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Introduction to disclosure of information

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Table of Contents
2
Executive summary
3
Overview of chapter and personal obligations
4
About the 'Privacy and official information' chapter
4
Related information
4
Purpose of this part
4
Your responsibility to respond to requests and disclose information in accordance with legislation
4
Who to contact for further information or advice
4
Which Act applies to disclosure of information?
6
Legislation governing disclosure
6
How to work out which Act applies
6
Official Information Act overrides the Privacy Act
8
Other Acts override the Privacy Act
8
Criminal disclosure
8
Other relevant Acts requiring or authorising disclosure, or prohibiting or restricting disclosure
8
Statutory powers to require or authorise disclosure of information
8
Statutory provisions restricting disclosure of information
9
Requests from government departments or agencies
10
Introduction
10
Is there a specific statutory power to require the information?
10
Is the request for criminal records?
10
Name suppression
10
Charging for providing the information
10
Recordkeeping
10
Requests for information held on NIA or Police-related systems
11
Introduction
11
What is held on NIA
11
Responding to requests for NIA information
11
What is held on the Ministry of Justice system
11
What is held on the New Zealand Transport Agency system
11
Traffic crash reports (TRC)
12
Fees for traffic crash reports
12

link to page 2 Introduction to disclosure of information
Executive summary
Key points to note:
A response to a request for personal or official information is mandatory, even if no information is disclosed.
You must carefully consider what Act applies to each request for information. If the information is:
about the person making the request, the Privacy Act applies
for non-personal (official) information or information about someone other than the person requesting it, the
Official Information Act applies.
Proactively disclosing personal information must be in accordance with the Privacy Act.
You must consider the application of the Criminal Records (Clean Slate) Act 2004 when responding to third party
requests for criminal records.
Once a person has been charged, the prosecution is obliged to disclose its case to the defence in accordance with
the Criminal Disclosure Act 2008.
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Overview of chapter and personal obligations
About the 'Privacy and official information' chapter
The 'Privacy and official information' chapter consists of these parts:
Information Privacy Principles (IPPs)
Introduction to disclosure of information
Disclosure under the Privacy Act 1993
Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Applying the Criminal Records (Clean Slate) Act 2004
Community disclosure of offender details
Privacy Breach Management
Related information
For information on:
disclosing information to the defence before trials, see the Criminal disclosure Police Manual chapter
dealing with the media and responding to media requests for information see the media-related Police Manual
chapters.
Other guidance is available on the Office of the Ombudsman's and the Office of the Privacy Commissioner's websites.
Purpose of this part
This introductory part of the 'Privacy and official information' chapter:
provides guidance on deciding whether to disclose information either in response to a request for official or personal
information (reactive disclosure), or in the absence of a request (proactive disclosure)
outlines key statutes impacting on the disclosure of information by Police
explains the relationship between the Privacy Act 1993, the Official Information Act 1982 and other relevant statutes,
and how to work out which Act applies in the circumstances
explains your responsibility to respond to requests for information and to disclose personal information only in
accordance with legislation.
Once you have determined which Act applies in the circumstances, refer to the relevant parts of the 'Privacy and official
information' chapter listed above for more detail of the law you must consider before disclosing information under that
Act and the procedures to be followed when responding to requests.
Your responsibility to respond to requests and disclose information in accordance with
legislation
A response to a request for personal or official information is mandatory, even if no information is disclosed.
Proactively disclosing personal information must be in accordance with the Privacy Act.
Improper disclosure of personal information, or failure to respond to requests at all or in accordance with the legislative
requirements, may:
lead to a complaint being made to the Privacy Commissioner or the Office of the Ombudsman
result in a costly settlement or Privacy Act proceedings being brought before the Human Rights Review Tribunal,
where a finding that Police has interfered with an individual's privacy can result in substantial damages being
awarded against Police
result in an Ombudsman's recommendation which Police has a public duty to observe and which will be referred to
the Minister of Police.
Who to contact for further information or advice
If, after reading the detailed parts of the 'Privacy and official information' chapter, you need further information or advice,
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Introduction to disclosure of information
contact:
your District O/C File Management Centre, or
PNHQ Executive & Ministerial Services (email Ministerial Services), or
District or PNHQ Legal advisers
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Which Act applies to disclosure of information?
Legislation governing disclosure
Your decision on whether to disclose information, what to disclose and when, may be governed by:
Privacy Act 1993
Official Information Act 1982
Criminal Records (Clean Slate) Act 2004
Criminal Disclosure Act 2008
Policing Act 2008 (information sharing to assist corresponding overseas agencies), or
other legislative provisions that require or allow disclosure.
How to work out which Act applies
Use this table as a guide to determining what Act applies to disclosure of information. .
Applicable
Situation
Consideration
statute
Request for personal information has been made
When a person requests personal information held Privacy Act 1993
by Police, the first question to ask is: "Is the request
for information about the person making the
request?" If it is, privacy principle 6 of the Privacy
Act applies.
See 'Requests from individuals seeking information
about themselves' in 'Disclosure under the Privacy
Act 1993'

