This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Number of breast cancer papients waiting for reconstruction or symmetry after breast surgery'.
MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 29th FEBRUARY 2012 IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.06 PM 
 
 
Present: 
 
Kevin Atkinson (Chair)   
 
 
 
 
Barbara Arnott (apologies for lateness)    
 
David Barry  
David Davidson 
Peter Dunkerley 
Helen Francis 
Denise Eaglesome 
Dan Druzianic 
Ngahiwi Tomoana 
 
 
 
Apology: 
 
Kirsten Wise  
 
 
 
Diana Kirton 
 
 
 
 
In Attendance
Kevin Snee, Chief Executive Officer (CEO) 
 
Warrick Frater, Chief Operating Officer (COO)  
 
Peter Reed, Chief Financial Officer (CFO) 
Andrew Lesperance, General Manager Planning and Performance 
 
 
 
Members of the Executive Management Team 
Member of the Media 
 
Board Administrator  Brenda Crene 
 
 
KARAKIA 
The Deputy Chair, Ngahiwi Tomoana opened the meeting with a Karakia.   
Condolences were conveyed to Ngahiwi on the loss of his beloved father.  
  
 
DECLARATIONS OF INTEREST 
The Board Interests and Conflicts of Interest Register were noted with no amendments. 
Denise Eaglesome advised she would be fulfilling the role as Mayor of Wairoa from 1st March 2012 for 
three months.   
 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 21 December 2011, were confirmed as a true and correct 
record of the meeting.  
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
Helen Francis 
Carried 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Actions and progress from the previous meeting were noted. Verbal updates were provided as follows: 
Item 2 – Operation Plan Monitoring 2011/12: GM Planning and Performance conveyed this was work 
in progress, having a further two advisory committee chairs to meet with.  This item would remain as 
an action. 
Item 8 – Disparities were noted in reporting PHOs and DHBs: GM Planning and Performance advised 
that targets had now been aligned and in future the target would be shown in relation to the actual. 
 
BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan and the agenda items for the March 2012 meeting were noted.  
Minor amendments to March’s work plan were actioned by the Board Administrator. 
March 2012 
Section 1 
1  
 

CHAIR’S REPORT   
The Chair verbally advised of the following matters that have arisen since the previous meeting: 
•  A letter regarding skin lesion services in Napier had been received from Dr Paul Hendy.  This 
letter had been responded to, advising there were no changes and the service would continue in 
its present form.  
•  Health Minister Tony Ryall provided a letter to all DHBs requiring attendance detail for Board and 
Advisory Committee meetings to be competently reported in the respective DHB’s Annual Reports.   
•  The Ministry were researching targets for diagnostics with a view to setting some hard targets.  If 
this occurred, some work would be required to meet the ministers’ expectations. 
 
Staff Retirements:  Chair Kevin Atkinson conveyed his best wishes and thanks to those staff who 
had/or were to retire after extended service to HB District Health Board or associated services.   
 
Letters would be sent to those listed below acknowledging their service. Actioned  
Service 
Date 
Name 
Job Title 
Service 
(yrs) 
Retiring 
Finance, Facilities & 
Pamela O'Donnell  Telephonist 
Procurement 
21 
11-Dec-11 
Rachel Wickham 
Home Aid 
Options HB 
21 
16-Dec-11 
Sue Angland 
Registered Nurse 
Women Children & Youth 
40 
07-Feb-12 
Occupational 
Older Persons Health, 
Alison Nelson 
Therapist 
Rehabilitation & Allied Health 
29 
29-Mar-12 
 
 
Leadership Forum:  The Chair was pleased with the (3rd) Forum held on 15 February at the Te 
Aranga Marae (Flaxmere),  and felt it had elevated to  a  whole new level. He advised that the survey 
completed by participants  (at the Forum) had been collated and averaged, and the responses  were 
very positive.   
Survey Results follow (1=poor 5=outstanding) : 3.6  Format for the day; 4.2 The Venue;  4.4 The 
Facilitator; 3.3 Planning Progress; 3.2 Progress of Vision & Values; 3.5 Progress with ICHS; 3.6 
Agreement in Investment/Disinvestment; 3.7 Building Relationships and Trust. 
 
Replacement of Disability Support Advisory Committee Member: Following the resignation of 
Julie Hutchinson from the DSAC Committee (on  21/11/11), a replacement committee member was 
required. Chairperson, Diana Kirton had  recommended the appointment of Heather Campbell to this 
Committee  because of her vast experience and understanding of the mental health and addiction 
sector. Heather’s  background also shows  operational,  advisory experience, as well as a consumer-
focused outlook. Following discussion the recommendation was approved 
RESOLUTON 
That the Board: 
 
Appoint Heather Campbell as a member of the Disability Support Advisory Committee for the 
ensuing term. 
Moved   
David Davidson 
Seconded 
Helen Francis 
Carried 
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The Chief Executive’s Report was received and the following update provided covering the period to 
31 January 2012. 
 
Financial Performance 
Financial performance for January  has  resulted in a favourable variance of $379k with an 
unfavourable variance of $511k YTD.  The CEO remained focused on achieving a planned surplus of 
$2.0m by the end of the financial year.  
 


Health Targets  
 
 
 
 
HBDHB remain close to/or above target for the following: Shorter Stays in Emergency Department 
(averaged close to  the  95% target)  Access to Elective Surgery (108.9%); Waiting times (the number 
waiting  longer than 5-6 months continued to fall for elective surgical procedures, however neurology 
was  an area of concern).  Shorter waits for cancer treatment radiotherapy (continued at 100%); 
Immunisation (3 months to January 2012 sat at 95.4% which was a good result and above the target 
of 95%); and better help for smokers to quit (at 92.5% was in the top half of the country,  for the 3 
months to January compared to the target of 95% - but still a way to go).  
It had been disappointing to read in the local paper an article (29 February 2012) prompted by a local 
GP regarding services/staffing.  A replacement ENT surgeon was planned  with the temporary gap 
likely to be filled by a Locum, and combined with the good relationship with Royston there was no 
problems perceived. The comment was from the GP was likely in response to a letter sent to GPs on 
17 February 2012.   
Dr Peter Foley as co-chair of the Clinical Council and a local GP expressed regret at the media item 
and advised that there were other avenues open for GPs to voice/raise concerns.  The CEO advised it 
highlighted an issue with communications and an understanding of how the channels work. 
Better Diabetes and Cardiovascular Services:  Attending free annual checks was  showing  a 
positive lift in the Maori community results with 104.6%.  
The Chair congratulated the CEO, PHO and all staff for having performance measures in the top half 
of ALL DHBs - a great achievement. 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT FOR MONTH ENDED JANUARY 2012 
An overview of the presented report was provided by the Chief Financial Officer, noting that a number 
of recommendations had been addressed by the Finance, Risk and Audit Committee Meeting held that 
morning (refer below). 
 
RECOMMENDATION 
That the Board: 
 
That the Board note the contents of the Report. 
Adopted 
 
 
REPORTS AND RECOMMENDATIONS FROM COMMITTEE CHAIRS 
 
Finance, Risk and Audit Committee Meeting – 29 February 2012 
Peter Reed provided a brief overview regarding HBL who had negotiated an arrangement for all 20 
DHBs.  In principle the CFO was happy however there were several issues to work through.  
 
Dan Druzianic advised the meeting that FRAC had considered the arrangements and draft resolution 
at its meeting earlier in the day and recommended that the Resolution be adopted. 
 
RESOLUTON 
That the Board: 
 

1.  In relation to Health Benefits Limited (HBL) Banking and Treasury Collective  
a)  agree for management to follow up with HBL, the conditions of approval as noted in 
the paper; and 
b)  approve in principle subject to the conditions noted in the paper. 
2.  Approve amendment of the CHFA Facility Schedule termination date to 31 December 2021. 
3.  Approve extending the BNZ Working Capital Facility to expire 1 December 2012 
Moved        Dan Druzianic 
Seconded  Peter Dunkerley 

Carried 


Hawke’s Bay Clinical Council – 8 February 2012 
The Council’s co-chair Drs John Gommans and Peter Foley  were in attendance.  Dr Gommans 
provided an overview of the Clinical Council Report provided: 
•  The Laboratory Services Committee provided an overview of: Vitamin D testing restriction feedback 
(mainly positive); further reviews of “high cost” but “low value” testing; and test results distribution 
processes. 
•  Council were pleased with the strategic direction of the Population Health Strategy however the 
action plan required work.  This was reflected in the recommendation to the Board below. 
•  The Draft Annual Plan 12-13 was reinforced. 
•  Establishing an Integrated Health Service for Hawke’s Bay (ICHS) posed two important questions 
regarding who to lead and how we work, rather than the structures we work in. As consultation 
progresses, no doubt these two issues will become clear.  This was noted by the Chair. 
•  Service and Financial Improvement Programme (SFIP) was not discussed in detail but on reflection 
as the SFIP progresses it is worth noting a comment made that “all financial decisions have clinical 
implications” and “all clinical decisions have financial implications.” 
•  Council were pleased to receive the Clinical Indicators Report which had been developed with 
some reporting provided monthly compared with a full report Quarterly. 
•  Nursing Workforce Development was noted and the team involved congratulated. 
Barbara Arnott commented that she felt a high level of comfort with the simple report provided to the 
Board each month.  It ensured the support of many parties and removed/alleviated the element of 
surprise in the clinical arena.   
 
RECOMMENDATION 
That the Board: 
 
1.  Note the contents of the report. 
2.  Note that the Clinical Council endorse the strategic direction, overarching principles and 
priority focus areas only, in the DRAFT Population Health Strategic Plan 2012-2015. 
Adopted 
 
 
DISCUSSION PAPER 
Establishing ICHS Services in Hawke’s Bay  
GM Planning and Performance, Andrew Lesperance was in attendance for this  paper  which  was 
covered/discussed at the Leadership Forum on 15th February. 
RECOMMENDATION 
That the Board: 
 
1.  Note the feedback from the ICHS consultation process as presented at the Leadership 
forum 15 February. 
2.  Note that this feedback will be released to the public as per the agreed consultation 
process. 
3.  Note that a further paper will be provided to the board in April, detailing the next steps in 
this development. 
Adopted 
 


 
MONITORING PAPERS 
 
HBDHB Performance Framework Exceptions (Q2) 2011-12 
 
This final Report was tabled at the meeting by Andrew Lesperance. The summary report had been 
delayed as crucial data had not been received from the Ministry to meet internal reporting deadlines.  
•  Smoking advice: Since the publicly announced target announced in July 2011, the Chair noted that 
GPs appeared to be under performing.  The results show that smoking advice to their patients was 
at 30% compared to the MOH target of 90%.   
•  Referring to “Improving mental health services using relapse prevention planning (Child and Youth 
0-19 years) on page 82”: Non government organisations (NGO) appeared to be under performing.  
The meeting was advised this was mainly a reporting issue (equating to around 20%), and that the 
portfolio manager was following up.  Action GM P&P   
•  Referring to “Percentage of patients receiving ultrasound, MRI and CT services within timeframe” 
on page 93”, the Chair referred to a letter from the Minister expressing concern that there were 
patients who had waited up to 6 months for a scan. The COO advised there were no issues 
technology wise, however there were some staffing/resource issues which needed to be worked 
through.  
•  Referring to “Did not attend (DNA) rate across first specialist assessments” on page 94 of the 
report showed a target of 7.5%, however DNA’s rate was sitting at 19.2% (for Maori) which the 
Chair considered unacceptable. The Chair suggested that at its next meeting MRB discuss the 
issue and suggest strategies to significantly reduce these rates.  Action  MRB 
 
 
Human Resource KPIs (Q2) 2011-12 
 

An overview of the paper presented to the Board was provided by John McKeefry.  The Board noted 
the contents. 


 
RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 
15. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting dated – 21 December 2012 
 
- Public Excluded 
16. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting dated 21 December 2012 
 
- Public Excluded 
17. 
Report and Recommendations from the Committee Chair: 
 
Finance Risk and Audit Committee – 29 February 2012 
18. 
2012/13 Annual Plan Outline Overview 
 
Outline of Annual Plan with Statement of Intent 2012/13 
19. 
Roadmap for the Development of the 2012/13 Regional Services Plan 
20. 
Policy – Payment of fees and Expenses (HBDHB Committees, Advisory groups, 
Stakeholder groups and project teams). 
21. 
New Community Pharmacy Service Model 
22. 
Overview of the Funding Envelope 2012/13 
23. 
Financial Performance Report for period ended January 2012 
24. 
Service & Financial Improvement Programme 
 
Moved: 

David Davidson 
Seconded: 
David Barry 
Carried 
 
 
The meeting closed at 3.30 pm 
 
 
 
Signed: 
 
Kevin Atkinson, Chair 
Date:   
 


link to page 7 MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 28th MARCH 2012 IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.00 PM 
 
 
Present: 
 
Kevin Atkinson (Chair)   
 
 
 
 
Barbara Arnott    
 
David Barry  
David Davidson 
Peter Dunkerley 
Helen Francis 
Denise Eaglesome 
Dan Druzianic 
Ngahiwi Tomoana 
 
 
 
Diana Kirton 
 
 
 
Kirsten Wise  
 
Apology:
 
 
 - 
 
 
 
 
In Attendance
Kevin Snee, Chief Executive Officer (CEO) 
 
Warrick Frater, Chief Operating Officer (COO)  
Andrew Lesperance, General Manager Planning and Performance 
 
Satish Makam, Finance Manager 
 
 
 
Members of the Executive Management Team 
Members of the public and media 
 
Board Administrator  Brenda Crene 
KARAKIA 
The Deputy Chair, Ngahiwi Tomoana opened the meeting with a Karakia.   
DEPUTATION 
Topic: Hydraulic Fracturing 

Ann Michelle and Angela Hair, members of “Don’t Frack the Bay” were introduced and addressed 
board members on the practice of “fracking” (hydraulic fracturing),  to extract gas and oil from deep 
within the earth.   Ann summarised issues  with the practice in Taranaki over a number of years, and 
raised concerns if the practice went ahead in  Porangahau  (Central HB).  Their concern focused on 
potential for health issues for the people living in/or around the area being exposed to chemicals from 
the process1, seeping into their water through underground aquifers. They also had concern about the 
potential for earthquakes as a result. She provided an overview and examples of the practice and the 
environmental issues/impacts worldwide. A copy of the detail presented was provided to the Board 
Administrator following the meeting and is available on request. 
DECLARATIONS OF INTEREST 
The Board Interests and Conflicts of Interest Register were noted with no amendments. 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 29 February 2012,  were confirmed as a true and correct 
record of the meeting.  
Moved: 
 Peter Dunkerley 
Seconded: 
Dan Druzianic 
Carried   
                                                 
1  Hydraulic Fracturing or “fracking” is the practice of extracting gas and oil from deep within the earth. 
Extraction is achieved by drilling down into the earth for kilometres and then horizontally for kilometres 
emitting water, sand and chemicals into the earth as part of the process.  The practice has been 
banned in some countries. 
April 2012 
Section 1 
1  
 

MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Actions and progress from the previous meeting were noted. Verbal updates were provided as follows: 
Item 1:  Consultation on Mental Health and Addiction Services.  The blueprint had been received and 
was with members.  Action removed. 
Item 2:  Operational Plan Monitoring: the process was well underway.  Action removed. 
Item 4.  Governance Meetings : Advisory Committee TOR’s would be reviewed by the end of April 
(detail included in the actions).  
Item 5: Monitoring : Improving mental health services using relapse prevention planning (Child  and 
Youth 0-19 years) was in hand and the action removed. 
Item 6:  DNA Rates across first specialist assessments: MRB would hold a meeting to discuss this 
within two weeks.  As this was not new, there would be a lot of information available.  Action 
removed. 
BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for the April 2012 meeting were noted.  
CHAIR’S REPORT   
In acknowledgement of service:  Chair Kevin Atkinson conveyed his best wishes and thanks to 
Judith Clark (Podiatrist) who had who had provided excellent services to the HB District Health Board 
and was concluding her services on 29 March 2012.  A letter would be sent to Judith acknowledging 
her service. Actioned  
The Chair verbally advised of the following matters that have arisen since the previous meeting: 
•  A letter had been received updating 2012/13 funding advice. 
The MOH advised the projected savings in the pharmacy budget would be  replaced by new 
initiatives.    The new initiatives are as follows: Extend free GP care for children under six to after-
hours; Provide support for Child and Adolescence Mental Health Services; Implement  the  faster 
cancer treatment initiatives; Support smarter home support services; Encourage greater pharmacy-
led care; Aged care residential bed day price subsidy; Services to establish effective dementia care 
pathways 
The Chair conveyed the need to be aware that pharmacy savings were one off and the cost of the 
new initiatives would be ongoing (between $500-900k per year).  
•  A letter had been received from the Minister regarding performance of all PHOs.  Health Hawke’s 
Bay sat at 19 out of 36 (19/36) for CVD Risk Assessment (in the past 5 years); Smokers advice to 
quit and/or  providing  cessation support in the  past 12 months (22/36); Two year olds who  have 
completed vaccinations (8/36).  This was reasonably satisfactory but there was room for 
improvement. 
•  A letter received from Roche Diagnostics regarding the blood glucose meters (brand) changes, was 
warning of the health risks associated in changing people from one meter to another.  Since receipt 
of this letter it was understood over 3000 submissions had been received by Pharmac nationally.  
Members of the Board  acknowledged  there would be a risk having a single supplier and it 
appeared that Pharmac could not guarantee supply. Andrew Lesperance was monitoring this. 
•  The Chair, CEO and Dr Peter Foley plan to visit the Chatham Islands between 22-24 May 2012. A 
visit was originally proposed  (in late 2011) by the Island’s Mayor and CEO, to discuss the 
practicality of fluoridating the Island’s water supply.   
•  A letter had been received from the MOH congratulating HBDHB as a sector leader in rationalising 
Management/Administration FTE positions, proposing a further reduction of 3% in the forthcoming 
year.  A response to the Minister advised HBDHB  were below the new  threshold and there was 
every intention to maintain that level going forward.   
•  In early March a letter had been received from Karina Collyns of Hastings who had health concerns 
regarding water quality at Lake Tutira and a stream in Pakowhai used by the public regularly.   


CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The Chief Executive’s Report was received with the following update provided. 
•  A letter from the MOH on Performance Results for Q2 was very positive for Hawke’s Bay, with 
no performance issues or problems raised. An excellent result. 
•  Health Targets as presented in the CEO’s report were taken as read.  It was noted the detail was 
in a more concise format which received favourable comment from board members.  Note there 
had been no CVD results since September 2011.  
•  Financial performance  for February 2012,  showed  a favourable variance of 186k with an 
unfavourable variance of $325k YTD. The CEO advised confidently that the planned surplus of 
$2.0m would be delivered.   
•  Report of the Auditor General was well received with HBDHB rated highly with only two other 
DHB’s ahead nationally.  Attention was drawn to Maori health disparity and a focus on Asset 
management (within the sector). 
•  Better Sooner More Convenient Update:  
Service Delivery Initiatives for the Skin Lesion Service noting the service continues but a different 
arrangement would be put in place for the provision of that service.  
The Wairoa Integrated Health Services Project continues to gain traction. The design  of the 
facility was being finalised and would go to tender in June 2012.  Focus on providing work to the 
Wairoa business and trades community has moved forward with a letter sent to local trades 
people to register their interest in being involved in the tender process.   
Facilities Developments were progressing with the Theatre 7 development, Endoscopy Suite and 
the Renal Centre. 
•  Serious and Sentinel Events Reporting 
There had been seven events in Hawke’s Bay,  with no increase in events in the past five  years 
since reporting commenced. Falls Minimisation has been  and will continue to receive  focus and 
Hawke’s Bay were well on track to address concerns coming out of the national report.  Clinical 
Council would continue to monitor falls minimisation closely. 
Diana Kirton advised she had attended a Mental Health Inpatient Unit Consultation meeting which 
was very well done and a thoroughly enjoyable experience.   
The Chair advised he had never in his time at the HB  District Health Board seen such a favourable 
report received from the Ministry of Health. He congratulated all concerned, advising it was a fantastic 
effort. 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT FOR MONTH ENDED FEBRUARY 2012 
An overview of the presented report was provided by the Finance Manager, Satish Makam.  
The Chair advised this was Satish’s last meeting as he was moving to another position out of the area.  
Satish was thanked for his good work which was much appreciated and he was wished well in his new 
role.  
Summary of points raised: 
•  The finance system will shift to Oracle in accordance with the direction proposed by HBL in 2 to 3 
years time, and a visit was planned on 4-5 April to obtain a better understanding of the impact of 
this before the business case was finalised.   
•  Patient transport for February was one of the highest and was of concern. Initiatives were in place 
to control the growth where possible. 
•  Capital expenditure for February was tracking at 39% of the Annual Plan. IT operations were 
tracking behind,  mainly due to the delay in implementation in CRISP (as this had not been paid 
out to the region yet). 
•  Rolling cash flow: an area to note was cash available in short term investments (excluding Special 
funds  clinical trials)  position each month.  The cash available by end of June as per the current 


forecast was $9.5m which is looking quite healthy. Peter Reed (CFO) had been working with MOH 
to minimise the impact of capital charges through revenue banking arrangements. 
•  Diana Kirton queried Bed Days for Maternity on page 33 of the report and asked how accurate the 
figures were. It was advised work was in hand to split the detail for a correct correlation as the 
detail was blurred between the delivery suite, postnatal and antenatal.  
RECOMMENDATION 
That the Board: 
 
That the Board note the contents of the Report. 
Adopted 
 
REPORTS AND RECOMMENDATIONS FROM COMMITTEE CHAIRS 
 
Community & Public Health Advisory Committee Meeting (CPHAC) – 14 March 2012 

The Chair of CPHAC, Barbara Arnott provided an overview of the report submitted. 
•  Supporting Healthy Communities – Plan for achieving strategic priorities for Population health 
from 2012-15  was certainly an important programme and one we must get right and receive 
endorsement from the CPHAC. 
•  Kahungunu Hikoi Whenua (KWH) Programme Evaluation – The Chair advised how impressed 
she had been with the programme and with the positive achievements gained. KHW was showing 
real results and engaging with targeted people in neighbourhoods where it mattered most. It was 
felt this should continue in areas not yet targeted, including disparities. CPHAC members were in 
full support for the KHW programme continuing.  The HIHA programme was discussed briefly and 
accruals may be available for the continuation of KHW, should Government funding be withdrawn. 
Diana Kirton understood some HIHA funding had been ear marked for Child youth and early 
maternal. 
The CEO advised with a bit of work this could be pulled together fairly quickly advising the majority 
of the funding appeared to be available for KHW.  A financial position would be brought back to 
the Board. Action  
•  ICHS in Hawke’s Bay – was continuing with the next steps outlined. 
•  New CPHAC Committee Members:  The Chair advised he had approached two PHO/community 
representatives to join CPHAC being John Newland and Bayden Barber.  With Board approval, 
the appointments would take place immediately. 
RESOLUTION 
That the Board: 
 

1.  Note the contents of this report. 
2.  Endorse continuation of the Kahungunu Hikoi Whenua programme, regardless of whether 
continued funding from Government is forthcoming or not.  Financial detail would be provided 
to the Board.  
3.  Approved the appointment of two PHO representatives John Newland and Bayden Barber as 
members of the Community and Public Health Advisory Committee. 
Moved   
Barbara Arnott 
Seconded   
Denise Eaglesome 
Carried 
Hawke’s Bay Clinical Council – 14 March 2012 
Dr John Gommans co-Chair of Clinical Council was in attendance. Dr Gommans provided an overview 
from the meeting summarised as follows: 


•  Clinical Indicators - had been refined  with monthly reviews occurring on several targeted areas.  
Feedback on diabetes results has been inconsistent.  
•  Council were to focus on producing a detailed workplan.    
•  MOH ran a workshop in ED with some good ideas raised.  Utilising some of the ideas raised would 
assist in continuing to improve performance against target in this area. 
RECOMMENDATION 
That the Board: 
 
Note the contents of this report. 
Adopted 
Maori Relationship Board (MRB) – 21 March 2012 
Ngahiwi Tomoana, Chair provided an overview from the meeting summarised as follows: 
•  PHO presentation of CVD target:  Contrary to the MRB Report, ethnicity data collection 
breakdowns were available and this would be discussed outside the meeting.  Action 
•  Maori Diabetes and CVD demonstrations site pilot within Kaupapa Primary Care Settings: MRB’s 
endorsement of the recommendations approved by the HBDHB’s Cardiac team must be   
captured and actioned.  Need to work with CEO and GM Planning & Performance on this.  Action 
•  “Did Not Attend” (DNA) specialist appointments would be considered at a special MRB meeting in 
several weeks.   MRB need to utilise the background detail available. Action 
•  Kahungunu Hikoi Whenua Programme (KHW) Early Outcomes Report. This had already 
considered and supported by CPHAC.  MRB consider the KHW programme as the Olympic flame 
for Maori Health and fully endorse CPHAC’s recommendation to the Board.   
 
RECOMMENDATION 
That the Board: 
 

1.  Note the contents of this report. 
2.  Note in particular MRB’s endorsement of the CPHAC recommendation to the Board that 
funding for the KHW programme be continued, if necessary through divestments in other 
areas. 
Adopted 
DECISION PAPER 
Supporting Healthy Communities –  A plan for achieving strategic priorities for population 
health 2012-15 

GM Planning and Performance, Andrew Lesperance was in attendance for this paper with Ana Apatu 
(Senior Population Health Advisor) in support. 
“Supporting Healthy Communities” is  the three year planning framework for population health in 
Hawke’s Bay and the Chatham Islands which aims to improve population health, especially the health 
and wellbeing of Maori, Pacific and high needs communities.   
CPHAC had endorsed the draft, and Clinical Council had also supported this but had commented on 
the lack of an action plan and performance measures.  Andrew advised that no changes had been 
made to the document submitted to CPHAC or Clinical Council as this was a “high level” strategy 
paper for the Ministry of Health to secure funding.   
This was a combined initiative between Health Hawke’s Bay Ltd (HHB) and HBDHB which was seen 
as a great platform for increased collaboration.  
The HHB representative was unable to attend due to bereavement.   


Recommendation 
That the Board: 

1. 
Support and endorse the draft “Supporting Healthy Communities” (A Plan for Achieving 
Strategic Priorities for Population Health 2012-2015) for implementation.  
2. 
Note the requirement for action plans and performance measures to be developed.  
 
Adopted 
 
RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 
13. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting dated – 29 February 2012 
 
- Public Excluded 
14. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting dated 29 February 2012 
 
- Public Excluded 
 
Report and Recommendations from the Committee Chairs: 
15. 
Community and Public Health Advisory Committee – 14 March 2012 
16. 
Clinical Council – 14 March 2012 
17. 
Finance Risk and Audit Committee – 28 March 2012 
18. 
Draft Regional Services Plan Update 
19. 
Draft HBDHB Annual Plan 2012/13 with Statement of Intent 2012/15 
Moved: 
Helen Francis 
Seconded: 
Diana Kirton 
Carried 
 

 
The meeting closed at 2.30pm 
 
Signed: 
 
Kevin Atkinson, Chair 
Date:   
 


MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 24 APRIL 2012 IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.00 PM 
 
 
Present: 
 
Kevin Atkinson (Chair)   
 
 
 
 
Barbara Arnott    
 
David Barry  
David Davidson 
Peter Dunkerley 
Helen Francis 
Denise Eaglesome 
Dan Druzianic 
Ngahiwi Tomoana 
 
 
 
Diana Kirton 
 
 
 
Kirsten Wise  
 
Apology:
 
 
 - 
 
 
 
 
In Attendance
Kevin Snee, Chief Executive Officer (CEO) 
 
Chris McKenna, acting Chief Operating Officer (COO) 
Andrew Lesperance, General Manager Planning and Performance (GM P&P) 
 
Peter Reed, Chief Financial Officer (CFO) 
 
 
 
Members of the Executive Management Team 
Members of the public and media 
 
Board Administrator  Brenda Crene 
KARAKIA 
The Deputy Chair, Ngahiwi Tomoana opened the meeting with a Karakia.   
DECLARATIONS OF INTEREST 
The Board Interests and Conflicts of Interest Register were noted with no amendments. 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 28 March 2012,  were confirmed as a true and correct 
record of the meeting.  
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
Diana Kirton 
 
Carried 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Actions and progress from the previous meeting were noted. Verbal updates were provided as follows: 
Item 1:  The Board Work Plan was progressing. 
Item 2:  The Board and Committee Terms of Reference review was covered under Item 12. Action 
removed. 
Item 3:  Following a Maori Relationship Board Meeting earlier in the day, an overview would be 
provided under the “public” section of the agenda, not under “public excluded” section.  Action 
removed. 
BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for the May 2012 meeting was noted.  
May 2012 
Section 1 

1  
 

 
CHAIR’S REPORT   
The Chair verbally advised of the following matters that have arisen since the previous meeting: 
•  There were no pending retirements requiring acknowledgement at the meeting.   
•  An article reported by the Financial Times in the UK predicted there would be an oversupply of 
20,000 junior doctors in the NHS by the end of the decade (2012).  This is seen as an opportunity 
for New Zealand.  
•  The Health and Disability Commissioner had advised that HBDHB rated number one (out of 20 
DHBs) with the least number of complaints, 28.09 per 100,000 hospital discharges.  
•  All DHB Chairs received notification from the Minister of Health expressing his concern that DHB 
staff were not engaging with primary care networks on the new Diabetes programme (replacement 
for Diabetes Get Checked). The GM Planning and Performance advised the Board that HBDHB 
was progressing well with the community lead being a Community and Public Health Advisory 
Committee Member (Graeme Norton).  The group meet six weekly. 
•  Health Workforce NZ advised that 2012/13 year funding for GP training had been distributed with 
$6.6m allocated across 20 DHBs to fund the programme. Previously first year GP trainees were 
remunerated by way of a non-taxable bursary.   
•  A letter has been received from Nellie Lim advising that she would be vacating the shop “Bedside 
Manners” located inside the hospital.  Management advised that Expressions of Interest had been 
called for a new operator.  The Chair would write to Nellie thanking her for the service provided.  
Action
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The Chief Executive’s Report was received with the following update provided. 
•  Health Targets:  The shorter stay in ED result for March was 96% and was tracking at 97% April to 
date. Elective surgery was ahead of plan by nearly 8%. With the media focus on waiting times, it 
was important to note that our position is ahead of most DHBs in NZ (with four people waiting 
longer than 6 months). The immunisation results at the time of the meeting had risen to 96% with 
HBDHB the best in the country. Better help for smokers to quit had improved to 94.8% in April. 
 
The Diabetes results were out of step for the quarter and GM Planning & Performance was asked 
to check this. Action
•  Financial performance for the financial year to date was tracking well to achieve the $2.0m surplus. 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT FOR MONTH ENDED MARCH 2012 
An overview of the presented report was provided by the CFO with the financial report taken as read.   
The Board Chair, FRAC Chair and the CFO provided an overview of resolutions which required 
attention following the FRAC meeting that morning. 
 
Crown Health Financing Agency (CHFA) – Undrawn Funds 
As CHFA would cease operating at 30th June 2012, the CFO recommended HBDHB should draw 
down the balance ($6.5m) of the $42.5m facility available. The CFO advised the net cost of uplifting 
the additional $6.5m from now until 15th March 2015 was approximately $29k. 
The FRAC Committee Chair advised the Board the issue had been discussed at the Committee’s 
meeting and they recommend the Board uplift the additional $6.5m prior to 30th June 2012. 
 


 
RESOLUTION 
That the Board 
Approve uplifting the $6.5m undrawn CHFA facility by 30 June 2012 for an initial term expiring on 15 
March 2015.  
Note that the indicative borrowing rate is 3.18% 
Moved   
Dan Druzianic 
Seconded 
Kirsten Wise 
Carried 
 
Crown Health Financing Agency (CHFA) – Loan Rollover 
The CFO advised that a $5.0m loan tranche had reached its term and recommended the tranche be 
rolled over for a further five year term to expire on 15th March 2019. The interest rate offered was 
3.98% which compared favourably to the average rate of the other five tranches of 6.02% 
The FRAC Committee Chair advised the Board the issue had been discussed at the Committee’s 
meeting and they recommend the Board approve rollover of the $5.0m CHFA loan tranche. 
RESOLUTION 
That the Board 

Approve that the $5.0m tranche of the DHB loan expiring with the Crown Health Financing Agency be 
rolled over with a new expiry date of 15 March 2019 at a rate of 3.98%. 
Moved   
Dan Druzianic 
Seconded 
Kirsten Wise 
Carried 
 
MOH grant for funding the Mental Health Inpatient facility 
In 2011 the Minister of Health advised the Board that, as a result of issues associated with the old 
Napier Hospital Site sale process, he had approved $5.0m of funding from the MOH to assist with the 
proposed Mental Health Facility. The CFO advised the Board that they should accept the funding as 
debt rather than an increase in equity as the ongoing cost of debt was significantly less than the 
capital charge on equity. 
The FRAC Committee Chair advised the Board the issue had been discussed at the Committee’s 
meeting and they recommend that the Board accept the $5.0m as debt rather than equity. 
RESOLUTION 
That the Board 
 
Approve that the funding granted to the Board by the Ministry of Health towards the new Mental Health 
Facility be in the form of debt (i.e. a loan). 
 
Moved   
Dan Druzianic 
Seconded 
Kirsten Wise 
Carried 
 
Health Benefits Ltd Banking Arrangements 
The CFO advised the Board that as a result of the Board approving the transfer of HBDHB’s banking 
facility to Westpac last month, the Board was required to approve and execute the formal 
documentation. 
The FRAC Committee Chair advised the Board that the issue had been discussed at the Committee’s 
meeting and they recommend that the Board approve the proposed resolution. 
 
