This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Best Practice: Archiving, Storage, Biobanking of Human Tissue for Diagnostic Purposes'.

Provider Healthcare Services 
North Shore Hospital Campus 
Shakespeare Road, Takapuna 
 
Private Bag 93-503, Takapuna 
 
Auckland 0740 
 
Telephone:  09 489 0527 
Facsimile:   09 486 8339 
 
19 May 2020 
 
 
Amy S Van Wey Lovatt 
[FYI request #12531 email] 
 
 
Dear Ms Van Wey Lovatt 
 
Re: OIA request – Human tissue for diagnostic purposes 
 
Thank you for your Official Information Act request received 23 March 2020 seeking a copy of 
Waitematā DHB’s best practice protocol for the archiving, storage or biobanking of human tissue for 
diagnostic purposes and other information about retention of tissue samples. 
 
You requested the fol owing information: 
 
I am writing to request a copy of your best practice protocol for the archiving, storage or 
biobanking of human tissue for diagnostic purposes, whether they are formalin-fixed, paraffin-
embedded or pathology slides and the standards, legislation or scientific evidence which provides 
the basis for our protocol. 
 
Waitematā DHB’s Surgical Pathology department is IANZ accredited and follows the National 
Pathology Accreditation Advisory Council (NPAAC) standards which state that blocks and slides must 
be kept for a minimum of 10 years with the exception of paediatric samples, which must be kept for 
25 years. Paediatric samples are managed by Auckland DHB.   
 
Tissue banking samples are kept indefinitely with the consent of the patient (at time of surgery). 
Patient specimens reported by the Surgical Pathology department are formalin-fixed, paraffin-
embedded tissue samples and cover filmed pathology slides.   
 
Please see Attachment 1 - Retention of laboratory records and samples policy. 
 
Is your DHB protocol-based on a universal y adopted standard within New Zealand or has your 
DHB determined its own policy? 
 
Waitematā DHB’s policy aligns with the NPAAC standards, ‘Requirements for the retention of 
laboratory records and diagnostic material (seventh edition 2018)’. 
 
Explain the potential hazards of leaving formalin-fixed, paraffin-embedded or pathology slides in 
an unsecure, non-temperature and non-humidity regulated environment for two months over a 
New Zealand summer: say on an employee’s desk which is open to the public and in a repurposed 
house adjacent to the hospital from mid-December to late February. 
 
The surgical pathology department at Waitematā DHB is a secure facility which is accessible only via 
electronic swipe card.  The laboratory, pathologist offices and archival areas are not accessible to the 
public at any time. The department operates according to the Privacy Act 1993 and local Waitematā 
DHB policies to safeguard against loss, misuse, or disclosure of personal and health information. 


 
On production of theare formalin-fixed, paraffin-embedded (FFPE) block, a pathology slide is 
generated. The slide is transported from the laboratory to the pathologist office for microscopic 
examination. These slides remain with the pathologist for the duration of the examination and often 
for a period of time after the report has been released.   
 
Understandably, complex cases can often require a long period of evaluation; and may be subjected 
to ancillary testing and referrals to expert external consultants.  Slides may also be retained for an 
extended period by the pathologist in instances where the case is to be discussed at a 
multidisciplinary meeting. 
 
In the majority of cases, the blocks will remain in the laboratory area. However, there may be times 
when pathologists also request the blocks to accompany the slides to external sites for further 
opinion or as a result of a third party request. There is no adverse effect on the FFPE block if this 
request is made. 
 
On conclusion of the case, the slides and blocks are returned to the laboratory where they are 
archived accordingly. 
 
Both FFPE blocks and mounted slides are stored at ambient temperatures in a secure archival room. 
There are no specific temperature requirements for the storage of such materials. 
 
Provide the name of the independent agency or agencies which provides oversight for your 
medical laboratory. 
 
Waitematā DHB’s laboratory is IANZ (International Accreditation of New Zealand) accredited. All 
laboratory staff members are governed by the New Zealand Medical Sciences Board and the 
pathologists are all Fellows of the Royal College of Pathologists of Australasia (RCPA). 
 
I trust that this information is helpful. 
 
Waitematā DHB supports the open disclosure of information to assist community understanding of 
how we are delivering publicly funded healthcare. This includes the proactive publication of 
anonymised Official Information Act responses on our website from 10 working days after they have 
been released. 
 
