This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Insight into national geospatial leadership and geospatial standards development and promotion'.


ACT
Consultation Document 
Location Information 
29 May 2017
INFORMATION 
RELEASED UNDER 
THE OFFICIAL 


 
 
 
 
 
 
 
ACT
UNDER 
INFORMATION 
RELEASED 
OFFICIAL 
THE 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  2 

link to page 4 link to page 5 link to page 6 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 16 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 19
 
 
 
 
 
Contents  
 
1
Introduction .............................................................................. 4 
 
2
Background and context ........................................................... 5 
 
3
The Case for Change ................................................................. 6 
3.1 
Design Principles .......................................................................... 7 
 
4
Proposal .................................................................................... 8 
4.1 
Current Functional Structure ......................................................... 8 
ACT
4.2 
Proposed Functional Structure ....................................................... 9 
4.3 
Functions and Responsibilities ....................................................... 9 
4.3.1 
Sector Data Programmes (SDP) ..................................................... 9 
4.3.2 
Geodesy and Geospatial Development .......................................... 10 
4.3.3 
Data Services ............................................................................ 10 
4.3.4 
Integrated Property Services (IPS) and Addressing Programme ....... 11 
4.3.5 
Topography ............................................................................... 11 
4.3.6 
Hydrography ............................................................................. 11 
UNDER 
4.3.7 
Business Management ................................................................ 11 
4.3.8 
Business Innovation Group (BIG) ................................................. 11 
4.4 
Impact on current positions ......................................................... 12 
4.4.1 
Impact on current positions ......................................................... 12 
4.4.2 
New positions ............................................................................ 12 
4.4.3 
Overview of purpose of each proposed new role ............................. 12 
4.4.4 
Impact on other roles ................................................................. 13 
INFORMATION 
4.4.5 
Other impacts of this proposal ..................................................... 14 
4.5 
Position descriptions ................................................................... 14 
 
5
Next steps ............................................................................... 14 
5.1
RELEASED 
 
Process for consultation .............................................................. 14 
5.2 
Indicative Timeframe .................................................................. 14 
5.3 
Support for Staff ........................................................................ 14 
 
6
Process for change management ............................................ 15 
OFFICIAL 
6.1 
Coverage .................................................................................. 15 
6.2 
Announcement of new structure .................................................. 15 
6.3 
Reconfirmation .......................................................................... 15 
6.4 
Reassignment ............................................................................ 16 
6.5 
Redeployment ........................................................................... 16 
THE 
6.6 
Review process .......................................................................... 16 
6.7 
Advertising and appointment to remaining positions ....................... 17 
6.8 
Other options ............................................................................ 17 
6.9 
Voluntary redundancy ................................................................. 17 
 
7
Appendix 1 – position descriptions ......................................... 19 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  3 

 
 
1
Introduction 
Kia ora koutou 
Firstly, I would like to acknowledge that change is difficult and I know the personal impact it 
has on those individuals affected by the change.  From my own experience, I want to ensure 
this change is managed in a way that provides everyone with as much certainty as quickly as 
possible.  I can assure you, I would never have conducted this process if I wasn’t sure it was 
the  only  way  we  are  going  to  make  the  difference  that  we  need  to  make.    We  have  the 
opportunity of creating something great and making the biggest difference to New Zealand and 
New Zealanders.  I want us to embrace this opportunity with both hands. 
Part of this is creating a step change in the way we lead and influence across the property and 
location  systems.    The  challenge  for  us  is  to  ensure  we  can  shift  and  organise  our  limited 
capability to where we can create the biggest value.  
With  our  Executive  Leadership  Team  in  place,  the  time  is  right  to  consider  how  Location 
Information (LI) can contribute to LINZ’s goals, and what we need in place to do this.  
ACT
The opportunity for Location Information  
There is a real opportunity for Location Information to organise ourselves in a way that will:  
  help deliver on LINZ’s tenfold goal 
  actively respond to changing technology and the change this impacts on our customers, 
now and into the future 
UNDER 
  tell and sell our story with customers and stakeholders 
  connect with the spatial industry more overtly 
  recognise and influence the property and location systems 
  act with a ‘one-LINZ’ voice 
INFORMATION 
This first stage of change to Location Information’s structure is at a high level. Further down 
the track, LI Group Managers (GMs) will consider what is required within their own teams and 
make the necessary changes that will focus our efforts to make the biggest difference for New 
Zealand. 
RELEASED 
Next steps 
As I outlined above, this is not a step I have entered into lightly.  These are difficult decisions 
and I want us to move through this process and create certainty as soon as possible.  Manaaki 
is an important part of my approach to this conversation  – that we take care of and respect 
each other.  
OFFICIAL 
I welcome your thoughts and feedback on the proposals, and I encourage you to speak with 
me directly if you wish to do so.  
 
THE 
Jan Pierce 
Deputy Chief Executive 
Location Information   
 
 
 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  4 


 
 
 
2 Background and context 
 
This document contains proposals for changes to the structure of the Location Information (LI) 
Business Group.  
The priority for LINZ is to build a high performing organisation that is focused on achieving our 
vision, goal and strategic objectives:  
ACT
UNDER 
INFORMATION 
  
 
RELEASED 
To be a high performing organisation means considering:  
  How we work – our systems and processes 
  What we work on – priorities, areas of focus 
OFFICIAL 
  How we organise ourselves – as virtual teams or structurally 
 
We have implemented the new Executive Leadership Team (ELT) structure to help us become 
a high performing organisation.   
THE 
Sector Data Programmes (SDP) transferred to LI as part of this high level change. This was to 
align our work in the geographic data area into one group. 
Each Deputy Chief Executive (DCE) is now considering how best to organise their Groups to 
align and deliver to LINZ’s strategic objectives. Location Information (LI) will be the first Group 
to do this with others to follow.  
 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  5 

 
In developing LI’s direction and proposed structure, we have used Chief Executive, Andrew 
Crisp’s guiding principles which informed the ELT changes. These principles will inform all other 
LINZ changes:  
  Keep it simple – be clear on what we want to achieve and why we are doing it 
  Keep engaged – keep our people and stakeholders engaged and connected at the right time 
  Agility – strengthen our resilience and capability to be agile and work positively in our 
changing environment and context 
  Pace and urgency matter – it is vital that due consideration goes into any actions that result 
and that we implement any change with pace and urgency so that our people have clarity 
and certainty. 
Andrew has been clear that LINZ will need to continue to make adjustments to meet shifting 
demands and environments so that as an organisation we remain agile and prepared for the 
future.  
 
