own individual processes for investigating 
reports of concern or complaints which are not encompassed within this document.      
 
2.  Principles 
Child, Youth and Family and Police are guided by the following principles:  
  the  welfare  and  best  interests  of  children  are  the  first  and  paramount 
consideration1  
  we  will  work  together  to  keep  children  safe  and  free  from  harm,  abuse  and 
neglect  
  we  promote  the  wellbeing  of  children  by  working  together  with  other  agencies, 
the community and their whānau.  
 
 
                                           
1 Section 6 Children, Young Persons, and Their Families Act 1989  
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 3 
 

---

3.  Responsibilities under the CPP 
To achieve an effective working relationship we need to: 
  understand each other’s roles in care and protection including the CPP process  
  have dedicated CPP contacts  
  establish effective ways to communicate with each other.   
 
In order to support local relationships and communication, Child, Youth and Family and 
Police will ensure the CPP is reflected in organisational policy and procedures and each 
agency will be responsible for the allocation of resources to give effect to it. 
 
Child, Youth and Family are responsible for: 
  addressing the immediate safety of children together with Police  
  completing an assessment of harm and the severity of this 
  taking action to ensure the on-going safety of children  
  facilitating  and  assisting  child  victims  and  their  whānau  to  engage  with  support 
services.  
 
Police are responsible for: 
  addressing the immediate safety of children together with Child, Youth and Family 
  investigating whether an offence has occurred  
  holding offenders to account wherever possible 
  facilitating  and  assisting  child  victims  and  their  whānau  to  engage  with  support 
services.  
 
Staffing  
Each  Child,  Youth  and  Family  site  will  have  an  identified  Child,  Youth  and  Family  CPP 
contact who is available to consult with the Police on all CPP cases.      
 
Police District Child Protection Teams/Portfolio holders will have an identified Police CPP 
contact allocated to each Child, Youth and Family site in their area.     
 
Child,  Youth  and  Family  and  Police  will  exchange  the  contact  details  for  their  CPP 
contact.  When  these  staff  members  are  on  leave  or  unavailable,  an  alternative  CPP 
contact must be identified.    
 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 4 
 

---

If a case is referred under the CPP outside of normal business hours, the CPP contacts 
from  Child,  Youth  and  Family  and  Police  will  ensure  that  arrangements  are  in  place  if 
urgent consultation is required.     
 
Communication  
Police and Child, Youth and Family must consult on all cases referred under the CPP. In 
addition, Child, Youth and Family and Police will hold a dedicated CPP meeting. This will 
be held at least monthly, or more frequently as required to discuss all current CPP cases.  
 
In  order  to  ensure  that  meetings  are  productive  and  focused,  the  following  standing 
agenda items for the  CPP meetings have been agreed between  Police  and Child, Youth 
and Family: 
 
update the CPP case list with any new referrals  
 
discuss updates for each case  
 
advise on any outcomes or case closures  
 
discuss any operational issues.   
 
One set of agreed formal minutes, using the meeting minutes template will be taken for 
each meeting held and circulated to both organisations. 
 
4.  When to use the CPP  
The CPP is the joint process that is followed when Child, Youth and Family and Police are 
responding to actions or behaviour that may constitute a criminal offence. These actions 
or types of behaviour fall into three categories:  
 
Physical abuse  
 
Sexual abuse  
 
Neglect.  
 
The definitions for these types of abuse within the CPP context are listed below. Any case 
may be referred under the CPP at any time if new information means the case may meet 
the CPP definitions. It is important to remember that these definitions are specific to the 
CPP context and are designed to assist staff to decide if the CPP is the correct process to 
follow.   
 
 
 
 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 5 
 

---

CPP Definitions  
 
Physical abuse  
Physical abuse within the CPP context is when the actions of an offender result in, 
or  could  potentially  result  in,  physical  harm  or  injury  being  inflicted  on  a  child.  
This is also known as a non-accidental injury.     
 
There  are  three  areas  to  consider  in  determining  whether  physical  abuse  meets  the 
threshold for referral as a CPP case: 
1.  the action (of the abuse) 
2.  the injury inflicted (outcome or result)  
3.  the circumstances (factors in the case). 
 
Any single action and/or injury listed below will meet the threshold for referral as a CPP 
case.   
 
1. Any of these actions - (methodology, how it was done) 
  Blow or kick to head 
  Shaking (of an infant)  
  Strangulation  
  Use of an object as a weapon (e.g. broom, belt, bat etc.)  
  Attempted drowning. 
 
OR  
 
2. Any of these injuries - (outcome or result) 
  A bone fracture 
  Burn 
  Concussion or loss of consciousness 
  Any injury that requires medical attention  
  Any bruising or abrasion when the: 
  Child is very young, e.g. infant not yet mobile and/or 
  position and patterning make it unlikely to be caused by play or another child 
or accident. 
 
In circumstances where the initial action or injury does not meet the threshold outlined 
above, consideration of the following circumstances or factors may warrant referral as a 
CPP case.   
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 6 
 

---

 
3. Any other action (e.g. hitting, kicking, slapping etc) and/or injury (bruising, 
cuts, welts etc.) in combination with the following circumstances or factors:  
 
The vulnerability of the child, more especially: 
  children under 5 years 
  age and vulnerability of pre-pubescent children 
  disability in any age. 
 
More than one offender, perhaps: 
  both parents/caregivers 
  multiple family members. 
 
History of abuse, with consideration of: 
  other incidents of concern, escalation of abuse 
  multiple previous similar events 
  previous non-accidental death of a sibling or child in household 
  abuse undertaken in public or in front of non-relatives. 
 
A high degree of violence, with consideration of: 
  a complete loss of control by the offender, such as a frenzied attack 
  enhanced maliciousness or cruelty in the abuse  
  the degree in relation to age and vulnerability of victim. 
 
The offender’s history and background, considering: 
  severe and frequent family violence 
  serious or extended criminal history.   
 
Sexual abuse  
Sexual  abuse  within  the  CPP  context  is  an  act  involving  circumstances  of 
indecency  with,  or  sexual  violation  of  a  child,  or  using  a  child  in  the  making  of 
sexual imaging.   
 
For example:  
-  physical contact such as rape, penetration, or oral sex 
-  non-penetrative acts such as kissing, rubbing, touching or masturbation 
-  forcing or enticing a child to take part in sexual activities whether or not the child 
is aware of what is happening 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 7 
 

---

-  encouraging a child to look at sexually offensive materials or behave in a sexually 
inappropriate way 
-  grooming  a  child  in  preparation  for  sexual  abuse  (this  may  be  done  via  the 
internet). 
 
Underage sexual conduct  
The law states that engaging in sexual conduct with a child under 16 years is a criminal 
offence.2 These cases will meet the threshold for referral as a CPP case (see section 6 for 
guidance).   
 
Neglect  
Neglect within the CPP context is when a person intentionally ill-treats or neglects 
a child or causes or permits the child to be ill-treated in a manner likely to cause 
the child actual bodily harm, injury to health or any mental disorder or disability.  
The ill-treatment or neglect must be serious, and avoidable.  
 
For example:  
-  not providing adequate food, shelter or clothing 
-  not protecting a child from physical harm or danger 
-  not accessing appropriate medical treatment or care3  
-  allowing a child to be exposed to the illicit drug manufacturing process  
-  allowing  a  child  to  be  exposed  to  an  environment  where  volatile,  toxic,  or 
flammable chemicals have been used or stored. 4 
 
Cases that do not require or no longer require a CPP response  
Not  all  care  and  protection  concerns  require  a  response  under  the  CPP.  This  document 
sets  out  the  criteria  for  those  that  do.  If  the  concerns  do  not  meet  the  CPP  threshold, 
this does not mean that the role of Police and Child, Youth and Family is at an end.  
 
Child,  Youth  and  Family  will  complete  an  assessment  of  care  and  protection  concerns.  
Police will ensure that any family violence cases that do not fall within the CPP threshold 
are referred to the District/Area Family Violence Coordinator or equivalent for follow up.   
 
There will be some cases that are initially identified as CPP, but new information means 
the CPP threshold is no longer met, or the criminal investigation cannot be progressed. 
                                           
2 Section 134 Sexual conduct with young person under 16, Crimes Act 1961. 
3  These  cases  need  to  be  managed  in  accordance  with  Schedule  3  to  the  Memorandum  of  Understanding 
between Child, Youth and Family, the Police, and District Health Boards 2011. 
4 Refer to prosecution policy in the joint standard operating procedures for children and young persons in 
clandestine laboratories.    
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 8 
 

---

As above, this does not mean that that the role of Police and Child, Youth and Family is 
at an end, but that CPP is no longer the correct process for investigation.   
 
5.  The process 
This  section  sets  out  the  process  to  be  followed  by  Child,  Youth  and  Family  and  Police 
staff in CPP cases. Each case will consist of the following steps: 
 
1)  Referral  
2)  CPP Consultation  
3)  Agreement on the Initial Joint Investigation Plan  
4)  Create case record  
5)  Investigation  
6)  CPP meeting  
7)  Closure 
 
Step 1 - Referral  
Child, Youth and Family 
When Child, Youth and Family receives a report of concern which they believe meets, or 
may meet the CPP definitions, they will send the national CPP referral form to the Police.   
Referrals can be made in the following ways:  
  a  phone  call  between  local  staff,  followed  by  an  electronic  CPP  referral  form  to 
the Police Crime Reporting Line (CRL) at [email address] 
  an electronic CPP referral form to CRL at [email address] 
 
Police 
When  the  Police  receive  a  complaint  which  they  believe  meets,  or  may  meet  the  CPP 
definitions, they will send the national CPP referral form to Child, Youth and Family.   
Referrals can be made in the following ways:  
  a  phone  call  between  local  staff,  followed  by  an  electronic  CPP  referral  form  to 
Child, 
Youth 
and 
Family’s 
National 
Contact 
Centre 
(NCC) 
at 
[email address] 
  an electronic CPP referral form to NCC at [email address] 
 
Step 2 – CPP Consultation  
The  CPP  contacts  from  Police  and  Child,  Youth  and  Family  at  a  local  level  will  consult 
about  the  CPP  referral.  This  consultation  may  occur  at  the  same  time  as  the  case  was 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 9 
 

---

referred.  This  consultation  should  be  clearly  evidenced  and  recorded  on  the  nationally 
agreed template in the respective case management systems.   
 
The consultation should: 
  share information or intelligence about the particular case 
  confirm if the referral meets the threshold of the CPP   
  discuss  any  immediate  action  required  to  secure  the  immediate  safety  of  the 
child 
  consider whether a multi-agency approach is required.   
 
If the case is not confirmed as a CPP case: 
  Child,  Youth  and  Family  and  Police  will  record  the  case  in  their  respective  case 
management systems and record the reason why the referral was not confirmed 
as a CPP case   
  Police may continue an investigation role outside of the CPP process to determine 
if there is any on-going role in terms of prevention 
  Child,  Youth  and  Family  will  complete  an  assessment  of  care  and  protection 
concerns.     
 
If the case is confirmed as a CPP case: 
  Child, Youth and Family and Police will proceed to Step 3.   
 
Step 3 - Agreement on the Initial Joint Investigation Plan  
The CPP contacts from Child, Youth and Family and Police will discuss the case and agree 
on an Initial Joint Investigation Plan (IJIP). The purpose of the IJIP is to ensure that we 
work  together  to  secure  the  immediate  safety  of  the  child  and  ensure  any  evidence  is 
collected.  
 
Child,  Youth  and  Family  will  record  the  IJIP  on  the  nationally  agreed  template  and 
forward a copy to Police as soon as practicable. This should be done within 24 hours.  In 
some  circumstances  it  may  be  agreed  between  the  consulting  Child,  Youth  and  Family 
and Police CPP contacts that Police record the IJIP.    
 
The IJIP must consider the following: 
  the  immediate  safety  of  the  child  involved  and  any  other  children  who  may  be 
identified as being at risk 
  referral to a medical practitioner and authority to do so 
  the management of the initial interview with the child  
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 10 
 

---

  if  a  joint  visit is  required  due  to  the  risk  of  further  offending,  loss  of  evidence, 
the alleged offender is likely to be hostile, any concerns for staff safety  
  collection of any physical evidence such as photographs  
  any  further  actions  agreed  for  Police  and/or  Child,  Youth  and  Family  including 
consideration as to whether a multi-agency approach is required.   
 
The tasks outlined in the IJIP will be reviewed via the CPP meeting to ensure they have 
been  completed  as  agreed.  It  is  expected  that  the  CPP  contacts  will  communicate  any 
significant updates which occur in the intervening period.        
 
Step 4 - Create the CPP case record  
CPP case record  
Child,  Youth  and  Family  will  create  a  CPP  record  in  their  electronic  case  management 
system (CYRAS).   
 
Police  will  confirm  that  the  case  is  recorded  as  a  CPP  case  in  their  electronic  case 
management system (NIA).     
 
Step 5 – Investigation  
The  CPP  contacts  from  Child,  Youth  and  Family  and  Police  are  responsible  for  ensuring 
that any agreed actions specified in the IJIP are completed.   
 
The CPP case investigation will then follow normal procedure as per each agency’s child 
protection investigation plans. Child, Youth and Family will identify any risks for the child 
and the need for safety.   
 
Step 6 - CPP meeting  
CPP meetings will be held at least monthly or more frequently as required between the 
Child, Youth and Family and Police CPP contacts.   
 
Child, Youth and Family will make the CPP Case List (Te Pakoro Report 100) available to 
Police prior to the CPP meeting.   
 
In  order  to  ensure  that  the  CPP  meetings  are  productive  and  focused,  the  following 
standing agenda items have been agreed:  
  review the CPP Case List to ensure all cases are recorded  
  confirm  both  agencies  have  a  copy  of  the  agreed  IJIP  and  all  of  the  agreed 
actions from the IJIPs have been completed 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 11 
 

---

  case update on the progress of the Child, Youth and Family investigations  
  case update on the progress of the Police investigations   
  record any further tasks  
  advise any case investigations which have been closed and the outcomes    
  discussion of any concerns or issues.    
 
Case  updates  and  further  tasks  will  be  recorded  in  the  respective  case  management 
systems and in the on-going investigation plans as managed by Child, Youth and Family 
and Police.      
 
Step 7 – Closure  
When  a  CPP  investigation  is  completed  by  either  agency,  they  will  advise  their  case 
outcome  to  the  other  party  during  the  CPP  meeting  or  earlier  as  required.  This  will  be 
recorded in the CPP meeting minutes.  Case closures will be recorded in the respective 
case management systems.   
 
6.  Further investigation considerations  
Dependent on the circumstances of each case, there may be a need to take the following 
guidance into account during an investigation.     
 
Children in the care of Child, Youth and Family  
Any  report  of  concern  about  a  child  who  is  in  the  custody5  of  Child,  Youth  and  Family 
that meets the CPP threshold must be managed in accordance with the CPP process. For 
Child, Youth and Family this means that the investigation must be completed in its own 
investigation phase in CYRAS.       
 
Where the abuse is alleged to have been perpetrated by a caregiver approved by Child, 
Youth  and  Family,  this  must  be  managed  in  accordance  with  Child,  Youth  and  Family 
policy.6   
 
Where  the  abuse  is  alleged  to  have  been  perpetrated  by  a  caregiver  engaged  by  a 
section 396 provider,7 this must be managed in accordance with Child, Youth and Family 
policy.8  
 
                                           
5 This is children with a legal status under the Children, Young Persons, and Their Families Act 1989.   
6 Practice Centre guidance - http://cyf-practice-centre.ssi.govt.nz/policy/allegations-against-caregivers/ 
7 Section 396 Approval of iwi social services, cultural social services, and child and family support workers, 
Children, Young Persons, and Their Families Act 1989. 
8 Practice Centre guidance - http://cyf-practice-centre.ssi.govt.nz/policy/allegations-against-caregivers/key-
information/complaints-and-allegations-against-caregivers-of-s396-providers.html 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 12 
 

---

Family violence cases  
The  effect  of  exposure  to  family  violence  on  children  has  a  significant  and  negative 
effect, whether they witness it, or are direct victims of it.9  
 
For  CPP  cases  where  the  abuse  has  occurred  within  a  family  or  whānau  context10  it  is 
important that these cases are referred to the appropriate family violence multi-agency 
forum11 for consideration. For Police, the CP Team must advise their District/Area Family 
Violence  Coordinator  or  equivalent  of  any  CPP  cases  that  are  considered  to  be  family 
violence.  This  referral  process  will  be  actioned  by  entering  a  tasking  to  the  District 
Family Violence Coordinator bringing the CPP file to their attention.   
 
When working with families who have experienced family violence, careful consideration 
should  be  given  by  Child,  Youth  and  Family  to  assessing  the  cumulative  effect  of 
psychological  harm,  including  the  current  impact  of  past  and/or  present  violence.  This 
includes  assessment  of  prior  reports  of  concern  which  did  not  meet  the  threshold  for 
further  action  to  be  taken.  This  is  important  as  the  physical  and  psychological 
consequences  are  highly  individualised  and  can  vary  from  intense  and  immediate,  to 
cumulative  and  long  lasting.  There  is  research  which  demonstrates  that  children  living 
with  violence  in  their  families  are  at  increased  risk  of  experiencing  physical  or  sexual 
abuse.12 
 
Suicide Risk  
Exposure to high levels of family violence including physical, verbal and/or emotional has 
been  linked  to  the  risk  of  self-harm  and  suicide  of  young  people.13  Police  and  Child, 
Youth  and  Family  need  to  be  vigilant  and  responsive  to  potential  suicide  risk  when 
working with CPP cases.   
 
Underage sexual conduct  
In  these  cases,  the  discretion  about  whether  to  charge  remains  with  the  Police.  Child, 
Youth and Family will need to consider if there are care and protection concerns.  
 
                                           
9 Joint Findings of Coroner C D na Nagara as to Comments and Recommendations – Flaxmere Suicides, 6 May 
2016.  
10 The parties involved in the situation are family members.  Family members include people such as parents, 
children, extended family and whānau. They do not need to live at the same address. 
11 Currently this is the Family Violence Interagency Response System (FVIARS).  
12 Farmer, E. & Pollack, S. (1998). Substitute Care for Sexually Abused and Abusing Children. Chichester: 
Wiley; Edleson, J. (1999). Children witnessing of adult domestic violence. Journal of Interpersonal Violence, 
14(4)839-70; Cawson, P. (2002) Child Maltreatment in the Family: The Experience of a National Sample of 
Young People. In C. Humphreys, & N. Stanley (eds) (2006) Domestic Violence and Child Protection: Directions 
for Good Practice. Jessica Kingsley: London.  
13 Joint Findings of Coroner C D na Nagara as to Comments and Recommendations – Flaxmere Suicides, 6 May 
2016. 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 13 
 

---

Both agencies will consider each case on its own merits taking all of the circumstances 
into account.  During the CPP consultation, the factors to be considered include:     
-  Is there predatory, exploitative or coercive conduct by the offender? 
-  Is the victim vulnerable due to disability, intoxication, or other factors? 
-  What is the age difference between the victim and offender?  
-  Are there power and control dynamics in the relationship?  
-  What is the consequence of the offending on the victim? 
-  Has there been publicity or bragging of the offending? 
-  What is the scale of the offending?  
-  Are there multiple victims?14    
-  Is the offending part of an organised group? 
 
