This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Policy/Procedures RE: Personal Information'.
Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places

link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 15 link to page 15 link to page 17 link to page 19 Table of Contents
Table of Contents
2
Policy statement and principles
3
What
3
Why
3
How
3
Overview
4
Installation and ownership
4
Consultation
4
Operation of CCTV
5
Location
5
Operating times
5
Operational oversight
5
CCTV officer
5
Monitors
5
Control and operation of cameras
6
CCTV information
7
Security and retention of information
7
Public awareness of cameras and collection of information
7
Audits
7
General review
7
Privacy Commissioner
7
Privacy Act 1993 - access and disclosure flow charts
7
Use of information collected
8
Access to information by individual concerned
8
Release/publication of CCTV images
8
Request for access and footage retrieval of digital CCTV data template
9
Appendix A - Example of public notice
10
Appendix B - Checklist/aide memoir
11
Prior to installation and trial of new system or expansion of existing system
11
Consultation
11
Public awareness of crime prevention cameras
12
Camera officer role
12
Control and operation of cameras
12
Security and retention of information
12
Audit, general review and privacy requirements
13
Use of information collected and access to information by individual concerned
13
Appendix C - Evaluation of your CCTV system
15
Factors to consider when evaluating a CCTV system
15
Appendix D – Privacy Act 1993 access and disclosure flow charts
17
Appendix E – Request for access and footage retrieval of digital CCTV data template
19

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
Policy statement and principles
What
Crime prevention cameras:
are used to prevent and detect criminal offences in identified high crime areas
are not used to maintain surveillance on individuals or groups
must be operated in a manner that complies with the Privacy Act 1993 and this instruction.
Why
The use of crime prevention cameras helps to reduce the incidence of crime and disorder, so that members of the
community feel safe when visiting the public areas covered by the cameras.
How
Police may support local authorities and other groups wanting to install CCTV in public places for crime prevention
purposes.
Use of CCTV may enhance the prevention, detection, investigation, prosecution and punishment of offences.
Use of CCTV cameras must comply with the Privacy Act 1993
Police must consult the community prior to the installation of CCTV.
Where Police monitor CCTV cameras they must maintain operational oversight of the cameras.
Data collected from CCTV must be destroyed within two months unless required for evidential purposes.
Sharing of CCTV data is only permissible in accordance with the Privacy Act 1993.
3/19

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
Overview
The objective of installing crime prevention cameras is to reduce the incidence of crime and disorder, so that members of
the community feel safe when visiting the public areas covered by the cameras.
This chapter applies to:
Closed Circuit Television(CCTV) cameras installed at fixed sites in public places for a general crime prevention
purpose and operated in conjunction with Police
crime prevention cameras operated in conjunction with Police but not monitored by Police
significant expansions of existing crime prevention camera systems
trials of new systems.
Crime prevention cameras:
are used to prevent and detect criminal offences in identified high crime areas
are not used to maintain surveillance on individuals or groups
must be operated in a manner that complies with the Privacy Act 1993 and this instruction.
Note: Guidelines for operating crime prevention cameras in residential areas are available on the Neighbourhood Support
internet site.
Installation and ownership
Consideration must be given as to the information you want to collect, and why do you want to collect it. You should only
collect information if you need it.
CCTV cannot be used in a manner that is unlawful, unfair or unreasonably intrusive. Whether collecting personal
information by CCTV is unreasonably intrusive will largely depend on the sensitivity of the information being collected,
weighed against the seriousness or significance of the reason for collecting it. (For more details refer to the Privacy
Commissioner Guidelines summary)
Police may support local authorities and other groups wanting to install CCTV (closed circuit television cameras) in public
places for crime prevention purposes.
The camera system will normally be owned by the local authority or other group. They are normally monitored by Police
volunteers. However, they may be operated in conjunction with Police and not monitored by Police.