ACT
 
3
The Case for Change 
Unlike most other countries opening up their geographic information, we are in a unique 
position in New Zealand as we are geographically isolated, and have only two levels of 
government (local and central). This means we have to find our own unique way to open up 
geographic information. 
Within LI, a transformation has already begun to move from a products based operating model 
UNDER 
to a digital / data centric model.  What this means right now is that we need to understand 
both our current and future states in terms of functions and capability so that we can maintain 
delivery of core activity while preparing for a future that has a digital default.   
Given the changing demands of our customers and advancing technologies as well as our 
limited capacity it’s critical our efforts are focused on making the biggest difference. We must 
also ensure we are more joined up in the property and location systems and leverage collective 
resources across these systems. 
INFORMATION 
To understand how LI can best address these opportunities, a piece of work was commissioned 
to assist our understanding the current roles, responsibilities and functions in LI. This was the 
Information  Gathering  Exercise  conducted  by  Deidre  Hill.  This  report  presented  LI’s  current 
state  and  posed  a  number  of  questions  to  be  considered  to  ensure  LI  aligns  with  LINZ’s 
RELEASED 
strategic  direction.  Teams  and  individuals  across  LI  were  consulted  in  the  report’s 
development. 
LILT considered the questions this review raised and, in doing so, concluded an LI strategy is 
needed.  The LI strategy will align and connect LI’s individual team strategies and development 
programmes for which we have responsibility, to LINZ’s overall strategic direction.  The intent 
OFFICIAL 
of the LI strategy is very clear with the final wording to be confirmed. The Group need to align 
our structure around making the biggest impact to the power of where and our tenfold goal.  
This change also drew on a review of the Geospatial work programme  completed in 2016 by 
Andy Coote. This review consulted widely both internally and externally. 
THE 
 
 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  6 


 
This change has also considered the  LI strategic environment as outlined below in the LI 
Strategy Picture: 
 
ACT
UNDER   
The  focus  of  this  proposal  is  to  enable  LI  to  help  LINZ  make  the  step  change  required  as  a 
system leader. This means influencing and connecting across the sectors, and being deliberate 
in  the  way  we  work  with  our  partners,  so  that  we  can  create  the  right  conversations  and 
opportunities, and to leverage the expertise and knowledge of others to help achieve our wider 
INFORMATION 
goals.  
 
3.1  Design Principles 
RELEASED 
In addition to the guiding principles used by the CE for his high level change, the following 
design principles have guided the preparation of this change proposal specifically for LI: 
 
The proposed design will enable: 
 
OFFICIAL 
  The biggest positive impact for LINZ’s customers and stakeholders (towards the tenfold 
increase) 
  The best utilisation of the capability and resources across LI  
  The best way to focus our efforts 
THE 
  Clear roles and responsibilities 
  Minimal key person risk and provide for succession planning 
 
 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  7 


 
 
4
Proposal 
We require a structure that will enable LI to focus and align our efforts to deliver LINZ’s 
strategic objectives, enable the Group to work in a more connected way, and maximise LI’s 
capacity and resources.  
The current LI functional structure is outlined below, followed by the proposed functional 
structure.  
As noted earlier, the proposed functional changes are at a high level. Please note that as each 
Group Manager consider their areas and how they best align to achieving our priorities, further 
change is highly likely.  
 
4.1  Current Functional Structure 
ACT
UNDER 
INFORMATION 
RELEASED 
 
OFFICIAL 
 
 
 
 
THE 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  8 


 
4.2  Proposed Functional Structure 
 
ACT
UNDER 
 
INFORMATION 
4.3  Functions and Responsibilities 
4.3.1  Sector Data Programmes (SDP) 
RELEASED 
  Most of the programmes of work for SDP, including MetaData, Smart Cities and Forward 
Works are transitioning or complete.  
  To ensure the geospatial strategy principles are fully integrated into LI’s work, it is 
proposed that other functionality which currently falls under the SDI umbrella are 
focused to provide the most value and aligned to LINZ’s strategic objectives. More 
OFFICIAL 
detail on the proposed changes is outlined below. 
  As a consequence, it is proposed the Sector Data Programmes team be disestablished 
as a separate entity, however this will take time as we work through the transition of 
SDP programmes.  
THE 
  As LI reprioritises its work programme to align with LINZ’s strategic objectives there is 
no longer a need for single point of leadership for SDI. The focus of the leadership 
needs to be where it can provide the most value and the geospatial strategy principles 
would be integrated across LI. Therefore, it is proposed that the role of Chief Steward 
National SDI is disestablished.    
  However, as there will be residual programme management work to be completed, it is 
proposed that the Group Manager Sector Programmes role would be retained until 
approximately October 2017.  Consequently, it is proposed that the Customer Insights 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  9 

 
team continues to report to the Group Manager Sector Data Programmes role.  This 
would also provide the opportunity for the DCE Strategy and Stewardship to review 
requirements for her business group, including the assessment of needs in relation to a 
customer insights function. 
 
