This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'All information relating to expectations that public sector employees are vaccinated against COVID'.

IN CONFIDENCE  
Public Service Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 17 June 2021 
12.30-1.00pm
Key Points and Actions 
out of scope
4. Workforce Mobility Hub
Next Tuesday (June 22) we are hosting a virtual Agency Workforce Leads (AWL) meeting.  Thank
you to those agencies that have confirmed attendance.  We currently have 32 confirmed
attendees.  Where the AWL is unable to attend, they  are welcome to  nominate someone to
attend on their behalf.  We encourage the remaining agencies to confirm attendance as soon as
possible.
The session will involve 2 review retrospectives on recent mobility activities:
1. Deployment: The first is the ongoing Ministry of Health (MOH) Immunisation and
Vaccination Programme recruitment drive.  MoH wil  be speaking about the process from
their perspective and then two contributing agencies will speak about the process they
used to publicise the opportunities.
IN CONFIDENCE 


IN CONFIDENCE  
Public Service Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 1 July 2021 
12.30-1.00pm
Key Points and Actions 
out of scope
2. COVID-19 Update
We hope you and your agencies have come through Alert Level 2 for Wellington and region successfully.
If any agencies had any new issues that arose during the Wellington Alert Level 2 please let us know.
This past week has provided a good opportunity to internal y review how your BCP plan worked and
update it, if needed.
It is also a good reminder to be vigilant in practising the right behaviours including scanning wherever
possible, wearing face masks on public transport or where unable to social distance, hand washing and
staying home if unwel .
Given the appearance of new variants – Delta in particular - there is policy work underway to consider
whether additional measures might be needed to strengthen NZ’s response.  This could include changes
to what is needed at each Alert Level (for example, you will have heard a lot of discussion from experts
with regards to use of face masks and whether or not scanning should be mandatory in some
circumstances).
Please be alert for possible changes.  We will share information with you as soon as we have it.  The MoH
website remains the accurate source of truth.
Vaccination planning for Group 3 and Group 4 is underway.  We are seeking more information from MoH
regarding  the possibility of workplace vaccinations.  Again,  we will share more information when it
becomes available.
Key contact: [email address]
out of scope


IN CONFIDENCE  
Wider Group of Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 1 July 2021 
3.30-4.00pm
Key Points and Actions 
out of scope
2. COVID-19 Update
We hope you and your agencies have come through Alert Level 2 for Wel ington and region successful y.
This past week has provided a good opportunity to internal y review how your BCP plan worked and
update it, if needed.
It is also a good reminder to be vigilant in practising the right behaviours including scanning wherever
possible,  wearing face coverings on public transport,  and staying home if unwel .
Given the appearance of new variants – Delta in particular - there is policy work underway to consider
whether additional measures might be needed to strengthen NZ’s response.  This could include changes
to what is needed at each Alert Level (for example, you will have heard a lot of discussion from experts
with regards to use of face masks and whether or not scanning should be mandatory in some
circumstances).
Please be alert for possible changes.  We will share information with you as soon as we have it.  The MoH
website remains the accurate source of truth.
Vaccination planning for Group 3 and Group 4 is underway.  We are seeking more information from MoH
regarding  the possibility of workplace vaccinations.  Again,  we will share more information when it
becomes available.
Key contact: 9(2)(a) privacy
out of scope
IN CONFIDENCE 


 
IN CONFIDENCE  
  Public Service Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 15 July 2021 
3.30-4.00pm 
Key Points and Actions 
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
out of scope
 
3.  COVID-19 
3a. Vaccination Plans  
As you wil  be aware, the current COVID-19 rol out is Aotearoa New Zealand’s largest ever immunisation 
programme.  Workplaces, including the public service, have an important role to play to support the 
programme’s success. To make getting the COVID-19 vaccine easy and convenient for workers, some 
workplaces will be eligible to offer vaccinations at their workplace if they meet size and equity criteria. 
The Ministry of Health is now seeking joint expressions of interest (EOI) from vaccination providers and 
workplaces that would like to partner to deliver vaccinations in the workplace.   
You can read about the basic requirements and eligibility criteria in this 2-page overview. 
To help decide if your workplace is a strong candidate for workplace vaccinations, the Ministry of Health, 
with support from Te Kawa Mataaho, wil  be hosting a webinar, for HR Heads and/or OH&S Leads, about 
the simple EOI process on Tuesday 20 July, 11:15am -12:15pm. 
Ministry of Health representatives wil  discuss what’s required to offer workplace vaccinations, the EOI 
process, and wil  be available to answer your questions.  The invitation to this webinar will be sent to you 
shortly. 
Please note that because of the pace of the vaccination rol out programme, Expressions of Interest 
close very shortly at 12pm on 23 July. While workplaces, who meet the criteria, are encouraged to 
express interest in this programme, we encourage you to also consider other ways you can support 
workers getting a vaccine. Public Service workforce guidance on this matter will be updated. 
Te Kawa Mataaho are updating our vaccination guidance and will let you know when it is live. 
Key contact: 9(2)(a) privacy
 
 
out of scope
 
 
IN CONFIDENCE 
2 


 
IN CONFIDENCE  
  Wider Group of Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 15 July 2021 
3.30-4.00pm 
Key Points and Actions 
 
 
out of scope
 
2.  COVID-19 Update  
2a. Update on workforce aspects  
As you wil  be aware, the current COVID-19 rollout is Aotearoa New Zealand’s largest ever immunisation 
programme.  Workplaces, including the public service, have an important role to play to support the 
programme’s success. To make getting the COVID-19 vaccine easy and convenient for workers, some 
workplaces will be eligible to offer vaccinations at their workplace if they meet size and equity criteria. 
The Ministry of Health is now seeking joint expressions of interest (EOI) from vaccination providers and 
workplaces that would like to partner to deliver vaccinations in the workplace.   
You can read about the basic requirements and eligibility criteria in this 2-page overview. 
To help decide if your workplace is a strong candidate for workplace vaccinations, the Ministry of Health, 
with support from Te Kawa Mataaho, wil  be hosting a webinar, for HR Heads and/or OH&S Leads, about 
the simple EOI process on Tuesday 20 July, 11:15am -12:15pm. 
Ministry of Health representatives wil  discuss what’s required to offer workplace vaccinations, the EOI 
process, and wil  be available to answer your questions.  The invitation to this webinar will be sent to you 
shortly. 
Please note that because of the pace of the vaccination rol out programme, Expressions of Interest 
close very shortly at 12pm on 23 July. While workplaces, who meet the criteria, are encouraged to 
express interest in this programme, we encourage you to also consider other ways you can support 
workers getting a vaccine. Public Service workforce guidance on this matter will be updated. 
Te Kawa Mataaho are updating our vaccination guidance and will let you know when it is live. 
Key contact: 9(2)(a) privacy
 
 
 