Consultation
Prior to any installation, consult the community to ensure any concerns about the proposal are identified and resolved.
Special attention must be given to:
camera placement (i.e. identified by intelligence)
appropriate operation of the cameras (including review of recorded material for quality)
privacy of individuals going about their lawful activities
establishment of a clear audit and review process.
4/19

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 10 Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
Operation of CCTV
Location
Collect data so you can see whether CCTV will fix your problem, i.e. collecting statistics on the number and types of crimes
in the area, (theft ex-car, assault, fighting, drunkenness, drugs, disorder offences etc.) and the times they occur. This will
also help determine whether CCTV has had a positive impact in either deterring criminal activity or assisting in the
prosecution of offenders.
Operating times
It is possible for CCTV to record 24 hours, 7 days a week when set to be motion activated without impacting on staffing
resources.
Consideration should be given to the hours that CCTV cameras can be monitored in an effort to disrupt or deter criminal
activity. Intelligence statistics and local knowledge should be used to assist in identifying crime peaks in an area (e.g. skate
parks), and the times or days where these activities peak.
Police should alert local authorities and other interested groups that the cameras will not be continuously monitored.
Operational oversight
Where crime prevention cameras are monitored by Police, operational oversight of the cameras must be assigned to a
named individual or to a position holder (e.g. shift watchhouse supervisor/station sergeant).
CCTV officer
The Area Commander must designate a CCTV officer to ensure that the installation and operation of the cameras complies
with this chapter. Where the cameras are not to be monitored by Police, the Area Commander must designate a CCTV
liaison officer who performs an equivalent function and monitors compliance with this chapter and works with Police
volunteers.

The CCTV officer is responsible for:
liaising with the local authority and other interested groups
alerting the local authority and other interested groups to any deficiencies in the installation and maintenance of the
equipment and signs
confirming the publication of the required public notices (refer Appendix A)
implementing and updating local operating instructions or policies alongside local authorities
maintaining the security of the monitors and data storage
arranging camera training for Police and volunteers
authorising trained persons to monitor the cameras
recording relevant statistics and significant incidents, and reporting these where appropriate to the reviewing officer
(appointed by Area Commander), local authority and other interested groups
liaising with the Police Privacy Officer and the Office of the Privacy Commissioner on matters involving Privacy related
matters
assisting in the conduct of a general review of the use of the cameras, and when required, providing specific reports
on the need or justification for continued operation of the cameras.
Monitors
Monitors must be installed in either Police premises or some other secure location.
Viewing access to the Police monitors while they are in operation should be restricted to Police employees and persons
authorised by the CCTV officer.
Equivalent measures must be taken to ensure the security of monitors that are not operated by Police. Monitors must not
be located in such a manner that they can be viewed by the public.
5/19

link to page 2 Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
Control and operation of cameras
Operators of the camera equipment are accountable for their actions. The manner in which they use the cameras will be
audited and they may be called upon to justify their interest in a particular member of the public (subject to the ‘Code of
Conduct’).

Unless there is sufficient justification for doing so (e.g. reasonable suspicion that an offence is taking place) cameras must
not:
track or zoom in on any member of the public
be focused on entranceways to buildings or be directed to look through windows into buildings
view into private residences except as part of a wide angle or long shot or while panning past them.
Note: Only authorised persons have access to camera operation controls.
6/19

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 10 link to page 11 link to page 15 link to page 17 Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
CCTV information
Security and retention of information
Any information stored on a hard drive must be erased within two months unless it is required for evidential purposes. Any
hard drive data required for evidential purposes must be cloned using standard forensic electronic data procedures as
used by the Digital Forensic Unit and specified in the Guidelines for using Digital CCTV Evidence in Law Enforcement as per
the Solicitor-General’s guidelines.
Access to recorded data must be authorised by the CCTV officer or equivalent and all access to and use of recorded
material must be logged.
Public awareness of cameras and collection of information
The Privacy Act 1993 requires that persons from whom personal information is collected are made aware that information
is being gathered about them and the purpose for doing so.
The location selected for camera installation must be clearly signposted at the extremities to notify the public that a
camera is or may be in operation. The signs also serve as a general crime deterrent.
While the erection and maintenance of signs is the responsibility of the local authority, Police must satisfy themselves of
the adequacy of the signs for these purposes.
The signs must clearly display the message “Police Crime Prevention Camera Area” or a similar message and be of a size
and style that makes them readily visible to people entering the area.
Periodic public notices in the news media (see example in Appendix A) should convey more detailed information about the
purpose and operation of the cameras, including the matters referred to in Information Privacy Principle 3.
Audits
Internal audits must (refer Appendix B):
be conducted periodically to ensure compliance with this chapter
include such matters as the camera operating standards and security of the monitors and data storage devices
be documented for each audit
(where appropriate) be conducted jointly with the monitoring agency.
General review
Area commanders must appoint a reviewing officer to conduct a general review of the use of the cameras on an annual
basis and to prepare an evaluation report (refer to Appendix C). Each review must be conducted in consultation with the
CCTV officer or equivalent, the local authority and any other group with an ownership or operational interest in any
installed camera. The evaluation report should include comment on the location, operation, effectiveness and continuing
necessity for the cameras.
Privacy Commissioner
The Privacy Commissioner has the right to review the need for, and the use of the Police crime prevention camera
operation in any Police district.
The Office of the Privacy Commissioner must be supplied with this information and any proposal to install new cameras or
to expand an existing scheme, at the time of initial consideration. The proposal must include a justification for the
installation of the cameras and an outline of the consultation process to be followed. (See the Privacy Commissioner’s
Guidelines)