4.3.2  Geodesy and Geospatial Development  
  It is proposed that the Geodesy and BIG team becomes the Geodesy and Geospatial 
Development team to enhance the system leadership of positioning and innovative 
thinking in the geospatial area and reflect the new functions of, Innovation and 
Resilience, and the incorporation of the Research (CRC-SI) and Geospatial Capability 
functions from SDP. 
  Innovation would focus on new technologies, testing the things we do now and our 
plans for the future. Technology is moving fast and we need to be attuned to this 
change and look for the best opportunities. This function would have an across LI view. 
 
ACT
  Resilience is one of LINZ’s organisational strategic objectives. The aim of this function 
would be to continue scoping the resilience work, identifying opportunities and working 
closely with stakeholders. The focus of this work would be on the four R’s - Research, 
Response, Recovery and Reduction. This function would have an across LI view. 
Therefore, a new role, Manager Resilience is proposed. 
 
  As the Research function needs to be closely aligned with the Innovation function it is 
proposed that it transfers from Sector Data Programmes to become part of Geodesy 
and Geospatial Development. For similar reasons, it is proposed that the Geospatial 
UNDER 
Capability function also becomes part of Geodesy and Geospatial Development to 
enable working closely and alignment with both the Research and Innovation functions. 
 
4.3.3  Data Services 
INFORMATION 
  It is proposed Data Services enhances our system understanding of data customers, 
connecting with industry and supporting others to use geospatial information internally 
and publishing LINZ and other’s geospatial data. It will expand its remit focusing on a 
wider delivery of data across the system and spatial industry. 

RELEASED 
 
To reflect the above changes, it is proposed to combine the functions of Business 
Partnerships, currently with Data Services, and Engagement within Sector Data 
Programmes, and to incorporate the Interoperability and Standards function from the 
SDP team into Data Services.  
  Business Partnerships and Engagement would focus on opportunities for LI by looking 
OFFICIAL 
at the experience of our customers - bringing the users voice to the work we do, 
cultivating how we can better work together. It would aim to provide a consultancy 
service between government agencies that have a geospatial need. 
 
  With Data Services widening its remit across the property and location systems to 
THE 
ensure alignment of work, it is a logical fit for the Interoperability and Standards 
function to transfer from the Sector Data Programmes team. 
  It is proposed that further work to determine how these functions would operate is 
required as Data Services takes on this proposed wider remit of work. This would be 
completed by the Group Manager later in the year. 
 
 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  10 

 
 
4.3.4  Integrated Property Services (IPS) and Addressing 
Programme 
  To enhance our contribution to the property system, it is proposed the Integrated 
Property Services (IPS) and Addressing Programme be confirmed as permanent to 
reflect LINZ’s commitment to enabling decisions around property and land use be 
informed by quality, easily accessible and linked property information.   
  One of LINZ’s strategic objectives is to ‘Unlock the value of property’ and it is proposed 
this team would play a key role to increase the value in the property system. 
  There is a natural fit for work relating to Integrated Property Services and Addressing to 
be undertaken within the team to make use of capability and to minimise duplication of 
effort.  As a consequence, it is proposed that the Addressing team would move from the 
Topography and Addressing team into the IPS and Addressing team. 
4.3.5  Topography 
ACT
  It is proposed to provide a wider focus for our Mapping team, Mapping 2025 will 
seamlessly map New Zealand, from Aoraki/Mt Cook to the Continental Shelf, to 
contribute to New Zealand’s economic, social and cultural prosperity. This will require a 
system approach to our mapping. 
  It is also proposed to bring together Imagery, historic imagery and lidar into one 
function, Remote Sensing, which would be part of Topography. The coordination of 
imagery is similar to lidar, and they have similar stakeholders. This function sits well 
UNDER 
with Topography with a focus on mapping the terrain.  
  As a consequence of these, and moving addressing to the IPS and Addressing team, it 
is proposed that the roles of Group Manager Topography and Addressing, and Manager 
Location Data be disestablished. 
4.3.6  Hydrography 
INFORMATION 
  There are no proposed changes to Hydrography in this proposal. However there are 
plans in the near future to recruit a Manager Marine Geospatial Data and Products, 
which is a re-definition of  the currently vacant Manager Chart Production role to make 
it more fit for purpose for future needs role. 
RELEASED 
4.3.7  Business Management 
  As suggested above in other areas, it makes sense to group together functions which 
need to work closely together.  Consequently, the proposal is to expand the work of 
Business Management to include business case development for LI as well as planning, 
OFFICIAL 
reporting and providing advice and support to DCE and LILT. This function will provide a 
closer connection with Corporate. 
4.3.8  Business Innovation Group (BIG) 
 THE 
 
It is proposed that the BIG team members permanently move to the new functions of 
Addressing Programme, Business Management, Remote Sensing and Resilience, as 
outlined above, rather then support them from a central team. Therefore, it is proposed 
the BIG team is disestablished as an entity.  
 