2b. Workforce Mobility Hub (Anna) 
The Government COVID-19 work area has three lines of work: 
1.  Keep it Out 
2.  Vaccinate 
3.  What the future might like for NZ. 
out of scope
 
 


 
IN CONFIDENCE  
  Public Service Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 29 July 2021 
12.30-1.00pm 
 
Key Points and Actions 

 
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
 
out of scope
 
9.  COVID Vaccination Programme 
Thank you to those who attended the COVID Workplace Vaccination Webinar last week.  Further to this, 
please find below links to material for your agencies. 
Campaign material for the workplace / storefronts 
The Unite Against COVID-19 Vaccination campaign material is now available to the public to download, 
print and share. Visit: covid19.govt.nz/vaccine-campaign-resources. 
You can  now  access the “Possibilities” poster suite, a poster on recognising misinformation, the 
“Everything You Need to Know” flyer, and Vaccination Facts and Influencer videos.  Further assets and 
translated versions wil  be added as these are developed. 
Workplace signage 
Signage, posters and social media tiles for the workplace (contract tracing, hygiene actions to protect 
yourself and others, etc.) are available here: covid19.govt.nz/posters.  
Handling false information 
If you are a workplace with staff or volunteers receiving queries about false information, guidance on 
responding to false or misleading information is  available here:  Guidance-on-responding-to-false-
information.pdf (covid19.govt.nz) 
Te Kawa Mataaho guidance 
Our  guidance has been updated to reflect the latest information on the role of workplaces in the 
vaccination programme COVID-19 Vaccination Rol -out Guidance | Te Kawa Mataaho Public Service 
Commission 
Feel free to share this material with col eagues and stakeholders. 
 
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
3 


 
IN CONFIDENCE  
  Wider Group of Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 29 July 2021 
3.30-4.00pm 
 
out of scope

 
IN CONFIDENCE 
out of scope
5.  COVID Vaccination Programme 
Thank you to those who attended the COVID Workplace Vaccination Webinar last week.  Further to this, 
please find below links to material for your agencies. 
Campaign material for the workplace / storefronts 
The Unite Against COVID-19 Vaccination campaign material is now available to the public to download, 
print and share. Visit: covid19.govt.nz/vaccine-campaign-resources. 
You can  now  access the “Possibilities” poster suite, a poster on recognising misinformation, the 
“Everything You Need to Know” flyer, and Vaccination Facts and Influencer videos.  Further assets and 
translated versions wil  be added as these are developed. 
Workplace signage 
Signage, posters and social media tiles for the workplace (contract tracing, hygiene actions to protect 
yourself and others, etc.) are available here: covid19.govt.nz/posters.  
Handling false information 
If you are a workplace with staff or volunteers receiving queries about false information, guidance on 
responding to false or misleading information is available here:  Guidance-on-responding-to-false-
information.pdf (covid19.govt.nz) 
Te Kawa Mataaho guidance 
Our guidance has been updated to reflect the latest information on the role of workplaces in the 
vaccination programme COVID-19 Vaccination Rol -out Guidance | Te Kawa Mataaho Public Service 
Commission 
Feel free to share this material with col eagues and stakeholders. 
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
2 


 
IN CONFIDENCE  
  Public Service Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 12 August 2021 
12.30-1.00pm 
Key Points and Actions 
 
 
1.  Welcome 
Dale opened the meeting. 
 
2.  COVID-19 Update 
This morning, the Prime Minister launched the Reconnecting New Zealand strategy, which outlines how 
NZ will safely open borders and drive the economy forward, while sticking with the stamp it out strategy 
that has led our strong COVID response so far.  More information is available here: Reconnecting New 
Zealanders to the World | Unite against COVID-19 (covid19.govt.nz) 
Of significant importance is continuing to support as many New Zealanders as possible to be 
vaccinated.  Our guidance sets the expectation that al  public servants wil  be vaccinated.  Please ensure 
you are working proactively on your agency vaccination plan and encouraging staff to take advantage 
of the vaccination options made available by their local DHB. 
High levels of vaccination are necessary to support the Reconnecting NZ strategy because of the risks 
associated with the Delta variant.  Minister Hipkins was reported through a range of channels on 
Wednesday, signal ing that in the event of detected community transmission of the Delta variant, it is 
likely NZ would move much faster to Alert Level 3 or 4 than has occurred previously.  While more 
information wil  be shared as it comes to hand, the latest Ministry of Health information will be made 
available shortly here: https://www.health.govt.nz/our-work/diseases-and-conditions/covid-19-novel-
coronavirus/covid-19-response-planning/covid-19-elimination-strategy-aotearoa-new-zealand 
We wil  update our guidance and advice on the Te Kawa Mataaho website shortly. 
Contact: 9(2)(a) privacy
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
 


 
IN CONFIDENCE  
  Wider Group of Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 12 August 2021 
12.30-1.00pm 
 
Key Points and Actions 

 
out of scope
2.  COVID-19 Update 
This morning, the Prime Minister launched the Reconnecting New Zealand strategy, which outlines how 
NZ will safely open borders and drive the economy forward, while sticking with the stamp it out strategy 
that has led our strong COVID response so far.  More information is available here: Reconnecting New 
Zealanders to the World | Unite against COVID-19 (covid19.govt.nz) 
Of significant importance is continuing to support as many New Zealanders as possible to be 
vaccinated.  Our guidance sets the expectation that al  public servants will be vaccinated.  Please ensure 
you are working proactively on your agency vaccination plan and encouraging staff to take advantage of 
the vaccination options made available by their local DHB. 
High levels of vaccination are necessary to support the Reconnecting NZ strategy because of the risks 
associated with the Delta variant.  Minister Hipkins was reported through a range of channels on 
Wednesday, signal ing that in the event of detected community transmission of the Delta variant, it is 
likely NZ would move much faster to Alert Level 3 or 4 than has occurred previously.  While more 
information will be shared as it comes to hand, the latest Ministry of Health information will be made 
available shortly here: https://www.health.govt.nz/our-work/diseases-and-conditions/covid-19-novel-
coronavirus/covid-19-response-planning/covid-19-elimination-strategy-aotearoa-new-zealand 
We wil  update our guidance and advice on the Te Kawa Mataaho website shortly. 
Key contact: 9(2)(a) privacy
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
 


 
IN CONFIDENCE  
  Special COVID Meeting: Public Service Heads of HR (Conference Call) 
Friday 20 August 2021 
4.30-5.00pm 
Key Points and Actions 
 
 
out of scope
4.  Vaccinations: Essential Workers 
We want to understand where there may be a need in agencies for vaccination of those who are seen as 
‘essential workers’ who are or wil  be in regular contact with members of the public, and may not be 
directly captured by the policy on Schedule 2.  This is for those beyond the workers already prioritised 
such as prison offices, Police and Nurses. 
Please note that there is a large workforce in supermarkets and some workers of DHL and NZ Post who 
are responsible for ensuring our vaccine supplies get to where they need to go, who will be given first 
priority 
 