Privacy Act 1993 - access and disclosure flow charts
Refer to Appendix D.
7/19

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
Use of information collected
Information collected by the cameras:
will be used for the deterrence, or immediate detection, of criminal offences which occur in view of the cameras
may be used, with the prior approval of a Police senior sergeant (or higher rank), for these related purposes:
inquiries relating to the investigation and prosecution of other criminal offences
training of Police and persons authorised by the camera officer or equivalent
research e.g., into the nature of street offences, foot or vehicular traffic systems, or evaluation of the operation of
particular camera systems.
Caution: The information must not be used for any other purposes.
Access to information by individual concerned
An individual whose activities have been recorded by a Police crime prevention camera has a right to access and view that
personal information provided it is readily retrievable (as it would be in the case of an identified offender). Access can only
be refused on one of the grounds set out in sections 2728 and 29 of the Privacy Act 1993.
It is good practice to advise suspects early in an interview of the existence of the recorded evidence and their right to
access it.
Release/publication of CCTV images
Traditional Police enquiries should be completed prior to publishing CCTV footage of private individuals in the media and
social media. This should include internal circulation of images seeking nominations from Police staff. If the individual(s)
still remain unidentified, consideration can then be given to external publication taking into account the remaining
guidance in this section. Earlier publication can be considered in the event of an immediate risk to public safety.
CCTV footage should only be released if the identity of the individual(s) is unknown; it should not be used to try and verify
that the image is that of a nominated suspect.
Under no circumstances should CCTV images of individuals being sought as witnesses, being published.
Police need to be absolutely certain that a crime has been committed by the individual(s) pictured and that there is
sufficient evidence to justify the arrest and charge.
Each image should be carefully scrutinised in its entirety and cropping and pixilation should be undertaken as appropriate.
The identities of all other individuals within the image; other than the offender should be obscured. Assessment should
include the entire image and not just the individuals within the image. For example, does an image taken from inside a
shop show anything which could expose security measures and increase the risk of repeat victimisation.
Right to privacy is the first and foremost consideration and therefore publication of images needs to be proportionate to
the offence. Give due consideration to the long-term consequences for the individual(s) pictured. The aim is to solve and
prevent crime, not to push individuals into reoffending; when they might otherwise respond to alternative interventions.
Particular care should be taken not to publish if the individual pictured is clearly an individual whose identity would be
protected by law once arrested.
An O/C needs to consider whether a successful prosecution will be reliant on witness identification of the offender, and
therefore whether publication of CCTV footage will contaminate witness testimony or remove the opportunity to utilise a
montage.
Any decision to publicise CCTV footage in the media or social media should be ratified by a supervisor. Police actions to
identify the offender prior to publication should be recorded along with reasons for publication. This provides an audit
8/19

link to page 2 link to page 19 Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
trail in the event any complaint is lodged.
Once an individual has been identified media should be updated and the image should be removed from police social
media platforms, websites etc. The date and time of this action should be recorded.
Request for access and footage retrieval of digital CCTV data template
Refer to Appendix E.
9/19

link to page 2 Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
Appendix A - Example of public notice
Example_of_public_notice.doc
33 KB

10/19

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
Appendix B - Checklist/aide memoir
Prior to installation and trial of new system or expansion of existing system

Conditions to be satisfied / work to be completed
Agreed /
Progress /
date
comments
completed
Local authority involved - who is their liaison person?
 