Children in hospital with suspected non-accidental injury (NAI)  
Any CPP case where a  child has been admitted to hospital with suspected or  confirmed 
abuse  or  neglect  will  require  collaboration  between  Child,  Youth  and  Family,  Police  and 
the District Health Board.   
 
These cases need to be managed in accordance with Schedule 1 to the Memorandum of 
Understanding  between  Child,  Youth  and  Family,  the  Police,  and  District  Health  Boards 
2011.15 
 
Children with disabilities  
Careful planning will be required when the child victim has a disability.  It may be useful 
to  refer  to  Child,  Youth  and  Family  practice  considerations  for  engaging  and 
communicating with disabled children.16   
 
If  further  assistance  is  required,  Child,  Youth  and  Family  has  regional  child  disability 
advisors who can be contacted for assistance.17   
 
Mass Allegation Investigations (MAI)  
A mass allegation investigation (MAI) is an investigation into a CPP case that involves 
three  or  more  children  (excluding  sibling  groups)  by  the  same  offender  or  by  a 
connected group of offenders.   
 
                                           
14 Refer to the Joint Operating Procedures for Mass Allegation Investigations.  
15 Schedule One to MoU – re children admitted to hospital with suspected or confirmed abuse or neglect, 5 
September 2011.    
16 Practice Centre guidance - http://cyf-practice-centre.ssi.govt.nz/knowledge-base-practice-
frameworks/disability/resources/practice-tips-for-social-workers.html 
17 Practice Centre guidance - http://cyf-practice-centre.ssi.govt.nz/knowledge-base-practice-
frameworks/disability/resources/practice-tips-for-social-workers.html 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 14 
 

---

The  children  involved  may  be  linked  through  a  range  of  different  circumstances 
including:  
  a whānau member  
  a group or activity they participate in such as a sports club, church 
group, hobby club or holiday programme  
  a facility they attend such as kindergarten, childcare or a school 
  their care arrangements such as residences or group homes.   
 
In the case of a MAI or suspected MAI please refer to the Joint Operating Procedures for 
Mass Allegation Investigations.  
 
Abuse within an educational setting  
Any CPP case where the alleged abuse has occurred within an education setting and the 
alleged offender is an adult, will require collaboration between  Child, Youth and Family, 
Police, the Education Council of Aotearoa and the Ministry of Education (MoE) on both a 
local and national level.   
 
These cases need to be managed in accordance with Schedule 1 to the Memorandum of 
Understanding  between  Child,  Youth  and  Family,  the  Police,  the  Education  Council  of 
Aotearoa and the MoE.18  
 
Any CPP case where the alleged abuse has occurred within an educational setting and the 
alleged  offender  is  a  child,  will  require  collaboration  between  Child,  Youth  and  Family, 
Police and the relevant education facility.  It may be that the school or educational facility 
is invited to be a part of the CPP investigation using a multi-agency approach.         
 
Support for child victims and their whānau 
Accident  Compensation  Corporation  (ACC)  should  be  the  point  of  first  contact  for 
accessing support services for child victims. There is ACC-funded support for victims and 
their whānau following sexual abuse or physical assault.  
 
Whānau should be supported to make an ACC claim.   
email:  
[email address]  
phone:  
0800 735 566 
web: 
findsupport.co.nz 
                                           
18 Managing abuse allegations involving an adult working in or associated with an education 
setting, November 2015.     
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 15 
 

---

7.  Information Sharing  
Information shared between the parties  will be shared in compliance with any relevant 
legislation, including the Children, Young Persons, and Their Families Act 1989 and the 
Privacy Act 1993.    
 
Children, Young Persons, and Their Families Act 1989  
Section  15  of  the  Children,  Young  Persons,  and  Their  Families  Act  1989  permits  any 
person  who  believes  a  child  has  been  or  is  likely  to  be  harmed,  ill-treated,  abused, 
neglected or deprived to report it to a social worker or constable. Police and Child, Youth 
and Family may make a report of concern to each other in these circumstances. Once a 
report  of  concern  is  received,  a  social  worker  or  constable  has  powers  of  investigation 
under section 17 of the Children, Young Persons, and Their Families Act 1989.    
 
Privacy Act 1993  
Where  the  Children,  Young  Persons,  and  Their  Families  Act  1989  does  not  apply, 
personal information may be shared under the Privacy Act 1993 where an exception to 
principle 11 in section 6 applies. Principle 11(e)(i) permits disclosure where necessary to 
avoid  prejudice  to  the  maintenance  of  the  law,  including  the  prevention,  detection, 
investigation,  prosecution,  and  punishment  of  offences.  For  example  Child,  Youth  and 
Family  may  disclose  information  to  Police  about  a  suspected  child  abuse  offender  for 
criminal investigation  purposes;  or  Police  may  disclose  information  to  Child,  Youth  and 
Family  about  an  offender’s  criminal  history  where  relevant  to  a  care  and  protection 
investigation.   
 
8. Dispute resolution  
It  will  not  always  be  clear  which  cases  meet  the  definitions  of  physical  abuse,  sexual 
abuse  and  neglect  within  the  CPP  context.  Staff  are  encouraged  to  use  the  CPP 
consultation  process  to  discuss  these  cases  and  attempt  to  reach  a  resolution  about 
whether the CPP process should be used.    
 
Child, Youth and Family and Police shall attempt to resolve all disputes and differences in 
relation  to  the  performance  of  this  protocol  at  a  local level,  for  instance  at  the  regular 
CPP meeting.  
 
 
 
 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 16 
 

---

Escalation 
Any issue which is unable to be resolved at the local level will be referred to the Child, 
Youth  and  Family  and  Police  escalation  pathway  set  out  in  the  Memorandum  of 
Understanding.   
 
9. Training and professional development 
Child, Youth and Family and Police commit to provide annual, joint training for all staff 
involved in CPP cases.   
 
In addition it is expected that each agency provides an induction for all new staff which 
covers the CPP and its practical application.   
 
Further professional development may occur between the parties as locally identified and 
agreed. This may include more advanced training for experienced practitioners.  
 
10. Quality Assurance 
In order to provide confidence that the parties are meeting the requirements of the CPP, 
Child, Youth and Family and Police will each put in place their own monitoring, reporting 
and assurance systems for CPP activity. 
 
The results of each agency’s respective quality assurance processes are shared to inform 
joint professional development and continuous practice improvement. 
 
Child, Youth and Family and Police will provide joint reporting to the Police/Child, Youth 
and Family Governance Group as required.  
 
11. Review of CPP 
The  CPP  must  be  reviewed  jointly  every  two  years.  A  review  may  also  be  initiated  by 
either party by giving three months’ notice.   
 
 
 
 
 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 17 
 

---

---

13. Glossary  
 
Child 
Unless specified, ‘child’ means any child or young person under the age of 17 years at 
the time of their referral but does not include any person who is or has been married (or 
in a civil union).     
 
Child, Youth and Family site 
Local  Child,  Youth  and  Family  office  where  care  and  protection  social  workers  are 
situated. 
 
Child, Youth and Family National Contact Centre (NCC)  
The National Contact Centre is the first point of contact for people to connect to services 
within  Child,  Youth  and  Family.  Social  workers  in  the  National  Contact  Centre  receive, 
assess and refer child protection concerns to a variety of pathways that includes Child, 
Youth  and  Family  or  community  responses.    The  National  Contact  Centre  operates  24 
hours seven days a week.   
 
The  number  is  0508  FAMILY  (0508  326  459)  and  the  email  address  is 
[email address].   
 
Child, Youth and Family CPP contact  
The Child, Youth and Family staff member with responsibility for overseeing CPP cases in 
a site.  
 
CPP Record  
Individual electronic record that records the details of the CPP case.   
 
CPP Case List 
A complete list of all CPP cases that are open to either Child, Youth and Family, Police or 
both. This list is generated by Child, Youth and Family using the Te Pakoro Report 100 
CPP Case List. This list is reviewed at least monthly during the CPP meetings.      
 
Crime Reporting Line (CRL) 
The  Crime  Reporting  Line  is  a  centralised  call  handling  centre  for  Police  Service.  It 
initiates action on CPP cases that are received from Child, Youth and Family.  Each case 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 19 
 

---

is then placed in the appropriate district CRL drop box to be uplifted by the District Child 
Protection Team.  
 
Family violence cases 
A  CPP  case  is  considered  to  be  a  family  violence  case  when  the  offending  (whether 
physical abuse, sexual abuse or neglect) is alleged to have been committed by a family 
member.  This  includes  parents,  step-parents,  extended  family  members  and  whānau.  
The offender does not need to be a part of the same household.        
 
Initial Joint Investigation Plan (IJIP) 
An  initial  plan  jointly  created  by  Child,  Youth  and  Family  and  Police  to  record  agreed 
actions on the agreed template.  
 
Medical practitioner 
Paediatricians  or  general  practitioners  registered  with  the  Medical  Council  of  New 
Zealand  who  have  received  specialist  training and  are  working  regularly  in  this  field  of 
medicine. 
 
Neglect  
Neglect is when a person intentionally ill-treats or neglects a child or causes or permits 
the child to be ill-treated in a manner likely to cause the child actual bodily harm, injury 
to  health  or  any  mental  disorder  or  disability.    The  ill-treatment  or  neglect  must  be 
serious and avoidable.  
 
Physical abuse 
Physical abuse is when the actions of an offender result in or could potentially result in 
physical  harm  or  injury  being  inflicted  on  a  child.    This  can  also  be  known  as  a  non-
accidental injury.     
 
Police CPP contact 
Police officer designated with responsibility for overseeing CPP cases in that station.  
 
Sexual abuse  
Sexual abuse is an act involving circumstances of indecency with, or sexual violation of, 
a child, or using a child in the making of sexual imaging.   
 
 
 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 20 
 

---

Specialist child interview (SCI)/Specialist child witness interview (SCWI) 
A recorded interview that can be used as part of an investigation where a child has, or 
may have been, abused or witnessed a serious crime.  It may later be used as evidence 
in the Court. 
 
Social work assessment interview (SWAI)  
This was previously known as a Child Focused Interview (CFI).    
 
14. List of acronyms  
ACC 
Accident Compensation Corporation  
 
CPP  
Child Protection Protocol: Joint Operating Procedures  
 
CP Team 
Child Protection Team, Police  
 
CRL  
Crime Reporting Line, Police 
 
CYF 
Child, Youth and Family  
 
CYRAS 
Child, Youth and Family’s electronic case management system  
 
FVIARS 
Family Violence Interagency Response System  
 
IJIP  
Initial Joint Investigation Plan 
 
MAI  
Mass Allegation Investigations  
 
MoE 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 21 
 

---

Ministry of Education  
 
NAI  
Non-accidental injury  
 
NCC 
National Contact Centre, Child, Youth and Family 
 
NIA 
Police electronic case management system 
 
RoC 
Report of concern 
 
SCI  
Specialist child interview  
 
SCWI 
Specialist child witness interview  
 
SWAI 
Social work assessment interview 
CPP: Joint Operating Procedures, September 2016 
Page 22 
 

---

CPP Meeting Minutes Template 
Date:            
Venue:           
Attendees:           
Apologies:           
 
Standing agenda items:  
         review and update the CPP list to ensure all cases are recorded  
         confirm that all of the agreed actions from the IJIPs have been completed  
         case update on the progress of the Child, Youth and Family investigations  
         case update on the progress of the Police investigations   
         record any further tasks  
         advise any case investigations which have been closed and the outcome  
         discussion of any concerns or issues.   
 
 
 
CASE NAME  
UPDATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Appendix 1 - CPP Meeting Minutes template 

---

Family harm policy and procedures

---

link to page 2 link to page 2 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 Table of Contents
Table of Contents
2
Policy statement and principles
6
What
6
Why
6
How
6
Police will provide an effective response to family harm which involves:
6
Overview
6
Purpose
6
Statutory references in this chapter
7
When do these policies and procedures apply?
7
When do they not apply?
7
Related information
7
Definitions
8
Active case management
8
Child/young person
8
Child abuse and neglect
8
Child or young person exposed to family harm (CYPeFH)
8
Child Protection Protocol (CPP)
8
Child Protection Team (CPT)
8
Close personal relationship
8
Coercive and controlling behaviour
9
Cumulative harm
9
Dynamic assessment
9
Family harm
9
Family harm graduated response model (GRM)
9
Family harm investigation
9
Family Intervention Teams (FIT) or High and Complex Risk Teams (HCRT)
9
Family member
9
Family relationship
10
Family violence
10
Family Violence Coordinator/ Family Harm Specialist
10
Family Violence Interagency Response System (FVIARS)
10
Family violence offence
11
Family violence reports (Pol 1310)
11
Frontline safety plan
11
Integrated Safety Response (ISR)
11
Intimate partner violence
11
Intimate partner
11
Multi-agency tables
11
Mutual participant
11
Ontario Domestic Assault Risk Assessment (ODARA)
11
Offender
11
OnDuty
12
OnDuty FMC
12
OnDuty Office
12

---

link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 20 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 23 link to page 23 link to page 29 link to page 29 link to page 30 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 33 link to page 33 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 34 link to page 35 Person at risk
12
Person posing risk
12
Pol FVIR
12
Police safety orders (PSO)
12
Predominant aggressor
12
Primary victim
12
Protection orders
12
Psychological abuse
13
Static assessment for family violence recidivism (SAFVR)
13
Sexual assault
13
Suspect
13
Total concern for safety
13
Whāngaia Ngā Pā Harakeke
13
Witness
14
Background
15
Family harm is a high priority for Police
15
Principles that guide Police practice
15
Characteristics of family harm
16
Key process points in a quality family harm investigation and later steps
20
Initial response – family harm investigation
22
An overview
22
Terminology
22
Outcomes
22
Process and procedures for a family harm investigation
22
Front counter staff
23
All staff attending or involved in family harm episodes
23
Investigation and crime scene examination
29
Gathering information, examining scenes and calling in assistance
29
Attending situations when firearms may be present
30
Corroboration
31
Search and Surveillance Act 2012 powers relevant to family violence offences
31
To enter to prevent an offence or respond to risk to life or safety
31
To search people in possession of arms
31
To enter places or vehicles to search for firearms
32
To enter and search for drugs
32
Duties when exercising powers under the Search and Surveillance Act 2012
32
Powers under the Oranga Tamariki Act 1989
32
To enter to enforce warrants in respect of children
32
To enter to remove child
32
To enter, search and place in safe custody (place of safety warrants)
32
Powers relating to breaches of Police safety orders
33
Executing warrants
33
Interviewing victims, witnesses and suspects
34
Interview early
34
Statements
34
Victims and other witnesses
34
Suspects
34
Child Protection Protocol referral/Pol 350 in OnDuty
35

---

link to page 35 link to page 35 link to page 35 link to page 35 link to page 35 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 36 link to page 37 link to page 37 link to page 37 link to page 37 link to page 37 link to page 38 link to page 39 link to page 39 link to page 39 link to page 39 link to page 39 link to page 39 link to page 39 link to page 40 link to page 40 link to page 41 link to page 41 link to page 41 link to page 41 link to page 41 link to page 41 link to page 41 link to page 41 link to page 42 link to page 42 link to page 42 link to page 43 link to page 43 link to page 43 link to page 43 link to page 43 link to page 44 link to page 44 link to page 44 link to page 44 link to page 45 link to page 45 link to page 45 When to follow the Child Protection Protocol
35
Urgent steps to ensure child safety
35
Offending against children where there is physical or sexual abuse or neglect
35
When the Child Protection Protocol does not apply
35
Further advice
35
Deciding whether to arrest
36
Arrest if sufficient evidence of offending
36
Deciding if there is sufficient evidence of an offence
36
Insufficient evidence to charge
36
Charging offenders
37
Family violence offences and incidents
37
Choosing the right charge
37
Guides for determining charges
37
Breaches of protection orders
37
Dual defendants
38
Bail
39
Police bail for family violence offences
39
Restrictions on Police bail if a protection order is breached
39
Authorising Police bail
39
Opposing court bail
39
Bail conditions
39
Electronic monitoring bail and Police safety orders
39
Breaches of bail
40
Further information about bail and bail notices to victims
40
Prosecution or case disposition
41
Prosecution
41
Withdrawals or amendments of charges
41
Information about prosecutions to be given to victims
41
Supporting victims and witnesses to give evidence
41
Diversion
41
Authorising diversion in family violence cases
41
Restorative justice
41
Case clearance
42
Warnings
42
Prosecution file
42
Longer term safety, support and intervention
43
What happens after a frontline safety plan is in place?
43
Local agreements with support services
43
Privacy of victim's information on referral
43
Rights of victims
43
Monitoring, evaluation and training
44
Compliance monitoring
44
Family Violence Coordinators/Family Harm Specialists
44
Training
44
Active case management of family harm cases
45
What is active case management?
45
Tiered response
45

---

link to page 45 link to page 45 link to page 45 link to page 46 link to page 46 link to page 46 link to page 47 link to page 47 link to page 47 link to page 47 link to page 48 link to page 48 link to page 48 link to page 48 link to page 49 link to page 49 link to page 49 link to page 49 link to page 49 Principles
45
Family Intervention of High and Complex Risk Team involvement
45
Case plans
45
Structure, coordination and monitoring
46
Evaluation and close off
46
Police family violence death reviews
46
Police employees and family harm
47
Purpose of this section
47
Policy
47
When do these policies and procedures apply?
47
Leave available for employees affected by family violence
48
Employees engaged in family harm investigations - no offence
48
Employees charged or convicted of family violence offending
48
Employees who are respondents of a protection order
48
Possession or use of weapons and firearms
49
Applications to vary protection order conditions
49
Leave to attend programmes or counselling
49
Confidentiality
49
Further assistance
49

---

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 15 link to page 16 link to page 22 link to page 29 link to page 34 link to page 35 link to page 36 link to page 37 link to page 39 link to page 41 Family harm policy and procedures
Policy statement and principles
What
Family harm encapsulates a holistic view of the issues occurring within families and their ensuing detrimental effects.
Family violence is a subset of family harm which includes physical, sexual or psychological abuse within family
relationships. There may be behaviour that is coercive or controlling and causes cumulative harm.
Family harm is a high priority for Police and reducing the impact of family harm episodes is a key Police priority.
Why
There are wide reaching societal consequences of family harm including crime, poor physical and mental health and
poverty. The costs of failing to address family harm are extremely high. When attending family harm episodes Police aim to:
slow and eventually stop the family harm cycle/cumulative harm across generations
reduce serious harm such as the use of physical violence, sexual abuse and child abuse and neglect
reduce family harm related deaths (homicides and other related offences and suicides).
How
The family harm policy and procedures outline the steps Police will take when undertaking a quality family harm
investigation.
Police will provide an effective response to family harm which involves:
taking an ‘eyes wide open’ approach to all family harm investigations, recognising that early intervention helps to
stop and prevent family harm
being culturally responsive
ensuring all parties are kept safe including victims, children and Police
taking action with predominant aggressors/offenders through a prompt and comprehensive response
collecting specific risk information to enable effective assessment, planning and risk management for and with
victims and children and to guide decisions around appropriate action with an offender
working collaboratively across Police
working with partners as part of a multi-agency response.
Overview
Purpose
This chapter:
sets out the key principles guiding the Police response to family harm episodes and provides information about the
characteristics of family harm
details procedures and guidance for the initial response to family harm – family harm investigation including:
establishing context and circumstances, identifying the parties involved and their roles and undertaking
interviews
completing a dynamic assessment to help determine risk and ‘total concern for safety’
completing a frontline safety plan which is in place for at least first 72 hours post initial attendance
recording a quality narrative
submitting and approving a family harm investigation
providing information to others/agencies
details additional procedures and guidance at initial response, and later stages, where an offence is suspected
including:
investigation and crime scene examination
interviewing victims, witnesses and suspects
child protection protocol (CPP) referral/Pol 350 in OnDuty
considering arrest, charging, bail and prosecution to ensure victims' safety and that family violence offenders
6/51