 
IN CONFIDENCE 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
Key messages on vaccinations: 
•  Those who have booked vaccinations should proceed with those. 
•  Agencies should identify groups/numbers of essential workers who will have regular face to face 
contact with members of the public while carrying out essential services and get ready to provide 
detail on the number and location of roles where prioritised vaccinations may be sought. Agencies 
may also wish to add detail on ‘back-up’ numbers if staff need replacing. 
•  PSC will then liaise again with the Ministry of Health on whether and how these workers might be 
able to be fed into the processes they are running and provide feedback and guidance to agencies 
accordingly. 
Key contact: 9(2)(a) privacy
 
 
 
5.  Vaccinations: Workplace Vaccination EOIs 
For those agencies that provided an EOI to participate in Workplace Vaccination, we understand from 
MoH that this process may be slowed a little, to give priority to essential workers. 
We ask for patience while MoH continue to be agile in managing prioritisation.   
More information will be shared as soon as it becomes available. 
Key contact: 9(2)(a) privacy
 
 
 
   
 
   

 
 
IN CONFIDENCE 
2 


 
IN CONFIDENCE  
  Public Service Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 26 August 2021 
12.30-1.00pm 
Key Points and Actions 
 
out of scope
2.  COVID 
A.  Vaccinations Update 
In order to support getting essential front line/customer contact workforces vaccinated we need to 
have an idea of the size and scale of these workforces.  Earlier this week you wil  have received an 
email seeking data from your agency on the numbers and roles to be considered for this.  Please 
ensure you get this advice for your agency back to Te Kawa Mataaho by close of play Friday 27 August. 
Also note  that it is staff who need to vaccinated at any Alert level, not limited to AL4. 
Key contact: 9(2)(a) privacy
    
Question from meeting: Do you know the timing for vaccinations for our front liners? 
Response: Not yet.  Once we have engaged again with  Ministry of Health fol owing your feedback we 
will share the likely timeframe and  options . 
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
 


 
IN CONFIDENCE  
  Wider Group of Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 26 August 2021 
3.30-4.00pm 
Key Points and Actions 
 
 
out of scope
 
out of scope

 
IN CONFIDENCE 
out of scope
 
 
Question: Is vaccination information considered health information around privacy treatment? 
Response: Yes, this information is subject to privacy requirements.  You can’t require someone to disclose 
whether or not they are vaccinated.  However, you can ask if person is going into a role that requires 
vaccination, and if they don’t answer you are able to treat this as if they are not vaccinated. 
 
 
out of scope
 
 
 
 
IN CONFIDENCE 
2 


 
IN CONFIDENCE  
  Public Service Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 9 September 2021 
12.30-100pm 
Key Points and Actions 
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
out of scope
 
5.  Workforce Mobility Hub 
a)  Workplace Vaccinations 
MoH has been in touch with the vaccination providers indicated by those agencies that submitted 
an EOI to participate in Workplace Vaccination.  They  are working with vaccination providers at 
present to understand their capacity, prioritise workplaces, and  discuss updated estimated 
numbers of unvaccinated populations at each site.   
 
IN CONFIDENCE 
 
2 

 
IN CONFIDENCE 
Please note that some workplaces may now not have the numbers at each site to make it viable for 
the provider to deliver workplace vaccinations –  particularly those with a large  proportion of 
essential workers who are getting (prioritised) vaccination from the DHBs.  MoH hope to know by the 
end of next week which workplaces will be able to offer workplace vaccinations and where. 
For those workplaces where numbers are sufficient to proceed, the timing of delivery of workplace 
vaccination wil  be impacted by whether or not your chosen provider is already set up in MoH’s 
systems and have experience delivering the Pfizer vaccine, or whether they are still in the process of 
being onboarded and trained. Vaccination wil  also be impacted by safe workplace return (as 
determined by the guidance under the various Alert Levels).  For more information, please contact 
your chosen workplace vaccination provider
Irrespective of whether you are hoping to participate in the workplace vaccination programme, al  
agencies are encouraged to continue to support employees to visit BookMyVaccine.nz, which is 
now open to everyone aged 12 and over, and make an appointment. 
Contact: 9(2)(a) privacy
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
3 


 
IN CONFIDENCE  
  Public Service Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 23 September 2021 
12.30-100pm 
Key Points and Actions 
 
out of scope
b)  Vaccination Guidance 
 
Our guidance will continue to be updated to keep messages current. We encourage agencies to 
strengthen their leadership focus  on expecting and supporting staff to be vaccinated if they able to 
be as outlined in the Public Service Commission’s Vaccination Guidance (COVID-19 Vaccination Rol -
out Guidance | Te Kawa Mataaho Public Service Commission).   
 
Contact: 9(2)(a) privacy
 
out of scope
 
 
 
 
IN CONFIDENCE 
 
 


 
IN CONFIDENCE  
  Wider Group of Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 23 September 2021 
3.30-4.00pm 
Key Points and Actions 
 
 
out of scope
Vaccination Guidance  
Our guidance will continue to be updated to keep messages current. The key focus remains on the plan, 
educate, expect and support framework outlined in the Public Service Commission’s Vaccination 
Guidance with an expectation agencies wil  increase the focus on leading out on expect and support  for 
their staff to get as many staff vaccinated as can be  (COVID-19 Vaccination Rol -out Guidance | Te Kawa 
Mataaho Public Service Commission).   
Contact: 9(2)(a) privacy
 
 
 
 
 
 
IN CONFIDENCE 
 
 


 
IN CONFIDENCE  
  Public Service Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 7 October 2021 
12.30-1.00pm 
Key Points and Actions 
 
 
out of scope
out of scope
b) Vaccinations 
Vaccination is a critical priority for NZ over the next couple of months.  With more of us ful y 
vaccinated, the more protection we’l  have against COVID-19. This will give us more freedom.  It will 
reduce the impact of COVID resurgence on the people in our communities, reduce the number of 
hospitalisations and impact on health sector workers, reduce impact on businesses and increase the 
pace with which the government can advance the reconnecting NZ approach. 
Dr Bloomfield sent a letter (4 October) to your Chief Executive’s asking them to consider how to 
support New Zealand to achieve the highest possible vaccination rates, especial y among 
underrepresented populations, with the aim of achieving at least 90% of the eligible population fully 
vaccinated by Christmas.  We ask that you do al  you can to support your Chief Executive.    
As previously shared, the Public Service Commissioner has an expectation that all public servants who 
can be vaccinated, wil  be.   A number of you have applied for and been successful in offering 
workplace vaccination. This has been a successful addition to the suite of options for vaccination. As 
at 5 Oct 2021, the total number of workplace vaccinations through the MoH national y contracted 
programme, including the public sector, was 82,611. 
There are a range of ways you can support your workforce (and wider community, including friends 
and family) to be vaccinated: 
•  A pop-up vaccination clinic opens at Parliament today (7 October). This is available to all, 
including public servants, their whānau and the wider public.  Information on this has been sent 
out to you al  last night and to Heads of Communication (for core public service agencies). 
•  ‘Super Saturday’ nationwide vaccination drive.  Yesterday Minister Hipkins announced a 
national day of action on vaccination: ‘Super Saturday’, 16 October. Vaccination clinics wil  be 
open throughout Aotearoa all day, and the evening. Workplaces, media and community leaders 
are asked to support vaccination by mobilising people with effective messaging and appropriate 
incentives. An information webinar for government agency Heads of Comms is being held 7 
October, 3.00-3.30pm.  Please let us know if you need more information on this. 
 