 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  11 

 
 
4.4  Impact on current positions 
4.4.1  Impact on current positions 
 
Position  
Proposed Change 
Group 
Manager 
Topography 
and  Disestablish role  
Addressing  
Group 
Manager 
Sector 
Data  Disestablish role  
Programmes (SDP)  
Manager Location Data  
Disestablish role  
Chief Steward National SDI  
Disestablish role  
ACT
 
4.4.2  New positions 
Position  
Change 
Group  Manager  Integrated  Property  Services  and  New role 
Addressing  
UNDER 
Group Manager Topography  
New role 
Manager Resilience  
New role 
 
Details  of  the  overview  for  each  new  position  and  the  capabilities  required  follow.    Proposed 
position descriptions for each role are in Appendix 1.   
INFORMATION 
 
4.4.3  Overview of purpose of each proposed new role  
RELEASED 
  Group Manager Integrated Property Services and Addressing – leads the 
development of the Integrated Property Services programme and Addressing from a 
future based perspective to enable opportunities to be taken as they arise for LINZ and 
across the whole property and location systems. 
  Group Manager Topography – leads the delivery of the Topographic work 
OFFICIAL 
programme in order to realise the topographic strategy and provides the focus for 
realising Mapping 2025.  
  Manager Resilience – leverages both LINZ’s and other core specialist geographical 
capabilities and the datasets to lead and drive LINZ’s programme of work to improve 
THE 
New Zealand’s resilience to natural events. They work collaboratively across LINZ and 
beyond to determine what needs to be done and how to bring others with us to achieve 
our strategic goal. 
 
 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  12 

 
 
4.4.4  Impact on other roles 
Position  
Proposed Change 
Team 
Manager 
Addressing 
and  Change  of  reporting  line.    It  is  proposed  the 
Electoral Advisor 
Addressing  team  move  from  Topography  and 
Addressing  to  IPS  and  Addressing  to  align  this  work 
programme.  Proposed  new  reporting  line  to  Group 
Manager Integrated Property Services and Addressing. 
Senior Technical Leader  
Change  of  reporting  line.  Position  proposed  to  move 
from  Business  Innovation  Group  (BIG)  to  Topography 
given  its  focus  on  Remote  Sensing.  Proposed  new 
reporting line to Group Manager Topography. 
Senior Technical Business Advisor  
Change  of  reporting  line.  Position  proposed  to  move 
from  BIG  to  Integrated  Property  Services  (IPS)  and 
ACT
Addressing  Team  given  its  focus  on  the  Addressing 
business  case.  Proposed  new  reporting  line  to  Group 
Manager IPS and Addressing. 
Senior Technical Business Advisor  
Change  of  reporting  line.  Position  proposed  to  move 
from  BIG  to  Business  Management  given  its  focus  on 
business  case  development.  Proposed  new  reporting 
line to Business Manager. 
Business Manager  
The Business Management remit is proposed to widen 
UNDER 
to  include  business  case  development.  One  direct 
report  proposed  to  transfer  from  BIG  to  Business 
Management.  Senior  Technical  Business  Advisor 
proposed to report to this role.  
Technical Leader 
Change  of  reporting  line.  Position  proposed  to  move 
from  BIG  to  the  Resilience  function  in  Geodesy  and 
Geospatial  Development,  given  its  current  focus  on 
INFORMATION 
Resilience  in  BIG.  Proposed  new  reporting  line  to 
Manager Resilience. 
SDI Technical Leader (3 positions) 
One  position  proposed  to  move  from  SDP  to  IPS  and 
Addressing,  given  its  focus  on  property  data  and 
addressing.  Proposed  new  reporting  line  to  Group 
RELEASED 
Manager IPS and Addressing.  
The  remaining  two  positions  proposed  to  move  from 
SDP  to  Data  Services  as  they  are  focused  on 
Interoperability  and  Standards.  Proposed  new 
reporting line to GM Data Services. 
OFFICIAL 
SDI Engagement Leader 
Confirm role as open term position. Currently filled on 
fixed  term.  Position  proposed  to  move  into  the 
Business Partnerships and Engagement function within 
Data Services. Proposed new reporting line to GM Data 
THE 
Services. 
Director CR-CSI  
Change  of  reporting  line.  Position  proposed  to  move 
from  SDP  to  the  Research  function  in  Geodesy  and 
Geospatial  Development.  Proposed  new  reporting  line 
to Chief Geodesist. 
Principal Analyst  
Change  of  reporting  line.  Position  proposed  to  move 
from  SDP  to  the  Geospatial  capability  function  in 
Geodesy  and  Geospatial  Development.  Proposed  new 
reporting line to Chief Geodesist. 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  13 

 
 
4.4.5  Other impacts of this proposal 
We will need to continue to make adjustments to meet shifting demands and environments in 
order to remain agile and prepared for the future. This is the first step for Location 
Information.  
 
4.5  Position descriptions 
All new position descriptions are outlined in Appendix 1. 
 
 
5 Next steps 
ACT
5.1  Process for consultation 
All  feedback  to  be  sent  to  [email address]  by  5.00pm  on  08  June  2017.    Please  use 
“Feedback on the LI consultation document” in the subject line.   
 
5.2  Indicative Timeframe  UNDER 
The following is an indicative timeframe for key activities of this consultation and decision 
making process. You will be kept up to date with progress and any changes to the dates. 
Date 
Activity 
29 May 2017 
Meetings with interested parties – including PSA 
29 May 2017 
Consultation document provided to Location Information 
INFORMATION 
08 June 2017 
Consultation closes 
09 – 14 June 2017 
Feedback analysed  
15 June 2017 
Final decision made and signed off 
15 June 2017 
Impacted staff advised and PSA communicated with 
16 June 2017 
Final decision communicated  
RELEASED 
 
5.3  Support for Staff 
It is acknowledged that change can be unsettling. If you have any professional or personal 
concerns that arise as a result of this process, you are welcome to discuss them with Jan 
OFFICIAL 
Pierce, DCE, or Lyndsey Gilbert in HR.   
If you believe you would benefit from independent confidential support you are reminded that 
the Employee Assistance Programme (Vitae) is available to you at any time for confidential 
counselling or other assistance. 
THE 
Their contact details are: 
Phone – 0508 664 981 
Email – [email address] 
If you need any further clarity, you are welcome to speak to Lyndsey Gilbert in HR. 
 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  14 

 
 
6 Process for change management 
This process operates in accordance with the principles of good faith and the provisions of LINZ 
employment agreements.  Where any conflict arises between this process and an employment 
agreement, then the provisions of the applicable employment agreement would prevail.  
6.1 
 Coverage 
This process is applicable to all open term (permanent) staff.   
 
