This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Health Care Pathway Policy - Corrections Health services.'.

 
 
 
 
 
 
the  
Health Services Local Operating Manual 
1982
 
Enter Site Here  
Act 
  under 
 
 
 
 
 
Released 
Information 
 
 
        
 
 
Official 
 
 
 
 
 
 
Review Date  
  

link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 6 link to page 7 link to page 8 link to page 9 link to page 10 link to page 11 link to page 12 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 17 link to page 18 link to page 19 link to page 20 link to page 21 link to page 22 link to page 23 link to page 24 link to page 25 link to page 26 link to page 27 link to page 28 link to page 29 link to page 30 link to page 31 link to page 32 link to page 33 link to page 34 link to page 35 link to page 36 link to page 36 link to page 37 link to page 38 link to page 39 link to page 40 link to page 41 link to page 42 link to page 43 link to page 43 link to page 44  
Table of Contents 
 
HEALTH SERVICES ................................................................................................. 4 
Roles at site and contact details ............................................................................ 4 
Schedule for clinic’s at the Health Centre ............................................................. 5 
Rostered shifts at the Health Centre ...................................................................... 6 
On-Call procedures ................................................................................................. 7 
Doctors clinics ........................................................................................................ 8 
Registered Nurse Clinics ........................................................................................ 9 
Forensic Nurse Clinics.......................................................................................... 10 
Forensic Psychiatrist clinic .................................................................................. 11 
After hours staff and services .............................................................................. 12 
Emergency plan for Health Centre ....................................................................... 13 
 
 
PRISONER MANAGEMENT ................................................................................... 14 
Appointments for external visits .......................................................................... 14 
At Risk .................................................................................................................... 15 
Assessment ......................................................................................................... 15 
the  
Entry to At Risk Unit ............................................................................................ 16 
Placement management ...................................................................................... 17 
1982
Exit process ......................................................................................................... 18 
Complaints process with IOMS ............................................................................ 19 
Death in Custody ................................................................................................... 20 
Act 
Emergency Response ........................................................................................... 21 
under 
Non-voluntary segrgation ..................................................................................... 22 
Receiving Office Registered Nurse role .............................................................. 23 
Referrals ................................................................................................................ 24 
Release / Discharge .............................................................................................. 25 
Notification .......................................................................................................... 26 
Medications ......................................................................................................... 27 
Health information ............................................................................................... 28 
Response time to requests ................................................................................... 29 
Section 45 Mental Health ...................................................................................... 30 
Released 
Transfers of Prisoners .......................................................................................... 31 
Information 
Courts ................................................................................................................. 32 
Other Prisons ...................................................................................................... 33 
Voluntary refusal of food ...................................................................................... 34 
Voluntary Segregation .......................................................................................... 35 
        
 
 
IOMS ....................................................................................................................... 36 
Official 
Alert ........................................................................................................................ 36 
Placing ................................................................................................................ 37 
Removing ............................................................................................................ 38 
Incidents ................................................................................................................ 39 
Copying Muster photos ........................................................................................ 40 
Searching / Find .................................................................................................... 41 
Transferability Rating ........................................................................................... 42 
 
 
HEALTH CENTRE .................................................................................................. 43 
Faulty equipment................................................................................................... 43 
Hazard waste ......................................................................................................... 44 
Page 2 of 60 
 
 

link to page 45 link to page 46 link to page 47 link to page 48 link to page 49 link to page 50 link to page 51 link to page 52 link to page 53 link to page 54 link to page 55 link to page 56 link to page 57 link to page 58 link to page 59  
Laboratory ............................................................................................................. 45 
Requests ............................................................................................................. 46 
Follow up process ............................................................................................... 47 
Results process ................................................................................................... 48 
Medication ............................................................................................................. 49 
Ordering .............................................................................................................. 50 
Receiving from Pharmacy ................................................................................... 51 
Returning to Pharmacy ........................................................................................ 52 
Special Hospital scripts ....................................................................................... 53 
Needle stick injury ................................................................................................. 54 
Screening and recalls ........................................................................................... 55 
Management of patient test results and medical reports ................................... 56 
Repeat prescribing ................................................................................................ 57 
Tracking of medical records ................................................................................. 58 
Cold Chain Policy .................................................................................................. 59 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 3 of 60 
 
 

 
1. 
Health Services  
 
1.1 
Roles at site and contact details  
 
 
TITLE 
Rolls on Site  
 
DESCRIPTION 
This describes what health roles are available at 
this site 
NUMBER  1.1 
 
