Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
 
 
INTRODUCTION 
 
Purpose of the 
The Emergency Preparedness And Response Manual (EPARM) 
EPARM 
outlines emergency preparedness and response procedures for 
Auckland District Health Board (Auckland DHB).   
The EPARM is the operational component of the Health Emergency 
Plan (HEP) and aligns with the tactical response component for the 
Incident Management Team (IMT) set out in the Major Incident Plan 
(MIP).  The relationship of the plans is shown at Figure 1 on page 2.  
It is designed to be read in conjunction with the Emergency 
Response Flipchart (these should be co-located with the EPARM) 
and Unit Specific Emergency Plans (USEPs) – see Section 15. 
 
EPARM Aim 
The aim of the EPARM is to provide general guidance for all staff to 
assist them in preparing for, and responding to, emergency 
situations.   
 
Scope of the 
The EPARM is intended to be read in conjunction with the 
EPARM 
Emergency Response Flipchart and Unit Specific Emergency Plans.  
It provides guidance associated with the immediate response 
actions to an emergency situation. 
 
Structure of the 
The EPARM is divided into sections; each contains the roles and 
EPARM 
responsibilities of individuals or groups during specific events. 
Preparedness strategies are also outlined for key areas, with 
particular focus on individual Unit Specific Emergency Plans 
(USEPs) – see Section 15.   
Brief information on associated Auckland DHB plans are on page 3 
of this Introduction Section. 
 
Auckland DHB 
The EPARM is posted on the Auckland DHB intranet Emergency 
Intranet 
Management Service webpage. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Introduction  
 
Page 1 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
INTRODUCTION 
 
STRATEGIC
Health 
WHY
(Vision &
Emergency
Culture)
Plan
TACTICAL
Major Incident Plan 
WHAT
(Supporting
For use by 
Systems)
Incident Management Team 
EPARM
OPERATIONAL
(Emergency Preparedness 
(Underpinning
And Response Manual)
HOW
This document
Processes)
Includes Unit Specific 
Emergency Plans (USEPs)
  
 
Figure 1: The relationship between Auckland DHB plans and their management levels 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 2 of 6 
 
EPARM Introduction 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
 
 
INTRODUCTION 
 
Associated Plans 
 
Health Emergency 
The Auckland DHB Health Emergency Plan (HEP) has been 
Plan  
developed as a requirement of the Ministry of Health Operational 
(HEP) 
Policy Framework.  A strategic document, it covers business 
 
continuity planning and major issues, it establishes the link with 
Strategic Level 
specific national, regional and local Health Emergency Plans and 
procedures. 
 
Purpose 
The purpose of the HEP is to create a framework within which to 
manage a resilient and sustainable health sector during any 
potential or significant health or civil emergency by ensuring that all 
health services will continue to be delivered to the fullest possible 
extent. 
The HEP incorporates generic Auckland DHB-wide detailed 
information; it does not contain service specific plans but refers to 
them.   
The HEP is posted on the Auckland DHB intranet Emergency 
Management Service webpage and on the internet. 
 
Major Incident Plan  The MIP provides a framework to assist the Auckland DHB Incident 
(MIP) 
Management Team (IMT) in its management, coordination and 
 
control of major incidents and supplies the tactical link with the 
Tactical Level 
strategic level Auckland DHB HEP and the operational level 
Auckland DHB EPARM to provide a coordinated response across 
levels within Auckland DHB.   
 
Unit Specific 
Section 15 of the EPARM should hold the Unit Specific Emergency 
Emergency Plan 
Plan (USEP) for the area in which the EPARM is located.   
(USEP) 
USEPs contain operational information to assist staff in an 
 
emergency situation which is specific to a business unit for example, 
Operational Level 
critical processes, services and equipment required in order for the 
unit to function.   
Each business unit needs to produce a USEP which should be 
placed as Section 15 in every EPARM held in the unit.  USEP 
production should be completed by managers and staff working in 
the unit who take ownership of the plan and its regular update and 
review for example, maintaining the currency of staff call-back lists 
and processes.   
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Introduction  
 
Page 3 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
INTRODUCTION 
 
Definition of a 
Emergencies occur continually to which health and emergency 
Major Incident 
services respond accordingly.  The criteria used for assessing 
whether an emergency is classified as a major incident is when 
usual resources are overwhelmed or have the potential to be 
overwhelmed (use of the term emergency is based upon Civil 
Defence Emergency Management Act (CDEM Act) definition, 2002, 
Pt 1, s4). 
Using the above criteria a Major Incident for Auckland DHB is 
defined as:  
“Any actual or impending event that may significantly impact 
on hospital or Auckland DHB functions.” 
 
Incident Activation 
The thresholds for activation and/or escalation will be determined by 
Thresholds 
the level of impact (actual or potential) an emergency event has on 
Auckland DHB’s ability to meet its obligations to the community, and 
the length of time the organisation must sustain that level of impact.   
 
National Threshold
National
Co-ordination
Regional Threshold
T
Regional
C
A
Co-ordination
P
ADHB 
IM
Threshold
IMT Co-ordination
Service Threshold
Service level
Co-ordination
TIME
Key
Thresholds are not fixed they move depending 
Earthquake
upon the nature of the incident,  staffing numbers 
and experience
Pandemic
Unplanned Power Outage
Water leak on a ward
 
 
Figure 2: Examples of incident activation thresholds 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 4 of 6 
 
EPARM Introduction 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
 
 
INTRODUCTION 
 
Emerging 
Auckland DHB Emerging Infectious Disease (EID) Plan. 
Infectious Disease 
The purpose of this plan is to document the core Auckland DHB 
Planning 
preparation and response arrangements in the event of an EID 
pandemic.  The plan incorporates generic Auckland DHB-wide 
detailed information.  It does not contain service specific plans but 
refers to them.   
Participation in the response to pandemic influenza A(H1N1)pdm09 
at a national and regional level – the Northern Region Health 
Coordination Centre (NRHCC – located at Auckland City Hospital) 
provided Auckland DHB with a wealth of knowledge in regard to 
pandemic planning.  Documentation and procedures relating to this 
are located on the Greenlane File Server N:\Groups\NRHCC 
 
Industrial Action 
Auckland DHB has a contingency planning template for industrial 
Plan 
action.  The template and level of response is modified to suit the 
extent of industrial action as required.  
The response structure contained within the template considers both 
short and long term strategies. 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Introduction  
 
Page 5 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
INTRODUCTION 
 
 
This page intentionally blank 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 6 of 6 
 
EPARM Introduction 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 1 INITIAL ACTION 
Early Notification 
An incident is to be reported immediately at the time of the 
occurrence. 
The early notification of an incident is critical in determining the 
overall outcome.  Reporting via an emergency telephone call is 
essential, as is notification to your supervisor or manager. 
Emergency Call 
The Hospital emergency telephone number is 777 
From an Auckland DHB landline phone 777  
From an Auckland DHB-issued Vodafone mobile 777 
From a private mobile 09 307 4949, when prompted by the 
automated operator enter 777# 
 
Outside of the Hospital, the emergency telephone number is 111 this 
is direct to the emergency services.   
 
NOTE 
You may have to dial 1 for an outside line 1-111. 
If 111 is called this will not activate the internal Auckland DHB 
alerting process, so 777 must also be called.   
 
Disaster Contact List – Dedicated Landline phones 
Service Area 
Extension 
AED  
24269 
APU 
24210 
CED  
24004 
AED - Duty Manager (021 943 748) 
24594 
SSH - Duty Manager (021 539 525) 
23366 
Radiology 
23589 
Labs  
22000 
Blood Bank – Issues Bay  
24017 
DCCM - Charge Nurse office 
23396 
CVICU  
24470 
Level 4 theatres (pager 934827) 
24447 
Level 8 theatres  
24880 
Level 9 theatres  
23768 
Surgical Trauma Specialist  
0800 4 TRAUMA (0800 4 872862) 
Mortuary  
09 375 7013 
IMT Boardroom Level 5  
24999  DDI 09 307 4998 
Security 24/7  
25007 
 
The above landlines are connected to hard wired phones (not hands free) and will be the 
dedicated inter-service liaison numbers for use during an emergency event. 
ED – Surgical Coordination Process 
A surgical coordinator or lead clinician will attend ED.  This will usually occur as a trauma 
call, to the General Surgical registrar cell phone/pager on call.  They will attend until the 
surgical consultant arrives.  The consultant will then take the general surgical registrar's cell 
phone so that will be used for ongoing contact with them throughout the incident.  The 
surgeon will stay for ongoing triage in ED during the incident. 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 1 Initial Action 
 
Page 1 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 1 INITIAL ACTION 
 
Staff – Responsibilities 
 
Individual 
An incident may be observed or reported to you for immediate 
response 
action.  The appropriateness of your response will depend on a 
number of factors, including your ability to: 
1.  Respond in a calm manner. 
2.  Assess the circumstances and seriousness of events. 
3.  Determine the type of emergency and level of assistance 
required. 
Make an 
An emergency telephone call should be made and the following 
Emergency 
information provided to the 777 Operator. 
Telephone Call 
777 Operators use the acronym H E L P to gain this information: 
H = Hospital site ACH, GCC, Point Chevalier 
E = Extension (phone number) 
L = Location  
P = Problem  
1.  Your name. 
2.  The phone number (or extension) you are calling from. 
3.  The location of the incident (be as specific as possible to 
avoid confusion) 
a.  Building name/number 
b.  Room number/ward 
c.  Department. 
4.  Your location (if different from number 3). 
5.  The type of emergency. 
6.  Number of people involved. 
7.  Any casualties. 
8.  Any other hazards. 
The Operator will take charge of the call and ask questions, to 
provide as much detailed information as quickly as possible.  See 
the acronym SAD CHALET (next page) to help you give a quick 
assessment of the incident. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 2 of 6 
 
EPARM Section 1 Initial Action 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 1 INITIAL ACTION 
 
Staff – Responsibilities (cont.) 
 
While waiting for the arrival of a person in authority, ensure that you: 
1.  Consider your personal safety and the safety of others. 
2.  Seek assistance from others present. 
3.  Attend to the injured. 
4.  Evacuate, if appropriate. 
5.  Isolate the area by closing doors and restricting access. 
 
SAD CHALET 
Use the acronym SAD CHALET to give a quick assessment of the 
Survey 
incident. 
Assess 
 
Disseminate 
S = Survey  
 
What has happened? 
Casualties 
eg Fire in Rm 431, Building 13, Greenlane Clinical Centre. 
Hazards 
Access 
A = Assess  
Location 
What is happening now? 
Emergency Svcs 
eg It is not contained and people are evacuating. 
Type of Incident 
D = Disseminate  
 
Call 777 to alert the organisation and activate a response. 
C = Casualties  
Estimate of numbers that you can see. 
H = Hazards 
What are the hazards that responders need to be aware of? 
eg clinical gases, live electrical wires. 
A = Access 
Is the quickest/ most obvious route to the incident blocked? 
Where is the nearest emergency exit?   
L = Location 
Where is the incident?  
Where are you?  
E = Emergency services 
What services are required initially? Fire, police, ambulance? 
T = Type of Incident 
What has happened? eg fire, flood, power outage. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 1 Initial Action 
 
Page 3 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 1 INITIAL ACTION 
 
Contact Centre – Responsibilities 
 
The Contact Centre  On receipt of 777 call take control of the conversation; prompt the 
must: 
caller to give relevant information quickly by asking set questions. 
 
1.  Refer to standard operating procedures (HELP).  Ask for: 
a.  Name of the caller,  
b.  Auckland DHB site of the incident  
c.  The phone number they are calling from (may 
not be an extension) and  
d.  Location of the incident - Building, Level, Room 
e.  Type of incident  
2.  Are there any casualties? 
3.  Are there any hazards? 
4.  Obtain other details as relevant (the acronym SAD CHALET – 
previous page, is an aid to prompt callers for the information 
required). 
5.  Activate the appropriate group alert (Response, Service 
Advisory, Support and Management Advisory). 
6.  Update relevant contacts (eg Duty Manager) with any new 
information as it is received.  
 
Duty Manager – Responsibilities 
 
Investigate 
1.  Assume the role of Incident Controller; wear appropriate 
identification (hi-vis jerkin). 
2.  Verify the information provided (obtain the facts). 
3.  Assess the immediate needs to resolve the situation. 
4.  Determine the impact on patient care. 
5.  Prioritise tasks from most to least important. 
6.  Plan a course of action; consider setting up an Incident 
Control Point (ICP).1 
7.  Notify affected areas of the ICP location and contact details. 
8.  Identify the requirement for further assistance. 
9.  Identify or obtain descriptions of personnel or property 
involved. 
10. Liaise with the Incident Controller to assess the requirement 
to activate the Incident Management Team. (cont. on next page) 
 
                                                 
1 The Incident Control Point (ICP) is the focal point for the management of operations at emergency incidents 
and will be (in most cases) adjacent to the incident.  An ICP allows for the effective command, control and co-
ordination of the operational level response activity relating to the incident.   
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 4 of 6 
 
EPARM Section 1 Initial Action 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 1 INITIAL ACTION 
 
Duty Manager – Responsibilities (cont). 
 