---

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 43 link to page 45 link to page 44 Family harm policy and procedures
are held accountable for their actions
includes information on longer term safety, support and intervention, and a model for active case management
includes information about monitoring, evaluation and training
provides policy on Police employees and family harm.
Statutory references in this chapter
Unless otherwise stated, all statutory references in this chapter are to the Family Violence Act 2018.
When do these policies and procedures apply?
These family harm policies and procedures only apply in situations where Police attend a family harm episode and the
parties involved in that episode:
are in an intimate partner relationship, or
are family members.
When do they not apply?
These policies and procedures do not apply to family harm episodes when the parties involved are:
flatmates, or
in a close personal relationship but are not current or former intimate partners or family members.
While these relationships fall within the definition of a ‘family relationship’ in the Family Violence Act 2018, Police will apply
a business as usual response to wider family harm episodes, rather than these family harm policy and procedures. This is
because the tools used in a family harm investigation (see below) have been specifically designed for a familial situation.
Note: Police safety orders (PSO) apply for all types of family relationships.
Related information
Prosecuting family violence
Police safety orders
Protection and related property orders
Victims (Police service to victims)
Police Family Violence Death Reviews
Family Violence Court Protocol (Ministry of Justice)
TENR-Operational threat assessment
Arrest and detention
Bail
Charging decisions
Forced and underage marriage
Information sharing guidelines – family harm
Victim relocations
Your Family Violence Coordinator/Family Harm Specialist can also provide further information.
7/51

---

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Family harm policy and procedures
Definitions
This table outlines the meanings of family harm related terms and other terms used in this chapter.
Term
Meaning
The actions undertaken from initial attendance at a family harm investigation by Police, through inter-
Active case
management agency assessment and the subsequent integrated response by relevant agencies.
A person aged under 18 years at the time of a family harm investigation. (s8)
Child/young
person
Intentionally ill-treating or neglecting a child or causing or permitting a child to be ill-treated in a manner
Child abuse
and neglect likely to cause the child actual bodily harm, injury to health or any mental disorder or disability. In the
context of the Child Protection Protocol (CPP), the ill-treatment must be serious and avoidable.
A child or young person present at a family harm episode including children and young persons who
Child or
young person normally reside with the participants in the episode. This term also includes where a child or young person
exposed to
is present and no offence has occurred, or where an offence has occurred but they have not witnessed the
family harm episode or could not act as a witness due to age.
(CYPeFH)
The joint operating procedures between Police and Oranga Tamariki (OT) in cases of criminal offending
Child
Protection
against children.
Protocol
(CPP)
A specialist Criminal Investigation Branch (CIB) team that investigates allegations of child abuse and neglect.
Child
Protection
Team (CPT)
When considering whether a person has a close personal relationship with another person, the court must
Close
personal
have regard to the:
relationship
nature and intensity of the relationship, and in particular:
amount of time the people spend together
place(s) where that time is ordinarily spent
manner in which that time is ordinarily spent (it is not necessary for there to be a sexual
relationship between the persons), and
duration of the relationship
(s14).
A person is not regarded as having a close personal relationship with another person by reason only of the
fact that they have with that other person:
an employer-employee relationship, or
an employee-employee relationship
(s14).
8/51

---

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Family harm policy and procedures
Coercive behaviour involves the use of force or threats to intimidate or hurt people at risk and instil fear.
Coercive and
controlling
Control tactics are designed to isolate the person at risk and foster dependence on the person posing risk.
behaviour
Together these abusive tactics inhibit resistance and escape.
Coercive behaviour:
violence – assaults, strangulation, sexual violence, etc.
intimidation – threats, jealousy, surveillance, stalking and destruction of property. Includes violence
directed at children and pets/animals.
Control tactics:
isolation – restricting the person at risk’s access to family, whānau, friends and support networks and
monitoring their movements
deprivation and exploitation of survival resources for everyday life – e.g. limiting access to food,
money and cell phones or controlling how the person at risk dresses.
Refers to the compounding effects of on-going neglect or abuse that diminish safety, stability and wellbeing.
Cumulative
harm
Patterns of neglect or abuse may not on their own appear serious, but can have very serious consequences
for people at risk over time. Children and young people are particularly vulnerable, especially if they are
under five years old.
Ten questions that are asked in all family harm investigations. The questions are asked of the person at risk
Dynamic
assessment (or another person at the scene) about the behaviour of the person posing risk, designed to gauge concerns
for safety. There are an additional two questions in cases of intimate partner violence and an additional four
questions if children usually reside at the address.
Encapsulates a holistic view of the issues occurring within families and their ensuing detrimental effects.
Family harm Family harm is the damage caused by adverse circumstances, vulnerabilities and/or negative behaviours
that often lead to long-term negative consequences. Family violence is a subset of family harm.
Is the tool used during a family harm investigation that uses the static assessment for family violence
Family harm
graduated
recidivism (SAFVR) measure and dynamic assessment results to produce the ‘total concern for safety’ in
response
bands of high, moderate or low. This calculated band defines a set of actions for officers to consider when
model (GRM) creating the frontline safety plan.
The investigation that takes place when Police are dispatched to (or attend) a family harm episode.
Family harm
investigation
Specialist multi-agency teams led by Police that focus on complex risk cases of family harm. FIT/HCRT
Family
Intervention responses include engaging with complex risk families, facilitating effective interventions in partnerships
Teams (FIT)
with the community and working to preserve the safety of those families. (Only located in some districts and
or High and have now become part of Whāngaia Ngā Pā Harakeke).
Complex Risk
Teams (HCRT)
A ‘family member’ means:
Family
member
any person who is or has been related to a person by blood, marriage, civil union, a de facto
relationship or adoption
any person who is a member of a person’s whānau or other culturally recognised family group (s8).
9/51

---

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Family harm policy and procedures
A person is in a family relationship (s12) with another person if the person:
Family
relationship
is a partner of the other person
is a family member of the other person
ordinarily shares a household with the other person, or
has a close personal relationship with the other person.
A person is not regarded as ‘sharing a household’ with another person by reason only of the fact that:
the person has with that other person:
a landlord-tenant relationship, or
an employer-employee relationship, or
an employee-employee relationship, and
they occupy a common dwelling house (whether or not other people also occupy that dwelling house).
To assist with the interpretation of ‘ordinarily shares a household’ see Henry v Bishop (1999) 18 FRNZ 285. The
applicant and the respondent lived in the same boarding house. The courts ruled that they were not in a
domestic relationship, as they were neither sharing a household nor did they have a close personal
relationship.
Family violence is a subset of family harm. It is violence against a person by any other person with whom
Family
violence
that person is, or has been, in a family relationship.
Violence means:
physical abuse
sexual abuse
psychological abuse (s9).
Violence includes a pattern of behaviour that is made up of a number of acts that can be all of or any of the
above kind and may include features of:
it is coercive or controlling
it may cause cumulative harm (s9(3)).
The abuse may be either:
a single act, or
a number of acts forming part of a pattern of behaviour, even though some or all of those acts, when
viewed in isolation, may appear to be minor or trivial (s10)
Every area has a dedicated Family Violence Coordinator/Family Harm Specialist who has an oversight of
Family
Violence
family harm and violence issues. They review family harm investigations, assist families with longer term
Coordinator/ safety plans and are actively engaged in multi-agency tables (eg. the FVIARS process).
Family Harm
Specialist
Each district has a lead for family harm – either as a full time district Family Violence Coordinator/Family
Harm Specialist, or as part of the District Victim Manager role.
 
Regular meetings (usually weekly) are held across districts (and some areas) between Police and key crisis
Family
Violence
agencies such as OT, Corrections and Women's Refuge. Family Violence Coordinators/Family Harm
Interagency Specialists share information from family harm investigations. At risk cases are identified, longer term safety
Response
plans put in place and other actions are agreed and implemented using a case management approach.
System
These meetings are sometimes called ‘multi-agency tables’.
(FVIARS)
10/51

---

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Family harm policy and procedures
There are specific offences in the Family Violence Act 2018 (breach of protection orders or related property
Family
violence
orders; failing to accompany for issue of a Police safety order; failing to comply with a direction to undertake
offence
an assessment and attend a non-violence programme/prescribed service). Other offences are found in a
range of statutes and are defined as a family violence offence when the victim and offender have a familial
relationship (as defined by the Family Violence Act).  (See also Family violence offences and incidents in this
chapter).
The family violence form set (Pol 1310) was used to record the outcome of attending family violence episodes
Family
violence
from July 2012 to May 2018.
reports (Pol
1310)
A plan formulated by frontline staff before leaving a family harm investigation to ensure safety actions have
Frontline
safety plan
taken place or are put in place to keep victims, tamariki and vulnerable people safe (and appropriate action
taken with the aggressor) for at least 72 hours. The frontline safety plan should be in place for enough time
to enable a multi-agency table response or for a Police team to review the investigation and safety actions
to determine next steps for further longer-term safety.
Officers will be guided by the total concern for safety and use the safety actions suggested by the family
harm GRM (as a minimum) and will also put into place any other safety actions they deem necessary for at
least 72 hours.
See the Frontline Safety Plan handout for more details.
Integrated Safety Response (ISR) is a multi-agency response to family harm that is being piloted in
Integrated
Safety
Christchurch and Waikato, in place of FVIARS.
Response
(ISR)
Multi-agency partners meet on a daily basis and assess the collective information to ascertain the level of
risk whānau are exposed to as the basis of a safety plan. The safety plan includes actions with victims,
offenders and children; one agency is assigned as the lead agency.
Intimate partner violence is violence by one person against another person who is or was their partner or
Intimate
partner
spouse or with whom they are in an intimate or consensual sexual relationship.
violence
Intimate partners can be heterosexual, homosexual, transgender or bisexual.
Intimate
partner
A term some districts use for multi-agency meetings held to plan for longer term safety.
Multi-agency
tables
Mutual participants can be used to describe the roles in a family harm investigation where:
Mutual
participant
no offence has occurred
there is no history of family harm, and
you cannot establish a pattern of coercive and controlling behaviour.
ODARA was the risk assessment tool used to predict recidivism of assault in intimate partner relationships. It
Ontario
Domestic
was decommissioned in May 2018.
Assault Risk
Assessment
(ODARA)
A person who has been charged with or convicted of a family violence offence.
Offender
11/51

---

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Family harm policy and procedures
The mobile application running on a Police mobile device providing the core information and interfaces
OnDuty
required for policing activities and tasking systems. A family harm component assists the family harm
 
investigation by allowing completion of much of the investigation, including risk measures and the frontline
safety plan, at the scene. It replaced the Pol 1310 family violence report series in May 2018.
A web interface for File Management Centres (FMC), enabling FMC to ‘grab’ and fix conflicts in family harm
OnDuty FMC investigation reports (before going through to NIA) and return reports to officers if further information is
required.
A desktop version of OnDuty to be used by front counter staff when family harm is reported at the station,
OnDuty
Office
staff completing family harm investigations, Supervisors and Family Violence Coordinators/Family Harm
Specialists when compiling reports for multi-agency tables.
This is the person at a family harm episode who, taking into account context and circumstances, is deemed
Person at
risk
to be most at risk of being harmed once officers have left a scene – regardless of whether they are
considered to be the predominant aggressor, primary victim, offender or victim. The person at risk (and any
vulnerable people or tamariki) is the person who is asked the dynamic assessment questions and for whom
safety actions will be completed prior to officers leaving the scene.
This is the person at a family harm episode who, taking into account context and circumstances, is most
Person
posing risk
likely to cause harm once officers have left the scene – regardless of whether they are considered to be the
predominant aggressor, primary victim, offender or victim. The person posing risk is the person who the
dynamic assessment questions are asked about. Officers will take appropriate action with the person posing
risk prior to leaving the scene as part of the frontline safety plan if required, regardless of whether an
offence has occurred or not.
Police family violence investigation report used until 1 July 2012.
Pol FVIR
Short term (up to 10 days) safety orders issued by Police attending a family harm episode where no family
Police safety
orders (PSO) violence charge can be made but concerns remain for the safety of the people involved. (For more
information see the Police Safety Orders chapter).
The most significant or principal aggressor who has a pattern of using violence (not necessarily physical) to
Predominant
aggressor
exercise coercive control in the abuse history of a relationship. This is usually the person posing risk but can
also be the primary victim (eg. some intimate partner violence homicides are committed by the primary
victim using resistive violence).
The person in the abuse history of a relationship who is experiencing coercive and controlling behaviours
Primary
victim
from a family member or intimate partner. Where an offence has occurred this person is often referred to as
the victim.
Issued by the Family or District Court either on application or on sentence on a family violence charge. Can
Protection
orders
also be issued as a temporary protection order following breach of a PSO, where the court believes the
standard (and other conditions) of the order are necessary for the safety of a victim (including their
children).
12/51

---

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Family harm policy and procedures
Psychological abuse includes:
Psychological
abuse
intimidation or harassment (eg. watching, loitering near, or preventing access to places; following
about, stopping or accosting; trespassing)
damage to property
ill-treatment of household pets or other animals to affect a person’s wellbeing
financial or economic abuse (eg. denying or limiting access to money or preventing/restricting
employment opportunities and education)
hindering use of or removing access to devices, medication or other support
threats of physical or sexual abuse or of the kind described above.
(s11).
Psychological abuse of children
A person psychologically abuses a child if they:
cause or allow the child to see or hear the physical, sexual, or psychological abuse of a person with
whom the child has a family relationship, or
put the child, or allow the child to be put, at real risk of seeing or hearing that abuse occurring.
(s11(3))
This does not apply to the person who suffers the abuse.
A statistical model that calculates a person’s likelihood of committing a crime against a person within the
Static
assessment context of a familial relationship within the next two years. It is based on a range of data police have access
for family
to (eg. previous history and convictions). The likelihood will be high, moderate or low. This measure can be
violence
found in OnDuty and NIA. This measure is used at the family harm investigation to assist in determining the
recidivism
total concern for safety.
(SAFVR)
Sexual assault includes but is not limited to:
Sexual
assault
sexual violation by rape or unlawful sexual connection
indecent assault/sexual conduct
any form of unwanted or coercive touching or actions of a sexual nature or in circumstances of
indecency
any sexual abuse or exploitation by way of coercion, deceit, power of authority or mistaken belief
incest.
(See Adult sexual assault investigation (ASAI) policy and procedures and Sexual offences in the Police
Manual for further information).
A person who is suspected of committing an offence.
Suspect
The SAFVR measure and answers to the dynamic assessment questions are combined in OnDuty to
Total concern
for safety
determine the ‘total concern for safety’. This can be high, moderate or low. It guides officers towards the
family harm GRM to determine what safety actions the officer(s) will take to create the frontline safety plan.
Whāngaia Ngā Pā Harakeke (WNPH) describes the way Police are deploying Police resources (alongside iwi,
Whāngaia
Ngā Pā
community and multi-agency partners) for support to whānau post initial attendance. This model has been
Harakeke
piloted in Counties Manukau, Tairāwhiti (Gisborne) and Te Hiku (Kaitaia).
Police, Iwi, agency partners and non-government organisations use a collaborative approach to prevent
ongoing family harm. WNPH comprises a daily triage, a Kaiāwhina team, FIT and HCRT.
13/51

---

link to page 3 Family harm policy and procedures
A person who has witnessed a family harm episode and is capable of making a statement to Police. If the
Witness
family harm investigation proceeds to a prosecution, a witness means a person who gives evidence and is
able to be cross-examined in a proceeding. (s4 Evidence Act 2006)
14/51

---

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Family harm policy and procedures
Background
Family harm is a high priority for Police
Family harm is responsible for approximately 17% of Priority 1 calls for Police service and approximately 40% of Police time.
The New Zealand Crime and Safety Survey (2014) identified 76% of family violence is not reported meaning the amount of
family harm in New Zealand is significant. (See the ‘Impact of family harm video’ – called the ‘Not our Normal video’ - for
more information).
Family harm is a high priority for Police and reducing the number and impact of family harm episodes is a key Police
strategy. Police take every opportunity to prevent harm and reduce offending and victimisation. Police is committed to a
prompt, effective and nationally consistent approach to family harm episodes in collaboration with other agencies/iwi and
with community partners.
When attending family harm episodes Police aim to:
slow and eventually stop the family harm cycle/cumulative harm across generations
reduce serious harm such as the use of physical violence, sexual abuse and child abuse and neglect
reduce family harm related deaths (homicides and other related offences and suicides).
Police support the purpose of the Family Violence Act 2018 (s3(1)) which is to stop and prevent family violence by:
recognising that family violence, in all forms, is unacceptable
stopping and preventing offenders from inflicting family violence
keeping victims, including children, safe from family violence.
Principles that guide Police practice
An effective Police response to family harm is based on the following principles:
15/51

---

link to page 3 Family harm policy and procedures
Principle
Police actions
Early
Recognising that early intervention helps to stop and prevent family harm. This requires an eyes wide
intervention
open approach at all family harm investigations. (See the ‘Eyes wide open video’)
Culturally
Responses to family harm should be culturally appropriate and, in particular, responses involving
appropriate
Māori should reflect tikanga. This requires a sensitive approach at all family harm investigations that
acknowledges the culture of those involved and provides culturally appropriate solutions, as relevant.
Safety
Ensuring all parties are made safe and kept safe, particularly victims, whose safety is paramount. This
may include facilitating access to support services to help secure safety.
Children are especially vulnerable (though they may not be the primary victim) and before leaving the
premises, attending officers must ensure they have no concerns regarding any child's safety.
Officers must also be aware that attending family harm episodes is one of the most dangerous parts
of their job and that precautions may be necessary to secure their own safety.
Collecting risk
Collecting specific risk information to enable effective assessment, planning and risk management to
information
victims and to guide decisions around appropriate actions for offenders. Family harm processes
include the SAFVR measure and dynamic risk assessment at the scene which combined determine the
total concern for safety. The total concern for safety also contributes to a multi-agency risk score
when combined with the risk assessed by other agencies.
Accountability
Holding predominant aggressors and offenders to account for their actions, by activating a prompt
and comprehensive response. This includes undertaking a thorough quality family harm investigation
and where evidence of criminal offending exists, the decision to charge and filing of a charge will
reflect the nature of the offending and be made in accordance with the Solicitor-General’s
Prosecution Guidelines.
Where offenders may benefit from supportive interventions to change their behaviours, directing
them into programmes that will stop and prevent harm.
Working
Police must:
collaboratively
coordinate responses to family harm through Family Violence Coordinators/Family Harm Specialists
across relevant internal work groups, including FHTs, CPTs, ASA Teams, Youth Aid and Youth Education
Teams, CIB, Iwi/Pacific and Ethnic Liaison Officers and other frontline employees
be part of a coordinated collaborative multi-agency table response that aims to enhance information
sharing and meet the multiple and varied needs of families
provide quality information to multi-agency tables which enables the best support for families in
need
apply active case management principles and processes.
Characteristics of family harm
Family harm encapsulates a holistic view of the issues occurring within families and their ensuing detrimental effects. The
harm generated within families is caused by multiple factors that tend to exist against a backdrop of adverse
circumstances (vulnerabilities, compounding factors and negative behaviours).
16/51