IN CONFIDENCE 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
•  Information on locations of vaccination sites is available here: Walk-in and drive-through COVID-
19 vaccination centres | Unite against COVID-19 (covid19.govt.nz) 
•  You can book a vaccination here: www.bookmyvaccine.nz   
•  Information on the COVID vaccine, including the facts about COVID-19 vaccination, can be found 
here. 
 
We ask you to do al  you can in support of your Chief Executive, to encourage your agency employees, 
wider community and friends and family to take up the opportunity to be vaccinated. 
There are discussions occurring in some channels with regard to timeframes between vaccination 
doses.  We are waiting on formal advice from MOH and wil  provide this when it is published.  The 
important thing to remember is that people need to get two doses to be fully vaccinated. 
Contact: 9(2)(a) privacy
   
out of scope
 
 
 
IN CONFIDENCE 
 
2 


 
IN CONFIDENCE  
  Wider Group of Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 7 October 2021 
3.30-4.00pm 
Key Points and Actions 
 
 
out of scope
2.  COVID-19  
a)  Vaccinations 
Vaccination is a critical priority for NZ over the next couple of months.  With more of us ful y 
vaccinated, the more protection we’l  have against COVID-19. This will give us more freedom.  It will 
reduce the impact of COVID resurgence on the people in our communities, reduce the number of 
hospitalisations and impact on health sector workers, reduce impact on businesses and increase the 
pace with which the government can advance the reconnecting NZ approach. 
Dr Bloomfield sent a letter (4 October) to your  Chief Executive’s asking them to consider how to 
support New Zealand to achieve the highest possible vaccination rates, especial y among 
underrepresented populations, with the aim of achieving at least 90% of the eligible population ful y 
vaccinated by Christmas.  We ask that you do al  you can to support your Chief Executive.    
As previously shared, the Public Service Commissioner has an expectation that all public servants who 
can be vaccinated, wil  be.   A number of you have applied for and been successful in offering 
workplace vaccination. This has been a successful addition to the suite of options for vaccination. As 
at 5 Oct 2021, the total number of workplace vaccinations through the MoH national y contracted 
programme, including the public sector, was 82,611. 
There are a range of ways you can support your workforce (and wider community, including friends 
and family) to be vaccinated:  
•  A pop-up vaccination clinic opens at Parliament today (7 October). This is available to all, 
including public servants, their whānau and the wider public.  Information on this has been sent 
out to you al  last night and to Heads of Communication (for core public service agencies). 
•  ‘Super Saturday’ nationwide vaccination drive.  Yesterday Minister Hipkins announced a 
national day of action on vaccination: ‘Super Saturday’, 16 October. Vaccination clinics wil  be 
open throughout Aotearoa all day, and the evening. Workplaces, media and community leaders 
are asked to support vaccination by mobilising people with effective messaging and appropriate 
incentives. An information webinar for government agency Heads of Comms is being held 7 
October, 3.00-3.30pm.  Please let us know if you need more information on this. 
•  Information on locations of vaccination sites is available here: Walk-in and drive-through COVID-
19 vaccination centres | Unite against COVID-19 (covid19.govt.nz) 
•  You can book a vaccination here: www.bookmyvaccine.nz   
•  Information on the COVID vaccine, including the facts about COVID-19 vaccination, can be found 
here. 
 
We ask you to do al  you can in support of your Chief Executive, to encourage your agency employees, 
wider community and friends and family to take up the opportunity to be vaccinated. 
 
IN CONFIDENCE 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
There are discussions occurring in some channels with regard to timeframes between vaccination 
doses.  We are waiting on formal advice from MOH and wil  provide this when it is published.  The 
important thing to remember is that people need to get two doses to be fully vaccinated. 
Contact:9(2)(a) privacy
   
 
out of scope
 
 
 
 
 
IN CONFIDENCE 
 
2 






 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A letter to all public servants, 
In times of need the Public Service stands ready to support New Zealand 
Every day as public servants, you put the interests of New Zealanders at the forefront of everything 
you do.  And right now, getting vaccinated is the most important public service you can perform.   
 
This year I set an expectation that all public servants who could get vaccinated, would get vaccinated, 
and our Chief Executives have been supporting you to do this. 
 
I want to thank all of you who have already been vaccinated.  For those of you who haven’t yet, I urge 
you to do so without delay.   
 
But my message to everyone is that the job is not done yet. 
 
I am asking you to lend your support to get New Zealand vaccinated. It has been an incredible effort 
to get us to this point, and now we all need to make sure no-one is left behind. 
 
Please reach out and support your colleagues, whānau, families and communities to get vaccinated. 
It can be as simple as being open  about your own experience, having an honest conversation with 
someone who is hesitating, or offering a small act of support.  
 
You  can  access  resources  to  help  you  with  those  conversations  here  and  answers  to  common 
questions about the vaccine here on the Unite Against COVID website. 
 
We know that every positive act to encourage vaccination helps, and this is a public service that we 
can all perform. 
 
Nāu te rourou, nāku te rourou, ka ora ai te iwi | With your food basket and my food basket the people 
will thrive 
 
 
 
 
Peter Hughes (he/him) 
Te Tumu Whakarae mō Te Kawa Mataaho 
Public Service Commissioner | Head of Service 
 


 
IN CONFIDENCE  
  Public Service Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 21 October 2021 
12.30-1.30pm 
Key Points and Actions 
 
 
out of scope
 
2.  Context 
a)  Plan, Educate, Expect, Support Framework 
 David outlined the current guidance framework of plan, education, expect and support and 
emphasised that this is the primary approach to supporting the vaccination effort and keeping the 
workplaces safe. 
The framework was put in place before we had Delta in the community.  Now is the time to revisit 
plans to ensure they are fit for purpose in the changed context and the progress in the vaccination 
effort.  Education may need to include discussions on what you are doing other than vaccination to 
 
IN CONFIDENCE 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
keep workplaces safe.  Now we are nearing 80% vaccination, consider the support you can provide to 
the remaining 20%.  This may need to change from earlier efforts. 
The Government is considering a framework for decision-making on what work may need to be done 
only by vaccinated workers.  This is in addition to existing mandates (MIQ, border, Education and 
Health).  We don’t have timeframes on when this wil  be implemented.  
 