 
Public locations for fixed camera sites - has the justification been documented in terms of crime,  
 
place and time?
Has a crime prevention objective been set for the public areas covered by the cameras?
 
 
Is the use of crime prevention cameras part of a broad crime prevention strategy for the area?
 
 
Have the community been consulted and their concerns about the proposal been identified and  
 
resolved?
Have operation instructions been developed?
 
 
How will the privacy of individuals going about their lawful activities be maintained?
 
 
Have clear audit and review processes been established?
 
 
Is the monitor location secure? Who are the authorised persons who will access the monitors?
 
 
Are local authorities and other interested groups aware the cameras will not be continuously
 
 
monitored?
Is there a process for approving and documenting camera use at other times?
 
 
Has operational oversight of the cameras been assigned to a named individual, or to a position  
 
holder?
Has a camera officer been designated?
 
 
Has there been liaison with the Police Privacy Officer?
 
 
Has the Privacy Commissioner been supplied with the proposal, including the justification for the  
 
installation of the cameras and an outline of the consultation process to be followed?
Consultation
Has the district council been consulted?
           
Has a public survey been completed?
 
 
Have retailers in the area been consulted?
 
 
Has the public in general been given the opportunity to provide input?
 
 
Has the Police Privacy Officer been consulted?
 
 
Has the Privacy Commissioner been supplied with the proposal?
 
 
11/19

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
Public awareness of crime prevention cameras
Are the locations selected for camera installation clearly signposted and visible to people entering the area?
       
   
Is the local authority aware that the erection and maintenance of signs is their responsibility?
   
Do the signs clearly display the message: Police Crime Prevention Camera Area or similar message?
   
What is the schedule for inserting public notices in the news media to convey more detailed information about the
   
purpose and operation of the cameras?
Camera officer role
Liaison with the local authority and other interested groups.
       
   
Alert local authority to deficiencies in the installation and maintenance of the equipment and signs.
   
Publish the required public notices in the form appended to the instruction.
   
Implement and update the local operating instructions or policies.
   
Maintain the security of the monitors and tapes or disks.
   
Arrange camera training for Police and volunteers.
   
Authorise trained persons to monitor the cameras.
   
Record relevant statistics and significant incidents and report these to the reviewing officer, local authority and other   
interested groups.
Liaison with the Police Privacy Officer and the Privacy Commissioner.
   
Assist the review of the use of the cameras and report on the need or justification for continued operation.
   
Control and operation of cameras
Are operators aware they are accountable for their actions?
     
   
 
Are the cameras being operated in a manner that will stand scrutiny?
   
Are only authorised persons operating the camera controls?
   
Are operators aware that crime prevention cameras are not used to maintain surveillance on individuals or groups?
   
They are to prevent and detect criminal offences in identified high crime areas.
Is a logbook being kept recording details of incidents and identifications made attributable to the cameras?
   
Security and retention of information
12/19

link to page 2 link to page 2 Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
Are tapes being stored securely?
       
   
Are tapes being erased or re-used within two months?
   
Are tapes required for evidential purposes being stored according to instructions?
   
Is information on hard drives being erased within two months?
   
Is hard disk data required for evidential purposes being cloned according to the procedure specified in the Electronic    
Crime Laboratory instructions?
Is access to tapes, other media and recorded material being authorised by the camera officer and logged?
   
Audit, general review and privacy requirements
What is the schedule for internal audits to ensure compliance with the instruction? Who will conduct it?
      
   
What does the audit include, e.g. camera operating standards, security of the monitors, tapes and drives?
   
Has a reviewing officer been appointed to conduct an annual general review and prepare an evaluation report?
   
Are the camera officer, local authority and other groups, with an ownership interest, aware of the review process?
   
Does the review cover the role of the camera officer?
   
Does the review cover the control and operation of cameras and monitors?
   
Does the review cover the security and retention of information?
   