Isolate 
1.  Restrict access to and from the affected area, use hazard 
tape to isolate areas.2 
2.  Delegate others to control the perimeter. 
3.  Preserve any evidence at the scene for examination by 
the Emergency Services 
Communicate 
4.  Ensure that you are briefed on the events. 
5.  Notify the 777 Operator on your arrival at the scene.  
6.  Ensure that 777 Operator has activated the 
appropriate group alerts (Response, Service Advisory, 
Support and Management Advisory including 
notification to the Emergency Management Service). 
7.  Identify yourself and maintain contact with those present. 
8.  Avoid confrontation. 
9.  Provide support and reassurance to those affected. 
10. Direct others to complete tasks, eg security staff, 
orderlies. 
11. Brief and confer with response personnel, including the 
Emergency Services. 
12. Notify key management and clinical personnel to ensure 
that essential patient needs are being met. 
Evacuate  
An evacuation should only be conducted in the event of a fire (fire 
See also: Section 13  alarm activation) or when the safety or security of others is at risk. 
Evacuation. 
 
The following factors should be considered: 
1.  Patient requirements. 
2.  Location of assembly areas and evacuation routes 
(evacuate away from the affected area). 
3.  Operational implications (relocation of essential services). 
 
 
 
 
 
                                                 
2 Hazard tape is held by Security. 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 1 Initial Action 
 
Page 5 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 1 INITIAL ACTION 
 
Incident Control Point 
 
Incident Control 
The severity of the incident may require an Incident Control Point 
Point (ICP) 
(ICP) to be established. 
 
The ICP is the focal point for the management of operations at 
emergency incidents and will be (in most cases) adjacent to the 
incident.  An ICP allows for the effective command, control and 
coordination of the operational level response activity relating to the 
incident.  
 
Once an ICP is established, the 777 Operator should be advised of 
its location.   
 
Personnel responsible for incident management are to report to the 
ICP and await instructions from the Duty Manager or other person in 
authority. 
 
Orderlies – Responsibilities 
 
The Orderly 
1.  Check that Radio Telephones (RTs) are available for 
Supervisor (or 
distribution. 
senior person) 
2.  Check that RTs are in working order. 
must: 
3.  Report  to  the  Duty  Manager/Clinical  Operations  Manager 
and await instructions.   
 
Security Staff – Responsibilities 
 
The Security 
Supervisor (or 
When alerted of an incident report to the Duty Manager and await 
senior person) 
instructions.  
must: 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 6 of 6 
 
EPARM Section 1 Initial Action 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 2 EARTHQUAKE 
 
Staff – Responsibilities 
 
During Shaking 
Take cover under, or beside a solid piece of furniture or doorway.  
Drop, Cover, Hold 
Alternatively, crouch low against an interior wall or corner.  Hold on 
securely. 
Do not run outside or try to leave the area you are in. 
Move away from windows and outside walls. 
Instruct patients to seek cover under their beds, or pull the covers 
over themselves. 
If outside, seek shelter and do not attempt to go indoors until the 
shaking has stopped and the building is stable. 
 
After the Shaking 
1.  Move carefully.  Beware of broken glass, live wires, structural 
Stops 
damage and unstable objects that could fall. 
 
2.  Account for all staff and visitors.  Check lift lobbies adjacent 
Staying in a building 
to your unit.  
3.  Check for injuries - staff, patients, and visitors. 
immediately after an 
4.  Administer first aid as required. 
earthquake is much 
5.  Do not use lifts. 
safer than 
6.  Advise visitors to remain until the situation has been 
immediately going 
assessed for safety, particularly exit routes. 
outside.  
7.  Check for hazards - fire, gas or chemical leaks, live wires.  
Where practicable, contain the hazard. 
 
8.  Turn off utilities at mains source if damage to supply has 
occurred (gas, water, electricity). 
9.  Turn off and unplug all unnecessary electrical equipment. 
10. Move people away from windows and outside walls. 
11. Close curtains across broken windows. 
12. Implement instructions governing water conservation (refer to 
Section 10 – Utility Failure). 
 
Do not evacuate automatically.  Follow evacuation procedures as 
described in Section 13 – Evacuation.   
If evacuation is required: 
1.  Keep clinical records and essential drugs with patients. 
2.  Salvage vital records and equipment. 
3.  Take a blanket for each person.   
4.  If seeking safety outside a building, keep away from 
structures and power lines. 
 
Be aware of the potential for aftershocks. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 2 Earthquake 
 
Page 1 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 2 EARTHQUAKE 
 
Senior Person – Responsibilities 
The Senior Person 
1.  Gather information – Identify ‘at risk’ areas.   
present must: 
a.  Check the safety of environment for hazards for 
example: 
i.  Fires 
ii.  Gas leaks 
iii.  Live wires 
iv.  Water leaks and flooding. 
b.  Check safe route to assembly area. 
2.  Organise those who are uninjured to carry out essential 
duties, eg first aid, sanitation. 
3.  Ensure a roll call is completed and information is supplied to 
Duty Manager or equivalent. 
4.  Refer to Unit Specific Emergency Plans. 
5.  Delegate roles. 
6.  Check that the telephones are working (refer Section 11 – 
Communications Failure). 
7.  Provide direction, control and reassurance. 
8.  Check that life safety systems are operating.  
9.  Put warning signs in dangerous areas or assign a staff 
member to prevent access.1  
10. Coordinate personnel, including the rostering and relief of 
staff. 
11. As soon as personal and patient safety is ensured.  Report 
any relevant information regarding casualties (staff and 
patients), or interruption of services (eg water, electricity, 
medical gases) to the Duty Manager. 
12. Remain on standby and follow the instructions of the Duty 
Manager or response personnel. 
 
If you think damage is severe and life threatening initiate evacuation 
for your area.  Do not wait for approval.   
1.  Plan your route carefully, use previously identified evacuation 
routes if safe to do so and consider the needs of patients.   
2.  Leave a note in your area to say where you are going and by 
which route.   
3.  Retain control of staff at the assembly area. 
4.  When you have reached a safe area, notify the Duty 
Manager or equivalent notification process (reporting 
structures may be disrupted) of your whereabouts. 
 
                                                 
1 Hazard tape is held by security. 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 2 of 6 
 
EPARM Section 2 Earthquake 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 2 EARTHQUAKE 
 
Duty Manager – Responsibilities 
The Duty Manager 
1.  Wear the appropriate identification (hi-vis jerkin).  
must: 
2.  Assess the extent of damage and impact on patient care. 
3.  Prioritise actions, for example, rescue and first aid, immediate 
treatment of casualties. 
4.  Assess what vital services can and cannot continue to 
function.  Consider likelihood of multiple admissions and 
requirement for triage teams/area. 
5.  Ensure that the 777 Operator has activated the 
appropriate group alerts (Response, Service Advisory, 
Support and Management Advisory – including 
notification to the Emergency Management Service). 
6.  Liaise with the Incident Controller to activate the Incident 
Management Team (IMT) and initiate the call-out of IMT 
members. 
7.  Contact Facilities Management: 
During working hours contact the PAE (Facilities 
Management) Ops Manager (via the 777 Operator) 
After hours contact the Shift Engineer. 
8.  Nominate an Incident Control Point (ICP) and remain in the 
vicinity to control and direct activity.  
9.  Notify 777 Operator and affected areas of the ICP location 
and provide contact telephone and fax number(s). 
10. Activate Major Incident Whiteboard. 
11. Request unit status reports particularly status of delivery units, 
theatres, and intensive care units. 
12. If required, delegate personnel to undertake ICP functions. 
13. Arrange for staff call-back and the implementation of rapid 
discharge or multiple admission procedure. 
14. Ensure Unit Specific Emergency Plans have been activated 
for affected areas. 
 
Daily Operations Manager – Responsibilities  
 
The Daily 
1.  Maintain close liaison with the Duty Manager. 
Operations 
2.  Maintain close liaison with Facilities Manager (or their 
Manager must: 
delegated authority). 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 2 Earthquake 
 
Page 3 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 2 EARTHQUAKE 
 
Incident Management Team  
 
The IMT will 
1.  The Emergency Operations Centre (EOC) should be activated 
activate the EOC: 
by the IMT. 
2.  If the designated sites for the EOC are compromised an 
alternative should be located.   
3.  Provide details of the EOC location and contact numbers via 
all internal and external communication channels to: 
  Auckland DHB Contact Centre 
  All responding and liaison agencies. 
 
Facilities Manager – Responsibilities 
 
The Facilities 
1.  Report to the Duty Manager. 
Manager, or 
2.  Activate Unit Specific Emergency Plan. 
persons delegated 
3.  Make contact with key contractors. 
by them must: 
4.  Begin structural and services damage assessments.  Assess 
the extent of damage and identify what structures and 
systems are intact and safe to use. 
5.  Complete a building check to assess if it is safe to remain in 
the building or evacuate. 
6.  Check emergency generators and backup systems. 
7.  Check all vital systems – medical gases, gas, power, water 
and sewerage. 
8.  Cordon off any buildings unsafe to occupy2. 
9.  Initiate building stabilisation. 
10. Maintain contact with Duty Manager. 
Note:  All  lifts  have  a  seismic  trip  device,  so  are  unlikely  to  be 
operational. 
 
Orderlies – Responsibilities 
 
The Orderly 
1.  Check that radio telephones (RTs) are available for 
Supervisor (or 
distribution. 
Senior Person) 
2.  Check that RTs are in working order. 
must: 
3.  Report to the Duty Manager or Clinical Operations 
Coordinator and await instructions 
  
                                                 
2 Hazard tape is held by Security. 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 4 of 6 
 
EPARM Section 2 Earthquake 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 2 EARTHQUAKE 
 
Security Staff – Responsibilities 
 
The Security 
Supervisor (or 
Report to the Duty Manager and await instructions. 
Senior Person) 
must: 
 
Individual Services – Responsibilities 
 
Individual services 
1.  Activate their Unit Specific Emergency Plans. 
must: 
2.  Salvage and protect essential supplies and resources. 
3.  Assess on-going capability to deliver service and report to 
Duty Manager or equivalent. 
4.  Maintain contact with ICP and EOC. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 2 Earthquake 
 
Page 5 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 2 EARTHQUAKE 
 
 
This page intentionally blank 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 6 of 6 
 
EPARM Section 2 Earthquake 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 3 TSUNAMI 
 
What is a 
A tsunami is created by the displacement of a large volume of water 
Tsunami? 
within an ocean due to an earthquake, volcanic eruption or landslide.  
Unlike a normal wave which breaks and recedes quickly the 
wavelength of a tsunami is much longer due to the force and volume 
of displaced water which keeps on coming ashore as it hits the 
coastline.  
A large tsunami may feature multiple waves arriving over a period of 
hours, with significant time between the wave crests.  The first wave 
to reach the shore may not have the highest run up (distance it 
travels inland). 
 
Tsunami risks 
Due to the immense volumes of water and energy involved, 
tsunamis can devastate coastal regions. Casualties can be high 
because the fast moving waves will overtake fleeing people. 
A tsunami may: 
1.  Disrupt utilities.  
2.  Disrupt road and transport infrastructure.  
3.  Cause structural damage. 
4.  Delay oncoming staff. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 3 Tsunami 
 
Page 1 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 3 TSUNAMI 
 
Staff – Responsibilities 
 
Staff must: 
When a tsunami warning is received  
1.  Comply with instructions from Supervisors and the Duty 
Manager. 
2.  Keep clinical records (incl. medication charts) and essential 
drugs with patients. 
3.  Advise visitors to leave to evacuate and secure their 
property. 
4.  Turn off and unplug all unnecessary electrical equipment. 
 
When the tsunami wave(s) have struck  
1.  Check environment for hazards eg live wires and fires. 
2.  Account for all patients and staff.   
3.  Turn off utilities at mains source if damage to supply has 
occurred (gas, water, electricity). 
4.  Advise any visitors to remain until the situation has been 
assessed for safety, particularly exit routes. 
5.  Implement instructions governing water conservation (refer 
Section 10 – Utility Failure). 
 
Senior Person – Responsibilities 
 
The Senior Person 
When a tsunami warning is received comply with instructions from 
present must: 
the Duty Manager. 
1.  Refer to and consider activating Unit Specific Emergency 
Plans. 
 