---

Family harm policy and procedures
There are wide-reaching societal consequences from family harm including crime, poor physical and mental health and
poverty. The costs from failing to address family harm are extremely high. Māori are grossly over-represented in family
harm statistics, both offending and victimisation, and across all areas of the vulnerabilities, compounding factors and
negative behaviours in the diagram above. This in part stems from the historical trauma Māori suffered (refer to training on
the legislative impacts on Māori through colonisation and the impacts of urbanisation).
It is important to remember family harm can impact anyone, including occurring in families who are affluent. All family
harm investigations require an open mind.
Family violence is a subset of family harm. Family violence includes physical, sexual or psychological abuse within family
relationships that may be coercive or controlling and cause cumulative harm. It can be a single episode or a number of
episodes forming a pattern of behaviour or series of events. An act of violence is often an escalation of an ongoing pattern
of coercion and control.
One model used to understand coercion and control in family violence is the Duluth power and control wheel which
highlights the tactics of abuse most universally experienced by battered women. Tactics include intimidation, isolation,
emotional and economic abuse and using children to manipulate. An example of intimidation is abusers use of overt
threats and actual harm to animals as a tool to control their family. 36.5% of intimate partner violence victims/survivors
report a pet or animal had been injured or killed.
Another concept that helps to explain the complexity of family harm dynamics is entrapment and resistance. Victims are
trapped by an abusive partner’s coercive and controlling behaviours. Victims of family harm commonly suffer from low
self-esteem and isolation caused by the violent behaviour. Victims are unable to act or to leave the violent relationship for
many reasons, including the fear of further violence. Victims often need external help to extract them and may use
violence to wrench themselves free.
The majority of family harm investigations Police record are intimate partner violence and the predominant aggressor is
mostly male and the primary victim female. Men’s violence is more likely to result in serious injury and intimidation and
17/51

---

Family harm policy and procedures
fear. Women are more likely to use violence in self-defence (resistive violence).
Children are typically present at half of all family harm episodes. Children can be exposed to family harm (CYPeFH), be
witnesses of family harm and/or be victims of child abuse and neglect. Children are particularly vulnerable to family harm,
including seeing or hearing harm against others. They are at risk of lasting harm to their current and future wellbeing.
Some of the impacts on tamariki who have been exposed to family harm include difficulty learning, becoming an offender
or victim, increased chance of mental illness and suicide, increased chance of alcohol and/or drug abuse and difficulty
forming attachment. There is evidence that exposure to significant stress (such as ongoing family harm) whilst pregnant,
can impact the development of babies in utero.
There is a high rate of co-occurrence between intimate partner violence and child abuse and neglect but these are not
necessarily separate forms of violence. There can be a double level of intentionality where an act directed towards one
individual is intended to affect another or others in order to keep and/or increase control over both.
It is important to note a family harm investigation could also identify children and young people in the role of predominant
aggressor. For example, children exposed to family harm and who may have experienced a lack of stability through
multiple placements as a result of state care may be more at risk of inflicting family violence on parents or caregivers as
they get older.
People with disabilities and other people (eg. due to their age or health condition or to any other cause) may also be
particularly vulnerable to family harm.
An area of increasing concern is the use of technology in family harm. Use of technology provides aggressors with a
pervasive way to control, coerce, stalk and harass their victims. It includes a range of behaviours. These include sending
abusive text messages or emails, making continuous threatening phone calls, spying on and monitoring victims through
the use of tracking systems, abusing victims on social media sites, and sharing intimate photos of the victim without their
consent (‘revenge porn’).
As well as intimate partner violence and child abuse and neglect, Police attend other types of family harm episodes and
must understand the variations in the types of relationships between primary victims/predominant aggressors and their
interactions in order to be effective in their responses. Other types of family harm include:
18/51

---

Family harm policy and procedures
Type
Description
Teen
This is a growing and recognised area of concern in New Zealand where young people in relationships are
dating/teen
engaging in more harmful behaviour. It may include the use of technology to inflict harm. Teen harm also
harm
includes increasing cases of young people using family harm against parents and caregivers.
Elder abuse
This is a crime often concealed by the victim’s shame or inability to speak out and is most often inflicted by
children of the victim. Family harm towards older people usually involves breach of trust and most
commonly, psychological and financial abuse. Elder abuse is known to be under-reported and our older
population is growing.
Honour based As New Zealand becomes a more multi-cultural society honour based harm/violence is becoming more
harm/violence prevalent. Honour based harm/violence is a crime or episode which has or may have been committed to
protect or defend the honour of a family and/or community. Women are predominantly (but not
exclusively) the victims of honour based harm/violence, which is used to assert male power in order to
control female autonomy and sexuality. It is generally inclusive of coerced marriages (including abduction
for this purpose) and may also include bigamy, family violence, dowry, kidnap, forced repatriation, female
genital mutilation, acid attacks, blood feuds, honour killings, self-harm (suicide), and sexual attacks.
See Coerced and under age marriage/civil union for more information.
LGBTQI
Statistics indicate that there is an increasing number of LGBTQI people involved in family harm episodes.
(Lesbian, Gay, Harm within LGBTQI relationships may include different features more specific to the LGBTQI community eg.
Bisexual,
making fun of gender or sexual identity and withholding hormones or gender affirming items. Those in
Transgender, LGBTQI relationships may avoid seeking help due to the concerns about the potential phobic assumptions
Queer or
of organisations and individuals.
Questioning,
and Intersex)
harm
19/51

---

link to page 3 Family harm policy and procedures
Key process points in a quality family harm investigation and later steps
This table outlines key process points when responding to and investigating family harm episodes. They work within the
overarching case management process which guides Police workflow. Not all steps will apply in every episode and the
order may vary depending upon the circumstances. Some steps will be ongoing or apply more than once during the
process.
20/51

---

link to page 45 link to page 22 link to page 29 link to page 34 link to page 35 link to page 36 link to page 39 link to page 41 link to page 43 link to page 44 Family harm policy and procedures
Stage Description
Actions
All
Active case
Case management commences at initial response through to case closure. For each episode Police
stages management
must continually assess the resources and interagency assistance that will provide the best
response and help prevent further episodes.
1
Initial response Undertaking a quality family harm investigation that involves:
– family harm
establishing context and circumstances, identifying the parties involved and their roles and
investigation
undertaking interviews
completing a dynamic assessment
completing a frontline safety plan
recording a quality narrative
submitting and approving a family harm investigation
providing information to others/agencies
appropriate coding of offences. See National Recording Standard chapter.
2
Investigation
Procedures in a family harm investigation where there is evidence an offence has been
and crime scene committed.
examination
3
Interviewing
Advice on interviewing at a family harm investigation where there is evidence an offence has been
witnesses,
committed.
victims and
suspects
4
Child Protection Advice on when the CPP does and doesn’t apply and the steps to take.
Protocol
referral/Pol 350
in OnDuty
5
Considering
Where evidence of criminal offending exists, the decision to arrest will reflect the nature of the
arrest
offending and be made in accordance with the Solicitor-General’s Prosecution Guidelines.
9
Charging
Filing charges where there is evidential sufficiency with reference to the Solicitor- General’s
Prosecution Guidelines to reflect the nature and seriousness of the offending.
10
Bail
Ensuring Police bail is only granted where appropriate and that opposition to bail and bail
conditions reflect the needs of the case. Note: ‘Primary consideration is the need to protect the
victim of the alleged offence, and any particular person or people in a family relationship with the
victim’.
11
Prosecution or
Preparing for prosecution or otherwise disposing of the case.
case disposition
12
Longer term
Sharing relevant information internally and at multi-agency tables for longer term safety planning
safety, support and action.
and intervention
13
Monitoring and Monitoring and evaluating trends and data.
evaluation
21/51

---

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Family harm policy and procedures
Initial response – family harm investigation
An overview
The focus for Police at initial response is to undertake a quality family harm investigation. This involves:
looking at and documenting the context and circumstances of the episode (irrespective of whether an offence has
occurred)
considering any adverse circumstances, including vulnerabilities, compounding factors and negative behaviours
identifying where there is a pattern of coercive and controlling behaviour
spending time responding to the needs of children/tamariki
taking appropriate action with the predominant aggressor
taking safety action at the scene with the victim, tamariki and vulnerable people.
A family harm approach takes a comprehensive view of the issues occurring within families to address the underlying
causes of harm. Police need to view the situation as a whole with eyes wide open, be able to recognise family harm
dynamics, the context of the harmful behaviour and the circumstances, and get a greater understanding of what is really
going on.
Tools that support a quality family harm investigation include OnDuty, risk measures (SAFVR measure and dynamic
assessment which determine the total concern for safety) and the family harm GRM which populates the frontline safety
plan.
Terminology
The terminology used for the roles of people involved in family harm investigations describe the role each person has
played in the wider context of family harm in that relationship or family. These roles are:
primary victim
person at risk
predominant aggressor
person posing risk
mutual participant
CYPeFH.
Where an offence has occurred (family violence related or other), people involved in a family harm investigation can also
be a witness, offender or suspect, or victim.
Note: there is an important distinction in these roles, you will need to be conversant with the terminology.
Outcomes
A quality family harm investigation enables early intervention by:
ensuring we have the best quality of evidence to put before the court
substantiating the evidential sufficiency to make an arrest where required
understanding the context of the environment for the whānau to take the best safety actions at the scene
providing high quality information to other police and partners so the right help is given to whānau who need help.
The safety action taken at initial attendance will be the basis for any ongoing safety action taken by Family Violence
Coordinators/Family Harm Specialists or multi-agency tables (eg. FVIARS, ISR, WNPH).
It will also lead to better outcomes for the families we are helping. In some cases police can recognise coercive and
controlling behaviour and act before violence has occurred thereby preventing harm.
Process and procedures for a family harm investigation
A family harm episode can come to Police attention via:
a victim or other person seeking help at the front counter or from the Comms Centre
22/51

---

link to page 3 link to page 3 link to page 29 Family harm policy and procedures
an officer coming across an episode while involved in another incident.
See Poster showing the Family harm environment
Front counter staff
Where front counter staff provide the initial response they can refer the episode to the Comms Centre for dispatch, involve
an officer or capture family harm report details themselves (completing the relevant steps below) using OnDuty Office.
Completing as much detail in the report as possible themselves provides better customer service and enables victims to be
attended to as early as possible. Each district may apply business rules differently regarding when non-constabulary staff
should pass a family harm report to an officer for investigation.
Where the Comms Centre is involved in dispatching a family harm investigation, front counter staff use OnDuty Office to
record relevant core details including people and vehicles involved and any known firearms and drugs history.
All staff attending or involved in family harm episodes
The steps below outline procedures if you are called to attend or become involved in a family harm episode and the
different roles of Police staff involved in the investigation.
Your safety and that of any victims is paramount.
Step
Action
1 – Review information The 5F (CARD event) arrives in OnDuty and the officer/s is able to review information and be well
prepared when arriving at the scene. Information includes:
location, including previous family harm episodes at that location
people involved, including previous family harm investigations involving those people and
any SAFVR measures
whether there are any PSOs, parenting, protection or related property orders in place.
Ensure you have sufficient resources to deal with the situation and request further assistance if
required. If possible, family harm episodes should be attended by a minimum of two staff and
single unit responses avoided except in emergencies. Apply TENR.
2 – Create a family harm Once you have reviewed the CARD event details the first officer can create the family harm
investigation
investigation in OnDuty. They become the reporting officer responsible for submitting the
completed investigation.
As soon as the occurrence details and event supervisor is entered, the investigation becomes live
in OnDuty and OnDuty Office for your supervisor to monitor and provide guidance as useful. In
OnDuty you can collaborate on a family harm investigation with your partner officer or add other
officers in (eg. CIB) if required.
3 – Enter premises
When entering the premises, treat the scene as you would any other type of serious offending. See
Investigation and crime scene examination for information about entry powers. Anticipate that:
drugs, alcohol, firearms or weapons may be involved
harm may be continuing
the parties may be non-compliant and are likely to be in an agitated and highly emotional
state which may affect their ability to think rationally
the primary aggressor or other parties may be mentally unstable
children and young people are likely to be traumatised and/or highly agitated.
23/51

---

Family harm policy and procedures
4a - Undertake a quality NRS Core Data Principles and Rules relate to the use of incident and task codes as flags or as
family harm
holding codes.
investigation to
In family harm situations, if an offence is disclosed, it must be recorded as an offence  in
preference to using an incident code (5F). The exception is where a PSO is issued, whereby
establish if an offence
NIA forces entry of a 5F incident.
has occurred
For child protection issues – if the initial report discloses an offence, record it alongside the
6C – Child Protection code
For sudden deaths – at the point in time where there is an allegation or suspicion that
someone might be criminally liable for the death, record the relevant offence being
investigated in addition to the 1S – Sudden Death code
When information is received about an offence, it must be recorded as an offence , not as a
generic code such as 2I – Information, or 1Z – Other Incident.
NRS Core Data Principles and Rules outline when victims must be recorded. For offences against
the person:
the primary intent options are likely to be: kill, injure/hurt, threaten, neglect, gain (e.g.
robbery and extortion), gratification (sexual assaults)
record the most serious offence against the person even when it is part of an offence
against property
with the exception of threats (see below) - it will always be a person being targeted, the
victim. In practice this means an offence needs to be recorded for each victim
record every person offended against as a victim. (See NRS Guidance ‘offences against a
person coding guide’)
24/51

---

link to page 16 link to page 29 link to page 34 link to page 35 Family harm policy and procedures
4b – Undertake a
Take an eyes wide open approach looking beyond the physical evidence for signs of family harm
quality family harm
(including power and control and entrapment/resistance) or that an offence has taken place.
investigation (establish Think about the characteristics of family harm and different types of family harm.
context and
circumstances, identify Based on the information to hand and where no offence has occurred, decide who is the
the parties and their
predominant aggressor and primary victim. Identify the roles of other parties at the scene. These
roles and undertake
may include CYPeFH or mutual participants.
interviews)
Investigate with a view to who did what, for example, the behaviour of the predominant aggressor
and revealing the primary victim’s responses and resistance. Delve into the dynamics of the
relationship and the wider context of what is happening in the family situation and environment.
Capture the perspective of each party.
Understand the difficult and harmful situation a primary victim is in and look for ways to establish
their trust. Document the context of harm they are experiencing, remembering they are not to
blame. This might be the time the primary victim opens up and feels strong enough to ask for
help. Use non-judgemental language – the primary victim should not feel judged for not leaving
the situation or treated poorly because you think they should leave.
Predominant aggressors are often charismatic and manipulative and will often have excuses for
their bad behaviour. Trauma in their past is not an excuse for bad behaviour.
In relation to tamariki/children:
physically sight them
introduce yourself and describe your role in simple terms
sit or squat so you are physically at their level and able to make eye contact
acknowledge that something upsetting has happened
don’t ask them about or focus on details of the episode itself. You can be most helpful by
giving them factual information as well as addressing questions and concerns they may
have. Communicating directly to children shows you realise how upsetting the events and
circumstances might be
explain to them why any use of force by police may have been necessary
describe in clear terms what is going to happen next (eg. what is going to happen to the
parents, what is going to happen to them and where they will stay tonight, etc.)
be realistic. Do not say ‘everything will be okay’ or make promises you cannot keep.
If you need assistance with language and cultural issues, consider using an Iwi, Pacific or Ethnic
Liaison Officer to liaise with families.
Where there is evidence of an offence having been committed, reassign the 5F to the appropriate
offence code/s and refer to and follow procedures/advice outlined in Investigation and crime
scene examination and Interviewing victims, witnesses and suspects. If an offence includes
children, follow procedures in Child Protection Protocol referral/Pol 350 in OnDuty.
25/51

---

link to page 35 Family harm policy and procedures
4c – Undertake a family Regardless of the parties identified above, determine who is most at risk in the current episode
harm investigation
and who is creating that risk. These will be the person at risk and person posing risk in the family
(complete dynamic
harm investigation. This will most often be the primary victim and predominant aggressor.
assessment)
Sometimes the primary victim can be the person posing risk at episodes, eg. where they are using
resistive violence.
Undertake the dynamic questions with the person at risk about the person posing risk. You can
ask the person at risk the questions or they can answer these themselves using OnDuty in a
guided view (eg. if talking out loud poses a risk). This is also available in Te Reo Māori. If a person
at risk is unable to or refuses to answer the dynamic questions, you can:
ask other people at the scene if it is safe to do so
derive answers from what has been discovered throughout the investigation
use previous responses (if they exist) and it is appropriate for the circumstances
make a judgement based on the investigation as to the level of concern for safety.
It is preferable that an adult answers the questions, however, a young person may be competent
to respond when appropriate to do so. Before questioning the young person, consider whether
there is any risk or ongoing safety concerns, should they answer and remain in the home.
OnDuty will only present you with questions that need to be asked as part of the dynamic
assessment based on the individuals and their relationship that you have already identified.
There are 10 standard questions, an additional two questions in cases of intimate partner
violence and an additional four questions if children usually reside at the address.
Provide a contextual explanation to questions answered YES. (This information will not need to be
repeated in the narrative as the dynamic assessment will make up part of the report).
Some dynamic questions, when answered YES, will automatically determine there is a high risk as
there are lethality factors present. There may still be a determination of high risk, whether or not
lethality questions are answered YES.
Any child related questions answered YES need to form part of your cumulative understanding
regarding harm against the children and your consideration of whether or not a CPP referral/Pol
350 should be made to Oranga Tamariki or OT involved in the investigation. Any concerns for child
welfare where the threshold for neglect or intentional ill-treatment is not reached (as per the
CPP) should be raised in the investigation report. The CPP referral is available to create from the
frontline safety plan (see below).
4d – Undertake a family The SAFVR measure and answers to the dynamic assessment will combine in OnDuty to give you
harm investigation
your total concern for safety. This can be high, moderate or low. The level calculated will
(determine total
influence which actions are recommended in the family harm GRM. The safety actions you take at
concern for safety)
the scene from the family harm GRM and any other actions you take forms the frontline safety
plan.
4e – Undertake a family Once the total concern for safety is established, the family harm GRM provides a range of safety
harm investigation
actions to consider (see also the related Handout).
(complete frontline
safety plan)
The family harm GRM identifies what can be done to create a window of safety for the primary
victim, vulnerable people and tamariki and to take appropriate actions with the predominant
aggressor: keeping in mind agency responsibility for safety actions. (Note: the higher our level of
concern for a victim’s safety, the more difficult it is for them to take responsibility for their own
safety, so the onus is on Police and other agencies to help).
Consider green actions in the frontline safety plan, as a minimum, where there is a low level of
concern for safety – here we consider that the person at risk is able to take a greater role in the
26/51