 



 
RESOLUTION 
That the Board 

1. 
Approve the execution of the Agreement between HBDHB, Health Benefits Ltd and Westpac 
NZ Limited titled Accession Deed, and notes the Accession Deed is in two parts – The Master 
Agreement and the DHB Treasury Service Agreement. 
2. 
Confirms the Board Chair and FRAC Committee Chair be authorised by the Board to execute 
the documents on behalf of the Hawke’s Bay District Health Board. 
3. 
Confirms the Chief Executive Officer, Chief Financial Officer and Acting Finance Manager 
(Kevin Snee, Peter Reed and Phil Lomax) be authorised by the Board to give any notices and 
other communications and take other action required in connection with the documents. 
 
Moved   
Peter Dunkerley 
Seconded 
Barbara Arnott 
Carried 
 

 
Audit New Zealand - Audit Fee Proposal 
The CFO advised the Board they had received an Audit proposal letter from Audit New Zealand for the 
Audit of HBDHB financial statements for the 2012 financial year. The CFO advised the Board the 
increased fee allowed for an additional 81 hours of work to be performed on the 2012 audit. The 
additional annual cost proposed was $10,274 per annum. The CFO conveyed he had compared the 
fee to that paid by other similar sized DHBs and recommended the proposed fee be approved. 
The FRAC Committee Chair advised the Board the issue had been discussed at the Committee’s 
meeting and they recommend the Board approve the proposed fee. 
 
 
RESOLUTION 
That the Board 

Authorise the Chairman of the Board (Kevin Atkinson) to sign the one year proposal for the provision 
of external audit services from Audit NZ with a fee increase from $129,566 to $139,840. 
Moved   
Dan Druzianic 
Seconded 
David Barry 
Carried 
 

REPORTS AND RECOMMENDATIONS FROM COMMITTEE CHAIRS 
Disability Support Advisory Committee Meeting (DSAC) – 11 April 2012 
The Chair of DSAC, Diana Kirton provided an overview of the report and discussion including: Central 
Region DHBs Benchmarking for Supporting Older People and a presentation on the Mental Health 
Inpatient Unit (MHIPU) Model of Care (MOC). DSAC members requested discussions with targeted 
groups prior to public consultation. A further presentation was well received on the National Mental 
Health Blueprint. The Committee would write a letter of appreciation to John Key for the emphasis now 
being placed on mental health services for youth.   
There were no recommendations to the Board. 
Hawke’s Bay Clinical Council – 11 April 2012 
The co-Chair John Gommans was in attendance and provided an overview as follows: 
The MHIPU MOC update was well received with support for the approach taken and progress to date. 
The Maternity Quality and Safety Programme was discussed and further discussion took place on 
clinical governance reporting structure. Clinical Indicator reviews were now a regular part of Council 
meetings with a potential issue highlighted in ED triage which had been investigated.   
There were no recommendations to the Board. 
 


Maori Relationship Board (MRB) - Special Meeting – 24 April 2012 
The Chair of MRB, Ngahiwi Tomoana updated members on the “Special Meeting” held that morning. 
MRB had been requested to look into why Maori in particular, Did Not Attend (DNA) a large number of 
specialist visits. Following discussion MRB could not pinpoint any specific reason for this as the DNAs 
were spread across all health areas and included those from urban and rural locations.   
Points raised: 
•  Were the more vulnerable moving addresses regularly and not receiving appointment notifications? 
•  Interaction with a Maori health provider could ensure greater connection to services if they were 
involved in the referral.  
•  Each GP determines referral to a Specialist. Are assumptions made that a patient wants to be 
referred and those assumptions are not challenged? 
•  With a “high definition video link” to Wairoa in the pipeline this may alleviate transportation issues 
in some cases.  
•  Maori need to see health visits as a positive not a negative! 
•  Were patients aware of the importance of keeping specialist appointments? 
•  Were patients aware there was no cost involved, as the visit would be publicly funded? 
MRB acknowledged there was an unacceptable amount of public money wasted through DNAs within 
the Maori community in Hawke’s Bay and wished to investigate the matter further.   
A request was made for a formal report back to the Board in three months (25 July 2012) which should 
include but not be limited to the following: a) A definition of the DNA problem.  b) Detail of the work 
already undertaken by HBDHB to address the problem. c) Recommend further actions to be taken.  
Action 
Kahungunu Hikoi Whenua (KHW) Programme 
With Healthy Eating Healthy Actions (HEHA) national funding re-defined to include “nutrition for 
pregnant women and physical activity” MRB were confident there was a fit with the services provided 
by the KHW programme.  MRB provided the following recommendation to the Board. 
1.  HBDHB develop a comprehensive response to the MOH’s Request for Proposal for HEHA 
funding immediately. 
2.  In doing so, engage with key stakeholders with a broad range of technical expertise and 
develop and integrated approach across the life course and continuum of care.  The proposed 
stakeholder group to incorporate but not be limited to the following: the Healthy Populations 
Group, KHW Team, Dianne Keip, Dr Russell Wills and Dr David Tipene-Leach. 
Whilst seemingly a good fit, the CEO suggested taking the DHB’s available funding, work through 
other funding and bring it back to the Board in three months time, whilst continuing to move KHW 
forward. While KHW was very good at engaging with people, there was no evidence yet it improved 
clinical outcomes. The programme needed to be evaluated (what, how, why) with the view to reducing 
inequalities.     
DECISION PAPERS 
Board Committees – Terms of Reference 
The Company Secretary, Ken Foote provided an overview of his report which appended reviewed 
Terms of References (TORs) for the Advisory Committees. 
Following discussion regarding extending committee member terms from one year to better align with 
the Board, it was agreed to amend all TORs as follows: 
 
Membership:   
 
 “Committee name” members are to be: 
• 
Appointed for any period that terminates no later than four months after the end 
of the term of the HBDHB Board that appointed them. (Note: The full term of a 
Board is three years). 
• 
Members may be reappointed by the ‘new’ Board. 
The Chair of the Disability Support Advisory Committee had advised committee members at their last 
meeting that advertising for new members would take place under the existing TOR.   
The proposed TORs would now be reviewed by the respective committees over the next three months 
and any suggested changes advised back to the Company Secretary. 


 
RECOMMENDATIONS 
That the Board: 
 

1. 
Agree the rationale and implications of the draft changes to the respective Terms of 
Reference 
2. 
Modify the attached Draft Terms of Reference by changing the Membership provisions 
relating to “term” as agreed above. 
3. 
Adopt these new Terms of Reference as ‘provisional’, pending discussion and feedback by 
the respective committees. 
4. 
Request Final Draft Terms of Reference be referred back to the Board for final adoption 
once consultation has been completed. 
5. 
Undertake a formal performance evaluation of each Committee in 12 months time, to 
include a review on the value and effectiveness of these changes to the Terms of Reference 
and the recent changes to meeting frequency. 
Adopted 
 
Licence to Occupy at HB Hospital – University of Otago Student Tutorial Room  
Ken Foote (Company Secretary) on behalf of Warrick Frater (Chief Operating Officer) summarised the 
report provided.  There has been an agreement in place for some time to take students from Otago 
University School of Medicine.  Space is available and there is agreement between the parties, hence 
approval through a formal Board Resolution was required.  
 
RESOLUTION 
That the Board: 
 
Agree to provide the University of Otago with a licence to occupy an appropriate space designated for 
trainee interns, for a total term of 18 years. 
 
Moved   
Helen 
Seconded 
David Barry 
Carried 
 
RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 

14. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting dated – 28 March 2012 
 
- Public Excluded 
15. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting dated 28 March 2012 
 
- Public Excluded 
 
Report and Recommendations from the Committee Chairs: 
16. 
Disability Support Advisory Committee Meeting – 11 April 2012 
17. 
Hawke’s Bay Clinical Council – 11 April 2012 
18. 
Finance Risk and Audit Committee – 24 April 2012 
19. 
Integrated Community Health Services Strategic Transition for Implementation 
20. 
Health of Older People – Home Based Support Services Plan 
21. 
Regional Services Plan V0.8 
22. 
Draft HBDHB Annual Plan 2012/13 verbal update 
Moved: 
Denise Eaglesome 
Seconded: 
Kirsten Wise 
Carried 
 

The meeting closed at 2.35pm 
Signed: 
 
Kevin Atkinson, Chair 
Date:   
 


MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 27 JUNE 2012 IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.00 PM 
 
 
Present: 
 
Kevin Atkinson (Chair) 
 
 
 
 
 
Barbara Arnott  
 
 
David Barry  
David Davidson 
Peter Dunkerley 
Helen Francis 
Denise Eaglesome 
Dan Druzianic 
Ngahiwi Tomoana 
 
 
 
Diana Kirton 
 
 
 
Kirsten Wise  
 
Apology:
 
 

 
In Attendance
Kevin Snee, Chief Executive Officer (CEO) 
 
Warrick Frater, Chief Operating Officer (COO)  
Andrew Lesperance, General Manager Planning and Performance (GM 
P&P) 
 
Peter Reed, Chief Financial Officer (CFO) 
 
 
 
Members of the Executive Management Team (EMT) 
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crene 
KARAKIA 
The Deputy Chair, Ngahiwi Tomoana opened the meeting with a Karakia.   
DEPUTATION 
Topic: National Diabetes Conference 25-27 May 2012 (in Wellington) 
Mr John Huggins was introduced and addressed board members on his recent Conference 
attendance and provided an interesting presentation. Speakers at the Conference included 
Steven Miller (Roche Diagnostics), Dr Bob Smith, Professor Jim Mann (Head of Diabetes 
and Obesity Research in Dunedin) and Dr Peter Moodie (Pharmac Medical Director).   
 
The pharmaceutical cost of diabetes for Pharmac presently was: $48.7 million of which 
consisted of $4.0m for oral medicine; $19.7m for test strips; and $25.0m on insulin for both 
type 1 and type 2 diabetics.   
 
Pharmac’s focus was on the $19.7m which in their opinion was where cost savings could be 
made by changing diabetic test meters (NZ wide).  John was sceptical and advised the test 
meter issues remain unresolved.  The present meters were provided by Roche and in John’s 
opinion the new meters were not as robust with a lot of questions to be answered including 
good source of supply, back up stocks for warranty replacement, free switch over from other 
types of meters to the new meters proposed. 
 
 
John advised that Diabetes Hawke’s Bay, was one of eleven societies in New Zealand who 
had not jumped aboard the Big “D” organisation and transferred their assets.   
 
John was thanked for his presentation and a brief discussion followed. 
 
July 2012 
Section 1 
1  
 

DECLARATIONS OF INTEREST 
The Board Interests and Conflicts of Interest Register were noted with no amendments.   
Members were advised a review of the Conflicts of Interest Registers for respective 
committees would get underway in an endeavour to streamline formats, forms and 
procedures.  Action 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 30 May 2012, were confirmed as a true and 
correct record of the meeting.  
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
David Barry 
 
Carried 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Actions and progress from the previous meeting were noted.  
In response to Item 6: John McKeefry corrected last month’s statement that “The Incubator 
Programme was capturing data and tracking students enrolled.” It was correct to say that we 
would be developing systems to track Incubator students and report back on this as part of 
the next HR KPI report in August 12.  We currently track to tertiary but not to employment.  
BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for the July 2012 meeting was noted.   
CHAIR’S REPORT   
Staff Retirements:  Chair Kevin Atkinson conveyed his best wishes and thanks to those 
staff who had/or were to retire after extended service to HB District Health Board or 
associated services.   
 
Letters would be sent to those listed below acknowledging their service. Actioned  
 

Years 
Name 
Job Title 
Service 
Service 
Date Retiring 
Raymond Blewett 
Plumber 
Facilities 
31 
08-Jun-12 
Dawn McCutcheon 
Home Aid 
Options HB 
23 
20-Jun-12 
Jeanette Kenderdine 
Clinical Nurse Manager 
Rural & Community 
27 
29-Jun-12 
James MacKenzie 
Administration Officer 
Options HB 
17 
29-Jun-12 
 
Board members were advised that our Chief Financial Officer, Peter Reed would be retiring 
before the next Board Meeting on 25th July.  On behalf of the Board, Kevin Atkinson thanked 
Peter for his outstanding contribution over the years and through some very challenging 
times.  He had appreciated the honesty, support and direction given during that period and 
wished Peter a very happy retirement. 
The Chair verbally advised of the following matters that have arisen since the previous Board 
meeting: 
•  Ahuriri District Health had requested a further meeting which was schedule for 3 July 
2012. Ngahiwi provided an apology.  Those in attendance from ADH would be Des 
Ratima, Tom Hemopo, Ranui Toatoa and Barry Wilson.  


•  A letter was received from the Ministry regarding Health of older people advising that 
quality respite care services should be treated as a priority. 
•  On 19th June the Minister of Health released PHO league tables for quarter 3, which show 
how each PHO was performing against the three national preventative health targets.  
Performance of our local PHO was placed 17/35 for people who have had a CVD risk 
assessment within the last 5 years, 9/35 for two year olds who have had their full 
vaccinations, 22/35 for current smokers who had been given advice and/or smoking 
cessation support. The Chair said that a conversation he had with John Newlands (PHO 
Chair) indicated there would be a significant improvement in the result for quarter 4.  
•  Letter from the Minister of Health referring to the Government’s expectations for pay and 
employment conditions. The letter emphasised that: 
1.  The cost of total remuneration movement, including pay increments and performance 
based pay increases, must be taken into account when setting the financial envelopes for 
remuneration and bargaining strategies. 
2.  Market relativity or cost of living adjustments will not suffice as the sole basis for pay 
increases. 
3.  More detailed information on the nature of personnel cost movement is required fo state 
sector agencies.  
•  A letter from the Auditor General advised that auditors would examine closely the 
meaningfulness of the 1012/13 annual reports, and how well the Statement of Service 
Performance (SSP) reflects the actual service performance for the year. 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The Chief Executive’s Report to 20 June was received and noted. 
•  HBDHB’s Annual Plan had been signed off by the Minister following some minor changes 
to targets.  The Minister had advised that the establishment of separate Maori and non-
Maori targets was unacceptable.  However this did not mean that HBDHB would not 
report on ethnicity health outcomes against the single target at a local level.   
•  To date, only two of the six Central Region Annual Plans had been accepted by the 
Ministry (HBDHB and Mid Central).   
•  Health Targets as presented in the CEO’s report were taken as read.  In terms of 
performance HBDHB had no person waiting six months or more for their surgical 
procedure or first specialist assessment with HBDHB being one of two DHBs in that 
position.  The focus was on achieving “no one waiting more than five months” which was 
close to being achieved.  Shorter Stays in ED were ahead of target for May however an 
incident in June required review. 
•  The new Pharmacy contracts being negotiated were moving forward for signing by July 
22nd, 2012.  It was advised there had been and would continue to be discussions with 
the Maraenui Pharmacy to ensure this vulnerable Pharmacy was not disadvantaged.   
•  The management team thanked the Board for their support over the past year, 
acknowledging the very positive relationship between management and the Board. 
Dr Snee introduced John McKeefry 
VALUES / BEHAVIOURS   (Tikanga Descriptors) 
(GM Human Resources) who 
MANAAKI  –  delivering high quality care to patients and 
provided a brief presentation on the 
consumers  
Hawke’s Bay Health Sector Vision 
and Value/Behaviours
 specifically 
RANGATIRA  –  working together in partnership across 
the sector  
the Tikanga Descriptors.  
AROHA ATU – showing respect for each other, our staff, 
patients and consumers 
PŪĀWAI  AKE  – continuously improving everything we 
do.  


•  The work would be evaluated by a Maori language expert the following week.  
•  It was important to really understand what the vision and values really meant to bring to 
life. 
The next steps: 
•  The steering group would continue with plans to roll out the Visions & Values/Behaviours 
to the health sector later in July 2012. 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT FOR MONTH ENDED MAY 2012 
The financial performance report for May 2012 was received.  A summary of discussion in 
addition to the report follows:   
•  The financial result for the month was close to budget with higher than expected costs 
relating to inter district flows (IDFs) which were receiving focus.  
•  There had been a significant reduction in non acute rehabilitation contracts ie managing 
people at the low cost end. 
•  In contrast those people who were access ACC contracts were being highly monitored 
with some as a matter of course accessing specialist assessments and seeking surgery 
on ACC. 
•  Insurance: Phil Lomax (Finance Manager) advised the new Collective National Insurance 
Contract would be in place by 29 June 2012. 
Insurance cover was lower and the premium cost would be higher (up around $900k or 
88%) with excesses increasing significantly.  DHBs were discussing plans to self insure 
and share the losses (to keep costs down) however it appears the Government are not 
currently open to this option. 
The insurance premium would be advised by the Brokers the following week. 
 