When the tsunami wave (s) have struck  
1.  Check that telephones are working (refer Section 11 – 
Communications Failure). 
2.  If appropriate, activate Unit Specific Emergency Plans. 
3.  Organise those who are uninjured to carry out essential 
duties, eg first aid and sanitation issues. 
4.  Gather information on injuries and damage sustained, report 
these to Duty Manager. 
5.  Delegate roles to those in your area. 
6.  Provide direction, control and reassurance. 
7.  Check that life safety systems are operating. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 2 of 6 
 
EPARM Section 3 Tsunami 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 3 TSUNAMI 
 
Duty Manager – Responsibilities 
 
The  
On receipt of tsunami Warning 
Duty Manager 
1.  Wear appropriate identification (hi-vis jerkin).   
must: 
2.  Notify the 777 Operator ensuring that they have activated 
the appropriate group alerts (Response, Service 
Advisory, Support and Management Advisory – including 
notification to the Emergency Management Service). 
3.  Liaise with the Incident Controller for decision to activate IMT 
and activate the EOC (note the Tsunami threat may require 
that the location of the EOC be remote from Auckland DHB). 
4.  Contact Facilities Management (via the 777 Operator): 
During working hours contact the PAE (Facilities 
Management) Ops Manager  
After hours contact the Shift Engineer. 
5.  Consider relocation of patients if Tsunami likely to strike. 
6.  Ensure that you are kept updated of the events. 
7.  Brief and confer with response personnel. 
8.  Notify key management and clinical personnel to ensure that 
essential patient needs can be met. 
9.  If required, nominate an Incident Control Point (ICP) and 
remain in the vicinity to control and direct activity. 
10. Notify 777 Operator and affected areas of the ICP location 
and contact telephone/fax number(s). 
11. Ensure regular internal communications are sent out.  
12. Assess what vital services can and cannot continue to 
function.  Consider likelihood of multiple admissions and 
requirement for triage teams/area. 
 
When the tsunami wave(s) have struck  
1.  Activate Major Incident Whiteboard. 
2.  Request unit status reports, particularly status of delivery 
units, theatres, and intensive care units. 
3.  Assess the extent of damage and impact on patient care. 
4.  Prioritise actions, for example, rescue and first aid, immediate 
treatment of casualties. 
5.  If required, delegate personnel to undertake ICP functions. 
6.  Arrange for staff call-back and the implementation of rapid 
discharge or multiple admission procedure. 
7.  Ensure Unit Specific Emergency Plans have been activated 
for affected areas. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 3 Tsunami 
 
Page 3 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 3 TSUNAMI 
 
Daily Operations Manager – Responsibilities 
 
Daily Operations 
1.  Maintain close liaison with the Duty Manager. 
Manager must: 
2.  Maintain close liaison with Facilities Manager (or their 
delegated authority). 
 
Facilities Manager – Responsibilities 
 
The Facilities 
Upon receipt of tsunami Warning  
Manager, or 
1.  Report to the Duty Manager. 
persons delegated 
2.  Consider activating Unit Specific Emergency Plan. 
by them must: 
3.  Make contact with key contractors. 
4.  Request additional assistance, if required. 
 
When the tsunami wave(s) have struck  
1.  Begin structural and services damage assessments. 
2.  Assess the extent of damage and identify what structures 
and systems are intact and safe to use. 
3.  Complete a building check to assess if it is safe to remain in 
the building or evacuate.   
4.  Initiate building stabilisation. 
5.  Check emergency generators and backup systems. 
6.  Check all vital systems – medical gases, gas, power and 
water, and sewerage. 
7.  Arrange to cordon off any buildings unsafe to occupy1 and 
advise Duty Manager and 777 Operator. 
8.  Maintain contact with ICP. 
 
                                                 
1 Hazard tape is held by Security. 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 4 of 6 
 
EPARM Section 3 Tsunami 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 3 TSUNAMI 
 
Orderlies – Responsibilities 
 
The Orderly 
Upon receipt of tsunami Warning  
Supervisor (or 
 
Senior Person) 
1.  Check that radio telephones (RTs) are available for 
must: 
distribution. 
2.  Check that RTs are in working order. 
3.  Report  to  the  Duty  Manager/Clinical  Operations  Coordinator 
and await instructions. 
 
Security Staff – Responsibilities 
 
The Security 
Supervisor (or 
Upon receipt of tsunami Warning  
Senior Person) 
 
must: 
Report to the Duty Manager and await instructions. 
 
Individual Services – Responsibilities 
 
Individual services 
Upon receipt of tsunami Warning  
must: 
1.  Alert all staff and advise of actions to take. 
2.  Consider activating Unit Specific Emergency Plans. 
3.  Ensure staff are kept updated. 
 
When the tsunami wave(s) have struck  
1.  Salvage and protect essential supplies and resources. 
2.  Assess on-going capability to deliver service and report 
status to Duty Manager. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 3 Tsunami 
 
Page 5 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 3 TSUNAMI 
 
 
This page intentionally blank 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 6 of 6 
 
EPARM Section 3 Tsunami 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 4 SEVERE WEATHER EVENT 
 
Risk Evaluation 
 
A severe weather 
Disrupt power and communications. 
event may: 
Delay oncoming staff. 
Cause localised flooding. 
Cause structural damage. 
 
Staff – Responsibilities 
 
Staff must: 
1.  Allay anxiety of patients and visitors. 
2.  Close windows, doors and curtains. 
3.  Consider taping / securing windows. 
4.  If wind gusts are extreme, move people away from exposed 
parts of the building. 
5.  Stay indoors. 
 
Duty Manager – Responsibilities 
 
The Duty Manager 
1.  Ensure that the 777 Operator has activated the 
must: 
appropriate group alerts (Response, Service Advisory, 
Support and Management Advisory – including 
notification to the Emergency Management Service). 
2.  Nominate an Incident Control Point (ICP) for channelling 
messages and remain in the vicinity to direct and control 
activity. 
3.  Notify 777 Operator of the ICP location and contact details. 
4.  Liaise with Incident Controller to consider full or partial 
activation of the Incident Management Team. 
5.  Relay crucial information, eg road conditions, to on-duty staff 
and visitor – global emails. 
6.  Assess the likelihood of visitors and staff being forced to 
remain on site and the logistical implications, eg meals and 
accommodation. 
7.  Consult with Communications Manager to discuss the 
requirement to broadcast important information via radio, eg 
the cancellation of outpatient clinics.  
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 4 Severe Weather Event 
 
Page 1 of 2 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 4 SEVERE WEATHER EVENT 
 
Orderlies – Responsibilities 
 
The Orderly 
1.  Check that radio telephones (RTs) are available for 
Supervisor (or 
distribution. 
Senior Person) 
2.  Check that RTs are in working order. 
must: 
3.  Report  to  the  Duty  Manager/Clinical  Operations  Coordinator 
and await further instructions. 
 
Security Staff – Responsibilities  
 
The Security 
Supervisor (or 
Report to the Duty Manager and await further instructions. 
Senior Person) 
must: 
 
 
Facilities Management – Responsibilities 
 
The Facilities 
1.  Check emergency generators and assess fuel requirements 
Manager, or 
and prioritised procurement as a precaution against 
persons delegated 
sustained electricity outages. 
by them must: 
2.  Check hospital grounds and remove or secure potential 
obstacles. 
3.  Ensure all drains are cleared. 
4.  Advise the Duty Manager. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 2 of 2 
 
EPARM Section 4 Severe Weather Event 
 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 5 VOLCANIC ERUPTION 
 
Risk Evaluation 
 
A volcanic eruption 
Create potential problems from ash fallout. 
may: 
Increase demand for respiratory medicine, equipment and 
staffing. 
Block or reduce air intake to filters on air-conditioning units and 
outside machinery. 
Create power surges that are likely to affect communication 
systems eg telephone lines and sensitive machinery. 
Block sewage systems. 
 
Staff – Responsibilities  
 
Staff must: 
1.  Seek protection from breathing in dust or gas – these can be 
highly toxic (use masks, or if no other alternative improvise with 
whatever is available). 
2.  Monitor people with respiratory conditions. 
3.  Close all windows and outside doors. 
4.  Where appropriate, turn off any local air conditioning units that 
feed directly from outside. 
5.  Protect vital machinery from dust (cover where possible). 
6.  Salvage and conserve vital equipment and supplies. 
7.  Do not unnecessarily use any machinery that is directly exposed 
to dust, including motor vehicles (reduces dust being sucked into 
the engine). 
8.  Stand-by for further instructions. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 5 Volcanic Eruption 
 
Page 1 of 4 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 5 VOLCANIC ERUPTION 
 
Duty Manager – Responsibilities 
 
The Duty Manager 
1.  Wear appropriate identification (hi-vis jerkin). 
must: 
2.  Assess patient safety, what vital services can and cannot 
continue to function.  Consider likelihood of multiple 
admissions and requirement for triage teams and triage 
areas. 
3.  Ensure that the 777 Operator has activated the 
appropriate group alerts (Response, Service Advisory, 
Support and Management Advisory– including 
notification to the Emergency Management Service). 
4.  Liaise with the Incident Controller to activate the Incident 
Management Team. 
5.  Contact Facilities Management: 
During working hours contact the PAE (Facilities 
Management) Ops Manager (via the 777 Operator) 
After hours contact the Shift Engineer. 
6.  Consider diverting ambulances. 
7.  Nominate an Incident Control Point (ICP) for channelling 
messages and remain in the vicinity to direct and control 
activity. 
8.  Notify 777 Operator of the ICP location and contact details. 
9.  Relay crucial information to on-duty staff and visitors. 
10. Assess the likelihood of visitors and staff being forced to 
remain on site and the logistical implications, eg meals and 
accommodation. 
11. Consult with Auckland DHB Communications Manager to 
discuss requirement to broadcast important information 
(internal and external) eg the cancellation of outpatient 
clinics. 
12. Liaise with IMT once activated. 
 
Daily Operations Manager – Responsibilities 
 
Daily Operations 
1.  Maintain close liaison with the Duty Manager. 
Manager 
2.  Maintain close liaison with Facilities Manager (or their 
delegated authority). 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 2 of 4 
 
EPARM Section 5 Volcanic Eruption 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 5 VOLCANIC ERUPTION 
 
Orderlies – Responsibilities 
 
The Orderly 
1.  Report to the Duty Manager/Clinical Operations Coordinator 
Supervisor (or 
and await instructions. 
Senior Person) 
2.  Check that radiotelephones (RTs) are available for 
must: 
distribution. 
3.  Check that RTs are in working order. 
 
Security Staff – Responsibilities 
 
The Security 
Supervisor (or 
Senior Person) 
Report to the Duty Manager and await further instructions. 
must: 
 
Facilities Manager – Responsibilities 
 
The Facilities 
1.  Report to the Duty Manager. 
Manager, or 
2.  Activate Unit Specific Emergency Plan. 
persons delegated 
3.  Check emergency generators and ensure filters are clean. 
by them must: 
4.  Request additional assistance, if required. 
5.  Immediately check all external filters and daily thereafter 
(clean and maintain as necessary). 
6.  Increase checking routine should heavy ash conditions 
occur. 
7.  Pay particular attention to air filters into Operating Rooms. 
8.  Check storm-water drains to prevent blockage by ash run-off. 
9.  Check flat/glass roof buildings for ash build up. 
10. Maintain contact with ICP. 
11. Begin structural and services damage assessments. 
12. Initiate building stabilisation. 
13. Liaise with IMT once activated. 
 
Individual Services – Responsibilities 
 
Individual services 
1.  Activate their Unit Specific Emergency Plans. 
must: 
2.  Salvage and protect essential supplies and resources. 
3.  Assess on-going capability to deliver service and report to 
Duty Manager or equivalent. 
4.  Maintain contact with ICP and EOC. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 5 Volcanic Eruption 
 
Page 3 of 4 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 5 VOLCANIC ERUPTION 
 
This page intentionally blank 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 4 of 4 
 
EPARM Section 5 Volcanic Eruption 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 6 BOMB THREAT 
 
After a bomb threat has been received: 
 
1. 
Do not use cell phones – turn off 
2. 
Do not set off the fire alarm  
3. 
Do not use radio-telephones (RTs) – turn off 
 
Staff – Responsibilities 
 
If you receive a 
1.  Treat the call as genuine. 
bomb threat by 
2.  Attract the attention of another staff member to get the ‘Bomb 
telephone: 
Threat Checklist’ at the end of this section – Annex A.  (This has 
questions which aim to gain further information from the caller). 
3.  Try to keep the caller talking for as long as possible.  Let them 
finish their message before asking questions. 
4.  Complete the ‘Bomb Threat Checklist’ at Annex A.  
5.  Contact your supervisor/senior person in charge. 
6.  Do not discuss the incident in the hearing of others or with those 
who do not have a need to know. 
7.  Call 777 on a landline (refer to Section 1 - Initial Action). 
 
