This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Informed consent for proprietary software used at NZ public schools?'.

29 May 2020
Dave Lane 
[FYI request #12489 email] 
Tēnā koe Dave 
Thank you for your request of 20 March 2020 to the Ministry of Education for information on 
informed consent for proprietary software used at New Zealand Public Schools
Your request has been considered under the Official Information Act 1982 (the Act).  
My response to your request is set out below in the order of the questions you raised. 
• Almost all NZ's public school kids are at either a "Google" or "Microsoft" school. Their
curriculums are tightly tied to Google Docs or Microsoft Office 365. Most also use the
SeeSaw classroom/portfolio system extensively. Al  of these are foreign corporate
proprietary software with most or all student data hosted outside the NZ jurisdiction.
• Who at the Ministry reviews & approves the Terms & Conditions of all these proprietary
applications? Where are their analyses and guidance for schools and parents published
for review? How often are these Ts&Cs revisited and re-analysed, given that all of the
software vendors stipulate "these terms can change at any time without notice"?
The Ministry does not review or approve the terms and conditions on behalf of schools. 
Because schools are independent entities governed by boards of trustees, they are free to 
decide what technology platforms they deploy within their schools for their students. As you 
point out, schools typically take advantage of educational product  offerings. Schools are 
responsible for assessing the costs, benefits and risks of these products. 
Schools can seek advice from a range of sources to assist their decision making, including: 
o The Ministry’s Enabling e-learning website:
o Ministry funded ICT Helpdesk (0800 225542, email: [email address])  which can
assist schools with software enquiries, and wil  re-direct calls to other parties where
appropriate to assist schools.
o Ministry funded Connected Learning Advisory service, which has a specific role to
provide advice and support for using digital technologies effectively for teaching and
We note that we responded in early 2019 to a request from you for information on the Ministry’s 
role in relation to schools’ adoption of Microsoft 365. Our position on software used for 
education remains the same. 
OIA: 1224464 
National Of ice, Mātauranga House, 33 Bowen Street, Wellington 6011 
PO Box 1666, Wel ington 6140. Phone: +64 4 463 8000 Fax: +64 4 463 8001 

The Ministry funds some software that schools can choose to use. General information about 
these can be found here: 
Licenses are assigned to a school, and it is the responsibility of schools to review the Terms 
and Conditions when changes occur. We have working relationships with software suppliers, 
who often inform us of changes that affect schools so that we can include these on our website. 
These software products are well tested and have been deployed in educational jurisdictions 
and institutes around the world. Information about their data policies are published online. 
Google’s student data policies can be found here: https:/
security/; and Microsoft’s here:
zealand.aspx.  If  you click on the Privacy link and  go down three  levels you can find: 
•  Who clicks "I ACCEPT" on behalf of each student for each of these proprietary apps? As 
a parent, I've never been asked to approve the use of any of these applications for my 
children. Wouldn't this be required by the software proprietors to claim "informed consent"? 
Doesn't having a non-parent or guardian accepting it on behalf of parents and students 
constitute a breach of the terms of all these applications? 
Schools own the software licenses for the products they choose to implement & use in their 
school environments and make these software products available to their students. If parents 
are concerned about consenting to their children using software used by their school, they 
should approach the principal or board directly.  
•  How does the Ministry fulfil its statutory obligations to public school children whose 
informed parents quite reasonably reject the Ts&Cs of one or more of these proprietary 
services as unacceptable impositions on their children's freedom, privacy, and data 
Boards of trustees carry these statutory responsibilities.  
•  What advice have you received on these issues from your legal advisors? Who have you 
consulted to provide suggestions for less controversial software options and what advice 
have your received? For example, that you could adopt open source options that could be 
commercially hosted on behalf of the Ministry onshore in the NZ jurisdiction, where the 
Ministry can then set the Ts&Cs (similar to how apps like Moodle and Mahara (aka My 
Portfolio) are hosted currently)? 
The Ministry has not received advice on these issues from our legal advisers, except to confirm 
that Boards of Trustees are responsible for decisions relating to their adoption of technologies. 
The Government’s Chief Digital Officer oversees the development and management of digital 
for the state sector, and leads the direction of digital. The Government’s Chief Digital Officer 
is responsible for, among other things, setting digital policy, standards and guidance for 
government agencies. You can find information here: 
In response to COVID-19, the  Government’s  Chief Digital Officer has directed that 
Government organisations use public cloud services in preference to traditional IT systems. 
You can find this information at the following site: 

Please note, the Ministry now proactively publishes OIA responses on our website. As such, 
we may publish this response on our website after five working days. Your name and contact 
details wil  be removed. 
Thank you again for your email. You have the right to ask an Ombudsman to review this 
decision. You can do this by writing to [email address]  or Office of the 
Ombudsman, PO Box 10152, Wellington 6143. 
Nāku noa, nā 
Zoe Griffiths 
Deputy Secretary  
Business Enablement and Support 

Document Outline