Fixed term and seconded staff members who may be impacted by the alignment, would be 
consulted with in good faith.  Where their work is not impacted by the alignment, the 
employee’s fixed term/secondment would continue in accordance with the term of the 
agreement.  If the fixed term/secondment is no longer required because of the alignment, the 
employment/secondment agreement would be terminated in accordance with the provisions of 
that agreement. 
ACT
6.2 
Announcement of new structure 
Following the announcement of final decisions, employees will be formally notified by letter of 
the impact the decision has on their substantive position and the implication for them 
personally.  Only staff members deemed “affected” will be subject to the steps outlined below. 
 
For clarity, a staff member will not be “affected” by change if the only change is a reporting 
UNDER 
line change, position title, and/or a small change for the purpose of realigning their position.  
In these cases, they will be confirmed in their position. 
6.3 
Reconfirmation 
The first step in assigning staff members to the new positions is reconfirmation.   
 
INFORMATION 
Reconfirmation occurs when duties of the new position are substantially similar to the duties of 
the staff member’s current position, taking into account: 
 
  general scope and responsibilities 
  skills, knowledge and experience required 
RELEASED 
  location of the position (i.e. based in the same city) 
 
In addition, the salary must be the same, and terms and conditions of employment no less 
favourable. 
 
The process starts with a comparison being made between the new position and what the staff 
OFFICIAL 
member currently does.  This is done on the basis of the old and new position descriptions.   
 
If there is one clear staff member who is able to be reconfirmed in a position, then that staff 
member will be reconfirmed into the position.  If there are more staff members who could be 
reconfirmed than the number of positions available in the new structure, those employees will 
THE 
be required to go through a contestable, merit based, selection process to determine who will 
be reconfirmed. 
 
Staff members will be advised in writing that they have been reconfirmed.  Once reconfirmed, 
the employee is no longer affected and the process for them ends here.  
 
Staff members who have not been reconfirmed would be considered for reassignment.  
  
 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  15 

 
6.4 
Reassignment 
Reassignment means placement into a different, but suitable position.  Assessment of a 
suitable position will be made by matching skills, knowledge, experience and abilities of the 
staff member with the requirement of the position, taking into consideration the potential for 
retraining on new or unfamiliar aspects of the position (generally this would not exceed three 
months duration).   The terms and conditions will be no less favourable and the location will be 
the same.  (If the location is different, then reassignment will only be made with the staff 
member’s agreement.) 
 
Staff members may be asked to submit an Expression of Interest (EOI) to indicate their 
preferences for a position(s) to be considered for reassignment to, or they may just be 
reassigned to a position where it is clear they are suitable for the position, and there are no 
other affected staff members who would also be suitable for the position. 
 
Where a staff member is asked to submit an EOI they can express an interest in more than 
one position.  It is possible that one position may have multiple staff members expressing an 
interest.       
ACT
 
A panel generally comprising of the reporting line manager, an HR representative, and another 
LINZ manager from a different business group, will assess the information provided in the 
expression of interest and make a merit based decision.  An interview process and personal 
files including performance assessments may be used to provide the panel with additional 
information before decisions are made.  Any preferences indicated by the staff members will 
be taken into consideration by the panel, however it is possible that they may not be 
reassigned to their first or any of their preferences, and they may be reassigned to a position 
they have not indicated. 
UNDER 
 
Where a staff member is deemed to be suitable for reassignment, they will be offered that 
reassignment in writing for their consideration. 
 
If a staff member declines an offer of reassignment to a suitable position, they will not be 
eligible for severance compensation and if they do not secure another position in the 
organisation, they will be regarded as having resigned.  
INFORMATION 
 
Once reassigned, the staff member is no longer affected and the process for them ends here. 
6.5 
Redeployment 
RELEASED 
Staff members who have not been reconfirmed or reassigned can be considered for 
redeployment to another position in the new structure or the wider organisation.   
 
Redeployment occurs where the alternative position is significantly different to the employee’s 
current position and may require different skills, knowledge, experience and abilities.  The staff 
OFFICIAL 
member would need to be able to demonstrate that they have the required skills, knowledge, 
experience and abilities to undertake the position, as well as the potential for retraining on any 
new or unfamiliar aspects of the position (generally not exceeding three months duration).  
The position may have different terms and conditions of employment including remuneration 
and location.  In this situation, where a staff member is offered redeployment, their terms and 
THE 
conditions of employment may be subject to negotiation between themself and LINZ. 
 
A staff member may decline an offer of redeployment without forfeiting their entitlement to 
redundancy / severance compensation. 
 
6.6 
Review process 
If an affected staff member disagrees with the outcome of the reconfirmation or reassignment, 
that staff member is entitled to have the process reviewed. 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  16 

 
 
The staff member must advise the Manager Human Resources in writing within five working 
days of receiving notification of the outcome, setting out the reasons for disagreement.   
 
Each review will be addressed and resolved individually with the staff member concerned (and 
his/her representative). A staff member who requests a review will be invited to clarify their 
concerns, to ensure a complete picture is given.  The original assessment determining a 
reconfirmation or reassignment will be reviewed by the appropriate delegated authority to take 
into account the new information. 
6.7 
Advertising and appointment to remaining 
positions 

An appointment process is used for positions that are still vacant after reconfirmation and 
reassignment processes are completed.  These vacancies will be advertised internally and 
externally and any person, not just those affected, will be able to apply. 
 
