New Zealand Ministry of 
 
Foreign Affairs and Trade 
Manatū Aorere   
 
14 August 2020 
195 Lambton Quay 
 
Private Bag 18−901 
Wellington 6160 
 
New Zealand 
John Luke 
 
T    +64 4 439 8000 
[FYI request #13030 email] 
F    +64 4 472 9596 
 
 
Dear John Luke 
 
I refer to your email of 5 June 2020 in which you request the following under the Official 
Information Act 1982 (OIA): 
 
“…full meeting minutes for the Public Advisory Committee on Disarmament and Arms 
Control from January 2017 to now.” 
 
On 15 June 2020, we advised you that in the interests of expediting a response to you, we 
were enquiring if you were able to more specifically identify the information you are 
seeking. We further advised you that the minutes of meetings over the past three and a half 
years cover a number of areas, and we may be able to come back to you more quickly if 
you are able to indicate what aspects of the PACDAC’s work you are interested in.  
 
On 16 June 2020, you advised us: 
 
“The recent [sic] for my request is for public transparency, I am not looking for any 
information in particular. I would also like to encourage you to provide the information 
on your website like other government agency did. Thank you.” 
 
On 3 July 2020, we advised you that we were processing your request as it is currently 
framed. We also advised you that, due to the necessity for further review and consultation, 
we needed to extend the time limit for responding to you to 14 August 2020.  
 
We have made a decision on your request. Some portions of the documents will be withheld 
under the following sections of the OIA:   
 
6(a): to avoid prejudicing the international relations of the New Zealand 
Government;   
 
9(2)(a): to protect individuals’ privacy; and  
 
9(2)(g)(i): to protect the free and frank expression of opinions by departments.  
 
Where the information has been withheld under section 9 of the OIA, no public interest in 
releasing the information has been identified that would be sufficient to override the reasons 
for withholding it.  
 
We will provide you with the redacted documents as soon as possible. 
e   [MFAT request email]  
w   www.mfat.govt.nz 

---

 
 
 
Page 2 of 2 
 
You have the right under section 28(3) of the OIA to seek a review of this response by the 
Ombudsman. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Julie-Anne Lee 
for Secretary of Foreign Affairs and Trade 
 

---