RESOLUTION that the Board: 
Subject to approval in early July, endorse the insurance premium provided by the Insurance 
Broker (Marsh) 
Moved: 
Peter Dunkerley 
Seconded:   Diana Kirton 
Carried 
 
•  Finance would provide draft Annual Accounts to the August Board Meeting.  
•  Board members were advised they would receive related party disclosure  forms for 
completion.  If there were any adjustments to be made, members were to get back to Phil 
Lomax.   
 
 
REPORTS AND RECOMMENDATIONS FROM COMMITTEE CHAIRS 
Community and Public Health Advisory Committee (CPHAC) – 13 June 2012 
Committee Chair, Barbara Arnott provided an overview of the report which was noted with no 
recommendations to the Board. 
 


Hawke’s Bay Clinical Council – 13 June 2012 
Co-chair John Gommans was in attendance and provided an overview of the report provided 
noting the following had been endorsed by Council: 
•  For palliative care leaders would develop a plan “Towards One Special Palliative Care 
Service in Hawke’s Bay” that focused on the integration of specialist services to provide 
more closely linked care to patients.   
It was noted there was a shortage of palliative care physicians and Dr Gommans agreed 
HBDHB did require an additional physician to work across the sector.  
•  In accordance with the Terms of Reference for the Hawke’s Bay Leadership Forum Sub 
Group two representatives were appointed being Chris McKenna and Dr David Tipene-
Leach. 
•  Council supported/endorsed the Serious Skin Infections Project presented, and the next 
steps. 
 
Maori Relationship Board – meeting frequency 
The Board noted the report and approved the change from bi-monthly meetings for the Māori 
Relationship Board, to quarterly meetings with the next meeting to be held August 15, 2012.   
 
Disability Support Advisory Committee (DSAC) Membership  
Diana Kirton, Chair of DSAC advised that following expressions of interest invited by public 
advertisement in early May 2012, and following a rigorous selection/interview process, the 
following six selected candidates were provided for appointment to the DSAC Committee.    
 
RESOLUTION that the Board: 
•  Appoint the following to the Disability Support Advisory Committee (DSAC): 
Heather Campbell 
Laureen Sutherland 
Terry Kingston 
Vaun McCormick 
Diane Walsh 
Andy White 
•  Thank outgoing members for their service and contribution over the past year. 
Moved: 
Diana Kirton 
Seconded:   Helen Francis 
Carried 
 
 
Board Administrator would check if there was a need to advise Minister’s office.  Actioned   
 
DECISION PAPER 
Hawke’s Bay Health Sector Leadership Forum 
The paper provided was reviewed and would be tabled with the PHO. 


 
RECOMMENDATION 
That the Board: 
 
Agree the Terms of Reference for the HB Health Sector Leadership Forum and Sub Group 
Adopted 
 
RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 
15.  Confirmation of Minutes of Board Meeting dated 30 May 2012 
 
- Public Excluded 
 
16.  Matters Arising from the Minutes of Board Meeting dated 30 May 2012 
 
- Public Excluded 
 
 
Report and Recommendations from the Committee Chairs: 
17.  Community & Public Health Advisory Committee – 13 June 2012 
18.  Hawke’s Bay Clinical Council – 13 June 2012 
19.  Finance Risk and Audit Committee – 27 June 2012 
 
20.  Central Hawke’s Bay Integrated Family Health Services 
 
21.  HBL Finance, Procurement and Supply Chain Business Case 
 
 
22.  Treasury Management Policy 
 
23.  Service and Financial Improvement Programme 2012/13  
 
Moved: 

Diana Kirton 
Seconded: 
David Davidson 
Carried 
 

 
The meeting closed at 2.10pm 
Signed: 
 
Kevin Atkinson, Chair 
Date:   
 


MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 30 MAY 2012 IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.00 PM 
 
 
Present: 
 
Kevin Atkinson (Chair) 
 
 
 
 
 
David Barry  
David Davidson 
Peter Dunkerley 
Helen Francis 
Denise Eaglesome 
Dan Druzianic 
 
 
 
Diana Kirton 
 
 
 
Kirsten Wise  
 
Apologies:
 
 
Ngahiwi Tomoana 
 
 
 
Barbara Arnott 
 
 
 
 
In Attendance
Kevin Snee, Chief Executive Officer (CEO) 
 
Warrick Frater, Chief Operating Officer (COO) 
Andrew Lesperance, General Manager Planning and Performance (GM 
P&P) 
 
Peter Reed, Chief Financial Officer (CFO) 
 
 
 
Members of the Executive Management Team 
Members of the public and media 
 
Minutes: 
 
Kathy Shanaghan  
 
 
KARAKIA 
Tracee Te Huia, Director Maori Health, opened the meeting with a Karakia.   
 
 
DECLARATIONS OF INTEREST 
The Board Interests and Conflicts of Interest Register were noted with no amendments. 
 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting  held on 24 April 2012 were confirmed as a true and 
correct record of the meeting.   
 
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
David Davidson 
Carried 
 
 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Actions and progress from the previous meeting were noted.  In response to item 3 regarding 
the quarterly Diabetes results, the GM Planning & Performance explained the reason for the 
difference was because the Ministry of Health’s figures showed a 12 month run chart, 
whereas the DHB’s internal reporting was on a three month run.   Board members were 
informed that efforts were being made to standardise this for future results. 
 
 
June 2012 
Section 1 
1  
 

BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for the June 2012 meeting was noted.  It was noted the HBL Finance, 
Procurement and Supply Chain Shared Services Business Case would also be going to the 
June meeting for Board approval. 
 
 
CHAIR’S REPORT   
The Chair advised of the following matters that had arisen since the previous meeting: 
 
•  A letter of appreciation had been received from the Chair of Capital & Coast DHB 
formally thanking HBDHB for supplying that DHB with a copy of HBDHB’s Governance 
Manual to help in the formulation of their own Governance Manual  
 
•  A letter had been received that morning from the Ministry of Health’s Target Champions 
providing  feedback on HBDHB’s quarter three Health Target results.  Comments 
provided were very favourable about progress made across all the indicators 
 
•  The highlight for the month was the Chair’s visit to the Chatham Islands, along with the 
Chief Executive Officer  and Chief Medical Officer –  Primary Care.  Key issues raised 
during the visit included: 
-  The recent retirement of the general practitioner, with the Council and community 
concerned as to the future of that service.  In response, they were informed that 
locums were being provided on three-monthly assignments for the remainder of the 
year, however management was not in a position to commit to a permanent resident 
doctor at this time 
-  The need to improve broadband on the Island as the internet connections varied.   
-  The termination of the Air Chathams service to Napier.  A meeting was held with the 
owner of Air Chathams to find out the reasons for this and to see if the service could 
be reinstated.  The following reasons were given for ceasing the service to Napier: 
  The relationship that the Chathams had with Napier in the past seemed to have 
eroded over time. 
  In the past the flight was dependent on freight and tourists, however this had 
become less and less over time. 
 
The Chair said he had asked the owner of the airline to look at what the additional 
costs would be to reinstate that service to Napier.  Once those costs were known, 
management would then consider the options available.  He had also raised the issue 
of developing a relationship to support their services with the Napier Mayor and CEO 
of Unison Networks Ltd. 
 
There was also a very good discussion with the Chatham Islands Council over a range of 
issues, some of which included: 
-  Fluoridation – no particular concerns 
-  Accommodation for nursing staff and the need to make it more attractive for families 
-  Maintenance on the doctor’s facilities.  
 
The Council indicated they would like the Chair and CEO to visit on a more regular basis 
and the Chair gave a commitment to try and do that.  He said it was important, therefore, 
to look at the issues raised and develop some solutions before the next visit.  It was also 
intended to place an article in the local newspaper about the visit, the issues raised and 
what was being done to address those issues. 
 
•  The Chair referred to Budget 2012 and noted that Health received the largest increase in 
government spending compared to the other sectors.  The main points of the Budget 
were: 
 


-  Vote Health was $14.12 billion in 2012/13, the biggest investment ever. 
-  An extra $435 million had been made available to help fund cost pressures and new 
initiatives.  
-  Health’s allocation was three times that of Education and five times that of Welfare.  
-  Around $47 million of savings and under-spends in Health had been shifted to higher 
priority frontline public health services. 
-  The adjustment for the residential care exemption was changed from a flat increase 
of $10,000 a year to an annual inflation adjustment in line with other aged-care 
support adjustments. 
 
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The Chief Executive’s report was received and noted.  The CEO tabled a newspaper article 
following the release of the quarter three 2011/12 Health Targets results which showed 
HBDHB’s results as follows: 
•  Improved access to elective surgery:  Scored 106 percent against a target of 100 
percent, which meant 468 more people had elective surgery than a year ago.  
•  Shorter stays in emergency departments:  Met 95 per cent target of patients admitted, 
discharged or transferred within six hours. 
•  Increased immunisation:  Improved on the 95 per cent target by one percent, hitting 
96 per cent and being the second best performing DHB.  
•  Better help for smokers to quit:  Improved against last quarter, reaching 93 per cent of 
hospitalised smokers provided with help to quit. 
•  Shorter waits for cancer treatment:  Remained at 100 per cent. 
•  New target of ‘more heart and diabetes checks’:  HBDHB lying 10th nationally with 51 per 
cent against a target of 60 percent. 
 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT FOR MONTH ENDED APRIL 2012 
The financial performance report for April 2012 was received and the following update 
provided: 
 
Insurance 
The CFO advised the Board that Health Benefits Ltd (HBL) was in the process of negotiating 
the insurance cover for DHBs for the 2012/13 year.  At this stage HBL was advising a 
potential increase on the 2011/12 premium of between 40 to 75%. 
 
The FRAC Committee Chair advised that the issue had been discussed by the Committee 
and recommended that the Board and FRAC Chairs be given delegated authority to approve 
the insurance cover and cost when HBL had completed the negotiations.   
 
Resolution 
That the Board approve the Board and FRAC Chairs be given delegated authority to approve 
the 2012/13 insurance cover and costs. 
 
Moved: 
David Barry  
Seconded: 
David Davidson 
Carried  
 
Allied Laundry 
The CFO advised that the Board of Allied Laundry had requested the shareholders agree to 
that company retaining any 2011/12 surplus greater than $240k for future capital purchases.  
The $240k would be paid to shareholders as a dividend. 
 
The FRAC Committee Chair advised the Board that the issue had been discussed at  the 
Committee’s meeting and it was recommended the Board approve the request. 


 
Resolution 
That the Board approve Allied Laundry’s request to retain any 2011/12 surplus greater than 
$240k for future capital purchases. 
 
Moved: 
Peter Dunkerley 
Seconded: 
Dan Druzianic 
Carried 
 
 
REPORTS AND RECOMMENDATIONS FROM COMMITTEE CHAIRS 
 
Hospital Advisory Committee (HAC) – 9 May 2012   
The Chair of HAC, David Barry, provided an overview of the matters considered by HAC at 
its meeting on 9 May.  The resignation of David Marshall, Principal Dental Officer, with effect 
from the end of July 2012, was noted and the committee resolved to recommend to the 
Board that David Marshall’s contribution to health services be recognised appropriately. 
 
Recommendation 
That the Chair, on behalf of the Board, writes to David Marshall thanking him for his 
contribution to oral health services in Hawke’s Bay and wishing him well in his retirement. 
Adopted 
 
Hawke’s Bay Clinical Council – 9 May 2012  
Co-Chair, John Gommans, provided an overview of the matters considered by the Clinical 
Council at its meeting on 9 May 2012.  There were no recommendations to the Board, 
however the Clinical Council: 
•  Endorsed the Hawke’s Bay Health Sector Vision and Values statement and the proposed 
next steps in implementation 
•  Endorsed the Clinical Governance and Leadership Workplan Framework with Council 
members taking specific portfolio roles 
•  Acknowledged HBDHB’s achievement having eliminated hospital-acquired intensive care 
bloodstream infections in their patients for a whole year. 
 
Maori Relationship Board (MRB) – 16 May 2012 
Denise  Eaglesome provided an overview of the MRB meeting where the findings in the 
report “Did not Attend Rates (DNAs) at Hawke’s Bay Hospital” were discussed.  At that 
meeting, MRB: 
•  Endorsed the recommendations within that report, and 
•  Recommended the DHB establish a Kaiawhina position as a pilot for one year to assist in 
reducing the DNA rates.  
 
MRB also agreed to pass the report and recommendations to the Chief Operating Officer to 
review and action as appropriate.  Action  
 
 
DECISION PAPERS 
 
Hawke’s Bay Health Sector Vision and Values 
The GM Human Resources gave a presentation and overview of the process undertaken in 
the development of the new Hawke’s Bay Health Sector Vision and Values/Behaviours.  
The next steps included: 
•  Finalisation of the tikanga descriptors by 1 June 2012 
•  Presentation of the full Vision and Behaviours to the HBDHB Board and Health 
Hawke’s Bay Board for sign off 
•  Continue with the Steering Group 


•  Finalise Terms of Reference for Phase II Vision and Behaviours implementation and 
alignment actions with the Steering Group on 12 June 2012 
 
Recommendations 
That the Board: 

1. 
Approve the Hawke’s Bay Health Sector Vision and Values/Behaviours. 
2. 
Note and endorse the next steps in implementation. 
Adopted 
 
 
MONITORING PAPERS 
 
Performance Framework Expectations (Quarter 3) 2011/12 
This paper provided the Board with exception reporting on HBDHB’s performance on the 
Statement of Intent (SOI) and the District Annual Plan (DAP).  A summary dashboard 
showing the position as at the end of this quarter for all indicators, was tabled.  
 
The Chair expressed concern that this was the third quarter in a row where HBDHB was 
running behind targets in a number of areas.  He referred to the Better Help for Smokers to 
Quit target and noted there had been no improvement from last month, despite the work that 
was being done in this area.  He pointed out that this was going to be a national target that 
would be reported on quarterly and the Minister’s office would be focusing on this target.  
Another area of concern was in relation to the Child and Youth target.   
 
With regard to the Smokers to Quit target, the GM Planning & Performance advised that the 
DHB had met with the CEO of Health Hawke’s Bay and offered the assistance of the DHB’s 
Project Manger for Smokefree to train their staff and nurses in GP practices.  While there 
had been some uptake on that offer, it had been limited.  It was also noted that some of the 
biggest problems related to performance of providers contracted to the DHB.   
 
The Chair asked the Chairs of the Advisory Committees to review the dashboard and identify 
those targets specific to their committees and then discuss actions that needed to be taken 
to achieve those targets.  Action 
 
Human Resources KPIs (Quarter 3) 2011/12 
The GM Human Resources provided an overview of the paper presented to the Board, with 
the following noted: 
•  Turnover in nursing staff had increased gradually.  
•  The number of staff with more than two years accumulated leave had decreased from 
this time last year and was now sitting at under 100 staff.  
•  There had been no improvement in the percentage of staff who identify themselves as 
Maori within HBDHB. The actual for April was 8.81% with a target of 9.73%. The Chair 
suggested management have a discussion with Ngahiwi Tomoana about the ‘Corporate 
Leaders’ project which had recently been launched, which aimed to place unemployed 
Maori youth into jobs in Hawke’s Bay.  The GM Human Resources said he had already 
scheduled a meeting with Ngati Kahungunu Iwi Inc to discuss this.  The Chair asked for 
an update following that meeting.  Action 
 
The question was raised as to whether there was any data on ethnicity in the Hawke’s 
Bay workforce.  It was thought that a survey had been undertaken last year as part of the 
Turuki Maori Workforce Strategy and the GM Human Resources undertook to follow this 
up and provide an update for the next Board meeting.  Diana Kirton suggested 
contacting the EIT as that organisation might also have some data.  Action 
 



 
The GM Human Resources  pointed out that education played a huge part in getting 
Maori into the health sector and it was therefore important to encourage students to stay 
at school longer.  He referred to the work Incubator was doing to encourage secondary 
students, particularly those of Maori and Pacific heritage, to pursue health careers.  He 
advised that all students enrolled in the Incubator programme were ‘tracked’ and 
undertook to provide that information in the next KPI report.  Action 
 
 
FOR INFORMATON / DISCUSSION 
 
Hawke’s Bay Health Sector Leadership Forum Workshop – 15 February 2012 
The report on the Hawke’s Bay Health Sector Leadership Forum workshop held on 
15 February 2012 was noted.   
 
The CEO tabled draft Terms of Reference (TOR) for both the Hawke’s Bay Health Sector 
Leadership Forum and the Forum Sub Group, as discussed and agreed at the Forum 
workshop.  These draft TOR had been developed by the CEOs of HBDHB and Health 
Hawke’s Bay Ltd (PHO). 
 
The Board agreed with the TOR apart from requesting a change in the wording of the 
membership section of the Sub Group TOR, ie: 
 
“Membership”: 
Two representatives from each of: 
•  HBDHB 
•  Health Hawke’s Bay Ltd 
•  Hawke’s Bay Clinical Council 
•  Maori Relationship Board 
 
Individual members will be appointed by their respective organisations/ 
committees.” 
 