Senior Person – Responsibilities 
 
The Senior 
1.  Assess the circumstances and determine what actions have been 
Person present 
taken. 
must: 
2.  Ascertain the reasons and/or circumstances for believing that the 
threat is genuine. 
3.  Initiate additional enquiries and/or actions to safeguard personnel 
from further risk. 
4.  Confirm that the Duty Manager has been advised. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 6 Bomb Threat 
 
Page 1 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 6 BOMB THREAT 
 
Duty Manager – Responsibilities 
 
The Duty 
1.  Wear the appropriate identification (hi-vis jerkin). 
Manager must: 
2.  Call the 777 Operator and confirm the location and details of the 
 
incident.   
3.  Ensure that the 777 Operator has activated the appropriate 
group alerts (Response, Service Advisory, Support and 
Management Advisory, including notification to the 
Emergency Management Service). 
4.  Proceed directly to the area where the call was received. 
5.  Obtain all details from the person who took the call.  Ensure that 
the person is available for police interview. 
6.  Determine the level of risk and appropriateness of actions carried 
out. 
7.  Ensure bomb threat information is documented. 
8.  Ascertain the reasons and/or circumstances for believing that the 
threat is genuine. 
9.  Liaise with the Incident Controller to consider activation of the IMT. 
10. Liaise with senior police officer on arrival at Auckland DHB site. 
 
Search  
1.  If a threat has been made and a specific location identified, 
undertake an initial search to verify that a suspicious object has 
been left. 
2.  Turn off/do not use cell phones or radiotelephones (RTs) (radio 
signals are capable of detonating a bomb if used within 20 metres 
of an IED – Improvised Explosive Device). 
3.  Should the entire building require searching (if not already 
activated) contact Incident Controller to consider activation of the 
IMT.  Then make contact directly with the senior person of each 
area affected. 
4.  Assemble search team(s), selecting personnel who are familiar with 
the area. 
5.  Instruct search team(s) to carry out a visual search only do not 
touch any suspicious object found.  Instruct search team(s) to 
maintain confidentiality. 
6.  Question personnel whether they have seen anything suspicious. 
7.  Assess the requirement for further action or declaration of a false 
alarm. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 2 of 6 
 
EPARM Section 6 Bomb Threat 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 6 BOMB THREAT 
 
Duty Manager – Further action if incident is confirmed or highly likely 
 
The Duty Manager 
Incident Control Point (ICP) 
must: 
1.  Establish an Incident Control Point (ICP) and remain in the 
(continued on next 
vicinity. 
page) 
2.  Notify 777 Operator and affected areas of the ICP location 
and contact details. 
3.  If not already done - Liaise with the Incident Controller to 
consider full or partial activation of the IMT. 
Police Assistance 
1.  Notify the 777 Operator and request police assistance.  
Ensure that the Emergency Services are advised of the 
whereabouts of the ICP.  
2.  Obtain floor plans of the building (print from intranet) of 
affected areas. 
3.  Instruct the Orderly Supervisor to have the police met and 
escorted to the ICP. 
Evacuate Immediate Area (Section 13 Evacuation) 
1.  Evacuate the immediate area, instruct staff to:  
a.  leave doors and windows open  
b.  Take bags/personal items to avoid being mistaken as 
a suspicious object. 
2.  Assess the implications to essential hospital services and 
patient care. 
3.  Consider the implications of further evacuation and warn 
other areas likely to be affected. 
4.  Decide on evacuation routes and assembly points, in 
consultation with police. 
5.  Ensure evacuation routes and assembly points are advised 
to all units. 
Notification 
1.  Notify of evacuation – Group Advisory Alert via 777 Operator. 
2.  Ensure that supervisors of the affected areas are notified. 
3.  Ensure that areas providing essential services activate their 
Unit Specific Emergency Plans. 
Access Control 
1.  Direct security staff or others present to control access to the 
area, including all points of entry and exit1. 
Communication 
1.  Liaise with Communications Manager to deal with media 
coverage.  
2.  Ensure that decisions made are clearly communicated. 
3.  Maintain contact with supervisory staff and confirm that 
patient needs are being met. 
4.  Notify medical specialists if patient care is likely to be 
compromised. 
 
                                                 
1 Hazard tape is held by Security 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 6 Bomb Threat 
 
Page 3 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 6 BOMB THREAT 
 
Duty Manager – Responsibilities Continued 
 
The Duty Manager 
Liaison 
must:  
1.  Maintain ongoing liaison with the emergency services, Shift 
Engineer, Security and Orderly Supervisors. 
2.  Assemble key personnel to be briefed by the police. 
3.  Ensure Emergency Services personnel do not act in isolation 
and that they provide an outline of their proposed actions. 
4.  Brief the Incident Controller/IMT.  
 
Daily Operations Manager – Responsibilities  
Daily Operations 
1.  Maintain close liaison with the Duty Manager. 
Manager 
2.  Maintain close liaison with Facilities Manager (or their 
delegated authority). 
 
Orderlies – Responsibilities 
The Orderly 
Supervisor (or 
1.  Report to the Duty Manager/Clinical Operations Coordinator 
Senior Person) 
and await instructions. 
must: 
 
Security Staff – Responsibilities 
 
The Security 
 
Supervisor (or 
1.  Report to the Duty Manager. 
Senior Person) 
must:  
 
Facilities Manager – Responsibilities 
 
Facilities Manager, 
1.  Report to the Duty Manager. 
or persons 
2.  Consider activating Unit Specific Emergency Plan. 
delegated by them 
3.  Provide plans of buildings from intranet. 
must: 
4.  Provide access to locked areas. 
5.  Provide building plans for review by the Emergency Services. 
6.  After notifying affected areas shut down gas and oxygen to 
areas on the advice of the Emergency Services. 
  
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 4 of 6 
 
EPARM Section 6 Bomb Threat 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 6 BOMB THREAT 
 
Annex A – Bomb Threat Check List 
Ask the caller the following questions 
1. When is the bomb going to explode? 
Callers Voice: (Accent / impediment; voice - 
loud/soft, speech - slow/fast, clear muffled) 
 
Manner (calm/ emotional) 
2. Where is the bomb? 
 
 
Did you recognise the voice? 
 
If so, who do you think it was? 
 
3. What does the bomb look like? 
Exact wording of threat 
 
4. What will make the bomb explode? 
 
5. What is the explosive type and quantity? 
6. Why did you place the bomb? 
Threat Language: (Well-spoken, incoherent, 
irrational, taped, message read by caller)  
7. What is your name? 
8. Where are you? 
Background noises: (street, house, aircraft, 
vehicle, music, voices) 
9. What is your address? 
OTHER INFO:  Male/Female: 
           Estimated age: 
CALL TAKEN:  Date:   
 
 
Duration of call: 
                         Time:  
 
 
Number called: 
RECIPIENT:   Name:  
 
 
Telephone: 
                        Signature:   
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 6 Bomb Threat 
 
Page 5 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 6 BOMB THREAT 
 
 
This page intentionally blank 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 6 of 6 
 
EPARM Section 6 Bomb Threat 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 7 SUSPICIOUS OBJECT (includes mail) 
 
A suspicious object may be any item: 
 
  That looks out of the ordinary. 
  Where there is no reasonable explanation as to why it is there. 
  Where ownership cannot be determined. 
  Where an attempt has been made to purposefully conceal it from view. 
 
Staff – Responsibilities 
 
Suspicious Object 
What to do if you locate a suspicious object: 
Procedure 
1.  DO NOT TOUCH IT 
2.  Assess the reasons for suspicion. 
3.  Remain calm and control your emotions. 
4.  Call 777 (refer to Section 1 – Initial Action). 
5.  Contact your supervisor. 
6.  Remove others from the immediate vicinity. 
7.  Isolate the area and prevent access. 
8.  Do not activate a fire alarm call point. 
9.  Do not allow the operation of a cell phone or radio telephone in 
the vicinity. 
 
What to do if you LOCATE a suspicious unopened letter or 
package 
1.  DO NOT TOUCH IT 
2.  Follow steps 2 – 9 for locating a suspicious object (above) 
3.  If skin has come in contact with the envelope or package then 
wash with soap and water. 
 
What to do if a suspicious letter or package has been OPENED 
Undertake the same procedures as for unopened letters and 
packages in addition to the following: 
If contents have spilled: 
1.  Do not clean up or wipe spilt contents. 
2.  If contaminated, isolate yourself and others. 
3.  Isolate area (close doors and windows). 
4.  If possible – switch off air conditioning. 
5.  Wash all contaminated skin areas with soap and water. 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section7 Suspicious Object 
 
Page 1 of 4 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 7 SUSPICIOUS OBJECT (includes mail) 
 
Senior Person – Responsibilities 
 
The Senior Person 
1.  Assess the circumstances and determine what actions have 
present must: 
been taken. 
2.  Ascertain the reasons and/or circumstances for believing that the 
object is suspicious. 
3.  Determine the level of risk and appropriateness of actions 
carried out. 
4.  Initiate additional enquiries and/or actions to safeguard 
personnel from further risk. 
5.  Confirm that the Duty Manager has been advised. 
 
Duty Manager – Responsibilities 
 
The Duty Manager 
1.  Wear their appropriate identification (hi-vis jerkin). 
must: 
2.  Call the 777 Operator to confirm the location and details of 
the incident. 
3.  Ensure that the 777 Operator has activated the 
appropriate group alerts (Response, Service Advisory, 
Support and Management Advisory, including 
notification to the Emergency Management Service). 
4.  Proceed directly to the area where the object is located. 
5.  Obtain all details from the person who found the object.  If 
required, ensure that the person is available for police 
interview. 
6.  Ascertain the reasons and/or circumstances for believing that 
the object is suspicious. 
7.  Ensure that inquiries have been made in the area to 
establish ownership of the suspicious object. 
8.  Check the area for similar objects. 
9.  Ensure that information is documented. 
10. Could the suspicious object be a bomb – Improvised 
Explosive Device (IED)?  Has a bomb threat been received?  
(Refer to Section 6 – Bomb Threat). 
11. Liaise with the Incident Controller to consider full or partial 
activation of the Incident Management Team. 
12. Assess the requirement for further action or declaration of a 
false alarm. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 2 of 4 
 
EPARM Section 7 Suspicious Object 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 7 SUSPICIOUS OBJECT (includes mail) 
 
Duty Manager – Further Action 
 
Further action by 
Incident Control Point (ICP) 
Duty Manager if 
1.  Establish an Incident Control Point (ICP) and remain in the 
incident confirmed 
vicinity. 
2.  Notify 777 Operator and affected areas of the ICP location 
and contact details. 
Police Assistance 
1.  Notify the 777 Operator and request police assistance.  
Ensure that the Emergency Services are advised of the 
whereabouts of the ICP. 
2.  Instruct the Orderly Supervisor to have police met and 
escorted to the ICP. 
Evacuate Immediate Area 
1.  Evacuate the immediate area and assess the implications to 
essential hospital services and patient care. 
2.  Consider the implications of further evacuation and warn 
other areas likely to be affected. 
3.  Decide on evacuation routes and assembly points, in 
consultation with police. 
4.  Ensure evacuation routes and assembly points are advised 
to all units. 
Notification 
1.  Ensure all response groups/managers are notified. 
2.  Ensure that supervisors of the affected areas are notified. 
3.  Ensure that areas providing essential services activate their 
Unit Specific Emergency Plans. 
Access Control 
1.  Direct security staff or others present to control access to the 
area, including all points of entry and exit1. 
Liaison 
1.  Maintain ongoing liaison with the emergency services, Shift 
Engineer, security and orderlies. 
2.  Assemble key personnel to be briefed by the police. 
3.  Ensure Emergency Services personnel do not act in isolation 
and that they provide an outline of their proposed actions. 
Communication 
1.  Ensure that decisions made are clearly communicated 
2.  Maintain contact with supervisory staff and confirm that 
patient needs are being met. 
3.  Notify medical specialists if patient care is likely to be 
compromised. 
Liaise with Communications Manager to deal with media 
coverage. 
 
                                                 
1 Hazard tape is held by Security. 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section7 Suspicious Object 
 
Page 3 of 4 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 7 SUSPICIOUS OBJECT (includes mail) 
 
Daily Operations Manager – Responsibilities continued 
 
Daily Operations 
1.  Maintain close liaison with the Duty Manager. 
Manager 
2.  Maintain close liaison with Facilities Manager (or their 
delegated authority). 
 