---

link to page 36 link to page 35 Family harm policy and procedures
responsibility for their own safety and that of vulnerable people at their address and tamariki.
The majority of actions are to ensure the victim is able and willing to get help when and if they
need it (eg. do they have a working phone; will an arrest be made and if so will bail be opposed
and why; will a PSO be issued; does a CPP referral/Pol 350 need to be completed or OT called if
there are immediate safety concerns).
Consider orange actions in addition to green where there is a moderate level of concern for
safety. Here we consider that the victim can take some responsibility for their own safety. The
majority of additional actions are to ensure that whānau or friends not living at the address and
neighbours are available to help (eg. have neighbours been spoken to; create an alert for a
person, vehicle or location if required).
Consider red actions in addition to green and orange where there is a high level of concern for
safety. Here we consider that the victim is unable to take much of a role in the responsibility for
their own safety and look to physically remove them, vulnerable people and tamariki from the
situation or, if the predominant aggressor has been removed, ensure that victims have a way to
get immediate help from Police should they need it (eg. victim safety alarms; special situation
report; phoning Women’s Refuge to arrange placement; safety check within 72 hours).
TRUST YOUR GUT – if the family harm GRM options do not seem robust enough for the situation,
you may add additional or more comprehensive actions into your safety plan. Multiple safety
plans can be developed as required.
VICTIM’S VIEWS ON BAIL – when an arrest is made, it is important that victim’s views on bail are
obtained as part of the frontline safety plan. (s8).
Note: Primary consideration is victims safety.
Note: Leave the scene believing you have done what you can to keep the primary victim,
vulnerable people and tamariki safe for at least 72 hours from the time you leave the scene. 72
hours provides time for a multi-agency table (eg. FVIARS, ISR, WNPH) or review by a Family
Violence Coordinator/Family Harm Specialist to ensure sustainable safety for victims and ongoing
action with the aggressor.
Safety plans are an essential part of responding to victims' needs and managing ongoing risks.
They also can help victims understand their level of risk and take some control over their
situation. Advise the people being protected by the safety plan about local and national support
services and what happens next (multi-agency safety planning and information sharing with other
agencies). Attending police must provide family harm victims with appropriate and timely support
and information about services and remedies. (This is an obligation on Police under the Victims’
Rights Act 2002).
27/51

---

link to page 47 Family harm policy and procedures
4f – Undertaking a
Once you’ve uncovered the full picture, record a clear, concise and complete summary of the
family harm
situation in OnDuty. A good quality narrative can be used in many ways (eg. in court proceedings,
investigation (recording in future family harm investigations involving the same people or locations).
a quality narrative)
Note: the family harm report/investigation narrative reaches a wide audience across the sector.
Apply the Police organisational values and the SELF test.
Include in your narrative/report things that may indicate vulnerabilities or compounding factors,
for example:
lack of food, bedding or warm clothing
unsafe or unsanitary surroundings or conditions
any signs that may indicate a family is having trouble managing their finances
any health issues
any signs the family is struggling to cope
children presenting with symptoms related to post traumatic stress disorder such as
aggressive outbursts, anxiety, self-destructive behaviour etc.
Note down information about the children and what you spoke with them about.
5 – Submit family harm Submit the completed family harm investigation/report for approval. Ensure that offences
investigation
accurately reflect your family harm investigation and comply with National Recording Standard.
Where an offence is identified the 5F is automatically replaced by a FV flag alongside the specified
offence code.
Other material relevant to the family harm investigation that is not able to be captured in OnDuty
should be attached to the investigation in NIA. This might include statements, job/exhibit sheets,
PSO form, photos etc.
6 – Approve family harm The Supervisor reviews and approves the family harm investigation. As soon as they click approve,
investigation and
the family harm investigation is:
information provided to
sent to NIA or diverted to FMC to manage any conflicts (and then onto NIA)
others/agencies
updated in OnDuty Office as complete – Family Violence Coordinators/Family Harm
Specialists and others use the information in OnDuty Office to inform multi-agency
assessment and response (note incomplete investigations can also be shared)
sent to the ISR Family Safety System for daily multi-agency safety planning.
If a CPP (Child Protection Protocol) referral has been completed in OnDuty, once approved by a
supervisor an email is automatically sent to the Oranga Tamariki National Call Centre and to the
Police Child Protection Team responsible for the location where the episode is recorded. The
email contains a copy of the referral document and the Family Harm investigation.
Refer to Police employees and family harm for extra guidance on responding to episodes when Police employees are
involved in family harm.
28/51

---

link to page 3 link to page 3 link to page 30 Family harm policy and procedures
Investigation and crime scene examination
Gathering information, examining scenes and calling in assistance
A thorough crime scene investigation and examination may require collection of additional material than what can be
recorded in OnDuty. This should be attached to the investigation in NIA. Use this table as a guide when gathering additional
information, scene examination and when calling for assistance as part of a family harm investigation where an offence is
suspected or has occurred.
Step Action
1
Follow the normal procedures for investigating serious offending and for crime scene examination. From the outset,
investigate the matter with a view to being able to prove the charge without the victim’s involvement.
2
Check for firearms or other weapons and secure these. See Attending situations when firearms may be present for
additional procedures.
3
Call for medical assistance if required. In particular, check for signs of and symptoms of strangulation in relation to
any of the victims.
If strangulation or suffocation is suspected:
accurately document the signs and symptoms. Look not only for physical signs but ask about symptoms the
victim may be experiencing including but not limited to:
neurological – loss of memory, loss of consciousness, behaviour changes, loss of sensation, extremely
weak, difficulty speaking, fainting, urinating, defecation, vomiting (check for change of clothing), dizziness,
headaches
eyes/eyelids – petechiae, bloody red eye ball, vision changes, droopy eyelids
face – petechiae (small red spots) on forehead, scratch marks, facial drooping, swelling
chest – chest pain, redness, scratch marks, bruising, abrasions
voice/throat changes – raspy voice, unable to speak, trouble swallowing, clearing the throat, coughing,
nausea, drooling, sore throat
scalp – petechiae, bald spots from hair being pulled, bump to the head from falling to the ground
ears – ringing in the ears, petechiae bruising behind ear, bleeding in ear
mouth – bruising, swollen tongue, swollen lips, cuts/abrasions, internal petechiae
breathing changes – difficulty breathing, respiratory distress, unable to breathe
look for evidence to corroborate how long force was applied:
6 - 8 seconds – unconscious
anoxic seizures follow for 2 – 8 seconds (did a child witness the victim spasm?)
15+ seconds - loss of bladder control (clothing/bedding)
30+ seconds - loss of bowel function (clothing/bedding)
1 – 2 minutes - death
speak to witnesses to provide further detail as to what occurred as the victim may not know due to the nature of
the offending
take high-quality photographs at the time and again after a 24-48 hours delay. Strangulation can be used as a
repetitive control technique. With a time lag before bruising appears, photographs revealing signs of
strangulation can become important evidence. (There is a link between the act of strangulation, further serious
violence and homicide).
Note: Strangulation victims should seek urgent medical attention as the physical effects (including death in some
cases) may not take effect for some hours after the event. (See Strangulation handout and notebook card)
29/51

---

link to page 3 link to page 31 Family harm policy and procedures
4
If there is any evidence of:
a sexual assault, follow the Adult sexual assault investigation policy and procedures and link the CIB to the
investigation in OnDuty as soon as possible
sexual or physical abuse of children or neglect, follow the Child protection investigation policy and procedures
and link a CPT to the investigation in OnDuty.
Link the CIB to the investigation early in OnDuty in any other case where serious offending is involved.
5
Look for evidence to corroborate allegations and consider whether forensic specialists need to be contacted. Collect
all evidence (ie. bedding, clothing) as soon as possible before it is lost, as many victims are reluctant to give evidence
or want matters withdrawn from court processes.
6
Where possible, document all visible injuries to each person involved in the investigation. Note cuts, red marks or
welts, bruises and other evidence in respective statements.
Photographs taken on cell phones when Police cameras/photographers are not available can also provide valuable
evidence. Do not photograph the suspect and the victim together. (Follow the Digital imaging guidelines for
downloading and securing images ensuring they will be accepted as reliable evidence).
7
If you arrest a suspect complete a Victim Impact Statement for use in court (see Victim impact statements in the
‘Victims (Police service to victims)’ chapter for further information).
8
If applicable, obtain the victim's written consent for Police to obtain medical details related to the investigation.
Note: Police do not need the victim's consent to disclose information gathered during the episode, as long as it is
disclosed for a related purpose for which it was collected, eg. sharing with a family violence service provider.
Attending situations when firearms may be present
Step Action
1
Always consider firearms or other weapons may be involved or that the suspect has access to these. This information
will be available in OnDuty.
2
Whether a PSO or a protection order is in place will be available in OnDuty. If a PSO has been issued, any firearms
licence held by that person will be suspended for the duration of the order. Where a protection order is in force, any
firearms licence held by the respondent will be revoked. Any firearms also need to be surrendered. Check any licence
endorsements and if there are any firearms in secure storage.
3
Consider whether there are sufficient safety concerns to warrant the issuing of a Police Safety Order or, where there
is sufficient evidence to arrest, making an application for a protection order. In either case all firearms, ammunition,
or explosives in the possession or control of the suspect must be surrendered to Police or seized pursuant to section
18 Search and Surveillance Act 2012.
4
If you exercise the power to seize, report to the Commissioner within three days by submitting a Firearms Search and
Seizure form accessed via the Bulletin Board using the ‘Create’ and ‘Notification’ feature.
5
Following surrender or seizure of firearms, complete enquiries (including the views of the victim) to determine
whether any licensed firearms holder is considered to be a 'fit and proper' person to hold a firearms licence. If
appropriate, take revocation action pursuant to s27 and s27A Arms Act 1983. This may include informing and/or
seeking assistance of the Police Arms Officer.
30/51

---

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Family harm policy and procedures
Corroboration
Corroboration is important if the victim becomes a reluctant witness. Information that may corroborate a family violence
victim's allegations include:
medical examinations and doctor’s reports (of suspect and victim)
photographs of injuries
scene examination evidence, including photographs and scene diagrams
clothing
witness statements (neighbours, friends, colleagues, emergency medical staff)
111 call - obtain a copy from Comms for court
old POL FVIR ratings, previous family violence reports and ODARA scores
emails, text messages, phone records, internet browsing history, bank records
admissions or other corroborating or damaging statements by a suspect.
These should be attached to the investigation in NIA.
Search and Surveillance Act 2012 powers relevant to family violence offences
To enter to prevent an offence or respond to risk to life or safety
If you have reasonable grounds to…
you may without a warrant. .
suspect, in relation to a place or vehicle:
enter the place or vehicle, and
take any action you have
an offence is being, or is about to be committed, that would be likely to
reasonable grounds to believe is
cause injury to any person, or serious damage to, or serious loss of any
necessary to:
property, or
prevent the offending from
there is risk to the life or safety of any person that requires an emergency
being committed or
response
continuing, or
avert the emergency.
Note: 'take any action' means any action that is reasonable in the circumstances.
(s14 Search and Surveillance Act 2012)
To search people in possession of arms
If you have reasonable grounds to. .
you may without a warrant. .
suspect a person is carrying arms, is in possession of them, or has
search the person
them under their control, and:
search anything in their possession or under
their control (including a vehicle)
the person:
enter a place or vehicle to carry out one of
is in breach of the Arms Act 1983, or
the above
by reason of their physical or mental condition (however
seize and detain:
caused) is incapable of having proper control of the arms, or
any arms found
may kill or cause bodily injury to any person, or
any licence under the Arms Act 1983
that, under the Family Violence Act 2018:
that is found.
a protection order or PSO is in force against that person, or
there are grounds to apply for a protection order against
(Unless impracticable in the circumstances, obtain
them
approval from a sergeant or above before
exercising any of these powers).
Note: Arms are ‘in a person's possession or under
their control’ if they have access to them.
31/51

---

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Family harm policy and procedures
(s18(1) and (2)) Search and Surveillance Act 2012)
To enter places or vehicles to search for firearms
If you have reasonable grounds to. .
you may without a warrant. .
suspect that there are arms in any place or vehicle:
enter the place or vehicle
search it
in respect of which a category three or four offence or an
offence against the Arms Act 1983 has been, is being, or is
seize and detain any arms or licence under the
about to be committed, or
Arms Act 1983 found there.
that may be evidential material in relation to a category
(Unless impracticable in the circumstances, obtain
three or four offence or an offence against the Arms Act 1983 approval from a sergeant or above before exercising any
of these powers).
(s18(3) Search and Surveillance Act 2012)
To enter and search for drugs
Subpart 7 of the Search and Surveillance Act 2012 details Police powers in relation to Misuse of Drugs Act 1975 offences. See
the Drugs chapter - Part 4 General searches in respect of drugs for more information.
Duties when exercising powers under the Search and Surveillance Act 2012
For more information about your powers and duties under the Search and Surveillance Act 2012  see the Search chapters,
particularly Part 3 - Warrantless powers to search places, vehicles and things and Part 7 – Searching people.
Powers under the Oranga Tamariki Act 1989
To enter to enforce warrants in respect of children
You may enter to enforce warrants issued to:
enforce a court order for:
day-to-day care of a child (s72 Care of Children Act 2004)
contact with a child (s73 Care of Children Act 2004)
prevent removal of a child from New Zealand (s77 Care of Children Act 2004 and s205 Oranga Tamariki Act 1989).
To enter to remove child
If you have reasonable grounds to…
you may without a warrant. .
believe that it is critically necessary to protect a
enter any dwelling house, building, aircraft, ship, carriage, vehicle,
child or young person from injury or death
premises or place, and
remove or detain, by force if necessary, a child or young person
and place them into the custody of the Chief Executive of OT.
(s42 of the Oranga Tamariki Act 1989)
To enter, search and place in safe custody (place of safety warrants)
32/51

---

link to page 3 link to page 3 Family harm policy and procedures
If you have reasonable grounds to…
you may…
suspect that a child or young person has
apply to the court for a ‘place of safety’ warrant, and then -
suffered, or is likely to suffer, ill-treatment,
neglect, deprivation, abuse, or harm
with a warrant:
enter and search, by force if necessary, any dwelling house,
building, aircraft, ship, carriage, vehicle, premises or place
if you believe on reasonable grounds, that the child or young
person has suffered, or is likely to suffer, ill-treatment, serious
neglect, abuse, serious deprivation, or serious harm:
remove or detain, by force if necessary, the child or young
person and place them in the custody of OT’s Chief Executive,
or
where the child or young person is in a hospital, direct the
medical superintendent of that hospital to keep that child or
young person in that hospital.
(s39 of the Oranga Tamariki Act 1989)
Powers relating to breaches of Police safety orders
See breaches of PSOs and related powers in the Police safety orders chapter.
Executing warrants
For details about executing warrants see ‘Arresting with a warrant’ in the Arrest and detention Police Manual chapter.
33/51

---

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Family harm policy and procedures
Interviewing victims, witnesses and suspects
Interview early
Interview victims and important witnesses early in family violence cases. They can and often become reluctant witnesses
during the prosecution process or later minimise the violence. Some victims are pressured to withdraw by the
suspect/offender. Obtain a statement at the time or you may lose the opportunity. Think ‘how can police prove this case
without the victim’s participation?’
Under the Evidence Act 2006 and section 82 Criminal Procedure Act 2011, Police can get evidence sworn which can later be
used. If it is likely that the victim will minimise their allegations, or face pressure and become reluctant, maintain
momentum with the victim on the day of the offence/episode. Their evidence can be sworn the same day thus lessening
the likelihood that they will change it later. Given the nature of family harm, it is imperative to be in regular contact with
victims and witnesses, providing as much support as possible, with the assistance of our partner agencies.
Statements
All interviews should be recorded in statement format and signed by the witness. (Refer to the ‘Investigative interviewing
witness guide’ for detailed information about taking statements).
Section 106A of the Evidence Act 2006 allows an adult family violence complainant to give evidence in chief by a video
recording made before the hearing. The video recording must be made by a police employee, in accordance with the
Evidence Regulations, and no later than two weeks after the alleged family violence episode.
Victims and other witnesses
When formally interviewing family violence victims and other witnesses, follow the Investigative interviewing witness guide
and additional guidance for family violence victims and witnesses fearing intimidation in Investigative interviewing -
witnesses requiring special consideration.
All forensic interviews of child abuse victims or of child witnesses of serious crime must be carried out by specially trained
child witness interviewers according to the Specialist child witness interview guide. (This is an agreed guide between Police
and OT). Note: this does not prevent a preliminary interview with a child occurring during initial attendance as part of
identifying their role and the wider safety assessment.
Suspects
Follow the Investigative interviewing suspect guide and additional procedures in Investigative interviewing – suspects
requiring special consideration when interviewing suspects in family violence cases.
34/51

---

link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 Family harm policy and procedures
Child Protection Protocol referral/Pol 350 in OnDuty
When to follow the Child Protection Protocol
Ensuring the safety of children present or who normally reside at an address where family harm has occurred is crucial.
The Child Protection Protocol (CPP) comes into play in cases of:
urgent steps being critically necessary to protect a child from injury or death
offending against children where there is physical abuse, sexual abuse or neglect.
Urgent steps to ensure child safety
Where a child is at immediate risk of serious harm and the need for immediate protection may be necessary the officer
should call OT National Contact Centre for assistance (phone 0508 family). A child can be removed or detained (by force if
necessary) and placed in the custody of the Chief Executive (s42 Oranga Tamariki Act 1989). If removal is pursuant to section
42, no CPP referral is required. Refer to Powers under the Oranga Tamariki Act.
If child is not removed you must complete the CPP referral/Pol 350 in OnDuty. This will be emailed to the OT National
Contact Centre and the CPT once the family harm investigation has been approved.
Offending against children where there is physical or sexual abuse or neglect
Within the CPP context physical abuse, sexual abuse and neglect are defined as:
physical abuse – when the actions of an offender result in, or could potentially result in, physical harm or injury being
inflicted on a child
sexual abuse – an act involving circumstances of indecency with, or sexual violation of, a child, or using a child in the
making of sexual imaging
neglect - is when a person intentionally ill-treats or neglects a child or causes or permits the child to be ill-treated in
a manner likely to cause the child actual bodily harm, injury to health or any mental disorder or disability. The ill-
treatment or neglect must be serious, and avoidable. For example:
not providing adequate food, shelter or clothing
not protecting a child from physical harm or danger
not accessing appropriate medical treatment or care
allowing a child to be exposed to the illicit drug manufacturing process
allowing a child to be exposed to an environment where volatile, toxic, or flammable chemicals have been used
or stored.
If any of these has occurred you must complete the CPP referral/Pol 350 in OnDuty. This will be emailed to OT National
Contact Centre and the CPT once the family harm investigation has been approved. Refer to Powers under the Oranga
Tamariki Act.
When the Child Protection Protocol does not apply
In situations where the CPP does not apply but an assessment of all the circumstances indicates to you that the children
may be at risk, note this in the investigation in OnDuty and link in your Family Violence Coordinator/Family Harm Specialist.
They will take this to the multi-agency table for consideration.
In situations where children are present but not considered at risk link in your Family Violence Coordinator/Family Harm
Specialist to the investigation in OnDuty.
Further advice
The Child protection investigation policy and procedures apply to all cases where there are child safety concerns. See
Making referrals to Oranga Tamariki in the ‘Child protection investigation policy and procedures’ for further advice.
35/51