REVIEW DATE 
 
Health Centre 
  Add name  
Manager  
  Contact details  daytime and after hours 
 
Medical Officers  
  Name 
  Contact details  
 
 
the  
Registered Nurses  
Administration 

 
1982
Support Officers 
Dentist  

 
Forensic Services  
 
Act 
Physiotherapist  
 
under 
Add any other like 
 
podiatrist etc  
 
Visiting specialist 

 
staff e.g. diabetic 
nurse from DHB 

Released 
Information 
        
Official 
Page 4 of 60 
 
 

 
1.2 
Schedule for clinic’s at the Health Centre  
 
TITLE 
Schedule for clinic’s at  ** Health Centre   
DESCRIPTION 
This informs of the current clinic’s that are held at 
this Health Centre  
NUMBER  1.2 
 
REVIEW DATE 
 
Medical Officers  
  Days  
  Hours  
  Where on site & ext number of clinic room 
 
Nurses  
  Days 
  Hours 
  Where on site  & ext number of clinic room  
Dentist 
 
 
Forensic Physiatrist 

 
the  
Forensic Nurse/s  
 
 
 
1982
 
 
 
 
 
 
under Act 
 
Released 
Information 
        
Official 
Page 5 of 60 
 
 

 
1.3 
Rostered shifts at the Health Centre 
 
 
TITLE 
Rosters and requirements 
 
DESCRIPTION 
Current rostered shifts for this Health Centre  
NUMBER  1.3 
 
REVIEW DATE 
 
Add in shift roster templates. 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 6 of 60 
 
 

 
1.4 
On-Call procedures 
 
 
TITLE 
On-call Procedures 
 
DESCRIPTION 
How the site staff know and contact the “on-call ‘ 
nurse after hours at the site.  
NUMBER  1.4  
 
REVIEW DATE 
 
Finding the on call  
 
Nurse 
 
How to ring / contact 
 
the On-call Nurse 
How Custody staff 

 
know who is on-call 
How to inform the 

 
HCM when a nurse 
has been called back  

the  
 
 
1982
 
 
 
 
 
 
Act 
 
 
under 
Released 
Information 
        
Official 
Page 7 of 60 
 
 

 
1.5 
Doctors clinics 
 
 
TITLE 
Doctors Clinic  
DESCRIPTION 
How to run a doctors clinic and what follow up 
activities roles and responsibilities  are required.  
NUMBER  1.5 
 
REVIEW DATE 
 
Preparation   
  By whom  
  How to book into / what appointment book is 
used  
How the clinic run’s   
  Days 
  Hours 
  Where on site  & ext number of clinic room  
Pitfalls to watch for 
 
 
 

the  
Follow up tasks  
 
Invoice type  
 
1982
 
 
 
 
 
 
under Act 
 
 
Released 
Information 
        
Official 
Page 8 of 60 
 
 

 
1.6 
Registered Nurse Clinics 
 
 
TITLE 
Registered Nurses clinic’s   
DESCRIPTION 
This informs of the current clinic’s that are held at 
this Health Centre  
NUMBER  1.6 
 
REVIEW DATE 
 
How to book into the 
 
RN clinic  
 
Days held and where 

  
Nurses clinic held 
 
Any movements 

 
required  
Security issues  

 
Invoice type  
 
the  
 
 
1982
 
 
 
 
 
 
Act 
 
under 
Released 
Information 
        
Official 
Page 9 of 60 
 
 

 
1.7 
Forensic Nurse Clinics 
 
TITLE 
Forensic Nurses Clinic  
DESCRIPTION 
How a Forensic Nurse clinic is managed at this 
Health Centre  
NUMBER  1.7 
 
REVIEW DATE 
 
How to book into  
 
 
Days held and where 

 
Forensic Nurses clinic 
held 
 
Any movements 

 
required  
Security issues  

 
Process for clinical 
 
handover and 
the  
documentation  
1982
 
Invoice required  

 
 
 
Act 
 
 
under 
 
 
 
 
Released 
Information 
        
Official 
Page 10 of 60 
 
 

 
1.8 
Forensic Psychiatrist clinic 
 
 
TITLE 
Forensic Psychiatrist clinic 
DESCRIPTION 
How a Forensic Nurse clinic is managed at this 
Health Centre  
NUMBER  1.8 
 
REVIEW DATE 
 
How to book into  
 
 
Days held and where 

 
Forensic Psychiatrist 
clinic held 
 
Any movements 

 
required  
Security issues  

 
Process for clinical 
 
the  
handover and 
1982
documentation  
 
Invoice type and by 

 
Act 
whom  
under 
 
 
 