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Applicable
Situation
Consideration
statute
Proactively disclosing personal information (where
In the absence of a request, privacy principle 11 of Privacy Act 1993
no request has been made)
the Privacy Act applies. This prohibits agencies from
disclosing personal information to third parties, but
also lists circumstances in which exceptions to the
prohibition apply.
See 'Proactive disclosure of personal information'
by Police in 'Disclosure under the Privacy Act 1993'.
In addition, the prohibition contained in principle
11 is overridden by certain provisions in other
statutes that enable government departments to
require disclosure. See Requests from government
departments or agencies.

The application of principle 11 may also be altered
by the operation of an Approved Information
Sharing Agreement (AISA) under Part 9A of the
Privacy Act. See 'Information sharing agreements' in
'Disclosure under the Privacy Act 1993'.
The Policing Act 2008 provides for the disclosure of
personal information to assist overseas law
enforcement agencies in accordance with an
international disclosure instrument
or Commissioner’s directions.
Delegation for information sharing under s95
 Policing Act.pdf
138.85 KB
Some information may be prohibited from
disclosure by other statutes. See Statutory
provisions restricting disclosure of information
.
Request for non-personal (official) or third party
If the request is for non-personal (official)
Official
information has been made
information or information about someone other
Information Act
than the person requesting it, the Official
1982
Information Act applies. See 'Requests for official
information' in 'Disclosure under the Official
Information Act 1982 (OIA)'.

If the request for information about a third party is
Criminal Records (Clean Slate) Act 2004
for a criminal record, notings, or photographs of
convicted offenders, the Criminal Records (Clean
Slate) Act 2004 may prohibit releasing that
information. See 'Applying the Criminal Records
(Clean Slate) Act 2004'.