 
 
 
With this change in mind, the Board then discussed who the HBDHB representatives should 
be. 
 
Recommendation 
 
That the Board appoint Helen Francis and Dr Kevin Snee to be the HBDHB representatives 
on the Hawke’s Bay Health Sector Leadership Forum Sub Group. 
 
Adopted 
 
The CEO said the only other outstanding issue was whether to describe the Clinical Council 
and Maori Relationship Board as HBDHB or Hawke’s Bay.  His preference was the latter as 
it had a broader representation.   
 
It was noted the next Leadership Forum workshop was planned for September 2012. 
 


RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
 
 
RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 

17. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting dated – 24 April 2012 – Public Excluded 
18. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting dated 24 April 2012 –  
            Public Excluded 
19. 
Chief Financial Officer’s Report – Public Excluded 
 
Report and Recommendations from the Committee Chairs: 
20. 
Community and Public Health Advisory Committee – 9 May 2012 
21. 
Hospital Advisory Committee – 9 May 2012 
22. 
Hawke’s Bay Clinical Council – 9 May 2012 
23. 
Maori Relationship Board – 16 May 2012 (including DSAC) 
24. 
Finance Risk and Audit Committee – 30 May 2012  
25. 
Capital Plan 2012/13 
26. 
Maternity Services in Hawke’s Bay 
27. 
Regional Services Plan 
28. 
Hawke’s Bay District Health Board Annual Plan 
29. 
Service and Financial Improvement Programme 2012/13 
30. 
Car Parking 
 
Moved: 
Helen Francis 
Seconded: 
Dan Druzianic 
Carried 
 

 
 
The meeting closed at 2.05pm. 
 
 
 
 
 
Signed: 

 
Kevin Atkinson, Chair 
 
Date:   

 
 


MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 25 JULY 2012 IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.04 PM 
 
 
Present: 
 
Kevin Atkinson (Chair) 
 
 
 
 
 
Barbara Arnott  
 
 
David Barry  
David Davidson 
Peter Dunkerley 
Helen Francis 
Denise Eaglesome 
Dan Druzianic 
Ngahiwi Tomoana 
 
 
 
Diana Kirton 
 
 
 
Kirsten Wise  
 
Apology:
 
 

 
In Attendance
Kevin Snee, Chief Executive Officer (CEO) 
 
Warrick Frater, Chief Operating Officer (COO)  
Andrew Lesperance, General Manager Planning & Performance (GM P&P) 
 
Peter Kennedy, Finance Manager and Acting Chief Financial Officer 
 
 
 
Members of the Executive Management Team (EMT) 
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crene 
KARAKIA 
The Deputy Chair, Ngahiwi Tomoana  opened the meeting with a  Karakia  with board 
members joining in as a mark of respect for “Maori Language Week”.   
DECLARATIONS OF INTEREST 
There were no amendments noted to the Conflicts of Interest Register which would be 
circulated periodically to members. 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 27 June 2012, were confirmed as a true and 
correct record of the meeting.  
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
Davod Barru 
 
Carried 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Actions and progress from the previous meeting were noted.   
 
BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for the August 2012 meeting was noted as was the Detailed Workplan. 
August 2012 
Section 1 
1  

CHAIR’S REPORT   
Staff Retirements:  Chair Kevin Atkinson conveyed his best wishes and thanks to those 
staff who had/or were to retire after extended service to HB District Health Board or 
associated services.   
 
Letters would be sent to those listed below acknowledging their service. Actioned  
 

Years 
Name 
Job Title 
Service 
Service 
Date Retiring 
Margaret Lines 
ACC Elective Services Manager 
Elective & Surgical 
21 
18-Jul-12 
Margaret Monk 
Anaesthetic Technician 
Elective & Surgical 
35 
20-Jul-12 
Peter Reed 
Chief Financial Officer 
Finance 
10 
20-Jul-12 
Andrew Potts 
Electrician 
Facilities 
17 
03-Aug-12 
 
The Chair verbally advised of the following matters that have arisen since the previous Board 
meeting: 
•  The Chair commented on the listeria outbreak  advising that the Ministry for Primary 
Industries was leading an enquiry into the listeria food source and their focus was 
external to the  Hospital (HBDHB).  Their focus was on an external food supplier who 
provides food to the hospital. It was a difficult time for the families and the Board 
extended their condolences. The Chair also advised the importance of the “food safety” 
message, especially for those with lowered immunity ie., elderly, the young and 
especially pregnant women. 
•  With the retirement of Peter Reed (Chief Financial Officer) on 20 July 2012, there was a 
need to appoint a replacement director as one of the two HBDHB appointed directors on 
the Board of Allied Laundry Services Limited.   
 
RESOLUTION  
That the Board: 
 
Appoint Ken Foote (Company Secretary) as one of the two HBDHB appointed directors on 
the Board of Allied Laundry Services. 
 
Moved 
Kevin Atkinson 
Seconded 
David Davidson 
Carried 
 
•  A meeting was held between the Chair and CEO of HBDHB and three directors/members 
of Ahuriri District Health Trust (ADH).  The Chair advised that issues between ADH and 
the OTT partnership had been resolved. The Chair expressed concern at the slow pace 
at which the development of an Oral Health Service Contract was progressing (for the 
Ahuriri people).  A timeframe was put in place to move this forward. It was accepted 
HBDHB would hold and manage contract funding.  
•  Two letters had been received from the Ministry of Health, one related to the successful 
completion of the District Plan for the next three years which was signed off by the 
Minister.  The other letter confirmed sign off of the Central Region DHB Regional 
Services Plan.   
•  Health data released by the OECD outlined how well New Zealand’s health sector had 
been funded compared with other countries. Between 2000 and 2009 NZ was 3rd best in 
OECD countries and moved up one notch in 2010 to be 2nd  best in the OECD (behind 
Korea). This was noted as significant and the NZ Government must be commended for 
growing funding in the health sector.  The Chair said that we have a real responsibility to 
ensure those funds are spent wisely.  It was noted that nine countries in the OECD had 
reduced their health spending in 2010!  


•  A letter was  received from Hand Hygiene New Zealand, regarding a Hand Hygiene 
Compliance  Audit conducted in July 2012.  The letter conveyed that 17 out of the 20 
DHBs in the country had been audited with Hawke’s Bay ranking at 6th best out of 17 with 
a compliance rate of 67.7%.  The top DHB had a compliance rate of 73.7% The Chair 
said he considered that this was a good result.  
•  The Chair acknowledged that following a request from the Community and Public Health 
Advisory Committee (CPHAC) he wrote to the Mayor of Central Hawke’s Bay endorsing 
continuation of fluoridation in the CHB water supply.  This was actioned on 18 July 2012.  
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The Chief Executive’s Report to 19 July 2012  was received and noted.  Dr Snee was 
satisfied with the health targets achieved  during the year, particularly those that had been 
focused  on for some time  which had exceeded expectations. There were several targets 
however which would receive close attention being “helping smokers to quit” and “more heart 
and diabetes checks” which should show some improvement in several months time. 
The financial year commenced with a goal to achieve a $2.0m surplus and preliminary 
figures show $2.1m was achieved - despite a significant variance in the middle of the year.  
Of particular note, the new (interim) Pharmacy contracts in Hawke’s Bay had all been signed 
at the time of the meeting and Hawke’s Bay had led the country in this regard. A great 
achievement and congratulations to all those involved especially Portfolio Manager, Sue 
Ward.  
The Central Region Information System Project (CRISP) had recently appointed a very 
capable Programme Director which would see this project get traction and move forward.    
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT FOR MONTH/YEAR  ENDED JUNE 2012 
Peter Kennedy the new Finance Manager was acting Chief Financial Officer (following Peter 
Reed’s retirement the week prior).  Peter Kennedy provided a brief overview of the financial 
performance report for June 2012.  A summary of discussion in addition to the report follows:   
The interim financial result was $2.1 surplus.  The published result sent to the Ministry would 
be $2.6m which included end of year accounting adjustments.   
The Chair noted the bequest of funds from the Estate of Percival Beattie towards the 
construction and equipping of  two new tutorial rooms within the Education Centre at HB 
Hospital.  Recognition would follow with appropriate naming rights and plaques provided 
acknowledging the Trusts generosity and leaving a lasting legacy for the family.  
 
REPORTS AND RECOMMENDATIONS FROM COMMITTEE CHAIRS 
Disability Support Advisory Committee – 11 July 2012 
Helen Francis (acting Chair of the DSAC in Diana Kirton’s absence) provided an overview of 
the meeting.  New DSAC members were welcomed to the group for the ensuing term. There 
were no recommendations made for Board.  Two very interesting presentations on:  
a)  Falls Management Initiatives; and  
b)  Improving the Nutritional Status of Community Living Older People.  David Barry advised 
the latter work had been assisted by the Medical Research Foundation and wished to note 
their work had been referenced.  This organisation relied heavily on philanthropy  to 
continue its work.  
  
 


Hawke’s Bay Clinical Council – 11 July 2012 
Co-chair  of the meeting, Chris McKenna (Director of Nursing) was in attendance and 
provided an overview of the report  to the Board. Of particular note was an addition to the 
“Membership”  section in the Terms of Reference (TOR), to ensure that a wide range of 
perspectives and interests were maintained within the total membership, ensuring in 
particular that Maori health and rural health interests and expertise were reflected.   
 
RECOMMENDATION  
That the Board: 
Approve the additional clause in the Membership section of the Terms of Reference 
attached.  
Adopted 
 
Research and Ethics were discussed and this would be reviewed again by Council following 
further investigation on how other DHBs manage these areas.  
DECISION PAPER 
Treasury Management Policy 
The Chairman of FRAC, Dan Druzianic advised the Finance Risk and Audit Committee 
(FRAC) had reviewed the paper in detail earlier in the day, and recommended that the Board 
approve it. 
 
RESOLUTION 
 
That the Board: 
 
Approve the revised HBDHB/OPM/087 Treasury Management Policy, noting it had been 
updated to reflect the shared banking arrangement.  
 
Moved         Dan Druzianic 
Seconded   Peter Dunkerley 
Carried
 
 


RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 
13.  Confirmation of Minutes of Board Meeting dated 27 June 2012 
 
- Public Excluded 
 
14.  Matters Arising from the Minutes of Board Meeting dated 27 June 2012 
 
- Public Excluded 
 
 
Report and Recommendations from the Committee Chairs: 
15.  Hawke’s Bay Clinical Council – 11 July 2012 
16.  Finance Risk and Audit Committee – 25 July 2012 
 
17.  Wairoa Integrated Health Services project – Business Case 
 
18.  HBDHB Policy: payment of Fees and Expenses 
 
 
19.  Vision, Values and Behaviours Workshop 
 
20.  2012/12 Budget Presentation 
 
21.  Community Pharmacy Contract Update Presentation 
 
Moved: 

David Davidson 
Seconded: 
Helen Francis 
Carried 
 

 
The meeting closed at 1.42 pm. 
 
Signed: 

 
Kevin Atkinson, Chair 
Date:   
 


MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 29 AUGUST 2012 IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.04 PM 
 
 
Present: 
 
Kevin Atkinson (Chair) 
 
 
 
 
 
David Barry  
David Davidson 
Peter Dunkerley 
Helen Francis 
Denise Eaglesome (by video conference) 
Dan Druzianic 
Ngahiwi Tomoana 
 
 
 
Diana Kirton 
 
 
 
Kirsten Wise  
 
Apology:
 
 
Barbara Arnott  
 
In Attendance
Kevin Snee (Chief Executive) 
 
Warrick Frater (Chief Operating Officer (Chief Operating Officer)  
Andrew Lesperance (General Manager Planning and Performance) 
 
Tim Evans (Chief Financial Officer) 
 
 
 
Members of the Executive Management Team  
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crēne 
KARAKIA 
The Deputy Chair, Ngahiwi Tomoana opened the meeting with a Karakia.   
WELCOME 
Tim Evans the newly appointed Chief Financial Officer  (from the UK)  was welcomed and 
introduced.  
DECLARATIONS OF INTEREST 
There were no amendments noted to Conflicts of Interest Register. 
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 25 July  2012, were confirmed as a true and 
correct record of the meeting.  
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
David Barry 
 
Carried 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Actions from the previous meeting were noted.   
Item 1 Performance Framework Expectations was discussed with further time provided by 
the Chair, to ensure all Advisory Committees had considered this topic. It was noted the 
Hospital Advisory Committee (HAC) had already done so.  The Board Administrator would 
co-ordinate feedback from the respective Committee Chairs’.  Action 
 
September 2012 
Section 1 
1  

BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for the September 2012 meeting was noted. 
 
CHAIR’S REPORT   
Staff Retirements:  Chair, Kevin Atkinson conveyed best wishes and thanks to those staff 
who were to retire after extended service to HB District Health Board. Letters would be sent 
to those listed below acknowledging their service. Actioned  
 

Years 
Name 
Job Title 
Service 
Service 
Date Retiring 
Diane Davidson 
Systems Administrator 
Finance 
35 
30 August 2012 
Ian Larrington 
Health Intelligence Analyst 
Business Intelligence 
36 
14 September 2012 
 
The Chair advised there were no matters to raise since the previous Board meeting.  
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  

The Chief Executive’s Report to 22 August 2012 was received and noted.   
A summary of points raised follows:  
•  Due to the retirement of David Marshall (after 50 years in dentistry), Robin Whyman had 
been  appointed as  Principal Dental Officer/Clinical Director for Oral Health Services at 
the DHB.  Robin’s more recent roles included: Dental Manager, Principal Dental Officer, 
CEO for NZDA and Oral Advisor for the Ministry of Health. Robin’s appointment would be 
effective in January 2013.  
•  The  Prime Minister John Key,  officially launched (on  24 August 2012) the 
commencement  of construction on  the $5.0m upgrade to  Wairoa Hospital which would 
transform the existing hospital into a purpose built integrated family health centre. 
•  A new General Manager of Integrated Care had recently been appointed. Kieran McCann 
had a wealth of experience from roles in Ireland and New Zealand.  More recently he had 
been General Manager of Clinical Services at Wairarapa DHB,  having worked with 
models around integrated care.  Kieran would commence his role in November 2012. 
•  The Executive Management Team (EMT) had visited Canterbury District Health Board in 
mid August to view their plans for transformational change, following the devastating 
Christchurch earthquake.  The learnings from the  visit, especially the enhancement of 
Canterbury DHBs services into the community would be invaluable as Hawke’s Bay DHB 
continue to refocus on working smarter, enhancing service delivery and moving towards 
integrated care. 
•  An update on the Mental  Health  Inpatient  Unit  was received  from Andrew Lesperance 
who advised the Model of Care had been progressed, however timelines were 
approximately three weeks behind. 
•  The programme for the HB Health Sector leadership Forum Workshop planned for the 5th 
September would be issued to participants on 30th August 2012. Actioned 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT FOR MONTH ENDED JULY 2012 
The Chief Financial Officer presented his first report for the first month of the financial year 
2012/13 which showed a surplus of $228k compared with a budgeted surplus of $517k.  
There were a number of cost pressures several of which were driven by activity, including 
surgery demands.    
The 2012/13 budget did include $1.0m which was yet to be identified in the Service and 
Financial Improvement program. This had been included as a line item.  


Travel and accommodation costs had improved and it was pleasing  to note that accrued 
leave had dropped since the prior month. 
 
REPORTS AND RECOMMENDATIONS FROM COMMITTEE CHAIRS 
Hospital Advisory Committee (HAC) – 8 August 2012 
Chair, David Barry provided an overview of the report which included support for Option 2 for 
the development of additional facilities to improve Endoscopy Services in Hawke’s Bay for 
increased efficiency and additional onsite capacity for HBDHB’s population. 
 
Hawke’s Bay Clinical Council – 8 August 2012 
Co-chair of Council, Dr John Gommans was in attendance.   
Dr Andrew Heslop had been welcomed as a new member of Clinical Council and it was with 
regret that Alistair More had resigned his position on Council and returned to Scotland.   
The Endoscopy Services Business Case had been endorsed by Council noting the “need to 
ensure ‘disparities’ received focus and was adequately addressed in service delivery”. 
Council found the clinical aspects were not clearly defined and felt that before any facility 
design/planning took place, there was a need for a robust Model of Care which addressed 
inefficiencies and integration and also ensured “disparities” received adequate focus.   
 “Smokefree Hawke’s Bay First Steps 2012-2015 first steps” were fully endorsed by Council. 
Following the ordinary meeting, an Annual Review Meeting was held which reviewed a 
number of operational aspects.  In summary:  
•  Drs Foley and Gommans were unanimously re-elected to their roles as co-chairs.   
•  A review of membership was underway as the two year tenure of some initial Council 
members would expire in September 2012. Nominations had been sought for the positions 
and following panel review, the successful candidates would be ratified through the 
September Board Meeting.  Action  
Council conveyed thanks to the Board for their support of clinical leadership within the Health 
Sector.  The Board Chair reciprocated advising that Clinical Council was an integral part of 
decision making and was working well. 
Māori Relationship Board (MRB) – 15 August 2012 
Ngahiwi Tomoana (Chair)  advised MRB had received an excellent presentation  from the 
Children’s’ Commissioner Dr Russell Wills, on the B4 School programme and work planned.  
MRB supported the recommendations for the provision of vision and hearing screening in 
Kohanga Reo and endorsed the overall B4 School programme as a tool to improve 
outcomes for tamariki Māori.   
A  Healthy  Homes  Programme  update  was provided including a new pilot entitled the 
“Friendly Landlord Scheme”.  As many Māori reside in rented accommodation with very little 
insulation, this scheme focused on landlords being made  accountable to suitably  upgrade 
their rental properties.  The benefits of insulation were well known.  
MRB had appointed Tatiana Cowan-Greening  as their representative on the Maternity 
Services in Hawke’s Bay Steering Group. 
 
