This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Response to Wakem Report ('Not a game of hide and seek')'.

13 February 2020 
Jem Traylen 
[FYI request #11829 email] 
Dear Mx  Traylen 
Official Information Request 
Our Ref:  SSCOIA 2019-0264 
I refer to your official information request received on 8 December 2019 where you have asked: 
“I note the release of the Wakem report on the OIA in December 2015 and the Official 
Information programme your agency began in 2016. 
Presumably, the SSC carefully considered the recommendations in the Wakem report, 

advised the Commissioner and/or the government of the day on an appropriate response 
and has made some form of progress report to successive ministers from time to time. 
• Please provide a copy of any significant reports or advice prepared on:
a) how the government of the day could respond to the Wakem Report's
recommendations, and
b) what progress has been made by the state sector in relation to the issues

raised in the report.
• Please provide a copy of the relevant key documents that describe your agency's
current work programme on the OIA”.
In 2015 the  report of the then  Chief Ombudsman, Dame Beverley Wakem,  into central 
government agencies’ Official Information Act (OIA) practices found that the OIA has resulted 
in greater openness and transparency, greater accountability in the conduct of public affairs, 
and increased the ability of the public to participate in the making and administration of 
New Zealand’s  laws  and  policies.  The report notes that, most of the time, agencies are 
compliant in the way that they operate under the OIA on a daily basis.  
The report identified five key areas where Dame Beverley found there to be increasing risks and 
vulnerabilities in the way that that the OIA is being administered in the current environment, with 
48 associated recommendations. 
In response to your request where you have asked for any significant reports or advice prepared 
on: 
• how the government of the day could respond to the Wakem Report's
recommendations,
The Government of the day decided that the Open Government Partnership National Action 
Plan (NAP) would be used as a vehicle for the Government’s response, considering it to be the 
best way of providing the necessary focus and ensuring progress could be made.  
The  Cabinet paper on the inclusion of official information commitments in the Second NAP 
2016-2018 can be found on the SSC website at the link provided for in the table below. 
From 2018, a separate Open Government Partnership (OGP) website was established. 

Information for the first two NAPs which includes Cabinet documents, advice to the Minister, 
submissions, commitment development material and a timeline  can be found at the links 
provided in the table below.    
Also included in the table below are the links to the similar assessments, updates and supporting 
information on the third NAP 2018-2020 and updates on the development of the fourth NAP 
2020-2022, which provides information on how to contribute to its development.  
I am therefore refusing this part of your request under section 18(d) on the grounds that this 
information is publicly available.  
Item  Document Description 
Website link 
https://ssc.govt.nz/assets/Legacy
1  Cabinet Paper -  Action Plan for the Open Government 
Partnership 
/ogp-action-plan-cab-paper-
upjul17.pdf 
Independent reviews and self-assessments, progress  https://ssc.govt.nz/our-
2  updates and supporting information  for  New  Zealand  work/open-government-
NAPs (2014-2016 and 2016-2018) 
partnership-ogp/. 
https://ogp.org.nz/new-zealands-
3  Assessments, updates and supporting information on the 
Third NAP 2018-2020 
plan/third-national-action-plan-
2018-2020/ 
4  Updates on the development of the Fourth NAP 2020- https://ogp.org.nz/new-zealands-
2022 
plan/fourth-national-action-plan/ 
After the publication of Dame Beverley’s report, the State Services Commission, also 
considered what the public sector agencies’ responses to the report should be.  
A proposed approach was shared with Chief Executives at a meeting held on 22-23 March 
2016.  Action points from that meeting included an action related to the response to that report. 
Please find enclosed the documents listed in the table below. I have decided to release the 
documents listed below with some of the information marked as out of scope as it does not fall 
within the scope of your request. 
Item  Date 
Document Description 
Decision 
5  March 2016 
Key messages: Proposed approach in response to 
Ombudsman’s report on the OIA 
Released in Full 
6  March 2016 
Head of State Services meeting with chief executives 
action points 
Released in Part 
7  April 2016 
A3 – Propose Approach to Response to Ombudsman’s 
Report on OIA 
Released in Full 
The SSC’s programme of work has been focused on assisting agencies to assess and build on 
their own capacity and capability, aligned with the themes identified from Dame Beverley 
Wakem’s report, namely: leadership and culture; organisation, structure, staffing and capability; 
current practices; internal policies, procedures and resources; and performance monitoring and 
learning. This has been via the building a community of practice by supporting agencies to 
communicate, collaborate and share best practice and experience.   
This is primarily progressed by supporting commitments under the OGP, delivering the Official 
Information Forum (previously called the OIA Forum), and by working with the Office of the 
Ombudsman, the latter again under the framework of the OGP. 