 
 
 
 
Released 
Information 
        
Official 
Page 11 of 60 
 
 

 
1.9 
After hours staff and services 
 
TITLE 
After hours staff and services  
DESCRIPTION 
How to contact staff or services after hours.  
NUMBER  1.9 
 
REVIEW DATE 
 
MO 
 
HCM 
  
Forensic Services 
 
Methadone Provider 
 
Pharmacy 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 12 of 60 
 
 

 
1.10  Emergency plan for Health Centre 
 
TITLE 

Emergency plan for Health Centre  
DESCRIPTION 
 
NUMBER 1.10 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 13 of 60 
 
 

 

Prisoner Management 
 
2.1 
Appointments for external visits  
 
TITLE 
Appointments for External visits  
DESCRIPTION 
Include how to refer, notify and book external 
appointments for patients  
NUMBER 2.1 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  
 
 
 
1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 14 of 60 
 
 

 
 
2.2 
At Risk 
1. 
Assessment  
 
TITLE 
At Risk  -  Assessment  
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.2.1 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  
 
1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 15 of 60 
 
 

 
 
2. 
Entry to At Risk Unit  
TITLE 
At Risk  -  Entry to At Risk Unit  
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.2.2 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 16 of 60 
 
 

 
 
3. 
Placement management  
TITLE 
At Risk – Placement management  
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.2.3 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 17 of 60 
 
 

 
 
4. 
Exit process  
 
TITLE 
At Risk – Exit process  
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.2.4 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 18 of 60 
 
 

 
 
2.3 
Complaints process with IOMS  
 
TITLE 
Complaints process with IOMS 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.2.2 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 19 of 60 
 
 

 
 
2.4 
Death in Custody  
 
TITLE 
Death in Custody  
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.4 
 
REVIEW DATE 
 
Refer to PSOM IR.03 
 
DIC flow chart 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 20 of 60 
 
 

 
 
2.5 
Emergency Response  
 
TITLE 
Emergency Response 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.5 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 21 of 60 
 
 

 
 
2.6 
Non-voluntary segregation   
 
TITLE 
Non-voluntary segregation 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.6 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 22 of 60 
 
 

 
 
2.7 
Receiving Office Registered Nurse role  
 
TITLE 
Receiving Office Registered Nurse role 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.7 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 23 of 60 
 
 

 
 
2.8 
Referrals  
 
TITLE 
Referrals 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.8 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 24 of 60 
 
 

 
 
2.9 
Release / Discharge 
 
TITLE 
Release / Discharge 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.9 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 25 of 60 
 
 

 
 
2.10  Notification  
 
TITLE 
Release/Discharge - Notification 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.9.1 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 26 of 60 
 
 

 
 
2.11  Medications  
 
TITLE 
Release/Discharge - Medications 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.9.2 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 27 of 60 
 
 

 
 
2.12  Health information  
 
TITLE 
Release/Discharge – Health Information 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.9.3 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 28 of 60 
 
 

 
 
2.13  Response time to requests  
 
TITLE 
Response time to requests 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.10 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 29 of 60 
 
 

 
 
2.14  Section 45 Mental Health  
 
TITLE 
Section 45 Mental Health 
DESCRIPTION 
How to complete a section 45 on this site. 
NUMBER 2.10 
 
REVIEW DATE 
 
Who to contact 
 
What documentation 
 
is required 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 30 of 60 
 
 

 
 
2.15  Transfers of Prisoners  
 
TITLE 
Transfers of Prisoners 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.12 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 31 of 60 
 
 

 
 
2.16  Courts  
 
TITLE 
Transfers of Prisoners - Courts 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.12.1 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 32 of 60 
 
 

 
 
2.17  Other Prisons  
 
TITLE 
Transfers of Prisoners –Other Prisons 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.12.2 
 
REVIEW DATE 
 
Refer to Healthcare 
 
Pathway Policy 
section 12 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  
 
 
1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 33 of 60 
 
 

 
 
2.18  Voluntary refusal of food  
 
TITLE 
Voluntary refusal of food 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.13 
 
REVIEW DATE 
 
Refer to PSOM IR.04 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 34 of 60 
 
 

 
 
2.19  Voluntary Segregation  
 
TITLE 
Voluntary Segregation 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 2.14 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 35 of 60 
 
 

 
 

IOMS 
 
3.1 
Alerts  
 
TITLE 
Alerts – health alerts in IOMS 
DESCRIPTION 
The procedure for monitoring Health alerts. 
NUMBER 3.1 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  
 
 
 