DECISION PAPER 
Committee Terms of Reference Review 
Ken Foote (Company Secretary) outlined the process to review  of Committee Terms of 
Reference (TOR) which commenced in April 2012. This review had been completed and was 
presented to the Board for adoption.  The only change noted was to the Māori Relationship 
Board TOR as they moved from bi-monthly meetings to quarterly. 
 
 


RESOLUTION 
 
That the Board: 
 
Adopt the attached updated Terms of Reference for the: 
•  Disability Support Advisory Committee 
•  Community and Public Health Advisory Committee 
•  Finance Risk and Audit Committee 
•  Hospital Advisory Committee 
•  Māori Relationship Board 
•  Appointments and Remuneration Advisory Committee 
•  Hawke’s Bay Clinical Council 
 
Moved        Kevin Atkinson 
Seconded   David Davidson 
Carried
 
 
 
Improving Endoscopy Services – Business Case 

Warrick Frater (Chief Operating Officer) was in attendance.  He summarised the Business 
Case advising the existing endoscopy facilities had  physical limitations and constraints on 
service provision, with no ability within the existing theatre suite to increase capacity during 
standard operating hours.  
•  With population projections and increased demand forecasted there had been pressure 
for some time due to lack of space.  
•  A new build could be undertaken without demolition of existing areas. 
•  Three endoscopy suites would be planned with two implemented initially.  
•  Board approval was sought which was subject to the availability of funds at the time 
(2015/16 or thereafter).  
•  Chair, Kevin Atkinson provided wording which tightened the original Resolution. 
  
RESOLUTION 
 
That the Board: 
 
•  Note the endorsements from HAC and Clinical Council. 
•  Approve the business case in principle option B2 for the implementation of the Improving 
Endoscopy Services project, subject to the availability of funding and final sign off by the 
Board. 
•  Note  a  capital budget of approximately  $8.716m  (+/-  inflation) would  be required to 
implement the Business Case. 
•  Note the next steps in the process were to review and confirm a Model of Care for the 
service (including a focus on disparities), prior to the development of detailed designs. 
 
Moved        Helen Francis 
Seconded   David Barry 
Carried
 
 
It was noted Endoscopy was not affordable unless HBDHB generated the surpluses in the 
ensuring years.  This project had lower priority than the Mental Health facility.   
A discussion took place between clinicians in the room to clarify technologies. 
 
 


FOR INFORMATION 
Tū Mai Rā Quarterly Report 
The Director of Māori  Health provided a summary of the third  quarter  (January-March)  Tū 
Mai Rā report for 2011/12.  Timing issues would be addressed to ensure timely presentation 
of the report in 2013.  Points raised at the meeting were summarised below:  
•  Of the 28 indicators reported on, 19 of those indicators were trending in the right direction. 
•  It was agreed that it would take the provision of several more quarterly reports to give a 
more relevant indication of any significant trends.    
•  The Oral Health team were complimented for their work. 
•  Smoking – health benefits would be recognised going forward. 
•  A decline in the “Did Not Attend” figures was noted in Quarter 4. This was due to more 
focus and involvement at the time appointments were set, and the subsequent follow up.  
A pleasing result.  
•  The achievements made with diabetes annual checks should not go unnoticed. 
•  HBDHB were focusing on recruitment of Māori into health care areas. 
•  Good work was going on in the area of infant mortality with a noted drop in incidences.  
 
Human Resource KPIs (Q4) 2011/12 
John McKeefry (General Manager, Human Resources) provided an overview of the report 
provided.  
Reductions in accrued Annual leave were achieved following intensified focus.  
HR services would  drive forward the KPI partnership with Māori  health  and due to a large 
data base this would include email focus groups. 
The Incubator Programme (initiated by HBDHB) was now rolling out to other DHBs. 
There would be intensified work with primary providers to ensure reporting  was  captured 
each quarter.  Chair, Kevin Atkinson requested a refinement be made to the chart showing 
the net position and include the new leavers (ie, comings and goings) to see the balance. 
Action 
 
Performance Framework (Q4) 2011/12 
Andrew Lesperance (General Manager, Planning & Performance) spoke to the paper tabled 
at the meeting.  The detail had been received from the Ministry, several days prior. In 
summary:    
•  A fantastic effort, HBDHB had achieved 2nd place in NZ with immunisation.   
•  HBDHB were soon to receive a “Certificate  in  Outstanding  Improvement  in Elective 
Surgery”, another amazing effort with thanks to all concerned. 
•  A highlight was the increase in breast screening for pacific women  which had risen to 
72% compared with 32% the year prior.  
 
GENERAL BUSINESS 
With no general business the meeting moved to Public Excluded. 
 


RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 
18.  Confirmation of Minutes of Board Meeting dated 25 July 2012 
 
- Public Excluded 
 
19.  Matters Arising from the Minutes of Board Meeting dated 25 July 2012 
 
- Public Excluded 
 
 
Report and Recommendations from the Committee Chairs: 
20.  Hospital Advisory Committee Meeting – 8 August 2012 
21.  Finance Risk and Audit Committee – 25 July 2012 
 
22.  Regional Governance 
 
23.  Central Region Integrated Systems Plan (CRISP) Update 
 
 
24.  Presentation: BHDHB Organisation Development Plan 
 
Moved: 

Peter Dunkerley 
Seconded: 
Dan Druzianic 
Carried 
 

The meeting closed at 2.22pm 
 
Signed: 

 
Kevin Atkinson, Chair 
Date:   
 


MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 26 SEPTEMBER 2012, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.03 PM 
 
 
Present: 
 
Kevin Atkinson (Chair) 
 
 
 
 
 
Barbara Arnott 
David Barry  
David Davidson 
Peter Dunkerley 
Denise Eaglesome  
 
 
 
Kirsten Wise  
 
Apology:
 
 
Ngahiwi Tomoana 
 
 
 
Diana Kirton  
Dan Druzianic  
Helen Francis 
 
In Attendance
Kevin Snee (Chief Executive) 
 
Warrick Frater (Chief Operating Officer (Chief Operating Officer)  
Andrew Lesperance (General Manager Planning and Performance) 
 
Tim Evans (Chief Financial Officer) 
 
 
 
Members of the Executive Management Team  
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crēne 
KARAKIA 
Tracey Te Huia and the Executive Management Team opened the meeting with a Karakia.   
DECLARATIONS OF INTEREST 
There were no amendments noted to Conflicts of Interest Register.    
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 29 August  2012, were confirmed as a true and 
correct record of the meeting.  
Moved: 
Peter Dunkerley 
Seconded: 
David Davidson 
 
Carried 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Actions from the previous meeting were noted with the following comments summarised: 
Action 1: All Committee Chairs would provide feedback on the Performance Framework 
Expectations and identify those targets specific to their committees.  Feedback by the 
Company Secretary/Board Administrator would be formulated and provided to the November 
Board Meeting. Committee Chairs to note 
Action 3: Clinical Council membership endorsed by the Board.  A decision would be made 
shortly and would be signed off by the Board Chair.  Members would be advised at the 
October Board Meeting. Action   
Action 4: had been actioned and detail would appear in the quarterly HR results. Remove 
from the agenda. 
 
October 2012 
Section 1 
1  

BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for the October 2012 meeting was noted. 
 
CHAIR’S REPORT   
A summary of points raised follows:  
•  Allied Laundry Services Limited would hold their Annual General Meeting on 30 October 
2012.  Hawke’s Bay  District Health Board were required to nominate their shareholder 
representative(s) to attend this meeting. 
 
RESOLUTION 
That the Board: 
Appoint the following shareholder representatives to attend the Allied Laundry Services 
Limited Annual General Meeting: 
•  David Ritchie 
Voting Rights Representative 
•  Ken Foote  
Representative 
 
Moved 
Barbara Arnott 
Seconded 
David Davidson 
Carried 
 
•  A contract for Peritoneal Dialysis Products and Services for a three plus two year right of 
renewal contract had been signed under delegated authority and was noted by the 
Board. 
•  A letter dated 31 August 2012 was received from the Minister Tony Ryall, acknowledging 
efforts made by the sector to deliver on health targets. These related to improved access 
to elective surgery, shorter waits for cancer treatment targets, and the under two year old 
immunisation which nationally was at 93%, only 2% short of target.  
The Minister stressed the need for strengthened relationships and better ways of working 
with the primary care sector to speed progress and make gains with smokers to quit and 
more heart and diabetes checks.   
•  Another letter from the Minister dated 11 September outlined Primary Health 
Organisation (PHO) Health Target Performance for Quarter 4 of 2011/12.  Immunisation 
remained the best result, however no PHO nationally achieved the target for ‘better help 
for smokers to quit”, with only six PHOs reaching the “more heart and diabetes checks” 
target.  
Succeeding with primary care targets would require an intentional integrated approach 
and clear clinical leadership.  DHBs have been requested to performance manage PHOs 
not meeting expectations. 
•  A report provided by David Marshall now retired who was Principal Dental Officer/Senior 
Dentist Oral Health Services,  would be issued to the Board via email Actioned.    This 
document included areas of benefit  to the service, and the Chief Operating Officer had 
responded and thanked David for his efforts.  Any action on the points raised would be 
deferred until Robin Whyman, the incoming Principal Dental Officer, commenced his role 
in January 2013, had time to review/consider the points raised and develop an ongoing 
strategy.   
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  

The Chief Executive’s Report to 19 September 2012 was received and noted.   
 
 


A summary of points raised follows:  
•  Emergency Departments (EDs)  performance  had  deteriorated in August due to a 
significant increase in activity and complexity, however this appears more manageable in 
September.  Nationally other EDs had experienced similar increases in August.  
•  Improved access to Elective Surgery was at 117% and this was achieved without the full 
impact of the new Operating Theatre coming into operation.  
•  The waiting list for surgical  procedures  was decreasing which was encouraging.  The 
number of babies immunised at 8 months was now tracking at 88.9% which was above 
the MOH target.  Better help for smokers to quit “in the hospital setting” was above target 
for the month however the Primary Care figures  had a long way to go,  to get to 90% 
target.  HBDHB would work with the PHO to focus on achieving a better result.  
•  A dip in financial performance was experienced in August, however it was anticipated we 
would still deliver a $3m surplus which would enable us to deliver on improved services. 
•  There was a focus drive to improve children’s health and wellbeing, in particular to 
reduce the incidences of Rheumatic Fever and child assault  (family violence 
programmes).  Good results were being achieved in Primary Care and it was anticipated 
to bring primary and secondary together into a single program. 
•  A lot of work had been undertaken, including extensive consultation which resulted in the 
sector wide Vision and Values statement being agreed.  This would guide us through the 
years ahead in delivering service improvements to our customers.  
 
 
OUR VISION 
 
Tā mātau whakarehu 
 
“HEALTHY HAWKE’S BAY”  
 
EXCELLENT HEALTH SERVICES WORKING IN PARTNERSHIP TO IMPROVE THE 
HEALTH AND WELL BEING OF OUR PEOPLE AND TO REDUCE HEALTH INEQUITIES 
WITHIN OUR COMMUNITY 
 
 

OUR VALUES / BEHAVIOURS 
 
Ā mātau uarā, me tō mātau whanonga 
 
TAUWHIRO – delivering high quality care to patients and consumers  
RĀRANGA TE TIRA – working together in partnership across the community  
HE KAUANUANU– showing respect for each other, our staff, patients and consumers  
ĀKINA – continuously improving everything we do.  
 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT FOR MONTH ENDED AUGUST2012 
The Chief Financial Officer presented his report for the second month of the financial year 
2012/13, which showed an adverse of $841 thousand variance for the month with cumulative 
performance $1,068 thousand worse than plan.  There were a number of cost pressures split 
between funder and provider drivers which accounted for this result: 
•  Disability Support / Health of Older People:  It was noted that in Hawke’s Bay we have 
fewer people in residential care because we provide care/support to people within their 
own homes. This was as planned but was being closely monitored. 
•  Personal Health / Inter District Flows (IDFs): In part cost overruns were due to some 
complex issues requiring higher resourcing.  This was being closely monitored.  The 
question whether Clinical Council could assist in this area was raised. 


•  ACC income had been down for some time.   
•  The Service and Financial Improvement Programme, a one day workshop was planned 
in October provide a forum for ideas and reinvigorate focus on the existing programme. 
Corrective management focus would be placed on the above areas.  
The Finance Risk and Audit Committee (FRAC) received a presentation on “Establishing the 
Balance”.  A copy of this presentation (prepared by the CFO) would be issued to members.  
Actioned 
The CFO advised we were still forecasting for the planned surplus of $3.0m. 
 
REPORTS AND RECOMMENDATIONS FROM COMMITTEE CHAIRS 
Community & Public Health Advisory Committee – 12 September 2012 
The report provided to members was taken as read with no further comment from the 
Committee Chair Barbara Arnott, who advised comment would be provided under item 13 the 
Smoke Free presentation. 
Hawke’s Bay Clinical Council – 12 September 2012 
Appointment of new Clinical Council Members: 
Co-chair of Council, Dr John Gommans was in attendance and provided an overview to 
members including an update on the Council membership review.  There were a number of 
Council members who were on Council as of right, however there were also a number of 
positions which were tenure related and it was those positions which were under review.  
Formal expressions of interest had been received and the appointments would be advised at 
the October Board Meeting, however the Chair of the Board had delegated authority to 
endorse the appointments once advised by the Council selection panel. 
Hawke’s Bay Clinical Council was the first such Council put in place in New Zealand and this 
trend was being mirrored in other DHBs.  The Board were very appreciative and found the 
Council of tremendous support. 
Clinical Council members had circulated  advice that they wished to be proactively engaged 
earlier on significant projects. This would ensure project managers received maximum value, 
tapping in early to their collective clinical expertise, perspective and influence.  Where there 
was a potential conflict of interest, an independent Clinical Council member would be brought 
in.  
It was  advised that the Quality Accounts Programme being held in Wellington would be 
attended by four representatives from Hawke’s Bay being:  Dr John Gommans as Chief 
Medical Officer; Dr Andrew  Heslop as Chair of the Clinical Quality and Audit Committee 
(PHO);  Kaye Lafferty representing HBDHB Quality and Risk; and Andrew Lesperance as a 
member of HBDHB Executive team.  
Clinical Council had wholeheartedly agreed to be engaged in the HB Health Awards and one 
key role was for quality initiatives. 
DECISION PAPER 
Smoke Free Hawke’s Bay 2025 - First Steps 2012-2015 
Ana Apatu (Senior Population Health Advisor) and Carleine Receveur (Project Manager, 
Smoke Free DHB) were in attendance for the presentation.  The following key points were 
noted:  
•  Three health targets 

Secondary (95%) 

Primary (90%) 

Pregnancy (90%) 
•  Three key elements to meet this goal 

Prevent the initiation of smoking 



Increase the number of people quitting smoking  

Protect our children from harm:  no exposure to second or third tobacco smoke 
(includes pregnancy and tobacco products)  
•  Underpinning key strategies 

Ensure all interventions target Maori and Pacific  

Adopt measures that drive significant increases in quit rates, and decrease the 
number of young people that initiate smoking 

Adopt a ‘whole of Hawke’s Bay community approach. There will be wide consultation 
as part of the development of this plan and key stakeholders will be expected to sign 
up to this plan to signal their commitment – ‘Working Together’ 
•  Ngati Kahungunu were definitely  walking the talk with “no smoking”  allowed in their 
environs.  
•  Barbara Arnott as Chair of CPHAC endorsed the Smoke Free Strategy wholeheartedly.   
•  Leadership in this had to start with staff (existing staff and new employee screening was 
discussed) and this included medical students. 
•  The Chair advised it was very objectionable having patients smoking at the front door of 
the hospital!   
•  This was not a policy failure it is a policing issue and all staff should be vigilant and use 
smoke free messaging where appropriate. 
•  Vivid poster messaging had had a profound effect on some children to never smoke.  
•  Smoke Fee was the single most productive health initiative we can have according to Dr 
John Gommans. 
•  Pregnant mums and their babies, 90% of whom were monitored through Plunket would 
receive intensive focus. 
Several staff members  from Health Hawke’s Bay were in attendance and Liz Stockley 
advised they were fully supportive and working hard towards the smoke free goal. 
 