Orderlies – Responsibilities 
 
The Orderly 
Supervisor (or 
1.  Report to the Duty Manager/Clinical Operations Coordinator 
Senior Person) 
and await instructions. 
must: 
 
Security Staff – Responsibilities 
 
The Security 
1.  Report to the Duty Manager. 
Supervisor (or 
2.  Implement standard operating procedures. 
Senior Person) 
3.  Control access to and from the area. 
must: 
 
Facilities Manager – Responsibilities 
 
The Facilities 
1.  Report to the Duty Manager. 
Manager, or 
2.  Consider activating Unit Specific Emergency Plan. 
persons delegated 
3.  Provide plans of buildings from intranet. 
by them must: 
4.  Provide access to locked areas. 
5.  Provide building plans for review by the Emergency Services. 
6.  After notifying affected areas shut down gas and oxygen to 
areas on the advice of the Emergency Services. 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 4 of 4 
 
EPARM Section 7 Suspicious Object 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 8 THREAT TO PERSONAL SAFETY 
(CODE ORANGE) 
 
Staff – Responsibilities 
 
All staff must: 
If threatening or aggressive behaviour takes place you must: 
1.  Seek assistance. 
2.  Call 777 or direct others to do so advise 777 Operator of a 
‘Code Orange’ (refer to Section 1 - Initial Action). 
3.  Provide a description of the aggressor(s). 
4.  If your area has a duress alarm activate this to summon help.  
It is better to activate the alarm and then find you have the 
situation under control than to wait and see how the situation 
develops. 
5.  Remove yourself and others from immediate danger if it is 
safe to do so. 
6.  Do as you are told but be aware of further danger.  
7.  Identify the nearest safe exit. 
8.  De-escalate – acknowledge the problem and feelings of the 
aggressor(s).   
9.  Show empathy and understanding. 
10. Use the aggressor(s) name(s) if known – a personal touch 
can be calming. 
11. Avoid provocation by careful use of words and body 
language. 
12. Do not argue or make light of the situation.  This will only 
increase the levels of anxiety and anger. 
13. Speak quietly, calmly, and slowly so whatever you say can 
be heard and easily understood. 
14. Avoid staring and any sudden movements. 
15. Move carefully and explain your moves as you go. 
16. Record a mental description of the aggressor(s). 
17. Complete the Incident Checklist at the end of this Section – 
Annex A. 
 
Senior Person – Responsibilities 
 
The Senior Person 
1.  Obtain details of the incident. 
present must: 
2.  Attend to the injured. 
3.  Ask all witnesses to wait for the arrival of the police (if 
appropriate) and not to talk to each other prior to being 
interviewed. 
4.  Ensure that a staff member is at the appropriate entrance to 
direct the police to the scene by the quickest route. 
5.  Brief the Duty Manager and response team on arrival. 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 8 Threat to Personal Safety 
 
Page 1 of 4 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 8 THREAT TO PERSONAL SAFETY 
(CODE ORANGE) 
 
Contact Centre – Responsibilities 
 
The 777 Operator 
1.  On receipt of a ‘Code Orange’ activate the appropriate 
must: 
pagers and notify responding staff as to what is known of the 
situation. 
2.  Notify the police of the initial situation, location, and any other 
relevant details. 
 
Duty Manager – Responsibilities 
 
The Duty Manager 
1.  Call the 777 Operator and confirm the location, details of 
must 
the incident, and notification to the police (if appropriate). 
2.  Ensure that the 777 Operator has activated the 
appropriate group alerts (Response, Service Advisory, 
Support and Management Advisory, including 
notification to the Emergency Management Service). 
3.  If the situation warrants an ICP (eg weapons involved) – 
Notify 777 Operator and affected areas of the ICP location 
and contact details. 
4.  Obtain the facts and names of persons involved. 
5.  De-escalate the situation. 
6.  Ensure that others are not at risk. 
7.  Assess injuries and treatment. 
8.  Call the 777 Operator and request further assistance if 
required. 
9.  Await the arrival of the police, if called. 
10. Arrange a ‘Hot’ Debrief and on-going support for all staff 
involved. 
 
Security Staff – Responsibilities 
 
The Security 
Supervisor (or 
Report to the Duty Manager and await instructions. 
Senior Person) 
must: 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 2 of 4 
 
EPARM Section 8 Threat to Personal Safety 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 8 THREAT TO PERSONAL SAFETY 
(CODE ORANGE) 
Section 8 Annex A – Code Orange Checklist 
Complete one form for each aggressor.              Always consider your own safety. 
Name of person completing (Print) 
Date/Time 
 
What did the person/people want? 
Are they known to you? 
Did they use a name? 
Where did they come from? 
Where were they going? 
Were they alone? 
Were they armed? 
What was their mental state? (Confused, agitated etc.) 
Aggressor 
Thin 
Medium 
Large 
Tall 
Short 
Stocky 
appearance/size 
Close 
Short 
Long 
Curly 
Straight 
cropped 
Hair 
Multi-
Dark 
Fair 
Grey 
Untidy 
coloured 
Shorts 
Jersey 
T-shirt 
Hat 
Coat 
Clothing & Colour  Longs 
Jacket 
Open shirt 
Hospital 
Other 
clothing 
Ethnicity 
Caucasian  Maori 
Polynesian 
Asian 
African 
Other 
Gender 
Male 
Female 
Age group (Approx) 
 
Distinguishing 
marks (identify body 
Scars 
Tattoos 
Marks 
Glasses 
part) 
Facial Hair 
Moustache 
Beard 
Other 
Direction of travel (eg went out of main doors) 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 8 Threat to Personal Safety 
 
Page 3 of 4 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 8 THREAT TO PERSONAL SAFETY 
(CODE ORANGE) 
 
 
This page intentionally blank 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 4 of 4 
 
EPARM Section 8 Threat to Personal Safety 

---

Auckland District Health Board 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 9 ROBBERY  
 
Staff – Responsibilities  
 
DURING a robbery 
1.  Co-operate with instructions. 
the protection of 
2.  Remain calm, control emotions, avoid eye contact and make no 
life is most 
sudden movements. 
important.   
3.  Avoid challenging the offender (s) or touch anything they may 
Staff must: 
have handled. 
4.  Under no circumstances attempt to apprehend the offender(s) 
when there is a threat to life or safety. 
5.  Note the offender’s clothing and other distinguishing features. 
Complete the checklist at Annex A of this Section. 
 
AFTER a robbery, 
1.  Call 777 or direct others to do so. 
Staff must: 
2.  Notify their supervisor. 
 
Contact Centre – Responsibilities 
 
Standard Operating 
Procedures 
The 777 Operator is to implement standard operating procedures. 
 
The 777 Operator 
1.  His/her name. 
must ask the 
2.  Location of the robbery. 
caller: 
3.  If the robbery is in progress. 
4.  If there are any injuries. 
5.  The number of offenders, description, direction and means of 
escape. 
6.  What, if any weapons were used. 
7.  The Police are to be contacted (with the caller – if safe for 
them to remain on the line) and the following information 
provided: 
a.  The exact location of the robbery and number of 
offenders. 
b.  A description of the offenders. 
c.  Whether the crime is still in progress. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 1 of 4 
 
EPARM Section 9 Robbery 

---

Auckland District Health Board 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 9 ROBBERY  
 
Duty Manager – Responsibilities 
 
The Duty Manager 
1.  Wear appropriate identification (hi-vis jerkin). 
must: 
2.  Call the 777 Operator and confirm the location, details of the 
incident, and notification to the police. 
3.  Confirm whether the offender(s) has/have left. 
4.  Arrange to evacuate the surrounding area if the robbery is 
still in progress. 
5.  On arrival, establish an Incident Control Point (ICP) and 
remain in the vicinity to direct and control activity.  Ensure the 
area is at a discrete distance from the incident. 
6.  Assess injuries and arrange medical treatment. 
7.  Contact the 777 Operator and request further assistance if 
required. 
8.  Cordon off the area where the robbery took place and advise 
people not to touch anything at the scene. 
9.  Ask all witnesses to wait for the police to arrive, or ask for 
their name, address and telephone number if any insist on 
leaving. 
10. Ensure that witnesses do not discuss the robbery until 
interviewed by the police. 
11. Brief Senior Management and the Communications 
Manager. 
12. Liaise with police on their arrival. 
13. Facilitate return to normal function. 
14. Provide ‘Hot’ Debrief and support for all staff involved. 
 
Security Staff – Responsibilities 
 
The Security 
1.  Report to the Duty Manager 
Supervisor (or 
2.  Observe from a safe distance, remain unobtrusive and where 
Senior Person) 
necessary evacuate the surrounding area. 
must: 
3.  Under no circumstances attempt to apprehend the offenders 
when there is a threat to life or safety. 
4.  Keep onlookers away from the scene, including the media. 
5.  Request persons involved to remain until interviewed by the 
police. 
6.  Preserve the crime scene. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 2 of 4 
 
EPARM Section 9 Robbery 

---

Auckland District Health Board 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 9 ROBBERY  
 
Annex A – Robbery Checklist 
Complete one form for each offender.        Always consider your own safety. 
Name of person completing (Print) 
Date/Time 
 
What did the person/people want? 
Are they known to you? 
Did they use a name? 
Where did they come from? 
Where were they going? 
Were they alone? 
Were they armed? 
What was their mental state? (confused, agitated etc.) 
Aggressor 
Thin 
Medium 
Large 
Tall 
Short 
Stocky 
appearance/size 
Close 
Short 
Long 
Curly 
Straight 
cropped 
Hair 
Multi-
Dark 
Fair 
Grey 
Unkempt 
coloured 
Shorts 
Jersey 
T-shirt 
Hat 
Coat 
Clothing & Colour 
Hospital 
Longs 
Jacket 
Open shirt 
Other 
clothing 
Ethnicity 
Caucasian  Maori 
Polynesian 
Asian 
African 
Other 
Gender 
Male 
Female 
Age group (Approx) 
 
Distinguishing 
marks (identify body 
Scars 
Marks 
Tattoos 
Glasses 
part) 
Facial Hair 
Moustache 
Beard 
Other 
Direction of travel (eg went out of main doors) 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 3 of 4 
 
EPARM Section 9 Robbery 

---

Auckland District Health Board 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 9 ROBBERY  
 
 
This page intentionally blank 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 4 of 4 
 
EPARM Section 9 Robbery 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 10 UTILITY FAILURE 
 
This section contains generic information.  Clinical procedure information in the 
event of utility outages must be detailed in Unit Specific Emergency Plans 
 
Staff – Responsibilities 
 
Staff must: 
1.  Report the incident to their Supervisor or Service Manager. 
2.  Maintain life and safety. 
3.  Remove people from immediate danger. 
4.  Remain calm and provide reassurance to patients and visitors. 
5.  Prevent further damage by turning off any unnecessary 
equipment.  
 
Senior Person – Responsibilities 
 
The Senior Person 
1.  Take control and coordinate actions in the unit. 
must: 
2.  Activate the Unit Specific Emergency Plan. 
3.  Consider patient safety and treatment in consultation with clinical 
staff. 
4.  Liaise and cooperate with nearby units. 
5.  Place someone by the telephone for messages. 
6.  Notify the Duty Manager and await further instruction. 
7.  Notify the Shift Engineer if a localised event. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 10 Utility Failure 
 
Page 1 of 10 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 10 UTILITY FAILURE 
 
Duty Manager – Responsibilities 
 
The Duty Manager 
1.  Wear appropriate identification (hi-vis jerkin). 
must: 
2.  Assess the extent and type of failure and impact on patient care. 
3.  Prioritise actions and access resource requirements, including 
personnel. 
4.  Ensure that the Contact Centre has activated the 
appropriate group alerts (Response, Service Advisory, 
Support and Management Advisory, including notification to 
the Emergency Management Service)  
5.  Notify Managers as appropriate. 
6.  Contact Facilities Management: 
During working hours contact the PAE (Facilities 
Management) Ops Manager via the 777 Operator. 
After hours contact the Shift Engineer. 
7.  Consider the requirements to maintain essential services, life 
support etc. in the affected area, eg allocation of staff. 
8.  If required, nominate an Incident Control Point (ICP) and remain 
in the vicinity to control and direct activity.  Notify Contact Centre 
and affected areas of the ICP location and contact telephone/fax 
number(s).   
9.  Consult with key clinical personnel to ensure clinical priorities are 
established.  
10. If a major fault, advise neighbouring hospitals and St John 
Ambulance for the transfer and/or diversion of patients. 
11. Contact the Incident Controller – to consider full or partial 
activation of the Incident Management Team. 
 
Facilities Manager – Responsibilities 
 
The Facilities 
1.  Report to the Duty Manager to establish priorities for repair or 
Manager, or 
restoration of services. 
persons delegated 
2.  Consider activating Unit Specific Emergency Plan. 
by them must: 
3.  Assess the extent and type of failure. 
4.  Notify the PAE Ops Manager and request additional assistance, 
if required. 
5.  Check emergency generators and backup systems. 
6.  Provide periodic updates to the Duty Manager, including 
estimated repair times. 
7.  Plan for the following: 
a.  Uninterrupted secondary power supply, eg generators 
b.  Uninterrupted water supply 
c.  Sewage disposal 
d.  Availability of plant equipment and supplies 
e.  Utilisation of external contractors. 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 2 of 10 
 
EPARM Section 10 Utility Failure 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 10 UTILITY FAILURE 
 
Orderlies – Responsibilities 
 
The Orderly 
Orderly Supervisor report to the Duty Manager/Clinical Operations 
Supervisor (or 
Coordinator and await instructions. 
Senior Person) 
 
must: 
Orderlies must: 
Report to the Orderly Supervisor (or Senior Person) and await 
instructions to assist with: 
a.  Movement of patients 
b.  Accessing and delivering resources 
c.  Relaying messages.  
 
