This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Best Practice: Archiving, Storage, Biobanking of Human Tissue for Diagnostic Purposes'.

Southern District Health Board  
Dunedin Hospital 
201 Great King Street 
Private Bag 1921  
DUNEDIN 9054  
Chief Executive Officer 
Phone 03-476 9456 Fax 03-476 9450 
6 April 2020 
Ms Amy S Van Wey Lovatt 
Ref 1927 
By Email: [email address] 
Dear Ms Van Wey Lovatt, 
Official Information Act Request  
I  refer  to  your  Official  Information  Act  request  received  24  March  2020,  in  which  you 
specifically requested the following information. 
1.  I  am  writing  to  request  a  copy  of  the  your  DHB's  best  practice  protocol  for  the  archiving, 
storage, or bio banking of human tissue for diagnostic purposes, whether they are formalin fixed, 
paraffin  embedded  or  pathology  slides,  and  the  standards,  legislation  or  scientific  evidence 
which provides the basis for your DHB's protocol.  
2. Is your DHB protocol for the archiving, storage, or bio banking of human tissue for diagnostic 
purposes, whether they are formalin fixed, paraffin embedded or pathology slides, based on a 
universally adopted standard within NZ or has your DHB determined its own policy.  
3. Please explain the potential hazards of leaving formalin fixed, paraffin embedded or pathology 
slides in an unsecure, non-temperature and non-humidity regulated environment for 2 months 
over a NZ summer: say a on an employee's desk which is open to the public and in a repurposed 
house adjacent to the hospital from mid-December to late February. Request  
4.  Please  provide  me  with  the  name  of  the  independent  agency  or  agencies  which  provides 
oversight for your medical laboratory.  
This  service  is  contracted  by  Southern  DHB  to  Southern  Community  Laboratories.  We  are 
therefore unable to provide you with the information requested. 
You have the right to seek an investigation and review of our decision by the Ombudsman.  The 
Ombudsman's  Office  can  be  contacted  on  0800  802  602  or  on-line  at   
Yours sincerely 
Chris Fleming 
Chief Executive Officer