This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Information gathered during review of proactive publication of Cabinet Papers'.
 Summary of feedback from OI Forum workshop 13 August 2019 
Review of the policy on the proactive release of Cabinet papers 
Cabinet asked for the policy on the proactive release of Cabinet papers, commencing 1 January 
2019, to be reviewed, with input from agencies, including whether: 

the objectives of the policy are being met

changes are required to improve the effectiveness and clarity of the policy and the
supporting procedures, and

the policy should be broadened in any way.
Following the review, an ongoing monitoring regime and reporting of proactive release statistics is to 
be formalised. 
Objectives of the policy 

To establish a process for the proactive release of more government information (to
increase its availability, enable more effective public participation and promote the
accountability of Ministers and officials)
ensuring New Zealand does not fall behind other jurisdictions on proactive release
reducing or changing the nature of OIA requests
enhancing New Zealand’s reputation for being transparent and open
In the workshop, we asked: 

Has it resulted in any policy or process changes in the way your agency prepares or
proactively releases information?

Has your agency seen a change to the number or nature of OIA requests received?

What challenges have you experienced in meeting the release expectations of the policy?

Is there any additional guidance or support required?

Are there any areas where the policy needs to be changed, or you could see it being
What agencies told us (see the appendix for the full set of comments) 
Policies and processes 
They have been updating their polices and processes, and applying concepts of proactive release 
across types of documents i.e. OIA responses, Cabinet papers, and other types of documents. 
Those who had existing policies for publishing OIA responses have been able to build on that. 
This has included looking at their tracking/workflow systems or tools. 
The practice is generally seen as positive, although the lack of protection for proactively released 
documents, and the related due diligence considerations, mean there is a naturally more 
conservative approach to release. 

 Some agencies report some pragmatic changes to the way they structure their documents to make 
proactive release more straightforward, for example placing information that may need to be 
redacted in separate sections. 
Changes to number or nature of OIA requests? 
The Cabinet paper policy obviously does not impact on agencies that produce few or no Cabinet 
papers. These agencies are not seeing any changes in the nature or number of requests over and 
above the general upward trend in OIA requests.  
There has been some benefit for other agencies in being able to either refer OIA requestors to 
published documents, or to advise that they will soon be publicly available, however this appear to 
have been marginal. 
There have also been additional requests following on from proactively released material. 
Some have found the move towards proactive release has increased requesters’ expectations of 
openness, including from Ministers. 
The release of Cabinet papers also requires a new way of working with Ministers’ offices, as agencies 
can only advise regarding release, and the Minister makes the final call (albeit this is a similar 
process to Ministerial OIAs prepared by agencies). 
The 30-day timeframe can be challenging, especially when consultation with legal teams or other 
agencies is required, as well as allowing for publication resourcing within agencies. Giving the 
standard capacity pressures within a minister’s office, getting ministerial approval in a timely way 
can also be difficult, especially if more than one minister is involved, and/or there are competing 
Agencies are also finding Ministers may change their minds re the timing of the paper’s release 
between its consideration and the scheduled publication date. As the release is at ministers’ 
discretion, this is allowed for in the policy. However, it can mean agencies and ministers’ offices are 
working to different timelines, and can cause difficulties for the publishing agencies, for example 
getting decisions made in a timely way so they have sufficient notice/lead time to allow for their 
internal publishing processes to be followed. 
Travel papers, drafted in the Minister’s office, are being prepared for release by agencies. Unlike 
above, agencies will not have had direct input into the drafting, are reliant on advice from the office, 
and still need to publish on agency websites. Consultation with other agencies, including with MFAT 
where required, eats into the time. However, Ministers can choose to release the travel paper and 
report together, which has a number of benefits. Agencies are encouraged to have these 
conversations with their Ministers’ offices. 
Agencies also need to build capability in this area. This is a new environment and set of practices 
that bring a different skill set, and new knowledge beyond the OIA when it comes to “due diligence” 
considerations and protecting agencies and ministers against liabilities. This has meant more 
involvement by legal team than might have occurred previously. 
The policy also increases capacity pressure in an area that is already commonly stretched, especially 
in small- to mid-sized agencies. 
It also requires staff to think and sometime write, or at least structure, their documents in different 

 Some of these challenges have been exacerbated by the limitations of document management 
systems or workflow tools in some agencies. 
Note there is some new CabNet reporting being developed the Cabinet Office that should help 
agencies track the progress of Cabinet items through the system, which will in turn assist with 
publication planning and tracking. 
Additional guidance or support 
The biggest gain look like it will come from agencies sharing tools, policies and procedures. 
There is general view that centralised reporting of proactive release is preferable. This provides 
structure and consistency around reporting, as has largely occurred with the OIA statistics. This also 
increases the visibility of this practice, and potentially the utility of proactively released material by 
creating a centralised resource that points to proactive release pages on agency websites (noting 
that not all agencies have this.) 
The general view was to capture this information six-monthly along with the OIA statistics, balancing 
transparency with managing the burden on agencies. 
With regard to what measures should be used, the most common suggestion was the total number 
of Cabinet papers released in full, and with redactions.  
Measurement of the timeliness of release in relation to the policy would see the reprinting of a 
percentage and/or number released within the 30 days or according to the stated intention in the 
This aspect considered harder due to the dependence/discretion of minister with regard to release, 
and that this may not reflect the work put in by agencies. 
The suggestions were mostly related to measuring the release of cabinet papers. The measurement 
of other proactive release is more difficult, partly due to the issue of “what do we count, and how to 
we apply this consistently across agencies”, and partly the question of “what are we trying to 
show/demonstrate/achieve by measuring this?” 