After discussion the Board adopted the following recommendation. 
 
RECOMMENDATION 
That the Board: 
Endorse Smoke Free Hawke’s Bay 2025 First Steps 2012 -2015 for implementation. 
Adopted 
 
FOR INFORMATION 
NZ Health Expenditure Challenges 
Included for the Board’s information the letter and report from Tony Ryall, Minister of Health 
was noted. 
 
GENERAL BUSINESS 
With no general business the meeting moved to Public Excluded. 
 
 
 
 


 
RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 
15.  Confirmation of Minutes of Board Meeting dated 29 August 2012 
 
- Public Excluded 
 
16.  Matters arising from the Minutes of Board Meeting dated 29 August 2012 
 
- Public Excluded 
 
 
Finance Risk and Audit Committee Meeting Report of 26 September 2012 
 
17.  Regional Governance 
 
18.  Annual Report 2011/12 
 
19.  Maternity Services Consultation Plan 
 
20.  Preliminary Business Case – Paid Car Parking 
 
Moved: 

David Barry 
Seconded: 
Kirsten Wise 
Carried 
 

The meeting closed at 4.31 pm 
 
 
Signed: 

 
Kevin Atkinson, Chair 
Date:   
 


MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 31 OCTOBER 2012, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.00 PM 
 
 
Present: 
 
Kevin Atkinson (Chair) 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ngahiwi Tomoana 
Barbara Arnott 
Dan Druzianic  
David Barry  
David Davidson 
Peter Dunkerley 
Denise Eaglesome  
 
 
 
Diana Kirton  
Helen Francis 
 
Apology:
 
 
Kirsten Wise 
 
In Attendance
Kevin Snee (Chief Executive) 
 
Chris McKenna (acting for Chief Operating Officer)  
Andrew Lesperance (General Manager Planning and Performance) 
 
Tim Evans (Chief Financial Officer) 
 
 
 
Members of the Executive Management Team  
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crēne 
KARAKIA 
The Deputy Chair, Ngahiwi Tomoana opened the meeting with a Karakia.   
The Chair advised that Item 14 on the agenda “Meeting the Oral Health Needs of Nga Hapu 
O Ahuriri –  Options Paper” was removed and would be presented at future date,  probably 
December, to take this forward. 
DECLARATIONS OF INTEREST 
There were no amendments noted to Conflicts of Interest Register.    
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 26 September 2012, were confirmed as a true and 
correct record of the meeting.  
Moved: 
David Davidson 
Seconded: 
David Barry 
 
Carried 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Actions from the previous meeting were noted with the following comments summarised: 
Action 1:  Performance Framework Expectations.  Discussions and feedback from the 
advisory committees had been provided for HAC, DSAC and CPHAC.  This detail was with 
Andrew Lesperance GM Planning and Performance.  MRB would discuss and provide 
following their meeting on 21 November 2012. 
 
November 2012 
Section 1 
1  

BOARD WORK PLAN  
The Board Work Plan for the November 2012 meeting was noted. 
 
CHAIR’S REPORT   
The Chair acknowledged Jill Holder (Quality and Risk) who had retired on 18 October after 
35 years service to the District Health Board.  A letter conveying the board’s best wishes and 
thanks for the years of extended service would be sent to Jill.  Actioned 
A summary of points raised follows:  
•  An article in the Dominion Post during  October  2012  had  advised that Hawke’s Bay 
DHBs CEO received a $40k increase in salary this financial year (ie., a 10% rise).  The 
Chair advised this was a complete nonsense and the writer of the article must have been 
very confused. The Chair advised the CEO had received a 2% increase per year, for the 
past three years. 
•  Correspondence had been received from the Ministry of Health seeking an audit review 
of patient accessible  IT Systems.  This  would be reported on by the Finance Risk and 
Audit Committee (FRAC) who had discussed the topic at their meeting earlier in the day. 
•  The Annual Accounts and Letter of Representation for Audit NZ had been signed by the 
Chairs of the DHB and FRAC under delegation  (by resolution at the September 2012 
public excluded Board Meeting). 
•  In late September, a letter had been received from Peter  Butler,  Mayor of Central 
Hawke’s Bay advising of the community’s decision to remove fluoride from their water 
supply.  Hawke’s Bay DHB were thanked for their assistance and input.  
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  

The Chief Executive’s Report to 24 October 2012 was received and noted.   
A summary of points raised follows:  
•  Performance in all areas (other than finance) were very positive ie., Shorter stays in ED, 
Improved access to Elective Surgery, Shorter waits for cancer treatment, and increased 
immunisation.  
•  Better help for smokers to quit in the Hospital environs was a highlight being very close to 
target.  An excellent result with thanks to the team involved to make this happen.  
However, in the community (primary care) a drive to improve targets was being actively 
managed.  
•  More heart and diabetes checks for quarter 4 had improved and were  very close to 
target.  A positive result. 
•  Kieran McCann appointee to the new role of General Manager, Integrated Care Service 
would commence on 12 November 2012.   
•  The Regional Services Program Update provided as an attachment to this CEO’s report 
would be provided on a regular basis, to enable everyone to appreciate and understand 
what was occurring at a regional level. 
•  HBDHB had received an “Outstanding Achievement in Immunisation  Award” from the 
Ministry.  This was in recognition of outstanding performance on the nationwide 
Immunisation health Target for 2011/12 to ensure that New Zealand children had the best 
chance of health now and into the future.  This was attributed to the excellent work 
undertaken by the PHO, NGO sector as well as DHB staff. 


FINANCIAL PERFORMANCE REPORT FOR MONTH ENDED SEPTEMBER 2012 
The Chief Financial Officer presented his report for the third month of the financial year 
2012/13, which showed a $328  thousand adverse variance for the month with cumulative 
year to date  performance $1,397  thousand worse than plan. The adverse variance trend 
continued and reserves/contingencies had been used.  This  trend must be reversed with 
renewed plans in place to bring this back into line including supplementary finance controls 
taking away some budgetary freedoms without hitting front line services.    
The main drivers of the variance on the funder side were: health of older people, personal 
and inter district flows and pharmacy.  On the provider side the main drivers were lower 
ACC income, higher locum costs and under achievement of the service and financial 
improvement programme.  
•  Inter District Flow  costs come  from two areas: acute  and  elective  requirements.  
Structures and service changes were being worked through and put in place which will 
potentially  enable us to influence and manage better.  It was anticipated, with the  likely 
appointment of a Vascular Surgeon (in the New Year) that there would be a significant 
drop in  referrals out of Hawke’s Bay in this specialty. 
•  On page 32 of the finance report, it was noted funding for Kahungunu Hikoi Whenua was 
not shown as a line item.  Reassurance was provided that funding was split ie, partially 
under the Maori Health line and the Population Health line, totalling $760k.  
The  Chair of FRAC, Dan  Druzianic felt optimistic that  the adverse financial trend could be 
turned around.  We do need to achieve savings to ensure planned service improvements and 
capital builds could proceed going forward.  
 
 
REPORT AND RECOMMENDATIONS FROM COMMITTEE CHAIRS 
Disability Support Advisory Committee Meeting – 10 October 2012  
Chairperson Diana Kirton conveyed an overview of  the highlights which covered Health of 
Older People (the two year journey looking at the Model of Care within the community), 
Mental Health (the change to regional services agreed from 2013/14) plus an interesting 
presentation on Ministry of Social Development (MSD) services. 
A discussion on the Regional Services Programme supporting older Maori and Pacific people 
in the central region 2012 was also considered by the committee.    
 
HB Clinical Council – 10 October 2012  
Co-chairs Drs John Gommans and Peter Foley were in attendance. 
Dr Gommans advised the new Clinical Council member appointments from 1 October 2012 
were: Robyn O'Dwyer  (Clinical Nurse Primary Health Care), Dr Hannes Meyer  (General 
Practitioner), Dr Tim Frendin  (Clinical Director)  and Leigh White (Nurse Director/Specialist 
Nurse with Sector wide role), with David Warrington joining Council in a temporary capacity 
to cover the vacant position of Director of Nursing, Primary Care.   
The next Quarterly meeting of Clinical Council (on 14 November) would include time 
dedicated to discuss “Health of Older Persons Services”.  A wider group would be joining the 
meeting and Council would consider dedicating time in future on topics requiring specific 
focus.    
Council  members  were pleased to  be involved in the Hawke’s Bay Health Awards, 
particularly the shortlisting process where they found the quality of the entries to be 
extremely high.  Members don’t envy the judges in making the final decisions. 
 


DECISION PAPERS 
Governance Meetings – Schedule of Meetings for 2013 
The contents of the report which included an overview of the background to setting the 
Meeting Schedule for 2012/13 were noted.  Ngahiwi Tomoana advised there may be a 
change required to the MRB schedule.  As the schedule may require adjustment, it was 
adopted as a first draft and would be confirmed at the November 2012 Board meeting. 
Action 
 
HBDHB Shareholder Representative at TAS AGM 
Ken Foote (Company Secretary) explained the requirement for HBDHB [as a Shareholder of 
Central Regions Technical Advisory Services Limited (TAS)] to appoint a representative with 
the following recommendation being adopted. 
 
RECOMMENDATION 
That the Board 
Appoint Dr Kevin Snee as the HBDHB Shareholder Representative to attend and vote at the 
TAS AGM, to be held on 8 November 2012. 
Adopted 
 
Meeting the Oral Health Needs of Nga Hapu O Ahuriri – Options paper 
This paper had been removed from the agenda this month and would be presented again. 
Action 
 
FOR INFORMATION AND DISCUSSION 
HB Health Sector Leadership Forum – Sub Group Action Plan 
The contents of the action plan developed by the Sub-Group had been provided to show the 
Board the actions being taken.   
Action 5 to “Create a whole of sector approach to workforce and in particular Maori 
participation in the health workforce” was noted by John McKeefrey (GM of Human 
Resources) who would provide a snapshot for circulation. 
 
Accountability Planning Timeline 
Andrew Lesperance  explained the purpose of this paper was  to show the recommended 
timeline for the 2013/14 accountability planning processes.  Progress against this timeline will 
be reported to the Board on a monthly basis until completed.  
The Chair asked that this report (updated monthly) be included behind the Board Workplan in 
the monthly Board papers. Action 
 
GENERAL BUSINESS 
There being no general business to discuss, the meeting moved to Public Excluded. 
 
 
 



RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 
17. 
 Confirmation of Minutes of Board Meeting dated 26 September 2012 
 
 - Public Excluded 
 
18. 
 Matters Arising from the Minutes of Board Meeting dated 26 September 2012 
 
 - Public Excluded 
 
 
Reports and Recommendations from Committee Chairs 
19. 
Finance Risk and Audit Committee – 31 October 2012 (tabled) 
20. 
Disability Support Advisory Committee – 10 October 2012 
 
21.  
Health Benefits Limited FPSC Programme  
 
22. 
Board Chair and Member Performance Appraisal  
 
23. 
Mental Health Inpatient Unit and Service Change Business Case Update 
 
24.  
Maternity Services Consultation (verbal update) 
 
25.  
Paid Parking Proposal (verbal update) 
 
Moved: 
Helen Francis 
Seconded: 
Peter Dunkerley 
Carried 
 

The meeting closed at 2.15pm. 
 
 
 
Signed: 

 
Kevin Atkinson, Chair 
Date:   
 


MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 28 NOVEMBER 2012, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.00 PM 
 
 
Present: 
 
Ngahiwi Tomoana (Chair) 
 
 
 
 
 
Barbara Arnott 
Dan Druzianic  
David Barry  
David Davidson 
Peter Dunkerley 
Denise Eaglesome  
 
 
 
Diana Kirton  
Helen Francis 
 
 
 
Kirsten Wise 
 
Apology:
 
 
Kevin Atkinson 
 
In Attendance
Kevin Snee (Chief Executive) 
Andrew Lesperance (General Manager Planning and Performance) 
 
Tim Evans (Chief Financial Officer) 
 
Warrick Frater (Chief Operating Officer) 
 
 
 
Members of the Executive Management Team  
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crēne 
KARAKIA 
The Chair, Ngahiwi Tomoana opened the meeting with a Karakia.   
DECLARATIONS OF INTEREST 
There were no amendments noted to Conflicts of Interest Register.    
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 31 October 2012, were confirmed as a true and 
correct record of the meeting.  
Moved: 
Peter Dunkerley 
Seconded: 
Dan Druzianic 
 
Carried 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Actions from the previous meeting were noted with the following comments summarised: 
Action Item 1: A graphical representation for key performance indicators by Advisory 
Committee was provided for 2013. 
Action Item 3: The Advisory Committee Meeting Schedule for 2013 was provided.  It was 
noted the Hawke’s Bay Health Sector Leadership Forum date in early 2013 was yet to be 
confirmed (options at the time of the meeting were 3 or 17 April 2013) 
Action Item 4: The accountability planning timeline had been included behind the Board 
Workplan and would continue to be updated. 
 
December 2012 
Section 1 
1  

BOARD WORK PLAN  
The Board “Work Plan”  for the November  2012 meeting was noted.  It was advised the 
Urgent/Acute Unplanned Care paper had been moved to February 2013.  
 
CHAIR’S REPORT   
In the absence of  Chair, Kevin Atkinson there was no Chair’s  report for the month of 
November. 
 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  

The Chief Executive’s Report to 21 November 2012  was received  and  comments 
summarised as follows: 
•  There had been a modest improvement in the  financial position  which  required close 
monitoring.  There appeared to be no major performance issues and it was encouraging 
to see targets being achieved. 
•  Progress had been highlighted in Integrated Care with the appointment of Kieran 
McCann Deputy COO/Integrated Care Service Manager; progress with the  Mental 
Health Service revamp; the integrated role of the Chief Pharmacist, Co-ordinated primary 
options for acute and elective care, Immunisation and Before School Checks.  The latter 
was noted as having taken out the “supreme award” at the HB Health Awards recently. 
•  The Hawke’s Bay Health Awards was a great success and such an event on the yearly 
calendar showcases how well we all are working together across the sector. 
•  Appendices 1 summarised where the Central Region was headed regarding consistency 
across the boards.  This recognised the regional planning document in 2008 to develop a 
high degree of integration across the regions, primary/secondary. 
•  Appendix 2 provided an update/overview of everything regional. 
Confirmation on the location of the Mental Health Inpatient Unit was questioned.  This will be 
finalised as part of the business case which will be available for the Special DSAC Meeting 
being held on 30 January. 
Referring to page two of the  regional services programme, a board  member queried why 
HBDHB appeared to be slightly out of kilter.  This was a snap shot across the region to get 
treatment in a timely fashion.  In addition to the fact that HBDHB were fully automated 
whereas other DHBs were utilising manual  data which may not be as reliable, there were 
differing services provided across the regions, including private practices with varying ranges 
of automation (some very high tech).  Nevertheless HBDHB always strives to improve.  
An example of collaboration and service improvement was provided ie. HB radiology were 
looking to update their technology and work closer with HBDHB.  This would provide 
economies of scale when purchasing equipment and working closely to ensure timely service 
delivery. 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT FOR MONTH ENDED OCTOBER 2012 
The Chief Financial Officer presented his report for the fourth month of the financial year 
2012/13, which showed a favourable variance of $136 thousand. 
Three main negative areas showed improvement being: IDF outflows (plus  $68 thousand); 
Health of Older Persons (plus $20 thousand) and ACC revenues were higher than budget by 
(plus $59 thousand).  
•  Persist with savings from the service and financial improvement programme (SFIP) and 
focus on the supplementary programmes created were heading in the right direction. 
•  The goal was to streamline services and there was a need to ensure the public were 
aware this was all about being effective and more efficient.   


•  There is a challenge in the Health of Older Person’s Care with more of a focus to provide 
personal care (ie. nursing related care) over home support.  This review was occurring on 
an individual basis either over the phone or face to face.   
•  This  area was a  challenge  as there is only one pot of money (which next year was 
indicated to be less than 2%) and the demand on services would only increase.  There 
was a need to be prudent with resources and this included being honest and open with 
the public.  
•  The public needed to be aware it was prudent from their personal health perspective to 
receive alternative treatment wherever possible versus going to hospital.   
•  Diana Kirton asked whether  there was a way to  demonstrate  the cost differences 
between the assistance at home cost versus remaining in hospital.  Diana asked that an 
analysis be brought back to the February Board meeting.  Action.  
•  The challenge was realising the benefit in financial terms.  You may realise the difference 
if you close the bed and invest in community care.  It was an economic argument about 
cost flowing from one part of the system to the other.   
•  The appointment of a Vascular Surgeon next year would stem the flow of IDFs 
 
 
REPORT AND RECOMMENDATIONS FROM COMMITTEE CHAIRS 
Hospital Advisory Committee (HAC) – 14 November 2012 
Committee  Chairperson David Barry provided an overview of the report from the HAC 
meeting which included: high ED volumes (in the first quarter),  the improved flow  resulting 
from the 7th  Theatre opening, the project team set up to develop and focus on “Did Not 
Attends”, the potential nursing resource crisis as well as the high caesarean rate evident in 
Hawke’s Bay (which required further clarification).   
 