ACT
In some circumstances there may be positions in the new structure which LINZ may wish to 
open up immediately to other internal and external candidates through an appointment 
process.  This will generally only occur where: 
  the position is more senior than any of the existing affected positions; or 
 
  it is a specialty position requiring particular qualifications, skills, experience and abilities 
which no affected employees have demonstrated in previous positions; or 
 
UNDER 
  it is a position of strategic important to LINZ such that it is imperative that the best person 
for the position be appointed 
 
Where LINZ wishes to open up a vacancy immediately to internal and external candidates, this 
will be identified in the proposal for consultation for feedback. 
6.8 
Other options 
INFORMATION 
Any staff member whose position is disestablished and who has not been placed into an 
alternative position will be declared surplus.  Staff members who are in a surplus situation will 
receive this advice in writing and the notice provisions of their employment agreement will 
apply. 
RELEASED 
 
During that time other options will be explored.  This could involve redeployment to another 
position in LINZ or the public sector, leave without pay, or enhanced early retirement.  Options 
would be considered on an individual case-by-case basis between LINZ and the affected staff 
member. 
 
OFFICIAL 
In the event that no other options are found, the staff member will be paid severance / 
redundancy compensation according to the provisions in their employment agreement. 
 
THE 
6.9 
Voluntary redundancy 
Where there is a surplus staffing situation (i.e. there are more affected employees than there 
are positions available in the new structure), an affected staff member may request to be 
considered for redundancy and not take part in a contestable process. 
 
The staff member will be required to submit their request in writing for the Chief Executive to 
consider.  The final decision will rest with the Chief Executive.  Where the request is approved, 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  17 

 
the staff member will be declared surplus and the severance / redundancy compensation 
provisions of their employment agreement will apply. 
 
ACT
UNDER 
INFORMATION 
RELEASED 
OFFICIAL 
THE 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  18 

 
 
7 Appendix 1 – position descriptions 
ACT
UNDER 
INFORMATION 
RELEASED 
OFFICIAL 
THE 
Report Title  |  Objective ID 
Business Group Name  |  Land Information New Zealand © Crown Copyright  |  29 May 2017  |  19 



 
 
Position Description 
Position 
 
Title 
Group Manager IPS and Addressing 
 
Land Information New Zealand 
Business Group 
Location Information 
Reports to  
Deputy Chief Executive, Location Information 
Location 
Wellington  
 
Organisational Context 
ACT
 
Land Information New Zealand (LINZ) is a New Zealand government department responsible 
for land titles, geodetic and cadastral survey systems, topographic information, 
hydrographic information, managing Crown property and a variety of other functions. 
 
Over the next ten years, LINZ’s primary purpose will be to create a world-class system 
of integrated, seamless location information.   UNDER 
 
Location Information manages and develops existing and new datasets for core location 
information and releases them for others to use and reuse, while continuing to deliver 
on our core products and services.   
 
 
Position overview and accountabilities 
INFORMATION 
 
 
The Group Manager IPS and Addressing leads the development of the Integrated 
Property Services programme and Addressing from a future based perspective to 
RELEASED 
enable opportunities to be taken as they arise for LINZ and across the whole property 
and location systems 
Group Manager IPS and Addressing role works across Location Information in 
prioritisation, stakeholder engagement, resource management (people and finance), 
talent management and capability building. 
OFFICIAL 
 
Leaders at all levels are expected to take collective responsibility and to work 
horizontally across LINZ to achieve outcomes.   
 
This position is part of the Location Information Leadership Team and is required to 
THE 
work collectively and collegially to take decisions on priorities across the Group ensuring 
resources and capabilities are best used from an organisational perspective.  
 
 
 
 
 
Land Information New Zealand 
 20 


 
 
 
Position overview and accountabilities, continued 
 
   
Key 
This position is accountable for: 
accountabilities 
 
  Determining, shaping and implementing the LINZ 
organisational strategy for addressing and work programme 
for IPS 
  Setting strategic objectives based on known requirements 
and leading the team to meet these objectives through the 
continual monitoring of priorities and performance against 
plan 
  Ensuring best practice, advances in technology, and relevant 
research are available to provide an informed view of 
opportunities and challenges to ELT 
ACT
  Ensuring a long term horizon on what the future holds for 
addressing is maintained, analysing the impact of current 
activities and providing advice to keep LINZ on track 
  Ensuring that ways to improve productivity and output are 
identified and implemented by appropriately planning and 
new processes and technologies  
  Maintaining good communication and information flows within 
IPS and Addressing, and across Location Information to 
ensure that the right people know what is going on 
UNDER 
  Collaborating with other members of the wider Location 
Information  leadership team to champion and implement 
core LINZ strategies  
  Actively managing the capture, dissemination and transfer of 
knowledge and skills in IPS and addressing to facilitate 
valuable institutional knowledge being collected, recorded, 
shared with and accessible to others, both internally and 
externally  
INFORMATION 
  Providing the direction for and driving the future development 
of Topography based on a well maintained knowledge of the 
sector across government, nationally and internationally 
  Working across Location Information on planning and 
prioritisation, stakeholder engagement, resource 
RELEASED 
management (people and finance), talent management and 
capability building with other members of the Location 
Information Leadership team 
  Ensuring current and future staffing to deliver against the 
business plan and contributing to strategies to close any gaps 
OFFICIAL 
  Ensuring that the performance of staff is proactively 
managed using the performance management framework and 
that any necessary corrective action required is proactive and 
provided through coaching and/or process improvement 
  Ensuring frameworks and processes to facilitate valuable 
institutional knowledge being collected, recorded, shared with 
THE  and accessible to others are available 
  Coaching and mentoring direct reports, ensuring they are 
undertaking on-going professional development activities 
  Effective management of people and finances, including 
workforce planning and financial forecasting 
 