b) Communications Material 
We will seek to keep new and updated information flowing through to you as quickly as 
possible.  Some key sources of information include (but are not limited to): 
Te Kawa Mataaho  guidance published on the Te Kawa Mataaho  Public Service Commission 
website.  Some key links are as fol ows: 
COVID-19 Public Sector Workforce Guidelines | Te Kawa Mataaho Public Service Commission 
COVID-19 Workforce Frequently Asked Questions | Te Kawa Mataaho Public Service Commission 
COVID-19 Vaccination Rol -out Guidance | Te Kawa Mataaho Public Service Commission 
MoH website for the latest health advice including: 
MoH: COVID-19 vaccines | Ministry of Health NZ 
Unite Communications website (the key communications arm for COVID in NZ) COVID-19 vaccines | 
Unite against COVID-19 (covid19.govt.nz) has a wealth of information including 
Information on mandatory vaccinations: Mandatory vaccinations for workers | Unite against COVID-
19 (covid19.govt.nz) 
Getting proof of being vaccinated (relevant until Covid Vaccine Certificates are introduced): Getting 
proof of your COVID-19 vaccination | Unite against COVID-19 (covid19.govt.nz) 
Vaccine information for businesses: Vaccine information for businesses | Unite against COVID-19 
(covid19.govt.nz) 
Vaccine toolkit for businesses: COVID-19 vaccine - Pasifika toolkit (covid19.govt.nz) 
Worksafe website: Novel coronavirus (COVID-19) | WorkSafe 
How to decide what work requires a vaccinated employee  How to decide what work requires a 
vaccinated employee | WorkSafe 
Operating safely – what you need to think about, which includes template safety plans: Operating 
safely – what you need to think about | WorkSafe 
MBIE  guidance on Vaccines and the Workplace: Vaccines and the workplace » Employment New 
Zealand 
Guidance on ventilation and water:  Water and ventilation system safety in reoccupied buildings | 
Building Performance 
Government Health and Safety Lead website: Home | Government Health and Safety Lead 
Includes agency guidance on COVID-19 and links to many of the other sites listed here: COVID-19 
(Novel Coronavirus) agency guidance | Government Health and Safety Lead 
Government Property and Procurement website: COVID-19 property update – for agencies | New 
Zealand Government Procurement and Property 
Includes information on emergency procurement and guidance for managing property workplaces 
during COVID-19: COVID-19 Government Property workplace guidelines (procurement.govt.nz) 
 
IN CONFIDENCE 
 
2 

 
IN CONFIDENCE 
 
3.  Privacy Issues 
Sarah Borrell outlined that although this is a rapidly changing environment the underlying principles of 
privacy still stand.  The important elements to consider regarding vaccination of employees are: 
1.  You can only ask an employee for their vaccination status if there is a legitimate need 
2.  Be clear how you are going to ask for this information; and 
3.  Be clear how are you going to hold this information. 
With the changing environment, the notion of what is ‘legitimate need” is expanding and is likely to 
continue to expand over coming months, what remains consistent is the need to adhere to the underlying 
principles of privacy. 
Link to privacy information: Of ice of the Privacy Commissioner | Information for employers and 
employees 
Contact: 9(2)(a) privacy
 
 
4.  Assessment Processes 
a)  Guidance (David) 
David gave an overview of the current Te Kawa Mataaho and WorkSafe guidance on undertaking a 
health and safety risk assessment of work to determine if it needs to be done by vaccinated 
workers.  (Refer link under 2b above). 
b)  Workforces covered by Orders 
NZ Customs and MBIE shared their experiences.  The discussion covered agency risk frameworks, 
including how best to approach assessing your workforce and workplace.  Key elements included 
assessing: 
-  What is the work that needs to be done; 
-  What risk is the person exposed to; and 
-  what is the best way to manage the risk. 
Customs and MBIE discussed how  formal  Guidance is helpful.  However,  the reality is that  each 
agency will need to grip this up for themselves as al  work situations are different. 
One important point that agencies shared is that when they focused on identifying the individuals 
not vaccinated  and began working directly with these individuals,  the situation changed.  Often 
individuals had unanswered questions and working directly with them helped resolve individual 
concerns.  It was noted that individuals do stil  choose to not be vaccinated and when this occurred 
agencies had  a range of options to work through with the individual (e.g. working from home; 
redeployment).  Agencies are not currently looking at redundancy  for unvaccinated individuals.  
Once these conversations had been held the overal  agency risk assessment was lowered.     
HOHR were advised that Worksafe has offered to work with agencies on risk assessments.  Please 
contact Tina Paterson if you would like to connect with Worksafe at t9(2)(a) privacy
 
c)  Post assessment  
As with any significant change we encourage you to consider al  plausible opportunities for internal 
redeployment of employees who are unvaccinated.  Please ensure you advise PSC Workforce and 
Employment Relations team if you believe you may have people who cannot be internal y 
redeployed.  The Hub (Workforce Mobility Hub) in conjunction with MSD, are available to support 
employees who seek alternative employment. 
 
IN CONFIDENCE 
 
3 

 
IN CONFIDENCE 
Contact: 9(2)(a) privacy
 
5.  Business Continuity Planning 
Ongoing scenario planning for a potential COVID Delta outbreak (outside of Auckland, over summer) is 
part of good risk management. Please ensure you are updating your agency BCP workforce plan with 
regard to ongoing scenario planning for Delta, including the potential for an outbreak in Wellington 
(and/or elsewhere within NZ), that could impact service delivery.   
Let us know if assistance is required.  Points for consideration include: 
•  Al  agencies are required to maintain BCP plans under the National Response Plan.  Please ensure 
your agency BCP workforce plan is updated to reflect Delta and lessons learnt from current (and 
ongoing) outbreak (e.g. working remotely, roster arrangements and moving staff to the greatest 
areas of need). 
•  The Commissioner’s expectation that al  public servants will be vaccinated has been widely 
communicated. 
•  Wellington has one of the higher rates of vaccination in NZ so if there was community transmission 
in Wellington, high levels of vaccination may slow the spread and severity of illness.  This may 
provide some level of mitigation against large scale infection and sections of the public service 
workforce in Wellington being unavailable (to provide continuity of service).  Please continue to 
consider the range of other mitigations you will need in place for the unique circumstances of your 
agency. 
•  Other regions of the country where you have employees may or may not have the same degree of 
protection and therefore may need similar or different mitigations. 
•  As vaccination rates climb, we encourage you to consider how to manage public servants who may 
have been in contact with a covid case.  Even where vaccination rates are high, you may have some 
members of the workforce (and the public who whom they come into contact), who are not 
vaccinated.  There are a range of potential mitigants to minimise spread within the workforce.  
including Self-isolation and working from home. 
•  Greater deployment of staff across the system may be necessary to maintain essential activity if 
there was large scale illness (within an agency/region/area of essential public service).  The Hub (PSC 
Workforce Mobility Hub) wil  continue to work with you and your Agency Workforce Lead to source 
people for Covid critical and essential public services. 
 