In October 2016 the State Services Commissioner informed the Chief Ombudsman of SSC’s 
proposed approach as both a system leader and an agency under the umbrella of the Open 
Government Partnership, which ultimately led to an agreement to take a joint approach to 
improving OIA responsiveness. 
The announcement of SSC’s joint work with the Of ice of the Ombudsman, and the work of the 
Forum, are available on the SSC website. 
Item  Document Description 
Website link 
https://ssc.govt.nz/resources/medi

Media Statement: Joint work to improve OIA 
responsiveness – 20 October 2016 
a-statement-joint-work-improve-
oia-responsiveness/ 

Official Information Forum 
https://ssc.govt.nz/resources/oia-
forum/ 
Note that on 29 November 2016 the then Secretary for Justice, Mr Andrew Bridgman, delegated 
the Ministry of Justice’s advice and assistance function under section 46 of the OIA to SSC. In 
the delegation letter to the State Services Commissioner, Mr Bridgman noted that SSC had 
offered to lead the development of guidance and advice to assist agencies to comply with the 
OIA as part of the Open Government Partnership programme. The letter notes the delegation 
is appropriate given the SSC’s role in promoting accountability, and as the lead agency for New 
Zealand’s membership of the OGP. 
In response to your request where you have asked for any significant reports or advice prepared 
on: 
• what progress has been made by the state sector in relation to the issues raised
in the report.
In late 2016, the  SSC established its programme to enhance administration of the OIA.   A 
Steering Group including the SSC, the Office of the Ombudsman, the Department of Internal 
Affairs, the Ministry of Justice, the Department of Prime Minister and Cabinet and Statistics NZ 
met from December 2016 until May 2017. The terms for reference for that programme are 
attached. 
Item  Date 
Document Description 
Decision 
10  February 2017 
Programme Terms of Reference  -  Enhancing the  Released in Full 
administration of the Official Information Act 
A small internal team at the SSC was established to progress work during this period. The 
Steering Group and internal team were disestablished with the creation of the new Integrity, 
Ethics and Standards team at SSC in July 2017, which picked up responsibility for official 
information initiatives. 
Since 2017, the SSC has published OIA statistics for a range of government agencies. These 
statistics are available here: https://ssc.govt.nz/resources/official-information-statistics/.  
In 2018, Cabinet approved the expansion of the proactive release of Cabinet material, for 
introduction from 1 January 2019. This completed a milestone under Commitment 7 of the OGP 
NAP 2016-2018.  
Cabinet papers and key advice related to this initiative were released on the SSC website on 
18 September 2018, under Strengthening Proactive Release Requirements here: 
https:/ ssc.govt.nz/resources/proactive-releases/.  
Please find enclose the documents listed in the table below which contain updates on the State 
sector’s progress in enhancing their OIA practices. 