Hawke’s Bay Clinical Council – 14 November 2012  
Recognition had been received that Hawke’s Bay Clinical was one of three exemplar cases 
of clinical governance and leadership nationally. 
•  Nursing and Midwifery Steering Group, clarification was sought as to how this was 
progressing and where the Steering Group fits. This detail would be provided to board 
member Helen Francis.   Action 
•  There appeared to be a  broader issue as the Hawke’s Bay Clinical Council develops 
and evolves, including how everything fits together, the elements of clinical leadership 
and communication of the structure/role to the wider health sector.   
 
Maori Relationship Board (MRB) – 21 November 2012  
On behalf  of MRB Chair, Ngahiwi Tomoana, Tracee TeHuia summarised  the meeting as 
follows: 
•  The  Safe Sleep Action Project  at the MRB meeting had received  the  results of a 
successful audit undertaken by EIT which showed the positive results of this project, the 
first of its kind in New Zealand.   
Dr David Barry was complimentary on the success thus far and was particularly keen to a 
longer term evaluation.  He asked that this be made provided  to the board when 
available. Action 
•  Whanau Ora  was  being run in ten  regions  with  “healthy outcome plans”  completed  for 
around 8000 families.   
•  Regarding Suicide Prevention, two points raised by MRB were the need to be more 
proactive around postvention, as well as the programme being more responsive to Maori.    
•  Before School Checks (B4SC) with focus on early childhood health, vision and hearing 
screening in Kohanga Reo settings.  There were 1200 children in Kohanga Reo’s in the 


region and the question was how to best deliver services that would work with DHB and 
Kohanga. 
•  Te Tuahiwi: MRB members would hold a workshop at NKII on 11 December to discuss 
the next steps for developing an intersectoral approach across the Kahungunu region. 
•  Did Not Attends (DNAs) - Interventions tried, had not worked however progress was now 
being made with a project being presently structured.  Progress would be advised to MRB 
and the Board in 3-4 months’ time.  This piece of work would be linked to outpatient 
redesign to improve DNA rates.  Des Ratima had focussed on the provision of transport.  
The COO advised it may be one issue but was too simplistic and he was keen to talk with 
community leaders and utilise volunteers in the Maori community to assist clients and 
ensure they attended to clinics. 
•  Denise Eaglesome advised the Wairoa Health Centre would make a difference and there 
would be a drive to have younger family members encourage their elders to attend and 
get checked.   
•  Tū Mai Rā Dashboards for Quarter 4  (2011/12) and Quarter 1 (2012/13) were provided 
and Chair Ngahiwi Tomoana advised the results being achieved were impressive.   
The contents of the report were noted. 
 
 
MONITORING 

Human Resource KPIs Q1 July-September 2012 
John McKeefry, General Manager Human Resources  was in attendance and provided an 
overview of the quarterly report July to September 2012. 
•  Staff Ethnicity – The DHB has a target equating to 292 Maori staff within the HB health 
sector.  The gap is negative by 22 staff at the end of at 31 October 2012.  An additional 
paper was to the report and on page 28, point 10, it was noted that HR Services and 
Maori Health would bring a breakdown of the current workforce and an action plan to 
increase participation in the HB health sector, to the next Leadership Forum on 3 April 
2012. 
•  More focus was required on nursing going forward due to the ageing workforce, those 
leaving the profession as the economy picks up; as well as future demand increasing by 
100,000 nurses in Australia. 
 
Performance Framework Exceptions Q1 July-September 2012 
Andrew Lesperance, General Manager, Planning and Performance  spoke to the quarterly 
paper provided performance highlights, achievements, areas of progress and areas of focus. 
•  As the Ministry’s rankings had not arrived in time, the “dashboard” was tabled at the 
meeting with detail having been received prior.  It was noted as incomplete however as 
not all data had been received. 
•  Hawke’s Bay was ranked 3rd in the country for “Diabetes heart checks” as well as  being 
recognised for providing assistance to better help smokers to quit.   
•  The report provided was based on exceptions ie, where there was a need to focus more 
attention or resource. 
•  Diana Kirton sought clarification regarding page 81, being advised that the comment was 
under triage 2&3 and actually related to 4&5. 
 
 
FOR INFORMATION AND DISCUSSION 

Suicides in Hawke’s Bay 
Dr Caroline McElnay (Director Population Health), Lisa Jones (Population Health Intelligence 
Manager) and Mary Wills (Senior Portfolio Manager – Older Persons) presented information 
on suicide trends and effective interventions for the prevention of youth suicides. 


Official data often has up to a two  year delay.  Greg Macklow from the NZ Police was 
acknowledged for his assistance in providing more up to date data.  
What we have in place in Hawke’s Bay are prevention programs at all levels, including more 
emphasis on gatekeeper training focused to train the trainers ie., church leaders and groups 
in the community with influence.  World Health Organisation evidence around intervention 
shows the effectiveness of strong connections to family and community.   
New Zealand’s suicide rate was the 2nd to highest for youth in the world.  Societal differences 
in the past 80 years have seen New Zealand youth suicides go up dramatically.  Especially 
since 1980s!  Hawke’s Bay targets youth which aligns well with the Prime Minister’s request 
for more initiatives that help youth.   
Mary  Wills  would follow up on  how  suicide  information was shared amongst practices 
through “low down” Action 
As a Board it was important to be aware and understand the “trends”, the need for support 
and the provision of effective intervention and follow up.  There were a lot of national services 
which are brought in when required. 
Denise Eaglesome referred to services in Wairoa and the difficulty in accessing those 
services.  Mary would follow up however there were some very good counsellors available 
Action.   Adolescents need encouragement from family to seek help.  Children and 
adolescents were particularly vulnerable and Denise wanted to ensure there were initiatives 
in place in the area as well as website access detail available. She was interested in the tools 
especially in places like Wairoa College, to enable dialogue. Action 
 
GENERAL BUSINESS 
With no general business the meeting moved to Public Excluded. 
 
RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 


RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 
17. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting dated 31 October 2012 
 
- Public Excluded 
 
18. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting dated 31 October 2012 
 
- Public Excluded 
 
 
Reports and Recommendations from Committee Chairs 
19. 
Finance Risk and Audit Committee – 28 November 2012 (tabled) 
20. 
Hawke’s Bay Clinical Council – 14 November 2012 
21.  
Hospital Advisory Committee – 14 November 2012 
 
22. 
Chemistry/Immunoassay Analyser System Business Case 
 
23. 
2013/14 Budget Overview (presentation) 
 
24.  
Fluoridation 
 
Moved: 
Peter Dunkerley 
Seconded: 
Denise Eaglesome 
Carried 
 

The meeting closed at 2.25pm 
 
 
Signed: 

 
Ngahiwi Tomoana, Chair 
Date:   
 


MINUTES OF THE BOARD MEETING 
HELD ON WEDNESDAY 19 DECEMBER 2012, IN THE TE WAIORA ROOM, 
DHB ADMINISTRATION BUILDING, MCLEOD STREET, HASTINGS 
AT 1.04 PM 
 
 
Present: 
 
Kevin Atkinson (Chair) 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ngahiwi Tomoana 
Barbara Arnott 
Dan Druzianic  
David Barry  
David Davidson 
Peter Dunkerley 
 
 
 
 
Denise Eaglesome (via video conference
 
 
 
Diana Kirton  
Helen Francis 
 
 
 
Kirsten Wise 
 
Apology:
 
 
 
 
In Attendance
Kevin Snee (Chief Executive) 
Andrew Lesperance (General Manager Planning and Performance) 
 
Tim Evans (Chief Financial Officer) 
 
Warrick Frater (Chief Operating Officer) 
 
 
 
Members of the Executive Management Team  
Members of the public and media 
 
Minutes 
 
Brenda Crēne 
KARAKIA 
Deputy Chair, Ngahiwi Tomoana opened the meeting with a Karakia.   
DECLARATIONS OF INTEREST 
There were no amendments noted to Conflicts of Interest Register.    
 
CONFIRMATION OF PREVIOUS MINUTES 
The minutes of the Board meeting held on 28 November 2012, were confirmed as a true and 
correct record of the meeting.  
Moved: 
Dan Druzianic 
Seconded: 
David Barry 
 
Carried 
 
MATTERS ARISING FROM PREVIOUS MINUTES 
Actions from the previous meeting were noted with the following comments summarised: 
Item 1: Review of Conflicts of Interest Registers.  This would be finalised for the February 
Board Meeting.   
Item 2: An analysis demonstrating the costs (assistance at home versus hospital) would be 
provided at the February Board Meeting. Action 
Item 3: Nursing and Midwifery Steering Group information had been provided. Action 
removed. 
Item 4: Safe Sleep Action Project Effectiveness.  Request to update the Board when further 
detail was available. Work in progress. 
February 2013 
Section 1 
1  

Action Item 5: Denise Eaglesome was happy with the response and this action would be 
removed. 
 
BOARD WORK PLAN  
A revised Board “Work Plan” for was tabled.  Due to the large number of proposals/business 
cases for consideration at the February 2013, Board Meeting the “Work Plan” was reviewed 
as follows.   
The following papers remain in the February Board Meeting:  
•  Maternity Final Proposal 
•  Paid Parking Business Case 
•  Mental Health Inpatient Unit Business Case 
 
Papers moved to the March Board Meeting: 
•  Urgent Acute Unplanned Care (COO/GM P&P) 
•  Central Hawke’s Bay Service Model (GM P&P) 
•  Women Child and Youth Strategic Framework (GM P&P) 
It is important to NOTE that as soon as any of the above papers (or in fact any Decision 
Papers) are in final form they will be emailed to the Board by the Board Administrator Action.   
 
ACCOUNTABILITY PLANNING TIMELINE  
Timelines were noted. 
 
CHAIR’S REPORT   
Chair, Kevin Atkinson provided a verbal update, summarised as follows: 
The Chair acknowledged Ivy Cairns  (Nutrition and Food Service) who had retired on 8 
December 2012, after  23 years service to the District Health Board.  A letter conveying the 
board’s best wishes and thanks for the years of service would be sent to Ivy.  Actioned 
•  Reference was made to a meeting of the NZ Institute of Health Management,  with 
Minister Tony Ryall in attendance, held 3rd December.  The purpose of the meeting was 
to look at the extent to which DHB governance structures were fit for purpose.  
 
 There was general agreement on number of fronts some of which included:  
o  Public interest in transparency was not well served in the current model.   
o  The current model having a majority of elected members was perceived as a 
problem.   
o  Only a few DHB board members have qualifications  to manage billion dollar 
organisations.  
o  Evolving the model to a majority of appointed members would lift board performance. 
 
The Chair said he would not be a surprised if the election system was tweaked prior to 
board elections in 2013. 
A copy of the media release would be made available to members. 
•  A letter  had been received from  Auditor  General  relating to a  Performance  Audit of 
Regional Services Planning and Capital intentions within the Health sector.  The result of 
this audit would be welcomed.   
•  The  Minister  forwarded a copy of letter sent  to  the Chair of  Health HB on their 
performance for Quarter One.  The letter sent to all PHOs  across the country, sought 
their assistance to focus and put effort into achieving national targets and objectives.  
However Health Hawke’s Bays performance was encouraging across three indicators 
and were in the top 1/3rd in country (out of 35 PHOs) being: 19th for Immunisation; 6th for 


Smokers to quit in the primary setting; and 10th for Diabetes checks.  A satisfactory result 
with room for improvement. 
•  A letter had been received from the Children’s’ Commissioner, Russell Wills regarding a 
report prepared by his expert advisory group on solutions to child poverty. In his letter  he 
stated that the report demonstrates that when we choose to invest in our young children, 
the improvements in health, welfare  and labour productivity outcomes were  substantial 
and predictable.  The Report was available on the Commissioner’s website.   
 
 Solutions to Child Poverty – The Final Report available on: http://www.occ.org.nz/ 
CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT  
The Chief Executive’s Report to 12 December 2012  was received,  with comments 
summarised as follows: 
•  The CEO was proud of the national recognition for the Hawke’s Bay Clinical Council 
received  nationally  on 6 December at a function in Otago.  Hawke’s Bays clinical 
governance and leadership was one of the most improved in the country. 
•  One indicator Hawke’s Bay were doing very well on (ie 3rd best in the country), related to 
problems occurring in clinical care  when staff see  an issue but don’t voice concerns.  
Clinical Council can take a lot of credit for this result.   
•  Financially the DHB had  seen a small improvement.  There was a way to go  but the 
result was encouraging.  
•  As included in the report the following were referred to:  Health of Older People, with 
personal care demand; Mental Health Service Business Case to the Board in February; 
an Integrated Family Health Service for Central Hawke’s Bay for presentation in March. 
In response to a query from Deputy Chair, Ngahiwi Tomoana, Dr Gommans advised that 
Mental Health services had  regular meetings  with police.  More work was being done with 
the channels in place, however sharing mental health records with police, was not possible in 
the majority of cases, due to privacy issues.   
The CEO’s report was taken as read. 
 
FINANCIAL PERFORMANCE REPORT FOR MONTH ENDED NOVEMBER 2012 
The Chief Financial Officer presented his report for the fifth month of the financial year 
2012/13, which showed a favourable variance of $107 thousand. 
The cumulative unfavourable result was $1,154 thousand. That equates to a surplus of $116 
thousand where $1,270 thousand surplus was planned. 
The main negative areas were:  
•  High pressure on IDFs was mainly due to an oncology wash up. 
•  CRISP IT program was an accrued spend. 
Funder and health services were feeling pressure.   
The focus was on making a surplus to ensure HBDHB  could invest.  The priority was the 
Mental Health facility which was not at risk.   
 
REPORT AND RECOMMENDATIONS FROM COMMITTEE CHAIRS 
Hawke’s Bay Clinical Council – 12 December 2012  
Clinical Council’s report to the Board was emailed prior,  with copies tabled at the meeting 
and available on the website  http://www.hawkesbay.health.nz/file/fileid/45457.  Dr  John 
Gommans was in attendance on behalf of Dr Peter Foley  (Chair)  who was  attending his 
daughter’s graduation from Medical School in Australia. 


•  The Health of Older People’s Workshop was very well attended and deemed a success.  
Council  was  planning similar focused  workshops on various topics involving the wider 
clinical community. 
•  Council endorsed in the paper and presentation on Women, Child and Youth Strategic 
Framework.  This paper would be presented to the Board in March 2013. 
•  Clinical Pathways:  A business case reviewing options for a standard evidence based 
way to streamline process and patient flow was expected in the New Year (dependant 
on the availability of resources).  This  review  would take into consideration what other 
DHBs around the country were doing.  The formulation of a system for Hawke’s Bay 
would be invaluable in relationship building and integration across the health sector. 
•  Research and Ethics: A paper seeking the formation of a Clinical Research and Ethics 
Committee to oversee research in the public health sector in Hawke’s Bay was 
approved by Council.  There was a lot of clinical research undertaken and it was felt a 
more co-ordinated approach was required.  To progress, a number of agencies would 
be consulted to ensure there was coordinated integrated approach.   
Dr David Barry was pleased with this decision and his invaluable input would be sought. 
Eastern Institute of Technology (EIT) also have a requirement for research output which 
worked well according to Diana Kirton. 
 
GENERAL BUSINESS 
Deputy Chair, Ngahiwi  Tomoana  provided an overview of the video  trailer  played  to 
members, and answered questions relating to the 20 month waka journey undertaken.  The 
waka had returned to NZ and would now be based in Napier.  
Diana Kirton referred to funds applied to the Maori Workforce Development from Health 
Workforce NZ and also the  funding packages managed by the DHB as having made huge 
differences with graduation numbers for Maori which was very positive for Hawke’s Bay and 
in getting ethnicity numbers up within the health sector. 
 
There being no further general business the meeting moved to Public Excluded. 
RECOMMENDATION TO EXCLUDE THE PUBLIC 
RESOLUTION 
That the Board exclude the public from the following items: 
13. 
Confirmation of Minutes of Board Meeting dated 28 November 2012 
 
- Public Excluded 
 
14. 
Matters Arising from the Minutes of Board Meeting dated 28 November 2012 
 
- Public Excluded 
 
 
Reports and Recommendations from Committee Chairs 
15. 
Finance Risk and Audit Committee –  19 December 2012 (tabled) 
16. 
Hawke’s Bay Clinical Council – 12 December 2012 (tabled) 
 
17. 
Regional Governance  
 
18.  
Regional IT Strategy 
 
19. 
Central Region Information Systems Plan 
 
20. 
Central Hawke’s Bay Service Model discussion 
 
Moved: 
Peter Dunkerley 
Seconded: 
Denise Eaglesome 
Carried 
 



The meeting closed at 2.00pm 
 
 
Signed: 

 
Kevin Atkinson, Chair 
Date:   
 


Document Outline