If you consider there are good reasons why this response should not be made publicly available, we 
wil  be happy to consider your views. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
 
Dr Debbie Holdsworth 

Acting Director Hospital Services 
Waitematā District Health Board 
 
 
 



Attachment 1
SPU QM, Retention of laboratory records and samples 9808S 
Supersedes 26 April 2018 
Issued 08 April 2020
Retention of laboratory records and samples 
The department is electronically secured with access available to authorised personnel only. 
All records are secure, identifiable, and legible and stored in readily retrievable form. Electronic records may be stored in place of 
hard copies.  
All records containing patient information requiring disposal are to be placed in confidential rubbish.   
Retention Times are based on the NPAAC 2018 Guidelines, and local policy. 
Reference 
General 
Minimum Retention 
Storage 
Disposal 
Time 
NPAAC 2.1.2 
Assessments 
4 years 
Quality Manager, Medialab, 
Destroy 
Systems, compliance, 
IANZ 
environment, quality 
Both internal and external 
NPAAC 2.1.2 
Quality 
4 years 
Quality Manager, Medialab, 
Destroy 
MRM minutes, meeting 
IANZ 
minutes 
Quality Improvement projects 
Incident reports 
NPAAC 2.1.4 
Operating Procedures 
Retain historical 
Medialab, 
versions 
Network Folder 
EQA assessment records 
4 years 
Quality Manager, 
Destroy 
Medialab 
Local SPU Policy 
Complaints and Actions 
15 years 
Unit Manager Office 
Destroy 
NPAAC 2.1.1 
Personnel Records 
Employment + 4 years 
Personnel Files 
Destroy 
NPAAC 2.1.3 
Equipment Maintenance 
Life span of equipment 
Network Equipment Folder 
Archive 
Records 
+ 4 years
Local SPU Policy 
Accession Log Books 
Indefinite 
Cut Up, Cytology 
Local SPU Policy 
Laboratory Workbooks 
4 years 
Cut Up 
Page 1 of 
  Authority to Issue SPU Quality Manager


SPU QM, Retention of laboratory records and samples 9808S 
Supersedes 26 April 2018 
Issued 08 April 2020
Retention of laboratory records and samples 
Reference 
Specimen and Patient 
Minimum Retention 
Storage 
Disposal 
material 
Time 
NPAAC 2.1.5 
Laboratory Request Forms 
4 years 
SPU Records Room 
Destroy 
NPAAC 2.2.3 
and digital images of 
specimens 
NPAAC 2.2.1 
Reports, copy of original, 
10 years 
1984-95; SPU Records Room 
Local SPU Policy 
or ability to reprint an 
7 years from the age 
1995-1999 APS 
original report 
of majority for minors 
27 10 1999-Present DAP 
NPAAC 2.2.4 
Paraffin blocks 
10 years 
Retained indefinitely 
Local SPU Policy 
7 years from the age 
of majority for minors 
NSH blocks1984-2017; Crown 
Storage 
2017-Present; 
SPU Storage Room 
Medlab blocks 1995-1999; APS 
NPAAC 2.2.2 
Histology Slides; sections 
10 years 
Slides prior to 2002; Destroyed 
Discard 
of fixed tissue preserved in 
2003-2017; Crown Storage 
mounting medium 
2018-Present; SPU Storage 
Rooms 
NPAAC 2.2.5 
Frozen Section Slides  
10 years 
Slides prior to 2002; Destroyed 
Frozen section blocks 
2003-2017; Crown Storage 
processed to paraffin 
2018-Present; SPU Storage 
Residual tissue processed 
Rooms 
to paraffin 
Blocks retained indefinitely  
Page 2 of 
  Authority to Issue SPU Quality Manager


SPU QM, Retention of laboratory records and samples 9808S 
Supersedes 26 April 2018 
Issued 08 April 2020
Retention of laboratory records and samples 
Reference 
Specimen and Patient 
Minimum Retention 
Storage 
Disposal 
material 
Time 
NPAAC 2.2.7 
Wet Specimens 
1 month from date of 
Stored for 8 weeks post reporting 
Discard 
issue of report 
in specimen filing room 
Wet specimens may be retained 
for a longer time period at the 
request of the reporting pathologist 
depending on complexity and 
reporting TAT.  
NPAAC 2.2.7 
Containers with no 
1 month from date of 
Stored for 4 weeks in dated bags 
Discard 
residual tissues 
issue of report 
NPAAC 2.2.2 
Cytology Slides 
10 years 
1999-2009; Crown Storage  
2010-Present; SPU storage room 
NPAAC 2.1.7 
Cytology Specimens 
7 days from receipt or 
Discard 
2 days after final 
Prep Room for 7 days 
report (whichever is 
longest) 
Reference 
Bio-banking 
Retention Time 
Storage 
ARB 
Samples of specimens 
Indefinitely at -80oC 
Retained indefinitely at the WDHB 
MOH Guidelines for the 
that have been consented 
Bio bank space permitting before 
use of Human Tissue for 
for bio banking  
transfer to  
future unspecified 
ARB Auckland Regional Bio bank 
research purposes 2007 
at Auckland University 
Page 3 of 
  Authority to Issue SPU Quality Manager