out of scope
 
 
IN CONFIDENCE 
 
4 


 
IN CONFIDENCE  
  Wider Group of Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 21 October 2021 
3.30-4.30pm 
Key Points and Actions 
 
out of scope
•  The legal framework is changing with some workforces already subject to mandatory vaccination 
orders, others soon to be and cal s for clarity in applying the risk assessment framework. 
This changing context means that even the most advanced plans in agencies may need to be revisited 
and refined to ensure ongoing protection of employees, the public and to ensure continuity of services 
to the community. 
Alex set out the purpose of the session today as covering: 
•  Share with you as much of the information we have about this changing context – noting that this 
information is rapidly changing and not always coming to us in the order that you or we might like 
•  Provide you with an opportunity to share with one another where each of your agencies are at and 
to kick start regular communication on these chal enging issues 
•  Signal that while we know that each of you wil  have your own unique set of circumstances (and 
there will not be a one size fits al ), there wil  be a need for a degree of consistency of approach across 
our public service workforces and workplace. Work is underway on this at the Commission, including 
how we can advise and support agencies implementing legal requirements. 
 
2.  Context 
a)  Plan, Educate, Expect, Support Framework 
David outlined the current guidance framework of plan, education, expect and support  and 
emphasised that this is the primary approach to supporting the vaccination effort and keeping the 
workplaces safe. 
The framework was put in place before we had Delta in the community.  Now is the time to revisit 
plans to ensure they are fit for purpose in the changed context and the progress in the vaccination 
effort.  Education may need to include discussions on what you are doing other than vaccination to 
keep workplaces safe.  Now we are nearing 80% vaccination, consider the support you can provide to 
the remaining 20%.  This may need to change from earlier efforts. 
The Government is considering a framework for decision-making on what work may need to be done 
only by vaccinated workers.  This is in addition to existing mandates (MIQ, border, Education and 
Health).  We don’t have timeframes on when this wil  be implemented. 
 
IN CONFIDENCE 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
b) Communications Material 
With the rapidly evolving nature of the current situation it pays to stay across the key information 
sources where updates and new information is being posted.  We wil  seek to keep new and updated 
information flowing through to you as quickly as possible.  Some key sources of information include 
(but are not limited to): 
Te Kawa Mataaho  guidance published on the Te Kawa Mataaho Public Service Commission 
website.  Some key links are as fol ows: 
COVID-19 Public Sector Workforce Guidelines | Te Kawa Mataaho Public Service Commission 
COVID-19 Workforce Frequently Asked Questions | Te Kawa Mataaho Public Service Commission 
COVID-19 Vaccination Rol -out Guidance | Te Kawa Mataaho Public Service Commission 
MoH website for the latest health advice including: 
MoH: COVID-19 vaccines | Ministry of Health NZ 
Unite Communications website (the key communications arm for COVID in NZ) COVID-19 vaccines | 
Unite against COVID-19 (covid19.govt.nz) has a wealth of information including 
Information on mandatory vaccinations: Mandatory vaccinations for workers | Unite against COVID-
19 (covid19.govt.nz) 
Getting proof of being vaccinated (relevant until Covid Vaccine Certificates are introduced): Getting 
proof of your COVID-19 vaccination | Unite against COVID-19 (covid19.govt.nz) 
Vaccine information for businesses: Vaccine information for businesses | Unite against COVID-19 
(covid19.govt.nz) 
Vaccine toolkit for businesses: COVID-19 vaccine - Pasifika toolkit (covid19.govt.nz) 
Worksafe website: Novel coronavirus (COVID-19) | WorkSafe 
How to decide what work requires a vaccinated employee How to decide what work requires a 
vaccinated employee | WorkSafe 
Operating safely – what you need to think about, which includes template safety plans: Operating 
safely – what you need to think about | WorkSafe 
MBIE  guidance on Vaccines and the Workplace: Vaccines and the workplace » Employment New 
Zealand 
Guidance on ventilation and water:  Water and ventilation system safety in reoccupied buildings | 
Building Performance 
Government Health and Safety Lead website: Home | Government Health and Safety Lead 
Includes agency guidance on COVID-19 and links to many of the other sites listed here: COVID-19 
(Novel Coronavirus) agency guidance | Government Health and Safety Lead 
Government Property and Procurement website: COVID-19 property update – for agencies | New 
Zealand Government Procurement and Property 
Includes information on emergency procurement and guidance for managing property workplaces 
during COVID-19: COVID-19 Government Property workplace guidelines (procurement.govt.nz) 
 
3.  Privacy Issues 
Sarah Borrel  outlined that although this is a rapidly changing environment the underlying principles of 
privacy still stand.  The important elements to consider regarding vaccination of employees are: 
1.  You can only ask an employee for their vaccination status if there is a legitimate need 
 
IN CONFIDENCE 
 
2 

 
IN CONFIDENCE 
2.  Be clear how you are going to ask for this information; and 
3.  Be clear how are you going to hold this information. 
With the changing environment, the notion of what is ‘legitimate need” is expanding, and is likely to 
continue to expand over coming months.  What remains consistent is the need to adhere to the 
underlying principles of privacy. 
Link to privacy information:  Office of the Privacy Commissioner | Information for employers and 
employees 
Contact: 9(2)(a) privacy
 
 
out of scope
5.  Business Continuity Planning 
Ongoing scenario planning for a potential COVID Delta outbreak (outside of Auckland, over summer) is 
part of good risk management. Please ensure you are updating your agency BCP workforce plan with 
regard to ongoing scenario planning for Delta, including the potential for an outbreak in Wellington 
(and/or elsewhere within NZ), that could impact service delivery.   
Let us know if assistance is required.  Points for consideration include: 
•  Al  agencies are required to maintain BCP plans under the National Response Plan.  Please ensure 
your agency BCP workforce plan is updated to reflect Delta and lessons learnt from current (and 
ongoing) outbreak (e.g. working remotely, roster arrangements and moving staff to the greatest 
areas of need). 
•  The Commissioner’s expectation that al  public servants will be vaccinated has been widely 
communicated. 
•  Wellington has one of the higher rates of vaccination in NZ so if there was community transmission 
in Wellington, high levels of vaccination may slow the spread and severity of illness.  This may 
 
IN CONFIDENCE 
 
3 

 
IN CONFIDENCE 
provide some level of mitigation against large scale infection and sections of the public service 
workforce in Wellington being unavailable (to provide continuity of service).  Please continue to 
consider what other mitigations you will need in place for the unique circumstances of your agency 
•  Other regions of the country where you have employees may or may not have the same degree of 
protection and therefore may need similar or different mitigations 
•  As vaccination rates climb, we encourage you to consider how to manage public servants who may 
have been in contact with a covid case.  Even where vaccination rates are high, you may have some 
members of the workforce (and the public who whom they come into contact),  who are not 
vaccinated.  To minimise spread within the workforce, self-isolation and working from home may 
be some of the plausible mitigants.   
•  Greater deployment of staff across the system may be necessary to maintain essential activity if 
there was large scale illness (within an agency/region/area of essential public service).  The Hub (PSC 
Workforce Mobility Hub) will reach out to you to source people for Covid critical and essential public 
services, should this become necessary. 
 
