This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'OIA PA requests'.

28 January 2020 
K Lambert 
[FYI request #11872 email] 
Dear K Lambert 
Thank you for your request made under the Official Information Act 1982 (OIA), received 
on 12 December 2019. You requested the following for 2019 and the previous three years 
(numbered for ease of response): 
Part 1: Statistics 
Please provide for each of the OIA and PA the numbers of the following: 
1. Requests received
2. Requests acknowledged within 20 working days
3. Requests in which the requested information or decision to decline was
provided within 20 working days
4. a) Requests in which the information was provided, declined or provided in
part (obviously separate figures).
b) In the case of declines or partials please identify the sections of each act
relied upon to decline in whole or in part
5. Requests that took more than three months to either fulfill or decline in
whole or in part and the reason for the refusal and for the delay for each one
6. Requests that were declined in whole or in part that were escalated to either

the ombudsman or privacy commission
In the case of instances that were escalated to either privacy commission or 
ombudsman, please provide the numbers for: 
7. Cases in which the matter was found in favour of the applicant's position
8. Cases that were found in favour of your position

9. Please provide the number of instances in which rulings have gone against
you and you have arrived at a monetary supplement with the applicant. Please

provide the total figure for each year that you paid out in these settlements.
10. Please also provide the numbers of both OIA and PA requests that at the
time of this request, had been received by yourselves more than three months
ago and that remain outstanding. Please provide a detailed an explanation for

the length of time for each case.
Part 2: Policy, procedure, practice and personnel Please provide copies of the 
following documents: 
11. Any manuals, policy or process documents that you have relating to your
approach to OIA and PA requests


Please explain: 
12. Structures in your organisation dedicated to OIA and PA requests. For
example, do you have a team dedicated to these functions? Do you have staff
in other roles who are routinely brought in to carry out these functions?

In either case, please provide the number of FTE dedicated to OIA and PA

13.Please explain how you maintain effective oversight of these functions -
Please explain what external organisations carry out oversight of these

functions. For example, do you have an independent body carry out audits to
ensure that the staff tasked with these functions are carrying them out in
accordance with the law.

Extending the timeframe 
The OIA requires that we advise you of our decision on your request no later than 20 working 
days after the day we received your request. Unfortunately, it will not be possible to meet 
that time limit and we are therefore writing to notify you of an extension of the time to make 
our decision by 5 working days. We will respond to your request by 10 February 2020. 
The  extension  is  required  because  your  request  necessitates  a  search  through  a  large 
quantity of information and meeting the original time limit would unreasonably interfere with 
our  operation.  In  addition,  consultations  are  necessary  to  enable  us  to  make  a  proper 
response to your request which cannot reasonably be made within the original time.  
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at 
or freephone 0800 802 602. 
Yours sincerely 
Kerryn McIntosh-Watt 
Manager, Government & Executive Services