1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 36 of 60 
 
 

 
 
1. 
Placing  
 
TITLE 
Alerts - Placing 
DESCRIPTION 
How to place a health alert in IOMS. 
NUMBER 3.1.1 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 37 of 60 
 
 

 
 
2. 
Removing  
 
TITLE 
Alerts - Removing 
DESCRIPTION 
How to remove health alerts in IOMS. 
NUMBER 3.1.2 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 38 of 60 
 
 

 
 
3.2 
Incidents  
 
TITLE 
Incidents – in IOMS 
DESCRIPTION 
When and how to report incidents in IOMS 
NUMBER 3.2 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 39 of 60 
 
 

 
 
3.3 
Copying Muster photos  
 
TITLE 
Copying Muster photos 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 3.3 
 
REVIEW DATE 
 
 
1. 
Open Photo Muster Board then minimize 
 
2. 
Open IOMS 
 
3. 
Find Prisoner double click 
 
4. 
Double click the photograph in IOMS.  The 
 
photo displays in the middle of the screen. 
5. 
Left click on new photo 
 
6. 
Select the Alt (hold down)+ Print 
 
Screen/SysRq (top right of keyboard) keys 
 
on the keyboard. 
 
7. 
Click into Muster board 
8. 
Right click the mouse to display the menu, 
the  
Select Paste
1982
9. 
The photo displays and can be cropped by 
right clicking on the photo which brings up 
the picture pane.  
Act 
10. 
Using the crop button, crop the photo to 
under 
what is needed then click the crop button 
again to deactivate it. Close Picture panel 
11. 
Click on photo, move and resize as normal. 
 
 
Released 
Information 
        
Official 
Page 40 of 60 
 
 

 
 
3.4 
Searching / Find  
 
TITLE 
Searching / Find 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 3.4 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 41 of 60 
 
 

 
 
3.5 
Transferability Rating  
 
TITLE 
Transferability Rating 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 3.5 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 42 of 60 
 
 

 
 
 

Health Centre 
4.1 
Faulty equipment  
 
TITLE 
Faulty equipment 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 4.1 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  
 
 
1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 43 of 60 
 
 

 
 
4.2 
Hazard waste  
 
TITLE 
Hazard waste 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 4.2 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 44 of 60 
 
 

 
 
4.3 
Laboratory  
 
TITLE 
Laboratory 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 4.3 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 45 of 60 
 
 

 
 
4.3.1  Requests  
 
TITLE 
Laboratory - Requests 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 4.3.1 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 46 of 60 
 
 

 
 
4.3.2  Follow up process  
 
TITLE 
Laboratory – Follow up process 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 4.3.2 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 47 of 60 
 
 

 
 
4.3.3  Results process  
 
TITLE 
Laboratory – Results process 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 4.3.3 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 48 of 60 
 
 

 
 
4.4 
Medication  
 
TITLE 
Medication 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 4.4 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 49 of 60 
 
 

 
 
4.4.1  Ordering  
 
TITLE 
Medication - Ordering 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 4.4.1 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 50 of 60 
 
 

 
 
4.4.2  Receiving from Pharmacy  
 
TITLE 
Medication – Receiving from Pharmacy 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 4.4.2 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 51 of 60 
 
 

 
 
4.4.3  Returning to Pharmacy  
 
TITLE 
Medication – Returning to Pharmacy 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 4.4.3 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 52 of 60 
 
 

 
 
4.4.4  Special Hospital scripts  
 
TITLE 
Medication – Special Hospital scripts 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 4.4.4 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 53 of 60 
 
 

 
 
4.5 
Needle stick injury  
 
TITLE 
Needle stick injury 
DESCRIPTION 
 
NUMBER 4.5 
 
REVIEW DATE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  
 
 
1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 54 of 60 
 
 

 
4.6 
Screening and recalls 
 
 
 
TITLE 
Screening and Recalls 
DESCRIPTION 
Local procedure 
NUMBER 4.6 
 
REVIEW DATE 
 
Screening 
Demonstrate the system to identify prisoners 
eligible for screening and recall 
Recalls 
Demonstrate local procedure for daily recall lists 
and who is responsible for this 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  
 
 
 
1982
 
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 55 of 60 
 
 

 
4.7  Management of patient test results and medical reports 
 
TITLE 
Management of patient test results and medical 
reports 
DESCRIPTION 
Local procedure 
NUMBER 4.7 
 
REVIEW DATE 
 
PERSON 
  All nurses, medical officers 
RESPONSIBLE 
  HCM 
OBJECTIVES 
To manage all patient test results to ensure they 
are followed up accordingly 
When laboratory, 
 
radiology or other tests 
are requested by a 
doctor or nurse 
Electronic results 
 