 
 
 
Land Information New Zealand  
21 
 


 
 
 
Relationships 
 
 
Direct reports 
  To be confirmed 
 
 
Key working 
The Group Manager IPS and Addressing needs to have strong 
relationships 
working relationships with: 
 
  Executive Leadership team 
  IPS stakeholders 
  Other leaders across LINZ 
  Corporate business partners 
ACT
 
Person specification 
 
 
Qualifications 
  A relevant tertiary qualification 
and experience 
  Understanding and experience of working with corporate 
governance frameworks 
UNDER 
  Experience of business planning 
  Previous successful leadership of a team 
  Ideally technical understanding of GIS and/or remote sensing   
  Understanding and experience of public sector planning 
cycles, requirements and obligations  
 
 
INFORMATION 
 
Competencies 
 
LINZ has a Leadership Success Framework in place to describe the behaviours required 
RELEASED 
for the organisation to be successful.  These behaviours are all requested of our leaders 
to some degree.   
 
The following having been identified as being critical to the success of this position: 
 
Competencies to be confirmed 
OFFICIAL 
 
 
 
 
Band  
TBC 
THE 
ANZSCO code 
139999 
Financial Delegation 
TBC 
HR Delegation 
TBC 
Position Description 
May 2017 
last updated 
 
Land Information New Zealand  
22 
 



 
 
Position Description 
Position 
 
Title 
Group Manager Topography 
 
Land Information New Zealand 
Business Group 
Location Information 
Reports to  
Deputy Chief Executive, Location Information 
Location 
Wellington  
 
Organisational Context 
ACT
 
Land Information New Zealand (LINZ) is a New Zealand government department responsible 
for land titles, geodetic and cadastral survey systems, topographic information, 
hydrographic information, managing Crown property and a variety of other functions. 
 
Over the next ten years, LINZ’s primary purpose will be to create a world-class system 
of integrated, seamless location information.   UNDER 
 
Location Information manages and develops existing and new datasets for core location 
information and releases them for others to use and reuse, while continuing to deliver 
on our core products and services.   
 
 
Position overview and accountabilities 
INFORMATION 
 
 
The Group Manager Topography leads the delivery of the topographic work programme 
in order to realise the topographic strategy and provides the focus for realising Mapping 
RELEASED 
2025.  
Group Manager Topography role works across Location Information in prioritisation, 
stakeholder engagement, resource management (people and finance), talent 
management and capability building. 
 
OFFICIAL 
Leaders at all levels are expected to take collective responsibility and to work 
horizontally across LINZ to achieve outcomes.   
 
This position is part of the Location Information Leadership Team and is required to 
work collectively and collegially to take decisions on priorities across the Group ensuring 
THE 
resources and capabilities are best used from an organisational perspective.  
 
 
 
Land Information New Zealand 
 23 


 
 
 
Position overview and accountabilities, continued 
 
   
Key 
This position is accountable for: 
accountabilities 
 
  Determining, shaping and implementing the topographic work 
programme in order to realise the topographic strategy 
  Setting strategic objectives based on known requirements 
and leading the team to meet these objectives through the 
continual monitoring of priorities and performance against 
plan 
  Ensuring best practice, advances in technology, and relevant 
research are available to provide an informed view of 
opportunities and challenges to ELT 
  Ensuring a long term horizon on what the future holds for 
ACT
topography is maintained, analysing the impact of current 
activities and providing advice to keep LINZ on track 
  Ensuring that ways to improve productivity and output are 
identified and implemented by appropriately planning and 
new processes and technologies  
  Maintaining good communication and information flows within 
Topographic, and across Location Information to ensure that 
the right people know what is going on 
  Collaborating with other members of the wider Location 
UNDER 
Information  leadership team to champion and implement 
core LINZ strategies  
  Actively managing the capture, dissemination and transfer of 
knowledge and skills in topography to facilitate valuable 
institutional knowledge being collected, recorded, shared with 
and accessible to others, both internally and externally  
  Providing the direction for and driving the future development 
of Topography based on a well maintained knowledge of the 
INFORMATION 
sector across government, nationally and internationally 
  Working across Location Information on planning and 
prioritisation, stakeholder engagement, resource 
management (people and finance), talent management and 
capability building with other members of the Location 
RELEASED 
Information Leadership team 
  Ensuring current and future staffing to deliver against the 
business plan and contributing to strategies to close any gaps 
  Ensuring that the performance and productivity of staff is 
proactively managed using the performance management 
OFFICIAL 
framework and that any necessary corrective action required 
is proactive and provided through coaching and/or process 
improvement 
  Ensuring frameworks and processes to facilitate valuable 
institutional knowledge being collected, recorded, shared with 
and accessible to others are available 
THE    Coaching and mentoring direct reports, ensuring they are 
undertaking on-going professional development activities 
  Effective management of people and finances, including 
workforce planning and financial forecasting 
 
 
 
Land Information New Zealand  
24 
 


 
 
 
Relationships 
 
 
Direct reports 
  To be confirmed 
 
 
Key working 
The Group Manager Topography needs to have strong working 
relationships 
relationships with: 
 
 
  Executive Leadership team 
  Topographic stakeholders 
  Other leaders across LINZ 
  Corporate business partners 
ACT
 
Person specification 
 
 
Qualifications 
  A relevant tertiary qualification 
and experience 
  Previous successful leadership of a team 
  Ideally technical understanding of geospatial, mapping, GIS 
UNDER 
and/or remote sensing 
  Understanding and experience of working with corporate 
governance frameworks 
  Understanding and experience of public sector planning 
cycles, requirements and obligations  
 
 
INFORMATION 
Competencies 
 
LINZ has a Leadership Success Framework in place to describe the behaviours required 
for the organisation to be successful.  These behaviours are all requested of our leaders 
RELEASED 
to some degree.   
 