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Applicable
Situation
Consideration
statute
Disclosing personal information during criminal
Determine whether Police's obligations to disclose Criminal
proceedings
its case to the defence apply, whether or not a
Disclosure Act
request is made. See the Criminal disclosure
2008
chapter.
Any request for information made by a defendant
under the Privacy Act or the Official Information Act
in the course of criminal proceedings may and
should be refused on the basis that the request
could be sought under the Criminal Disclosure Act.
(s29(1)(ia) Privacy Act and s18(da) Official
Information Act)
Request for information made under a specific
Determine whether Police is obliged to provide the See Other
provision in another Act or a Court order
information requested, overriding the Privacy Act or relevant Acts or
the Official Information Act. (Seek advice as
provide
necessary).
information in
accordance with
a Court order.
Official Information Act overrides the Privacy Act
Section 7(1) & (2) of the Privacy Act states that nothing in principles 6 or 11 overrides the provisions in any other statute
that requires or authorises the disclosure of information, or prohibits, restricts or regulates it. Therefore, the Official
Information Act (OIA) overrides the Privacy Act.
Other Acts override the Privacy Act
Provisions in other statutes that require or authorise Police to disclose information override privacy principles 6 and 11.
These provisions often exist to enable government departments to obtain information to carry out their statutory
functions.
Criminal disclosure
Once a person has been charged, the prosecution is obliged to disclose its case to the defence in accordance with the
Criminal Disclosure Act 2008.
Refer to the Criminal disclosure chapter for detailed information about criminal disclosure and the key duties and
responsibilities for Police staff.
Other relevant Acts requiring or authorising disclosure, or prohibiting or restricting
disclosure
Statutory powers to require or authorise disclosure of information
Some government departments have a specific statutory power to require you to provide the information sought. These
powers override the general prohibitions in the Privacy Act from disclosing personal information and include:
s17 Tax Administration Act 1994
s64 Immigration Act 1987 (power to require production of certain information)
s161 Customs and Excise Act 1996 (power to access documents for investigation)
s11 Social Security Act 1964 (power to obtain information regarding benefits)
s78A Education Act 1989 (authorised person may enter school and remove documents)
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s30G Land Transport Act (NZTA may require information for fit and proper person assessment)
s5 Serious Fraud Office Act 1990 (power to require of documents in certain circumstances)
s201 Fisheries Act 1996 (power to require production of documents)
s66 Children, Young Persons, and Their Families Act 1989 (government departments can be compelled to disclose
information for determining if a child or young person is in need of care and protection)
s62 Health and Disability Commissioner Act 1994 (the HDC can compel a person to give information relating to any
matter under the HDC's investigation).
Statutory provisions restricting disclosure of information
Some statutory provisions contain specific grounds for withholding information including:
s200-205 Criminal Procedure Act (suppression of identity or evidence)
s438 Children, Young Persons, and Their Families Act 1989 (prohibition on publication of Youth Court proceedings,
including names)
s16 Victims' Rights Act 2002 (restriction on disclosing victim's precise address)
s23 Victims' Rights Act 2002 (prohibition on providing copy of victim impact statement to offender to keep)
s179 Search and Surveillance Act 2012 (offence to disclose information acquired thorough search or surveillance)
s46 Anti-Money Laundering and Countering Financing of Terrorism Act 2009 (suspicious activity reports not to be
disclosed).
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Requests from government departments or agencies
Introduction
This section covers what you should consider when you receive a request for information from a government department
or agency.
Is there a specific statutory power to require the information?
If the person asking for information works for a government department, they may have a specific statutory power
requiring you to provide the information.
If there is no specific statutory power requiring the information to be provided, consider the request in the same way as
you consider other third party requests under the Official Information Act. See 'When to withhold information in response
to OIA requests' in 'Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)'.
Is the request for criminal records?
Partner agencies such as Internal Affairs, the Fire Service, Fisheries, ACC and MSD wanting information about criminal
records should be referred to the Ministry of Justice as the holder of court information (just as any requests for criminal
records from the public should be transferred to the Ministry of Justice).
In certain circumstances, it may be appropriate for Police to disclose the criminal record (e.g. as part of a broader request).
Before disclosing an individual's criminal record or information about it, you must consider the Criminal Records (Clean
Slate) Act 2004 and whether the agency requesting the information is a law enforcement agency as defined in section 4 o
f
the Act. For further information on the clean slate scheme, see 'Applying the Criminal Records (Clean Slate) Act 2004'.
Name suppression
Do not disclose information subject to name suppression (including Youth Court proceedings) without obtaining legal
advice.
Charging for providing the information
Do not charge a government department for information provided under the Official Information Act.
Recordkeeping
Create a hard copy or electronic file as you would for any other request. Use the Information Request database for logging
all stages of an information request until completed.
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Requests for information held on NIA or Police-related systems
Introduction
This section:
explains the types of information held on Police systems, and on Ministry of Justice and New Zealand Transport
Agency systems which Police access through NIA under Schedule 5 of the Privacy Act
outlines who is responsible for responding to requests for that information.
What is held on NIA
Police are responsible for responding to requests for any information held on NIA such as:
identity information
firearms licence details
charge history
prisoner photographs
family violence records
overseas convictions (where held)
occurrences
The Police Infringement Bureau holds Police infringement records.
Responding to requests for NIA information
Requests for information held on NIA must be treated in the same way as any other request. They should be assigned for
response to the Police District where the requester resides or where all or most of the files are held. The response should
be prepared by the employee most closely associated with the individual concerned, or by the FMC staff. (See 'Disclosure
under the Privacy Act 1993', or 'Disclosure under the Official Information Act 1982')

What is held on the Ministry of Justice system
The Ministry of Justice information systems hold the details of:
New Zealand criminal history information, including formal conviction records
fines collection
case management
People who inquire about this type of information should be referred to the nearest District Court or to the Ministry of
Justice - http://www.justice.govt.nz/criminal-records/get-your-own or http://www.justice.govt.nz/criminal-records/get-
someone-elses. Requests to Police should be transferred to:

Criminal Records Unit
Ministry of Justice
SX10161
Wellington
What is held on the New Zealand Transport Agency system
The New Zealand Transport Agency information systems hold the details of:
driver licences
motor vehicle registration
demerit points
People who inquire about this type of information should be referred to or requests to Police transferred to:
Driver Licensing
Transport Registry Centre
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New Zealand Transport Agency
Private Bag 11777
Manawatu Mail Centre
Palmerston North 4442
Phone: 0800 108 809 (motor vehicle registrations) or 0800 822 422 (driver licensing)
Fax: 64 6 953 6203
Traffic crash reports (TRC)
A "traffic accident report" is defined in section 211 Land Transport Act 1998 as " … a written report prepared by an
enforcement officer who is a Police employee that relates to an investigation of a traffic accident". The report is now
entitled "traffic crash report".
Any person is entitled to seek a copy of a traffic crash report. However, as with any other material, the reports may be
withheld or edited as the Privacy Act and Official Information Act allow.
Fees for traffic crash reports
A fee of $55 is chargeable for a TCR. Police practice is not to charge individuals for a copy of the report if they were
involved in the traffic crash, but the fee is charged for the supply of the report to insurance companies.
Version number:
1
Owner:
NM: Legal
Services
Publication date:
11/08/2016
Last modified:
17/06/2020
Review date:
11/08/2018
Printed on : 07/07/2020 
Printed from : http://tenone.police.govt.nz/pi/introduction-disclosure-information
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