Paper results 
 
Providing of results 
If a patient requests their test results, the 
the  
Registered Nurse or Medical Officer should confirm 
1982
their identity by asking for name, DOB , and any 
other identifying information as required. 
Sensitive results should be discussed with the 
Act 
patient in the Health Centre.  
under 
 
 
 
 
 
 
 
 
Released 
Information 
        
Official 
Page 56 of 60 
 
 

 
4.8 
Repeat prescribing 
 
TITLE 
Repeat prescribing 
DESCRIPTION 
Local procedure 
NUMBER 4.8 
 
REVIEW DATE 
August 2012 
PERSON 
  Pharmacy of contract 
RESPONSIBLE 
  HCM 
OBJECTIVES 
To ensure no disruption in direct treatment 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
the  
 
 
1982
 
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 57 of 60 
 
 

 
4.9 Tracking of medical records 
 
TITLE 

Tracking of medical records 
DESCRIPTION 
Local procedure 
NUMBER 4.9 
 
REVIEW DATE 
 
PERSON 
  ASO 
RESPONSIBLE 
  HCM 
OBJECTIVES 
To track and trace all medical records that have 
been couriered to Health Providers, including 
Prison Health Centres 
National Policy Health 
  All records are to be securely covered and have 
Information Policy 
the words ‘Private & Confidential’ written on the 
Section 13.1.4 
package and secured during transport between 
Transferring 
prisons. 
 
  Where health files are required for external 
health providers, it is faxed or only a copy is 
sent.  The original copy of health file remains on 
the  
site. 
1982
  When transferring health files between prisons 
without the prisoner, prison transport is to be 
utilised and if unavailable the health file is to be 
Act 
sent by courier. 
under 
  When transferring health files with the prison, 
custody staff responsible for the escort will 
manage the health file as per Prison Services 
Operating Manual (PSOM) C.03 Prisoner 
General File Management. 
  An entry in the prisoner’s electronic clinical file is 
to be made documenting where the hard copy 
health file is being sent to, noting who has 
Released 
possession and, if returning, expected return 
Information 
date of health file. 
 
Local Procedure 
 
 
        
 
 
 
 
Official 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 58 of 60 
 
 

 
4.10  Cold Chain Policy 
 
TITLE 
Cold Chain Policy 
DESCRIPTION 
Cold Chain 
NUMBER 4.10 
 
REVIEW DATE 
 
PERSON 
 
RESPONSIBLE 
OBJECTIVES 

To ensure Cold Chain process is maintained 
Definitions  
Cold Chain 
The :Cold Chain” is a system of transporting and 
storing of vaccine at +2° to +8° from the place of 
manufacture to the point of vaccine administration. 
Cold Chain Accreditation 
Cold Chain Accreditation is a process that allows 
primary care practices to demonstrate their 
management of vaccine stocks in the Cold Chain, 
as required by the existing Cold Chain standards.  
the  
This process aims to minimise the levels of 1982
wastage and ensures the provision of effective 
vaccines for the National Immunisation Schedule of 
vaccines 
Act 
Vaccine 
under 
A vaccine is a biological preparation that improves 
immunity to a particular disease.  A vaccine 
typically contains an agent that resembles a 
disease causing micro-organism, and is often made 
from weakened or killed forms of the microbe or its 
toxins.  The agent stimulates the body’s immune 
system to recognize the agent as foreign, destroy it 
and remember it so that the immune system can 
Released 
more easily recognize and destroy any of the 
Information 
micro-organisms that it later encounters.  
Objective 
To ensure the maintenance of the Cold Chain 
process for the transfer and storage of vaccine held 
and to follow the appropriate action if the process is 
        
not maintained. 
Aims 
  To maintain the efficacy of all vaccines held at 
Official  the Health Centre by maintaining storage in 
optimal conditions. 
  To ensure that the Cold Chain process is 
monitored and recorded and is the responsibility 
of the inner wings morning nurse. 
  To ensure that the staff are aware of the action 
to be taken should the process not be 
maintained. 
Recording 
 
 
Temperature 
 
Temperature  

 
Page 59 of 60 
 
 

 
 
Organisation of fridge 

 
 
Fridge Maintenance 

 
 
Chilly Bin and 

 
Transporting vaccine 
 
Vaccine Fridge 

 
 
Troubleshooting 

 
 
the  1982
under Act 
Released 
Information 
        
Official 
Page 60 of 60