Security Staff – Responsibilities 
 
The Security 
Supervisor (or 
Report to the Duty Manager and await instructions.  
Senior Person) 
must: 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 10 Utility Failure 
 
Page 3 of 10 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 10 UTILITY FAILURE 
 
ELECTRICITY FAILURE 
 
In  the  event  of  a  total  power  failure,  including  failure  of  essential  power  via  generator,  all 
electrical services not supplied by battery will shut down. 
 
Staff Responsibilities – Electricity Failure 
 
Staff must: 
1.  All essential equipment should (if not already) be plugged into 
standby power electricity sockets (these are identified by a 
black plate or black switch)  
2.  Know where these plugs and switches are before the event.  
3.  Obtain briefing from senior person in charge. 
4.  Ensure patient safety and check frequently. 
5.  Check that patient call systems are functional. 
6.  Discontinue patient bathing and showering. 
7.  Only use telephones when absolutely necessary. 
8.  Turn on essential lighting switches, only if required.  
9.  Use essential power wisely and switch off unnecessary 
equipment, lights and electric heaters. 
10. Use battery operated equipment sparingly. 
11. Retain a torch in your area. 
12. If computers are being used, save data, shut down and switch 
off, consideration should be given to clinical systems which 
need to remain operational for as long as possible. 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 4 of 10 
 
EPARM Section 10 Utility Failure 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 10 UTILITY FAILURE 
 
Important Considerations – Electricity Failure 
 
Loss of electricity may result in the supply of the following services being compromised. 
 
Wall Suction 
1.  Use manual pumps or battery operated suction units if wall 
suction units do not operate in a power cut. 
 
Medical Gases 
1.  If medical gas supply is affected by loss of electricity, use 
portable cylinders for essential cases. 
2.  Bottle banks (oxygen and other medical gases) are located on 
the ACH and GCC sites.  
3.  The orderly service manages a limited supply of small oxygen 
bottles for patient transport. 
 
Water Supply, 
1.  Water will be available for the first few hours following an 
Heating and Steam 
electrical failure.  However, it is vital that water rationing begins 
immediately if the electricity supply fails. 
2.  Power loss will disrupt the normal supply of hot water, steam and 
heating.  This will affect the ability of some departments to 
maintain their services. 
3.  Use linen and other supplies sparingly. 
4.  Expect delays and changes to the provision of meals. 
5.  Temperatures in your unit may fluctuate.  Request extra blankets 
for patients if necessary.  
 
Refrigeration 
1.  All essential equipment (including refrigerators) should be 
plugged into an essential power socket. 
2.  Open fridge doors as little as possible to keep cold air from 
escaping.  
 
Lifts 
1.  Loss of electricity will mean that some lifts do not function and 
others will only operate at half speed.  
2.  If lifts are functioning, only use them for essential services. 
3.  Do not use lifts if fire alarms are ringing. 
4.  Check lifts for people trapped inside and notify the Contact 
Centre operator via 777. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 10 Utility Failure 
 
Page 5 of 10 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 10 UTILITY FAILURE 
 
GENERATOR TESTING  
All Areas 
All areas must ensure that they have appropriate plans in place to 
cope with the loss of Essential Power during any Generator Testing. 
 
Items with batteries or where a brief interruption is not of concern can 
be left in Essential Power sockets, otherwise items should be 
transferred to non-essential Power sockets.  Checks should be made 
to ensure that batteries are available and working for those devices 
that must continue to run. 
If Essential Power does not come back on areas should check their 
Residual Current Devices (RCDs). 
RCD: Residual Current Device 
All general purpose power outlets in patient-occupied rooms are 
protected by a device called a RCD.  If you have plugged in a piece of 
equipment and find that you have no power, check the following on 
the RCD panel (usually on the wall of that room, near the door): 
 
1. Is the “Line Power Available” light on? 
 
2. Is the “Supply Power Available “light on? 
If the Line light is off, power supply to unit has failed, log problem onto 
BEIMS. 
If the Supply light is off, simply press Reset (black button). 
 
Transferring items to UPS should only be done in 
conjunction with the Shift Engineer as this could result in 
an overload creating even greater problems. 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 6 of 10 
 
EPARM Section 10 Utility Failure 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 10 UTILITY FAILURE 
 
 
Generator 
Testing (cont.) 
Switches and Plugs 
Throughout the hospital colour coding is used to denote the different 
power sources available.  The colours denote: 
  Red – Uninterrupted Power Supply (UPS) – will continue 
uninterrupted through an unplanned grid outage. 
  Black – Essential Power – during an unplanned outage will 
switch off and be replaced by generator power after a short 
interruption. 
  White – Non-essential Power – will not be supplied during an 
unplanned grid outage. 
  During the 90 second planned outages UPS (Red) and non-
essential Power (White) sockets and switches will not be 
affected.  
  Only items with black switches will be affected. 
 
Lighting  
Essential lighting will be interrupted during the outages; however, 
areas will have a mixture of lighting on essential and non-essential 
power. By turning off all lighting with black switches you should be 
able to determine the affect on your area. 
Air Conditioning 
Air conditioning will halt for the period of the interruption. It will then 
automatically restart indicating that essential power has been 
restored. 
Call Bells  
Ward annunciator panels will stop working during the outages.  Call 
bells and call lights above patient room doors will continue to 
operate.  
Computers  
Computers that need to keep running during the planned power 
outages should be plugged into non-essential power.  Those not 
required should be turned off during this time. 
Lamson Tubes 
The blowers of the Lamson tube will be interrupted but will resume 
normal operation with the resumption of essential power. 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 10 Utility Failure 
 
Page 7 of 10 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 10 UTILITY FAILURE 
 
 
Generator 
Testing (cont.) 
Medical Gases 
Medical Gas Alarm screens will not display during interruption. 
 
Fire Panels  
During a generator test fire panels will switch over to battery 
power.   
 
Examples of Visual Display Panels 
 
 
Lifts 
During generator testing, lift operation will be affected.  Each lift will 
stop functioning for around 20 seconds; when power is restored the 
lift will initially return to its home floor prior to resuming normal 
operation. 
 
All lifts will have appropriate notices placed both inside and out to 
warn users of the possible impacts and notify them of the alternative 
routes that they can take.  Any lifts where patients or visitors could 
be stuck or trapped will be staffed to avoid incident. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 8 of 10 
 
EPARM Section 10 Utility Failure 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 10 UTILITY FAILURE 
 
FAILURE OF WATER SUPPLY 
 
Staff must: 
Apply water conservation guidelines as follows: 
1.  Assess ward/department water needs for the next 72 hours 
2.  Drinkable (potable) water.  Allow for 3 litres per person per day.  
Count staff and patients.   
3.  Non-drinkable (non-potable) water.  Estimate your needs for 
washing, cleaning, sterilisation etc.  Drinking water must not be 
used for these purposes. 
4.  Packaged water – take an inventory of any bottled water, or 
bottled drink available in your unit. 
5.  Ration your supply and notify the Duty Manager of your situation.  
 
Use of toilets, 
Do not flush toilets 
showers and sluice 
Do not use the sluice or shower or sanitisers 
facilities 
Do not use washing machines 
Do not bath patients 
 
Lock the majority of toilets, keeping one or two in use.   
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 10 Utility Failure 
 
Page 9 of 10 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 10 UTILITY FAILURE 
 
 
This page intentionally blank 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 10 of 10 
 
EPARM Section 10 Utility Failure 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 11 COMMUNICATIONS FAILURE 
 
PROCEDURE FOR LOCATOR/PAGER FAILURE 
 
Staff – Responsibilities  
 
Staff must: 
1.  Notify the 777 Operator that locator and or pagers are not 
functioning. 
2.  Notify staff in the area (do not assume that they already know). 
3.  Notify their Supervisor/Service Manager during business hours 
and Duty Manager out of hours. 
 
PROCEDURE FOR TELEPHONE FAILURE 
 
Staff – Responsibilities 
Staff must:  
1.  Notify their supervisor. 
2.  Check every phone in the unit (including public pay phones and 
fax phones). 
3.  Follow instructions from the Service Manager/Duty Manager. 
If an emergency has occurred: 
1.  Seek help from adjacent units. 
2.  Follow instructions from the Service Manager/Duty Manager.  
 
Senior Person – Responsibilities 
 
The Supervisor or 
1.  Notify the 777 Operator from the nearest working phone. 
senior person 
2.  Utilise cell phones, to telephone 777.   
present must: 
a.  If operating an Auckland DHB-issued Vodafone 
mobile dial 777. 
b.  If using a private cell phone dial (09) 307 4949 and 
when prompted by the automated operator enter 
777#.  
3.  Check adjacent areas to ascertain if the failure is local or 
widespread.  
4.  Notify staff in the area. 
5.  Seek assistance from other Units. 
6.  If practical, use the nearest working phone as the primary 
contact.  Notify Contact Centre and key personnel of the 
number(s). 
If the telephone failure is widespread: 
1.  Set up a runner system in consultation with the Duty 
Manager. 
2.  Appoint a ‘Runner’ to take messages off the floor.   
3.  Messages must be written, not verbal. 
4.  Runners must be familiar with the building and be physically 
fit.  
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 11 Communications Failure 
 
Page 1 of 4 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 11 COMMUNICATIONS FAILURE 
 
Duty Manager – Responsibilities 
 
The Duty Manager 
1.  Attempt to call the 777 Operator via landline and cellular 
must: 
networks to confirm the extent of the failure.  Ensure repair 
services have been notified. 
2.  Verify that the 777 Operator has initiated standard operating 
procedures, and alerted Information Systems (IS) staff. 
3.  Ensure that the 777 Operator has activated the 
appropriate group alerts (Response, Service Advisory, 
Support and Management Advisory – including 
notification to the Emergency Management Service). 
4.  If contact cannot be made with the 777 Operator, attempt to 
identify the affected areas by setting up a runner system.  
Suggested minimum of two runners on stand-by at all times 
to ensure coverage.    
5.  Prioritise the distribution of radiotelephones (if available) to 
key areas and response personnel, including clinicians, shift 
engineer and security staff.  Confirm what radio channel is to 
be used with all users and ensure spare batteries are on 
charge. 
6.  Nominate an Incident Control Point (ICP) for channelling 
messages and remain in the vicinity to direct and control 
activity.  All messages should be written (to prevent 
misunderstanding), prioritised (for action), and logged 
(messages sent and received). 
7.  Notify affected areas of the ICP location and contact details. 
8.  Appoint an individual to monitor radio transmissions and 
record all messages, note the distribution of radios and 
undertake periodic radio checks. 
9.  Ensure that each ward or department is aware of the nearest 
radio to their area. 
10. Notify senior management and confer with the Incident 
Controller to consider activation of the Incident Management 
Team (IMT) if appropriate. 
11. Notify St John Ambulance Communications Centre via 
regional health disaster network base station radio held by 24 
Hour Centre.  The ambulance control room can also be 
accessed via base station radios located in the Adult and 
Children’s Emergency Departments. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 2 of 4 
 
EPARM Section 11 Communications Failure 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 11 COMMUNICATIONS FAILURE 
 
Daily Operations Manager – Responsibilities  
 
The Daily 
1.  Maintain close liaison with the Duty Manager. 
Operations 
2.  Maintain close liaison with Facilities Manager (or their 
Manager must:  
delegated authority). 
 
Use of Radio Telephones (RTs) 
 
 
1.  The person delivering the radio telephone will brief staff on 
how to operate the equipment.  
2.  A radio check is to be made to the ICP confirming delivery.  
The following steps should be used when transmitting 
messages: 
Step 1: Initiate transmission: 
i.  Example:   “ICP this is Ward 12, over”. 
Step 2: Wait for acknowledgement from ICP: 
ii.  Example:   “Ward 12 this is ICP, over”. 
Step 3: Relay message: 
iii.  Example:   “ Ward 12 radio received” (end 
transmission with “out”)   
3.  Staff allocated a radiotelephone are required to keep it on 
their person at all times and are to brief relieving staff before 
handing over the equipment.  
 
Emergency Transmissions 
 
All emergency transmissions are to be prefixed by the words: 
 
“EMERGENCY MESSAGE” 
 
Upon hearing this transmission, all other radio telephone users are to remain silent until the 
transmission of the emergency message is complete.  
 
