This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Zoom video conferencing being cleared up to restricted level.'.

5 June 2020 
By email: [FYI request #12552 email] 
Ref: OIA-2019/20-0433 
Dear Hemant, 
Official Information Act request regarding Zoom conference clearance 
Thank you for your Official Information Act request received on 30 March 2020. You 
“...On the 30th of March 2020 in Prime Minister Ardern's her live address to 
the nation at 4pm she said that Zoom video conferencing has been cleared up 
to restricted level. This is completely at odds with industries understanding of 
Zoom, especially given its terms and conditions/privacy policy. Ignoring the 
title, this is laid out is "lay mans" terms in this article. 
Can you please provide all documents and/or correspondance that backs up 

the use of zoom for meetings? Also, all documents /correspondence that were 
related to the decision to use zoom...” 
I note the timeframe for responding to your request was extended by 26 working days in 
order to allow further consultation to be undertaken. Following this extension, I am now 
in a position to respond. 
Information being released 
Please find enclosed documents identified as relating to decision-making on the use of 
Zoom for Cabinet meetings. 
Redactions to the documents provided have been made under one or more of the 
following sections of the Act: 
•  section 6(a), where the making available of information would be likely to 
prejudice the security or defence of New Zealand or the international relations 
of the Government of New Zealand;  
•  section 6(d), where the making available of information would be likely to 
endanger the safety of any person; 
•  section 9(2)(a), to protect the privacy of individuals; and 
•  section 9(2)(g)(i), to maintain the effective conduct of public affairs through 
the free and frank expression of opinion. 
The Government Communications Security Bureau (GCSB) has advised that there is an 
error in paragraph 41(e) of the guidance document included at page 42. The sentence 
should read “only allow remote control of the screen sharing session when on a call with 
someone from your agency (no external parties), however this feature should not be 
used in a webinar scenario.” 
Executive Wing, Parliament Buildings, Wel ington, New Zealand 6011 
  64 4 817 9700     Facsimile 64 4 472 3181 

In making my decision, I have taken the public interest considerations in section 9(1) of 
the Act into account. You have the right to ask the Ombudsman to investigate and 
review my decision under section 28(3) of the Act. 
This response wil  be published on the Department of the Prime Minister and Cabinet’s 
website during our regular publication cycle. Typically, information is released monthly, 
or as otherwise determined. Your personal information including name and contact 
details wil  be removed for publication.  
Yours sincerely 
Clare Ward 
Executive Director 
Strategy, Governance and Engagement 

Document Outline