 
 
IN CONFIDENCE 
 
4 


 
IN CONFIDENCE  
  Public Service Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 4 November 2021 
12.30-1.00pm 
Key Points and Actions 
 
out of scope
 
2.  COVID-19 
a)  Vaccinations Update 
Sarah provided an overview of areas Te Kawa Mataaho are working to  support  the public service 
implement, specifical y: 
1.  Government policy and legislation to operationalise the COVID Protection Framework. 
2.  COVID Vaccination Certificates. 
3.  Vaccination mandates and risk assessments. 
Dairne advised that Ministers have announced upcoming law changes to support the response to COVID-
19. MBIE is leading this work and we are supporting them by engaging with public sector employers on 
two issues: 
1.  A simplified risk assessment framework for employers to fol ow when deciding whether to require 
vaccination for different types of work.  We’ve  asked agencies for feedback on the two options 
developed by MBIE. 
2.  Government is considering whether additional work should be subject to vaccination mandates. 
We’ve canvassed agencies on whether they have work that should be covered by a vaccination mandate, 
and received a wide range of responses.  We’ve shared the feedback on both issues with MBIE and wil  
continue to contribute to the development of policy advice on these matters. We’re mindful of the need 
for a consistent approach to these issues. 
Contact: 9(2)(a) privacy
 
 
b)  Guidance Update 
We are now developing our guidance to support agencies to operate under the traffic light system.  This 
will likely integrate both the workforce and vaccination guidance and whether the current settings on 
entitlements such as paid leave, extended sick leave, etc are appropriate with the shift in strategy to 
learning to live with COVID. 
 We will be looking for your input on this in the next week or so and wil  be consulting the PSA as wel . 
 In the meantime, we will continue to update the current guidance for any changes in Alert Levels.  Check 
our website regularly for the latest situation. 
Contact: 9(2)(a) privacy
 
 
IN CONFIDENCE 
 
 


 
IN CONFIDENCE  
  Wider Group of Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 4 November 2021 
3.30-4.000pm 
Key Points and Actions 
 
out of scope
2.  COVID-19 
a)  Vaccinations Update 
Sarah advised that Te Kawa Mataaho are working to support agencies with the implementation of: 
1.  Government policy and legislation to operationalise the COVID Protection Framework 
2.  COVIC Vaccination Certificates 
3.  Vaccination mandates and risk assessments. 
Dairne advised that Ministers have announced law changes on COVID-19. MBIE is leading this work 
and we are supporting them by engaging with public sector employers on two issues: 
1.  A simplified risk assessment framework for employers to fol ow when deciding whether to 
require vaccination for different types of work. We’ve asked agencies for feedback on the two 
options developed by MBIE. 
2.  Government is considering whether additional work should be subject to  vaccination 
mandates. We’ve canvassed agencies on whether they have work that should be covered by a 
vaccination mandate, and received a wide range of responses. 
We’ve shared the feedback on both issues with MBIE and will continue to  contribute to the 
development of policy advice on these matters. We’re mindful of the need for a consistent approach 
to these issues. 
Contact: 9(2)(a) privacy
 
 
b)  Guidance Update 
We are now developing our guidance to support agencies to operate under the traffic light system 
(COVID Protection Framework).  This wil  likely integrate both the workforce and vaccination 
guidance and whether the current settings on entitlements such as paid leave, extended sick leave, 
etc are appropriate with the shift in strategy to learning to live with COVID. 
We would appreciate hearing any issues or questions you have about the COVID Protection 
Framework that you would want the guidance to address please email 
[email address] in the next week. 
In the meantime we will continue to update the current guidance for any changes in Alert Levels. 
Check our website regularly for the latest situation. 
 
 
 
IN CONFIDENCE 
 
 


 
IN CONFIDENCE  
  Public Service Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 18 November 2021 
12.30-1.00pm 
Key Points and Actions 
 
 
out of scope
2.  COVID-19 
a)  Vaccination Guidance 
Dale and Sarah talked through how our Vaccination Guidance is developing, advising that this morning 
there had been good engagement with Chief Executives.  We wil  be consulting with you on the draft 
Guidance seeking advice on whether there are any major show stoppers.  We will also be consulting with 
PSA and CTU. 
Karen Quigan advised that there will be three workshops to help agencies with vaccination and 
workplaces.  Further advice wil  be provided shortly on these workshops.  These workshops are being 
developed with Government Health and Safety lead support. 
Contact: 9(2)(a) privacy
 
 
out of scope


 
IN CONFIDENCE  
  Wider Group of Heads of HR (Conference Call) 
Thursday 18 November 2021 
3.30-4.00pm 
Key Points and Actions 
 
 
out of scope
 
2.  COVID-19 
a)  Vaccination Guidance 
Dale and Sarah talked through how our Vaccination Guidance is developing.  We will be issuing updated  
guidance shortly.  The guidance is designed to be supportive and support the public service to engage in 
a consistent way with common workforce issues arising in the covid protection framework environment 
and to progress their workplace assessments and develop their own vaccine policies. 
Karen Quigan advised that there will be a workshop next week to help agencies with vaccination and 
workplaces.  Further advice will be provided shortly on these workshops.  These workshops are being 
developed with Government Health and Safety lead support. 
Contact: 9(2)(a) privacy
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
 


 
IN CONFIDENCE  
  Public Service Heads of HR 
Thursday 16 December 2021 
 
Actions and Key Points 
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
10.  COVID-19 Protection Framework 
Rapid Antigen Tests 
Health has released information on Rapid Antigen Testing (RAT) as a surveillance tool. 
We are currently considering the system implications and we will review our guidance and update as 
needed. 
On 18 January we wil  have the Programme Manager from the Ministry of Health available for a deep 
dive to answer questions for agencies considering their use. We will also invite some organisations 
currently using RAT to share their experience. 
Positive COVID case at work 
Health has issued guidance for workplaces that have a positive case of COVID-19. Please make sure the 
relevant people in your agency understand the steps to take and have systems and processes in place 
ahead of time, to manage accordingly. 
We are open to sharing best practice, or issues, in the New Year if agencies find this a useful exercise. 
Contact 9(2)(a) privacy
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
4 


 
IN CONFIDENCE  
  Wider Group of Heads of HR 
Thursday 16 December 2021 
 
Actions and Key Points 
 
out of scope
 
 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
out of scope
8.  COVID-19 Protection Framework 
Rapid Antigen Tests 
Health has released information on Rapid Antigen Testing (RAT) as a surveillance tool. 
We are currently considering the system implications and we will review our guidance and update as 
needed. 
18th January we wil  have the programme manager from the Ministry of Health available for a deep dive 
to answer questions for agencies considering their use. We will also invite some organisations currently 
using RAT to share their experience. 
 