 Appendix: compiled comments from 13 August 
Changes to policies and processes? 
Sensitive information that may need to be withheld is being “clumped” in documents and labelled to 
speed up review and redaction (where necessary) 
A register of proactive releases is being kept 
Following similar principles in briefings, seeking agreement to publish on agency website 
Agencies are using proactive release positively 
Some agencies it is now the default to put the OIA response online e.g. Pharmac 
Some very limited release already in place, but have had to develop new policy/process 
Some policy change to rest of proactive release processes, e.g. s 18(d) OIA 
MBIE has developed policy and procedures for PR due to volume. 
Now getting on the radar for other agencies 
Basic tracking information in workflow systems/spreadsheets. 
Categorise/quantitive narrative – paper types – information/agency types 
Yes  -  PR policies and process in place, training and guidance 
Generally as for OIA process 
Sometimes may err on the side of caution with regard to due diligence (in which case not using the 
OIA related text in OIA cover page) 
Starting to work with Minister’s office on releasing travel papers 
Changes to number or nature of OIA requests? 
More requests, some more specific, some for “more of the same” 
Seen more OIAs – more blanket requests from media 
General expectation that more information will be released 
Some OIAs have been able to be referred to Cabinet releases 
No noticeable changes to OIA requests 
Some requests are being refused under 18(d) in that they will soon be publicly available 
Number:  no, Nature: yes.  Education now publishes list of tables, now see fewer filing OIAs 
Have not noticed a change in number or nature of OIAs 
Yes and no – more requests for correspondence/supporting material to PR material – politicians and 
media asking mostly. 
More requests for former Minister’s material 

Agreeing timelines can be challenging, especially where other agencies are involved, and needing to 
factor in the time at the Minister’s office 
Managing differences with what has been released previously 
Coming at the same time as the release of ministerial diaries 
Struggling to meet 30 working days – is the timing realistic? Possible review? 
Joint reports – new policy developed, but agencies are at different places 
Determining how to incorporate Cabinet papers into existing process has been a challenge 
Biggest challenge has been the bottleneck of the Minister’s office – limited physical resource in the 
Parliamentary Office 
Do need to give material for proactive release a careful review – another step in the process 
Added secrecy provision in legislation – added dimension for some agencies.  Not so relevant to 
Cabinet Paper, but OIA releases 
What is soon?  Ombudsman - 8 weeks – no guidance from Speaker 
Challenge embedding culture of PR.  Very limited prior experience 
IT challenges – website, workflow monitoring.  Differentiation in purely transitional OIAs 
At time of OIA preparation and delivery, Education OIA advisors prep a response to proactively 
Overarching information management issues are a key operational challenge for several agencies.  
Document management is very tough 
Meeting timeframes, getting papers across the line, people following the instructions 
Travel papers – approval paper and report back should be a package – very inefficient do as two 
Some Ministers delay publication [note – this is allowed for in the policy] 
It will vary and outside our control 
Distributed agency will need centralised team – large number of portfolios 
Need to develop resources for legal 
No workflow tool 
Urgent timeframes hard to meet with current resourcing 
Additional guidance or support? 
Request for agencies to share tools, policies and procedures 
Changes to the policy? 
Issues more around guidance, consistency, sharing best practice (for example releasing travel papers 
and reports back as a “set” rather than two individual releases). 

Link to proactive release sites on agency websites (where applicable – some proactively release in 
dispersed, subject matter specific way 
High value types [appears to relate to what is reported] 
Collect centrally to allow comparison 
Volumes still slow 
Recording for withheld material 
Balancing ministerial expectations 
Should have published vs what was published is known 
Smaller agencies or agencies with low volumes life is easier 
What the goal – what do the numbers tell us vs assurance to public that agencies are proactively 
releasing “properly” i.e. what is the public interest, yardstick etc. 
Agree with central periodic reporting – wrap Cabinet papers into that 
Capture number of papers released in full and number of those with redactions 
MBIE captures number of papers subjected to release, number released on time, delayed in 
Minister’s office or subject to announcement 
Frequency – six monthly (with OIA Stats) 
Not the number, maybe the percentage released within 30 days/due date (of those that have been 
agreed for release) 
Can give total number published and redactions made 
Good to report released in full, released in part, not released 
We do not know what we do not know due to self-reporting model 
SSC should collect all OIA stats 
Timeliness important – 30 working days 
Portfolio numbers and total papers overall 
Verbal comments in final discussion - not recorded on feedback sheets: 
Measuring volumes is good, but timeliness is harder, and is a ministerial measure rather than an 
agency one  
Timeliness reflects ministerial discretion and will not reflect the work done by agencies  
Records types of papers 
More time is needed for this to come BAU, for agencies and the interactions with Minister’s offices