The following having been identified as being critical to the success of this position: 
 
Competencies to be confirmed 
 
OFFICIAL 
 
 
 
Band  
TBC 
THE 
ANZSCO code 
139999 
Financial Delegation 
TBC 
HR Delegation 
TBC 
Position Description 
May 2017 
last updated 
 
 
Land Information New Zealand  
25 
 



 
 
Position Description 
Position 
 
Title 
Manager Resilience 
 
Land Information New Zealand 
Business Group 
Location Information 
Reports to  
Chief Geodesist 
Location 
Wellington  
 
Organisational Context 
ACT
 
Land Information New Zealand (LINZ) is a New Zealand government department responsible 
for land titles, geodetic and cadastral survey systems, topographic information, 
hydrographic information, managing Crown property and a variety of other functions. 
 
Over the next ten years, LINZ’s primary purpose will be to create a world-class system 
of integrated, seamless location information.   UNDER 
 
Location Information manages and develops existing and new datasets for core location 
information and releases them for others to use and reuse, while continuing to deliver 
on our core products and services.   
 
 
Position overview and accountabilities 
INFORMATION 
 
 
The Manager Resilience leverages both LINZ’s and other core specialist geographical 
capabilities and the datasets to lead and drive LINZ’s programme of work to improve 
RELEASED 
New Zealand’s resilience to natural events. They work collaboratively across LINZ and 
beyond to determine what needs to be done and how to bring others with us to achieve 
our strategic goal. 
 
Leaders at all levels are expected to take collective responsibility and to work 
horizontally across LINZ to achieve outcomes.   
OFFICIAL 
 
This position is part of the Geodesy and Geospatial Development Leadership Team and 
is required to work collectively and collegially to take decisions on priorities across the 
team and wider business group ensuring resources and capabilities are best used from 
an organisational perspective.  
THE 
 
 
 
 
Land Information New Zealand 
 26 


 
 
 
Position overview and accountabilities, continued 
 
   
Key 
This position is accountable for: 
accountabilities 
 
  Providing leadership and direction to the Resilience strategic 
objective. 
  Identifying, prioritising and driving the work necessary to be 
done so that LINZ’s role in resilience to natural events is 
defined and can be communicated  
  Collaborating within LINZ and externally so that datasets that 
need to have their quality improved are prioritised for action 
  Connecting with other stakeholders in the resilience area to 
maintain an holistic view of what LINZ may need to do now 
and into the future with regard to core datasets we hold ACT
  Maintaining relationships with key stakeholders, both 
nationally and internationally, to better understand both what 
their needs are and how LINZ may be able to leverage their 
capability 
  Providing trusted advice for input into national and 
international plans and programmes for resilience 
  Working with others to support their involvement in national 
resilience programmes. 
  Ensuring LINZ is supported to deliver it’s resilience datasets 
UNDER 
and programmes. 
  Working across LINZ to support business planning and 
prioritisation processes 
  Engaging with the New Zealand geospatial community to 
provide information and improved understanding of the value 
of data to support resilience 
  Maintaining knowledge on international resilience initiatives 
and associated best practices and trends to ensure provision 
INFORMATION 
of up to date technical advice 
  Ensuring New Zealand is appropriately represented in 
resilience international geospatial forums  
  Building a sense of common purpose, engagement and 
commitment within their own team and across LI and LINZ 
RELEASED 
  Developing team capability through coaching, mentoring, 
development planning and actively sharing knowledge and 
expertise 
  Determining and managing the work programme in 
collaboration and driving results by delegating appropriately 
OFFICIAL 
 
 
 
 
THE 
Land Information New Zealand  
27 
 


 
 
 
Relationships 
 
 
Direct reports 
  Technical Leader 
 
 
Key working 
The Manager Resilience needs to have strong working 
relationships 
relationships with 
 
 
  Executive Leadership Team (ELT) 
  Location Information Leadership Team (LILT) 
  Geodesy and Geospatial 
  NZ geospatial community, including the New Zealand Chapter 
ACT
of the Spatial Industries Business Association (SIBA) and the 
New Zealand Institute of Surveyors (NZIS) Spatial Sciences 
group. 
  International agencies (eg, Australia and New Zealand Land 
Information Council (ANZLIC),  Cooperative Research Centre 
for Spatial Information (CRC-SI), United Nations Geospatial 
Group Information Management (UNGGIM) 
  Other leaders across LINZ 
  Corporate business partners 
UNDER 
 
Person specification 
 
 
Qualifications 
  Expertise in, and successful practical implementation of,  
INFORMATION 
and experience 
geospatial data, infrastructures and data management 
principles generally 
  Understanding and experience in the Resilience area 
  Credibility and respect within the geospatial community for 
presenting an informed and balanced view 
  Demonstrated experience working collaboratively with 
RELEASED 
multiple stakeholders across a range of disciplines or sectors 
  Articulates and presents decisions and the reasoning behind 
them to the wider community with conviction and clarity 
 
 
OFFICIAL 
 
Competencies 
 
LINZ has a Leadership Success Framework in place to describe the behaviours required 
THE 
for the organisation to be successful.  These behaviours are all requested of our leaders 
to some degree.   
 
The following having been identified as being critical to the success of this position: 
 
Competencies to be confirmed 
 
 
Land Information New Zealand  
28 
 


 
 
 
 
Band  
TBC 
ANZSCO code 
1399999 
Financial Delegation 
TBC 
HR Delegation 
TBC 
Position Description 
May 2017 
last updated 
 
 
 
ACT
UNDER 
INFORMATION 
RELEASED 
OFFICIAL 
THE 
Land Information New Zealand  
29