Orderlies – Responsibilities 
 
The Orderly 
1.  Report to the Duty Manager/Clinical Operations Coordinator 
Supervisor (or 
and await instructions. 
Senior Person) 
2.  Identify available and non-essential radio telephones for 
must: 
distribution. 
3.  Distribute radio telephones as directed. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 11 Communications Failure 
 
Page 3 of 4 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 11 COMMUNICATIONS FAILURE 
 
Security Staff – Responsibilities 
 
The Security 
Supervisor (or 
Report to the Duty Manager and await instructions. 
Senior Person) 
must: 
 
Contact Centre – Responsibilities 
 
The Contact Centre 
1.  Activate standard operating procedures. 
must: 
2.  Report fault and request urgent technical support (use cell 
phone if working). 
3.  Notify IS staff (Technical Manager and Contact Centre 
Manager). 
4.  Notify the Duty Manager and PAE (Facilities Management) 
Ops Manager – work hours; Shift Engineer – after hours 
(message to be relayed via radio transmission to Orderlies). 
5.  Determine the extent of the failure. 
6.  Notify neighbouring hospitals and the Emergency Services if 
a major failure (use cell phones if functioning). 
7.  Identify working phones. 
8.  Monitor the base set radio. 
9.  Log all messages. 
10. To provide situation reports when available to the Duty 
Manager (via radio).  
11. Advise the Duty Manager when the system is fully 
operational.   
 
Facilities Manager – Responsibilities 
 
The Facilities 
Manager, or 
Liaise with the Duty Manager and await instructions. 
persons delegated 
by them must: 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 4 of 4 
 
EPARM Section 11 Communications Failure 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 12 FIRE 
 
In a fire the priority is to safely remove anyone in immediate danger. 
 
The acronym RACE highlights the main points to be considered during a fire.  Remember – 
RACE should be used in the order that best suits the circumstances – it is often possible to 
carry out more than one action at a time. 
R 
Remove anyone in immediate danger – if safe to do so. 
A 
Announce - get help, shout “Fire” to alert others in the area – activate a Manual Call 
Point and call 777. 
C 
Close doors and windows to contain the heat and smoke (turn off hazardous 
processes, gas, oxygen, etc. only if safe to do so). 
E 
Extinguish the fire – only if safe to do so. 
 
Staff Responsibilities 
 
All staff must: 
1.  Alert anyone close to the fire – get help – activate the Manual 
Call Point. 
2.  Notify the Contact Centre operator 777 and give your name, unit 
name, floor level, building number, hospital name, and site (Refer 
Section 1 – Initial Action, for further details). 
3.  Confine fire and smoke by closing all doors and windows. 
4.  Determine the exact location of the fire or smoke. 
5.  If possible, identify what is burning. 
6.  Ensure exits and exit routes are clear. 
7.  Liaise with your supervisor/unit warden – arrange evacuation of 
all people from the immediate area as per Fire Action Notices. 
8.  Ensure those patients who are dependent upon electrically 
operated equipment, oxygen or intravenous therapy equipment 
receive special attention. 
9.  Check toilets, changing rooms, and all other rooms/storage 
areas/confined places to ensure no-one has been left behind. 
10. Turn off oxygen; consider the welfare of patients being 
administered oxygen.  Do not place your safety at risk.  
11. Leave lights on. 
12. Take a roll-call immediately to ensure all patients and staff are 
accounted for.  Print and use CHiPs whiteboards, if appropriate. 
13. Ensure that one staff member is at the appropriate building 
entrance to direct the Fire Service to the fire by the quickest route. 
14. Attempt to put the fire out only if safe to do so eg fire smaller than 
a waste paper bin – obtain suitable fire extinguishers and at least 
one person to back you up to begin fire fighting. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 12 Fire 
 
Page 1 of 4 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 12 FIRE 
 
Unit Warden – Responsibilities 
 
The Unit Warden 
Role undertaken by the shift coordinator or senior person 
must : 
present in the absence of the designated warden 
1.  Ensure that 777 is called. 
2.  Put on the ‘UW’ armband. 
3.  Take command and coordinate the actions of everyone in the 
area. 
4.  If in a staged evacuation building: 
a.  Initiate Stage 1 evacuation – consider Stage 2. 
5.  Allocate duties to staff members. 
6.  Account for all persons in the Unit Warden area of responsibility. 
7.  Only if safe to do so, ensure that equipment, clinical records and 
medications, are moved with patients. 
8.  Liaise with the Duty Manager and Fire Service. 
 
Generic Staged Evacuation – Clinical and Non-clinical Buildings 
 
Explanation of 
There are three stages of evacuation in place at Auckland DHB.  
staged process 
 
Most of the clinical buildings have a Stage 1 and 2 (internal 
evacuations process) based upon the type of building construction 
(fire cells) and fire protection systems in the building.   
Most of the non-clinical buildings go directly to Stage 3 (complete 
building evacuation). 
 
Staged evacuation 
Stage 
Description 
process:  
Move everyone away from immediate danger, behind 
1 
fire doors. 
2 
Move everyone to the next fire cell.  
3 
Total Building Evacuation. 
 
Contact Centre – Responsibilities 
 
The Contact Centre  The 777 Operator is to implement standard operating procedures. 
must 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 2 of 4 
 
EPARM Section 12 Fire 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 12 FIRE 
 
Duty Manager – Responsibilities 
 
The Duty Manager 
1.  Wear appropriate identification (hi-vis jerkin). 
must: 
2.  Liaise with Unit Warden and obtain a situation report. 
3.  Coordinate resources as required to manage the emergency. 
4.  Ensure that the Contact Centre has activated the 
appropriate group alerts (Response, Service Advisory, 
Support and Management Advisory including notification to 
the Emergency Management Service). 
5.  Set up an ICP at a suitable location. 
6.  Liaise with group call response members and allocate duties. 
7.  Liaise with external agencies. 
8.  On arrival of the Fire Service, make immediate contact with the 
Officer in Charge. 
a.  Provide situation report 
b.  Issue a hospital radio to the Fire Service Officer in 
Charge 
c.  Confirm if lifts can be used for urgent patient transport 
d.  Ensure the Officer in Charge is fully informed of any 
clinical implications of evacuation orders. 
9.  If critical care units are compromised eg theatres, arrange for 
alternative treatment areas and notify key Fire Service and 
hospital staff.  This may also involve a request for assistance 
from other hospitals. 
10. Advise affected areas if gas and oxygen will be shut down.  
Ensure that sufficient warning is provided. 
11. If applicable, request St John to redirect urgent cases. 
12. Action the ‘Al  Clear’ from the Fire Service: 
13. Relay the ‘Al  Clear’ to the Contact Centre, orderlies and security 
staff. 
14. Any staff, visitors or patients physically affected by the event, eg 
smoke inhalation, must be sent to ED for treatment. 
15. Document the incident. 
 
Daily Operations Manager – Responsibilities  
 
Daily Operations 
1.  Maintain close liaison with the Duty Manager. 
Manager 
2.  Maintain close liaison with Facilities Manager (or their 
delegated authority). 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 12 Fire 
 
Page 3 of 4 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 12 FIRE 
 
Orderlies – Responsibilities 
 
The Orderly 
1.  Report to the Unit Warden/Duty Manager or Clinical 
Supervisor and 
Operations Coordinator for allocation of duties.   
Orderlies (in the 
At ACH take the Resource Pack with you – this contains the 
area) must: 
Site Manager hi-vis vest and two additional RTs, 1 for Duty 
Manager and 1 for the Shift engineer. 
2.  Communicate with the hospital Orderly Base (by RT) as soon 
as practical to confirm contact made with Duty Manager. 
3.  Assist with evacuation as directed. 
 
Security – Responsibilities 
 
The Security 
1.  Liaise with the Duty Manager. 
Supervisor (or 
2.  Go to the alarm panel with keys and access codes. 
Senior Security 
3.  Meet the Fire Service, and direct them to the affected area. 
person must): 
4.  In consultation with the Fire Service secure the immediate 
fire area. 
5.  Assist with evacuation as directed. 
6.  Undertake traffic control. 
 
Facilities Manager – Responsibilities 
 
The Facilities 
1.  Verify the location with the Contact Centre. 
Manager, or 
2.  Isolate, protect and control services as appropriate. 
persons delegated 
3.  Where necessary, turn off air conditioning, ventilating units 
by them must: 
and fans where manually controlled, (or as directed by the 
Fire Service Officer In Charge). 
4.  Where necessary, control electric circuitry at distribution 
boards (or as directed by the Fire Service Officer In-Charge 
and in consultation with the Duty Manager). 
5.  Shut down gas and oxygen to affected areas (upon direct 
instructions from the Duty Manager). 
6.  Advise local electricity and gas authorities where necessary. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
Page 4 of 4 
 
EPARM Section 12 Fire 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 13 EVACUATION 
 
The Auckland DHB definition of the term evacuation is: 
The organised, phased and supervised withdrawal, dispersal, or removal of persons 
from dangerous or potentially dangerous areas, to safe receiving areas1. 
 
Important 
In emergencies people are usually better off sheltering where they are 
considerations 
(shelter in place), but evacuation must be considered when risks are 
too high and cannot be reduced. 
Evacuation should take place only when the risk of staying in place is 
greater than the risk of moving.  Patients should be evacuated only 
when absolutely necessary.  If evacuation is required, the objective is 
to evacuate people in a timely, safe, and effective way. 
The stage (see below) of evacuation is determined by the nature of 
the emergency and the circumstances of the staff and patients 
affected.  
 
Staged Evacuation Process 
 
At Auckland DHB there are three stages of evacuation  
 
Staged 
Stage 
Description 
evacuation 
process: 
1 
Remove everyone from immediate danger 
2 
Remove everyone to a safe area 
3 
Total Building Evacuation 
Shelter in Place 
(Stages 1 and 2) 
Stages 1 and 2 are internal evacuations.   
 
Closing doors and windows in wards/rooms should provide initial 
protection from hazards.  In most incidents, the safest place for 
patients and staff is to remain inside the building. 
Total Building 
In the case of a complete building evacuation, everyone should 
Evacuation  
leave the building.   
(Stage 3) 
 
Total evacuation of buildings with a staged evacuation process 
should be initiated only as a last resort.  This decision requires 
coordination with the Duty manager, Service and managers, Incident 
Management Team (if operational) and emergency services (if 
applicable). 
 
                                                 
1 This definition is used in the Auckland DHB Evacuation Plan. 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 13 Evacuation 
 
Page 1 of 4 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 13 EVACUATION 
 
Staff – Responsibilities 
 
All staff must: 
1.  Be responsible for their own safety. 
2.  Check for and remove anyone from immediate danger. 
3.  ALL staff should take directions from the Unit Warden (or shift 
coordinator/senior person present).   
 
Unit Warden – Responsibilities 
 
The Unit Warden 
1.  Role undertaken by the shift coordinator/senior person 
must: 
present in the absence of the designated warden. 
2.  Put on the ‘UW’ armband. 
3.  Ensure that a 777call is made. 
4.  Take command and coordinate the actions of everyone in the 
area. 
5.  Initiate Stage 1 evacuation – consider Stage 2. 
6.  Allocate duties to staff members.  
7.  Liaise with the Duty Manager. 
8.  Account for all persons in their area of responsibility. 
9.  Only if safe to do so, ensure that equipment, clinical records and 
medication, are moved with patients. 
 
Evacuation Order 
 
1 
ALL patients/persons in immediate danger 
Evacuation Order 
2 
Ambulant patients and visitors 
General Guideline 
3 
Patients requiring guidance or some assistance  
4 
Fully dependent patients 
 
GENERIC STAGED EVACUATION ASSESSMENT GUIDELINES 
Stage 2 Evacuation Assessment 
Assessment 
1.  Is there anyone at risk from the hazard? 
2.  Is the hazard spreading despite containment efforts (closing 
doors, windows etc.)? 
If yes to any of the above remove everyone to a safe place on 
the same floor if possible. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 13 Evacuation 
 
Page 2 of 4 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 13 EVACUATION 
 
Duty Manager – Responsibilities 
 
The Duty 
1.  Wear appropriate identification (hi-vis jerkin). 
Manager must: 
2.  Liaise with unit wardens and obtain a situation report. 
3.  Coordinate resources as required to manage the evacuation. 
4.  Ensure that the Contact Centre has activated the 
appropriate group alerts (Response, Service Advisory, 
Support and Management Advisory including notification to 
the Emergency Management Service) 
5.  Set up an ICP at a suitable location. 
6.  Liaise with the Incident Controller to consider activating the 
Incident Management Team.  
7.  Liaise with group call response members and allocate duties. 
8.  Liaise with external agencies. 
9.  On arrival of the Police/Fire Service, make immediate contact 
with the Officer(s) in Charge. 
a.  Provide briefing 
b.  Issue a hospital radio to the Police/Fire Service 
Officer in Charge 
c.  Confirm if lifts can be used for urgent patient transport 
d.  Ensure the Officer(s) in Charge are fully informed of 
any clinical implications of evacuation orders. 
10. If critical care units are compromised, eg theatres arrange for 
alternative treatment areas and notify key Police/Fire Service 
and hospital staff.  This may also involve a request for 
assistance from other hospitals. 
11. Advise affected areas if gas and oxygen is to be shut down.  
Ensure that sufficient warning is provided. 
12. Request St John Ambulance to redirect urgent cases. 
13. Document the incident. 
 