Item 
Date 
Document Description 
Decision 
Memo to the State Services Commissioner 
Released in Full 
11 
24 July 2017 
Official Information Capability Assessment Tool 
12 
20 December 2017  SSC Report: OIA Statistics Collection 
Released in Part 
13 
20 December 2017  Open Government Holiday Reading Pack 
Released in Part 
Aide Memoire Official Information Act: Overview 
14 
16 March 2018 
of Changes Since Law Commission (2012) and  Released in Full 
Ombudsman (2015) Reports 
I have decided to release the relevant parts of the documents listed above, subject to 
information being withheld under one or more of the following sections of the OIA, as applicable: 

section 9(2)(a) – to protect the privacy of natural persons, including deceased people

section 9(2)(f)(iv) –  to maintain the current constitutional conventions protecting the
confidentiality of advice tendered by Ministers and officials
Similarly, some of the information has been marked as out of scope as it does not fall within the 
scope of your request and the document listed in the table below I am refusing under section 
18(d) on the grounds that this information is publicly available at the link provided for in the table. 
Item  Date 
Document Description 
Website link 
SSC Aide Memoire Meeting with Chief 
15  20 February 2019  Ombudsman and Australian Information  https://ssc.govt.nz/assets/
and Access Commissioners 
Legacy/resources/ 
Current work programme on the OIA 
Dame Beverley made a number of insightful recommendations for how government can improve 
its performance and improve public confidence in how we comply with the Act. This is a theme 
that came through strongly in the submissions made by civil society during the development of 
Open Government Partnership National Action Plans 2016-2018 and 2018-2020. 
One commitment in the most recent NAP was for the Ministry of Justice to test the merits of the 
review of the OIA. The Ministry of Justice, as the Ministry responsible for administering the OIA, 
has prepared advice to its Minister on this commitment. We are aware that the Ministry has 
replied to you directly on that matter.  
Both the SSC and the Of ice of the Ombudsman have been working to improve the information 
and guidance on the OIA for both citizens and government agencies, and the SSC has been 
supporting agencies to proactively make more information available. The  SSC guidance on 
proactive release can be found at: OIA Guidance for agencies. 
As noted above, the SSC’s programme of work has been focused on assisting agencies to 
assess and build on their own capacity and capability, with the work programme informed via 
the OGP commitments and primarily progressed via the Official Information Forum (previously 
called the OIA Forum). 
The Official Information Forum provides an opportunity for agency leaders and practitioners to 
come together to discuss official information practices, issues and to learn from each other. 
Documents from previous Forums can be found at: ht ps://ssc.govt.nz/resources/oia-forum/. 


A draft provisional programme for the Forum in 2020 is currently being developed by an agency 
reference group and is expected to be confirmed during February 2020. That provisional 
programme wil  be published once confirmed. 
Proactive release is expected to feature prominently again in the 2020 forum programme 
currently being developed, in both a new stream of events for “new practitioners”, and the 
mainstream for Forum events. 
Potential areas for additional or updated agency guidance in 2020 are currently being 
considered. 
OIA Statistics 
Government agencies are commit ed to openness and transparency in the provision of public 
services to New Zealanders. The OIA gives New Zealanders the right to access information and 
is important for ensuring government is open and transparent. 
The SSC publishes Official Information Act (OIA) statistics covering Crown entities and 
government departments subject to the OIA every six months. The next release of statistics is 
currently scheduled for 4 March 2020. 
The OIA Statistics for the State services can be found at https:/ ssc.govt.nz/resources/official-
information-statistics/. 
You may also be interested to know that the Chief Ombudsman launched a new inquiry into 
whether central government agencies have addressed any weaknesses identified in this 
investigation 
five years ago. More information can be found here: 
https:/ www.ombudsman.parliament.nz/news/chief-ombudsman-revisits-not-game-hide-and-
seek 
If you wish to discuss this decision with us, please feel free to contact 
[email address]. 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz  or 
freephone 0800 802 602. 
Please note that we intend to publish this letter (with your personal details removed) and 
enclosed documents on the State Services Commission’s website. 
Yours sincerely 
Nicky Dirks 
Managing Principal – Ministerial Services 
State Services Commission 

Document Outline