---

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 41 link to page 16 Family harm policy and procedures
Deciding whether to arrest
Arrest if sufficient evidence of offending
As with all other offending, determine whether:
there is sufficient evidence of an offence to arrest, and
the tests for prosecution in the Solicitor-General's Prosecution Guidelines would be met (See Prosecution in the
‘Prosecution or case disposition’ section of this chapter for more information).
If there is sufficient evidence of an offence, suspects responsible for family violence related offences or breaches of
protection and related property orders should, except in exceptional circumstances, be arrested. Protection orders
continue to be effective until discharged by a court. Where there has been an historical breach, action should still be taken.
Where offending is disclosed and actions other than arrest are contemplated, you must consult your supervisor before
proceeding. It is advisable to also consult with the Family Violence Coordinator/Family Harm Specialist who may have
relevant information known through multi-agency tables.
Take particular care where prima facie evidence indicates violence by both parties. Understanding the dynamics of family
harm is the key in determining if there is in fact a primary aggressor. Consider the possibility that some violence may be
actions taken in self-defence. Seek guidance if necessary.
Deciding if there is sufficient evidence of an offence
Use the' How and when you charge makes a difference guide' to identify possible offences and determine whether they
constitute family violence offences (note this guide does not provide an exhaustive list). Consult your supervisor or Family
Violence Co-ordinator/Family Harm Specialist if you are uncertain about whether there is sufficient evidence to charge.
How and when you charge makes a difference (July 2019)
24.11 KB

No formal complaint is required from the victim for you to arrest or file charges. However, their response and wishes
should be listened to and noted. Explain the reason if Police actions are not consistent with their wishes. Many victims
experience further harm and Police should act in a way that will encourage future reporting of episodes.
Insufficient evidence to charge
Where there is insufficient evidence to charge but you have victim and/or child safety concerns following a dynamic risk
assessment, consider if it is appropriate to issue a Police Safety Order in accordance with the issuing criteria (the
‘necessity’ test in section 28 of the Family Violence Act 2018).
Do not give any warnings where there is insufficient evidence to prosecute.
36/51

---

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 41 Family harm policy and procedures
Charging offenders
Family violence offences and incidents
Any offence or incident code can be flagged as family violence in the family harm investigation. Family violence offences
may range from homicide as the most serious, through various assault related offences (eg. strangulation or suffocation
(s189A Crimes Act 1961), male assaults female, assault with intent to injure (s193), injuring with intent (s189), assault on a
person in a family relationship (s194A), coerced marriage or civil union (s207A) to offences under the Family Violence Act
2018, the Summary Offences Act 1981 and the Harassment Act 1997. They can include damage, theft, disorder offences and
any incident code. (Refer to the National Recording Standard for further information).
The 'How and when you charge makes a difference' guide provides information on the range of offences that may,
depending on the evidence, constitute a family violence offence.
How and when you charge makes a difference (July 2019)
24.11 KB

See also ‘Breaching a protection order or related property orders’ in the Protection and related property orders chapter
and ‘Breaches of Police safety orders’ in the Police Safety Orders chapter for offences under the Family Violence Act 2018.
Choosing the right charge
How and when you charge makes a difference. When considering what charge(s) is appropriate:
do not minimise violence that has occurred (eg. consider the range of offences under the Crimes Act a1961 and those
under the Family Violence Act 2018)
ensure that an offender is charged and prosecuted in a way that reflects the essential nature of their offending
ensure that there is evidence which can be adduced in Court that is sufficient to provide a reasonable prospect of
conviction (the Evidential Test)
consider any continuing risk the offender poses to the victim.
(See also Prosecution in the ‘Prosecution or case disposition’ section of this chapter).
When choosing appropriate charges and making decisions regarding negotiation of charges it is important to note the
some of these offences will be 'serious violent offences' under the Sentencing and Parole Amendment Act 2010 and
therefore qualify for a 'strike' under the three stage warning regime.
Guides for determining charges
The following 'How and when you charge makes a difference guide' (should be available in custody and other relevant work
areas) contains descriptions of family harm behaviour that might amount to an offence and may assist you to determine
the most appropriate charge:
How and when you charge makes a difference (July 2019)
24.11 KB

See also ‘Charging decisions’ in Prosecuting family violence and the more general Charging decisions chapter.
Contact your Supervisor, a Legal Advisor, Family Violence Coordinator/Family Harm Specialist or a Prosecutor in your
district if you need advice about charging decisions.
Breaches of protection orders
When a protection order or related property order has been breached and there is evidential sufficiency to prove a charge,
you must:
charge the offender with the breach
not release the offender on Police bail for 24 hours unless there is a court hearing earlier than this where court bail
can be determined. The offender is not bailable as of right pursuant to s7(2) of the Bail Act 2000.
When considering Police bail for a defendant charged with a family violence offence, the primary consideration is the need
37/51

---

link to page 4 Family harm policy and procedures
to protect the victim, their family members and all protected persons.
Dual defendants
Dual defendants can occur when it is unclear who the actual aggressor or victim is, there are counter-allegations, and both
parties are arrested and charged.
For information about charging and prosecuting dual defendants, see ‘Charging decisions’ in the Prosecuting family
violence Police Manual chapter.
38/51

---

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 Family harm policy and procedures
Bail
Police bail for family violence offences
The procedures for considering whether to grant Police bail for a person charged with a family violence offence are set out
in the Bail Act 2000. Part 1 of the Bail Act 2000 sets out the rules for bail generally and Part 2 of the Act (sections 21 - 26)
those relating to Police bail.
When deciding whether to grant Police bail, the primary consideration is the safety of the victim and their family members,
linking the victim to appropriate support and services, and the possible need for the defendant to have a cooling off period
to ensure the victim’s safety. Any condition may be imposed on bail that a Police employee considers necessary to protect
the victim and their family members.
Restrictions on Police bail if a protection order is breached
Note that if the person has been arrested under section 113 of the Family Violence Act 2018 and charged with an offence
against section 90-102 of that Act they must not be granted Police bail during the 24 hours immediately following the arrest
unless there is a court hearing earlier than this where court bail can be determined (s7 Bail Act 2000). This also applies
when the person is charged with another offence in addition to the breach offence.
(s23 Bail Act 2000)
The arrested person must be brought before a court as soon as possible.
At the expiry of the 24 hour period and pending a court appearance, follow standard procedures for determining whether
the person should be granted Police bail.
The need to protect the victim of the alleged offence and their family members, and all protected persons, is the
paramount consideration for the court when determining whether to grant bail (s8 Bail Act 2000).
Authorising Police bail
You must have the authority of a supervisor of or above the position level of sergeant before releasing a family violence
defendant on Police bail.
Opposing court bail
In most cases, there is a presumption that a defendant is to be bailed. Any opposition to bail must fit within criteria
detailed in section 8 of the Bail Act, which includes whether there is a risk to the victim and their family members, and all
protected persons.
Section 8(5) of the Bail Act also provides that the need to protect the victim of the alleged offending is the paramount
consideration when deciding whether to grant bail for breaching a protection order.
When deciding whether to oppose bail in family violence cases, the prosecutor must consider, in addition to the factors
detailed in section 8(1) and (2) of the Bail Act, the need to ensure the victim and their family's safety and any safety plans in
place. A wide range of factors will be relevant and the information gathered during the investigation and the collection of
risk information is critical.
Bail conditions
Bail conditions should always be tailored so that they are specific and relevant to the defendant's identified risks and/or
alleged offending. In family violence cases, conditions must reflect the need to ensure the victim’s safety and that of their
family members and all protected persons. This could include non-association with named persons or requiring the
defendant to reside at a named address. (Only in exceptional circumstances should a defendant in a family violence-
related case be bailed to the victim's address). See the Bail chapter for more information about bail and bail conditions.
Electronic monitoring bail and Police safety orders
If a person on electronic monitoring (EM) bail is served with a PSO relating to the address at which they are required to
39/51

---

link to page 4 link to page 4 Family harm policy and procedures
reside, they will be unable to remain there for the duration of the order and therefore unable to comply with standard
condition 5 of their bail bond. In these circumstances, follow the ‘EM bailee served with Police Safety Order’ procedures in
the Bail chapter>EM bail - Breaches and unsuitable addresses.
Note that an incident of family harm at an EM address is likely to bring to attention risks pertaining to continuing EM bail at
that address. Consider opposing continuation of EM bail to that address in this situation.
Breaches of bail
Treat all bail breaches as serious. See information on breach of bail conditions in the Prosecuting family violence chapter.
Further information about bail and bail notices to victims
Refer to the Bail section in the Prosecuting family violence chapter for detailed information about:
managing the court bail process in family violence cases
the factors to be considered when deciding whether to oppose bail
seeking appropriate bail conditions to ensure the victim and their family's safety.
Refer to the Notification rights for victims of serious offences in the ‘Victims (Police service to victims)’ Police Manual
chapter for more detailed information about the rights of victims to provide their views on bail and be advised about bail
when section 29 of the Bail Act 2000 applies.
40/51

---

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 Family harm policy and procedures
Prosecution or case disposition
Prosecution
Although Police should listen to and note the victim's view on whether or not to prosecute, due to the nature and dynamics
of the offending, do not be influenced by their view on prosecution. The decision to prosecute is a Police decision, based
on facts and evidence and the accumulative nature of ongoing offending.
The Solicitor-General's Prosecution Guidelines require that prosecutions are only brought where there is a reasonable
prospect of conviction (the 'evidential test') and where a prosecution is in the public interest.
The guidelines also state that these factors in family violence cases aggravate the nature and seriousness of the offending:
previous relevant offending, and
where there are grounds for believing the offence is likely to be repeated/continued (ie. the offending indicates a
repeated pattern of conduct).
Refer to the Prosecuting family violence chapter for more information about prosecuting family violence cases, and the
‘evidential’ and ‘public interest’ tests.
Withdrawals or amendments of charges
Prosecutors should discuss amendments or withdrawals of charges with the Family Violence Coordinator/Family Harm
Specialist and District Prosecution Manager before amending or withdrawing any family violence related charges. (Refer to
Refer to Police Prosecution Service' statement of policy and practice).
Information about prosecutions to be given to victims
Victims must be kept informed of the progress of court cases. For further information see Victims (Police service to victims).
Supporting victims and witnesses to give evidence
Full information about supporting victims and witnesses to give evidence is provided in ‘Prosecuting family violence’. See
also the Investigative interviewing witness guide and Investigative interviewing - witnesses requiring special consideration.
Diversion
The Adult diversion scheme policy details the criteria to be met before diversion can be considered and offered and the
conditions to be met.
Previous offending and family harm reports must be taken into account to ensure adequate consideration is given to the
dynamics of the relationship when a decision is made.
Authorising diversion in family violence cases
Diversion can be offered for a ‘one off’ low level family violence offence. Approval must be obtained from the District
Prosecution Manager and the Family Violence Coordinator/Family Harm Specialist before offering diversion to ensure that
diversion and any diversion conditions are appropriate and safety of the victim and any children is taken into
consideration.
Low level family violence offences are those where there has been no serious physical or psychological violence between
family members. Diversion should not be offered if the low level occurrence forms part of a continuing pattern or history of
family violence occurrences.
Note: Diversion must not be offered for a breach of protection order.
Restorative justice
41/51

---

link to page 4 link to page 4 link to page 4 Family harm policy and procedures
Restorative justice should be used with caution as power and control issues could put the victim at further risk of abuse by
using that process.
The District Prosecution Manager must approve any decision to offer restorative justice in a family violence case as part of
diversion, following consultation with the Family Violence Coordinator/Family Harm Specialist.
For further information about restorative justice, see Restorative justice (RJ) in diversion in the Adult diversion scheme
policy.
Case clearance
Family violence offences can only be cleared as K3 (no offence disclosed), K6 (not arrested or cautioned, but proceeded
against by some other means) or K9 (arrested). They must not be cleared as K1 (the event requires no further action
following event closure. No NIA occurrence will be created).
Refer to the National Recording Standard for information on recording standards.
Warnings
Warnings must not be issued without specific authority from a supervisor following full discussion of the particular facts of
the case. Note: Proper justification for this course of action may be required later if the intervention fails and safety issues
or re-offending occurs causing harm.
Prosecution file
A completed prosecution file must be forwarded to the Family Violence Coordinator/Family Harm Specialist for filing. This
is so that a file review can be undertaken and family violence trends identified.
42/51

---

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 Family harm policy and procedures
Longer term safety, support and intervention
What happens after a frontline safety plan is in place?
The approved family harm investigation provides the basis for further action to be taken for longer term safety planning.
Family Violence Coordinators/Family Harm Specialists download investigation information for use in multi-agency tables
(eg. FVIARS, ISR, WNPH) where agencies assess cases and determine what further safety actions might be required. Longer-
term safety actions are then agreed and assigned to agencies.
Support for victims is critical to breaking the cycle of family harm and an interagency approach is an essential element of
the Police approach to reducing family harm and family violence offences. Victim safety may change as circumstances do
and should be reviewed at regular intervals from attendance through case management. Changes to safety plans may occur
at any time as part of the multi-agency table process, dependent on protective factors in place and changing
circumstances.
Police response will vary depending on resources available in each area and local agreements for multi-agency tables will
reflect this. You must be aware of the arrangements in your area and maintain good relationships with providers,
community, iwi, other agencies and non-government organisations. Refer to the ‘Victim relocation’ chapter.
Local agreements with support services
Women's Refuge is the primary agency delivering support for victims of family violence. Other services include Shakti,
Shine and a range of kaupapa Māori services and family violence specialist support services. In areas where no Women's
Refuge is available, Police and Victim Support will work with specialist agencies to clarify local responses to family violence
victims which may include referral to Victim Support. (Note that due to resource constraints, Victim Support will only
provide direct support to family violence victims in regions where there is no viable specialist agency available).
Support and services also varies depending on the type of episode involved. For example, where sexual offending has
occurred, specialist sexual assault crisis response groups or counsellors may have been engaged.
Privacy of victim's information on referral
Local protocols with multi-agency tables must take into account the rights of victims to privacy under the Privacy Act 1993
and the Victims' Rights Act 2002.
Support agencies must operate within the framework of 'one victim - one referral' (referral meaning 'actual contact with the
victim'). Disclosure of victim information to a second or subsequent support agency is permitted in certain circumstances,
eg. the agency giving initial support has reasonable grounds to believe that further disclosure is necessary to ensure the
victim receives the highest level of support. Refer to ‘Information sharing guidelines – family harm’.
Rights of victims
Refer to the Victims (Police service to victims) Police Manual chapter for detailed information about:
treatment and rights of victims generally
notification rights for victims of serious offences including the right to be registered in the victim notification system
obtaining and submitting victim impact statements.
43/51

---

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 Family harm policy and procedures
Monitoring, evaluation and training
Compliance monitoring
The Quality Assurance and Improvement Framework for family harm investigations (FH QAIF) is used to continuously
improve:
service delivery to people at risk and their families
the quality of investigations
the visibility of reports of family harm across all levels of management.
Refer to Family Harm Quality Assurance and Improvement Framework for further information.
To achieve and maintain an effective and appropriate response to family harm, local services and protocols must be
monitored, evaluated and, where necessary, modified. Monitoring of compliance with protocols and policies must include
standardised internal police performance measures (which may involve victim surveys).
External monitoring within the framework of the multi-agency table case management approach adds feedback and can
lead to improvements in the management of information and of cases.
Family Violence Coordinators/Family Harm Specialists
District Commanders must ensure people with suitable communication skills and family harm training are appointed to the
positions of Family Violence Coordinator/Family Harm Specialist.
Family Violence Coordinators/Family Harm Specialists are responsible for local multi-agency tables and liaison, problem
resolution, monitoring staff compliance with local protocols, and family harm-related training.
They are also a valuable resource to contact if you have particular concerns about any individual or family, or if you have
any questions about how family harm episodes should be addressed or processed.
Although the position of Family Violence Coordinator/Family Harm Specialist may not be full-time, District Commanders
must ensure the Coordinators/Specialists are available to respond promptly to requests from local agencies at appropriate
times.
Due to geographical factors, it may be necessary to appoint several employees to take responsibility for coordination or
monitoring functions within a district. For administrative purposes, one person should take overall responsibility for family
harm issues.
Family Violence Coordinators/Family Harm Specialists must be in close and regular contact with district CIB, CPT, Youth
Services, Iwi/Ethnic/Pacific Liaison Officers and other relevant portfolio holders to ensure that all child abuse and neglect
within family harm contexts are flagged and dealt with appropriately and that relevant information is shared amongst
relevant groups.
Family Violence Coordinators/Family Harm Specialists are also responsible for prosecution liaison and ensuring family
violence prosecution files meet the required standard.
Training
Family harm training is mandatory. All constabulary employees who engage in frontline policing must be trained to
respond, assess, investigate and support quality family harm investigations. Supervisors must ensure that actions taken by
their team meet the obligations and principles of these family harm policies and procedures.
Supervisors of Specialist Family Harm Teams should attend a Specialist Family Harm Course. These are held annually at
RNZPC.
44/51

---

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5 Family harm policy and procedures
Active case management of family harm cases
What is active case management?
‘Active case management’ is the process of managing a family harm episode from beginning to end. It sits within the wider
case management model that guides Police workflow.
Active case management is used by multi-agency tables to reduce or eliminate the recurrence of family harm by actively
supporting a change in behaviour from one or both parties using structured interventions. Assessment of cases and
possible responses should be undertaken using a clear process. There should be regular reviews of progress across all
cases referred, as well as of the process itself.
Tiered response
Not all family harm cases are the same. Some will be new or present as low level abuse or harm whilst others may be high
risk repeats requiring urgent and intensive interventions.
Accordingly, a tiered response where cases can be assessed and categorised for action is required. Cases can be classified
and reclassified during the time of referral dependent on changing circumstances including fresh notifications and non-
compliance or difficulties with completing actions set in plans.
Download an example of tiered active case management if required.
Example of tiered active case management (July 2019)
66.5 KB

Principles
Active case management is more than information sharing. It requires scanning, analysis, response options and
assessment (SARA).
Cases to be actively managed require coordination, ownership of set actions and regular feedback and assessment.
Case plans are essential for matters receiving urgent and serious consideration. They should be structured to meet
the needs of each subject and if possible, be seen as a collaborative effort.
Multi-agency tables have the mandate to coordinate and manage family harm cases and are accountable for the
results achieved.
Family Intervention of High and Complex Risk Team involvement
Cases assessed following the multi-agency table process as having complex safety needs will be referred to FIT/HCRTs
where they are available. These teams work with appropriate specialist internal groups and community networks to provide
safety and support to those complex risk families.
Each district or area should list their top high risk family harm families. They are an essential focus area and should be
used to inform active case management processes using other agency and community based support.
Case plans
Case plans are essential for:
managing subject referrals. Without plans it is difficult to keep track of intervention activities and check whether they
are being effective or not
high risk/repeat subjects. This is due to their increased special needs and the increased potential for plans not to be
followed through.
Case plans should be, where possible, a collaborative process between the case coordinator and subjects. Subjects should
always be asked to sign their plans as this leads to greater accountability and empowerment for completion of the plans'
objectives.
Case plans are designed to be reviewed and amended as circumstances change. Some subjects will benefit from a very
45/51