IN CONFIDENCE 
 
2 

 
IN CONFIDENCE 
Positive COVID case at work 
Health has issued guidance for workplaces that have a positive case of COVID-19. Please make sure the 
relevant people in your agency understand the steps to take and have systems and processes in place 
ahead of time, to manage accordingly. 
We are open to sharing best practice, or issues, in the New Year if agencies find this a useful exercise. 
Contact 9(2)(a) privacy
 
out of scope
 
 
 
 
IN CONFIDENCE 
 
3 




IN CONFIDENCE  
Public Service Heads of HR 
Deep Dive - Omicron 
10.00am Tuesday 18 January 2022 
Key Points 
out of scope
Vaccination, including boosters, remains a key strategy to reduce the impact of Covid, so agencies
should support their workforces to get themselves and their families vaccinated.  All other previously
utilised health measures (hand washing, masks, scanning in etc) remain very valuable and should
continue to be fol owed
out of scope
o
 
 
IN CONFIDENCE 

 
IN CONFIDENCE 
out of scope
out of scope
6.  Questions? 
The fol owing points were raised in HoHR deep dive sessions 
 
•  Redeployment opportunities for unvaccinated employees are likely to be limited, given the 
widespread nature of agency vaccination policies. 
•  In respect of boosters, agencies may continue to use the My Vaccine Pass (which only requires 
double vaccination at this point) unless covered by vaccine mandate which requires boosters. 
•  The definition of Essential services (covered by Schedule 2 of the Order) is under review. 
•  In respect of communications support for smal  agencies, there are a range of materials 
available on the Ministry of Health and Unite Against Covid websites which may help  
out of scope
 
 
IN CONFIDENCE 
 
2 


 
IN CONFIDENCE  
  Public Service Wider Group of Heads of HR 
Deep Dive - Omicron 
2.00pm Tuesday 18 January 2022 
 
Key Points 
 
out of scope
Vaccination, including boosters, remains a  key strategy  to reduce the impact of Covid,  so agencies 
should support their workforces to get themselves and their families vaccinated.  All other previously 
utilised health measures (hand washing, masks, scanning in etc) remain very valuable and should 
continue to be fol owed 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
out of scope
out of scope
6.  Questions? 
The fol owing points were raised in HoHR deep dive sessions 
 
•  Redeployment opportunities for unvaccinated employees are likely to be limited, given the 
widespread nature of agency vaccination policies. 
•  In respect of boosters, agencies may continue to use the My Vaccine Pass (which only requires 
double vaccination at this point) unless covered by vaccine mandate which requires boosters. 
•  The definition of Essential services (covered by Schedule 2 of the Order) is under review. 
•  In respect of communications support for smal  agencies, there are a range of materials 
available on the Ministry of Health and Unite Against Covid websites which may help. 
out of scope
 
 
IN CONFIDENCE 
 
2 


 
IN CONFIDENCE  
  Public Service Heads of HR 
Thursday 20 January 2022 
 
Actions and Key Points 
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
out of scope
4.  Check in with agencies on vaccine polices, preparation for Omicron, and The Hub 
Agencies were reminded that if they needed support,  information, or connections  to  implement 
vaccine policies or to prepare for Omicron to contact the team via Karen Quigan in the first instance. 
Contact 9(2)(a) privacy
  
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
2 


 
IN CONFIDENCE  
  Wider Group of Heads of HR 
Thursday 20 January 2022 
 
Actions and Key Points 
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
out of scope
4.  Check in with agencies on vaccine polices and preparation for Omicron 
Agencies were reminded that if they needed support, information, or connections to implement vaccine 
policies or to prepare for Omicron to contact the team via Karen Quigan in the first instance. 
Contact9(2)(a) privacy
 
 
 
 
IN CONFIDENCE 
 
2 








 
Ngā mihi nui,
Peter
 
 
Peter Hughes (he/him) 
Te Tumu Whakarae mō Te Kawa Mataaho | Public Service Commissioner,  Head of Service
waea pūkoro: 9(2)(a) privacy
Background pattern    Description automatically generated
Te Kawa Mataaho Public Service Commission
www.publicservice.govt.nz | www.govt.nz
 
 
 


 
IN CONFIDENCE  
  Public Service Heads of HR 
Thursday 3 February 2022 
 
Actions and Key Points 
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
2.  COVID overview and Omicron preparedness 
New Zealand remains in the early stages of the Omicron outbreak and cases wil  continue to grow. We 
need to continue to plan and prepare for a move to Phase two and three of the Omicron Plan. However, 
we are currently in Phase one, Omicron is contained which means we continue to be safe to manage 
workplaces as normal (with good public health practises in place). 
The Government announced this week a reduction in wait time between the  second vaccine and 
booster shot, from four  months to three  months. Certain roles in health and disability, education, 
corrections, defence, Fire and Emergency New Zealand and Police must be vaccinated and have 
received a booster vaccination against COVID-19 (see here). While each workforce has its own particular 
set of risk factors, vaccination is a vital measure in common for reducing infection and transmission. 
Government is encouraging preparedness for any future move to Phase two of the Omicron plan. This 
plan includes starting to integrate rapid antigen tests (RAT) into a return to work programme for critical 
business. We are expecting more information in the coming days on how the “test to return” wil  work. 
Contact 9(2)(a) privacy
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
2 


 
IN CONFIDENCE  
  Wider Group of Heads of HR 
Thursday 3 February 2022 
 
Actions and Key Points 
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
 

 
IN CONFIDENCE 
2.  COVID overview and Omicron preparedness 
New Zealand remains in the early stages of the Omicron outbreak and cases wil  continue to grow. We 
need to continue to plan and prepare for a move to Phase two and three of the Omicron Plan. However, 
we are currently in Phase one, Omicron is contained which means we continue to be safe to manage 
workplaces as normal (with good public health practises in place). 
The Government announced this week a reduction in wait time between the  second vaccine and 
booster shot, from four  months to three  months. Certain roles in health and disability, education, 
corrections, defence, Fire and Emergency New Zealand and Police must be vaccinated and have 
received a booster vaccination against COVID-19 (see here). While each workforce has its own particular 
set of risk factors, vaccination is a vital measure in common for reducing infection and transmission. 
Government is encouraging preparedness for any future move to Phase two of the Omicron plan. This 
plan includes starting to integrate rapid antigen tests (RAT) into a return to work programme for critical 
business. We are expecting more information in the coming days on how the “test to return” wil  work. 
Contact9(2)(a) privacy
 
out of scope
 
IN CONFIDENCE 
 
2