Daily Operations Manager – Responsibilities  
 
The Daily 
1.  Maintain close liaison with the Duty Manager. 
Operations 
2.  Maintain close liaison with Facilities Manager (or their 
Manager must: 
delegated authority). 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 13 Evacuation 
 
Page 3 of 4 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 13 EVACUATION 
 
Orderlies – Responsibilities 
 
The Orderly 
1.  Report to the unit warden and/or Duty Manager/Clinical 
Supervisor (or 
Operations Coordinator for allocation of duties. 
Senior Person) 
2.  Communicate with the hospital Orderly Base by RT as soon as 
must: 
practical to provide update. 
3.  Assist with evacuation as detailed. 
 
Security – Responsibilities 
 
The Security 
1.  Liaise with the Duty Manager. 
Supervisor (or 
2.  Secure the immediate area. 
Senior Person) 
3.  Assist with evacuation as directed. 
must: 
4.  Undertake traffic control. 
 
Facilities Manager – Responsibilities 
 
The Facilities 
1.  Confirm the location of evacuation with the Duty Manager/IMT. 
Manager, or 
2.  Isolate, protect and control services as appropriate. 
persons 
3.  Where necessary and in consultation with the Duty Manager, 
delegated by 
turn off air conditioning, ventilation units and fans where 
them must: 
manually controlled. 
4.  In consultation with the Duty Manager and emergency services: 
a.  Control electric circuitry at distribution boards 
b.  Shut down gas and oxygen to affected areas. 
5.  Advise local electricity and gas authorities where necessary. 
 
General Evacuation Principles 
1.  Start evacuation with the room or area of hazard origin. 
2.  Close doors where possible. 
3.  Do not run. 
4.  Do not stop to collect belongings. 
5.  Do not re-enter the evacuated area until the all clear is given.   
 
6.  At night, lights in corridors are to be turned on.  
7.  Do not use lifts, unless advised by the emergency services. 
8.  After an area is completely evacuated ensure all fire doors are 
closed. 
9.  Limit the use of telephones. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 13 Evacuation 
 
Page 4 of 4 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 14 HAZARDOUS MATERIALS INCIDENT 
HAZARDOUS SUBSTANCES  
A hazardous substances1 is any substance that has one or more of the following intrinsic 
hazardous properties: 
  Explosiveness 
  Flammability 
  Oxidising capacity 
  Corrosiveness 
  Toxicity 
  Ecotoxicity 
  Capacity, on contact with air or water, to develop one or more of the above 
properties.  
 
Hazardous material 
A HAZMAT incident involves the spillage or escape of a hazardous 
(HAZMAT) incident 
substance. 
A serious HAZMAT situation exists when staff are unable to 
contain the situation resulting in a risk to people, buildings and 
services.  This will require Fire Service assistance and the possible 
evacuation of building(s). 
If staff are able to contain the spillage or escape, Fire Service 
assistance may be required to dispose of the material. 
 
 
Levels of 
There are two classification levels of HAZMAT incident in use at 
HAZMAT incident  Auckland DHB.   
The type of hazardous material and/or the quantity spilt will 
determine the level of response.  Refer to relevant Safety Data 
Sheet (SDS) for more information.  Standard SDS should have 16 
sections1 and not be more than five years old. 
 
Level 1  
1. 
Safety Data Sheet (SDS) available to confirm process and 
appropriate spill kit is available. 
2. 
Small spill, usually as a result of accidental spill by handler 
during decanting.  
3. 
Approved Handler available who is familiar with product, 
associated hazards and spillage clean up requirements.  
4. 
Able to easily contain spill. 
 
Level 2  
1. 
Large or continuous spill, usually resulting from equipment 
failure and leakage or storage drum leakage.  
OR 
2. 
No approved handler available, staff unfamiliar with 
substance and associated hazards. 
 
                                                 
1Hazardous Substances and New Organisms (HSNO) Act 1996, Section 2. 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 14 Hazardous Materials Incident   
Page 1 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 14 HAZARDOUS MATERIALS INCIDENT 
 
Staff – Responsibilities 
 
Staff must: 
Level 1  
1. 
Isolate area. 
2. 
Locate spill kit and Safety Data Sheet (SDS). 
3. 
Put on Personal Protective Equipment (PPE). 
4. 
Clean up spillage according to SDS and spill kit instructions. 
5. 
Dispose of spill kit as per chemical waste. 
6. 
Check PPE used, if damage dispose as per disposal 
regulations 
7. 
Complete an OH&S Occurrence Report. 
 
If in any doubt follow process for Level 2. 
 
Level 2  
1. 
Remove anyone affected from immediate area. 
2. 
DO NOT risk further contact with the material. 
3. 
Dial 777 and give details to operator, including location, type 
of substance, level of response and any requirement for 
medical assistance. 
4. 
If practical and safe to do so follow SDS guidelines on 
minimizing spread. 
5. 
If you do not know the correct procedures, summon help and 
evacuate area. 
6. 
If no safe route is available and evacuation is not essential to 
immediate survival, move to an uncontaminated room and 
Shelter-In-Place refer to Shelter-in-Place Procedure below.  
7. 
Ensure the SDS is available for emergency service 
personnel refer to Section 11 of the SDS. 
 
 Shelter-in-Place Procedure 
 
 
1. 
Move to an uncontaminated room. 
2. 
Seal off from the contaminated source, i.e. close doors, 
windows and seal draughts under doors. 
3. 
Follow personal protection guidelines as identified on the 
SDS. 
4. 
Attract the attention of others. 
5. 
Remain in the area until notified that it is safe to leave. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 14 Hazardous Materials Incident   
Page 2 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 14 HAZARDOUS MATERIALS INCIDENT 
 
Contact Centre – Responsibilities 
 
The Contact 
Initiate notification procedures. 
Centre must: 
 
Duty Manager – Responsibilities 
 
The Duty 
1. 
Wear appropriate identification (hi-vis jerkin). 
Manager must:  
2. 
Ensure correct level of response in progress, including 
notification to the Fire Service. 
3. 
Ensure that the Contact Centre has activated the 
appropriate group alerts (Response, Service Advisory, 
Support and Management Advisory, including 
notification to the Emergency Management Service). 
4. 
Ascertain the following information: 
a.  Action taken 
b.  Material and area involved 
c.  Anyone inside contaminated area 
d.  Anyone injured or contaminated 
e.  Location of nearest protective equipment/clothing 
f.  Hazardous material information (type, amount etc.) 
g.  Area and number of people evacuated 
h.  Whether area cordoned off/isolated. 
5. 
Nominate an Incident Control Point (ICP) and remain in the 
vicinity to control and direct activity.  
6. 
Co-ordinate and liaise with all key personnel. 
7. 
Ensure health needs for those involved are attended to. 
8. 
Gain telephone advice from AED or CED on the transport 
and management of any persons exposed to the material. 
The SDS must accompany personnel. 
9. 
Do not allow contaminated persons to move through the 
hospital (especially patient areas).  Have a safe route cleared 
to exit the hospital.   
10. 
Stay out of contaminated area and await the arrival of the 
Fire Service.  On arrival provide the substance SDS to the 
Fire Office in Charge. 
11. 
Consult with the Fire Service and St John Ambulance as to 
how severely the hospital may be affected by exposure.  
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 14 Hazardous Materials Incident   
Page 3 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 14 HAZARDOUS MATERIALS INCIDENT 
 
Daily Operations Manager – Responsibilities  
 
Daily Operations 
1.  Maintain close liaison with the Duty Manager. 
Manager 
2.  Maintain close liaison with Facilities Manager (or their 
delegated authority). 
 
Hospital Shelter-in-Place Procedure 
 
Hospital Shelter-
Should the Hospital be exposed to a HAZMAT threat requiring 
in-place 
shelter in place, the Duty Manager is to: 
procedure 
1. 
Follow instructions of the Fire Service/St John Ambulance. 
2. 
Request Fire Service/St John Ambulance to maintain close 
contact and to issue half-hourly progress reports. 
3. 
Ensure that the ICP is operational and that key personnel 
have been advised. 
4. 
Instruct all staff to: 
a.  Close doors and windows as required to isolate the 
threat. 
b.  Turn-off independent air-conditioning systems 
c.  Remain inside until further notice and advise patients 
and visitors to do the same 
d.  Notify medical staff if anyone becomes unwell from 
fumes (persons with respiratory problems may need 
special assistance). 
If evacuation is advised, the Duty Manager, in consultation with 
senior management, is to: 
1. 
Evaluate the consequences of evacuation against shelter-in-
place. 
2. 
Seek advice from the Emergency Services to identify 
buildings most at risk. 
3. 
Prioritise the evacuation of specific areas. 
4. 
Identify factors that are likely to influence the decision to 
evacuate eg wind drift, availability of transportation, location 
and suitability of assembly area(s), on-going clinical care and 
staffing resources. 
 
Security Staff – Responsibilities 
 
The Security 
Supervisor (or 
Report to the Duty Manager and await instructions. 
Senior Person) 
must: 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 14 Hazardous Materials Incident   
Page 4 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 14 HAZARDOUS MATERIALS INCIDENT 
 
Facilities Manager – Responsibilities 
 
The Facilities 
1. 
Report to the Duty Manager. 
Manager, or 
2. 
Consider activating Unit Specific emergency Plan. 
persons delegated 
3. 
Assess the extent of the incident and identify action required. 
by them must: 
4. 
Shutdown external air-conditioning and other ventilation 
systems. 
5. 
Notify the Duty Manager and request additional assistance, if 
required. 
 
Emergency Department – Responsibilities 
 
The Emergency 
1. 
Prepare for the receipt of casualties and initiate internal 
Department must: 
response procedures. 
2. 
Activate decontamination procedures. 
3. 
Prior to the movement of patients, give advice about 
contaminated or exposed patients to the Duty Manager 
including: 
a.  Local decontamination processes 
b.  Movement of patients 
c.  Decontamination in the ED (and route to ED) 
d.  Medical treatment required. 
 
HAZMAT – Follow-up 
 
 
Level 1 Classification 
1. 
Complete relevant reporting forms. 
2. 
Undertake necessary investigation to prevent re-occurrence. 
 
Level 2 Classification 
1. 
Completion of designated incident forms, as soon as 
practicable after the event. 
2. 
An investigation of the incident is to be initiated by the 
respective Service Manager to include the OH&S area 
advisor and relevant Approved Handler. 
3. 
Follow up report to be submitted to General Manger, 
Emergency Management Services and OH&S. 
4. 
Any protective clothing or equipment, which has been 
contaminated, must be checked and decontaminated/or 
replaced. 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 14 Hazardous Materials Incident   
Page 5 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 14 HAZARDOUS MATERIALS INCIDENT 
 
 
This page intentionally blank 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 14 Hazardous Materials Incident   
Page 6 of 6 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 15 UNIT SPECIFIC EMERGENCY PLAN 
 
UNIT SPECIFIC EMERGENCY PLANS 
 
Intended to be read in conjunction with the Auckland DHB Emergency Preparedness and 
Response Manual (EPARM) and Emergency Response Flipcharts, Unit Specific Emergency 
Plans (USEPs) provide detailed guidance for all staff working in a service unit such as a 
ward or department to assist them in preparing for and responding to emergency situations.  
 
 
USEPs contain the detailed information that is relevant to a particular service unit.  The 
USEP shows the processes and resources available in the unit and which of these are 
critical to its continued function during any emergency event.  This complements the generic 
Auckland DHB-wide information contained in the EPARM and Emergency Response Flip 
Charts. 
 
USEP Template 
 
A USEP template is available from the Emergency Management Service.  The template 
provides information to assist with the development of a customised Unit Specific 
Emergency Plan (USEP). 
 
USEP Production and Awareness 
 
USEP production should involve all sections of staff in the unit.  USEPs can be used to for 
staff training and orientation as well as being an operational document to assist response 
activities as they can contain task cards and staff call-back processes. 
 
All staff members within the service unit should be aware of their USEP and its contents; it is 
a resource tool to assist them with their immediate response actions.   
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 15 Unit Specific Emergency Plan   
Page 1 of 2 

---

Auckland District Health Board 
 
Emergency Preparedness & Response Manual 
Section 15 UNIT SPECIFIC EMERGENCY PLAN 
  
 
This page intentionally blank 
 
 
 
Issued by: Emergency Management Service 
 
Date Issued: September 2014 
EPARM Section 15 Unit Specific Emergency Plan   
Page 2 of 2 

---