---

link to page 5 link to page 5 link to page 5 Family harm policy and procedures
structured approach, while others, because of their unique circumstances, will need more flexibility to reach desired goals.
Plans should be time bound and benchmarks for review should be regularly set. How long a plan lasts depends on the
circumstances of each individual case.
Structure, coordination and monitoring
A basic structure surrounding case management is essential to reach positive outcomes for subjects. These key elements
should be present for case management to succeed:
a referral process that brings all relevant information together for assessment and eventual allocation dependent on
a tiered response
a multi-agency table that is timely, meets consistently, and is able to screen and prioritise cases based on risk using a
tiered response
coordination of activities to follow up on the tiered response process
active management of high risk repeat subjects using case plans, monitoring and review processes
ownership of support and service provision by organisations that are allocated a case and ensuring they are held
accountable for outcomes
meaningful and informed dialogue with subjects ensuring they become a part of the solution and not one where the
solution to their problems is imposed.
Evaluation and close off
All cases referred through multi-agency tables require close monitoring and close off. Multi-agency tables are designed to
be active and solution based. Family harm subjects will often revert to past behaviours if left to their own devices and not
supported.
Even when cases appear to be resolved, they may manifest again with new dynamics such as different partners or
increased or changed levels of violence. Learning from past interventions and applying new ones that will be more
successful is part of the case management process.
Where plans have been put in place and interventions have reached their end point, a summary of the intervention journey
should be recorded in NIA followed by a detailed account of all actions taken during the case management process. This is
done on the basis that many high risk repeat victims reappear, are often highly mobile, and that multi-agency tables may
have to manage these subjects again in a different location.
Police family violence death reviews
Where a death has occurred as a result of a family violence episode, the Family Violence Coordinator/Family Harm
Specialist and reporting officer must jointly conduct a Police family violence death review. This is intended to highlight
areas where Police practices can be improved and ultimately, to assist in the prevention of future family violence deaths. It
is not a review of the criminal investigation.
Police must also participate with other agencies engaged with the parties involved in an independent review by the Family
Violence Death Review Committee set up under the New Zealand Health and Disability Act 2000.
See Police Family Violence Death Reviews for more information about these reviews, timeframes and the templates and
processes to be followed.
46/51

---

link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 Family harm policy and procedures
Police employees and family harm
Purpose of this section
This section of the family harm policies and procedures:
details Police policies, principles and procedures for responding to episodes in which Police employees are involved
in family harm as a person at risk or person posing risk
ensures that Police balance its responsibility as an employer to support employees and their families with the need
to act consistently and appropriately when responding to alleged family harm episodes
assures Police employees that all family harm episodes reported involving employees will be thoroughly investigated
acknowledges Police as an employer are in a unique position of having access to information that other employers do
not. Once in possession of this information Police will act appropriately to facilitate support for its employees and
their families.
Policy
New Zealand Police is often judged by the way its employees represent it. It is therefore necessary to maintain a high
standard of personal and professional conduct and for employees to behave in a manner consistent with the organisation's
view that family violence in all forms, is unacceptable.
Family harm is unacceptable conduct and will not be tolerated or condoned by the Police. Employees who inflict family
harm will be subject to the processes detailed in this chapter as well as the code of conduct.
When responding to family harm episodes involving its employees, Police must balance its responsibilities as an employer
to support employees and their families and to act consistently and appropriately, with the public interest and the
reputation of Police in mind.
There is added complexity for employees involved in a family harm episode due to the fact they work for Police. Two
simultaneous actions should occur:
the normal Police response applies
welfare considerations are important for both parties and the shift supervisor should, where appropriate, refer the
matter to the local Welfare Officer.
Police must also carefully consider:
the impact of any criminal offending on the ability of an employee to remain a Police employee
the compatibility of an employee convicted or found guilty of a family violence offence and/or being the respondent
of a protection order, to continue in a policing role.
When do these policies and procedures apply?
The policies and procedures detailed in this section apply when:
it comes to a Supervisor's attention that an employee may be experiencing or be involved in family harm (as either a
person at risk and/or person posing risk). This includes any anecdotal evidence that may suggest this is the case
Police attend a family harm investigation and although no offending is disclosed a PSO or warning has been issued
and/or Police are concerned about the possible continuation or escalation of family harm
Police attend a family harm investigation and offending is disclosed where an employee is a victim or an offender
Police become aware that a temporary or final protection order has been issued relating to an employee (as either a
protected person or as a respondent). Refer to ‘Protection and property related orders’ chapter.
District Commanders and National Managers are responsible for ensuring that these policies and procedures operate
within their district or place of work.
Employees involved in family harm are encouraged to seek support by:
ringing a confidential number (0800 327 669) to contact the Employee Assistance Programme (EAP), or
discussing their concerns with their Supervisor and/or Welfare Officer. 
47/51

---

link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 Family harm policy and procedures
Such disclosure remains confidential unless the conduct disclosed is of such a nature that it should be investigated
and/or prosecuted.
Wherever possible, Police should support and educate employees to assist them in dealing with issues to prevent and/or
reduce the likelihood of family harm escalating and offending occurring.
Employees who suspect or are aware of another employee being either a person posing risk or person at risk of family
harm are encouraged to report this confidentially by reporting it to their own Supervisor or a Welfare Officer so that a
discrete and confidential approach can be made to that person and support provided.
It is also important that Police recognise and support the family unit to best enable any changes that are needed to resolve
the issues. In particular, Police must be aware of and sensitive to victims of family harm or complaints about family harm
from spouses or partners of Police employees. These people are in a complex situation and alienating them from Police
would isolate them and leave them with limited places to go for assistance. These cases or notifications should be
responded to by Family Violence Coordinators/Family Harm Specialists.
Leave available for employees affected by family violence
The Domestic Violence – Victims’ Protection Act 2018 gives employees affected by family violence the right to:
take up to 10 days a year of paid family violence leave after six months of continuous employment with Police. This is
separate from annual leave, sick leave and bereavement leave.
ask for short-term flexible working arrangements. This can be for up to 2 months.
not be treated adversely in the workplace because they might have experienced domestic violence. This is
discrimination.
See ‘Domestic violence’ in the ‘Definitions of types of leave and requirements’ section of the Leave Management Policy for
more information on how to apply for these entitlements.
Note: It does not matter when the family violence took place. Employees still have these rights if they experienced family
violence before they began working for their current employer or before the law changed on 1 April 2019. See Employment
New Zealand – ‘Domestic Violence Leave’.
Employees engaged in family harm investigations - no offence
Where Police attend any family harm investigation but no offence is determined, the risk measures within OnDuty will
determine our level of concern for safety, which will then inform the frontline safety plan actions that you take, i.e. as a
minimum, checking if someone has a working phone, confirming if we have the phone number, and if they are prepared to
call us for help. If a Police employee is identified (as the person posing risk or person at risk) attending officers must also
report this confidentially to their supervisor who will contact a Welfare Officer to arrange for appropriate Police contact as
soon as possible and oversight of referral to appropriate support groups.
Employees charged or convicted of family violence offending
Employees who commit a family violence offence must be treated as any other member of the public.
The fact of an employee's arrest or charging for family violence offending must be reported immediately by the shift
Supervisor to the District Employee Practice Manager and Police Professional Conduct Manager who will advise the relevant
District Commander or National Manager. Code of conduct procedures will apply.
Welfare contact and counselling support through the EAP must be offered to the victims of the offending and if
appropriate, the alleged offender, along with confidential contact numbers that they may use.
The Employee Practice Manager in consultation with the National Manager: Police Professional Conduct at Police National
Headquarters (PNHQ) must consider the employee's suitability to continue working in their current role and if any variation
in duties is appropriate.
Employees who are respondents of a protection order
Protection orders may be issued against a Police employee without any prior offending. With or without a prior criminal
48/51

---

link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 Family harm policy and procedures
history a protection order must be treated as a serious matter. Officers who serve a protection order on a Police employee
are required to send a copy of it to the employee’s District Commander or National Manager (or the Deputy Chief Executive:
People if the respondent is at superintendent level or above).
Employees who become a respondent of a protection order must immediately report the fact in writing, including details of
the proceedings to their Supervisor, who must inform the Human Resources Manager and Police Professional Conduct
Manager for their district or service centre. Code of conduct processes will apply.
Where employees fail to advise Police of the fact that they are a respondent of a protection order and this subsequently
comes to Police attention, the non-reporting may be viewed as an aggravating factor when considering the nature of the
conduct disclosed.
An employee who is an applicant or protected person under a protection order is encouraged to report this confidentially
to a Police Welfare Officer and/or their Supervisor so that appropriate support and advice can be provided through EAP.
Possession or use of weapons and firearms
Protection orders contain a standard prohibition preventing the possession and use of any weapons including firearms.
This means employees with constabulary powers cannot carry their appointments (batons/spray/taser) or be issued with a
firearm, without being in breach of the order. These restrictions also apply to authorised officers or Police employees
involved in training, Police weaponry or exhibit handling of firearms and weapons. Police must avoid being complicit in any
such breach and must be extremely careful not to increase risk to any person protected by the order by allowing such a
breach to occur.
Applications to vary protection order conditions
The court hears applications to vary standard conditions of a protection order including those relating to weapons. It is
important to note that victim safety is the paramount consideration and the court must have regard to the victim's views in
making any such variation.
Police may in rare cases consider assisting an employee with an application to vary the standard condition relating to
weapons in a protection order under section 108 of the Family Violence Act 2018. Before supporting such an application
Police must conduct their own enquiries to determine whether or not such a variation is appropriate. These enquiries must
consider the nature, duration and type of family harm disclosed, any offence history, the employee's role and the views of
any person protected by the order.
The final decision on whether Police will support an application under section 22 will be made by the DCE People in
consultation with the National Manager: Criminal Investigations Group upon receipt of the report from the district.
Leave to attend programmes or counselling
Where any Police employee is directed or wishes to attend programmes or counselling to resolve issues relating to family
harm, Supervisors should take all practicable steps to facilitate this.
Confidentiality
Family harm issues are sensitive and highly personal. Care must be taken to ensure that all employees involved (as a
person at risk or person posing risk) are treated sensitively with regard to privacy as appropriate in the circumstances.
Further assistance
The National Manager Safer People, DCE People, or Manager National Family Harm Team (all based at PNHQ) may provide
further information if required.
 
 
 
49/51

---

Family harm policy and procedures
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
50/51

---

Family harm policy and procedures
 
 
 
 
Version number:
22
Owner:
NM: Prevention
Publication date:
01/07/2019
Last modified:
01/07/2019
Review date:
01/07/2021
Printed on : 02/07/2020 
Printed from : http://tenone.police.govt.nz/pi/family-harm-policy-and-procedures
51/51

---

Parental control (section 59 Crimes Act)

---

link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 Table of Contents
Table of Contents
2
Policy statement and principles
3
About section 59
4
Background
4
Section 59 Crimes Act 1961
4
Analysis of section 59
4
Responding to section 59 events
7
Application of family harm and child protection policies
7
Exercise discretion before arrest
7
Charging decisions and prosecution
7
Serious offences
7
Inconsequential offences where there is no public interest in prosecuting
7
Appropriate charging
7
Referrals and documentation
8
Reporting to Child Protection Teams
8
Further advice
8

---

link to page 2 Parental control (section 59 Crimes Act)
Policy statement and principles
When investigating cases where force is used against a child Police will consider the amount of force used in the
circumstances along with other relevant factors, before deciding whether a prosecution is required in the public interest.
For minor cases of assault against children, Police have discretion not to prosecute where the offence is considered to be
so inconsequential that there is no public interest in a prosecution.
Whilst parents, or persons in place of parents, are justified in using reasonable force against a child to:
prevent or minimise harm to the child or another person, or
prevent the child from engaging or continuing to engage in conduct that amounts to a criminal offence, or
prevent the child from engaging or continuing to engage in offensive or disruptive behaviour, or
perform normal daily tasks incidental to good care and parenting…
nothing justifies the use of force for the purpose of correction or punishment.
Police will:
record events involving force on children that is not permissible under section 59 as part of a quality family harm
investigation and process in accordance with the Family harm policy and procedures
include a 6C Incident code regardless of any other offence/response code used to indicate the attendance relates to
an incident involving a child
exercise discretion before arresting
refer physical abuse, sexual abuse or neglect investigations involving children to local Child Protection Teams for
investigation with Oranga Tamariki in accordance with the Child Protection Protocol: Joint Operating Procedures (CPP)
.
3/8

---

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Parental control (section 59 Crimes Act)
About section 59
Background
The current section 59 came into force on 22 June 2007. Prior to 2007, the section provided a statutory defence for every
parent of a child and every person in place of the child's parent to use force by way of correction towards the child, if the
force used was reasonable in the circumstances.
The purpose of the Crimes (Substituted Section 59) Amendment Act 2007 was to "make better provision for children to live
in a safe and secure environment free from violence by abolishing the use of parental force for the purpose of 'correction'.
The Amendment Act is still commonly referred to as the ‘anti-smacking’ legislation.
Section 59 Crimes Act 1961
Section 59 of the Crimes Act 1961 states:
1.  Every parent of a child and every person in the place of a parent of the child is justified in using force if the force used
is reasonable in the circumstances and is for the purpose of -
a.  preventing or minimising harm to the child or another person; or
b.  preventing the child from engaging or continuing to engage in conduct that amounts to a criminal offence; or
c.  preventing the child from engaging or continuing to engage in offensive or disruptive behaviour; or
d.  performing the normal daily tasks that are incidental to good care and parenting.
2.  Nothing in subsection (1) or in any rule of common law justifies the use of force for the purpose of correction.
3.  Subsection (2) prevails over subsection (1).
4.  To avoid doubt, it is affirmed that the Police have the discretion not to prosecute complaints against a parent of a
child or person in the place of a parent of a child in relation to an offence involving the use of force against a child,
where the offence is considered to be so inconsequential that there is no public interest in proceeding with a
prosecution.
Analysis of section 59
Use this table as a guide when considering whether section 59 applies.
Term
Meaning and commentary
Child
‘Child’ is not defined for the purpose of section 59. Staff should apply the Care of Children definition,
which is “a person aged under the age of 18 years”.
As children get older, the use of reasonable force for the purposes listed in section 59 will become
less justifiable. Factors that must be considered in determining whether the force used is justified
under section 59 include:
age and maturity of the child
ability of the child to reason
characteristics of the child, e.g. physical development and state of health, and
the circumstances that led to the use of force.
Person in the place 'Person in the place of a parent' is not defined, but includes step parents and foster parents, and
of a parent
other persons who take on parental responsibility in the absence of a parent.
Force used is
What constitutes reasonable force is not defined. When using force, parents must act in good faith
reasonable in the
and have a reasonable belief in a state of facts which will justify the use of force. The use of force
circumstances
must be both subjectively and objectively reasonable.
Any force used must not be for the purposes of correction or punishment. It may only be for the
purposes of restraint (s59(1)(a) to (c)) or, for example, to ensure compliance (s59(1)(d)).
4/8

---

Parental control (section 59 Crimes Act)
Preventing
To 'prevent' is to hinder or stop something from occurring. From this, it is implicit that reasonable
force can only be used at the time the intervention by the parent is required, ie. force cannot be used
after the event to punish or discipline the child. This distinction is made clear in subsections (2) and
(3) - nothing in section 59(1) will justify the use of force for the purposes of correction.
Preventing or
This subsection allows reasonable force to be used to prevent or minimise harm to the child or
minimising harm to another person, e.g. to stop a child from:
the child or another
running across a busy road
person
touching a hot stove
(s59(1)(a))
inserting a metal object into a power point
striking another child or person with an object.
Preventing the child This subsection authorises the use of reasonable force to prevent children from committing offences.
from engaging or
continuing to
Children of any age can commit an offence, eg. theft, wilful damage or assault. (A child under 10
engage in conduct cannot be convicted of an offence (s21 Crimes Act) and there are only three situations when a child
that amounts to a
aged 10 to 13 can be charged (s272(1) Oranga Tamariki Act). Therefore, a parent and every person in
criminal offence
the place of a parent can use reasonable force to prevent their child from, for example, damaging or
stealing property, or assaulting other people or themselves. (Note: the defence of self-defence could
(s59(1)(b))
equally apply in such cases).
Preventing the child Offensive or disruptive behaviour is not defined in the Crimes Act and it is not known where the
from engaging or
boundaries lie in the context of this subsection. While current case law can offer some insight, the
continuing to
analysis provided by the courts is more particularly targeted at types of behaviour that warrant the
engage in offensive interference of the criminal law and in the context of offences against public order, such as section 4
or disruptive
of the Summary Offences Act 1981.
behaviour
In Ceramalus v Police (1991) 7 CRNZ 678 Tomkins J adopted the following as a helpful description of
(s59(1)(c)
‘offensive behaviour’:
‘[The behaviour] must be such as is calculated to wound the feelings, arouse anger or resentment or
disgust or outrage in the mind of a reasonable person.’
The Shorter Oxford English Dictionary defines ‘offensive’ as:
‘1. Pertaining or tending to attack; aggressive; . .
2. Hurtful, injurious . .
3. Giving, or of a nature to give, offence; displeasing; annoying; insulting . .’
The Shorter Oxford English Dictionary defines ‘disruptive’ as:
‘1. Causing or tending to disruption. .’
Examples of behaviour that may amount to offensive or disruptive behaviour, depending upon the
specific circumstances, could include yelling and screaming or throwing objects or food.
5/8

---

Parental control (section 59 Crimes Act)
Performing the
Many everyday tasks require parents to use force when interacting with their children, e.g. when
normal daily tasks changing nappies, dressing or securing a child in a car seat, or applying sunscreen. The use of
that are incidental reasonable force in performing such tasks is permitted under this subsection.
to good care and
parenting
Parents may also send or take their child to their room against the child's will at the time the
intervention is required. Force may be required to do this and the use of reasonable force in such
(s59(1)(d))
circumstances may be justified to prevent the child from continuing to engage in the behaviour (s59(1)
(b) or (c)) or to restore calm. However, if the child is detained for a period or in a manner that is
unreasonable in the circumstances, this subsection will not provide a defence to such action.
6/8

