This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Policy/Procedures RE: Personal Information'.

Police National Headquarters 
180 Molesworth Street, PO Box 3017, 
Wel ington 
Phone  +64 4 474 9499    
06 May 2020 
Amy Ferguson 
[FYI request #12139 email] 
Dear Ms Ferguson 
I refer to your online request to Police of 2 February 2020, in which you ask for, pursuant 
to the Official Information Act 1982:  
‘1 - Please provide me with the NZ Police company policy regarding the collection 
& retention of CCTV collected with the intent to be used against an individual in a 
court of law.  
2- Please explain a chain of custody? and/or if this is a requrement in regard to the 

collection of photographic images/data of an individual. 
3- What company/organizational procedures and/or policies are in place to ensure 

the information and privacy of individuals NOT involvced or targeted within an 
investigation is respected and not in any breach of any of the 12 privacy pricioples 
outlined in the Privacy Act 1993? 
4- What efforts are made to ensure the col ecting of only necessary images?’ 

I can advise that Police do not hold documentation that directly relates to parts 2 and 
4 of your request, and it is therefore refused pursuant to Section 18(g) of the Official 
Information Act 1982.  Police are not required to create documentation for the purpose 
of responding to an information request, where this information doesn’t already exist.  
You may wish to make a more specific request for information held by Police.   
In relation to parts 1 and 3 of your request, please find attached a copy of the Police 
Manual Chapter relating to use of CCTV in public places (19 pages). 
I also direct you to the Solicitor General’s Guidelines for Using Digital CCTV Evidence 
in Law Enforcement, which is available online at: 
If you are not satisfied with my response to your request you have the right to complain 
to the Office of the Ombudsman and seek an investigation and review of my decision. 

Yours sincerely 
Warren Olsson 
Acting Detective Inspector 
National Criminal Investigations Group 
Police National Headquarters