Does the review cover the location, operation, effectiveness and continuing necessity for the cameras?
   
Does the review cover the use of information collected and access to information by individuals concerned?
   
Following the installation, was the Privacy Commissioner supplied with an outline of the consultation process followed    
and copies of the operating policies and public notices issued?
Has the Privacy Commissioner been sent the latest evaluation report?
   
Use of information collected and access to information by individual concerned
13/19

Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
Are criminal offences detected or incidents resolved in view of the cameras being documented?
      
   
Has a senior sergeant (or constable with higher rank) approved the use of camera information for inquiries relating to    
the investigation and prosecution of other criminal offences?
Has a senior sergeant or (constable with higher rank) approved the use of camera information for training of Police
   
and persons authorised by the camera officer?
Has a senior sergeant or (constable with higher rank) approved the use of camera information for research into the
   
nature of street offences etc. or evaluation of the camera system?
Are individuals who request it, and whose activities have been recorded by a Police crime prevention camera, being
   
given access to view that personal information?
Are suspects being told of the existence of the recorded evidence and their right of access to it early in any interview?    
14/19

link to page 2 link to page 2 Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
Appendix C - Evaluation of your CCTV system
Evaluate whether your CCTV system is impacting on the original problem and achieving your original crime prevention and
safety outcomes.
Conduct your evaluation by following the steps in this table.
Step Action
1
Consider:
local perceptions of crime and safety
assessing crime statistics, Police intelligence, incident and disclosure data, and other data sources
what other crime prevention measure may have had an impact
the displacement or change in criminal behaviour
whether your technical and procedural audits have contributed to the impact
whether the impacts have been reported publicly.
See the ‘Factors to consider when evaluating a CCTV system’ below this table.
2
Involve your stakeholders and community.
3
Collect information from all available sources like:
incident and disclosure books
pre and post-system crime data and statistics
local Police intelligence on crime and policing issues
local media stories
feedback from informal comments or stories of significant change that are discussed in the community
your technical and procedural audits
any other relevant sources.
4
Compare and analyse:
What impact (positive or negative) has CCTV had on the problem you sought to solve?
Have you achieved the outcomes in your strategy?
Is the technology and its operation achieving the intended purpose?
How does the CCTV system complement other safety and crime prevention measures?
Whether your systems are capable of determining and resolving problems effectively and lawfully
How and to what degree has crime or criminal behaviour been displaced to other local hot-spots or areas?
What technical advances could improve your system?
5
Publicise your results so that your stakeholders know how effective your system is.
6
Decide whether you are making changes to the CCTV system. Consider removal, upgrade or replacement of your CCTV
cameras and systems. Are they effective?
Factors to consider when evaluating a CCTV system
In addition to assessing changes in the levels of crime in the intervention and comparable control areas before and after
the installation of CCTV systems, consideration should be given to:
crime patterns in surrounding areas in order to measure displacement/diffusion of benefit effects
perceptions among both business traders and the general public of CCTV, fear of crime and feelings of safety in both
intervention and control areas before and after CCTV installation
15/19

Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
mapping other crime reduction initiatives operating within the intervention and control areas that may impact on
any outcomes
technical specifications and key features of the design of the CCTV systems, such as the number of cameras and
coverage area
the process of implementing and installing the CCTV systems, including any issues that are encountered over the
course of the project
activities aimed at increasing general awareness of the presence of CCTV, such as signage and media releases
control room operations, including a log of monitoring schedules, details regarding incidents identified by the
cameras, calls to Police and/or security patrols in relation to incidents that have been identified, and requests from
police for access to footage for evidentiary purposes
relationships with key external agencies such as Police, including any protocols and procedural guidelines or
memoranda of understanding that are developed; and costs attributed to installation, maintenance and monitoring. 
16/19

link to page 2
Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
Appendix D – Privacy Act 1993 access and disclosure flow charts
17/19


Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
18/19

link to page 2 Crime Prevention Cameras (CCTV) in Public Places
Appendix E – Request for access and footage retrieval of digital CCTV data
template
REQUEST FOR ACCESS AND FOOTAGE RETRIEVAL.doc
62 KB

CCTV chapter appendix E
 
19/19

Document Outline