---

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Parental control (section 59 Crimes Act)
Responding to section 59 events
Application of family harm and child protection policies
The Family harm policy and procedures outlines the principles, policy and procedures for dealing with family harm in the
community. The term ‘family harm’ encapsulates a holistic view of the issues occurring within families and their ensuing
detrimental effects. Family harm is the damage caused by adverse circumstances, vulnerabilities and/or negative
behaviours that often lead to long-term negative consequences.
'Family violence' is a subset of family harm and includes physical, sexual, and psychological abuse. It is a pattern of
behaviour that can be coercive or controlling and may be a single act or a number of acts.
Force used on children that is not permissible under section 59 is covered by the Family harm policy and procedures.
Physical abuse, sexual abuse or neglect investigations involving children must be referred to your local Child Protection
Team and Oranga Tamariki for investigation in accordance with the Child Protection Protocol: Joint Operating Procedures
(CPP).
Exercise discretion before arrest
In Attorney-General v Hewitt (2000) NZAR 148 a full bench of the High Court held that adopting a policy to automatically
arrest a suspect without allowing for exceptional circumstances was not lawful. The High Court also held that a failure to
consider the discretion to arrest was unlawful and arbitrary under section 22 of the New Zealand Bill of Rights Act 1990.
Discretion must be used by police.
Charging decisions and prosecution
As for all assault investigations, when investigating cases where force is used against a child, you must:
consider the amount of force used in the circumstances along with other relevant factors, before making a decision
about whether a prosecution is required in the public interest
establish whether there is sufficient admissible and reliable evidence that an offence has been committed.
Serious offences
Refer serious cases to Child Protection Teams so they may be investigated further (see Child protection investigation policy
and procedures).
Inconsequential offences where there is no public interest in prosecuting
Parliament has expressly affirmed that for minor cases of assault against children, Police have discretion not to prosecute
where the offence is considered to be so inconsequential that there is no public interest in a prosecution (s59(4)). The
Solicitor-General’s Prosecution Guidelines also states that the factors to be considered when determining whether the
public interest requires a prosecution include ‘the seriousness or, conversely, the triviality of the alleged offence; that is,
whether the conduct really warrants the intervention of the criminal law’.
The Shorter Oxford English Dictionary defines ‘inconsequent’ as ‘of no consequence’. The Concise Oxford Dictionary defines
‘inconsequential’ as ‘unimportant’.
Smacking may, in some circumstances, be considered inconsequential. A prosecution may be warranted if such actions are
repetitive or frequent, and other interventions or warnings to the offender have not stopped such actions.
The use of objects/weapons to smack a child, strikes around the head area or kicking would not be inconsequential
assaults. While all mitigating and aggravating circumstances must be considered, such assaults will generally require a
prosecution in the public interest.
Appropriate charging
If a parent of a child or a person in the place of a parent of a child uses force that is not justified under section 59, and
there are no exceptional circumstances and it is in the public interest to prosecute, the appropriate charge where the
7/8

---

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Parental control (section 59 Crimes Act)
offence is not overly serious, would be assault pursuant to section 9 of the Summary Offences Act 1981. For more serious
cases, consider Crimes Act legislation.
Referrals and documentation
In cases where the force used is found to be minor, trivial or inconsequential, record the event in a family harm
investigation in OnDuty and link the Family Violence Co-ordinator/Family Harm Specialist to the investigation. The
expected outcome for such events is one using common sense and of offering guidance and support, depending on the
context, following discussion with the Family Violence Co-ordinator/Family Harm Specialist.
Reporting to Child Protection Teams
When completing the family harm investigation you must also include a 6C Incident code regardless of any other
offence/response code used. This indicates that the attendance relates to any incident involving a child. (See Child
protection investigation policy and procedures)
In repeat events (where other interventions or warnings have been unsuccessful) involving the same family or more
serious cases, you should record the matter in the family harm investigation and consider whether prosecution may be
appropriate. In these cases you should consult with the Family Violence Co-ordinator/Family Harm Specialist and local
Child Protection Team to determine whether a CPP referral/Pol 350 in OnDuty should be made to Oranga Tamariki. In all
other cases the Family Violence Co-ordinator/Family Harm Specialist should be linked to the family harm investigation in
OnDuty.
For clear events of abuse or neglect, the event must be recorded on a CPP referral/POL 350 in the family harm investigation
and dealt with in terms of the Child Protection Protocol: Joint Operating Procedures (CPP) as a care and protection issue. A
CPP referral/Pol 350 notification is made automatically to Oranga Tamariki via email as soon as the family harm
investigation is approved. The Family Violence Co-ordinator/Family Harm Specialist must be linked in to the family harm
investigation in OnDuty.
Further advice
Consult Police Prosecution Service, a Child Protection Team member, a Family Violence Co-ordinator/Family Harm
Specialist or Legal Services if you require any advice about the application of section 59 to any particular circumstances.
Version number:
4
Owner:
NM: Prevention
Publication date:
15/08/2018
Last modified:
15/08/2018
Review date:
15/08/2020
Printed on : 02/07/2020 
Printed from : http://tenone.police.govt.nz/pi/parental-control-section-59-crimes-act
8/8

---

Document Outline

• ADPD24F.tmp
  • Detailed table of contents
  • Executive summary – policy and principles
    • The Police commitment to victims
    • Principles guiding Police practice
    • Summary of child abuse policies guiding Police practice
  • Overview
    • Purpose
      • Related child protection policies and procedures
    • Who do the investigation policy and procedures apply to?
      • Exceptions
    • Background
      • Family violence cases
      • Impact on Maori
      • Non-indigenous cultural considerations
    • Related information
  • Definitions and assessing seriousness of abuse
    • Definitions
    • Determining seriousness of physical abuse
      • Any of these injuries (outcome or result)
      • Circumstances or factors of the case
  • 6C Incident code
  • Acute child abuse
  • Adult
  • Case investigation plan
  • Child
  • Child abuse
  • Child centred timeframes
  • Child protection portfolio holders
  • Child safety concerns
  • CPP 
  • (Child Protection Protocol Joint Operating Procedures)
  • CPP case
  • CPP case list
  • CPP contact person (Oranga Tamariki)
  • CPT
  • (Child Protection Team) 
  • Oranga Tamariki
  • Oranga Tamariki timeframes
  • Emotional abuse
  • Harm
  • Historic child abuse
  • Initial joint investigation plan
  • Iwi, Pacific and Ethnic Liaison Officers
  • Neglect
  • Physical abuse  
  • Psychological abuse
  • Sexual abuse
  • Specialist child witness interview
  • Victim
  • Key processes in child abuse investigations
    • Case management links
  • Initial actions and safety assessment
    • Introduction
    • Procedure when a report of concern is received
    • Options for removing a child
      • Powers of removal
    • Managing children found in clandestine laboratories
  • Consultation and initial joint investigation planning with Oranga Tamariki
    • Consultation procedures
    • Initial joint investigation plans
      • Agreement on the Initial Joint Investigation Plan
      • Updating initial joint investigation plans
    • CPP meeting to discuss cases
    • Cases falling outside of the Child Protection Protocol Joint Operating Procedures
  • Making referrals to Oranga Tamariki
    • Types of cases requiring referral to Oranga Tamariki
    • Referral process varies depending on case type
    • Referral of historic cases to Oranga Tamariki
  • Interviewing victims, witnesses and suspects
    • Interviewing children in child abuse investigations
    • Interviewing adult witnesses
    • Interviewing suspects
  • Medical forensic examinations
    • Primary objective of the examination
    • Timing of examinations
    • Arranging the medical
      • Specialist medical practitioners to conduct examinations
      • Support during the examination
    • Examination venues
    • Examination procedures
    • Photographing injuries
  • Evidence gathering and assessment
    • Police responsibility for criminal investigations
    • Crime scene examination
    • Consider all investigative opportunities
    • Exhibits
    • Dealing with suspects
      • Identifying and locating suspects
      • Approaching suspects
      • Interviewing suspects
      • Medical examination of suspects
      • DNA samples
    • Ongoing evidence assessment
      • Care and protection concerns arising during investigation
    • Community disclosure of offender's information
  • Hospital admissions for non-accidental injuries or neglect
    • Introduction
    • Medical case conferences
      • DHB immediate management plan
    • Multi agency safety plan
      • Reviewing multi agency safety plans
    • Medical information available to investigators
    • Further information
  • Charging offenders and considering bail
    • Determining appropriate charges
      • Child abuse investigations where the suspect/offender is a young person
    • DNA sampling when intending to charge
      • Relevant offences
    • Determine if the offence falls within s29 Victims' Rights Act
    • Bail for child abuse offending
      • Victims views on bail
  • Prosecution and other case resolutions
    • Options for resolving child abuse investigations
    • Deciding whether to prosecute
      • Related information if case involves family violence
    • Matters to consider during prosecutions
    • Disclosure of video records and transcripts
    • Preparing witness before court appearance
    • Privacy of victims in court
    • Support of witnesses in court
    • Preparing victim impact statements
  • See ‘Victim impact statements’ in the Victims (Police service to victims) chapter.
  • Responsibilities for victims
    • Victims may include parents and guardians
    • Rights of victims
    • Support after sexual violence
  • Final actions and case closure
    • Information to be provided to victim
    • Oranga Tamariki notification
    • Sex offender/suspect notification
    • Return of exhibits
    • Return and retention of video records
      • Destruction of master copies, working copies and other of video records
    • File completion
  • Health and safety duties
    • Maximising safety and minimising risk
• Child Protection Policy.pdf
  • Table of contents
  • Summary
    • Background
      • More information
    • Purpose of this Police Child Protection Policy
    • Who does this Child Protection Policy apply to?
    • Related child protection policies
      • Child protection investigation policy and procedures
      • Child protection – Investigating online offences against children
      • Child protection - Mass allegation investigation
      • Child protection – Specialist accreditation, case management and assurance
      • Joint Standard Operating Procedures for Children and Young Persons in Clandestine Laboratories
    • Other related / relevant policies
      • Family violence policy and procedures
      • Missing persons
      • Youth justice
      • Parental control (section 59 Crimes Act)
      • Adult sexual assault investigation (ASAI) policy and procedures
      • Police volunteers
      • Police response to bullying of children and young people
    • Review requirements for this overarching Child Protection Policy
  • Policy principles
  • Definitions
  • Identifying and responding to abuse and neglect
    • Responding to and investigating reports of child safety concerns
    • Assessment of child safety at family violence and other incidents
      • More information
    • Future referral options - Children’s Teams, ‘The Hub’, and ViKI
      • Children’s Teams
      • The ‘Hub’
      • Vulnerable Kids Information System (ViKI)
  • Safety checking of Police children’s workers
    • Who in Police are children’s workers?
    • Who is a core or non-core children’s worker?
    • What does a safety check involve?
      • New children’s workers
      • Existing children’s workers
      • Renewal of safety worker checks
      • Police vet
      • Clean Slate Act
    • When do Police employees have to complete a safety check?
    • How is operational flexibility is maintained with different safety checks?
    • What is a workforce restriction and how does this impact on a core children’s worker?
  • Other agency’ safety checking and policy requirements
    • Agencies contracted by Police
      • Children’s services
    • Police volunteers and observers
  • Allegations or concerns about Police employees
    • High standards of behaviour are expected
    • Investigation of concerns about employees
  • Information sharing and confidentiality
    • Information sharing
    • Confidentiality
  • Table of contents (Appendix)
  • Executive summary – policy and principles
    • The Police commitment to victims
    • Principles guiding Police practice
    • Summary of child abuse policies guiding Police practice
  • Overview
    • Purpose
      • Related child protection policies and procedures
    • Who do the investigation policy and procedures apply to?
      • Exceptions
    • Background
      • Family violence cases
      • Impact on Maori
      • Non-indigenous cultural considerations
    • Related information
  • Definitions and assessing seriousness of abuse
    • Definitions
    • Determining seriousness of physical abuse
      • Any of these injuries (outcome or result)
      • Circumstances or factors of the case
  • Key processes in child abuse investigations
    • Case management links
  • Initial actions and safety assessment
    • Introduction
    • Procedure when a report of concern is received
    • Options for removing a child
      • Powers of removal
    • Managing children found in clandestine laboratories
  • Consultation and initial joint investigation planning with Oranga Tamariki
    • Consultation procedures
    • Initial joint investigation plans
      • Agreement on the Initial Joint Investigation Plan
      • Updating initial joint investigation plans
    • CPP meeting to discuss cases
    • Cases falling outside of the Child Protection Protocol Joint Operating Procedures
  • Making referrals to Oranga Tamariki
    • Types of cases requiring referral to Oranga Tamariki
    • Referral process varies depending on case type
    • Referral of historic cases to Oranga Tamariki
  • Interviewing victims, witnesses and suspects
    • Interviewing children in child abuse investigations
    • Interviewing adult witnesses
    • Interviewing suspects
  • Medical forensic examinations
    • Primary objective of the examination
    • Timing of examinations
    • Arranging the medical
      • Specialist medical practitioners to conduct examinations
      • Support during the examination
    • Examination venues
    • Examination procedures
    • Photographing injuries
  • Evidence gathering and assessment
    • Police responsibility for criminal investigations
    • Crime scene examination
    • Consider all investigative opportunities
    • Exhibits
    • Dealing with suspects
      • Identifying and locating suspects
      • Approaching suspects
      • Interviewing suspects
      • Medical examination of suspects
      • DNA samples
    • Ongoing evidence assessment
      • Care and protection concerns arising during investigation
    • Community disclosure of offender's information
  • Hospital admissions for non-accidental injuries or neglect
    • Introduction
    • Medical case conferences
      • DHB immediate management plan
    • Multi agency safety plan
      • Reviewing multi agency safety plans
    • Medical information available to investigators
    • Further information
  • Charging offenders and considering bail
    • Determining appropriate charges
    • DNA sampling when intending to charge
      • Relevant offences
    • Determine if the offence falls within s29 Victims' Rights Act
    • Bail for child abuse offending
      • Victims views on bail
  • Prosecution and other case resolutions
    • Options for resolving child abuse investigations
    • Deciding whether to prosecute
      • Related information if case involves family violence
    • Matters to consider during prosecutions
    • Disclosure of video records and transcripts
    • Preparing witness before court appearance
    • Privacy of victims in court
    • Support of witnesses in court
    • Preparing victim impact statements
  • See ‘Victim impact statements’ in the Victims (Police service to victims) chapter.
  • Responsibilities for victims
    • Victims may include parents and guardians
    • Rights of victims
    • Support after sexual violence
  • Final actions and case closure
    • Information to be provided to victim
    • Oranga Tamariki notification
    • Sex offender/suspect notification
    • Return of exhibits
    • Return and retention of video records
      • Destruction of master copies, working copies and other of video records
    • File completion
  • Health and safety duties
    • Maximising safety and minimising risk
• Family harm policy and procedures.pdf
  • Table of Contents
  • Policy statement and principles
    • What
    • Why
    • How
      • Police will provide an effective response to family harm which involves:
    • Overview
    • Purpose
      • Statutory references in this chapter
    • When do these policies and procedures apply?
    • When do they not apply?
    • Related information
  • Definitions
    • Active case management
    • Child/young person
    • Child abuse and neglect
    • Child or young person exposed to family harm (CYPeFH)
    • Child Protection Protocol (CPP)
    • Child Protection Team (CPT)
    • Close personal relationship
    • Coercive and controlling behaviour
    • Cumulative harm
    • Dynamic assessment
    • Family harm
    • Family harm graduated response model (GRM)
    • Family harm investigation
    • Family Intervention Teams (FIT) or High and Complex Risk Teams (HCRT)
    • Family member
    • Family relationship
    • Family violence
    • Family Violence Coordinator/ Family Harm Specialist
    • Family Violence Interagency Response System (FVIARS)
    • Family violence offence
    • Family violence reports (Pol 1310)
    • Frontline safety plan
    • Integrated Safety Response (ISR)
    • Intimate partner violence
    • Intimate partner
    • Multi-agency tables
    • Mutual participant
    • Ontario Domestic Assault Risk Assessment (ODARA)
    • Offender
    • OnDuty
    • OnDuty FMC
    • OnDuty Office
    • Person at risk
    • Person posing risk
    • Pol FVIR
    • Police safety orders (PSO)
    • Predominant aggressor
    • Primary victim
    • Protection orders
    • Psychological abuse
    • Static assessment for family violence recidivism (SAFVR)
    • Sexual assault
    • Suspect
    • Total concern for safety
    • Whāngaia Ngā Pā Harakeke
    • Witness
  • Background
    • Family harm is a high priority for Police
    • Principles that guide Police practice
    • Characteristics of family harm
  • Key process points in a quality family harm investigation and later steps
  • Initial response – family harm investigation
    • An overview
      • Terminology
      • Outcomes
    • Process and procedures for a family harm investigation
      • Front counter staff
      • All staff attending or involved in family harm episodes
  • Investigation and crime scene examination
    • Gathering information, examining scenes and calling in assistance
    • Attending situations when firearms may be present
    • Corroboration
    • Search and Surveillance Act 2012 powers relevant to family violence offences
      • To enter to prevent an offence or respond to risk to life or safety
      • To search people in possession of arms
      • To enter places or vehicles to search for firearms
      • To enter and search for drugs
      • Duties when exercising powers under the Search and Surveillance Act 2012
    • Powers under the Oranga Tamariki Act 1989
      • To enter to enforce warrants in respect of children
      • To enter to remove child
      • To enter, search and place in safe custody (place of safety warrants)
    • Powers relating to breaches of Police safety orders
    • Executing warrants
  • Interviewing victims, witnesses and suspects
    • Interview early
      • Statements
    • Victims and other witnesses
    • Suspects
  • Child Protection Protocol referral/Pol 350 in OnDuty
    • When to follow the Child Protection Protocol
      • Urgent steps to ensure child safety
      • Offending against children where there is physical or sexual abuse or neglect
    • When the Child Protection Protocol does not apply
    • Further advice
  • Deciding whether to arrest
    • Arrest if sufficient evidence of offending
      • Deciding if there is sufficient evidence of an offence
    • Insufficient evidence to charge
  • Charging offenders
    • Family violence offences and incidents
    • Choosing the right charge
      • Guides for determining charges
    • Breaches of protection orders
    • Dual defendants
  • Bail
    • Police bail for family violence offences
      • Restrictions on Police bail if a protection order is breached
      • Authorising Police bail
    • Opposing court bail
    • Bail conditions
    • Electronic monitoring bail and Police safety orders
    • Breaches of bail
    • Further information about bail and bail notices to victims
  • Prosecution or case disposition
    • Prosecution
      • Withdrawals or amendments of charges
      • Information about prosecutions to be given to victims
      • Supporting victims and witnesses to give evidence
    • Diversion
      • Authorising diversion in family violence cases
    • Restorative justice
    • Case clearance
    • Warnings
    • Prosecution file
  • Longer term safety, support and intervention
    • What happens after a frontline safety plan is in place?
    • Local agreements with support services
    • Privacy of victim's information on referral
    • Rights of victims
  • Monitoring, evaluation and training
    • Compliance monitoring
    • Family Violence Coordinators/Family Harm Specialists
    • Training
  • Active case management of family harm cases
    • What is active case management?
      • Tiered response
    • Principles
    • Family Intervention of High and Complex Risk Team involvement
    • Case plans
    • Structure, coordination and monitoring
    • Evaluation and close off
    • Police family violence death reviews
  • Police employees and family harm
    • Purpose of this section
    • Policy
    • When do these policies and procedures apply?
      • Leave available for employees affected by family violence
    • Employees engaged in family harm investigations - no offence
    • Employees charged or convicted of family violence offending
    • Employees who are respondents of a protection order
      • Possession or use of weapons and firearms
      • Applications to vary protection order conditions
    • Leave to attend programmes or counselling
    • Confidentiality
    • Further assistance
• Parental control section 59 Crimes Act.pdf
  • Table of Contents
  • Policy statement and principles
  • About section 59
    • Background
    • Section 59 Crimes Act 1961
    • Analysis of section 59
  • Responding to section 59 events
    • Application of family harm and child protection policies
      • Exercise discretion before arrest
    • Charging decisions and prosecution
      • Serious offences
      • Inconsequential offences where there is no public interest in prosecuting
      • Appropriate charging
    • Referrals and documentation
      • Reporting to Child Protection Teams
      • Further advice

---